GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local VERSION 1 1 Vigencia desde: 13 de junio de 2014 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 13 de junio de 2014 Primera versión del documento Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. 1 Página 1 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Determinar las actividades que se deben adelantar para el manejo integral del BPP-L incluyendo la formulación de proyectos de inversión local en las alcaldías locales con el fin de dar cumplimiento a las metas establecidas en el PDL, teniendo en cuenta los aspectos técnicos y legales establecidos. Alcance Este procedimiento aplica para todos los procesos del segundo nivel Desarrollo Local, que cuentan con proyectos de inversión, bajo la responsabilidad de los Fondos de Desarrollo Local. Este procedimiento inicia con la consolidación de la información sobre necesidades y finaliza con la actualización del proyecto de inversión. Responsable del Procedimiento Alcalde o Alcaldesa Local. Políticas de Operación 1. El Banco de Programas y Proyectos Local debe funcionar bajo el SEGPLAN a través de un módulo que permite a las Alcaldías Locales realizar el proceso de inscripción, registro y actualización de los proyectos de inversión, lo cual es fundamental para el seguimiento al Plan de Desarrollo. 2. Las iniciativas presentadas por la comunidad (cabildos ciudadanos para presupuestos participativos, comisiones de trabajos, encuentros ciudadanos, comunidad en general) no responden a ninguna metodología en particular, sin embargo debe contener como mínimo la siguiente información: • • • • • • Problema o necesidad identificada. Alternativas de solución. Localización de la problemática o necesidad. Población afectada (especificar cantidad y sus características). Beneficios de la iniciativa. Datos del proponente. Preferiblemente se debe presentar en el formato de iniciativa ciudadana, en caso que las iniciativas sean presentadas por fuera de los encuentros ciudadanos debe ser contestada en los términos legales establecidos e inscritas según los lineamientos de la SDP. 3. La matriz del Banco de Iniciativas debe ser publicada por cada alcaldía local en su página Web y/o en los medios con los que se cuente para este propósito. 4. La alcaldía local deberá enviar formalmente al CPL y a la Junta Administradora Local (JAL) copia de la base de datos actualizada del Banco de Iniciativas y los informes del Banco de Proyectos Local (los generados por el aplicativo SEGPLAN); esta información deberá ser entregada mínimo cada cuatro (4) meses (primera semana de los meses de febrero, junio y octubre). Adicionalmente, en las mismas fechas, la alcaldía local deberá garantizar la publicación de los informes sobre el Banco de Proyectos Local, de Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 3 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 acuerdo al lo establecido en el Manual BPP-L. 5. Los/las alcaldes/as locales pueden presentar proyectos de inversión local. 6. El concepto de viabilidad se expide por una única vez y aplica para todo el horizonte de planeación del proyecto. Para expedir el concepto de viabilidad de un proyecto se debe verificar los siguientes aspectos: • • • • La concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del plan de desarrollo. Las competencias de la localidad para ejecutar el proyecto propuesto. La coherencia de la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretenda resolver. Cumplimiento de los lineamientos establecidos para la formulación de proyectos. 7. El registro del proyecto requiere el documento técnico de soporte (DTS), la ficha EBI-L debidamente diligenciada y actualizada con el concepto de viabilidad en la formulación del proyecto. 8. Los contenidos que pueden actualizarse en el DTS y en la Ficha EBI-L son los que se mencionan a continuación: • • • • • • • Población beneficiada (selección de beneficiarios). Descripción del proyecto (sección de los componentes). Flujo Financiero. Prospectivas financieras y de cobertura. Indicadores de seguimiento y evaluación. Responsable del proyecto. Observaciones del proyecto. La definición de cada uno de estos elementos es la que se da en el manual BPP-L 9. Partiendo del banco de proyectos formulados para el cuatrienio estos serán organizados y administrados por la Oficina de Planeación Local o la dependencia que haga sus veces. Para lo cual el CAF designará ante la SDP un profesional de su dependencia que se encargue de este proceso 10. Para la operación y administración del BPP-L, la alcaldía local garantizará un espacio adecuado para su funcionamiento en las instalaciones de la Oficina de Planeación Local, garantizando el acceso a la información contenida en el BPP al CLP a través de las herramientas de consulta. 11. La matriz de iniciativas y el contenido de los proyectos técnicamente formulados podrán ser consultados por los ciudadanos mediante solicitud a la OPL, quien proveerá copia en medio magnético de la información archivada en el BPP-L, facilitando su divulgación en los medios de comunicación local con que cuente de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. 12. Debe formularse un único DTS por proyecto de inversión que contenga la información de sus componentes y debe tener como mínimo la siguiente información: • Identificación del proyecto. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 4 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local • • • • • • • • • • • Vigencia desde: 13 de junio de 2014 Clasificación. Identificación del problema o necesidad. Asociación a la línea de inversión. Diagnóstico por línea base. Selección de beneficiarios. Objetivos. Descripción del proyecto. Prospectivas financieras y de cobertura. Indicadores de seguimiento y evaluación. Resultados e impactos del proyecto. Responsables del proyecto. El diligenciamiento de la ficha EBI-L no sustituye la formulación del proyecto de inversión. 13. Los proyectos de inversión deben atender los lineamientos y orientaciones impartidas por los sectores a través de las líneas de inversión aprobadas y los criterios técnicos y legales de formulación y viabilidad de proyectos (Criterios de elegibilidad y viabilidad). 14. La Alcaldía local podrá solicitar a los sectores el acompañamiento técnico en la formulación de los proyectos. 15. Una vez adoptado el Plan de Desarrollo Local, el trabajo de identificación de proyectos así como el de formulación será permanente durante todo el período de ejecución del plan de desarrollo, en el sentido de estar definiendo y presentando los proyectos que concreten las propuestas estratégicas locales identificadas en el proceso de ejecución del plan de desarrollo para cada vigencia. 16. En todo caso se atenderán los lineamientos y orientaciones impartidas por la SDP, mediante el manual de procedimientos para la operación y administración del BPP-L o cualquier otro documento que lo modifique, sustituya o lo adicione. 17. En la formulación de los proyectos de inversión Local se deben identificar de manera adecuada los aspectos e impactos ambientales asociados al desarrollo y ejecución del proyecto. 18. Este procedimiento trabajara bajo la política de reducción en el consumo de papel y fomentara el uso de herramientas electrónicas para comunicación. Glosario 1. Banco de Programas y Proyectos Local: Es una herramienta para la planeación local, que comprende el banco de iniciativas y el banco de proyectos. 2. Banco de Iniciativas: Es una herramienta de información mediante la cual se recepciona, almacena y organiza las iniciativas presentadas por la comunidad, como resultado del proceso participativo de los comisionados de trabajo y/o la comunidad en general, de tal forma que luego de su depuración por parte de la OPL sirvan como insumo para la formulación técnica de los proyectos de inversión. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 5 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 3. Banco de Proyectos Local: Es un sistema de información en donde se realizan las fases de inscripción, registro y actualización de los proyectos de inversión que tienen la posibilidad de ser financiados al momento de asignar los recursos de los FDL, en el proceso de programación presupuestal. 4. Inscripción de un proyecto de inversión: Es la etapa que oficializa la intención de realizar un proyecto por parte de la Alcaldía Local, mediante el suministro de información solicitada en la ficha EBI-L. 5. Registro de un proyecto de inversión: Es la etapa que permite que los proyectos inscritos puedan ejecutar los recursos que tengan asignados en el presupuesto. Se puede realizar el proceso de registro sin haber adelantado previamente el proceso de inscripción. 6. Criterios de elegibilidad del sector: Garantizan la coherencia de los proyectos con el enfoque y alcance de las políticas distritales o sectoriales. Entendiendo por criterios de elegibilidad los requisitos que debe cumplir un proyecto para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la política. Estos criterios deben reflejar los énfasis de las políticas atendiendo aspectos como el tipo de poblaciones a beneficiar, los territorios prioritarios, el perfil económico de los beneficiarios o las dotaciones relativas de las poblaciones o territorios. 7. Criterios de viabilidad del sector: Garantizan la coherencia técnica y financiera de los proyectos de inversión con las políticas de los sectores. Desarrollan la profundización técnica de las líneas de inversión y permiten el cumplimiento de unos determinados estándares de eficiencia y calidad de los bienes y/o servicios que serán prestados por la administración local, de manera que se garantice un uso racional de los recursos. 8. Vigencia del proyecto de inversión local: Es el horizonte de ejecución del proyecto que se ha definido para atender el problema o necesidad identificada, su marco de referencia es el período de ejecución del Plan de Desarrollo Local (de uno hasta cuatro años). 9. Actualización de un proyecto de inversión en el Banco de Programas y Proyectos Local: Es el proceso mediante el cual la OPL realiza modificaciones en algunos contenidos de los proyectos inscritos y/o registrados en el banco de proyectos local con el fin de adecuar la formulación de los proyectos a una nueva realidad y garantizar el logro de las metas plan de desarrollo local. 10. Organización y administración del Banco de Programas y Proyectos Local: Es el conjunto de actividades que permiten la gestión ordenada de la información y documentación relacionada con las iniciativas y proyectos de inversión que hacen parte del BPP-L. La organización y administración del BPP-L debe garantizar que la información allí existente sea confiable y oportuna. 11. Operación del Banco de Programas y Proyectos Local: Hace referencia tanto a procesos de ingreso de información como al conjunto de acciones necesarias para el buen funcionamiento del Banco de Iniciativas y del banco de proyectos local. 12. Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Local (EBI-l). Se define como una ficha esquemática que contiene la información básica de un proyecto de inversión, producto del DTS. 13. Documento Técnico Soporte: Se constituye en el sustento de la información consignada en la ficha EBI-L. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 6 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 14. Viabilidad en la formulación de un proyecto de inversión: Procedimiento que conduce a determinar si un proyecto a registrar en el banco de programas y proyectos local, reúne los aspectos técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la ejecución de los recursos de inversión local. Siglas BPP-L: CAF: CPL: DTS: FDL: Ficha EBI-L: OPL: SDP: SEGPLAN: Banco de Programas y Proyectos Local Coordinador-a del Grupo Administrativo y Financiero Consejo de Planeación Local Documento Técnico Soporte Fondo de Desarrollo Local Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Local Oficina de Planeación Local Secretaría Distrital de Planeación Sistema de Información de Seguimiento al Plan de Desarrollo Producto o servicio generado PRODUCTO O SERVICIO Proyecto de Inversión Local Formulado. DESCRIPCIÓN Proyecto técnicamente formulado que recoge las iniciativas y lineamientos de inversión y ha sido debidamente viabilizado y registrado, y que da el punto de partida para iniciar el Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos en su etapa pre-contra actual. Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 7 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO 1 CONSOLIDAR INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO Inicio del procedimiento El/la profesional de planeación 2 RECEPCIÓN DE INICIATIVAS El/la profesional de planeación 3 INGRESO DE INICIATIVAS CIUDADANAS El/la servidor (a) Público designado Consolidación información básicas localidad. sobre necesidades Recepción de iniciativas ciudadanas. Ingreso de iniciativas ciudadanas. Diagnósticos locales integrales Comunicación a través del aplicativo de Gestión documental Matriz de iniciativas Clasificación, organización y depuración de las iniciativas de inversión. 4 CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE INICIATIVAS DE INVERSIÓN El/la servidor (a) Público designado Consiste en la revisión permanente de las iniciativas de inversión de manera que sirvan como insumo para la formulación y actualización de los proyectos de inversión local. De este modo permite identificar si la iniciativa corresponde o no a una línea de inversión local, y revisar su posibilidad de ser vinculada a un proyecto de inversión y de acuerdo esto se da respuesta al ciudadano. 5 FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN El/la profesional de planeación Formulación del proyecto de inversión con los comisionados de trabajo y el acompañamiento de los sectores. Comunicación oficial al ciudadano Matriz de iniciativas Acta de reunión A Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 8 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local ACTIVIDAD RESPONSABLE A 6 FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO DE INVERSIÓN El/la profesional de planeación El/la profesional de planeación 8 VIABILIDAD DEL PROYECTO CAF 9 REGISTRO DEL PROYECTO CAF 11 REVISIÓN ACTUALIZACIÓN PROYECTO FIN DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Formulación técnica del proyecto de inversión. Se deben consultar los criterios de elegibilidad y viabilidad dados por los sectores. REGISTRO DTS Ver manual BPP-L Ver Criterios de elegibilidad y viabilidad. 7 INSCRIPCIÓN PROYECTO 10 ACTUALIZACIÓN PROYECTO Vigencia desde: 13 de junio de 2014 Inscripción del proyecto de inversión e informa al CAF Ficha EBI-L Ver Manual BPP-L Viabiliza el Proyecto Ficha EBI-L con viabilidad Ver Manual BPPL Registro del proyecto de inversión Ver Manual BPPL El/la profesional de planeación CAF Actualización del proyecto de inversión – (DTS) Ver Manual BPPL Revisa la actualización del proyecto de inversión Ficha EBI-L Registrada DTS actualizada Actualización ficha EBI-L Visto bueno DTS y ficha EBI-L Fin del procedimiento Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 9 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Documentos internos CÓDIGO SIG 1D-PGE-F010 NOMBRE DOCUMENTO Formato Acta de Reunión 3.2 Normatividad vigente NORMA AÑO Ley 152 1994 Decreto 1421 1993 Decreto 449 1999 Acuerdo 13 2000 Decreto 101 2010 EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) Establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá se actualizan los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos Reglamenta la participación ciudadana en la elaboración aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan de desarrollo económico y social para las diferentes localidades que conforman el distrito capital y se dictan otras disposiciones fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 10 de 11 GESTION PARA EL DESARROLLO LOCAL Código: 2L-GDL-P004 Versión: 1 Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Proyectos de Inversión Local Vigencia desde: 13 de junio de 2014 3.3. Documentos externos NOMBRE FECHA DE PUBLICACIÓN O VERSIÓN ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA 2012 Secretaría Planeación Distrital Manual de procedimientos para la operación y administración del Banco de Programas y Proyectos Local (BPP-L) de la SDP 2010 Secretaría Planeación Distrital http://www.sdp.gov.co/portal/page/po de rtal/PortalSDP/Informaci%F3nTomaDe cisiones/Inversion/ProgramasProyectos Formato DTS 2012 Distrital de Ficha EBI-L NA Secretaría Planeación Secretaría Planeación Distrital de Manual SEGPLAN de A través del usuario de la extranet de la SDP. Secretaría Distrital de Planeación, Aplicativo SEGPLAN Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. Página 11 de 11