INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1474 DE 2011 La Secretaria Distrital de Gobierno en cumplimiento del Decreto 651 de 20111 y en armonía con la Ley 872 de 2003, la entidad modeló su gestión basada en procesos bajo el estándar de calidad para el sector público NTC - GP 1000 versión 2009, actualmente bajo el liderazgo de la Subsecretaría de Planeación y Gestión con el apoyo de la Dirección de Planeación y Sistemas están programando las reuniones que permitan la construcción colectiva de la plataforma estratégica institucional, con el fin de ajustarla al Plan de Desarrollo Distrital Bogotá Humana. Es necesario que se actualicen y ajusten el Manual de Funciones Resolución 313 de 2006, en el mismo sentido ajustar los procedimientos relacionados con el manejo de bienes, con el propósito de armonizar el sistema integrado de gestión con la realidad de la estructura organizacional de la SDG. Se continua dando aplicación al procedimiento establecidos por la circular 05 de 2012 expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, para la provisión definitiva de empleos de carrera y trámite para la provisión transitoria. Se requiere fortalecer el proceso de las competencias laborales del Talento Humano de la entidad a través de procesos de inducción a la entidad como el entrenamiento a los puesto de trabajo, que permita a cada servidor público contar con las competencias generales y especificas para cada cargo, y contribuya al cumplimiento de los metas y objetivos dispuestos para cada proceso. Es necesario generar en la alta dirección una cultura enfocada tanto a la gestión del riesgo, como a la mejora continua de los procesos, a fin de disminuir la incertidumbre frente al cumplimiento de los cometidos misionales y de apoyo a la gestión. En el marco de acompañamiento hacia el fortalecimiento de la capacidad de gestión a nivel local se desarrollaron subcomités de coordinación de los sistemas de control interno y calidad a nivel local, espacios que permiten un acercamiento de los procesos enmarcados en el mapa de primer nivel (direccionamiento y control) con las necesidades a nivel local a través de un canal de comunicación directa, sin embargo se ha evidenciado que en dichos I "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Oistrital .SIGO-y la Comisi6n Intersectorial del ·SIGO-, y se dictan otras disposiciones" subcomités no se llevan los problemas que afectan el Sistema de Gestión en las localidades, dado que se observa que se limitan únicamente a desarrollar algunos de los temas que se establecen como requisito mínimo contenido como agenda en la Resolución. Se están programando el ciclo de auditorías internas de calidad como prerequisito para la visita de re-certificación de la Firma Bureau Veritas, lo anterior teniendo en cuenta que la SDG no cuenta con suficientes auditores internos de calidad que permitan cubrir la evaluación de los procesos conformados por el mapa de primer nivel (direccionamiento y control) y mapas de segundo nivel Personas Privadas de la Libertad (Cárcel Distrital), Número Único de Servicio de Emergencias - NUSE-, y los procesos adelantados en los territorios (Desarrollo Local) -en las 20 Alcaldías Locales-. Se continúa con la permanente actualización la documentación que soporta los diferentes procesos. Se tienen sistemas de comunicación interna y externa, para dar a conocer tanto a la ciudadanía como a los servidores públicos los planes, programas y servicios de la Entidad. Es necesario la adopción oficial de la política de comunicaciones que abarque tanto las directrices de manejo de las comunicaciones tanto públicas como organizacionales, de igual forma se hace necesario identificar la metodología de trabajo especificando los alcances de los planes, estrategias y actividades de comunicación, esto con el fin de contar con un parámetro estandarizado mediante el cual las alcaldías locales unifiquen sus estrategias. Se ha fortalecido el proceso de servicio de atención a la ciudadanía en la administración del Sistema de quejas y soluciones a través de los distintos canales de información, realizando seguimientos mensuales a los POR que a su vez cuenta con la interface al ORFEO que permite verificar la trazabilidad de la petición, permitiendo un mayor control de la calidad de las respuestas generadas a la ciudadanía en términos de velocidad de respuesta, sin embargo se necesita del compromiso de los Directivos encargados de emitir las respuestas de fondo al peticionario como parte de la competencia de cada uno. Si bien se avanzó hacia el fortalecimiento del subsistema de la gestión de la calidad, con el fin de cuantificar su evolución, se hace necesaria la incorporación de indicadores no solo de eficacia sino de eficiencia y de efectividad de desempeño de los procesos. En el marco del Proceso de Seguimiento Evaluación y Mejora, se actualizó el proceso y la documentación que lo soporta. Igualmente se cargaron las observaciones realizadas en las auditorías realizadas a ORFEO en el aplicativo diseñado para el manejo de gestión para la mejora, para que los Ifderes de procesos realicen el análisis de causas, determinen los responsables, tiempos y recursos necesarios para mitigar dichas causas, indicadores, procesos de seguimiento y evaluación, para concluir con su respectivo cierre. El Plan de Mejoramiento Institucional para la primera parte de la vigencia 2013 está documentado, implementado, socializado, consolidado y aprobado por la Contraloría de Bogotá, a partir de la Auditoría Regular realizada en el primer semestre de 2013. La Oficina de Control Interno realizó el monitoreo periódico y verificación al estado de avance del plan de mejoramiento institucional como resultado de esta gestión solicito al órgano de control el cierre de un porcentaje importante de acciones correctivas generadas en anteriores vigencias, estamos a la espera de la respuesta. Es importante que se defina el procedimiento que permita realizar la Autoevaluación de la gestión, ya que la SDG firmó un convenio con el DADEP quien ofreció el modelo VISOR como herramienta para desarrollar este elemento, la DPSI aún no se ha pronunciado al respecto. Se deben generar las directrices metodológicas y de contenidos que permitan que los planes de gestión se conviertan en un verdadero indicador de cumplimiento de los procesos, en función de las políticas (calidad y públicas) establecidas para la entidad, dado que en los mismos se incorporan actividades que no apuntan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, lo que dificulta su verificación. Se recomienda ajustar el procedimiento de entrega de cargos y socializarlo con cada uno de los funcionarios de la SDG como parte de la inducción o reinducción ya no existe una adecuada cultura que asegure la información relacionada con la gestión de los puestos de trabajo. Es importante mencionar que el plan anual de auditorías se formuló teniendo en cuenta el número de profesionales con que contaba la Oficina de Control Interno al inició del 2013 (10). Actualmente cuenta con cuatro (4) profesionales, recurso humano insuficiente dificultando la realización de la totalidad de las labores programadas y afectando el grado de cobertura para las auditorias que se deben realizar en el nivel central y local. Por último, es necesario generar una mayor y mejor cultura de tratamiento de las oportunidades de mejora, que permitan la consolidación de los planes de mejoramiento institucional, por proceso e individual que permita fortalecer las competencias laborales de los y las servidoras en articulación con la evaluación deldesef:~@ L ES RANZA FORERO DAZA Jefe Ofi ina de Control Interno