COMUNICADO Nº 011-2013-OSCE/PRE

COMUNICADO Nº 011-2013-OSCE/PRE
RESPONSABILIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTA POR LA DETERMINACIÓN Y
MODIFICACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIENES Y TÉRMINOS DE
REFERENCIA DE SERVICIOS
El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), recuerda a las Entidades y
público en general lo siguiente:
1. Determinación de las especificaciones técnicas y términos de referencia. La determinación de las
especificaciones técnicas, términos de referencia y/o condiciones mínimas del objeto de
convocatoria de un proceso de selección es de exclusiva responsabilidad de la dependencia
cuyas necesidades pretenden ser atendidas o de aquella dependencia que dada su especialidad
canaliza requerimientos formulados por otras dependencias.
Para la descripción de los bienes y servicios a contratar no debe hacerse referencia ni
descripción que oriente la adquisición o contratación hacia determinada marca, fabricante o
tipo de producto, salvo que la necesidad responda a un proceso de estandarización
debidamente sustentado conforme a la normativa vigente.
Previa autorización del área usuaria y como producto del estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad puede ajustar las
características de lo que se va a contratar. Todo lo relacionado a dichos ajustes deberá formar
parte del Expediente de Contratación y lo actuado al respecto deberá estar en concordancia
con los Principios que rigen las contrataciones del Estado.
2. Modificación de las características técnicas. Una vez designado el Comité Especial responsable
de conducir el proceso de selección, de surgir dudas respecto de la información técnica materia
de la contratación, dicho Comité podrá consultar los alcances del caso y/o coordinar las
modificaciones que fueran pertinentes de conformidad con las normas vigentes sobre el
particular.
Al momento de elaborar las Bases del proceso de selección, el Comité Especial no podrá
establecer especificaciones técnicas, términos de referencia ni condiciones mínimas que no
formen parte del expediente de contratación ni modificar los previstos en éstos, por no ser de su
competencia, siendo que cualquier duda o necesidad de corrección que considere en el
expediente de contratación recibido, tendrá necesariamente que coordinarse con la instancia
responsable.
Al Comité Especial le compete entre otros, establecer en las Bases los factores de evaluación,
debiendo precisar los criterios, puntajes y la forma de asignación de estos últimos, para lo cual
deberá evitar establecer factores desproporcionados y/o incongruentes con el objeto de la
convocatoria, cuyo alcance constituya un elemento de direccionamiento de la contratación o
cuyo puntaje sea determinante en el resultado de la calificación de propuestas.
3. Consultas y observaciones a las Bases. De conformidad a lo dispuesto en la normativa de
contrataciones se consideran consultas a las Bases aquellas solicitudes de aclaración o de
modificación a las Bases, las cuales deben ser respondidas por el Comité Especial identificando
en el pliego a cada participante que las formuló, la transcripción literal de la consulta
formulada y la respuesta fundamentada en cada caso.
Si la solicitud de aclaración y/o modificación está relacionada con los requisitos técnicos
mínimos, el Comité Especial deberá atenderlas previa coordinación con la dependencia de la
entidad que estableció dichos aspectos técnicos.
De otro lado, califican como observaciones a las Bases aquellos cuestionamientos que versan
sobre el incumplimiento de las condiciones mínimas establecidas en el artículo 26 de la Ley de
Contrataciones del Estado, el incumplimiento de cualquier disposición en materia de
contrataciones del Estado, o de otras normas complementarias o conexas, debiendo el Comité
Especial responderlas mediante un pliego que debe identificar a cada participante que la
formuló, la transcripción literal de la misma (incluida la disposición que el observante considera
incumplida) y la absolución de manera fundamentada sea que las acoja, las acoja parcialmente
o no las acoja. Cuando las observaciones tengan relación con las especificaciones técnicas y/o
términos de referencia, el Comité Especial deberá coordinar con el área usuaria.
Las observaciones a las Bases, en los supuestos establecidos en el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, pueden ser objeto de Pronunciamiento por parte de este Organismo
Supervisor; no obstante, debe precisarse que, conforme a lo señalado en el numeral 1 del
presente comunicado, en caso tales cuestionamientos estén relacionados con aspectos
eminentemente técnicos de las especificaciones técnicas y/o los términos de referencia del objeto
de convocatoria de un proceso de selección, el OSCE no ostenta la calidad de perito técnico
dirimente de las posiciones técnicas especializadas relacionadas al objeto de la convocatoria sin
embargo, podrá referir normas conexas o disponer que, en virtud del Principio de
Transparencia, el Comité Especial publique informes emitidos por determinadas dependencias de
la Entidad que sustenten los criterios, calificaciones u otras posiciones técnicas, bajo
responsabilidad.
4. Responsabilidades y rendición de cuentas. La información técnica que se publique en el SEACE
por parte de las Entidades tiene la condición de declaración jurada y la misma servirá para la
rendición de cuenta de los funcionarios y servidores responsables ante el Titular de la Entidad,
los órganos de control interno y externo, las instancias policiales y judiciales, de ser el caso, así
como ante la ciudadanía en general.
En tal sentido, debe tenerse en cuenta que para interactuar con el SEACE, las Entidades deben
utilizar el Certificado SEACE, siendo que el uso de dicho certificado: i) Es de carácter personal
e intransferible; ii) La información registrada por medio de este tiene carácter de declaración
jurada y se encuentra sujeta a las responsabilidades legales correspondientes; y, iii) El Titular de
la Entidad o el funcionario público que solicitó su emisión, así como el funcionario – usuario
autorizado, asumirán las responsabilidades que les asiste.
Jesús María, Noviembre de 2013
Presidencia Ejecutiva