Descripción y análisis de cargos en una empresa
Anuncio
DESCRIPCION DE CARGO Nombre del cargo: Jefe Departamento de Auditoria Fecha: 18/07/2008 Subgerencia Propósito Principal del Cargo: Gerencia: Gerente General Ôrea: Auditoria Interna Liderar, dirigir y orientar a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoria interna, lo cual incluye la planeación, coordinación y dirección de sus actividades. Desarrollar polÃ−ticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de auditoria. Planear a corto, mediano y largo plazo las actividades, para proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno salvaguardando el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas, tomando decisiones inmediatas en los casos que sean necesarios. Funciones Principales del Cargo: 1.- Administrar y supervisar los recursos entregados para el buen funcionamiento del Departamento. 2.- Planificar, organizar y dirigir las normas a seguir para alcanzar los objetivos de la Gerencia. 3.- Asesorar al Gerente General 4.- Representar e informar en las juntas de accionistas al Gerente General en Cuestiones de Auditorias realizadas dentro de la Empresa. 5.- Establecer, controlar e instruir sobre las normativas a seguir en el Departamento de Auditoria para alcanzar los objetivos de la Empresa 6.- Examinar y evaluar crÃ−tica, sistemática y permanente la eficacia del sistema de control interno de cada Departamento y Programas sujetos a análisis, para determinar el grado de confiabilidad, exactitud y validez. Indicadores de Logro 1.- Alcanzar, lograr y obtener una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, para hacer una evaluación de los principales riesgos que presenta cada departamento dentro de la empresa. 2.- Proporcionar, proveer y suministrar los datos necesarios para hacer más efectiva y eficiente las operaciones proporcionando confiabilidad de la información administrativa, operacional y financiera que se le está presentando. Interacciones (Internas/Externas) Internas: Comunicación con el Gerente General en materia de acciones de auditoria y entre los subordinados, evitando asÃ− interferencias y distorsiones en el proceso comunicativo. Externas: En caso de ser necesario tendrá que ser capaz de apoyarse de gente externa, debido a que como sus subordinados también pertenecen a la misma empresa pueden verse en conflictos de intereses. Condiciones de trabajo 1 Mantener un ambiente grato, con buena comunicación por parte de sus subordinados para lograr un trabajo eficiente y efectivo, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo. Competencias Técnicas Computación Contabilidad MetodologÃ−a de Costo Leyes Tributarias Leyes Sociales Idioma Ingles EstadÃ−stica I X X X X X X X II III Competencias Universales Trabajo en Equipo Capacidad de trabajo bajo presión Orientación a Resultados Conocimiento del Negocio Planificar, Dirigir y Controlar Innovación y Creatividad Liderazgo Relaciones Interpersonales Discreción y Confiabilidad I X X X X X X X X X II III Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo Ubicación en la Organización Gerente General Jefe Depto. Auditoria Jefe Grupo Auditoria Información Adicional Número de Ocupantes Colaboradores Directos Colaboradores Indirectos Total 4 0 0 4 Perfil del Cargo Educación Ingeniero Comercial / Contador Auditor Idiomas Ingles Avanzado Dimensión del Cargo 552 / 4 = 0,72 % Manejo de Presupuesto 250.000.000 Experiencia 4 años en Cargos Similares Alcance Temuco a Puerto Montt VºBº del Supervisor Inmediato VºBº de Recursos Humanos Fecha: 18/07/2008 DESCRIPCION DE CARGO Fecha: 18/07/2008 Nombre del cargo: Jefe Grupo Auditoria Interna Fecha: 18/07/2008 Subgerencia Propósito Principal del Cargo: Gerencia: General Area: Auditoria Interna Actuar como lÃ−der frente a su equipo de trabajo, ejerciendo un alto grado de responsabilidad y juicio profesional, planificando y organizando los objetivos principales, programas de acción precisos, sistemas y procedimientos eficientes, para comprobar la exactitud de los registros contables, transacciones administrativas y financieras, asÃ− como sus documentos de soporte o respaldo. Funciones Principales del Cargo: 1.- Administrar los recursos disponibles 2.- Coordinar, organizar y planificar las Auditorias Anuales 2 3.- Implementar y supervisar controles preventivos 4.- Capacitar y evaluar a sus subordinados 5.- Comunicar e informar de los avances al Jefe del Departamento 6.- Diseñar y programar sistemas de controles efectivos para las Auditorias Indicadores de Logro 1.- Preparar informes de carácter informativo al Jefe de Departamento a vez al mes 2.- Asegurar y Garantizar la eficacia de los controles preventivos 3.- Consolidar y crear sistemas efectivos para asegurar la confiabilidad de la información 4.- Suministrando y proporcionando la información necesaria para minimizar los riesgos que presentan ciertas áreas dentro de la Empresa. Interacciones (Internas/Externas) Internas: Gran capacidad de trabajar en equipo, para poder investigar los hechos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Además se debe interactuar con los demás departamentos para poderlos asesorar y capacitar, como también supervisarlos y guiarlos a mejorar ciertos métodos. Externas: Debe tener buenas relaciones interpersonales para poder prestar asesorÃ−as a otras empresas que su superior considere necesario, o en caso de necesitar profesionales de afuera por presentar sus subordinados conflicto de intereses. Condiciones de trabajo Mantener un ambiente grato, con buenas relaciones interpersonales y una buena retroalimentación, para lograr un trabajo eficiente, efectivo y de muy buena calidad, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo. Competencias Técnicas Computación Contabilidad MetodologÃ−a de Costo Leyes Tributarias Leyes Sociales Idioma Ingles EstadÃ−stica I X X II III X X X X X Competencias Universales Trabajo en Equipo Capacidad de trabajo bajo presión Orientación a Resultados Conocimiento del Negocio Planificar, Dirigir y Controlar Innovación y Creatividad Liderazgo Relaciones Interpersonales Discreción y Confiabilidad I X X II III X X X X X X X Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo Ubicación en la Organización Jefe Depto. Auditoria Jefe Grupo Auditoria Información Adicional Número de Ocupantes Colaboradores Directos 4 0 3 Analistas Colaboradores Indirectos Total 0 4 Perfil del Cargo Educación Contador Auditor Idiomas Ingles Medio Dimensión del Cargo 552 / 4 = 0,72 % Manejo de Presupuesto 150.000.000 Experiencia 2 años en Cargos Similares Alcance Temuco a Puerto Montt VºBº del Supervisor Inmediato VºBº de Recursos Humanos Fecha: 18/07/2008 DESCRIPCION DE CARGO Fecha: 18/07/2008 Nombre del cargo: Analista Contable Fecha: 18/07/2008 Subgerencia Propósito Principal del Cargo: Gerencia: Gerente General Area: Auditoria Interna Desarrollar y asistir en la preparación de programas de auditoria, para velar por la calidad, veracidad y oportunidad de la información contable, administrativa y operativa, enmarcada en los principios de contabilidad generalmente aceptados y en las normas tributarias, para el apoyo de una adecuada toma de decisiones de nuestros superiores Funciones Principales del Cargo: 1.- Análisis de Cuentas de la empresa 2.- Preparar y presentar Informes de los programas de auditoria 3.- Investigar y guardar la información necesaria para verificar las transacciones financieras y administrativas de la empresa 4.- Mejorar los procesos asociados con las aplicaciones de mayor riesgo 5.- Presentar los indicadores de gestión sobre análisis de cuentas a su jefe inmediato Indicadores de Logro 1.- Análisis de variaciones significativas descubiertas en los procesos de Auditoria 2.- Crear y consolidar cuadros EstadÃ−sticos comparativos desde que se están haciendo controles preventivos 3.- Agilidad y mejoras a los procesos que soportan las aplicaciones contables, administrativas y operativas de la empresa 4.- Entrega oportuna, confiable y veraz de la información necesaria para la toma de decisiones 4 Interacciones (Internas/Externas) Internas: Deben ser optimas para un efectivo desempeño de su nuestra labor ya que necesitan solicitar la información y documentación a diferentes áreas dentro de la empresa. Externas: También es muy necesaria ya que muchas veces tendremos que solicitar documentación e información a instituciones de afuera que están relacionadas con nuestra empresa. Condiciones de trabajo Mantener un ambiente grato, con buenas relaciones interpersonales, un adecuado puesto de trabajo, buena luz, para lograr un trabajo eficiente, efectivo y de muy buena calidad, disponiendo de todos los materiales necesarios para desarrollar un trabajo óptimo. Competencias Técnicas Computación Contabilidad MetodologÃ−a de Costo Leyes Tributarias Leyes Sociales Idioma Ingles EstadÃ−stica I II X III X X X X X X Competencias Universales Trabajo en Equipo Capacidad de trabajo bajo presión Orientación a Resultados Conocimiento del Negocio Planificar, Dirigir y Controlar Innovación y Creatividad Liderazgo Relaciones Interpersonales Discreción y Confiabilidad I II X X X X III X X X Nivel Requerido I: Alto II: Medio III: Bajo Ubicación en la Organización Jefe Grupo Auditoria Analista Información Adicional Número de Ocupantes Colaboradores Directos Colaboradores Indirectos Total 4 0 0 4 Perfil del Cargo Educación Contador Auditor Idiomas Ingles Básico Dimensión del Cargo 552 / 4 = 0,72 % Manejo de Presupuesto 0 Experiencia 1 años en Cargos Similares Alcance Temuco a Puerto Montt VºBº del Supervisor Inmediato VºBº de Recursos Humanos Fecha: 18/07/2008 ANALISIS DEL CARGO Fecha: 18/07/2008 1. Requisitos técnicos Nivel educacional: Universitario TÃ−tulo profesional: Ingeniero Comercial / Contador Auditor Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años): 5 Manejo del Idioma Ingles Computación Nivel Avanzado Actualización de la Ley Tributaria Curso Normas Internacionales Contables (NIC) Curso Normas Internacionales Financieras (NIF) TÃ−tulo de post- grado: Postitulo en Ciencias Administrativas Diplomado en Leyes Tributarias Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo) MÃ−nimo 4 años en cargos similares en otras Empresas 2. Aptitudes necesarias ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?. No necesaria Deseable Esencial Agudeza visual X Agudeza auditiva X Rapidez de decisión X Habilidad expresiva X Coordinación tacto visual X Coordinación general X Iniciativa X Creatividad X Aptitud investigativa X Capacidad de juicio X Atención X Comprensión de lectura X Cálculo X Redacción X Trabajo de equipo X Liderazgo X Toma de decisión X Sociabilidad X Comunicación interpersonal X Orden y organización X Minuciosidad X Dominio tecnologÃ−as informáticas de X comunicación X 6 Discreción y Confiabilidad 3. Nivel de desempeño ¿Qué factores definirÃ−a usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles) • Capacidad para planificar, organizar y dirigir un equipo de trabajo para alcanzar los objetivos propuestos. • Productividad obtenida en el momento de medir las metas • Obtener resultados positivos en un corto plazo • Capacidad de liderazgo Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto? Iniciativa Creatividad Relaciones Interpersonales Capacidad de control Capacidad de asesorar Inteligencia emocional ANALISIS DEL CARGO 1. Requisitos técnicos Nivel educacional: Universitario TÃ−tulo profesional: Contador Auditor Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años): Cursos de Computación Cursos de Idioma a nivel medio Actualización en la Ley Tributaria TÃ−tulo de post- grado: Posgrado en modificación Contable (NIC - NIF) Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo) MÃ−nimo de 2 años en cargos similares 2. Aptitudes necesarias ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?. No necesaria Deseable Esencial Agudeza visual X Agudeza auditiva X Rapidez de decisión X 7 Habilidad expresiva Coordinación tacto visual Coordinación general Iniciativa Creatividad Aptitud investigativa Capacidad de juicio Atención Comprensión de lectura Cálculo Redacción Trabajo de equipo Liderazgo Toma de decisión Sociabilidad Comunicación interpersonal Orden y organización Minuciosidad Dominio tecnologÃ−as informáticas de comunicación Discreción y Confiabilidad X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 3. Nivel de desempeño ¿Qué factores definirÃ−a usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles) 1.- Capacidad para planificar, organizar y dirigir un equipo de trabajo para alcanzar los objetivos propuestos. 2.- Productividad obtenida en el momento de medir las metas 3.- Obtener resultados positivos en un corto plazo 4.- Capacidad de liderazgo Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto? Iniciativa Creatividad Relaciones Interpersonales Capacidad de control Inteligencia emocional ANALISIS DEL CARGO 8 1. Requisitos técnicos Nivel educacional: Universitario TÃ−tulo profesional: Contador Auditor Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años): Computación nivel avanzado Actualización Ley Tributaria Actualización en el Sistema Contable NIC - NIF TÃ−tulo de post- grado: Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo) MÃ−nimo un año en un cargo similar 2. Aptitudes necesarias ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?. No necesaria Deseable Esencial Agudeza visual X Agudeza auditiva X Rapidez de decisión X Habilidad expresiva X Coordinación tacto visual X Coordinación general X Iniciativa X Creatividad X Aptitud investigativa X Capacidad de juicio X Atención X Comprensión de lectura X Cálculo X Redacción X Trabajo de equipo X Liderazgo X Toma de decisión X Sociabilidad X Comunicación interpersonal X Orden y organización X Minuciosidad X Dominio tecnologÃ−as informáticas de X comunicación Discreción y X Confiabilidad 9 3. Nivel de desempeño ¿Qué factores definirÃ−a usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles) Participar activamente para lograr las metas de departamento Capacidad para proteger y salvaguardar información esencial Capacidad para obtener resultados positivos en los controles preventivos Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del puesto? Relaciones humanas Capacidad para investigar y analizar la información recopilada Capacidad de informar en forma oportuna cualquier anomalÃ−a a su jefe directo HOJA DE RESUMEN IDENTIFICACION DEL EVALUADO                1.- Apellidos: 10 2.- Nombres: 3.- R. U. T. NRO.   4.- Cargo: 5.- Departamento: 6.- Periodo a Evaluar Tabla de Calificaciones 01-04 = Deficiente 05-06 = Regular 07-08 = Bueno 09-10 = Muy Bueno 11-12 = Sobresaliente Deficiente = Se comporta en el sentido de la variable menos del 20 % Regular = Se comporta en el sentido de la variable menos del 50 % Bueno = Se comporta en el sentido de la variable mas del 70 % Muy Bueno = Se comporta en el sentido de la variable mas del 90 % Sobresaliente = Se comporta en el sentido de la variable del 100 % TOTALES A.- Desempeño de la Función B.- Relaciones Laborales C.- Disciplina Laboral NOTA FINAL Firma Jefe Directo Firma Evaluado Fecha: Fecha: FORMULARIO DE APELACION Y DESCARGOS Nombre del Evaluado: Fecha de la apelación: En relación a los resultados obtenidos en su evaluación indicar en que punto esta en desacuerdo dependiendo de la alternativa por la que va a apelar. A.- Desempeño de la Función 11 B.- Relaciones Laborales C.- Disciplina Laboral ________________________________ FIRMA DEL INTERESADO TRABAJO A DESARROLLAR La empresa “POR FIN ESTAMOS TERMINANDO”, ubicada en Los Carreras 1286 de la ciudad de Osorno, Rut: 90.413.000 - 0, Fono Fax 64-452042, necesita implementar el departamento de auditorÃ−a interna, y para ello ha solicitado la ayuda de Uds., como experto en la materia. Datos de interés: • La Empresa cuenta con una dotación de 548, las que están conformados por los siguientes departamentos: ◊ Gerente General ◊ Secretaria ◊ Sub-Gerencia de: Desarrollo, Producción, Comercialización, Finanzas e Informática. ◊ Departamentos de: mantención, ensamblado, ventas, control de productos, supervisores de ventas, gestión y desarrollo, planificación, contabilidad, cuentas corrientes, caja, archivo e informática. ◊ El Departamento tendrá dependencia directa del Gerente General. ◊ El Departamento necesita contar con: cuatro funcionarios. ◊ Un Jefe del Departamento ◊ Un Jefe de Grupo ◊ Dos Analistas Se pide: a) Implementación del Departamento de auditoria, en: Análisis del cargo Descripción del cargo Evaluación del cargo Ubicación en la organización Organigrama 12 Proceso de flujo por reclutamiento (no copie el entregado en clases). b) Participantes: Dos alumnos UBICACIà N EN LA ORGANIZACION Jefe Depto. Auditoria Interna Jefe Grupo Auditoria Interna Analistas Positivo Si Archivo Candidatos a futuro Observaciones para el futuro Negativo Apto No Apto Si No Entrevista Gerente General Resultado Llamado a concurso 2º Analista 1º Analista Jefe Grupo Jefe Depto. Preselección de personal Informe Pruebas Sicolaborales y Verificación de referencias 13 Rechazado Resultado Entrevista Inicial Se eliminan antecedentes Cumple requisitos Recepción de Antecedentes Gerente General Sub-Gerencia de Desarrollo Sub-Gerencia de Producción Sub-Gerencia de Comercialización Sub-Gerencia de Finanzas Secretaria Departamento Auditoria Interna Sub-Gerencia de Informática Depto. Mantención Depto. Gestión de Desarrollo Depto. Planificación Depto. Control de Productos Depto. Ensambrados Depto. Ventas Depto. Supervisores de Ventas Depto. Contabilidad Depto. Ctas. Ctes. Depto. Caja Depto. Archivo Depto. Informática 14 Jefe Depto.Auditoria Interna Jefe Grupo Auditoria Interna Jefe Depto.Auditoria Interna Gerente General Jefe Grupo Auditoria Interna Analistas Analistas Jefe Grupo Auditoria Interna 15
