Informe Cuatrimestral estado CI CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA julio 2012

Oficina Asesora de Control Interno
CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
ROCIO DEL PILAR LOPEZ AMARIS
o quien haga sus veces:
Período evaluado: 12 MARZO -12 JULIO 2012
Fecha de elaboración: 12 DE JULIO DE 2012
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
A pesar de contar con planes de capacitación y entrega de funciones a las aéreas se evidencia la falta de
autocontrol en el ejercicio de las funciones por parte de los funcionarios. El mapa de procesos se encuentra
elaborado y adoptado pero aun no se ha logrado documentar los procedimientos en cada área .
Avances
La oficina de Control interno ha trabajado continuamente de la mano con los funcionarios con el fin de lograr el
afianzamiento de los valores institucionales realizando charlas de sensibilización de autocontrol, valores y
administración del riesgo, es así que se le entrego a cada funcionario la CARTILLA AUTOCONTROL a la cual
se le hizo una evaluación en miras de lograr una sensibilización mayor.
A partir del trabajo realizado en las charlas de administración del riesgo se construyo el MAPA DE RIESGOS
INSTITUCIONAL vigencia 2012. El cual identifica detalladamente los riesgos que se pueden generar en los
procesos de la entidad
Existe un Manual de Funciones y Requisitos de los servidores públicos del Concejo Distrital de Cartagena de
Indias el cual no está actualizado, en este se definen requisitos y funciones generales por cargo para los
trabajadores oficiales independientemente del área donde se labore y funciones específicas para los empleados
públicos.
La Entidad, cuenta con un plan de capacitación anual y un funcionario encargado de las políticas de bienestar
de los empleados. La entidad cuenta con plan de acción el cual contienen metas, actividades e indicadores, con
el fin de cumplir con las actividades del Plan de Acción Anual cada dependencia elabora planes, programas o
proyectos, definiendo actividades más detalladas, responsabilidades, fechas, etc. Algunos de estos son el Plan
de Comunicaciones.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
No se han documentado los procesos a pesar de que en una charla con los funcionarios de las distintas
dependencias se lograron identificar dentro de cada procesos los diversos procedimientos.
Oficina Asesora de Control Interno
CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA
Avances
Se diseño y adopto el mapa de procesos de la entidad. A través de las distintas charlas y encuestas se está
realizando la documentación de los procedimientos considerando las actividades de los procesos, la forma en
que estas se realizan, los responsables (analizando los perfiles de los cargos), formatos o registros utilizados y
tiempos, de tal forma que se garantice el cumplimiento de los objetivos de los procesos y la integración entre
éstos elementos, a través de la Oficina Asesora de Control Interno se está elaborando una estrategia de difusión
de los procedimientos y responsabilidades a cargo de los servidores públicos. Se solicito el buzón para que la
oficina de comunicaciones y protocolo se encargue del procedimiento de quejas y reclamos.
La política de medios de comunicación se adopto en la entidad es necesario difundirla entre los servidores
públicos en miras de lograr un compromiso con este.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
El Concejo Distrital de Cartagena de Indias ha documentado los procedimientos a seguir para el Subsistema
de Control de Evaluación más aun existen dificultades en el cumplimiento de su objetivo de evaluar en forma
permanente, la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones,
generar las recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento continuo, porque no se ha interiorizado
totalmente debido a la falta de compromiso de algunos funcionarios con el mejoramiento, pero estamos
haciendo los esfuerzos para superarlos.
En cuanto a planes de mejoramiento individual existe la dificultad especial de solo contar con 9 funcionarios con
un régimen de carrera administrativa, los demás son provisionales por lo cual, y como insumo principal de los
planes individuales, la evaluación del desempeño requiere de una normatividad base, que se espera tenga su
desarrollo en la presente vigencia. La Oficina asesora de control interno definió su programa de auditorías,
Preparación de respuestas y elaboración de informes, por requerimientos de los organismos de control.
Preparación y respuesta a encuesta del Departamento Administrativo de la Función Pública y organismos de
control. Elaboración y envío de Informe ejecutivo anual según vigencias solicitadas. Realización de audiencias
públicas para rendición de cuentas y procesos de contratación estatal.
Avances
El Concejo Distrital de Cartagena cumplió con los productos establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial en el comunicado del 20
de octubre de 2008, cuando adoptó: los estándares y controles correspondientes al Subsistema de Control de
Evaluación que contiene: Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento, mediante
Resolución de Noviembre de 2011.
Estado general del Sistema de Control Interno
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA DE INDIAS en la
evaluación realizada por la Oficina Asesora de Control Interno en acompañamiento con la contraloría registro un
4.0 mostrando que se ha realizado un avance en cuanto al mejoramiento de los distintos procesos en la entidad
además de contar con planes de acción, mapas de riesgo lo cual le permiten crear una cultura organizacional
fundamentada en el control de los procesos de direccionamiento estratégico, administrativo y operativo de la
entidad.
Oficina Asesora de Control Interno
CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA
Recomendaciones
Es necesario fortalecer en las distintas dependencias y en el nivel directivo el compromiso y participación de
todos los integrantes de la entidad, la socialización de logros, tareas y desafíos hacia el mantenimiento y
sostenimiento del Sistema de Control Interno en el Concejo Distrital de Cartagena asumiendo para esta el
mejoramiento continuo y la eficacia y efectividad de los procesos.