Formalidades del Libro Caja y Bancos (122066)
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Formalidades del Libro Caja y Bancos 1. DEFINICIÓN El Libro Caja y Bancos es un libro en el que se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo. Este libro puede ser llevado: a) De manera manual b) Utilizando hojas sueltas. En este último caso, es importante recordar que el empaste de dichas hojas debe efectuarse hasta por un ejercicio gravable, dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones. 2. OBLIGADOS A LLEVAR EL LIBRO MAYOR Únicamente están obligados a llevar el Libro Caja y Bancos, los sujetos del Régimen General del Impuesto a la Renta, que estén obligados a llevar contabilidad completa. OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA Deberán llevar como mínimo: Los perceptores de rentas de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT. RÉGIMEN GENERAL RÉGIMEN ESPECIAL NUEVO RUS (1) Sujetos • Registro de Compras. • Registro de Ventas. • Libro Diario de Simplificado. llevar Formato Los demás perceptores de rentas de tercera categoría (1) Deberán Completa Contabilidad Personas Naturales, Sociedades Conyugales, Sucesiones Indivisas y Personas Jurídicas Personas Naturales y Sucesiones Indivisas, así como personas naturales no profesionales • Registro de Ventas e Ingresos. • Registro de Compras. No están obligados a llevar libros y registros contables. Obligados a llevar el Libro Caja y Bancos. Así se desprende de lo señalado en el artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta, así como del artículo 12º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Excepción a su Llevado En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos, siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor. 3. FORMALIDADES a) Datos de Cabecera El Libro Caja y Bancos debe contar con los siguientes datos de cabecera: • Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. No obstante lo anterior, si el citado libro es llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio. b) Registro de las Operaciones Al efectuar el registro de las operaciones en el Libro Caja y Bancos, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación: • En orden cronológico, • De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas. • Utilizando el Plan Contable General vigente en el país, a cuyo efecto se empleará cuentas contables desagregadas como mínimo al nivel de dígitos establecidos en dicho plan, • Totalizando sus importes • Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Caja y Bancos que se lleve en hojas sueltas o continuas. • De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Libro Caja y Bancos que se lleve en hojas sueltas o continuas. • En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario • En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios. 4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Libro Caja y Bancos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. 5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO De acuerdo al Anexo Nº 2 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, el Libro Caja y Bancos puede ser llevado con un plazo máximo de atraso de: LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS LIBRO CAJA Y BANCOS Máximo atraso permitido Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo atraso permitido Tres (3) meses Desde el primer día del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente del efectivo. En todo caso, de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, será aplicable la infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175º del Código Tributario la que señala que constituye infracción, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad que se vinculen con la tributación. 6. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMA A partir del 01.07.2010 los contribuyentes obligados a llevar el Libro Caja y Bancos deberán utilizar los siguientes formatos: FORMATO DESCRIPCIÓN Formato 1.1 Libro Caja y Bancos – Detalle de los movimientos del efectivo Formato 1.2 Libro Caja y Bancos – Detalle de los movimientos de la cuenta corriente En ese caso, la información mínima a ser consignada en cada formato, será la siguiente: FORMATO 1.1: “LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO” • Número correlativo del registro o código único de la operación. • Fecha de la operación. • Descripción de la operación registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de saldos, inicial o final, indicarlo en ésta columna. En caso la(s) operación(es) se encuentre(n) centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios será necesario únicamente su referenciación. • Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de libros o registros llevados en forma manual. • Saldos y movimientos: i) Saldo deudor, de ser el caso. ii) Saldo acreedor, de ser el caso. • Totales. FORMATO 1.2: “LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE” Se deberá incluir como datos de cabecera adicionales a los contemplados en el literal a) del artículo 6°, la siguiente información: i) Nombre de la entidad financiera. ii) Código de la cuenta corriente. En todo caso, la información mínima a considerar en este formato será la siguiente: • Número correlativo de registro o código único de la operación. • Fecha de la operación. • Medio de pago utilizado. • Descripción de la operación; opcionalmente se podrá consignar en esta columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no será necesario utilizar la columna señalada para registrar la información que corresponde al punto anterior. • Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del girador o beneficiario. En esta columna se indicarán los saldos, inicial o final, y de tratarse de operaciones múltiples se podrá consignar como concepto el término “varios”. • Número de la transacción bancaria, número del documento sustentatorio o número de control interno de la operación. • Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de contabilidad manual. • Saldos y movimientos: i) Saldo deudor, de ser el caso. ii) Saldo acreedor, de ser el caso. • Totales. APLICACIÓN PRÁCTICAN PRÁCTICA La empresa “INVERSIONES SAN JUAN” S.A.C. dedicada a la compra venta de computadoras y accesorios, ha realizado las siguientes operaciones durante el mes de Julio del 2010: • Con fecha 01.07.2010 el saldo del dinero en efectivo es depositado en cuenta corriente. • Con fecha 05.07.2010 gira el cheque Nº 001 para cancelar la factura Nº 001-1980 de su proveedor “JOBS” S.A.C. por un monto de S/. 25,000. • Con fecha 12.07.2010 realiza la cobranza en efectivo de la factura Nº 001-0200 por S/. 50,000. El integro del dinero cobrado es depositado posteriormente en cuenta corriente. • Con fecha 20.07.2010 se gira el cheque Nº 002 por S/. 5,000 para el pago del IGV del período Junio 2010. En relación a estas operaciones, nos piden ayuda para mayorizar esta operación. Considerar que al inicio del período, el saldo de efectivo es S/. 26,000, en tanto que el saldo de la cuenta corriente es S/. 34,000. SOLUCIÓN: De acuerdo a los supuestos que nos propone la empresa “INVERSIONES SAN JUAN” S.A.C, el llenado del Libro Caja y Bancos sería el siguiente: 7. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Libro Caja y Bancos, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Libro Caja y Bancos en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Libro Caja y Bancos en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato. De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida séptima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información. Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro: OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Libro Caja y Bancos es llevado en forma manual Es obligatoria Cuando el Libro Caja y Bancos es llevado mediante hojas sueltas o continúas No es obligatoria. OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA Sujetos obligados a incluir toda información en el Libro Caja y Bancos la Sujetos no obligados a incluir determinada información en el Libro Caja y Bancos Es obligatoria Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.
