Sistemas en el nivel estratégico Pronósticos de Plan Pronóstico Planificación Planificación tendencias de operativo de presupuesto de utilidades de personal ventas a 5 años a 5 años a 5 años TIPOS DE SISTEMAS Sistemas de apoyo A ejecutivos (ESS) Sistemas en el nivel de administración Sistemas de información gerencial (MIS) Administración de ventas Control de inventarios Sistemas de apoyo a decisiones (DSS) Análisis de regiones Programación de ventas de producción Presupuestos anuales Análisis de inversiones de capital Análisis de reubicación Análisis de costos Análisis de precios/rentabilidad Análisis de costos de contrato Sistemas en el nivel de conocimientos Sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) Estaciones de trabajo de ingeniería Estaciones de trabajo gráfico Estaciones de trabajo gerencial Sistemas de automatización de oficinas (OAS) Procesamiento de textos Imágenes de documentos Agendas electrónicas Sistemas en el nivel operativo Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) Control de máquinas Compraventa de valores Nómina Rastreo de pedidos Planificación de plantas Cuentas por pagar Capacitación y desarrollo Procesamiento de pedidos Control de movimiento de materiales Administración del efectivo Cuentas por cobrar Expedientes de empleados Ventas y marketing ESS Executive Support Systems MIS Management Information Systems DSS Decision Support Systems Manufactura Finanzas Contabilidad Compensaciones Recursos humanos KWS Knowledge Work Systems OAS Office Automation Systems TPS Transaction Processing Systems Los sistemas de información en el nivel operativo apoyan a los administradores en este nivel siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales a través de la organización, como ventas, recibos, depósitos de efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales. El propósito principal es contestar las preguntas de rutina: ¿Cuántos artículos hay en inventario? ¿Qué sucedió con el pago del señor López? Para contestar este tipo de preguntas, la información debe ser de fácil acceso, actualizada y exacta. Ejemplos de sistemas: los utilizados para registrar los depósitos bancarios, o uno que lleve la cuenta del número de horas que han trabajado cada día los empleados de una planta. Los sistemas en el nivel de conocimientos apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organización. Su propósito es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio, y ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos. Estos sistemas, sobre todo en forma de herramientas de colaboración, estaciones de trabajo y sistemas de oficina, son las aplicaciones que crecen más rápidamente en los negocios hoy día. Los sistemas en el nivel de administración están diseñados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. La pregunta principal que tratan de contestar estos sistemas es: ¿están funcionando bien las cosas? Estos sistemas por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información instantánea acerca de las operaciones. Un ejemplo es un sistema de control de reubicación que informa los costos totales de mudanza, búsqueda de casa y financiamiento de vivienda de los empleados de todas las divisiones de la compañía, y que indica cuando los costos reales exceden a los presupuestados. Algunos sistemas en el nivel de administración apoyan la toma de decisiones no rutinarias y suelen centrarse en decisiones menos estructuradas, para las cuales los requisitos de información no siempre están claros. Esos sistemas a menudo contestan a preguntas del tipo “qué sucedería si?”: ¿qué impacto tendría sobre los programas de producción una duplicación de las ventas en el mes de diciembre? ¿Cómo cambiaría nuestro rendimiento de la inversión si el programa de una fábrica se retrasa seis meses? Las respuestas a estas preguntas a menudo requieren nuevos datos externos a la organización, así como datos internos que no pueden extraerse de los sistemas existentes en el nivel operativo. Los sistemas en el nivel estratégico ayudan a los administradores de nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno. Su preocupación principal es la congruencia entre los cambios del entorno y las capacidades actuales de la organización. ¿Qué niveles de empleo habrá dentro de cinco años? ¿Qué tendencias de costos a largo plazo prevalecen en la industria, y dónde encaja la compañía? ¿Qué productos se deberán estar haciendo dentro de cinco años? Los sistemas de información también se pueden diferenciar por su especialidad funcional. Las principales funciones de las organizaciones, como ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos, cuentan con sus propios sistemas de información. En las organizaciones grandes, subfunciones de estas funciones principales también tienen sus propios sistemas de información. Por ejemplo, la función de producción podría tener sistemas para control de inventarios, control de procesos, mantenimiento de la planta, ingeniería asistida por computadora y planificación de necesidades de materiales. Una organización típica cuenta con sistemas en los niveles operativo, de administración, de conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Por ejemplo, la función de ventas suele tener un sistema de ventas en el nivel operativo para registrar las cifras diarias de ventas y procesar pedidos. Un sistema en el nivel de conocimientos diseña exhibiciones promocionales para los productos de la empresa. Un sistema en el nivel de administración rastrea las cifras de ventas mensuales por territorio de ventas y señala los territorios en los que las ventas exceden o no llegan a los niveles esperados. Un sistema para pronosticar las tendencias de ventas en un periodo de cinco años sirve al nivel estratégico. Cada una de las clases de sistemas podría tener componentes utilizados por niveles o grupos de la organización que no son sus principales usuarios. Una secretaria podría encontrar información en un MIS, o un administrador de nivel medio podría necesitar datos de un TPS. Por último, las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas áreas funcionales. Puesto que no hay dos organizaciones que tengan exactamente los mismos objetivos, estructuras o intereses, los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades de cada una.