TIPS PARA ENTREGA Y RECEPCION SEGURA DE DTE DE

TIPS PARA ENTREGA Y RECEPCION SEGURA DE DTE DE CLIENTES Y
PROVEEDORES :
El Email como medio de entrega de documentación oficial es inseguro :
La recepcion de email de vuestro clientes con las facturas emitidas o la
recepción de DTE de vuestros proveedores requiere un trabajo de control
periódico, debido a que es "absolutamente imposible" lograr "Recepción o
Entrega" "Automática y Segura" por email.
El envio/recepcion de email debe superar una cadena sucesiva de filtros o
bloqueos que se encuentran dentro y fuera de vuestro alcance como son:
a) Control de Políticas de seguridad de servidores de email propios o clientes.
b) Verificacion de direcciones IP por servidores de Black List.
c) Control de Spam por los servidores propios y de clientes.
Profactura tiene como clientes solo a empresas consolidadas, en general
conocidas y hemos comprobado que muchas de ellas se encuentran en
las listas black-list. Basta que el area comercial envie email masivos a sus
clientes para que ingrese a estas listas.
Se requiere se implementen algunas prácticas manuales en forma mensual
para complementar el envio y recepcion de email de clientes y proveedores
que se realiza desde Profactura.
1.- CONTROL DE DTE PROVEEDORES :
Para control de DTE de proveedores recuerden ingresar a : Compras
/Reportes / Comparativo que Muestra una conciliacion entre los XML :
Recibidos(1) vs Libro de Compra(2) vs SII(3)
Para ello debe cargar al menos una ves al mes listado del SII (3) y cargarlo al
sistema por la opción : Compras / Importar / CSV :registro de Compras en SII
Deben bajarlo de :
https://palena.sii.cl/cgi_dte/consultaDTE/wsDTEConsRecContHtml.cgi
2.- CONTROL DE DTE O XML RECIBIDOS POR CLIENTES :
Para control de Recibos de DTE por clientes deben definir una "lista
corta" con aquellos clientes que no pagan si no llega el XML oficial del SII.
Este requisito lo exigen solo algunos clientes de crédito.
Para ellos el sistema permite realizar una consulta y una exportación masiva
de los XML que se sugiere se envien simultaneamente a la cuenta de
email oficial y a una cuenta de email "personal" de algun funcionario de la
empresa receptora.
Para realizar este reporte deben ingresar a VisualDTE/Filtrar/Basico :
En este menu escribir sobre el campo "cliente" parte del nombre del cliente
preseleccionado :
Luego selecciona el TAB "adicional" y dentro de el :
"Estado envio email-XML a cliente: Opcion; Enviado" junto con :
"Estado Recibo de envio(RE) o Respuesta Email PDF : Opciones : Sin
Ninguna Respuesta "
Esto seleccionara todos aquellos XML enviados sin repuesta de ese cliente
seleccionado :
Luego deben marcarlos todos y en Exportar : XML-SII (para enviar a
clientes) exportarlos sobre una carpeta vacía para estos fines.
Luego desde el Outlook o cliente de correo que utilicen enviar estos XML a
las cuentas de email de la empresa más la del funcionario seleccionado.
Como consecuencia se incrementara la lista de RE o "Recibos de Envios"
recibidos lo que se debe determinar repitiendo la consulta anterior luego de 24
horas.
De todos aquellos que aún no se reciba respuesta oficial se debe recibir el
menos un "OK" de que recibieron los DTE o XML oficiales. Cabe agregar en
estricto rigor que esto OK no debería ser suficiente pues según la nueva
normativa cada empresa debe emitir un RE o “Recibo de Envio” por cada DTE
de proveedor para tener derecho a utilizar el crédito de IVA.
Puede existir una lista menos frecuente de DTE recibidos pero que no
fueron "Recibidos tecnicamente" generando un "Rechazo automático" por
que el Software del cliente estima que no están correctamente conformados.
Ej : Error de Firma o error de “Eschema” o formato.
Estos se identifican con similar consulta anterior (sin preseleccionar ningún
cliente) con la opcion :
"Estado envio email-XML a cliente: Opcion; Enviado" junto con :
"Estado Recibo de envio(RE) o Respuesta Email PDF : Opcion : RE recibido
: DTE NO RECIBIDO ".
La mayoria de estos pocos casos son procesados en forma "normal" por
vuestros clientes pero algunos pocos pueden ser que que no acepten en una
primera instancia estas facturas.
Esta falla en la recepcion se genera en algunos casos porque en la ruta de
viaje del email, los servidores de email modifican algunos caracteres como
acentos y otros que hace que el software que valida el documento lo
encuentre incorrecto.
La unica defensa que existe para estos clientes es que previamente al envio el
SII recibio y "Acepto" la factura lo que ellos pueden verificar personalmente
con la opcion : https://palena.sii.cl/cgi_dte/UPL/DTEauth?6 (requiere
certificado)
Esperamos que la suma de recomendaciones contribuya a mejorar los ciclos
mensuales de entrega y recepcion con clientes y proveedores.
Gerencia Tecnica de Profactura.