INSTRUCCIÓN No

INSTRUCCIÓN No. ____/08
POR CUANTO: En la Resolución 265-2007 del Ministerio de Finanzas y Precios se establece el
Procedimiento para la Formación de Precios Mayoristas y sus componentes en pesos convertibles,
de las Obras de las Artes Plásticas y Aplicadas, en la modalidad de Obras por Encargo.
POR CUANTO: En la Resolución 31/08 del MINCULT que aprueba y pone en vigor el Reglamento
sobre la participación económica que le corresponde a las entidades comercializadoras en los
resultados de la venta de las obras de las artes plásticas y aplicadas, en la modalidad de obras por
encargo.
POR CUANTO: Teniendo en cuenta la necesidad de establecer en nuestra entidad la metodología
para la conformación, presentación, análisis y aprobación de los expedientes de las obras por
encargo por el Comité de Contratación de la Casa Matriz, así como la ejecución y supervisión de
las obras por encargo.
POR TANTO: En uso de las facultades y atribuciones a mí conferidas mediante la Resolución No.
4/07, emitida por el Ministro de Cultura el 5 de Enero del 2007.
DISPONGO:
PRIMERO: Poner en vigor la Metodología para la conformación, presentación, análisis y
aprobación de los expedientes de las obras por encargo por el Comité de Contratación de la Casa
Matriz, así como la ejecución y supervisión de las obras por encargo.
SEGUNDO: La presente entrará en vigor a partir de su firma.
TERCERO: Responsabilizar a los Directores de las Filiales Territoriales y Centros Nacionales con
el estricto cumplimiento de la presente.
Dada en la Oficina Central del FCBC, a los ______ días del mes de Abril del 2008. “Año del 50
Aniversario de la Revolución”.
Guillermo Solenzal Morales.
Director.
FCBC.
METODOLOGÍA PARA LA CONFORMACIÓN, PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y APROBACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES DE LAS OBRAS POR ENCARGO POR EL COMITÉ DE
CONTRATACIÓN DE LA CASA MATRIZ, ASÍ COMO LA EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DE LAS
OBRAS POR ENCARGO.
Se entiende comercialización mayorista en la modalidad de obra por encargo aquellas
relaciones comerciales, que surgen a partir de una solicitud de personas jurídicas
(entidades) nacionales o extranjeras radicadas en Cuba, para la realización de una obra
o conjunto de obras de las artes plásticas y aplicadas.
1. CONFORMACIÓN Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE OBRAS
MAYORISTAS POR ENCARGO
1.1 Sobre la presentación del Expediente para su aprobación
1.1.1 Para la negociación y concertación de los contratos de obras por encargo de las
artes plásticas y aplicadas entre el FCBC y entidades nacionales o extranjeras radicadas
en Cuba, se deberán solicitar los documentos que acrediten la capacidad legal del cliente
los que formarán parte del expediente.
1.1.2 Será responsabilidad del área Comercial de las dependencias del FCBC la
conformación del expediente para su aprobación en el Comité de Contratación de las
Filiales y/o Centros Nacionales y de la Casa Matriz.
1.1.3 Todos los contratos aprobados por el Comité de Contratación de las dependencias
deberán presentarse al Comité de Contratación de la Casa Matriz para su aprobación,
adjuntándole la documentación que se describe en el presente, conjuntamente con un
análisis de la importancia social y cultural del mismo en correspondencia con el Objeto
Empresarial aprobado.
1.1.4 Los proyectos que se eleven a la aprobación del Comité de Contratación de la Casa
Matriz deberán enviarse observando los siguientes requerimientos:
a) Se confeccionara un expediente y se envía una fundamentación del expediente que
debe venir certificada y acuñada por el director de la Filial, dando fe que todos los
documentos que obran en el mismo se corresponden con el protocolo original que debe
permanecer en la Filial.
b) El expediente debe venir correctamente organizado, en soporte sobre papel, no se
admitirá el envió por vía digital, atendiendo a la secuencia de las acciones que se van
realizando.
c) El expediente que deben enviar a la Dirección del FCBC será como sigue:
I. Certifico del Director de la Filial y Sub. Comercial, haciendo constar que en el
protocolo de la Filial constan los siguientes Documentos:
- Instrumento jurídico de creación o constitución de la entidad que actúa como cliente.
- Inscripción en el Registro Público correspondiente.
- Licencias bancarias en la moneda que corresponda.
- Resolución de designación de la persona autorizada a firmar el contrato
- En el caso de unidades empresariales de base u otra organización que no cuente con
personalidad jurídica, los documentos que los facultan.
II. Solicitud de encargo por el cliente que debe contener:
- Nombre de la entidad
- Descripción de las obras que se encargan
- Nombre de la persona facultada a firmar el contrato
- A cuenta de quien corren lo materiales
- Forma de pago
- Certifico donde consta que cuentan con el financiamiento para realizar la obra.
- Firma de la persona facultada a firmar el contrato
- Cuño del cliente
III. Fotocopia de la aprobación por el Comité de Aprobación de Divisas correspondiente
cuando el pago sea en pesos cubanos convertibles o en divisas por más de 5000 CUC.
IV. Fundamentación al Comité de Contratación de la Casa Matriz, según el modelo que se
anexa al presente_________, acuñado por el Director de la Filial consignando: Monto total
del contrato, descripción de la obra, valor del talento artístico (desglosar valores por cada
creador), descripción y valor de las materias primas y materiales, otros gastos asociados,
valor y porciento del margen comercial del FCBC y Moneda. Nombres y apellidos de los
creadores que ejecutaran el proyecto, No de inscripción en el registro del creador, otros
ingresos devengados en el año fiscal en curso.
V. Propuesta de ficha de costo desagregando los costos y gastos por concepto de
distribución y comercialización.
VI. En el caso que el cliente aporte la materia prima enviar fotocopia de la documentación
que acredite el suministro de la misma el que deberá estar firmado y acuñado.
VII. Copia del Acta del Comité de Contratación de la Filial y Dictamen de la Comisión
Técnico- Artística donde se evaluó el proyecto.
VIII. Aprobación del CODEMA cuando las obras encargadas sean para exteriores y tengan
una particular repercusión artística, social, histórica, y cultural.
IX. Copia del proyecto de contrato de comercialización mayorista por encargo a firmar por el
Director de la dependencia del FCBC con el cliente.
X. Imágenes de los bocetos de las obras
1.2 Sobre el análisis y aprobación del Expediente
1.2.1 Los expedientes se recibirán en la Casa Matriz con una semana de antelación a su
presentación en el Comité de Contratación, siendo devueltos para la dependencia del FCBC
los que no observen en su presentación los requisitos que en el inciso anterior se les
describen.
1.2.2 Los especialistas de la Subdirección Comercial de la Casa Matriz presentarán al
Comité de Contratación la fundamentación del expediente y procesarán en la base de datos
los Acuerdos tomados en el mismo y se devolverá a la Filial Territorial o Centro Nacional
correspondiente.
1.2.3 Se aplicará el análisis económico y se valorará la conveniencia o no de la firma del
contrato teniendo en cuenta los costos, gastos e ingresos que se obtendrían sobre la base
del margen comercial vigente establecido.
1.2.4 Se analizará y evaluará la información relativa a los creadores propuestos para la
ejecución del proyecto, nivel técnico-artístico, comportamiento de los ingresos percibidos,
participación de cada creador en las obras colectivas, etc.
1.2.5 Se analizará el Dictamen de la Comisión Técnico-artística y valorará si hay
correspondencia entre el valor artístico y los precios propuestos.
1.2.6 Se analizará la modalidad de suministro de materias primas y materiales propuesta, se
realizará un análisis y cálculo del consumo de las materias primas y materiales a utilizar en
la obra u obras encargadas.
1.2.7 El artista no podrá presentar el contrato directamente al cliente, ésto solo será facultad
de las dependencias del FCBC.
1.2.8 Cualquier Suplemento que se adicione posterior a la firma del Contrato, deberá ser
aprobado por el Comité de Contratación de la dependencia del FCBC, o cuando
proceda, por el Comité de Contratación de la Casa Matriz.
2. DE LA EJECUCIÓN Y SUPERVICIÓN DE LA OBRA POR ENCARGO
2.1 El área comercial de la dependencia del FCBC presentará las facturas para el cobro
del anticipo, en los casos pactados con el cliente. Éste será utilizado solamente para el
financiamiento de las materias primas y materiales.
2.2 La dependencia del FCBC recibirá el anticipo del cliente a través de cheque o
transferencia bancaria. Éste podrá ser utilizado para:
a) Financiamiento de las materias primas y materiales,
b) Pago al creador artístico una vez que el FCBC haya obtenido la conformidad del
cliente sobre la obra o parte de la obra encargada, siempre que en el contracto
se hayan pactado pagos parciales de las mismas.
2.3 El procedimiento a seguir para la entrega de las materias primas y materiales a los
creadores artísticos, por parte de las dependencias del FCBC será el siguiente:
2.3.1 En el caso de que el suministro de las materias primas y materiales sea por
parte del cliente, el área de producción, conjuntamente con el área comercial de las
dependencias del FCBC, serán responsables de recibir éstas y entregarlas al
creador artístico directamente en sus Talleres o áreas de producción.
2.3.2 Estas materias primas y materiales no se registrarán contablemente, pero el
área de producción de las dependencias del FCBC será la responsable de crear los
mecanismos de control para la debida utilización de éstas por el creador artístico.
2.3.3 En ningún caso el creador artístico podrá recibir las materias primas y
materiales directamente del cliente.
2.3.4 La transportación de las materias primas y materiales solo será
responsabilidad del cliente o de las dependencias del FCBC, según lo pactado por
las partes.
2.3.5 En el caso de que el cliente adelante el financiamiento para que la
dependencia del FCBC compre las materias primas y materiales el área comercial,
una vez verificado el pago del anticipo por el cliente, emitirá las solicitudes de
cheque para la compra de las materias primas y materiales.
2.3.6 La solicitud de cheque deberá estar firmada por el subdirector o responsable
del área comercial y aprobada por el director de la dependencia del FCBC.
2.3.7 Una vez emitido el cheque, el área de producción será la responsable de la
compra de las materias primas y materiales, su recepción y entrega al creador
artístico (se entiende por recepción y entrega el registro contable).
2.3.8 Los contratos de obra por encargo en moneda nacional no pueden implicar
erogaciones en moneda libremente convertible para la adquisición de materias
primas y materiales por parte del FCBC, por lo que debe ser entregado o
financiado por el cliente.
2.3.9 El creador artístico solo podrá aportar las materias primas y materiales
siempre que estén debidamente autorizados por el Comité de Contratación de las
Filiales y Centros Nacionales.
2.4 Las áreas de producción del FCBC serán la responsables de velar por el proceso
de producción y entrega de las obras encargadas, realizando visitas a los Talleres o
lugares donde se realiza el trabajo, dejando constancia escrita de las mismas, las que
formarán parte del expediente.
2.5 El área comercial de las dependencias del FCBC será la responsable de
confeccionar y entregar el Acta de Conformidad con el cliente, la cual formará parte del
expediente, para proceder a la facturación final de las obras.
2.6 En el caso de que el cliente no cuente con los recursos financieros para realizar el
pago en el momento de la entrega de las obras, se exigirá letra de cambio con un
término de cobro no mayor de 60 días, lo que se contabilizará en efectos por cobrar.
2.7 Cuando las obras encargadas tengan una particular repercusión artística, social,
histórica, y cultural o que provoquen un impacto social en el entorno urbano o
paisajístico, se especificará en una cláusula del contrato de obra por encargo, la
responsabilidad del cliente sobre la preservación, conservación y acciones a acometer
en caso de restauración.
2.8 Las direcciones de las Filiales Territoriales del FCBC son los máximos
responsables de velar por la correcta ejecución de los contratos firmados.
2.9 Todos los documentos que se generen durante la aprobación ejecución, chequeo y
control del contrato hasta su finalización deberán archivarse como parte del
Expediente.