LA HOJA DE TRABAJO Es un instrumento contable, es decir, un

LA HOJA DE TRABAJO
Es un instrumento contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de
contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información
contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período
determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro
de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de
los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros.
Es una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para
hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para
ser publicada.
Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares
de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad
económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar
para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un
encabezamiento donde se indica:
Nombre de la empresa
El nombre expreso de Hoja de Trabajo.
El período del ciclo contable que cubre.
(Expresado en Moneda Funcional)
La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial,
comprende:
- Una columna para clasificar las cuentas.
- Una columna para escribir el nombre de las cuentas
- Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos
y créditos, con la siguiente discriminación:
Sección 1: Balance de Comprobación
Sección 2: Ajustes.
Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
Sección 4: Costo de Ventas
Sección 4: Estado de Ganancias y Pérdidas.
Sección 5: Balance General.
PASOS PARA ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJO
1. Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis
secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación,
ajustes, balance de comprobación ajustado, costo de ventas, ganancias y pérdidas
y el balance general.
2. Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance
de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del
DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, proceda a
sumar ambas columnas.
3. Una vez terminada la sección del BALANCE DE COMPROBACIÓN se estudia
cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga si expresan la realidad, es decir,
si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al
analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no
actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos
desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el
ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las
cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los
hechos financieros.
4. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los AJUSTES que sean
necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro
diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de
comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance
inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un número para
relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y comprobación
en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al terminar la
anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los débitos
DEBE ser igual al total de la columna de los créditos.
5. Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del BALANCE DE
COMPROBACIÓN AJUSTADO. En esta tercera sección se consolidan los montos
de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance de
comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes.
Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la
columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es
acreedor.
Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se
suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del
balance de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección
de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación
menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se
resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo
realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido
ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de
comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de
comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja
de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a
las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume
cada columna para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los
créditos.
6. El siguiente paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa
comercial, corresponde al cálculo del COSTO DE VENTAS. En la columna del
DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes
en compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se
anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen,
y el inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el
resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor
que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye
el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del
HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al DEBE de la
sección siguiente.
7. El siguiente paso es para completar la sección de GANANCIAS Y PÉRDIDAS.
Anote en la columna del DEBE en el costo de ventas determinado en la sección
anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de
ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo
que en la sección anterior. Se encontrará una discrepancia entre los dos
resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el
ciclo económico. Si el total del HABER es mayor que la del DEBE el resultado se
denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que
HABER, el resultado se llama PÉRDIDA DEL EJERCICIO. Con el propósito de
cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD
O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el
correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una
UTILIDAD o una PÉRDIDA. Este monto se traslada a la sección de BALANCE
GENERAL, al DEBE si es PÉRDIDA, o al HABER si es UTILIDAD.
8. El último paso consiste en trasladar a la sección del BALANCE GENERAL
todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los
montos de las cuentas de activo y la de PÉRDIDA DEL EJERCICIO y cuenta
personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE
MERCANCIAS FINAL, en la columna del HABER se registran los montos de las
cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD
DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la
totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben
arrojar sumas iguales.