Después de haber hecho el diseño de la base de datos en papel, se

Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH
Universidad Autónoma de
Chihuahua
Facultad de Zootecnia
Apuntes para el curso
Manejo de Bases de Datos
Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH
Bases de Datos ______________________________________________________________ 1
La importancia de la información _________________________________________________ 1
Diseño de la base de datos ________________________________________________________ 2
Diseño de las herramientas para accesar los datos ____________________________________ 5
Sistema de Información __________________________________________________________ 6
Fases para diseñar un Sistema de Información. _______________________________________________ 6
Access: Sistema Manejador de Bases de Datos ____________________________________ 7
Elementos de Access ____________________________________________________________ 7
Para iniciar una base de datos en Access ____________________________________________ 8
Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes: ________________________________ 9
Expresiones lógicas ____________________________________________________________ 18
Sintaxis de una expresión lógica _________________________________________________________ 19
Ejemplos de expresiones lógicas _________________________________________________________ 20
Cuadro de Propiedades del Campo _______________________________________________ 24
Campo llave o Campo principal _______________________________________________ 25
Herramientas de Access para obtener las ventajas de un DBMS _____________________ 26
Consultas _________________________________________________________________ 28
Tipos de Consultas _____________________________________________________________ 28
Diseño de la consulta ___________________________________________________________ 29
Compartir datos de varias tablas o consultas ________________________________________________ 31
Ordenar en Ascendente o Descendente ____________________________________________________ 31
Filtros de registros _____________________________________________________________ 31
Por posición en el listado _______________________________________________________________ 31
Por valor en sus campos ________________________________________________________________ 31
Constantes tipo texto: __________________________________________________________________ 32
Constantes tipo fecha: _________________________________________________________________ 32
Constantes tipo número: _______________________________________________________________ 32
Ejemplos de campos: __________________________________________________________________ 32
Solicitud de un dato al usuario de la consulta _______________________________________________ 32
Operadores de comparación: ____________________________________________________________ 33
Campos calculados _____________________________________________________________ 35
Trabajando con grupos de Registros ______________________________________________ 36
Consultas de creación de tablas __________________________________________________ 37
Consulta de datos anexados _____________________________________________________ 38
Consulta de actualización _______________________________________________________ 39
Consulta de Eliminación ________________________________________________________ 39
Consulta de tablas de referencias cruzadas _________________________________________ 40
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1
Bases de Datos
La importancia de la información
En cualesquier actividad productiva en la que estemos inmersos, día a día debemos tomar
decisiones que indicarán el rumbo de nuestra empresa, ya sea hacia el éxito o al fracaso.
Para tomar una decisión lo más acertada posible es necesario basarnos en información, pero
definitivamente, ésta debe ser de calidad, pues al momento de considerarla partimos de que es
confiable, y también debe ser suficientemente amplia, mientras mayor sea la cantidad de
información con que se cuente será mayor la posibilidad de tomar una buena decisión.
En los tiempos actuales las fuentes de información son muy diversas y completas, eso implica
un gran esfuerzo de parte de las personas con puestos gerenciales de estar bien informados,
para definir las medidas correctivas necesarias y la dirección que tomará la empresa.
En una empresa se genera información externa, en la que no tenemos ninguna influencia (el
mercado internacional, investigaciones científicas, el tipo de cambio, la política, reformas
fiscales, nuevos productos de la competencia, etc.) e información interna (problemas con la
producción, la nómina, gastos fijos, gastos que se deben reducir, etc.) en la que sí tenemos
efecto y se verá modificada con las decisiones que se tomen.
La información interna se obtiene a partir de los datos que se generan en las diversas áreas de
la empresa, el objetivo de este curso es la organización, almacenamiento, manejo y acceso
de dichos datos internos para la obtención de información que se utilizará en la toma de
decisiones en cualquier actividad productiva o de investigación.
Dichos datos internos se deben coleccionar de forma que estén interrelacionados, es decir,
datos que se generen en la misma actividad (no mezclar datos de una biblioteca con un taller
mecánico), y ser almacenados juntos sin redundancia perjudicial e innecesaria para servir a
múltiples aplicaciones, esto es lo que se llama una Base de datos.
Base de datos.- Es la colección de datos interrelacionados, almacenados juntos sin
redundancia perjudicial e innecesaria para servir a múltiples aplicaciones.
Posteriormente de que los datos están ya almacenados sigue el análisis de dichos datos para
obtener de la información requerida.
Información.- La componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se
ha comunicado a un receptor, quien la utiliza en toma de decisiones. La información implica la
transmisión de un conocimiento o inteligencia.
Para que la información sea considerada de calidad debe ser exacta, , oportuna y relevante, es
decir, estar libre de errores, estar en el momento que se le requiere y estar completa
contestando las preguntas del ¿qué?, ¿porqué?, ¿cuando?, ¿donde?, ¿quién?, ¿cómo?, etc.,
respectivamente.
Las fuentes de las cuales se puede obtener información son imágenes (fotos, televisión, etc.),
textos (libros, internet, revistas, etc.), voz (radio, conferencias, preguntando a expertos) y
datos (bases de datos), entendiendo por dato como cualesquier detalle o hecho que describe a
un objeto o evento.
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Nos enfocaremos a la fuente de datos, pues durante el curso aprenderemos como podemos
trabajar con datos para obtener información.
Debido a los avances tecnológicos y a la alta competencia que existe, los datos que se generan
en una empresa cada vez son de mayor cantidad por lo tanto ha sido necesaria la creación y
desarrollo de conceptos y técnicas especiales para lograr una gestión eficiente de los datos,
que en ocasiones pueden llegar a ser en cantidades millonarias.
La gestión de los datos se encarga de,
 definir las estructuras para el almacenamiento de los datos (Bases de datos) y
 proveer los mecanismos necesarios para la gestión de la información (Sistemas
Manejadores de Bases de datos).
Diseño de la base de datos
Dentro del primero de los puntos de la gestión de los datos, una de las técnicas más
ampliamente conocidas es la de Modelamiento Entidad-Relación, la cual provee un modelo
exacto de las necesidades de información de la organización e independiente de cualquier
medio de almacenamiento de datos y métodos de acceso.
Entidad.- Es un evento u objeto de importancia, real o imaginaria, de la cual se necesita
conocer o mantener información. Ejemplos: carro, alumno, inscripción, libro, concierto, etc.
Atributo.- Es cualquier detalle que sirva para calificar, identificar, clasificar, cuantificar o
expresar el estado de una entidad. Ejemplos: placas del carro, nombre del alumno, fecha de
inscripción, título del libro, autor, lugar del concierto, hora, fecha, artista, etc.
Relación.- Es la asociación significativa entre dos entidades.
La técnica de Modelamiento Entidad-Relación se utiliza para el diseño de la base de datos
generando bases de datos relacionales.
En bases de datos relacionales, la manera de organizar los datos es detectando las diversas
entidades con sus atributos, que formarán sus respectivas tablas y definiendo un atributo o
campo común que permitirá que dichas tablas se relacionen con el fin de poder compartir
datos entre ellas.
Los términos que se utilizan en bases de datos relacionales son los siguientes:
Campo.- es una característica que describe a una entidad, campo es lo mismo que atributo.
Campo elemental.- es una característica que esta formada por un solo dato, si se fracciona
pierde sentido.
Campo no elemental.- es una característica formada de varios datos que se pueden fraccionar y
siguen dando información.
Registro.-es el conjunto de campos que dan información sobre una entidad u objeto específico
Tabla.- es el lugar donde se almacena los registros de un grupo de objetos o entidades
similares, una tabla se utiliza como equivalente a una entidad.
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La jerarquía de la organización de los datos en una base de datos relacional se muestra en la
figura
Base de
datos, compuesta
de todas las tablas
Una tabla es un conjunto de
registros que contienen datos acerca de un
grupo de entidades similares
Un registro es un conjunto de campos que se relacionan
con una entidad y dan información sobre ésta
Los campos no elementales representan atributos cuyo valor se puede
subdividir más
Los campos elementales representan atributos cuyo valor ya no se puede subdividir más
Los caracteres son alfabéticos, números, símbolos especiales o una combinación de los anteriores y
forman los datos que serán guardados en los campos
Para crear las relaciones entre las tablas en Bases de datos relacionales se trabaja con los
campos comunes y los campos llave.
Campo común.- Es un atributo que existe en dos entidades diferentes y que permite crear una
relación entre ellas. Las características de estos campos son:
Describen lo mismo
Son del mismo tipo de datos
Son del mismo tamaño
El nombre puede ser diferente
Campo llave o clave principal o clave primaria.- Es un atributo o una combinación de
atributos que permite identificar inequívocamente a una entidad específica (registro)
No debe tener un valor nulo
No debe repetirse el valor en varios registros
Su contenido no debe ser extenso
Normalmente este campo se utiliza como campo común con otras tablas, pues permiten hacer
la relación exactamente con el registro que se requiere. Pero no es requisito que exista un
campo llave para que haya una relación, aunque sí es recomendable.
Existen 3 tipos de relaciones posibles entre dos tablas (entidades)
 Uno a uno .- cuando dos campos que permiten la relación son campos llave a la vez.
Esto se utiliza cuando una tabla tiene una extensa cantidad de campos y algunos son
mas frecuentemente utilizados que otros, es preferible separarlos en 2 o más tablas
según su uso.
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 Uno a muchos.- Cuando uno de los campos comunes es campos llave (es el tipo de
relación más frecuente). Por ejemplo, en una relación de clientes con sus pedidos.
 Muchos a muchos.- Ninguno de los dos campos comunes es llave.
Dentro del diseño de la base de datos, después de detectar las tablas, los campos y las
relaciones, se debe de aplicar una serie de reglas ya definidas por la técnica de Modelamiento
Entidad-Relación, esto se conoce como Normalización de la base de datos.
La Normalización ayuda a detectar errores en el diseño de las tablas, permitiendo reducir el
tamaño de la base de datos, al momento de disminuir la redundancia innecesaria.
El conjunto de reglas se conocen como formas normales, las cuales indican lo siguiente:
1ª. Forma normal
a) Ningún campo, a excepción del campo llave, puede estar formado de varios datos
(todos son campos elementales)
Ejemplo:
Campo mal definido
Lo correcto
Dirección
Calle, número de casa, colonia, código postal
Nombre Completo
Apellido paterno, apellido materno, nombre de
pila
b) Cada campo debe ser único en el registro, es decir, que no hayan dos o mas campos
que guarden datos similares (altura1, altura2, altura3).
Mediciones de
Plantas
Fecha 1
medición 1
fecha 2
medición 2
fecha 3
medición 3
1 registro por
planta,
limitado a 3
mediciones
Mediciones de
Plantas
Fecha
Medición
1 registro por
medición, sin
limites de
mediciones
Forma correcta
c) No debe haber campos innecesarios (el tiempo de captura y el gasto en la adquisición
de los datos es directamente proporcional al número de campos)
2ª Forma normal
a) Creación de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga datos que no tengan
ninguna relación con la entidad.
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Cría
Arete
sexo
Peso al nacer
Arete madre
Edad de la madre
raza de la madre
5
Vacas
Arete
Fecha de nacimiento
raza
madre
b) Creación de tablas adicionales cuando alguna tabla contenga un campo cuyo valor sea
común para varios registros, esto ayuda a estandarizar la captura.
Cría
Arete
raza
Peso al nacer
Peso al destete
Razas
Nombre de la raza
3ª Forma Normal
Ningún campo que no sea el campo llave, puede depender del valor de otro campo
Ejemplo: Edad – depende de la fecha de nacimiento
Producción mensual – depende de la producción diaria
Y por último Sentido Común para romper las reglas cuando se considere necesario.
Diseño de las herramientas para accesar los datos
La segunda de las fases de la gestión de los datos, se refiere a que se deben de generar las
herramientas necesarias para capturar, manejar los datos (clasificar, ordenar, sumarizar y
realizar cálculos) y generar salidas de información. Esto se logra utilizando programas
especializados en el manejo de las bases de datos, dichos programas se conocen con el nombre
de Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS).
Sistema Manejador de Bases de Datos.- Es un conjunto de programas especializados
diseñados para describir (definir los datos empleados y las relaciones), proteger, almacenar y
accesar (accesos múltiples y recuperación) la base de datos.
Dentro de esta clasificación de software existe una amplia variedad de programas comerciales,
como son: FoxPro, Delphi, DBase, Paradox, SQL y Access.
Las ventajas de utilizar un DBMS en el manejo de los datos son las siguientes:
1) Mínima redundancia (los datos no se repiten innecesariamente)
2) Consistencia, que los datos siempre se escriban igual, sin variaciones para evitar
errores en la captura como los datos que a continuación se muestran: Bachilleres 1 o
Bachilleres #1 o COBACH 1 o COBACH #1 o Colegio de Bachilleres Num. 1
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Otro aspecto que controla la consistencia es que si se hace referencia a un dato de un registro
que se supone debe existir previamente en otra tabla, en realidad exista.
Es decir, suponga que va a registrar el pedido de un cliente, entre los datos que debe guardar
esta la identificación del cliente que hizo el pedido, en este caso la consistencia verifica que el
cliente del que se hace referencia este ya capturado en la tabla de clientes, de no ser así el dato
es inválido.
3) Integridad, los datos que se capturen en un campo deben cumplir con un rango de
valores aceptables.
Por ejemplo, en el campo de sexo, solo debe aceptar una de las letras F o M
4) Compartimiento de los datos, se pueden compartir datos entre tablas y entre bases de
datos. Que es la ventaja de trabajar con bases de datos relacionales.
5) Independencia, los datos son independientes del programa que los genera, se pueden
exportar a otros programas como Excel, SAS, Word, etc.
6) Seguridad, existen medidas para proteger a los datos cuando hay un acceso
multiusuarios o fallas eléctricas.
Sistema de Información
La integración de la base de datos y las herramientas para realizar la gestión de ella forma lo
que se conoce como un Sistema de Información, aunque el concepto es más amplio, pues
abarca también a los usuarios y los equipos de cómputo que intervendrán en el proceso.
Los sistemas de información se crean ante una necesidad de almacenar y analizar datos que se
generan continuamente durante la realización de actividades productivas.
Fases para diseñar un Sistema de Información.
1. Definir el problema que se requiere solucionar (ubicarse en un contexto claro y bien
definido)
2. Levantamiento de información, esto es, conocer como se trabaja en esa actividad,
detallar todas las tareas que se realizan para detectar los datos que se generan y la
interrelación que exista entre ellos.
3. Propuestas de modificaciones en el proceso para generar los datos que sean necesarios
o sugerir posibles mejoras que se hayan detectado, aquí se requiere la ayuda de un
experto sobre el área en que se está trabajando.
4. Diseño de la base de datos
En base a que previamente se hizo el levantamiento de la información, se aplica la
técnica de Modelamiento Entidad-Relación con los siguientes pasos:
a) Detectar entidades
b) Detectar los atributos
c) Definir el campo llave
d) Definir las relaciones
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e) Aplicar la Normalización
5. Diseño de entradas y salidas de información del Sistema, crear un bosquejo sobre la
manera en que se van a estructurar las pantallas de captura y distribuir los datos, a la
vez, de definir las consultas y los reportes impresos necesarios.
6. Implementación del sistema, utilizando un Sistema Manejador de Bases de Datos
(DBMS) determinado se crean todas las estructuras de almacenamiento y las
herramientas pertinentes para su manejo. Utilizando Access como DBMS, se crean las
tablas, las consultas, los formularios tanto para capturar los datos como para mostrar la
información de las consultas, los informes y un formularios principal que hará la
función de Menú de opciones para el usuario.
7. Implantación y pruebas del Sistema, en este punto se realiza una simulación del
sistema funcionando, se capturan algunos registros y se trabaja con todas las opciones
que se hayan añadido al sistema, para detectar errores en el diseño o en el
funcionamiento y mejoras posibles, en esta parte es conveniente que el usuario final
intervenga, pues sus observaciones serán valiosas.
8. Puesta en marcha del Sistema, el sistema ya funcionando en la actividad para la cual
fue diseñado.
Access: Sistema Manejador de Bases de Datos
Los programas especializados para lograr un manejo eficiente y seguro de una base de
datos son conocidos como Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS), dentro de esta
categoría existen varios programas comerciales como son: FoxPro, Paradox, Delphi, Dbase,
Oracle, SQL y Access, todos estos programas tienen dos niveles de usuarios, los usuarios
generales, son las personas que no tienen un profundo conocimiento sobre sistemas pero que
utilizando todas las herramientas y asistentes que el programa brinda puede lograr un control
aceptable sobre su base de datos, y el segundo nivel es el de usuario avanzado, los cuales
escribirán sus propias instrucciones a través del lenguaje de programación que el programa
incluya, esto es para ocasiones en que el manejo de los datos requiera operaciones especiales
que no estén incluidas en los menús o asistentes.
Nosotros usaremos el DBMS Access, el cual es un programa popular y de fácil manejo
con una interfase amigable y que utiliza como lenguaje de programación Visual Basic.
Elementos de Access
La manera en que Access controla la base de datos es a través de los siguientes 7 elementos:
Tablas.- lugar donde se almacenan los datos que describen a objetos similares.
Formularios.- pantallas o interfases que permiten acceder de manera personalizada los datos
de las tablas.
Consultas.- son todas las indicaciones necesarias para obtener cierta información de las tablas.
Informes.- son los formatos de los reportes que serán impresos a partir de los datos arrojados
por una consulta o directamente de una tabla.
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Macros.- son una serie de instrucciones para el programa, agrupadas para ser accesadas a
través de una tecla o una sola instrucción.
Módulo.- conjunto de comandos o instrucciones de programación en Visual Basic para
realizar una tarea específica personalizada.
Página.- crea una hoja de tipo HTML para el acceso de las tablas a través del WEB.
Para iniciar una base de datos en Access
Después de haber hecho el diseño de la base de datos en papel, se crean las estructuras
necesarias para guardar los datos en la computadora desde un Sistema Manejador de Bases de
Datos, en este caso el ACCESS XP, el cual forma parte del suite de OfficeXP
Para iniciar a trabajar en Access el primer paso es crear una base de datos nueva, donde se
indicará el nombre y el lugar de almacenamiento requerido.
El siguiente paso es crear las tablas correspondientes a las entidades detectadas.
Cuando se crean las tablas lo que se hace es la estructura o el formato donde serán guardados
los datos, aunque en un DBMS la palabra formato tiene un alcance más amplio, ya que es en
esta etapa donde se ponen los controles, que afectarán a los datos que se van a capturar,
necesarios para lograr las ventajas de integridad y consistencia que antes se mencionaron.
Existen 3 maneras de crear tablas, nosotros nos concentraremos en la opción de Crear
desde Vista de Diseño de la tabla, pues es aquí donde se pueden acceder todas las
herramientas que provee ACCESS para controlar los datos que serán guardados en los campos
y poner restricciones que previamente se hayan detectado durante el diseño de la base de
datos.
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Cuando se crea la estructura de la tabla se debe definir y configurar cada uno de los
campos, a esto se le llama diseño de la tabla, o sea la estructura donde serán guardados los
datos, se deben seguir una serie de pasos para cada campo o atributo detectado.
Los pasos para definir la estructura de la tabla son los siguientes:
1º. Ponerle un nombre al campo. El cual como máximo puede tener 64 caracteres, no debe
iniciar con espacios ni contener el punto ni parentesis, como por ejemplo Nom. de la empresa,
también se recomienda que los nombres de los campos sean cortos, principalmente
abreviaciones, ya que para cálculos futuros se debe hacer referencia al campo respecto a su
nombre, y que no contengan espacios entre las palabras para cuestiones de compatibilidad con
otros Sistemas Manejadores de Bases de datos
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2º. Indicar el tipo de datos con el que se va a trabajar en ese campo.
El tipo texto se utiliza en casos donde el dato contenga letras y/o números, símbolos
especiales y/o espacios, pero con un tamaño limitado de hasta 255 caracteres. Ejemplo:
Nombre, Dirección, Ciudad, etc.
El tipo memo, se utiliza en casos donde se requiere guardar un texto con longitud mayor a los
255 caracteres o donde se requiera separar el dato en párrafos, por ejemplo un campo para
observaciones generales, descripción de algo o un historial médico, para los cuales no
sabemos con exactitud el espacio que se necesita para almacenar el dato, además de que se
requiere utilizar el punto y aparte.
El tipo número será para campos donde se precise realizar cálculos numéricos posteriores,
este tipo de campo utiliza el procesador matemático para lograr una mayor precisión en sus
cálculos. El tamaño del campo dependerá del dato que se espere guardar, para casos donde
solo se trabaje con números enteros (no fracciones) existen los tamaños de:
Nombre
Valor mínimo
Valor máximo
Bytes ocupados
Byte
Entero
entero largo
0
-32.768
-2.147.483.648
255
32.767
2.147.483.647
1
2
4
Lugares
decimales
0
0
0
Por otra parte, para datos donde se requieran fracciones existen los tamaños de:
Nombre
Valor mínimo que
almacena
Valor máximo que almacena
Bytes
ocupados
Lugares
decimales
Simple
-3,402823E38
1,401298E-45
-1,401298E-45
3,402823E38
4
7
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Doble
Decimal
-1,79769313486231E308
1,79769313486231E308
-10^28-1
4,94065645841247E-324
4,94065645841247E-324
10^28-1
11
8
15
12
28
Los tamaños más comúnmente usados son el entero largo y el decimal dependiendo del caso.
Ejemplos: número de partos (byte), circunferencia de un árbol (simple), Número de páginas de
un libro (entero), etc.
El tipo Fecha/Hora se utiliza cuando el campo esta representando una fecha y en ocasiones
también se necesita almacenar la hora, en este tipo de campo el tamaño es fijo. Ejemplo Fecha
de nacimiento, fecha de registro, Hora del parto, etc.
El tipo moneda trabaja con 2 lugares decimales, se utiliza principalmente para campos que
representan dinero aunque no exclusivamente ya que se recomienda utilizar en campos donde
no se requiera mucha precisión decimal en los cálculos y que estén involucrados en una
cantidad exhaustiva de operaciones matemáticas, pues este tipo trabaja a mayor velocidad que
los tipo numéricos con tamaño doble o simple. El formato del campo se puede controlar para
que no añada el símbolo $ en los casos que no se requiera. Ejemplo costo, precio, peso al
nacer, etc.
El tipo autonumérico es útil en los casos en que se requiere un campo para trabajar como
campo llave y que no se necesita tener el control sobre el dato que se va a guardar. Este tipo
autonumérico pone de manera autónoma un número secuencial según el número de registros
que se han capturado en la tabla (no importa si actualmente existen o fueron borrados de la
tabla), asegurando con esto que este campo siempre tendrá un valor diferente al de los demás
registros. Ejemplo id_cliente, id_carro, etc.
El tipo Sí/No trabaja para casos en que sólo se puede tener uno de estos dos valores como
respuesta, por ejemplo: Soltero? Sí o No, Hembra?, Baja?, etc.
El tipo Objeto Ole es muy importante en la actualidad donde la comunicación es
principalmente visual, este tipo permite que imágenes, sonidos o archivos generados en alguna
aplicación compatible con Microsoft Office, se pueda relacionar con un registro a través de un
campo. Ejemplo: Foto de la persona, Canto de una pájaro, Un registro oficial escaneado, etc.
El tipo Hipervínculo es para cuando el dato que se va a guardar se refiere a una dirección de
WEB, dirección de correo o una liga a un punto específico de un documento u hoja
electrónica. La manera de hacer la liga a una parte específica de un documento cuando se están
capturando los datos en la tabla es la siguiente: abra el documento y la tabla a la vez, acomode
las ventanas de tal manera que pueda observar los dos programas al mismo tiempo, abra la
tabla en vista de datos, seleccione el texto del documento donde se quiere hacer la liga y
presionando la tecla de Control (Ctrl) arrastre el texto al campo tipo hipervínculo del registro
que le corresponde.
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Por último el asistente para búsquedas, es para campos que requieren una búsqueda
ya sea en una tabla o en una lista de valores que desde el diseño se define, para verificar si el
dato capturado es el correcto, esto es sumamente útil para el control de consistencia de los
datos
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La primera opción de una búsqueda:
se utiliza principalmente cuando un campo de la tabla es común con un campo de una tabla
primaria, es decir, con una tabla donde se tiene una relación de uno a muchos o de uno a uno,
en este caso es imprescindible que el valor que se capture en el campo exista previamente en
algún registro de la tabla primaria, también se utiliza en tablas adicionales que se crean cuando
se aplica la segunda forma normal, la cual indica que en los casos en que existan campos en
una tabla que en realidad describan a un objeto diferente se recomienda guardarlos en una
tabla adicional o en casos en que los valores de un campo sean muy repetitivos (como la
familia de una planta en un inventario de plantas) y no se quiera limitar a un grupo de valores
predefinidos es mejor crear una tabla adicional donde solo se guarde ese campo y el usuario
alimente la tabla con todos los valores que requiera.
La segunda opción en una búsqueda:
se utiliza cuando un campo tiene valores bien definidos y que se quieren mostrar al usuario a
través de un menú de despliegue, la ventaja de esto es que el usuario no tiene que escribir el
valor completo pues con las primeras letras automáticamente se van localizando los valores en
la lista o también lo puede seleccionar con el mouse. La limitante que la lista de valores
quedan fijos a los que el diseñador haya definido desde la estructura de la tabla, muy común
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en campos como: tamaño (grande, mediano, chico), estado (sólido, líquido, gaseoso), color de
hoja (verde, amarillo, naranja), etc.
Menú de despliegue
Desde el asistente para búsquedas se hace todo a través de un asistente sin tener que
configurar las opciones de manera manual a excepción de la opción de “limitar a la lista” la
cual permite poner un candado a los datos válidos para el campo.
Hasta este momento el campo ya puede recibir datos, limitados solo por el tipo de
datos que se haya definido, pero cuando se va a realizar una captura exhaustiva de datos o que
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la captura se deberá realizar sistemáticamente en un periodo grande de tiempo es
recomendable invertir tiempo en el diseño del campo que nos evitará problemas y dolores de
cabeza ocasionados por errores en la captura de los datos. Se debe tener en cuenta que los
controles que se pongan al campo desde el diseño de la tabla, siempre van a estar presentes en
ese campo sin importar si se esta trabajando desde la tabla en vista de datos, los formularios o
las consultas. En ocasiones es recomendable que algunos controles se definan desde el
formulario para personalizar el campo según los requerimientos de la tarea que se esté
refiriendo.
Para configurar un campo desde la vista de diseño de la tabla se hace con las
propiedades del campo, las cuales se accesan a través de las 2 fichas que se muestran en la
parte inferior de la ventana de diseño.
Ficha General
3º. El tamaño ya se mencionó con los tipos de datos, pues el tamaño depende del tipo de dato
que se defina.
4º. Formato, aquí se especifica la manera en que se quiere que se muestren los datos en los
formularios o los reportes. Se controla el color y algunas cosas del texto como si se muestra en
mayúsculas o minúsculas. No es recomendable poner controles aquí pues es más sencillo
hacerlos a través del formulario o los informes.
5º. Máscara de entrada es una ayuda importante en la captura del dato ya que estandariza la
manera en que se forma el dato y se guarda en la tabla, es decir, con una máscara se puede
hacer que el dato para todos los registros siempre se guarde en mayúsculas, minúsculas o una
combinación de éstas, también se pueden añadir caracteres constantes al dato que se esta
capturando, por ejemplo en un campo que guarde un código de un artículo y sea necesario que
todos los códigos inicien con las letras WK se pone una máscara y así el usuario ya no tendrá
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que escribir estas 2 letras constantes, también permite controlar la secuencia de letras y
números con los que se formarán los datos del campo.
Las máscaras de entrada contiene 3 secciones, aunque la única indispensable es la
primera la cual trabaja con una serie de caracteres especiales que permiten indicarle al
programa como se debe de formar el dato que se va a capturar. La sintaxis de una máscara es
la siguiente:
Sección primera; Sección segunda; Sección tercera
Sección
Descripción
Primera
Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo,
!(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puede
utilizar para definir la máscara de entrada, vea la tabla siguiente.
Segunda
Especifica si Microsoft Access almacena los caracteres de
visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para
esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por
ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de
teléfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta sección
en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.
Tercera
Especifica el carácter que Microsoft Access muestra para el espacio
en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada.
Para esta sección, puede utilizar cualquier carácter; para mostrar una
cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (" ").
Caracteres especiales que se utilizan en una máscara:
Carácter
Descripción
0
Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no
permitidos).
9
Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no
permitidos).
#
Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en
blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los
datos; signos más y menos permitidos).
L
Letra (A a Z, entrada obligatoria).
?
Letra (A a Z, entrada opcional).
A
Letra o dígito (entrada obligatoria).
a
Letra o dígito (entrada opcional).
&
Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
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17
C
Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
.,:;-/
Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y
hora. (Los caracteres utilizados dependen de los valores del cuadro de
diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de
control de Windows).
<
Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
>
Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
!
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en
lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos
en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede
incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de
entrada.
\
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por
ejemplo, \A se muestra sólo como A).
En las máscaras es necesario señalar para cada espacio, que determina el tamaño del
campo, que se espera recibir. Por ejemplo: el código de un artículo que esta formado por 4
letras, donde las dos primeras son WK, seguidas de 4 números opcionales. Para este caso el
tipo del campo es texto, tamaño 8 pues las dos letras constantes se van a guardar como parte
del dato. La máscara correspondiente es:
W K
L
L
0
0
9
9
; 0;“ ”
Indica que se muestren
espacios en los lugares
vacíos al momento de
capturar el dato
Indica que se guarden las
constantes WK
Tamaño 8
a las letras WK el programa las enmarcará ente comillas, quedando la máscara como:
“WK”LL0099;0;” “
Otro ejemplo es cuando se requiere guardar el nombre de un perro, y para estandarizar
que siempre esté capturado con la primera letra en mayúsculas y las demás en minúsculas se
pone una máscara, el tamaño del campo será 15 y la máscara es: >L<??????????????, el
carácter L nos asegura que el dato no va a iniciar con espacio sino con una letra que será la
que se convierta a mayúsculas, los demás caracteres son letras opcionales pues no podemos
obligar que todos los perros tengan un nombre de 15 letras.
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Más ejemplos:
Campo
Lo que se va a controlar
Placas
Formada por 3 letras 4 números y dos letras
o números opcionales, todo en mayúsculas
RFC
4 letras, 6 números, un guión, 2 letras o
numeros opcionales y un número opcional,
todo en mayúsculas
Dirección máximo 20 caracteres en minúsculas
Peso
Son 2 enteros y 3 fracciones opcionales
18
Máscara requerida
>LLL000aa
>LLLL000000-aa9;0
<CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
99.999
Las máscaras son muy útiles y trabajan como una plantilla para controlar la secuencias de
letras, números o símbolos especiales que forman el dato pero NO controla cuales letras o
números deben ser, para eso se utiliza la regla de validación.
6º. Título, es para escribir el nombre largo del campo, tal como se escriba en el título será
como se muestre el campo en un formulario o un informe pues no es conveniente que la
persona que va a capturar los datos vea abreviaturas para hacer referencia al campo.
7º. Valor predeterminado. Cuando en una tabla existe un valor que es muy frecuente para ese
campo, lo cual implica que al momento de capturar el registro el dato de ese campo se va a
estar repitiendo continuamente en la mayoría de los registros, para evitar tener que escribir lo
mismo se pone ese dato como un valor predeterminado, lo cual implica que al momento de
agregar un nuevo registro el campo toma este valor por default y si es otro dato simplemente
se sobreescribe.
Ejemplo: En un inventario de equipo de cómputo es necesario guardar el tipo de equipo
(computadora, impresora, escanner, etc.) como casi todo lo que se registre serán
computadoras el valor predeterminado que se indique en el campo de tipo es “Computadora”.
8º. Regla de Validación. Cuando se necesita controlar el valor del dato que se va a capturar
en el campo comparando dicho valor con los datos que se determinaron como válidos en el
momento del diseño se utiliza una regla de validación, la cual se basa en expresiones lógicas.
Expresiones lógicas
Son las que permiten indicar una condición que se debe cumplir sobre uno o varios campos,
evaluándose y regresando un Verdadero si se cumple la condición o un Falso si se rechaza.
Se utilizan en la estructura de la tabla a través de la regla de validación del campo y la regla de
validación de la tabla.
También su uso es extenso en las consultas y eventualmente en los formularios o informes.
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Sintaxis de una expresión lógica
Campo
Operador de
comparación
Expresión
 Constante:”Rojo”,123,
#15/03/2003#
 Función: Fecha(),
Año([fecha])
 Un cálculo: Fecha()-230
 Otro campo: [F_Nac]
>,<,>=,<=,=,<>, Entre
___Y ___, Como
Nota importante: En reglas de validación para un campo NO se puede comparar el
campo con otro campo, de ser esto necesario se debe de hacer desde la regla de validación
del registro (Propiedades de la tabla, en vista de diseño), también se omite el nombre del
campo en cuestión, pues la regla de validación del campo implica que ya se está haciendo
referencia al mismo.
Ejemplos:
Peso al nacer de un becerro, no debe ser mayor de 42 Kgs ni menor de 25 Kgs
PesoNac
Entre 25 y 42
La fecha de nacimiento no debe ser después de la fecha actual
FechaNac
<=fecha()
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20
La edad del animal al momento de registrarse debe ser máxima de 15 días
FechaNac
>= fecha()-15
Cuando se tienen varias condiciones que cumplir en un campo, éstas deben de unirse con un
operador lógico, la intersección Y, el cual obliga que las dos condiciones se cumplan para
aceptar el dato y la unión O, que permite el dato siempre y cuando se cumpla al menos una de
las dos condiciones.
Ejemplos de expresiones lógicas
Para la raza de una vaca solo acepta razas Charolais, Limousin y Brangus
Raza
“Charolais” O “Limousin” O “Brangus”
El animal debe destetarse con mínimo de 180 días de edad y pesar más de 100 Kgs
[Fdestete] > [Fnac]+180 Y [Pdestete] > 100
Ejemplos de expresiones con campos tipo texto y fecha/Hora utilizando constantes
Campo
Expresión
Descripción
CiudadEnvío
"Londres"
Muestra los pedidos enviados a
Londres.
CiudadEnvío
"Londres" O "Hedge End"
Utiliza el operador O (Or) para mostrar
los pedidos enviados a Londres o a
Hedge End.
FechaEnvío
Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95#
Utiliza el operador Entre...Y
(Between...And) para mostrar los
pedidos enviados no antes del 5-Ene95 ni después del 10-Ene-95.
FechaEnvío
#2/2/95#
Muestra los pedidos enviados el 2Feb-95.
PaísEnvío
En("Canadá", "Reino Unido")
Utiliza el operador En (In) para
mostrar los pedidos enviados a
Canadá o al Reino Unido.
PaísEnvio
Negado "EE.UU."
Utiliza el operador Negado (Not) para
mostrar los pedidos enviados a países
distintos de EE.UU.
NombreEnvío
Como "S*"
Muestra los pedidos enviados a los
clientes cuyo nombre empieza por S.
NombreCompañía
>="N"
Muestra los pedidos enviados a
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21
compañías cuyo nombre comienza
por las letras N a Z.
IdPedido
Der([IdPedido], 2)="99"
Utiliza la función Der (Right) para
mostrar los pedidos con valores de
IdPedido que terminan en 99.
NombreCompañía
Longitud([NombreCompañía])
>Val(30)
Utiliza las funciones Longitud (Len) y
Val (Val) para mostrar los pedidos de
las compañías cuyo nombre tiene más
de 30 caracteres
Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuación usan el resultado
como criterio
Campo
Expresión
Descripción
FechaRequerida
Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3,
Fecha( ))
Utiliza el operador Entre...Y
(Between...And) y las funciones
AgregFecha (DateAdd) y Fecha
(Date) para mostrar pedidos cuya
fecha requerida está entre el día de
hoy y dentro de tres meses.
FechaPedido
< Fecha( )- 30
Utiliza la función Fecha (Date) para
mostrar los pedidos con una
antigüedad de más de 30 días.
FechaPedido
Año([FechaPedido])=1996
Utiliza la función Año (Year) para
mostrar los pedidos con fechas de
entrega en 1996.
FechaPedido
ParcFecha("q", [FechaPedido])=4
Utiliza la función ParcFecha
(DatePart) para mostrar los pedidos
del cuarto trimestre.
FechaPedido
SerieFecha(Año
([FechaPedido]),
Mes([FechaPedido])+1, 1)-1
Utiliza las funciones SerieFecha
(DateSerial), Año (Year) y Mes
(Month) para mostrar los pedidos
del último día de cada mes.
FechaPedido
Año([FechaPedido])=
Año(Ahora()) Y Mes([FechaPedido])=
Mes(Ahora())
Utiliza las funciones Año (Year) y
Mes (Month) y el operador Y (And)
para mostrar los pedidos del año y
el mes actual.
Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo vacío (Null o cadena de longitud cero)
como criterio
Campo
Expresión
Descripción
RegiónEnvío
Es Nulo
Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo
RegiónEnvío es Null (está vacío).
RegiónEnvío
No es Nulo
Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo
RegiónEnvío contiene un valor.
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Fax
""
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Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una
máquina de fax, lo que se indica mediante un valor de
cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de
un valor Null (vacío).
Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio
Campo
Expresión
Muestra
NombreDestinatario
Como "S*"
Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres
empiezan por la letra S.
NombreDestinatario
Como "*Importaciones"
Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres
terminan por la palabra "Importaciones".
NombreDestinatario
Como "[A-D]*"
Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres
empiezan de la A a la D.
NombreDestinatario
Como "*ar*"
Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres
incluyen la secuencia de letras "ar".
NombreDestinatario
Como "Casa Dewe?"
Pedidos enviados al cliente con "Casa" como
primera parte del nombre y un segundo nombre
de 5 letras, de las cuales las cuatro primeras son
"Dewe" y la última se desconoce.
Ejemplos de expresiones que usan el resultado de una función de agregado de dominio como
criterio
Campo
Expresión
Descripción
Carga
>(DDesvEst("[Carga]", "Pedidos") +
DProm("[Carga]", "Pedidos"))
Utiliza las funciones DProm (DAvg) y
DDesvEst (DStDev) para mostrar todos
los pedidos para los que el coste de
carga queda por encima de la media
más la desviación estándar del coste de
carga.
Cantidad
>DProm("[Cantidad]", "Detalles de
pedidos")
Utiliza la función DProm (DAvg) para
mostrar los productos pedidos en
cantidades superiores a la cantidad de
pedido media.
Lo anteriormente expuesto se puede resumir en el cuadro que a continuación se muestra, ahí se
indica el significado de cada una de las propiedades del campo, tanto generales como de
búsqueda.
Respecto a las búsquedas, aun cuando puede utilizar el asistente para realizarlas, también lo
puede hacer a través de la ficha de búsqueda que se muestra en las propiedades del campo, si
utiliza el asistente, éste se encarga de llenar los datos que se requieren, pero desde la ficha de
búsqueda se pueden modificar las opciones inicialmente indicadas agregando mas campos,
cambiando el campo dependiente o modificando el ancho de la columna, lo que sí es
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23
importante es que desde esta ficha se determina la propiedad de Limitar a la Lista, lo cual no
permite el asistente.
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24
Cuadro de Propiedades del Campo
Propiedades Generales
Tamaño
Formato
Máscara de
Entrada
Título
Valor
Predeterminado
Regla de
Validación
Texto de
Validación
Requerido
Propiedades de Búsqueda
Control de Origen
Como se muestra la
lista en el
formulario
De dónde se van a
tomar los valores
Cuadro de texto
Cuadro de lista
Cuadro Combinado
Tabla/Consulta
Lista de Valores
SELECT [campo1],
[Campo2] FROM
[Tabla];
Dato1;dato2;..
El cómo se muestra el
dato
Controla la secuencia
de caracteres que
forman el dato
Tipo de origen de
la fila
Origen de la fila
Cuales valores
forman la lista
Substituye el nombre
del campo en los
formularios e
informes
Dato que toma este
campo en un registro
nuevo
Columna
dependiente
De cual columna se
toma el valor que
se seleccione
Número de
Columnas
Condiciona el dato
utilizando
expresiones lógicas
Texto libre que indica
en que consiste la RV
Obliga la captura
Ancho de
Columnas
En cuantas
columnas se
distribuyen los
datos
Espacio para
3cms;4cms
c/columna
separado por ;
Solo acepta datos
que estén en la lista
Limitar a la lista
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25
Campo llave o Campo principal
Para finalizar se debe señalar el campo que se utilizará como llave o principal, utilizando ya
sea la barra de herramienta principal con el icono
o a través del menú que aparece al presionar el botón derecho del mouse
Si al marcar el campo como campo llave aparece el siguiente error:
Nos indica que la tabla tiene capturados datos y alguno o algunos de los registros tiene el
campo que se esta indicando como llave sin un valor capturado, lo cual no es permitido, para
solucionar esto, debe desmarcar el campo como llave, salvar la estructura y cambiarse a la
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26
vista de datos para eliminar el registro o capturar el valor que corresponde en el campo que
vamos a requerir como llave.
Otro error que puede ocurrir es
lo cual nos indica que ya se habían capturado datos en la tabla antes de señalar el campo llave
y durante la captura se hicieron dos o mas registros con el mismo valor en el campo que
queremos trabajar como llave. Primero debe corregir el dato antes de hacer la modificación en
la estructura.
Herramientas de Access para obtener las ventajas de un
DBMS
Es a través de las propiedades de los campos y de la tabla como se logra obtener la
Consistencia e Integridad, que se mencionaron como ventajas de utilizar un Sistema
Manejador de Bases de Datos.
La consistencia se tendrá utilizando las búsquedas tanto en tablas adicionales como en
listas de valores y las máscaras de entrada.
La integridad de los datos se controlará con definir correctamente el tipo de datos, las
búsquedas en listas de valores definiendo que se limite a la lista y principalmente con las
reglas de Validación.
El compartir de los datos es utilizando la opción de copiar – pegar o a través de las
consultas de creación de tablas o de anexar datos, también esta la opción de importar o
exportar presente en el menú de opciones del botón derecho del mouse.
La independencia de los datos se obtiene con la opción de exportar la tabla, que se
muestra en el submenú de Archivo del menú principal, o con el menú que se despliega al
presionar el botón derecho del mouse cuando se tiene seleccionada una tabla.
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27
Desde este menú de opciones, se puede cambiar el nombre a la tabla, sacar una copia en otra
tabla que se guarda en la misma base de datos, imprimir el listado de los registros sin un
formato determinado, etc.
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28
Consultas
Como ya se ha hablado, los datos guardados en las diversas tablas de la base de datos se
convierten en información hasta en el momento en que son útiles y significativos para el
usuario, quien los requiere para tomar alguna decisión específica.
Para obtener información es necesario en primer término tener alimentadas las tablas con los
datos y posteriormente manejar los datos según lo que se requiera.
Access brinda una potente herramienta llamada Consultas para obtener información y algo
más, a través de consultas podemos:
 Compartir datos entre tablas: combinando campos de varias tablas, compartiendo
grupos de registros entre dos tablas o creando nuevas tablas a partir de las ya
existentes.
 Filtrar campos, trabajando solo con los campos de nuestro interes
 Filtrar registros, ya sea por posición en la lista de registros a partir del primer registro
que se observe en el resultado de la consulta o por valores que tengan en los campos
 Calcular formulas para cada uno de los registros a partir de los datos que están en sus
campos o clasificando los registros por alguna característica común para
posteriormente hacer cálculos sobre el grupos de registros.
 Ordenar los datos
 Clasificar por una o varias características comunes entre los registros
 Anexar datos de una tabla a otra
 Eliminar un conjunto de registros definidos por una o varias opciones
 Crear una tabla con datos específicos de otra tabla.
 Reemplazar un valor de un campo por otro valor de forma selectiva
 Hacer filtros dinámicos donde el usuario personaliza los filtros según sus necesidades
Tipos de Consultas
Existen 6 tipos de consultas:
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29
Las consultas de selección son las más utilizadas, pues son las que muestran información
específica en la pantalla y a partir de ellas puede crear formularios e informes.
A excepción de la consulta de tabla de referencias cruzadas, el resto de las consultas se utilizan
para afectar directamente a los datos de las tablas por eso se les conocen como consultas de
acción.
Diseño de la consulta
Al igual que las tablas, las consultas tienen dos vistas, una es vista de diseño donde
configuramos todo lo necesario para obtener los datos requeridos y la otra es cuando la
consulta ya esta creada y se ejecuta para obtener los resultados cada vez que se requieran.
Para crear una consulta existen dos opciones: una es con el asistente, el cual permite
seleccionar las tablas o consultas previas y los campos con los que se va a trabajar y la otra es
desde vista de diseño que es donde se tiene el control total sobre todos los elementos de la
consulta.
Nosotros usaremos la opción de crear la
consulta en vista de diseño.
En vista de diseño la pantalla se separa en dos partes, como se muestra en la figura
Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH
30
Aquí se
muestran las
tablas o
consultas con
las que va a
trabajar
Los campos que
formarán la
consulta,
seleccionados de
las tablas con
doble clic
Claro que las tablas o consultas deben estar relacionadas o tener algo en común para que se
establezca una relación dentro de la consulta.
La barra principal de herramientas para el diseño de la consulta tiene los siguientes elementos
Cuando inicia la creación de la consulta usted debe seleccionar las tablas o consultas que serán
el origen de los datos y posteriormente pasar los campos con los que va trabajar a las
columnas que se muestran en la parte inferior de la pantalla. Para hacer esto solo presione
doble clic del ratón sobre el campo requerido.
Los elementos que forman parte de las columnas son:
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31
Compartir datos de varias tablas o consultas
Las tablas deben tener campos comunes para poder compartir campos entre ellas, simplemente
pasa los campos que necesita a las columnas.
Lo mismo es para los filtros de campos.
Ordenar en Ascendente o Descendente
Los registros se pueden mostrar ordenados respecto a uno o varios campos, seleccionando de
manera individual cual es el orden que le corresponde a cada uno, el orden se realizara a partir
del campo señalado que este más a la izquierda, terminando con el campo que esté en el
extremo derecho.
Se utilizan varios campos cuando se considera que varios registros pueden tener repeticiones
en el mismo campo y es necesario otra u otras referencias de ordenación.
Primero ordena por país
Filtros de registros
Por posición en el listado
Considerando la lista de registros resultado de la consulta se puede limitar a que se muestren
solo un cierto número de registros a partir del primer registro de la lista.
Esto se hace desde la vista de diseño en la barra de herramientas con el siguiente icono
Aunque cuenta con valores
predeterminados, se personalizar el dato
Por valor en sus campos
Usted puede condicionar los registros con los cuales va a trabajar a partir de restricciones
sobre los valores posibles guardados en los campos. Esto se hace a través de expresiones
lógicas.
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32
Como se mencionó en el diseño de la tabla las expresiones lógicas consisten en la
comparación de un campo con un dato, donde se regresa un valor verdadero si se cumple la
condición o de lo contrario regresa un valor negativo.
 Constante:”Rojo”,123,
#15/03/2003#
Operador de
comparación
Campo
Expresión
 Función: Fecha(),
Año([fecha])
 Un cálculo: Fecha()-230
 Otro campo: [F_Nac]
>,<,>=,<=,=,<>,
Entre ___Y ___, Como
Como el nombre del campo ya esta indicado no es
necesario escribirlo en la expresión lógica
Cuando usted escribe un valor constante en el criterio el programa delimita ese valor según el
tipo de dato que corresponda.
Constantes tipo texto:
“Alberto” , “Alemania”, “Samaniego #2345”
Constantes tipo fecha:
#25/02/2001#, #13/03/2003#, #31/12/2003#
Constantes tipo número:
123, 34.5, 45678.567
Ejemplos de campos:
[FechaNacimiento], [Nombre], [Peso al Nacer]
Solicitud de un dato al usuario de la consulta
(recuerda que eres el diseñador)
Cuando se quiere hacer una consulta abierta, es decir, que no trabaje con datos fijos o
constantes, sino con los que indique la persona que esta ejecutando la consulta se hace una
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33
solicitud del dato en lugar de escribir el valor fijo desde el diseño de la consulta, para esto se
reemplaza el valor fijo por una pregunta que se le hará al usuario escrita entre corchetes.
Debe tener cuidado de que el texto que escriba dentro de los corchetes NO coincida con el
nombre de un campo, pues esto indicaría que tome el valor del campo.
Ejemplos:
Trabajando con constantes
“Alemania”
>45.50
Como “B*”
Trabajando con una solicitud de dato
[De cual país quiere los pedidos?]
>[Mayor de cual precio?]
Como [Con cual letra inicia?]+”*”
El signo + o & son de concatenación en datos tipo texto, es decir, sirven para unir varios
textos en uno solo
Operadores de comparación:
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual
<=
Menor o igual
<>
Diferente
Entre Vmín y Vmáx Controla rangos entre un valor mínimo y un valor máximo
=
Busca valores que sean exactamente iguales a la expresión del
criterio
Como
Se utiliza para encontrar solo partes de texto en un campo tipo texto,
trabaja en conjunto con los comodines * y ?, donde el * significa
que substituye o ignora un grupo de caracteres y el ? solo ignora el
caracter de la posición donde se ubique.
Ejemplos del operador Como
Como “A*”
busca todo lo que inicia en A
Como “*on”
busca todo lo que finaliza en on
Como “*on*”
busca todo lo que contenga la combinación on sin importar la posición
Como “?a*”
busca todo lo que la segunda letra sea una a
también funciona para campos tipo fecha
Como “*03”
Busca todas las fechas que el año terminan en 03
Como “*/03/*
Busca todas las fechas que el mes es de marzo
Como “03*”
Busca todas las fechas que el día es 3
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34
Para formar la expresión de comparación puede utilizar el generador de expresiones.
Desde esta ventana puede accesar las funciones incorporadas y los campos de las tablas del
sistema.
De aquí selecciona los
campos
A continuación se muestra un cuadro con las funciones más comunes escritas con la versión
en español, considere que un registro tiene en su campo FechaNacimiento el valor de
11/02/1968 y en el campo Nombre el valor de Soraya, para trabajar con el ejemplo.
Nombre de la función
Ejemplo
Ahora()
Ahora()
HoraActual()
HoraActual()
Valor que
regresa
La fecha de la
computadora
La hora de la
computadora
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35
Año([campo o dato tipo
fecha])
Año(#16/10/2003#)
Año([FechaNacimiento])
2003
1968
Mes([campo o dato tipo
fecha])
Mes(#16/10/2003#)
Mes([FechaNacimiento])
10
02
Día([campo o dato tipo
fecha])
Día(#16/10/2003#)
Día([FechaNacimiento])
16
8
DíaSemana([campo o dato
tipo fecha])
DíaSemana(#16/10/2003#)
DíaSemana([FechaNacimiento])
5
1
NombreDíadelaSemana( # de
día del 1 al 7)
NombreDíaSemana(5)
NombreDíaSemana(DíaSemana([FechaNacimiento]))
Jueves
Domingo
Izq(texto,# de letras)
Izq(“Alonso”,2)
Izq([Nombre],4)
Al
Sora
Der(texto,# de letras)
Der(“Alonso”,2)
Der([Nombre],4)
so
raya
También tiene los cuadros de ejemplos que se mostraron en el capítulo de Tablas en
expresiones lógicas.
Campos calculados
Según la tercera forma normal, ningún campo que pueda calcularse a partir de otro campo
debe capturarse en el registro, por lo tanto es en consultas donde podemos obtener este tipo de
campos que en ocasiones son necesarios para presentarle información al usuario.
La sintaxis de un campo calculado es la siguiente:
Nombre del campo que se va a calcular: Cálculo que generará el nuevo dato
El campo calculado se escribe en una columna vacía de la consulta en el renglón de campo
Nuevo campo con el nombre
día que muestra el día de la
semana a partir de la fecha de
nacimiento
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36
Ejemplos:
fecha_prox_parto: [Fpreñez]+210
Edad: (fecha()-[FechaNacimiento])/365
Incremento_diario: ([pesofinal]-[pesoinicial])/([fechafinal]-[Fechainicial])
Trabajando con grupos de Registros
Se pueden clasificar o agrupar los registros respecto a uno o varios campos con valores
comunes, para posteriormente realizar algunos cálculos con campos tipo número donde solo
intervengan los registros del grupo.
Por ejemplo si tuviera una tabla los artículos que ha vendido, es necesario saber cuantas
unidades ha vendido por cada artículo diferente, o cuales artículos son los más solicitados aun
cuando el volumen de la venta no sea muy alto, en cual mes es cuando mas vende, etc.
Para accesar todas las opciones de totales o grupos es necesario que presione el icono
se muestra en la barra de herramientas del diseño de la consulta.
que
Los cálculos que puede realizar con los registros del grupo son:
suma, promedio, desviación estandar y varianza (solo trabajan para campos tipo número); y
cuenta, mínimo, máximo, primero, último (para campos tipo número, texto y fecha), en
realidad el cálculo de cuenta no considera el campo señalado sino los registros del grupo.
La opción de agrupar por se aplican en los campos respecto a los cuales se formarán los
grupos, si son varios campos se agrupa considerando los campos de izquierda a derecha
La opción de dónde es para cuando se va a condicionar con cuales registros se quiere trabajar,
pero no afecta las operaciones de los grupos ni se muestra el campo en el resultado de la tabla.
La opción expresión, es para campos calculados que impliquen una función de cálculo de
grupo como Suma(), Promedio(), Var(), etc.
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37
Botón de grupos
Renglón Nuevo
La combinación de todos los elementos anteriormente expuestos hacen de Consultas una
potente herramienta para obtener información a partir de las tablas, dichos elementos
funcionan en su totalidad en las consultas de selección, para los otros tipos de consultas
existen limitaciones considerando el tipo de tarea para la que fueron creadas.
Cuando se hace una consulta con campos calculados no se pueden poner criterios en el campo
que se esta calculando, es necesario crear otra consulta basada en la consulta donde se hicieron
los campos calculados.
Podemos mezclar varias consultas para obtener resultados complejos. Normalmente a partir de
las consultas se realizan gráficas, formularios e informes impresos.
Consultas de creación de tablas
Se utilizan para crear nuevas tablas a partir de los resultados de la consulta. Se utilizan
comúnmente cuando se requiere pasar solo ciertos datos a una persona extraña y no queremos
que tenga acceso a todos los datos almacenados, así se crean sus propias tablas que se pueden
guardar en una base de datos diferente.
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38
Consulta de datos anexados
Se utilizan cuando el resultado de la consulta se requiere añadir a los registros ya existentes en
otra tabla
Curso de Bases de datos de la Facultad de Zootecnia, UACH
39
En el renglón de Anexar a se debe indicar el campo común o el campo que corresponda en la
tabla de destino con el campo de origen en la consulta. Es decir, en cual campo se van a
guardar los datos de esa columna de la consulta.
Consulta de actualización
Se utiliza para reemplazar un dato de la tabla por uno nuevo, a partir de una serie de
condiciones que se indiquen en la consulta.
Nuevo valor que será guardado
Consulta de Eliminación
Para borrar definitivamente un grupo de registros de una tabla a partir de una serie de
condiciones que se deben cumplir previamente, cuando se ejecuta la consulta el programa
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brinda la opción al usuario de cancelar la operación, pero si se acepta los datos ya no se
pueden recuperar.
Consulta de tablas de referencias cruzadas
Cuando se necesita que los diferentes valores que guarde un campo formen las columnas de
del resultado de la consulta y otro campo se considere para indicar los grupos de registros con
los que se efectuarán los cálculos que se permiten con la opción de totales, se requiere una
consulta de referencia cruzada.
Comúnmente se utiliza cuando durante el diseño de la base de datos se aplicó la primera forma
normal inciso b, la cual menciona que no deben de existir 2 o mas campos que describan el
mismo atributo (Examen1, examen2, examen 3, etc), mejor se crea una tabla que maneje un
registro para cada examen, cuando se requiere ver los datos con una presentación de una tabla
con una columna por examen se crea una consulta de referencia cruzada.
Tabla con error en el diseño, pero que se muestra de forma sencilla para el usuario:
Matrícula
Calificación Ex1
Calificación Ex2
Calificación Ex3
145678
65
75
84
345236
72
83
98
Manera correcta de organizar los datos aplicando la 1ª. Forma normal
Matrícula
Calificación
Examen
145678
65
1
145678
75
2
145678
84
3
345236
72
1
345236
83
2
345236
98
3
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Tabla creada de la manera correcta, aun cuando para el usuario no sea tan sencillo interpretar
la información
Si se utiliza una consulta de
Con el siguiente diseño
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Se obtiene un resultado similar al primer planteamiento de la tabla, donde el usuario puede
distinguir fácilmente los datos
En este tipo de consultas puede trabajar con varios encabezados de fila, pero solo un
encabezado de columna.
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