PCS-01 Procedimiento Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores

PROCEDIMIENTO
EVALUACION Y REEVALUACION DE
PROVEEDORES
CÓDIGO:
PCS-01
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO .......................................................................................................... 2
2. ALCANCE ........................................................................................................... 2
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................. 2
4. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................... 2
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES .................................................................... 2
6. ANEXOS ............................................................................................................. 6
7. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................... 6
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EVALUACION Y REEVALUACION DE
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1. OBJETIVO
Definir criterios para evaluar, seleccionar y re-evaluar a los proveedores que afectan los
servicios que presta FUNDASET a sus clientes.
2. ALCANCE
Este procedimiento está a cargo de la Coordinación Administrativa de FUNDASET y
aplica para los proveedores de suministro de bienes y/o servicios, y los demás requeridos
de acuerdo con la naturaleza de los proyectos.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
PROVEEDOR: Organización o persona que suministra un producto o servicio.
EVALUACIÓN: Un examen sistemático de la capacidad de un proveedor, para satisfacer
los requisitos especificados.
SELECCIÓN: Actividad posterior a la evaluación del proveedor, que permite hacer la
vinculación a la organización.
COTIZACIÓN: Propuesta presentada por cada proveedor, con fines de seleccionar la
mejor alternativa que permitan la consecución de bienes y/o servicios requeridos.
REEVALUACIÓN: Examen Sistemático periódico para evaluar el desempeño del
proveedor.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
Procedimiento compras y suministros PCS-02
Procedimiento para la contratación de servicios personales, técnicos o profesionales PCS03
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1 EVALUACION Y SELECCIÓN:
Cuando surge la necesidad de un proveedor nuevo, ya sea por:
 Ausencia de proveedores para un producto o servicio determinado.
 Por mal desempeño de los proveedores actuales.
 Por ofrecimiento de un proveedor nuevo.
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Para realizar la evaluación y selección de proveedores de bienes y/o servicios diferentes a
la contratación de servicios personales, técnicos o profesionales se utilizará el Formato
Evaluación y Selección de Proveedores FCS-01.
Cuando por la naturaleza del proyecto o necesidad de un proceso se requiera la
evaluación y selección de proveedores de bienes o servicios diferentes a los identificados
explícitamente en este procedimiento, la Dirección Ejecutiva o la Coordinación
Administrativa determinarán los criterios a tener en cuenta en el proceso de evaluación y
selección.
5.1.1 SOLICITUD DE COTIZACIONES:
Una vez definida las condiciones de compra, se procede a la solicitud de cotización o
cotizaciones a los proveedores según se requiera.
La selección de los proveedores deberá tener en cuenta la competencia libre y abierta; de
tal manera que el proceso sea práctico, transparente y libre. Como excepciones a este
procedimiento, se encuentra lo siguiente:
 Compras por caja menor
 Cuando de acuerdo con la información obtenida, exista un único proveedor que
pueda suministrar los bienes o servicios, caso en el cual se debe dejar constancia
escrita.
 Cuando por causas de fuerza mayor o a solicitud expresa del CLIENTE se debe
realizar una adquisición de un bien y/o servicio en el desarrollo de un proyecto
especifico. En este caso se debe dejar constancias.
5.1.2 REALIZAR PROCESO DE EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Y
SELECCIÓN DEL PROVEEDOR:
El responsable del proceso o proyecto que requiere la compra del bien o servicio
diligencia el Formato Evaluación de Cotizaciones FCS-06 y la Evaluación y Selección de
Proveedores FCS-01, evalúa y analiza los resultados para determinar la selección del
proveedor del bien y/o servicio, de acuerdo a los criterios de evaluación y selección, y
condiciones de compra establecidos.
En el Formato Evaluación de Cotizaciones FCS-06, debe dejarse indicada la selección del
proveedor dejando constancia de los criterios en los que se basó la selección.
5.1.3 CRITERIOS DE EVALUACION Y SELECCION
Los criterios para evaluar a los proveedores están definidos en el formato selección y
evaluación de proveedores PCS-01 y se ilustran en la siguiente tabla:
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Tabla 1. Proveedores
CRITERIOS A EVALUAR
EXPERIENCIA O
TRAYECTORIA
CERTIFICACIÓN
EN ISO
9001:2008
GARANTÍA
TIEMPO DE
ENTREGA
FORMA DE
PAGO
PRECIO
(comparación
con otros
proveedores)
Menor a 1 año
Entre 1 y 3 años
Mayor a 3 años
No posee sistema de calidad
Se encuentra en proceso de certificación
Esta certificado con la Norma ISO 9001:2008
No brinda garantía
Brinda garantía
Mayor a 15 días
Entre 8 y 15 días
Entre 1 y 7 días
Contado, Contra entrega
Menor o igual a 30 días
Más de 30 días
Superior
Igual
Inferior
TOTAL
%
Puntaje Participación
1
25%
3
5
1
3
5%
5
1
20%
5
1
3
5%
5
1
3
15%
5
1
3
30%
5
100%
Los criterios para seleccionar proveedores con base en el resultado de las evaluaciones,
clasifican los proveedores así:
 Proveedor aceptado: con un puntaje mayor o igual a 4
 Proveedor no aceptado: con un puntaje menor a 4
Los proveedores aceptados quedan seleccionados, y deben ser ingresados en el Formato
Listado de Proveedores Aceptados FCS-03.
5.2 RE-EVALUACION:
El Coordinador Administrativo, el Gerente Técnico o los Coordinadores de Proyectos
evalúan a los proveedores que aparecen en el Listado de Proveedores Aceptados FCS03, según aplique, utilizando el Formato Re Evaluación Proveedores FCS-02 de manera
semestral o al cierre del proyecto, dicha evaluación garantiza la capacidad de suministro
de productos o servicios de acuerdo a las especificaciones del CLIENTE.
El Coordinador Administrativo recibe todos los registros de re-evaluaciones de
proveedores, tabula resultados y realiza el análisis de datos.
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De acuerdo a las evaluaciones periódicas de los proveedores se define el tipo y alcance
del control ejercido por FUNDASET sobre los proveedores.
5.2.1 CRITERIOS DE RE-EVALUACION
Los criterios para Re-evaluar a los proveedores están definidos en el formato
Reevaluación de proveedores FCS-02 y se ilustran en la siguiente tabla:
Tabla 2. Re-evaluación de Proveedores
CRITERIOS A EVALUAR
CALIDAD
PRECIO
GARANTÍA
OPORTUNIDAD
EN LA ENTREGA
CONDICIONES
DE PAGO
ATENCIÓN AL
CLIENTE
CERTIFICACIÓN
DE CALIDAD
Deficiente
Aceptable
Excelente
Precio por encima del mercado
Precios acordes con el mercado
Precios por debajo del mercado
Brinda garantía
No brinda garantía
No cumple con los tiempos de entrega
Entregas a tiempo pero parciales
Realiza entregas a tiempo y completas
Contra entrega
Menor a 30 días
Mayor a 30 días
Dificultad en la comunicación
Se presentan dificultades esporádicas en la
comunicación
Satisface las necesidades oportunamente cada vez
que hay inquietudes
No posee certificado o está vencido
Se encuentra en proceso de implementación del
Sistema de Calidad
Posee Certificado de Calidad
%
Puntaje Participación
1
3
5
1
3
5
5
1
1
3
5
1
3
5
1
3
20%
30%
15%
5%
15%
10%
5
1
3
5%
5
TOTAL
100%
Según el resultado de las re - evaluaciones, se clasifican los proveedores así:
 Proveedor confiable: con un puntaje mayor o igual a 4
 Proveedor aceptable: con un puntaje de 3.0 a 3.9
 Proveedor rechazado: con un puntaje inferior a 3.0
Los proveedores confiables siguen vigentes en el listado de proveedores aceptados PCS03.
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Para los proveedores aceptables se debe realizar seguimiento al desempeño del
proveedor.
Si los resultados de la evaluación muestran que el proveedor es rechazado, se retira del
Listado de Proveedores Aceptados FCS-03, pero si se requiere, puede aprobarse
definiendo el control a ejercer sobre este. Dichos controles se refieren acuerdos en
cuanto a calidad del producto o servicio, oportunidad en la entrega, condiciones respecto
al precio y seguimiento en la entrega, entre otros.
Los resultados obtenidos se comunicarán a los proveedores que se estime conveniente.
6. ANEXOS
Formato Selección y evaluación de proveedores PCS-01
Formato Re-evaluación de proveedores PCS-02
Formato Listado de Proveedores Aceptados FCS-03
Formato Evaluación de Cotizaciones FCS-06
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSION
27/10/2008
Emisión del Documento
01
23/01/2009
5.3 Cambio en el criterio para reevaluar asesores y
consultores
02
19/02/2009
Numeral 4,5.1,5.1.2,5.2,5.3,6
03
16/03/2009
Responsables de la re-evaluación de proveedores
04
28/08/2009
El dueño del Procedimiento cambio de Coordinador
Administrativo y Financiero al Coordinador Administrativo,
cargo que fue creado como nuevo.
El nombre del cargo de Director se complementó con
Director Ejecutivo, y el Coordinador de Desarrollo de
Proyectos ahora es el Gerente de Desarrollo de Nuevos
Proyectos.
En el Numeral 4. Documentos aplicables, sale el
procedimiento de pagos PGF-02 y el procedimiento para
la creación y manejo de la caja menor PGF-01, ya que no
tienen nada que ver con el procedimiento.
En el Numeral 5.1 Evaluación y selección se incluye el
Procedimiento para la contratación de servicios
personales, técnicos o profesionales, con el fin de dar
mayor claridad que el tema se desarrolla en otro
procedimiento.
En el Numeral 5.1.2 Realizar el proceso de evaluación de
cotizaciones y selección de proveedor se añade el
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formato de Evaluación y selección de proveedores FCS01 que hacía falta en la metodología.
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Se excluye el tema de Selección, Evaluación y
Selección de servicios, el cual pasa al procedimiento
de Contratación de servicios personales, técnicos o
profesionales PCS-03.
Se crea la sección 5.1.3 Criterios de evaluación y
selección.
Se cambio el numeral 5.3 a 5.2.1 Criterios de Reevaluación, se aclara que los criterios ya estaban
presentes en el procedimiento solo se crearon
numerales para una mejor comprensión.
Se excluye de los anexos el formato Evaluación y
selección proveedores de servicios personales
técnicos o profesionales FCS-07, Formato Reevaluación Proveedores de servicios personales
técnicos o profesionales FCS-08.
Elaboró:
Coordinador
Administrativo
Revisó:
Administrador del
Sistema de Gestión de
Calidad
06
Aprobó:
Director Ejecutivo