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CONCEJO DE NEIVA
CARACTERIZACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VERSIÓN: 01
FECHA EMISIÓN:
27/06/2015
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Información General del Proceso
OBJETIVO:
ALCANCE
Definir las estrategias con el fin de publicar todos los actos administrativos relevantes de la corporación,
organización, archivo y conservación de los documentos, gestión y trámite de la correspondencia
recibida y las respuestas remitidas.
Inicia con el recibo de la correspondencia, o la creación de un documento o registro; y termina con la
respuesta de la correspondencia, publicación o conservación de los documentos y registros pertinentes.

POLITICAS DE
OPERACIÓN





Los documentos deberán ser revisados por la Secretaria General de la Corporación antes de
ser publicados.
Para la administración de la correspondencia se deberá utilizar el formato establecido, esto con
el fin de monitorear su estado.
Toda la correspondencia deberá ser radicada en la ventanilla única de la Corporación.
Todos los registros que reposen en los archivos de gestión deberán ser remitidos al finalizar
cada vigencia al archivo central, teniendo en cuenta las TRD.
Toda persona natural o jurídica que solicite un documento deberá hacerlo por escrito para su
respectiva entrega.
Se tendrá como parámetro para la administración de la página WEB la normatividad vigente que
rige el tema, según la ley de transparencia.
RESPONSABLE:
Secretaria General
NORMATIVIDAD
APLICADA
Ley 594 del 2000, Acuerdo 39 de 2002, Acuerdo 060 del 30 de octubre del 2001, Decreto 2573 del 2014
y demás aplicables.
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PROVEEDORES
Ciudadanía
ENTRADAS
Correspondencia
recibida
Entes de control
Requerimiento de
publicación de
publicación de
documentos y
registros de la
Corporación.
Todos los procesos
Requerimiento de
informes
Entes gubernamentales
Peticiones quejas
o reclamos en
línea.
Alcaldía municipal de
Neiva
Documentos a
publicar
Necesidades
prioritarias en
ACTIVIDADES
PHVA
SALIDAS
Entrega de documentos y
Radicado de los
registros de los archivos de
documentos y
H
gestión al archivo central.
registros a
entregar
Verificar que los documentos
Formato control
entregados se encuentren
de entrada y
completos, de no ser así, se
salida de
debe comunicar por escrito a
V documentos.
la persona encargada para
dejar evidencia de los
faltantes.
Los documentos deben ser
Documentos
organizados, escaneados y
digitalizados.
guardados
en
medio
P
magnético y físico en las
instalaciones de archivo del
Concejo de Neiva.
La persona encargada de
Formato control
entregar los documentos
de entrada y
solicitados pertenecientes al
salida de
H documentos.
archivo deberá diligenciar el
formato control de entrada y
salida de documentos.
Los documentos se deben
conservar en los tiempos
estipulados
legalmente
P
según
las
tablas
de
retención.
Administración de la página
Información
P actualizada.
WEB.
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CLIENTES
Ciudadanía
Entes de control
Todos los procesos
Entes
gubernamentales
Alcaldía municipal de
Neiva
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cuanto al aseo de
la Corporación.
Publicar Informes.
Publicar
Actas
Comisiones.
Publicar
administrativos.
H
De
H
Actos
H
Publicar orden del día.
H
Publicar plan de acción.
H
Publicar la filosofía de la
corporación.
Administrar las PQR en línea
de la corporación.
Generar espacios para que la
ciudadanía pueda interactuar
con la corporación en
ambiente WEB.
Publicar los trámites y
servicios de la Corporación.
H
Publicar los documentos que
componen el MECI.
Para la gestión y trámite de la
correspondencia se seguirán
los parámetros establecidos
en
el
procedimiento
documentado.
H
H
H
H
H
Informes
publicados.
Actas publicadas.
Actos
administrativos
publicados.
Orden del día
publicados
Plan de acción
publicado.
Filosofía
publicada.
Tramites de
PQR.
CHAT con la
ciudadanía.
Trámites y
servicios
publicados.
MECI publicado.
Administración
de la
correspondencia
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Se tomaran las acciones
necesarias para la limpieza
de la infraestructura de la
Corporación.
Tomar acciones correctivas y
preventivas.
H
Aseo de la
infraestructura de
la Corporación
A
Planes de
mejoramiento
RECURSOS
TALENTO HUMANO
INGENIERO DE SISTEMAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TECNICOS ADMINISTRATIVOS
CONSERJES
RIESGO
Incumplir
con
la
publicación
documentos legalmente establecidos.
INFRAESTRUCTURA
- Oficina
- Computadora
- Impresora de cinta
- Teléfono
- Internet
- Elementos de aseo y
cafetería
AMBIENTE DE TRABAJO
- Iluminación adecuada
- Aire Acondicionado
- Amplios espacios de trabajo para su oportuno
funcionamiento
- Espacios de trabajo
- Sanitario privado
PARAMETROS DE CONTROL
de Actualizar
la
publicación
de
documentos según la ley de
transparencia.
Recibo de documentos incompletos de los Revisar según el formato establecido
archivos de gestión al archivo central.
los folios y registros entregados al
archivo central.
INDICADOR
Numero de documentos
y registros
publicados / total de documentos a publicar
x 100
Archivos recibidos incompletos / número de
archivos trasladados del archivo de gestión
al archivo central x 100
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Respuestas extemporáneas de las PQR
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Seguimiento a través del formato de
manejo de correspondencia.
Numero de respuestas extemporáneas a
las PQR / número total de respuestas a las
PQR x 100