T.D.: 1119624 OPINIÓN Nº 035-2012/DTN Entidad: Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social - FONCODES Asunto: Procedimiento y plazos para la suscripción de contrato Referencia: Oficio Nº 024-2011-MIMDES-FONCODES/UA/ETL 1. ANTECEDENTES Mediante el documento de la referencia, la Jefa del Equipo de Trabajo de Logística de FONCODES formula varias consultas sobre el procedimiento y plazos para la suscripción de contrato. Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad con lo dispuesto por el literal i) del artículo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el “Reglamento”). En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas necesariamente a situación particular alguna. 2. CONSULTAS Y ANÁLISIS Las consultas formuladas son las siguientes: 2.1 “¿Una vez notificado en el SEACE el consentimiento de la Buena Pro, los postores puedan darse por notificados para la presentación de la documentación requerida para la suscripción del contrato, ya que esta se encuentra señalada en las bases?” (sic). En principio, todos los actos realizados durante los proceso de selección se entenderán notificados el mismo día de su publicación en el SEACE. Las notificaciones a través del SEACE prevalecen sobre cualquier medio que se haya utilizado adicionalmente, siendo responsabilidad del participante el permanente seguimiento del respectivo proceso a través del SEACE, ya que, es el único medio de notificación que genera efectos legales. Ahora bien, debe indicarse que, de acuerdo con el artículo 137 del Reglamento, una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro, la Entidad y el postor ganador tienen la obligación de perfeccionar el contrato. 2 Así, el numeral 1) del artículo 148 del Reglamento establece el procedimiento y plazos para celebrar el contrato, precisando que dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, la Entidad debe citar al postor ganador, otorgándole el plazo establecido en las Bases (no menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles) para que este se presente en la sede de la Entidad, con toda la documentación requerida, para la celebración del contrato. Es necesario señalar que la notificación del consentimiento de la Buena Pro a través del SEACE tiene como fin que los postores tomen conocimiento que no se ha ejercido el derecho a interponer recurso de apelación, teniendo la Entidad, por tanto, la obligación de citar formalmente al postor ganador de la Buena Pro con el fin de que se presente dentro de determinado plazo con la documentación requerida a suscribir el contrato, de acuerdo al citado artículo 148 del Reglamento. 2.2 “¿Cualquier notificación formal posterior al consentimiento de la buena pro, requiriendole al postor ganador de la buena pro los Documentos para Suscripción de Contrato, debe tener como plazo, aquel señalado en las bases o la Institución puede darle un plazo diferente?” (sic). Al respecto, debe indicarse que el artículo 148 del Reglamento regula el procedimiento de suscripción del contrato que debe ser observado por ambas partes, señalando que dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, la Entidad deberá citar al postor ganador de la Buena Pro, otorgándole el plazo establecido en las Bases, el cual no podrá ser menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles, dentro del cual deberá presentarse a la sede de la Entidad para suscribir el contrato con toda la documentación requerida. Como puede advertirse, el citado artículo otorga a la Entidad un margen de discrecionalidad en la determinación del plazo en que el postor ganador de la Buena Pro deberá presentarse a suscribir el contrato, el cual será fijado en las Bases y no podrá ser menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles, debiendo los postores y la Entidad ceñirse a él. 2.3 “¿Sí se vencio el plazo señalado para la presentación de la documentación para la suscripción de contrato, y el postor no se presenta con la documentación requerida, cabe la ampliación de plazo y la subsanación de documentos?” (sic). En el caso que se presente alguna observación en la documentación remitida por el postor ganador de la Buena Pro, la subsanación podría realizarse dentro del plazo establecido por la Entidad para apersonarse a suscribir el contrato. Si el postor no se presenta con la documentación requerida en el plazo otorgado para la suscripción del contrato, perderá automáticamente la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción que esto le conlleva. En este caso, el órgano encargado de las contrataciones citará al postor que ocupó el segundo lugar, otorgándole el plazo de las Bases para la presentación de la documentación. Si este postor 3 tampoco se presenta, además de la sanción aplicable, el proceso debe ser declarado desierto. 2.4 “¿Si se otorgó el plazo no menor de cinco días hábiles, para que el ganador de la buena pro se presente en la sede de la Entidad para celebrar el contrato, con toda la documentación requerida, y este la presenta antes de este plazo, cumpliendo con toda la documentación, se puede firmar el contrato?” (sic). De acuerdo a lo indicado en párrafos precedentes, la Entidad deberá citar al postor ganador de la Buena Pro, otorgándole el plazo establecido en las Bases, el cual no podrá ser menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles, dentro del cual deberá presentarse a la sede de la Entidad para suscribir el contrato con toda la documentación requerida. En ese sentido, resulta válido que el postor ganador de la Buena Pro pueda presentarse en la sede de la Entidad cumpliendo con toda la documentación requerida antes del plazo otorgado para suscribir contrato, siempre que se encuentre dentro del plazo establecido en la respectiva citación. 2.5 “¿La Entidad para garantizar el cumplimiento del bien o servicio requerido puede solicitar documentos para la suscripción del contrato, diferentes y/o adicionales a los señalados en las bases, de acuerdo a la características particulares de cada proceso?” (sic). Al respecto, no resulta exigible que la Entidad pueda solicitar documentos diferentes y/o adicionales a los señalados en la Bases para la suscripción del contrato, teniendo que seguir los lineamientos de la normativa de contrataciones del Estado y de las Bases Integradas, debido a que éstas contienen las condiciones a seguir en la preparación del contrato. 3. CONCLUSIONES 3.1 La notificación del consentimiento de la Buena Pro a través del SEACE tiene como fin que los postores tomen conocimiento que no se ha ejercido el derecho a interponer recurso de apelación, teniendo la Entidad, por tanto, la obligación, de acuerdo al citado artículo 148 del Reglamento, de citar formalmente al postor ganador de la Buena Pro con el fin de que se presente dentro de determinado plazo con la documentación requerida a suscribir el contrato. 3.2 El artículo 148 del Reglamento regula el procedimiento de suscripción del contrato que debe ser observado por ambas partes, señalando que dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, la Entidad deberá citar al postor ganador de la Buena Pro, otorgándole el plazo establecido en las Bases, el cual no podrá ser menor de cinco (5) ni mayor de diez (10) días hábiles, dentro del cual deberá presentarse a la sede de la Entidad para suscribir el contrato con toda la documentación requerida. 3.3 Si el postor no se presenta con la documentación requerida en el plazo otorgado para la suscripción del contrato, perderá automáticamente la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción que esto le conlleva. En este caso, el órgano encargado de 4 las contrataciones citará al postor que ocupó el segundo lugar, otorgándole el plazo de las Bases para la presentación de la documentación. Si este postor tampoco se presenta, además de la sanción aplicable, el proceso debe ser declarado desierto. 3.4 Resulta válido que el postor ganador de la Buena Pro pueda presentarse en la sede de la Entidad cumpliendo con toda la documentación requerida antes del plazo otorgado para suscribir contrato, siempre que se encuentre dentro del plazo establecido en la respectiva citación. 3.5 No resulta exigible que la Entidad pueda solicitar documentos diferentes y/o adicionales a los señalados en la Bases para la suscripción del contrato, teniendo que seguir los lineamientos de la normativa de contrataciones del Estado y de las Bases Integradas, debido a que éstas contienen las condiciones a seguir en la preparación del contrato. Jesús María, 29 de febrero de 2012 AUGUSTO EFFIO ORDÓÑEZ Director Técnico Normativo AEO/.