Septiembre 2013 GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA DESCRIPCION DE PUESTO DATOS GENERALES Título actual del puesto : Título en Nombramiento : Secretaría : Área de adscripción : Reporta a : Puestos que le reportan : Secretaria Ejecutiva Jefe de Departamento Secretaría de Educación y Cultura Instituto Sonorense de Cultura Dirección General Ninguno ID : 6230 OBJETIVO Apoyar al titular de la Dirección General en la realización de trámites administrativos, digitar documentos y atender a personas que soliciten información. RESPONSABILIDADES Mantener comunicación con el Director General para el seguimiento de los asuntos de su competencia. Atender llamadas telefónicas relacionadas a sus tareas. Dar seguimiento a las solicitudes de firma de contratos. Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares), carpetas, informes y folletos, firmar los comprobantes de recibido y archivarlos. Capturar información estadística. Preparar y digitar documentos. Distribuir información impresa que le sea requerida. Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas, registrar su localización e informar de los compromisos. Fotocopiar y distribuir documentación que le sea solicitada por su jefe inmediato. Enviar, recoger y entregar documentos vía fax. Recibir y/o entregar documentos para el servicio de valija. Llevar a cabo los trámites (solicitud de cheque, solicitud de hospedaje, viáticos, comprobación de gastos, combustible, papelería, vehículos para transporte, etc.) ante la Coordinación General Administrativa. Preparar la sala juntas para las reuniones de trabajo internas y del Consejo Directivo. Elaborar Informes de Trabajo solicitados por dirección y turnarlos a la dependencia que lo requiera. Integrar mensualmente, la información necesaria en el Sistema de Registro de Eventos (SIRE). Secretaria Ejecutiva Página 1 Septiembre 2013 Engargolar y archivar documentos. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento cuando le sea indicado por su jefe inmediato. Vigilar la conservación, mantenimiento, permanencia y buen uso de los activos fijos con que cuenta el Instituto. Asistir a reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato. Realizar las demás funciones que se deriven de su puesto y le sean encomendadas por su jefe inmediato. RELACIONES Internas : a) Con todas las coordinaciones del Instituto: Para convocar a reuniones, dar seguimiento a oficios turnados. Solicitar información requerida por la Dirección General. Externas : a) Oficina del Ejecutivo Estatal: Para dar seguimiento y respuesta asuntos turnados por la oficina del Ejecutivo Estatal por oficio y en el sistema. b) Secretaría de Educación y Cultura del Estado: Para dar seguimiento y respuesta por oficio asuntos turnados por la SEC solicitados por ciudadanos. c) Secretaría de la Contraloría del Estado de Sonora: Respuesta a oficios y SIRE ó algún otro tipo de información. d) Municipios y Otros Organismos: Dar seguimiento apoyos y respuesta a solicitudes. e) Personal de CONACULTA: Realizar llamadas al Director General, así como solicitar la información requerida. MEDIDORES DE EFICIENCIA Lograr conforme a las fechas establecidas los objetivos trazados. Correcto llenado y elaboración de los formatos de archivo. Entrega oportuna del SIRE de la Dirección General según los tiempos establecidos. DATOS GENERALES DEL PERFIL Sexo : Indistinto Estado Civil : Indistinto Edad : 20 años en adelante Grado de estudios Grado de estudios requerido y deseable. Secretaria Ejecutiva Página 2 Septiembre 2013 Requerido: Carrera técnica sin preparatoria / Secretariales Deseable: Carrera técnica después de la preparatoria ¿El puesto requiere alguna especialización académica? Carrera : Técnico Área : Secretarial ¿El puesto requiere experiencia laboral? La experiencia laboral requerida. • 1año en el puesto o afines. ¿La ejecución del puesto requiere del conocimiento del inglés o algún otro idioma? Grado de dominio del idioma inglés No requerido ¿La ejecución del puesto requiere del conocimiento de manejo de computadora? Nivel de conocimientos de computación. Ingresar / capturar datos. Manejo de operaciones básicas de impresión / guarda ¿Qué nivel de habilidad de trato con personas requiere el puesto? Habilidad de trato con personas. Cortesía Normal. ¿Cuál es el nivel de la responsabilidad gerencial necesaria? Nivel de responsabilidad gerencial No necesaria. ¿Cuál es el resultado esencial del puesto? El resultado esencial del puesto y el resultado secundario mas importante. En primer lugar: Servir En segundo lugar: Ejecutar En relación al servicio a la comunidad y a los objetivos sociales y políticos del Gobierno del Estado, su puesto: Orientación del puesto. Realiza acciones con efecto claro sobre alguna parte de los mismos Secretaria Ejecutiva Página 3 Septiembre 2013 Manejo de personal requerido Número de personas a cargo del titular del puesto Ninguna Recursos financieros a su cargo (M = 000; MM = 000,000 de pesos anuales) Ninguno (No tiene incidencia evidenciable) ¿Si maneja recursos financieros, su responsabilidad sobre ellos es? Tipo de responsabilidad sobre los recursos financieros que maneja. Ninguna Tipo de Análisis Predominante Variantes mínimas; hechos bien conocidos y relacionables. Marco de actuación y supervisión recibida Rutinas relativamente complejas bajo prácticas estandarizadas y/o procedimientos establecidos Por lo general, los resultados del puesto se revisan al final de la jornada ó en períodos cortos. DATOS DE APROBACIÓN Información provista por: Nombre : María de los Ángeles Castro Saucedo Cargo : Secretaria Ejecutiva Secretaria Ejecutiva Información aprobada por: Nombre : María Dolores Coronel Gándara Cargo : Directora General Página 4