Descargar el informe Manual anticorrupción de la Personería de Belén Nariño año 2014 Tipo de archivo: pdf Tamaño: 866.6 kB

REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE NARIÑO
MUNICIPIO DE BELEN
PERSONERIA
NIT: 814006792-5
MANUAL ANTICORRUPCION 2014
PERSONERIA MUNICIPAL DE
BELEN NARIÑO
I.
GESTION DEL RIESGO
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CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL DE BELEN NARIÑO
Carrera segunda con calle quinta esquina Telefax: 7440783-3166330850
persobelen@hotmail.com
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CONTEXTO ESTRATEGICO
MISIÓN
La Personería de Belén tiene como misión la promoción y guarda de los derechos, la
vigilancia de la conducta oficial y la gestión de la administración pública, además de
la protección del interés público, para contribuir a la sana convivencia en cumplimiento
de los fines del Estado.
VISIÓN
La Personería de Belén para el año 2032 será una entidad líder en la promoción y
defensa de los derechos humanos y del interés publico, mediante la gestión de
procesos que garanticen la sostenibilidad del medioambiente, la eficacia y la
transparencia de la gestión pública. Caracterizada por su responsabilidad, humanismo,
y profesionalismo, contando con la idoneidad de un equipo multidisciplinario que
busca el mejoramiento de la calidad de vida de la población y en desarrollo de la
región.
OBJETIVO GENERAL
El objetivo de “la personería” será la promoción y defensa de los derechos, la
vigilancia de la conducta oficial y la gestión de la administración pública, además de
la protección del interés público, para contribuir a la sana convivencia en cumplimiento
de los fines del Estado.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. Servicios: Orientar la prestación de servicios
enfoque familiar y comunitario
hacia la productividad, con un
2. Calidad: Implementar un sistema de gestión de la calidad que garantice la
satisfacción social y el cumplimiento de los reglamentarios aplicables en la prestación
de los servicios
VALORES CORPORATIVOS
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RESPONSABILIDAD: Hacer lo que hay que hacer, en el momento justo, en la
cantidad esperada y con la calidad deseada.
COMPROMISO: Establece el ir más allá del simple deber, trascender la norma y lograr
el deber ser.
RESPETO. Considerar de forma tolerante la opinión y acciones de otras personas, en
cuanto estas se sustentan sobre un valido y sólido fundamento que facilite la
convivencia pacífica.
PRUDENCIA. Manejar con entereza la información. De tal forma que no se divulgue,
ni se de a conocer la información confidencial relacionada con la vida privada de las
personas.
HONESTIDAD Actuar de conformidad a las normas morales, éticas y religiosas, según
la sociedad a la que se pertenece, y a las leyes y normas jurídicas.
AFECTIVIDAD. La disponibilidad que cada ser humano tiene para brindar a los demás
un trato amable y cordial, dentro de una relación de beneficio mutuo.
LEALTAD. Es producto de la razón, y por lo tanto de la inteligencia, representa la
expresión del cumplimiento de una responsabilidad ante los honores, de acuerdo a un
tácito de reciprocidad en las relaciones humanas, libremente aceptada, para la
correcta y provechosa vida humana.
SOLIDARIDAD. Es la integración ordenada de las personas para asociar esfuerzos
con el propósito de lograr determinados fines, para algunos o para todos, a nivel
personal, familiar, social o comunitario.
TRANSPARENCIA. Es actuar de manera clara y abierta, dando la posibilidad de
conocer el fondo de sus decisiones y acciones públicas, respondiendo
permanentemente por ellas.
AUTOESTIMA. Consolida el respeto, el aprecio, la aceptación, la confianza que se
posee de sí mismo, para poder de igual forma desplegarlo en los mismos valores a los
demás.
PRINCIPIOS ÉTICOS
Los principios éticos de la personería municipal son:
HONESTIDAD Y TRANSPARENCIA La personería municipal de Belén, desarrolla
procesos asistenciales y administrativos con honestidad y transparencia
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caracterizados por tener una conducta intachable frente a la comunidad, sus usuarios
y proveedores.
JUSTICIA SOCIAL Y RESPONSABILIDAD Presta sus servicios sin ninguna distinción
de género, raza, religión, ideología política y condición socioeconómica, mejorando la
calidad de vida, y logrando el desarrollo del individuo y la comunidad.
LIDERAZGO PARTICIPATIVO La personería municipal, se caracteriza por ser líder
frente a los procesos de participación social, comunitaria y ciudadana, integrando la
comunidad e instituciones para el desarrollo social de las localidades.
COMPROMISO CON LA CALIDAD INTEGRAL Busca permanentemente niveles
óptimos de calidad, para la satisfacción de las expectativas y necesidades de sus
usuarios y como garante de los derechos de los ciudadanos.
TALENTO HUMANO COMPROMETIDO La personería Municipal, cuenta con un
talento humano con alto sentido de pertenencia y continuo mejoramiento, como parte
fundamental para la sostenibilidad, crecimiento y desarrollo de la Institución.
VOCACIÓN DE SERVICIO La personería Municipal, buscan permanentemente
proporcionar servicios con calidad y calidez, que satisfagan las necesidades y
expectativas de la ciudadanía.
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II.
IDENTIFICACION DE RIESGOS
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO
 Cuando la administración del riesgo se implementa y se mantiene, le
permite a la entidad:
 Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y proporcionar a la
administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los
mismos.
 Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos en todos
los niveles de la entidad.
 Involucrar y comprometer a todos los servidores de las entidades de la
Administración Pública en la búsqueda de acciones encaminadas a
prevenir y administrar los riesgos.
 Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
 Mejorar el Gobierno.
 Proteger los recursos del Estado.
 Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la
planificación.
 Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo.
 Mejorar la eficacia y eficiencia operativa.
 Mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional.
MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO
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Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones. (Modificada parcialmente por la Ley 1474 de 2011) Artículo 2
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO: literal a). Proteger los recursos de la
organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que
los afectan. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de los objetivos
Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la
Administración pública Capítulo VI. Sistema Nacional de Control Interno
Decreto 2145 de 1999: Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública
del Orden Nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. (Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000).(y por el Art. 8º. de la ley 1474 de
2011)
Directiva Presidencial 09 de 1999: Lineamientos para la implementación de la
política de lucha contra la corrupción
Decreto 2593 de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145
de noviembre 4 de 1999.
Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado Parágrafo
del Artículo 4º señala los objetivos del sistema de control interno (…) define y
aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones…y en su Artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las
oficinas de control interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoración
de riesgos. Así mismo establece en su Artículo 4º la Administración de riesgos,
como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las
entidades publicas (…).
Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI
1000:2005. 1.3 Componentes de administración del riesgo
Decreto 4485 de 2009: Por
su versión 2009. Numeral
controles sobre los riesgos
satisfacción del cliente y el
el cual se adopta la actualización de la NTCGP a
4.1 Requisitos Generales literal g) “establecer
identificados y valorados que puedan afectar la
logro de los objetivos de la entidad” cuando un
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riesgo se materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar o
disminuir la probabilidad de que vuelva a suceder”. Este decreto aclara la
importancia de la Administración del riesgo en el Sistema de Gestión de la
Calidad en las entidades.
Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción. Artículo 73. “Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano” que deben elaborar anualmente todas las
entidades, incluyendo el mapa de riesgos de corrupción, las medidas concretas
para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para
mejorar la atención al ciudadano.
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DEFINICIONES
¿Qué es el Riesgo?
El concepto de Administración del Riesgo se introduce en las entidades
públicas, teniendo en cuenta que todas las organizaciones independientemente
de su naturaleza, tamaño y razón de ser están permanentemente expuestas a
diferentes riesgos o eventos que pueden poner en peligro su existencia.
Desde la perspectiva del Control Interno , el modelo COSO (Committe on
Sponsoring Organisations of the Treadway Commission’s), adaptado para
Colombia por el ICONTEC mediante la Norma Técnica NTC5254, actualizada y
reemplazada en 2011 por la Norma Técnica NTC-ISO31000, interpreta que la
eficiencia del control está en el manejo de los riesgos, es decir: el propósito
principal del control es la reducción de los mismos propendiendo porque el
proceso y sus controles garanticen, de manera razonable que los riesgos están
minimizados o se están reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la
entidad van a ser alcanzados y establece que la administración del riesgo es:
“Un proceso efectuado por la Alta Dirección de la entidad y por todo el
personal para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable
con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina
solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los
riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación.”
Para los efectos de este documento se aplica la siguiente definición:
Riesgo es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto
sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de
probabilidad y consecuencias.
La tendencia más común es la valoración del riesgo como una amenaza, en
este sentido, los esfuerzos institucionales se dirigen a reducir, mitigar o eliminar
su ocurrencia Pero existe también la percepción del riesgo como una
oportunidad, lo cual implica que su gestión está dirigida a maximizar los
resultados que éstos generan.
Clases de Riesgos:
El Riesgo está vinculado con todo el quehacer; se podría afirmar que no hay
actividad de la vida, los negocios o cualquier asunto que deje de incluir el
riesgo como una posibilidad. Las entidades, durante el proceso de
identificación del riesgo, pueden hacer una clasificación de los mismos, con el
fin de formular políticas de operación para darles el tratamiento indicado, así
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mismo este análisis servirá de base para el impacto o consecuencias durante el
proceso de análisis del riesgo contemplado dentro de la metodología.
Entre las clases de riesgos que pueden presentarse están:
Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad.
El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con
la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de
políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por
parte de la ciudadanía hacia la institución.
Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y
operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los
procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la
entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados
financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre
los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para
cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general
con su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de
la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento
de la misión.
¿Qué significa gestionar el Riesgo?
En términos generales la gestión del riesgo se refiere a los principios y
metodología para la gestión eficaz del riesgo, mientras que gestionar el riesgo
se refiere a la aplicación de éstos principios y metodología a riesgos
particulares.
La administración del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y
sus interrelaciones, para que la institución evalúe e intervenga aquellos
eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva
o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administración del
riesgo, contribuye a que la entidad consolide su Sistema de Control Interno y a
que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la
misma.
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METODOLOGIA
Las entidades de la administración pública deben darle cumplimiento a su
misión constitucional y legal, a través de sus objetivos institucionales, los
cuales se desarrollan a partir del diseño y ejecución de los diferentes planes,
programas y proyectos.
El cumplimiento de dichos objetivos puede verse afectada por factores tanto
internos como externos que crean riesgos frente a todas sus actividades, razón
por la cual se hace necesario contar con acciones tendientes a administrarlos.
El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la
entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que se establezca el
entorno y ambiente organizacional de la entidad, la identificación, análisis,
valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los
riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos:





Contexto Estratégico
Identificación de riesgos
Análisis de riesgos
Valoración de riesgos
Políticas de Administración de Riesgos
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¿Cómo se identifica el Riesgo?
La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los
factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que pueden afectar
el logro de los objetivos.
Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen
los riesgos, es a través de la utilización del formato de identificación de riesgos
el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera
instancia las causas con base en los factores de riesgo internos y externos
(contexto estratégico), presentando una descripción de cada uno de estos y
finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias).
Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad
relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos institucionales.
Es allí donde, al igual que todos los servidores, la gerencia pública adopta un
papel proactivo en el sentido de visualizaren sus contextos estratégicos y
misionales los factores o causas que pueden afectar el curso institucional, dada
la especialidad temática que manejan en cada sector o contexto
socioeconómico.
Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con más detalle
los siguientes conceptos:
Proceso: Nombre del proceso.
Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el
proceso al cual se le están identificando los riesgos.
Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda
entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro
de sus objetivos.
Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y
agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden
como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo.
Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se
observa o manifiesta el riesgo identificado.
Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los
objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes
materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daños físicos
y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de
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imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño
ambiental.
¿Cómo se analiza el Riesgo?
El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo
y sus consecuencias, éste último aspecto puede orientar la clasificación del
riesgo, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las
acciones que se van a implementar.
El análisis del riesgo depende de la información obtenida en la fase De
identificación de riesgos.
Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el análisis de los riesgos
identificados, Probabilidad e Impacto.
Por Probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede
ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo:
número de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en
cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el
riesgo, aunque éste no se haya materializado.
Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la
organización la materialización del riesgo.
Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes
aspectos:
Calificación del riesgo y Evaluación del riesgo
Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad
de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo.
Bajo el criterio de Probabilidad, el riesgo se debe medir a partir de las
siguientes especificaciones
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Nombre
RIESGOS
PROBABILIDAD VALOR IMPACTO
ESTRATÈGICOS
Planeación
incompleta de
actividades a
desarrollarse en
la entidad “ Falta
de envió de
informes a entes
de control”
VALOR
EVALUACIÓN
10
BAJA
1
MODERADO
10
Zona de
riesgo
Tolerable
Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de la calificación del
riesgo, con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la
entidad al mismo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos
aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las
prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.
Para facilitar la calificación y evaluación a los riesgos, a continuación se
presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo, para presentar la
magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de
ocurrencia (probabilidad).
Las categorías relacionadas con el Impacto son: insignificante, menor,
moderado, mayor y catastrófico. Las categorías relacionadas con la
Probabilidad son: raro, improbable, posible, probable y casi seguro.
Probabilida
d
Valor
15
ALTA
3
30
60
Zona
de Zona
de Zona
de
riesgo
riesgo
riesgo
moderado
importante
inaceptable
Evitar
riesgo
el Reducir
riesgo
el Evitar
riesgo
el
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10
Zona
riesgo
tolerable
MEDIA
2
Asumir
riesgo
Reducir
riesgo
5
Zona
riesgo
BAJA
1
Aceptable
Asumir
riesgo
Evitar
riesgo
el Reducir
riesgo
el
Compartir
transferir
o Compartir
transferir
o
20
de Zona
riesgo
40
de Zona
de
riesgo
importante
moderado
el Reducir
el
riesgo Evitar
el
riesgo
el Compartir o
transferir
10
de Zona
riesgo
tolerable
Reducir
el riesgo
Compartir
transferir
Reducir
riesgo
el
Evitar
riesgo
el
Compartir
transferir
o
20
de Zona
de
riesgo
moderado
el Reducir
riesgo
o Compartir
transferir
el
o
IMPACTO LEVE
MODERADO
CATASTRÓF
ICO
VALOR
10
20
5
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VALORACION DE RIESGO
La valoración del riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la
probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos
y procedimientos que se realizan.
Para adelantar esta etapa se deben tener muy claros los puntos de control
existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información
para efectos de tomar decisiones, estos niveles de riesgo pueden ser:
Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordar
que estos se clasifican en:
PREVENTIVOS: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para
prevenir su ocurrencia o materialización.
CORRECTIVOS: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad
después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la
modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.
PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACION DEL RIESGO
Se debe establecer si son preventivos o correctivos, y responden a las
siguientes preguntas:
¿Los controles están documentados?
¿Se está aplicando en la actualidad?
¿Es efectivo para minimizar el riesgo
Una vez respondido todas las preguntas se procede a realizar la valoración así:
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CRITERIOS
VALORACION DEL RIESGO
No existen controles
Se mantiene el resultado de la evaluación
antes de controles
Los controles existentes no son efectivos
Se mantiene el resultado de la evaluación
antes de controles
Cambia el resultado a una casilla inferior
de la matriz de evaluación antes de
Los controles existentes son efectivos pero
controles (el desplazamiento depende de
no están documentados
si el control afecta el impacto o la
probabilidad)
Pasa a escala inferior (el desplazamiento
Los controles son efectivos y están
depende de si el control afecta el impacto
documentados
o la probabilidad)
Ejemplo de la determinación del nivel del riesgo y del grado de exposición al
mismo:
Riesgo: Pérdida de información debido a la entrada de un virus en la red de
información de la entidad.
Probabilidad: Alta – 3, porque todos los computadores de la entidad están
conectados a la red de Internet e Internet.
Impacto: Alto – 20, porque
la pérdida de información conllevaría
consecuencias graves para el quehacer de la entidad.
Evaluación del Riesgo: de acuerdo a la matriz de calificación y evaluación sería
de 60 y se encontraría en la zona de riesgo inaceptable.
Descripción de los controles existentes:
Se hace backup o copias de seguridad, semanalmente. Control Preventivo
Se vacunan todos los programas y equipos, diariamente. Control Preventivo
Se guarda la información más relevante fuera de la red en un centro de
información. Control Preventivo
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¿Los controles están documentados?
SI
¿Se esta aplicando en la actualidad?
SI
¿Es efectivo para minimizar el riesgo? SI
De acuerdo a la tabla se entiende que la valoración del riesgo es: Media y se
ubica en la zona moderada 10 debido a la efectividad de los controles
existentes, ya que los dos primeros controles apuntan a disminuir la
probabilidad y el último a disminuir el impacto, por lo tanto las acciones que se
implementen entrarán a reforzar los controles establecidos y a valorar
efectividad de los mismo.
Cualquier esfuerzo que emprenda la Administración Municipal en torno a la
valoración del riesgo llega a ser en vano, si no culmina en un adecuado manejo
y control de los mismos definiendo acciones factibles y efectivas, tales como la
implantación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos entre
otros, que hagan parte de un plan de manejo.
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POLITICAS DE ADMINISTRACION RIESGO
Es un elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la
toma de dediciones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al
interior de la Administración Municipal.
Para la consolidación de las políticas de administración de riesgos se deben
tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas en el ejercicio de
la administración del riesgo.
Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas
en la valoración de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los
lineamientos de la Administración del Riesgo, a su vez transmite la posición de
la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores
de la Alcaldía Municipal.
Se deben tener en cuenta alguna de las siguientes opciones, las cuales pueden
considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en
conjunto.
Evitar el riesgo: Es siempre la primera alternativa a considerar. Se logra cuando
al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento,
rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones
emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad, manejo de
los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico,
etc.
Reducir el riesgo: Si el riesgo no puede ser evitado porque crea grandes
dificultades operacionales, el siguiente paso es reducirlo al más bajo nivel
posible. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y
económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más
costosas y difíciles. Por otra parte implica tomar medidas encaminadas a
disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto
(medidas de protección). Se consigue mediante la optimización de los
procedimientos y la implementación de controles.
Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la distribución o localización
del riesgo en diversos lugares. Es así como por ejemplo, la información de
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gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de
ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar ejemplo de
ello el procedimiento utilizado por la Oficina de Sistemas para la salvaguarda
de la información que se genera diariamente en la Administración Municipal de
Belén.
Compartir o Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo y compartir
con otro parte del riesgo como por ejemplo tomar pólizas de seguros; se
traslada el riesgo a otra parte o físicamente se traslada a otro lugar. Esta
técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y pasarlo a otro o de un
grupo a otro. Así mismo, el riesgo puede ser minimizado compartiéndolo con
otro grupo o dependencia de la Administración Municipal.
Asumir el riesgo: Luego que el riesgo ha sido reducido o transferido puede
quedar un riesgo residual que se mantiene. En este caso, el gerente del
proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de
contingencia para su manejo.
Una vez establecidos cuáles de los anteriores manejos del riesgo se van a
concretar en la Administración Municipal, éstos deben evaluarse con relación al
beneficio-costo para definir cuáles son susceptibles de ser aplicados y proceder
a elaborar el plan de manejo de riesgo, teniendo en cuenta, el análisis
elaborado para cada uno de los riesgos de acuerdo con su impacto,
probabilidad y nivel de riesgo. Posteriormente se definen los responsables de
llevar a cabo las acciones especificando el grado de participación de las
dependencias en el desarrollo de cada una de ellas.
Así mismo, es importante construir indicadores, entendidos como los
elementos que permiten determinar de forma práctica el comportamiento de
las variables de riesgo, que van a permitir medir el impacto de las acciones.
PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
Para elaborar el plan de manejo de riesgos es necesario tener en cuenta si las
acciones propuestas reducen la materialización del riesgo y hacer una
evaluación jurídica, técnica, institucional, financiera y económica, es decir
considerar la viabilidad de su adopción. La selección de las acciones más
convenientes para la Administración Municipal se puede realizar con base en
los siguientes factores:
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a) La valoración del riesgo
b) el balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el
beneficio de la misma.
Una vez realizada la selección de las acciones más convenientes se
debe
proceder
a
la
preparación
e
implantar
del
plan,
identificando responsabilidades, programas, resultados esperados, medidas
para verificar el cumplimiento y las características del monitoreo.
El éxito de la adopción y/o ejecución del plan requiere de un sistema gerencial
efectivo el cual tenga claro el método que se va a aplicar.
Es importante tener en cuenta que los objetivos están consignados en la
planeación anual de la Administración Municipal de Belén, por tal razón se
sugiere incluir el plan de manejo de riesgos dentro de la planeación, con el fin
de no solo alcanzar los objetivos sino de definir también las acciones.
FORMULACION DE LAS POLITICAS
Esta a cargo del representante legal de la entidad y el comité de coordinación
de control Interno y se basa en el Mapa de riesgos resultado del proceso de la
Administración del Riesgo; La política señala que debe hacerse para efectuar el
control y la implementación de la misma, basándose en los planes estratégicos
y los objetivos institucionales o por procesos.
Debe contener los siguientes aspectos:
 Los objetivos que se esperan lograr
 Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar las políticas, a
largo, mediano, y cortó plazo.
 Los riesgos que se van a controlar
 Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los
responsables y el talento humano requerido
 El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las
políticas.
 Finalmente, partiendo de que el fin ultimo de la administración del riesgo es
propender por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, los
cuales están consignados en la plantación anual de la entidad, las políticas
de administración del riesgo deben ir articuladas con la plantación de
manera que no sean políticas aisladas sino complementarias.
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MONITOREO Y REVISIÓN
Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos, es necesario
monitorearlo permanentemente teniendo en cuenta que pocos riesgos
permanecen estáticos y nunca dejan de representar una amenaza para la
organización. Con el monitoreo se verifica la efectividad del plan de
tratamiento de los riesgos, el sistema de administración del riesgo y las
estrategias implementadas para asegurar que las circunstancias cambiantes no
alteren las prioridades de los riesgos.
El monitoreo es esencial para asegurar que dichos planes permanezcan
vigentes y que las acciones están siendo efectivas. Evaluando la eficiencia en
la implantación y desarrollo de las acciones de control, en consecuencia, es
necesario repetir regularmente el ciclo de administración de riesgos.
La revisión es una parte integral del plan de tratamiento de la administración
de riesgos, es esencial adelantar revisiones sobre la marcha del plan de
manejo de riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que
puedan estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.
El monitoreo debe estar a cargo de los responsables directos de los procesos
del área y de la Oficina de Control Interno y su finalidad principal será la de
aplicar los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo
del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora
comunicará luego del monitoreo a las respectivas áreas, sus hallazgos y
sugerencias para el mejoramiento y tratamiento de los riesgos detectados.
AUTOEVALUACIÓN
La evaluación del plan de manejo de riesgos se debe realizar con base en los
indicadores de gestión diseñados para tal fin y los resultados de los
monitoreos aplicados en diferentes períodos. Así mismo, se evaluará cómo ha
sido el comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que
deban ser combatidos.
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Si bien es cierto se está realizando una evaluación, no se puede entender que
esta es la etapa final del proceso: todo lo contrario con la evaluación se está
obteniendo información importante para reformular el plan de manejo de
riesgos, definir acciones para combatir los nuevos riesgos detectados, generar
dentro de las dependencias y áreas un ambiente de compromiso, pertenencia y
autocontrol y posibilitar a través de la retroalimentación el mejoramiento en el
logro de los objetivos institucionales.
TIPOS DE RIESGOS
Los riesgos deben estar clasificados teniendo en cuenta los siguientes
conceptos:
Riesgos estratégicos
Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo
estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con el cumplimiento de
la Misión de la Administración , “La Administración Municipal en su encargo
misional define las posibilidades de desarrollo a partir del reconocimiento de: la
interacción metropolitana y regional, el equilibrio, la equidad, la competitividad,
la solidaridad y la sostenibilidad de, y entre, factores incidentes en los derechos
humanos en los cuales se desenvuelven las diferentes comunidades del
municipio, la conurbación y la región. Para ello, la relación de temas como la
Participación y la Ciudadanía, el Desarrollo Económico y la Competitividad,
Hábitat Sostenible, Desarrollo territorial y Ambiental se convierten en ejes
estructurantes del nuevo desarrollo social y económico del municipio; en él las
diferentes formas de vida, de pensamiento, histórico – cultural, y las políticas
encuentren espacios de actuación y desarrollo. Lo anterior haya su sustento en
la recomposición de lo público, en su interacción con lo privado y con las
organizaciones sociales, mediante un manejo transparente de los recursos;
eliminando las prácticas clientelistas, mejorando la inversión social, recobrando
la confianza de los ciudadanos y avanzando en espacios de gobernabilidad y
democracia”.
Riesgos operativos
Comprende los riesgos tanto en sistemas como operativos provenientes de
deficiencias en los sistemas de información, procesos, estructura de cada una
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de las dependencias de la Administración Municipal
ineficiencias, y posible oportunidad de corrupción.
que conducen a
Riesgos financieros
Se relaciona con las exposiciones financieras de la Administración Municipal de
Belén. El
manejo del riesgo financiero toca actividades de tesorería,
presupuesto, contabilidad y reportes financieros, entre otros.
Riesgos de cumplimiento
Se asocia con la capacidad de la Administración Municipal de Belén para
cumplir con el Plan de Desarrollo en toda su dimensión.
Riesgos de tecnología
Se asocia con la capacidad de la Administración Municipal de Belén para que
la tecnología disponible y proyectada satisfaga las necesidades actuales y
futuras de la Administración y soporten el cumplimiento de la misión.
Riesgos Profesionales
Conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos,
destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de
las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como
consecuencia del trabajo que desarrollan.
ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS
El mapa de riesgos puede ser entendido como la representación o descripción
de los distintos aspectos tenidos en cuenta en la metodología anteriormente
descrita y aplicada en la Administración Municipal de Belén, la cual permite
visualizar todo el proceso de la valoración del riesgo y el plan de manejo de los
mismos.
Riesgo
Impacto
Opciones de
Probabilida
d
Acciones
Evaluación de
riesgo
Responsable
Controles
Existentes
Valoración de
riesgo
Cronograma Indicador
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Manejo
s
DESCRIPCIÓN DE CADA UNO DE LOS FACTORES QUE COMPONEN UN
MAPA DE RIESGOS
Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el
normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus
objetivos.
Impacto: consecuencias que
materialización del riesgo.
puede
ocasionar
a
la
organización
la
Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta
puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia
de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo aunque este no
se haya presentado nunca.
Evaluación del riego: resultado obtenido en la matriz de calificación, evaluación
y respuesta a los riesgos.
Controles existentes: especificar cual es el control que la entidad tiene
implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.
Valoración del Riesgo: El resultado de la aplicación de la escala escogida para
determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia,
teniendo en cuenta los controles existentes.
Opciones de manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a
evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual.
Acciones: es la aplicación concreta de las opciones del manejo del riesgo que
entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del
riesgo.
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Responsables: son las personas encargadas de adelantar las acciones
propuestas.
Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por
parte del grupo de trabajo.
Indicadores: se consignan los
indicadores diseñados para evaluar el
desarrollo de las acciones implementadas.
Este documento permitirá a la Administración Municipal de Belen a, través de
todas las Dependencias y el apoyo de cada uno de los funcionarios realizar el
levantamiento de la información necesaria para implementar el plan integral de
riesgos.
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MAPA DE RIESGOS
PROCESO
RIESGOS
N
o
Posibles
Desviaciones
SISTEMA
Riesgo Generador
OCURRENCIA
CONSECU
ENCIA
Frecuen
cia
Cal
IMPAC CA
TO
L
VALOR
VULNERAB ZONA
ILIDAD
DE
RIES
GO
Falta de difusión de Que
no
sean Baja
planes y proyectos difundidos hacia los
de la entidad
funcionarios.
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
2
Desviación en la Que no se prioricen Baja
ejecución de los actividades del plan
planes
1
Moder
ado
10
1
Baja
Impot
ante
Falta de seguimiento Que no se controle la Baja
al cumplimiento de ejecución de metas.
metas
1
Moder
ado
10
1
Baja
Impot
ante
3
PLANEACION
1
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Falta de coherencia Que no se tengan en Baja
entre los planes de cuenta las políticas,
la entidad
objetivos y misión de
la entidad
1
Moder
ado
10
1
Baja
Impot
ante
5
Errores
en
la Que se envíe al Baja
entrega o remisión destinatario
de correspondencia equivocado, o no sea
oportuna
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
6
Perdida
documentos
de El no control de los Muy Baja 1
documentos
que
salen o ingresan a la
entidad
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
la Que no se emitan las Muy Baja 1
directrices y políticas
al personal
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
7
8
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
4
Fallas
en
comunicación
interna y externa
Debilidades en los Que se presenten Baja
sistemas
de fallas en las bases de
información y base datos de la entidad
de datos
1
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10
11
No se
sistema
REVISION POR LA DIRECCION
9
ATENCION
PENAL
12
evalué
el Que no se preparen Muy Baja 1
los documentos e
información requerida
para la revisión por la
dirección
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
No se tomen las Que no se consideren Muy Baja 1
medidas de mejora
los
riesgos
que
puedan afectar el
sistema o no se
valoren
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
No
se
tomen
acciones correctivas
frente al desempeño
de los procesos
Falta de compromiso Muy Baja 1
y debilidades en la
cultura de control y
de gestión
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Inasistencia en las
actuaciones
procesales penales
y administrativas en
las cuales se debe
intervenir
Sanciones
disciplinarias
parte
de
procuraduría
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Muy Baja 1
por
la
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Incumplimiento de Sanción disciplinaria Muy Baja 1
trámite y notificación por violación a un
oportuna
en derecho fundamental
términos de Ley a
los peticionarios.
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
14
La no ejecución de Sanción disciplinaria
los
trámites
del
peticionario en los
términos
especificados por la
Ley
constituye
causal de MC
Muy Baja 1
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Pérdida de confianza Muy Baja 1
en la labor que
adelanta
la
Personería Municipal
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
15
DE
ATENCION
DERECHOS HUMANOS
13
Las instituciones o
dependencias ante
las
cuales
la
Personería hace las
intervenciones
no
las contestan o no lo
hacen dentro de los
término
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16
No
se
cierra
adecuadamente el
ciclo del proceso por
no
informar
al
usuario la respuesta
que el tercero haya
dado
a
sus
inquietudes
Pérdida de confianza Muy Baja 1
en la labor que
adelanta
la
Personería Municipal
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
17
Debilidad en los Incumplimiento de los Muy Baja 1
casos en que la objetivos misionales
Personería
debe
velar por el respeto
de los Derechos de
los niños, niñas,
adolescentes
y
ciudadanía
en
general
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
18
Incumplimiento en podrían
generar Muy Baja 1
los términos legales investigación para los
funcionarios
responsables,
e
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
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19
EN
ATENCION
VIGILANCIA
ADMINISTRATIVA
Insatisfacción
Usuario
21
GESTION
FINANCIERA
20
del
Pérdida
del Retraso tanto en el Muy Baja 1
expediente o de sus trámite de la acción
piezas procesales
como en la sanción
Dpnaria.
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Información contable Que
no confiable
deficiencia
soportes
Debilidad
en
programación
presupuestal.
existan Baja
en los
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
la Que se desconozcan Baja
normas
presupuestales
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
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Facilidad
corrupción
de Que no se posibilite Muy Baja 1
el
cruce
de
información
presupuestal con la
contable
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
23
Incumplimiento con Que falten soportes Muy Baja 1
el
pago
de para la cancelación
acreencias
de los pagos
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Inadecuada
selección
personal.
Que no se efectúe de Muy Baja 1
del acuerdo
a
las
necesidades de la
entidad
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Inadecuado
clima Que no se realicen Muy Baja 1
organizacional
las mediciones o no
se tomen correctivos
frente
a
las
debilidades
detectadas
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
DE
25
GESTION
HUMANO
24
TALENTO
22
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Presencia
accidentes
enfermedades
trabajo
de Que no se efectúen Muy Baja 1
o programas
de preventivos
y
correctivos de salud
ocupacional.
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
27
Debilidades
calificación
desempeño
la Que no se evalué el Muy Baja 1
del desempeño
del
personal
en
las
formas y oportunidad
debida
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Inaplicar
los Desconocimiento de Muy Baja 1
controles internos de los procedimientos y
los procesos
del sistema de control
interno
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Falta de medición de Fallas
en
la Baja
los indicadores
determinación de las
responsabilidades o
incumplimiento de las
mismas
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
29
EVALUACION
GESTION
DE
28
LA
26
en
1
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Incumplimiento en la Falta de monitoreos Baja
ejecución de metas periódicos
en
proyectos
y
planes de acción
31
32
33
34
EVALUACION INDEPENDIENTE
30
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
Incumplimiento
carencia
cronogramas.
o Falta de monitoreos Muy Baja 1
de periódicos
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Fallas
en
programación
actividades
control interno
la Que se tenga baja Muy Baja 1
de cultura de control
de interno en la entidad
Moder
ado
5
1
Muy Baja
Impot
ante
Fallas
en
la Que se presente Baja
aplicación
de presión para impedir
auditorías internas
evaluaciones
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
Falta de aplicación Que
las Baja
de
las dependencias omitan
recomendaciones
el mejoramiento de
las
condiciones
halladas
1
Moder
ado
10
1
Baja
Acept
able
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Inconsistencia en la Que
las Muy Baja 1
información
dependencias
no
suministrada por la reporten ejecución de
entidad.
los
planes
y
actividades
Moder
ado
5
1
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Muy Baja
Impot
ante
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III.
POLITICA ANTITRAMITES
Que es la ley Antitrámites
Es una iniciativa del gobierno que se formuló para reducir buena parte de los trámites
y procedimientos que las personas sean naturales o jurídicas deben hacer ante las
entidades del estado.
La Ley se tiene como fundamentos el Documento Conpes 3292 de 2004, trata el tema
de la racionalización, la estandarización y automatización de trámites, con el objetivo
principal de evitar exigencias injustificadas a los ciudadanos Colombianos, así como
lograr ahorros en costos, tiempo y apegarse por la utilización de las herramientas
tecnológicas.
La expedición de esta la Ley antitrámites atiende la necesidad que tienen los
Colombianos de contar con un Estado más eficaz y transparente en la gestión pública.
Igualmente recurre al principio de colaboración entre entidades que están obligadas
realizar alianzas con el objeto de que las estas intercambien información y no trasladar
al usuario esta carga.
El Departamento Administrativo de la Función Pública desde su inicio es la encargada
de velar por el cumplimiento de esta Ley y para ello diseño el Sistema Unico de
Tramites SUIT.
Esta es un sistema electrónico que nos permite la administración de los trámites y
servicios de todas las entidades públicas del estado este portal opera a través del
portal de Gobierno en línea.
A la fecha SUIT ha tenido varias transformaciones entre la ultima versión es la 3.0
Es así como a partir del año 2005 hasta la fecha todas las instituciones del estado
están en la obligación de suministrar la información de sus trámites y servicios en el
portal SUI del departamento administrativo de la función publica.
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OBJETIVOS DE LA LEY ANTITRAMITES
1. Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos, a través de la
simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización,
mejorando la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones
administrativas.
2. Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones con el fin de facilitar el acceso de la ciudadanía a la
información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos, creando
condiciones de confianza en el uso de las TICs.
3. Hacer más eficiente la gestión de los las entidades públicas para dar una ágil
respuesta a las solicitudes de servicio de la ciudadanía, a través de la mejora
de los procesos y procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de
los recursos.
4. Promover en las entidades la confianza en el ciudadano aplicando el principio
de la buena fe, así como la excelencia en la prestación de sus servicios a la
ciudadanía, con el fin de hacerle más fácil y amable la vida a los ciudadanos.
CONCEPTOS BÁSICOS
TRAMITE: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben
efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o
autorizada en la Ley.
SERVICIO: Es el conjunto de funciones, acciones o actividades de carácter misional
delegadas o diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole un valor
agregado a las funciones de la entidad.
DECRETO LEY 019 DE 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública
OBJETIVO GENERAL.
Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad
proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y
jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas
como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y
reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.
En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites,
procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública,
con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las
autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios
constitucionales que la rigen.
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Es entonces que en el gobierno nacional de la mano con el Departamento
Administrativo de la Función Publica inician en el territorio Nacional con el fin de
depurar y racionalizar los trámites en lo que denominan la Cruzada antitrámites.
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Acciones requeridas por el departamento administrativo de la función publica a
las entidades del estado
Monitoreo permanente a los trámites
Realizar adecuaciones tecnológicas
Adecuar mecanismos de atención al ciudadano
Aprobación nuevos trámites por el DAFP
Actualizar trámites en el SUIT
Además de esto el Decreto Ley 019 de 2012 incluye unas políticas de inmediato
cumplimiento, es deber del municipio colocarse al tanto de esta nueva política para
que los ciudadanos en especial del municipio de Belén, efectúen sus trámites de una
manera ágil y oportuna acorde con los planteamientos del departamento
Administrativo de la Función Publica como representante de la nación en la estrategia
de Trámites y Servicios.
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QUE BUSCA EL DECRETO ANTITRAMITES
1. Una nueva relación del Estado con los ciudadanos como usuarios y
destinatarios de sus servicios, con el fin de hacer su vida un poco más
amable.
2. Proteger y garantizar la efectividad de l os derechos de las personas
naturales y jurídicas ante la Administración Pública.
3. Generar el compromiso de las instituciones públicas para ser más
eficientes y eficaces.
4. Suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones
innecesarios existentes en la Administración Pública.
A quien se aplica
A todos los organismos y entidades de la Administración Pública y a los
particulares, cuando éstos cumplan funciones administrativas.
Así mismo, el Decreto faculta a las Superintendencias para que insten a sus
entidades vigiladas a no exigir más requisitos de los necesarios.
La Personería Municipal en este contexto pretende levantar los siguiente trámites:
N
o.
Departa
mento
ENTIDAD
TRAMITE
1
Nariño
Personería Municipal
Proceso inscripción OV y Odv para
MPEV.
2
Nariño
Personería Municipal
Ruta declaraciones victimas
3
Nariño
Personería Municipal
Ruta inscripción veedurias
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IV.
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÒN AL CIUDADANO
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PROCEDER DEL SERVIDOR PÚBLICO Y/O CONTRATISTA EN RELACIÓN AL
EJERCICIO DE SU TRABAJO:
Los servidores públicos y/o contratistas de la Personería Municipal de Belén, en
desarrollo de las funciones asignadas, deberán aplicar y cumplir los siguientes
procederes éticos:
1. Los servidores públicos y/o contratistas, desarrollarán su trabajo con rectitud,
sentido profesional, dedicación, compromiso, honestidad y sentido de pertenencia
por la institución.
2. Los servidores públicos y/o contratistas deben utilizar el tiempo laboral en un
esfuerzo responsable para cumplir con sus obligaciones, de manera que el
desempeño sea eficiente y eficaz.
3. Los servidores públicos y/o contratistas de la entidad aportarán el conocimiento y
esfuerzo necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas institucionales
cuando lo amerite la necesidad del servicio.
4. Velar por el buen nombre de la Entidad dentro y fuera de ella.
5. Proteger los bienes de la institución; y evitar la utilización de estos para fines
distintos para lo cual fueron asignados.
PROCEDER DEL SERVIDOR PÚBLICO Y/O CONTRATISTA EN RELACION AL
EJERCICIO DE LA ENTIDAD.
1. Las relaciones dentro de la Personería se fundamentarán en el respeto, sin hacer
ningún tipo de discriminación, tomando como base la cortesía, la puntualidad, el
buen trato y el compromiso.
2. Los servidores públicos y/o contratistas de la Entidad, no aceptarán ninguna clase
de recompensa u obsequios ofrecidos para el beneficio propio o de terceros.
3. Los servidores públicos y/o contratistas, deben prestar servicios con calidad,
veracidad, oportunidad, eficiencia y eficacia, que redunde en el bienestar de la
Entidad.
4. Las declaraciones a nombre de la Personería las hará sólo la Personera, o quien
ella delegue.
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PROCEDER DEL SERVIDOR PÚBLICO Y/O CONTRATISTA EN SUS RELACIONES
EXTERNAS.
1. Las relaciones entre los directivos y demás servidores y/o contratistas, se deben
basar en el respeto, aunando esfuerzos y poniendo todo el empeño para cumplir
con las expectativas de los usuarios.
2. Evitar hechos que pongan en peligro la integridad y seguridad de la entidad, de los
usuarios y empleados.
3. Toda inversión que ejecute la entidad debe estar precedido por criterios de garantía,
calidad, seguridad, protección, precio y rentabilidad.
PROCEDERES DEL SERVIDOR PÚBLICO Y/O CONTRATISTA EN EL BUEN
SERVICIO A LOS USUARIOS.
1. El usuario es la persona más importante en nuestra entidad.
2. El usuario no depende de nosotros, nosotros dependemos del usuario, nosotros
trabajamos para nuestros usuarios.
3. Toda persona merece respeto, nuestros usuarios son la mayor razón de ser de
nuestro objetivo, por lo tanto se debe actuar cada día para que su persona sea
tratada acorde a la Ley.
4. Cada usuario en tiene derecho a su integridad, por lo tanto el contenido de su
solicitud debe ser reservado y preservado.
5. El usuario no interrumpe nuestro trabajo, sino es el propósito de nuestro trabajo.
LA PERSONERÍA. Y OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS
En la Personería municipal reconocemos la legitimidad de las entidades públicas,
tratamos amable y dignamente a sus servidores, atendemos sus recomendaciones y
sugerencias.
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LA PERSONERÍA. Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL
Comunicamos ampliamente en forma veraz y oportuna los resultados de nuestra
gestión y facilitamos el libre examen por parte de los órganos de control, actuamos
para que los resultados obtenidos en el ejercicio de nuestra gestión, sean verificables
y controvertidos. Reconocemos a los Órganos de Control, facilitamos el acceso a la
información, atendemos y acatamos sus recomendaciones y sugerencias.
LA PERSONERÍA MUNICIPAL Y LA COMUNIDAD
Se abren espacios a los ciudadanos y a la comunidad organizada para el ejercicio del
control social promoviendo los mecanismos de participación ciudadana, y rinde
cuentas de su gestión. Atendemos las inquietudes, denuncias y quejas, protegemos
los bienes públicos, actuamos de manera imparcial, sin dejarnos influenciar por
intereses particulares o políticos.
LA PERSONERÍA Y EL MEDIO AMBIENTE
Somos conscientes de la importancia y cuidado del medio ambiente y sus recursos,
contribuimos a mejorar las condiciones ambientales en las instalaciones de la Entidad,
asumimos políticas de higiene y seguridad y optimizamos los recursos
medioambientales.
Al interior de nuestra Entidad propiciamos una cultura ecológica, desarrollando
acciones para el sostenimiento del ecosistema.
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V.
RENDICION DE CUENTAS
LOS CONTENIDOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTA SON:
a. La Rendición de Cuentas financiera trata todo el tema de presupuesto asignado
con una referencia especial frente a la contratación efectuada.
b. La Rendición de Cuentas de Gestión tiene como objetivo principal explicar el objeto
social de la entidad y frente a este demostrar que se está actuando de conformidad y
con la debida transparencia para solucionar en forma estructural problemas de la
comunidad dentro del área que a ella le corresponde. Esta tendrá un papel
especial en cuanto a la presentación de metas e indicadores de resultados, que van a
servir para hacer un comparativo en cuanto a administraciones pasadas y sirve como
guía para futuras rendiciones de cuentas.
4.2 AUDIENCIA PÚBLICA PARA LA REALIZACION DE CUENTAS
La Audiencia Pública es un espacio de participación ciudadana, propiciado por
las Entidades u Organismos de la Administración Pública, donde personas
naturales o jurídicas y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público
para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre
aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y
programas a cargo de la a cada entidad, así como sobre el manejo de los
recursos para cumplir con dichos programas.
En este sentido, la audiencia de rendición de cuentas cifra su utilidad en el espacio
que abren las Entidades para informar, explicar, justificar, consultar su gestión ante la
sociedad civil, permitiendo el seguimiento y evaluación de sus compromisos, planes y
programas por parte de esta última.
La audiencia pública es un mecanismo deliberante más no decisorio, por lo
tanto las conclusiones de la misma no tienen fuerza vinculante para las
entidades y organismos de la Administración Pública.
La audiencia pública tiene su base legal en el artículo 32 del Capítulo Octavo de la Ley
489 de 1998, sobre “Democratización y Control Social a la gestión pública”. Las
Audiencias Públicas son concebidas como una de las acciones necesarias para
involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación,
ejecución, control y evaluación de la gestión pública; así mismo, en el Artículo 33
establece que: cuando la administración lo considere conveniente y oportuno se
podrá convocar audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos
relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a
cargo de la entidad y, en especial, cuando esté de por medio la afectación de
derechos o intereses colectivos.
PASOS PARA ORGANIZAR LA AUDIENCIA PÚBLICA
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La Audiencia Pública de rendición de cuentas se organiza a través de los ocho (8)
pasos, así:
Alistamiento Institucional: La entidad debe conformar un grupo de apoyo, que se
encargue de preparar la información de forma sencilla, clara y concisa para el mejor
entendimiento de la ciudadanía.
Divulgación y Capacitación: La Entidad debe abrir espacios para la información
y capacitación de los ciudadanos, así como de sus funcionarios, que permitan
prepararlos sobre los alcances de la rendición de cuentas: cómo funciona,
cuáles son los límites, y las herramientas que pueden utilizar para el control
social.
Podrá acudir para ello a espacios radiales y televisivos con objetivo social,
programas de capacitación dirigidos a usuarios y/o a organizaciones de usuarios
de sus servicios.
Pueden realizarse encuentros de la audiencia, entre la entidad y las
organizaciones preparatorios, que permitan clarificar la información y propiciar el
seguimiento a los procesos por parte de estas últimas.
Los funcionarios de la entidad también deben recibir capacitación, sensibilización e
información sobre la estrategia de rendición de cuentas y sobre los mecanismos
para su implementación.
Organización Logística: Para organizar la audiencia pública se debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
Lugar: Identificar un lugar para llevar a cabo la audiencia publica, debe ser
amplio, respondiendo a las necesidades de la Entidad y de fácil acceso a la
ciudadanía; se recomienda que tenga varios accesos y transporte para los
asistentes. Tener en cuenta las normas básicas de seguridad.
Fecha: Establecerla con la suficiente anticipación, e informar a quienes deban
asistir para que igualmente con el debido tiempo, reserven su agenda.
Duración: Puede ser de una o de varias jornadas según las condiciones de cada
audiencia; es recomendable que se realice en una jornada continua de 8 a.m.
a 2:00 p.m., con el fin de evitar cortes y deserción de la Audiencia.
Número de invitados y personas esperadas a la convocatoria: Se debe
prever el número de personas que se harán presentes en la AP para poder
planear antes y no tener que enfrentar contratiempos mayores el día de la misma por
falta de logística y de recursos.
Suministros: Establecer las necesidades de suministros para el adecuado
desarrollo de la Audiencia, como por ejemplo si se va a ofrecer un refrigerio
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respondiendo a la duración de la Audiencia, si es necesario un teléfono, fax,
computador, punto de red, Internet, pantalla, televisión, cámara de video,
grabadora, papelería, registro de asistencia, etc. Estas son cosas que la Entidad debe
tener en consideración para que la experiencia resulte exitosa.
Reglamento de la Audiencia: Considerar una agenda para su desarrollo que
tenga en cuenta aspectos varios como tiempo de intervenciones, número de
intervenciones. Es conveniente recoger varias inquietudes para luego
retroalimentarlas. Deben especificarse unas reglas de juego o acuerdos sobre el
desarrollo de la sesión, que incluyan si se quieren o no aplausos.
Convocatoria: Se realizará treinta días antes de la audiencia publica por todos
los medios masivos de comunicación, de acuerdo con la disponibilidad
presupuestal de la entidad, dentro de los cuales podemos citar boletines de
prensa, entrevistas televisivas o radiales y espacios institucionales en medios de
comunicación, la Internet, radio, televisión, carteleras institucionales.
Es necesario tener en cuenta que hay dos clases de invitados: las
organizaciones de la sociedad civil y la ciudadanía en general.
 Organizaciones de la sociedad civil: Las organizaciones que fueron
identificadas como usuarias de servicios de la Entidad convocante,
recibirán una invitación personalizada de parte de la Entidad con una copia, en
físico o en medio magnético, del informe de rendición de cuentas. Se
propone como mínimo 3 organizaciones invitadas directamente por la Entidad.
 Ciudadanía en general: Será invitada a través de los medios masivos
de comunicación, mediante convocatoria donde se especificará que la
información de la Entidad está disponible en su página Web y en medio físico
en los centros de documentación o de atención al usuario.
Inscripción y radicación de propuestas: Las organizaciones de la sociedad
civil, con mínimo 10 días de antelación a la audiencia, deberán presentar y radicar en
la SECRETARIA DE PERSONERIA, las propuestas de intervención, para que les
sean asignados los espacios respectivos dentro de la Audiencia, esto en consideración
a la representatividad de las organizaciones sociales.
Los ciudadanos individualmente tendrán la oportunidad de intervenir en la
audiencia sin necesidad de radicar previamente sus propuestas. Para ello se fijara un
tiempo de intervenciones, se mostrara a continuación un formato para la inscripción
de propuestas.
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Realización de la Audiencia: A la entrada de la audiencia los organizadores
entregan a los ciudadanos asistentes un formato para sistematizar su participación con
el propósito de agrupar las intervenciones por temas y darle una orden a las
explicaciones de la entidad.
La audiencia pública será presidida siempre por el Personero municipal.
LA AUDIENCIA DEBE DESARROLLARSE ASÍ:
Intervención de la entidad:
realizarse en tres horas. Para ello la entidad deberá exponer en forma didáctica y
amena sus ejecuciones, logros, dificultades y retos. Podrá utilizar video clips sobre
realizaciones, testimonios, presentaciones en power point, mini resúmenes
didácticos para entregar y otras acciones que dinamicen la presentación de la
información.
Intervención de las organizaciones sociales: Un representante de la
organización debe ilustrar la propuesta que radicó para participar en la audiencia,
tendrá un límite de tiempo establecido por la entidad y por el número de
organizaciones inscritas. Se recomienda que en este bloque las intervenciones de las
organizaciones sean por lo menos de 10 minutos. Estas intervenciones deben
organizase por temas afines de tal forma que las respuestas de la entidad sean
frente a cada agrupación temática.
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Intervención de los ciudadanos: Los ciudadanos podrán intervenir para
presentar las inquietudes de acuerdo con lo registrado en el formato de
inscripción. La intervención de los ciudadanos tendrá una duración establecida por la
entidad de acuerdo a la cantidad de ciudadanos inscritos.
Cierre y evaluación de la audiencia: en esta parte se presentarán las
conclusiones de la audiencia, además de las que puedan presentar observadores
externos invitados a hacer parte de la experiencia.
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