GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA TEMA 1 EL APROVISIONAMIENTO: LOS PROVEEDORES

GESTIÓN DE LA COMPRAVENTA
TEMA 1
EL APROVISIONAMIENTO: LOS PROVEEDORES
1. Tipos de empresas
a. Industrial: Compran materias primas y las
transforman en productos terminados. Son las
fábricas. Por ejemplo: Mahou, pues fabrica a partir de
la cebada y otras materias primas, el producto
terminado que es la cerveza.
b. Comercial: No fabrican nada. Compran productos
que venden sin ser sometidos a ningún proceso de
fabricación, es decir, los venden tal y como han sido
comprados. Por ejemplo Bodybell, que venden
perfumes y cosméticos que han comprado a distintos
proveedores, tales como Dior, Lancome, etc. Estos
productos se llaman mercaderías. Se llaman tambien
empresas de distribución, pues llevan los productos
que fabrican otras empresas a los consumidores
finales (las personas que compran en las tiendas).
c. De servicios: No fabrican productos, ni los
distribuyen en el mercado, sino que venden servicios.
La venta del servicio coincide con la prestación o
realización del servicio. Por ejemplo: educación,
limpieza de oficinas, peluquerías, consultorías,
hoteles, restaurantes etc.
2. Definiciones y esquemas de compraventa
Mercaderías: Bienes que una empresa (que
clasificaremos como comercial) compra a otra, para ser
vendidos tal y como han sido comprados, sin ser
sometidos a ningún proceso de transformación.
Materias primas: Bienes que posteriormente entran en
un proceso de fabricación, para ser transformados en
bienes de otro tipo. Por ejemplo, la leche es materia
prima del queso.
Productos terminados: Son los bienes que se han
fabricado a partir de unas materias primas. Por ejemplo,
el queso es el producto terminado elaborado a partir de la
leche.
Esquema de la compraventa de una empresa
compra
Proveedores
vende
Clientes
Empresa
Dpto. de Compras o
aprovisionamiento
Dptos. de
Gestión
administrativa
Dpto.
Comercial
o de
ventas
La empresa se relaciona con el exterior,
fundamentalmente:
1. Comprando a los proveedores: Esta labor la realizan
los departamentos de compras de las empresas.
2. Vendiendo a los clientes: Realizado por los
departamentos comerciales o de ventas de las
empresas.
Compra materias primas
Vende productos terminados
Proveedores
Clientes
Empresa industrial
NESTLÉ
La empresa NESTLÉ compra cacao, leche, azúcar etc
como materias primas a sus proveedores, y fabrica
tabletas de chocolate y bombones como productos
terminados.
Compra mercaderías
Vende mercaderías
Proveedore
s
Clientes
Empresa comercial
CARREFOUR
Si CARREFOUR vende las tabletas de chocolate Nestlé en
sus tiendas, éstas son mercaderías para Carrefour. Por
tanto, un mismo producto (las tabletas de chocolate) es
producto terminado para la empresa que lo fabrica
(Nestlé), y es mercadería para la empresa que lo vende al
consumidor final (Carrefour).
Ejercicio1: Pon un ejemplo de una empresa para la que
esta tableta de chocolate pueda ser una materia prima,
diciendo además el producto terminado que obtendría.
compras diversas
Prestación del servicio
Proveedores
Clientes
Empresa de servicios
PELUQUERIA
En una empresa de servicios, habrá que comprar diversas
cosas para poder prestar los servicios. Fíjate que el
momento de la venta es la prestación del servicio.
Ejercicio2: Escribe que compras tendrá que realizar una
peluquería para poder realizar sus servicios, y trata de
nombrar los distintos tipos de servicios que puede ofrecer.
3. Ciclo productivo
Es el proceso que comprende desde la compra de lo
necesario para que la empresa realice su actividad
(materias primas, mercaderías, o compras de compañías
de servicios) hasta el momento de la venta (del producto
terminado, las mercaderías, o los servicios).
4. El mercado
El mercado, en general, está constituido por los
vendedores que ofertan sus productos y servicios
(OFERTA) y los compradores que tienen necesidad de
adquirir esos bienes y servicios (DEMANDA).
Tipos de mercados:
o Mercado de productos de consumo: En este
mercado se venden todos los productos y servicios
que compran los consumidores finales, es decir, los
que necesitamos para nuestro uso personal. Estos
mercados están formados por los consumidores
finales y los vendedores de esos productos y
servicios.
o Mercado de productos industriales: Formado por
los compradores y vendedores de productos o
servicios que serán incorporados a un proceso de
fabricación, o bien serán revendidos.
o Mercado de servicios: Un servicio es un bien
intangible, que no puede venderse en forma de un
producto tangible. Ejemplos de servicios: educación,
fisioterapia, hostelería, servicios de limpieza etc. Este
mercado está formado por los compradores y
vendedores de servicios.
Competencia de un mercado: Es la rivalidad que existe
entre las distintas empresas que venden un mismo
producto o servicio. El objetivo de las empresas es
siempre maximizar las ventas, esto es, vender lo más
posible, pues de este modo tienen mas beneficio.
Cuota de mercado: Es el porcentaje de las ventas que
tiene una determinada empresa del total del mercado. Por
ejemplo, si en el mercado de perfumería se venden un
total de 1.000.000 de perfumes, y Bodybell vende
200.000 unidades, quiere decir que tiene una cuota de
mercado de:
Cuota = (ventas empresa / ventas mercado) x 100 =
(200.000 / 1.000.000) x 100 = 20 %
Esta cuota se expresa en tanto por ciento. Un 20% quiere
decir, que de cada 100 perfumes que se venden en el
mercado, 20 los vende Bodybell.
Ejercicio3: Calcula la cuota de mercado de las siguientes
empresas que venden coches, sabiendo que en el año
2009, se han vendido un total de 640.000 coches.
Renault: Ha vendido 110.000 coches.
Opel: Ha vendido 95.000 coches.
Cuando hay mucha competencia, las empresas luchan
entre ellas para aumentar sus cuotas de mercado. Lo
hacen tratando de diferenciarse del resto, bien porque
son las más baratas, bien porque ofrecen mejor calidad
que el resto, o porque realizan la entrega más rápida etc.
Muchas veces, hay “guerras de precios”, cuando una
empresa baja los precios para que le compren mas a ella,
y sus competidoras hacen lo mismo, bajándolos mas aún.
Cuando el comprador y el vendedor de un producto o
servicio llegan a un acuerdo sobre las condiciones del
intercambio, se produce la compraventa.
5. Los proveedores
Son las empresas que venden bienes o servicios a otras
empresas, o a particulares.
Una de las tareas más importantes de la gestión de la
compraventa es la de buscar al proveedor adecuado antes
de realizar la compra. El departamento de compras es
el que se encarga generalmente de esta función. Debe
tener muy claro que criterios de evaluación permiten
realizarla.
Los proveedores establecen acuerdos con las empresas,
obligándose a cumplir las condiciones pactadas entre
ambas empresas en el contrato de compraventa.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Búsqueda de empresas que puedan llegar a ser
proveedores de lo que queremos comprar.
2. Solicitud de Oferta a estas empresas: Nos
comunicamos con ellas, para pedirles que nos digan
cuáles son sus condiciones de venta.
3. Evaluación de Ofertas de las distintas empresas.
4. Selección del proveedor. Seleccionaremos aquel
que satisfaga mejor nuestras condiciones de compra.
5. Registro del proveedor.
5.1. Búsqueda de empresas
Buscaremos empresas que vendan aquello que queremos
comprar. Algunas de las fuentes de información más
habituales son:
a) Prensa, radio y televisión.
b) Publicaciones especializadas.
c) Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
d) Ferias y exposiciones comerciales.
e) Páginas amarillas.
f) Internet.
g) Asociaciones empresariales, cámaras de comercio y
bases de datos de organismos públicos y privados.
h) La competencia.
5.2. Solicitud de Oferta
Una vez que hemos identificado las empresas que pueden
vendernos el producto o servicio que necesitamos
comprar, les enviaremos una “solicitud de oferta”. Es
deseable que esta solicitud se realice siempre por escrito.
Este documento se envía a todas las empresas
preseleccionadas, y contiene las especificaciones de lo
que queremos comprar, y les pedimos que nos detallen
las condiciones que sean importantes para decidir quien
será el proveedor. En esta solicitud debe constar la
fecha límite de recepción de ofertas, es decir, la fecha
en la que terminamos de recibir ofertas para incluirlas en
nuestro proceso de selección de proveedor.
Trataremos de que en el proceso de selección haya el
mayor número de empresas compitiendo entre si, pero en
todo caso, es aconsejable que no sean nunca menos de 3
empresas.
Paso 1. Envío de “petición de oferta” a los proveedores
BOBATH
1.
PETICION
DE
OFERTA
EMPRESA
TEXTIL 1
2.
OFERTA
1
EMPRESA
TEXTIL 2
2.
OFERTA
2
EMPRESA
TEXTIL 3
2.
OFERTA
3
Paso 2. Recepción en Bobath de las ofertas de los proveedores
* Posteriormente se evalúan las ofertas de los
proveedores y se selecciona un proveedor.
Los aspectos solicitados más frecuentemente en la
solicitud de oferta son:
1. Precio: le pedimos a la empresa que nos de su mejor
precio o “cotización”, así como posibles descuentos que
puedan aplicarnos. Típicamente existen distintos tipos
de descuento:
o Rappels: Descuentos que nos aplican si compramos
muchas unidades del producto.
o Por pronto pago: Lo aplican si pagamos antes de
una fecha.
o Comercial: otros descuentos.
2. Calidad del producto: Es importante especificar al
proveedor lo mejor posible la calidad y características
de lo que queremos comprar. Se incluyen aquí aspectos
tales como: Características técnicas, Garantía,
Formación de los usuarios, Servicio posventa y
asistencia técnica.
3. Cantidad: Número de productos a comprar.
4. Forma y plazo de pago. Se prefieren los proveedores
“a plazo” (les pagamos pasado un tiempo), a los
proveedores “al contado” (pagamos en el momento de
la compra).
5. Plazo de la entrega. Si es un producto que ha de
comprarse con una cierta urgencia, es muy importante
el plazo de entrega del mismo.
6. Periodo de validez de la oferta: Hasta cuando nos
aplican sus condiciones.
Estos puntos nos sirven para obtener de los proveedores
la información deseada y así poder realizar las
comparaciones pertinentes, para una posterior selección
del proveedor más idóneo.
Existen distintas formas de realizar la petición de oferta:
a) Petición pública y abierta de ofertas: Esto se
realiza fundamentalmente para los organismos
públicos. Se caracteriza porque la apertura de las
ofertas de los proveedores se realiza en el mismo
momento. Esto asegura la independencia del proceso
de selección, para que un comprador no pueda dar
datos sobre las ofertas a otras empresas incluidas en
el proceso de selección.
b) Petición telefónica sin constancia escrita: Se realiza
en compras de poca importancia, o de extrema
urgencia.
c) Ofertas por escrito: Es lo más habitual, bien por
carta, fax, o correo electrónico. Muchas veces
pediremos también el envío de catálogos, muestras,
o solicitaremos una visita a la empresa proveedora.
El proveedor tiene que incluir en su oferta, todos los
aspectos que le hemos solicitado, más aquellos que crean
conveniente incluir referentes a mejoras de calidad del
producto, descuentos adicionales por comprar más
unidades, y cualquier mejora que consideren oportuna.
5.3. Evaluación de ofertas
Se trata de analizar los puntos considerados como
esenciales. Es habitual elaborar un cuadro comparativo en
el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los
proveedores, y a partir de ahí, dar una puntuación a cada
candidato, y elegir el mejor.
Una vez elegido el proveedor, deberá seguir evaluándose
su comportamiento, pues proporciona información muy
valiosa y útil que debe ser tenida en cuenta en el futuro,
cuando se deba elegir entre seguir con el mismo
proveedor o buscar otro. Así, se debe ir renovando la
información que tenemos de ellos, de modo que el
proceso de búsqueda y selección de proveedores es
realmente un proceso continuo. Los aspectos que se
evalúan de modo continuo son: calidad del producto,
rapidez en el suministro, etc.
5.4. Selección de proveedores.
Es la última fase del proceso de compra. Está claro que la
selección no conlleva mucha complejidad después de
haber evaluado correctamente todas las opciones que
teníamos. Se trata, simplemente, de confirmar qué
proveedor o proveedores nos suministrarán los productos.
Esta selección la hace generalmente el departamento de
compras en colaboración con el de fabricación y el
financiero. Una vez tomada la decisión se debe comunicar
a los no seleccionados, por si ello diera lugar a nuevas
ofertas más ventajosas. Cuando se ha llegado a la
decisión definitiva, se debe comunicar a las empresas
elegidas.
5.5. Registro del proveedor
Toda empresa debe llevar a cabo un registro riguroso de
sus proveedores para un mejor control de las relaciones
con ellos. La ficha de registro de los proveedores debe
reflejar una serie de datos para que en todo momento
sepamos la evolución de éstos.
Fichas de proveedores
Código...........................
Registro de Proveedores
Nombre: ........................................................................................................................................
Dirección: .................................................................................................................. ...................
Localidad: ...............................................C.P.:........................ Provincia: ...................................
Teléfono: ..................................................Fax: ......................................
Artículos
Descuento comercial
Forma de pago
Observaciones
Descuento por
pronto pago
Rappels por compras
Plazo de entrega