Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C

Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.
Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas
Dirección de Recursos Humanos Materiales y Servicios
Subdirección de Servicios Genérales
Coordinación de Archivos
CALENDARIO DE CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS 2014
ACCIONES
OBJETIVO
ACTIVIDADES
Cumplir normativamente con la
Recabar información de las
1.-Presentar el Informe Anual actualización del POT, informando las actividades y avances realizados
de Cumplimiento de Desarrollo actividades que se realizaron durante para conocer la situación actual,
Institucional Archivístico 2013
el ejercicio 2013 en materia de
elaborar el informe y presentarlo
archivo.
ante el Comité de Información.
2.- Divulgación los formatos
para la administración de los
archivos institucionales
Contar con formatos de uso interno
que permitan homologar la
Elaborar de acuerdo al manual
administración de los expedientes
administrativo de aplicación
(Carátula o portada de identificación, general en materia de archivos,
Formato Único de Inventario
los formatos necesarios para la
Documental y Formato de Vales de administración de los expedientes
Préstamo)
RESPONSABLE
Coordinación de Archivos
Coordinación de Archivos
CUMPLIMIENTO
Se presento al Comité de
Información el
«PLAN ANUAL DE DESARROLLO
ARCHIVÍSTICO 2014»
Se elaboraron y difundieron en pagina
de la intranet institucional, los
formatos para la gestión de los
archivos
Realizar el levantamiento de
3.- Actualización de los
información en conjunto con los
instrumentos archivísticos
Contar con herramientas actualizadas responsables de los diferentes
Durante el año pasado se tuvieron
(Cuadro de Clasificación
que permitan identificar la forma
archivos institucionales, para la
varias reuniones con los
Archivística, Guía Simple de
Coordinación de Archivos y
correcta de organizar, clasificar,
actualización de los instrumentos
responsables de los Archivos de
Archivos, Catálogo de
Responsables de los Archivos de
administrar , resguardar y conservar de apoyo archivístico, que son las
Tramite y Unidades
Disposición Documental y los
Trámite
los expedientes que se generan en
herramientas necesarias para
Administrativas, para actualizar los
Criterios Específicos para la
Bancomext.
organización, clasificación,
instrumentos de apoyo Archivístico
Organización y Conservación
conservación y administración de
de los Archivos )
los archivos.
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Coordinación de Archivos
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ACCIONES
4.- Envió del Catálogo de
Disposición Documental al
Archivo General de la Nación
para su validación
5.- Realizar el Inventario
general de archivos de los
trámite
6.-Iniciar el proceso de bajas
documentales.
OBJETIVO
ACTIVIDADES
Contar con un documento de apoyo
archivístico donde se establezca el
Recabar la información en
valor y la vigencia documental, la colaboración con los responsables
clasificación y el destino final de los
de los archivos de tramite y/o
expedientes, el cual debe ser
unidades administrativas para la
validado por Archivo General de la actualización de este documento.
Nación.
Tener el volumen actual de los
expedientes activos custodiados en
los archivos de tramite.
Realizar el levantamiento de
inventario de expedientes
localizados en los archivos de
tramite con forme al cuadro de
clasificación archivística vigente.
Identificar los inventarios
documentales , que han cumplido
Liberar espacio en el archivo de
con su vigencia y remitirlos a las
concentración y dar cumplimiento a
unidades administrativas, para su
los indicadores propuesto el
revisión y en caso de aprobación,
Programa para un Gobierno Cercano
comenzar con el tramite de baja
y Moderno
documental ante el Archivo
General de la Nación.
RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
Coordinación de Archivos
El 29/02/2014 se remitió vía
electrónica el al AGN, el Catálogo
de Disposición Documental,
teniendo dos correos como
respuesta, los cuales contienen
ciertos considerandos que aun se
están atendiendo.
Coordinación de Archivos y
Responsables de los Archivos de
Trámite.
Se sigue realizando
Responsable del Archivo de
Se ingreso una baja documental y
Concentración, Responsables de
aun no tenemos respuesta de su
los Archivos de Trámite y
dictaminación.
Coordinación de Archivos
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ACCIONES
OBJETIVO
7.- Realizar la capacitación de
Mantener al personal involucrado
los responsables de los
capacitado y actualizado en los temas
Archivos de trámite y de
básicos relacionados con la gestión
Concentración.
de los archivos.
ACTIVIDADES
Capacitar a los responsables de
los Archivos de trámite y de
Concentración en temas de
valoración, clasificación y
organización de los archivos.
RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
Coordinación de Archivos
En la institución se impartieron a
los servidores públicos de recién
ingreso, los cursos en línea del
IFAI: Introducción a la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la
Información Pública
Gubernamental, Clasificación y
Desclasificación de la Información,
Organización y Conservación de
los Archivos de las Dependencias
y Entidades de la Administración
Pública Federal, así mismo, el
persona del Archivo de
Concentración y los responsables
de los archivos de tramite
asistieron al curso de Valoración
Documental impartidos por el IFAI.
Actividad permanente, consiste en
atender, solucionar y dar apoyo a
los usuarios en el tema de las
Se proporciona asesoría
transferencias primarias, llenado
Coordinación de Archivos y
personalizada a los usuarios en lo
Solucionar las dudas que los usuarios
8.- Atención y asesoría a
de formatos, identificación de los
Responsables de los Archivos de relacionado al temas de archivo,
tengan en referencia al tema de
usuarios en materia de archivo
vales documentales, clasificación
Trámite.
promoviendo con ello la cultura
archivos
de la información, así como
archivística.
atender dudas del los
responsables de los archivos de
trámite y concentración
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ACCIONES
9.-Difusión de cultura
archivística
OBJETIVO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
Fomentar la cultura archivística
utilizando la intranet institucional
Elaborar un plan de difusión
archivística, para sensibilizar a los
usuarios sobre el valor, uso y
conservación de los documentos
en el desarrollo de nuestras
actividades, atreves de materiales
con tópicos de interés y su
divulgación.
Coordinación de Archivos
Se asesora en todo momento a los
usuario en el tema de archivo
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