19ª Sesión de Aprendizaje: ¿Cómo involucrar a los distintos actores del sistema en la campaña?

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Adiós Bacteriemias: Aumentando el Impacto 19a Sesión de Aprendizaje: ¿Cómo involucrar ac@vamente a los dis@ntos actores del sistema en la campaña? 1 10 de marzo de 2015 2
Participación
•  11 países
•  119 hospitales
•  286 UCIs
•  18,838 camas
•  3,219 camas UCI
1-5 hospitales
Más de 10 hospitales
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¿Cuáles son los actores del sistema?
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¿Por qué involucrarlos?
•  En el pasado
•  Estrategia de
comunicación de una vía
•  Boletines
•  Publicaciones impresas
•  Reuniones anuales
•  En el presente
•  Es necesario involucrar
a los distintos actores en
la toma de decisiones
para asegurar mayor
involucro en el proyecto
y sus resultados
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Beneficios
•  Adaptación de proyectos desde etapas tempranas con
base en las opiniones de los actores
•  Aumenta la posibilidad de apoyo en el proceso de implementación
•  Mejora la calidad del proyecto
•  Mayor cantidad de recursos
•  Seguridad de que conocen el proyecto y entienden los
beneficios del mismo
•  Apoyo activo cuando se requiere
•  Anticipación a la reacción de los actores al proyecto
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¿Cuándo involucrarlos?
•  Planeación
•  Confirmar necesidades con los distintos actores
•  Diseño
•  Involucrar a los actores e invitarlos a proponer posibles soluciones
•  Implementación
•  Involucrar e informar de la evolución de la implementación
•  Evaluación
•  Presentación de resultados
•  Retroalimentación
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¿Cómo crear cambios transformacionales?
1. 
Establecer sentido de urgencia
•  Identificar problemas y oportunidades
2. 
Formar una coalición
•  Formar un grupo con suficiente poder para generar cambio
•  Motivar al grupo a trabajar en equipo
3. 
Crear una visión
•  Desarrollar estrategias para lograr la visión
4. 
Comunicar la visión
•  Usar distintos medios de comunicación
5. 
Empoderar al equipo
•  Remover los obstáculos para el cambio
•  Cambiar los sistemas o estructuras que limitan el cambio
•  Incentivar toma de riesgos, ideas, actividades y acciones nuevas
6. 
Crear objetivos a corto plazo
•  Mejoras a corto plazo visibles
•  Reconocimiento a los actores involucrados en las mejoras
7. 
Consolidación de las mejoras y sistenimiento de los cambios
•  Usar credibilidad para cambiar al sistema, las estructuras, y políticas que no se alinean a la
visión
8. 
Institucionalizar los cambios
•  Articular las conexiones entre nuevos comportamientos y los logros
Kotter, J. Leading Change: Why transformation efforts fail. Harvard Business Review. 2006
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Proceso de involucramiento
1.  Identifique a los actores de sus sistema
•  Enfoque sistemático. Considere todos los aspectos y área de
influencia del proyecto
2.  Recuerde a los grupos de interés
•  Identifique a los grupos u organizaciones que no se ven impactados
directamente por el proyecto, pero que son considerados actores por
sus intereses (ej. Recursos Humanos)
3.  Utilice información del pasado sobre proyectos similares
•  Ahorra tiempo
•  Destaca riesgos potenciales
4.  Considere el ciclo de vida del proyecto
•  Los actores y sus intereses pueden cambiar conforme el proyecto
progresa
5.  La gente importa
•  Identifique a los actores individuales con los que puede comunicarse
dentro de un grupo de actores.
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Priorización de actores
•  Definir a quién involucrar y por qué
•  Nivel de significancia del proyecto para cada uno de ellos
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Análisis de los actores
!
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Entendiendo a los actores
•  ¿Cómo van a reaccionar al proyecto?
•  ¿Cómo los involucro en el proyecto?
•  ¿Cuál es la mejor manera de comunicarme con ellos?
•  ¿Cuáles son sus intereses (financieros, emocionales, etc.) en
el proyecto? ¿Son positivos o negativos?
•  Si son negativos, ¿cómo convencerlos de apoyar el proyecto?
•  Si no es posible sumarlos, ¿cómo manajer su oposición?
•  ¿Qué es lo que los motiva?
•  ¿Cuál es su opinión actual del proyecto ¿En qué basan su
opinión?
•  ¿A qué actores es crítico involucrar desde el inicio?
•  ¿Cuál es la secuencia óptima de involucramiento?
•  ¿Quién influencia su opinión en general y quién influencia su
opinión sobre el proyecto en específico?
•  ¿Qué información quieren ellos que usted les proporcione?
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Factores necesarios para que los
actores se involucren en el proyecto
•  Insatisfechos con la situación actual
•  Motivados por los posibles resultados del proyecto
•  Motivados a dar el primer paso
•  Convencidos de que hacer las cosas diferente no les
costará más de los que están dispuestos a pagar
•  Costo financiero
•  Seguridad
•  Reconocimiento
•  Crecimiento
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Pirámide de necesidades de Maslow
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Modelo de dos factores de Herzberg
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Motivación extrínseca Vs. intrínseca
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Estrategia de comunicación
•  Factores que condicionan la estrategia de comunicación:
•  Tamaño y el grado de dificultad del proyecto
•  Disponibilidad de tiempo para comunicación
•  Grado de necesidad de apoyo
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Recomendaciones
•  Nombre del actor/grupo de actores
•  Puntos clave (intereses y preocupaciones)
•  Grado de apoyo requerido (Alto/Medio/Bajo)
•  Acciones requeridas
•  Mensajes clave
•  Beneficios
•  Mejoras clave
•  Plan de comunicación
•  Estilo
•  Frecuencia
•  Retroalimentación deseada
•  ¿Cómo determinar si la comunicación fue exitosa?
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En resumen…
•  Enfoque en problemas importantes que requieren acciones
•  Definir objetivos claros
•  Estar listo para actuar
•  Usar la estrategia de involucramiento para tomar decisiones, no como relaciones públicas
•  Involucre a los actores adecuados
•  Asegurar que el proceso sea inclusivo y diverso
•  Considerar la experiencia de los actores, su nivel de influencia y su voluntad de involucrarse en el proyecto
•  Involucre a representantes con poder de toma de decisiones
•  Busque valores compartidos
•  Asegurar que cada actor se beneficie directamente de involcrarse en el proyecto
•  Determine las reglas del juego
•  Determinar el alcance,los objetivos, los roles y los riesgos de involucrarse en el proyecto.
•  Definit un proceso de toma de decisiones, manejo de conflicto y evaluación
•  Maneje las excepciones
•  Buscar consenso en resultados buscados.
•  Garantice recursos adecuados
•  Dinero, tiempo y personal
•  Escuche a los actores con puntos de vista diferentes (críticos)
•  Asegurar que la comunicación sea de dos vías. Permita que los distintos actores expresen sus puntos de vista.
•  Construya confianza
•  Buscar establecer relaciones a largo plazo.
•  Manténgase abierto a opiniones diferentes
•  Estar abierto a retroalimentación, independientemente de si es positiva o negativa.
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Contacto
www.clicss.org
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