REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS (\HidroEqulnocclo EP v Dpto. : GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc. : GFC Pag.: 1 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: RESOLUCION No. HEQ- GG-GA-038-2014 lNG. GUIDO ANDRADE BASTIDAS. GERENTE GENERAL HIDROEQUINOCCIO EP REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS GERENTE GENERAL CONSIDERANDO Que, el articulo 225 de Ia Constituci6n de Ia Republica del Ecuador, prescribe que el sector publico comprende , entre otras, las personas juridicas creadas por acto normative de los gobiernos aut6nomos descentralizados para Ia prestaci6n de servicios publicos, Que, de conformidad con el Art. 10 de Ia Ley Organica de Empresas Publicas, el Gerente General es responsable de Ia gesti6n empresarial, administrativa, econ6mica y financiera , tecnica y operativa. Que, de conformidad con el Art. 11 de Ia Ley Organica de Empresas Publicas, el Gerente General esta facultado para aprobar y modificar los reglamentos internes que requiera Ia empresa, excepto el serialado en el numeral 8 del articulo 9 de esta Ley. Que, es necesaria Ia base normativa para conocer el Reglamento General de Pagos. En ejercicio de Ia atribuci6n prevista en el articulo 11 numerales 8 y 18 de Ia Ley Organica de Empresas Publicas, RESUELVE: Aprobar el siguiente: "REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS" CAPiTULO I OBJETO, AMBITO Y ORGANOS DE APLICACION Articulo 1.- Objeto: El presente Reglamento General tiene por objeto definir Ia politica empresarial para Ia realizaci6n de pagos, asi como tambien respaldar los pagos efectuados a los proveedores tanto de bienes como servicios, con el fin de justificar ante los organismos de control como Servicios Rentas lnternas, Contraloria General del Estado, Auditoria lnterna y Auditoria Externa, entre otros. Articulo 2.- Ambito de Aplicaci6n: A todas las, Gerencias, Responsables de Area y todo el personal y funcionario que labora en Hidroequinoccio E.P: Articulo 3.- 6rganos de Aplicaci6n: Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Fina nciera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Guido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS r\HidroEaulnoccio EP v ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Dpto. : GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag .: 2 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: Gerencia General Gerencia Administrativa Gerencia Financiera Unidad de Negocio Vialidad Unidad de Negocio Coviprov Unidad de Negocio Teatro de Pichincha Unidad de Negocio Generaci6n HEQ CAPiTULO II PROCEDIMIENTO DE PAGOS Articulo 4.- Politicas: Dentro del procedimiento y siguiendo las directrices internas de Ia Empresa se analizaran primero las siguientes politicas: 1. La transferencia bancaria se realizara una vez que cumpla con todos los respaldos detallados en el Anexo 1. La Gerencia Financiera a traves del departamento de Tesoreria informara al administrador del contrato o proveedores Ia realizaci6n de Ia transferencia bancaria. La entrega de los comprobantes de retenci6n en Ia fuente se realizara en las oficinas de HIDROEQUINOCCIO E.P. de lunes a viernes en el horario de 15:00 hasta las 17:00. 2. 3. Articulo 5.- Documentos generadores de compromisos de pago: Los documentos que generan compromise de pago son los siguientes: ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Contratos de adquisici6n de bienes o prestaci6n de servicios. Contratos de construcci6n de obras. Contratos para Ia adquisici6n de equipos y herramientas. Facturas y/o facturas electr6nicas. Notas de Venta. Liquidaci6n de Compras y Servicios. Liquidaciones de Haberes Otros documentos autorizados como los emitidos por lnstituciones Financieras, documentos de importaci6n y exportaci6n, tickets aereos, entre otros. Articulo 6.- Procedimiento para el pago: 1. Toda solicitud de pago enviada a Ia Gerencia Financiera ya sea de adquisici6n de bienes, contrataci6n de servicios o liquidaci6n de haberes, debe ser remitida y suscrita unicamente por los Gerentes asignados, utilizando el modelo que consta en el anexo 2, Ia misma que debe contener Ia documentaci6n de respaldo que justifique plenamente Ia obligaci6n y que debera incluir, entre otros documentos, los senalados en el articulo 5. 2. Los documentos generadores, de compromises de pago previamente aprobados por las Gerencias correspondientes de Ia adquisici6n, contrataci6n , etc. , seran revisados y Elaborado por: Ge rencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Guido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS f\HidroEaulnocclo EP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag.: 3 de 9 CREACION Rev.: Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: aceptados por Ia Gerencia Financiera; en caso de no cumplir con las normas existentes para el efecto, seran inmediatamente devueltos a Ia Gerencia que remiti6 dicha documentaci6n. 3. Las Gerencias responsables de Ia adquisici6n del bien, contrataci6n del serv1c1o o liquidaci6n de haberes, deberan remitir las facturas o documentos que generan el compromiso de pago a Ia Gerencia Financiera no mas tarde de los dos dfas laborables siguientes a Ia fecha de recepci6n de dicho documento, conjuntamente con Ia documentaci6n de respaldo que justifique plenamente el pago. Por Ia demora en Ia tram itaci6n de las facturas o documentos sim ilares, Ia Gerencia Financiera no podra emitir el correspondiente comprobante de retenci6n dentro del plazo establecido por el SRI; de hacerlo esto generara una contingencia tributaria, cuyo valor sera descontado a Ia persona responsable que seriale Ia Gerencia respectiva , que gener6 el mencionado perjuicio para Ia empresa. 4. Cumpliendo con el instructivo para Ia aplicaci6n de Sanciones Pecuniarias emitida por el Servicio de Re ntas lnternas, todos los comprobantes de venta deben estar llenos en su totalidad, sin omisi6n de ningun casillero, caso contrario estos documentos quedaran como invalidos y seran devueltos a Ia Gerencia respectiva. 5. Las facturas que reciba Ia empresa por intermedio de sus diferentes departamentos, deberan contener toda Ia informacion debidamente llena conforme el siguiente ejemplo, y deberan tener una fecha de emisi6n con una fecha anterior no mayor a cinto dfas calendario con respecto a Ia fecha de recepci6n , en caso de no cumplir con estos requerimientos Ia factura o documento generador del compromiso de pago deberan ser devuelto al emisor. Formato de factu ra Requisltos Preompresos • Requi sites de Llenados Rt:<:. 179018 ! .\.IWOI F:'&C'IUr:'t O•WHK'H' dt" I~ 1'1\,.'ltm: )' d~ N•. 00! • ()tJl.OOOOZ!'\l l"'~li1bl ~tnll-ento .-n'I:OOI' 1<-U-'fld O (.Cflti"tpqntJ.I) ~JAT RJ Z: Av 6 de Dlcl~mba e Nl-1. 50 y G a·~J . F oc:h Qultto St.:CLRSAL: Lui~ Pl:'lzt~~ Dnnln 818 ,\ :\I, Aldv:.r Cu.,~•t~qtdl -+------,0:-.,-,.,.-,-,."-"~U"'"'-\ -t-------'N::.:.":.:o"":.:o'·'::cc'!'="' t~~~. N•. Antori~~ C'16n ~- 1• ::c_h•t,____ _ _ _ _ _ _ _ _ ' 'riti<lo p:u-a 511 t-mhicSn ha 5U'I 10/.!006 .:.:"·::::• Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran con Ia d"usura del est.:.blecimic nto. Aprobado por: Gerencia General lng. Guido Andrade, Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P f,\ I )(\., t;)f\f."'l {A -1-1------"'0.'-"'1"'-'"·:.:,;'tt·'~"-"'""'-" Recu erd c que 1,, no e ntrcga do comp1o bantes de vent,"l autorlzados o que n o contcng.Jn ~a•'lcionada ?' Ql.tt"-lldt:l t 'II V 'll">> Q'rotvad...., Origiual : Adquil ieut.vCo(>~ ~mi\01' los rcquisitos c~t..1blccidos, ~r..1 de AutUifnt(t 0n (l>tl'>ll)lldD !)Or~-~ \RI) 1 0478448~~ - REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS GFC Doc.: 4 de 9 Pag.: 1'"\HidroEaulnoccio EP v Opto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: 6. Una vez revisados todos los datos contenidos y requisites de Ia factura y/o nota de venta se procedera a realizar las retenciones por parte de Ia Gerencia Financiera, conforme el siguiente ejemplo: Formato Comprobante de Re t e nci6n Requisitos Prehnpre sos • Requuitos d e Uenados R I O S.A.. RioC<'u t..- Ahn~re ues Dir«.c;56.'l d.;. tot 0111t1U y 001 o't•t:II!Kim ...,nto "'lrlsor (<:U.)I'Kfo(:Off.OS f~..) RUC" 179018!-~SOO.t CO.\!PROBA.,T£ DE RET£:-<CIO:'I ~-.. 004 • OO.l-0000095 S •. A\l tOrbn<iou J0-178-1 18SS .\L.\ .TRJ.Z: A ... ~ dt- Di<:i "mb&T ~'9 0! Quilo St;Cl! I~AL; AY, J~u TRUC3 ;\ (~n"U,&O 0 UO)ilquat d q.n!Jfk•<t.Sn sufow f~dYU r4 to>r ldoo R.VC d<ll n~ Lo to r>-n.tvo ,,.t<tn kiO I NUm~ ~~ ..wto rl~~ lotorg.a<tu por ~ sno Fft< l\ol d oQo~nhl..m 1 lpo y numiN'O <10 c~n r~o~·ob:ton\ot> ()iUK d O!" <WI •·H jo'>C:O f'\"\QIO f<)U·nkk> (<)$)(~foo <tl) ti Q~ II ~ \"alot' Uff D1dO -- 1·- l'i.rmn d~l 3CtU t~ d~ t"fl<eu ciOu Ctu-lo.) ·"1'1 "1 Oohvnr ~l orfl l Impt~tiHn Boh•.,r RVC: 1i 10501,110001 J r-;•. Autol"i.znd d n :.s.a Vnlido p.·nA sn t-rub l6 n hn -s-t~ PoiC<I)ofn,)jOOO Ia r(J(..,O(to'\n COdiOO <J...t tl!n Pto•UIO V~l iJc>"t 051::006 Orl:in:.l: Suc.~t o p.:uivo rettuio Copi.-,;: -"grutr d t:- l "f"lf"udou 7. La transferencia bancaria se realizara cuanto este completa toda Ia documentaci6n de respaldo indicada en los articulos anteriores y el bien o servicio se haya recibido a satisfacci6n por el area demandante, salvo el caso de anticipos que deberan constar en los contratos correspondientes e igualmente so licitados por escrito por las Gerencias respectivas. 8. La Gerencia Financiera podra hacer reembolsos por Compras de Bienes o Servicios a funcionarios de Ia empresa, siempre que estas sean solicitadas de manera expresa por Ia Gerencia del area correspondiente, para lo cual podra emitir una Liquidaci6n de Compras y Servicios conforme indica Ia Resoluci6n 247 del 30 de julio del 2010 capitu lo 2 art. 13 literal 0 , em itido por el Servicio de Rentas lnternas. Las reposiciones por valores menores deberan hacerlas cada Gerencia con los recursos de las Cajas Chicas que disponen, siempre y cuando estes sean apegados a lo que indica el Reglamento General para el uso y manejo del fondo de caja chica. 9. La Gerencia Financiera a traves del departamento de contabilidad recibira los procesos de pago hasta el mediodia. 10. Una vez que se hayan entregado los procesos de pago a Ia Gerencia Financiera, y que estes cumplan con Ia documentaci6n minima requerida y presentado de conformidad con el presente reglamento, se tomara cinco dias habiles para el tramite de revision, contabilizaci6n y pago, tomando en cuenta que Ia acreditaci6n de los recursos es de aproximadamente 48 horas de acuerdo a las directrices emitidas por el Banco Centra l del Ecuador. Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: G'""''' G•r lng. Guido Andr Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P 7 ~ ~ . ~ 't' REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS /\HidroEaulnoccio EP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area : FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag .: 5 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/20 14 Reemplaza a: 11. La Gerencia Financiera solo recibira procesos de pagos hasta el 25 de cada mes, en caso de ser fin de sema na o feriado se recibira hasta el primer dia posterior, caso contrario, en los procesos de pago que no se han entregado hasta Ia fecha indicada Ia Gerencia Responsable del proceso se encargara de gestionar el cambio de Ia factura para el mes siguiente. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- La Gerencia Financiera a traves del Departamento de Contabilidad , previo a Ia autorizaci6n del pago y al reg istro contable, verificara que las operaciones financieras, esten respaldadas con Ia documentaci6n de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad , legalidad y veracidad , esto permiti ra Ia identificaci6n de Ia transacci6n ejecutada y facilitara su verificaci6n , comprobaci6n y analisis posterior. SEGUNDA.- Encargase a Ia Gerencia y/o Direcci6n Financiera su implementaci6n, seguimiento, aplicaci6n y control. TERCERA.- El presente Reglamento es de aplicaci6n obl igatoria, a partir de dia de su aprobaci6n. Dado en Ia gerencia General de HIDROEQUINOCCIO EP, en Quito, a 10 de septiembre de 2014. lg ~ uido Andrade Bastidas GERENTE GENERAL HIDROEQU INOCCIO EP. Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha : Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Gu ido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQ UINOCCIO E.P REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS f \HidroEauinoccio EP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag.: 6 de 9 Rev.: CREAC ION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: ANEXO 1 SOPORTES OBLIGATORIOS PARA EL PAGO CONCEPTO DE PAGO REQUISITOS SOPORTE • Memoranda de Ia Gerencia de Area (Anexo 2) solicitando el pago, en el cual se debe detallar como mfnimo lo siguiente: o No. de factura o Valor de Ia factura o No. de Ia certificaci6n presupuestaria o Centro de Costo • AI memoranda se debe adjuntar: o Factura Orig inal o Copia de Ia Certificaci6n Presupuestaria o Certificado Bancario de Ia Cuenta del Proveedor. o Copia del Contrato en caso de haberlo o Copia del Contrato Complementario o Garantfa de Buen Uso del Anticipo o Garantfa de Fiel Cumplimiento o Garantfa tecnica en los casos que aplique o Acta de entrega a recepci6n o lngreso a bodega (Bienes y/o Actives Fijos) o Planillas de avance de obra o Pr6rrogas de plazo o Cualquier otro documento que Ia Gerencia Financiera a traves del Departamento de Contabilidad considere necesario para respa ldar el pago. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: ::1 G'"'"''' Geoec•l lng. Guido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P "' ~ :/:.,7-~' r:?tt ~~ REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS 1"\HidroEaulnocclo EP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS PAGO DE OBLIGACIONES LABORALES (REMUNERACIONES, LIQUIDACIONES DE HABERES, lESS, DECIMOS, ETC.) Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: • • • • • • Doc.: GFC Pag.: 7 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/201 4 Reemplaza a: Memoranda de Ia Gerencia de Area (Anexo 2) solicitando el pago a Ia Gerencia Financiera Memoranda de Recursos Humanos hacia Ia Gerencia requirente solicitando el Pago Formularies 107 (en caso de Liquidaci6n de Personal) Liquidaciones de Haberes del personal Certificaci6n Presupuestaria. Cualquier otro documento que Ia Gerencia Financiera a traves del Departamento de Contabilidad considere necesario para respaldar el pago Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Guido And rade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS f"'\HldroEauinoccioEP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema: REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag .: 8 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: ANEXO 2 MEMORANDO 2014-XX-XX DE : Econ. XXXXXXXXX GERENTE ADMINISTRATIVO PARA: Econ. Patricio Beltran V. GERENTE FINANCIERO AS UNTO: PAGO SERVICIO DE ALIMENTACION FUNCIONARIOS FECHA: 20 DE AGOSTO DE 2014 Adjunto a Ia presente sirvase encontrar Ia factura No. XXX, por el valor XXX, que corresponde al servicio de alimentaci6n de los funcionarios de Ia empresa. VALOR NO. DE FACTURA XXX-XXX-XXXXXXXXX XXX-XXX-XXXXXXXXX XXX-XXX-XXXXXXXXX XXX-XXX-XXXXXXXXX XXX-XXX-XXXXXXXXX XXX-XXX-XXXXXXXXX xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx CENTRO DE COSTO GERENCIA GENERAL GERENCIA ADM INISTRATIVA GERENCIA FINANCIERA UNlOAD DE NEGOCIO V IALl DAD UNlOAD DE NEGOCIO COVIPROV UNlOAD DE NEGOCIO TEATRO Para lo cual se adjunta Ia siguiente informacion: • • • • • Factura Original Certificaci6n Presupuestaria No. Contrato Certificado Bancario Distribuci6n por centro de costos Cumpliendo con todos los requisites solicito a Usted se proceda al pago del servicio de alimentaci6n. Atentamente, Econ. GERENTE ADMINJSTRATIVO Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Guido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial propiedad de HIDROEQUINOCCIO E.P REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS f"\HidroEaufnocclo EP v Dpto.: GERENCIA FINANCIERA Area: FINANCIERA Tema : REGLAMENTO GENERAL DE PAGOS Doc.: GFC Pag.: 9 de 9 Rev.: CREACION Vigencia: 10/09/2014 Reemplaza a: CONTROL DE DISTRIBUCION DEPARTAMENTO ENVIADO Gerencia General Gerencia Administrativa Unidad de Negocio Vialidad Unidad de Negocio Coviprov Unidad de Negocio Teatro de Pichincha Unidad de Negocio Mitad del Mundo Unidad de Negocio Generaci6n HEQ RECIBIDO X X X X X X X CONTROL DE CAMBIOS Cambio 001 Descripci6n tech a Creaci6n de Reg lamento General de Pagos 05-09-2014 - Elaborado por: Gerencia Financiera Fecha: Revisado por: Gerencia Financiera Eco. Patricio Beltran Aprobado por: Gerencia General lng. Guido Andrade Fecha: Fecha: Este es un documento confidencial ro iedad de HIDROEQUINOCCIO E.P