Propuesta – Proceso Carga de Materias

Proceso Carga de Materias
Proceso de carga de información de materias al Sistema de Planes para
agilizar el proceso de depuración de información y garantizar que la
información suba correctamente evitando el manipuleo de información.
El proceso solo actualizara los campos que tengan información del archivo para
actualizar materias. Los campos que estén en blanco no se borraran, se deja la
información contenida en la base de datos.
Si se deseas borrar un campo deberá solicitarlo, mientras se incluye este otro
proceso en la aplicación.
Se accesa a través del menú principal en la opción Carga de Materias
El proceso de carga de información de materias, como son los datos básicos
de la materia, equivalencias, y todos los datos del analítico. Inicia con la
siguiente pantalla.
E paso numero 1 es bajar el formato de captura de la información, dando clic
a liga que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla con el
nombre de Formato de Captura.
El formato de captura, es en Excel y se debe de llenar en la primera pestaña
llamada INFO, de no ser así el sistema no reconocerá el formato. En la
segunda pestaña, se especifica un ejemplo de cómo llenar el formato y los
posibles valores para los casos de las columnas que describen características
especiales de cada materia.
A continuación se muestra donde aparece la liga en la aplicación para bajar el
formato en cerrado en color rojo.
El paso numero 2 es cargar el archivo al servidor, y para esto debe de hacer
clic en el botón
ventana.
, posteriormente aparecerá una nueva
Al pulsar el botón de
aparecerá un cuadro de dialogo, donde podrá
buscar el archivo que desea actualizar en el sistema. Una vez elegido el
archivo, dará clic en el botón de
Podrá observar que el nombre del archivo elegido se muestra en la pantalla.
Como en el siguiente ejemplo:
Con el icono de
podrá borrar el archivo de la lista.
Al pulsar el icono de
procesar, se selecciona el archivo y aparecerán las
opciones de actualizar o insertar datos de materias.
Al pulsar el botón de Procesar, se iniciara la actualización de información.
Después de haber ejecutado el proceso, se generan los descartes, y podrá
exportarlos a un archivo Excel donde podrá revisar y corregir el archivo para su
carga posterior.
También se enviara un correo automáticamente al usuario y al área de soporte,
sobre la carga realizada. El correo contendrá un resumen con de la carga
realizada.
Posteriormente se generará un log de descartes, con el formato a llenar para
poder subirlos en la siguiente carga de datos.
Consideraciones especiales que tomara el proceso en cuenta según cada
proceso y/o archivo a cargar en el sistema de Planes:
Materias:
 La clave materia deberá enviarse separada, es decir, clave_disciplina y
numero de curso.
 Cuando se inserten registros en materias, los campos de clave_materia,
nombre_esp, Horas_clase, Horas_Laboratorio, Horas_Unidades,
nivel_academico_base y Tipo_materia son obligatorios para poder hacer
la carga de la materia correspondiente.
 La disciplina enviada, exista en el catalogo respectivo de disciplinas.
 La clave_disciplina, exista en el catalogo respectivo de
disciplina_ediciones.
 Si no existen se procede a dar de alta ambas disciplinas en sus
catálogos, a petición del usuario. ( el usuario enviara la disciplina y el
departamento de la disciplina a dar de alta)
 Se indicara si se insertaran o se actualizaran datos de las materias.




Para casos de actualizaciones si la clave de materia enviada no existe,
el usuario debe de revisar que la clave este correcta. ejemplo D 00841
(normalmente la envían como D00841 y así no sube, por que la clave no
es valida, en la disciplina de un carácter con edición siempre va un
espacio entre la disciplina y la edición)
Todas las materias insertadas
y/o actualizadas se marcaran
automáticamente como revisadas en Web.
Si se envían dos registros de la misma materia, se tomara como bueno
el ultimo.
Las materias inexistentes serán descartes y se generarán 2 archivo uno
de errores y otro de carga, para volver a subir la información.
Equivalencias
 El separador valido será una coma.
 Que la materia equivalente exista previamente en la base de materias.
 Enviar correctamente las claves de materias, ejemplo D 00841
(normalmente la envían como D00841 y así no sube, por que la clave no
es valida, en las disciplina de un caracter con edición siempre va un
espacio entre la disciplina y la edición)
 Si hay registros duplicados aplicará el último.
 Cuando envíen una equivalencia, y la materia ya tiene equivalencias
previas, sí se borra lo anterior y se inserta todo de nuevo, es
responsabilidad del usuario poner toda la información no solo la faltante.
 Las materias inexistentes serán descartes y se generará un archivo para
re-carga.
Datos Analíticos
 Borrar el registro cuando la materia sea nula.
 Revisar que la clave de la materia existe en la base de materias.
 Si hay registros duplicados aplicará el último.
 Si ya existe la combinación de materia, tipo de dato, se borra y se
inserta el dato nuevamente.
 Se insertan las revisiones en la tabla de revisiones por materia.
ProgramasXMaterias
 Subir cada uno que se encuentre separado por coma se quitaran los
espacios antes o después de cada programa.
 Solo se enviarán los semestres de los planes y aplican para materias
tópico. La relación plan-semestre-materia para las materias curriculares
se enviarán en otro archivo.
 Revisar que el programa Académico exista (enviar la clave del programa
académico valido)
 Revisar que la materia están en la base de materias y es no curricular.
 Los programas académicos y/o materias inexistentes o duplicadas
serán descartes.
--Pendiente de entregar para la próxima semana
Frases Temáticas
 El separador de las frases temáticas es un (;) punto y coma, las frases
temáticas no deben llevar este signo.
 Si hay frases temáticas se borran y se carga lo nuevo.


Si la descripción en español de la frase temática es nula, no se inserta.
Al menos que tenga descripción en inglés, solo inserta las frases en
inglés.
Si solo se envía la frase temática en español, en la frase temática en
inglés no se inserta nada.
Para dudas o comentarios acerca del sistema favor de escribir a la siguiente
dirección va.soporte@itesm.mx