Código: PG-P-04 PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS Y CARGA Versión: 0 Pág. 1 de 4 1. OBJETIVO Garantizar el servicio de transporte de pasajeros y carga para el cumplimiento del objetivo misional de la OFB, estableciendo la necesidad del servicio, la procedencia, el correcto manejo y el control. 2. ALCANCE Inicia desde la definición de la necesidad, la solicitud del transporte, el trámite de orden de servicio, la confirmación de uso del transporte, hasta la conciliación de cuentas. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Transporte de carga: traslado de un lugar a otro de elementos, bienes e instrumentos en custodia de la OFB. Asociado al transporte de carga se tiene la Logística que consiste en ubicar los productos de importancia en el momento preciso y en el destino deseado. Transporte de pasajeros: traslado de personas desde un origen hacia un destino deseado, teniendo en cuenta características de confort y tiempo. 4. CONDICIONES GENERALES Se tomara como base para definir la necesidad del servicio de transporte teniendo en cuenta la programación de los conciertos de la orquesta y las actividades de las áreas misionales, establecidas en el plan de acción y la programación de la orquesta. Las solicitudes deberán estar en el Área de Producción para su respectivo trámite con mínimo dos días hábiles antes de la prestación del servicio en horario de oficina, con el respectivo visto bueno del ordenador del gasto. La solicitud por parte del Área de origen debe ser tramitada a la Subdirección Sinfónica mínimo con cinco días antes de requerido el servicio. La subdirección pasara la solicitud al Área de producción mínimo con dos días antes de requerido el servicio. Las capacidades que tienen los vehículos son las siguientes: (Automóvil 1 a 3 personas), (Van 3 a 12 o 19 personas) y (Bus de 19 a 40 personas), es importante aclarar que el cupo de los vehículos se verá afectado si se utiliza para transporte de equipaje o instrumentos. Revisado por Aprobado por María Mercedes Santos Coordinadora de Producción - Contratista Fecha: 1 de junio de 2011 Álvaro Alonso Jaramillo Quintero Subdirector Sinfónico Fecha: 2 de junio de 2011 Código: PG-P-04 PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS Y CARGA Versión: 0 Pág. 2 de 4 La clase de vehículo a utilizar será determinada según la asesoría previa del Área de Producción, con base en la confirmación de las personas a transportar, los instrumentos o equipaje que lleven y las condiciones del lugar donde se trasladan. Los recorridos realizados por el proveedor de transporte solo serán los autorizados en la respectiva solicitud de insumo con visto bueno del ordenador del gasto, en caso de alguna eventualidad que necesite resolverse de inmediato, se realizara un cambio o una nueva solicitud, a través de correo electrónico con visto bueno del ordenador del gasto, para luego ser legalizada llenando el formato respectivo. Los horarios plasmados en las órdenes de servicio se tienen que cumplir a cabalidad con el fin de conservar el rubro de dinero autorizado en esa solicitud, dado el caso que por eventualidad se demore la salida de las personas a trasladar este cambio tendrá que realizarse como se manifestó anteriormente. Toda petición recibida extemporáneamente NO quedará inicialmente incluida dentro del presupuesto y su programación se sujetará a las disponibilidades operativas y presupuéstales. Para generar la solicitud de transporte de los Solistas y Directores, se debe enviar la información hasta el jueves de la semana inmediatamente anterior. En los casos en que la puesta en escena de los Solistas y Directores estén acordes con el cumplimiento de sus funciones, se realizaran excepciones de transporte. Para la programación de transporte de los músicos de la OFB se deberá diligenciar una planilla por parte de los interesados en tomar el servicio, esta será diligenciada por el profesional de la Subdirección Sinfónica durante los ensayos programados de lunes a miércoles. 5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS NA 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. 1 Actividad Descripción Diligenciar solicitud de transporte Se realiza el diligenciamiento de los formatos para la solicitud de servicio de transporte dependiendo la necesidad del Área Misional. 1. Para el caso de solicitud de servicio de transporte de músicos de la OFB para los conciertos Responsable Coordinador los músicos, de Responsable designado del Área Misional, Responsable de la custodia de Documento o Registro Formato de registro, solicitud y confirmación de transporte de músicos de la OFB, Formato de Código: PG-P-04 PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS Y CARGA Versión: 0 Pág. 3 de 4 No. Actividad Verificar la solicitud de transporte 2 3 Radicar solicitud de transporte Revisar la solicitud y generar orden de servicio 4 5 6 Enviar orden servicio contabilidad de a Realizar conciliación del servicio con el Descripción Responsable habituales del viernes en la noche y los conciertos programados en parques, el coordinador de los músicos diligencia la solicitud del servicio previo registro de los músicos que van a hacer uso del transporte. 2. Si se trata de una solicitud efectuada por los responsables designados de las Áreas Misionales se diligencia en el formato establecido las características del transporte y los pasajeros (Director Titular, Solistas, Directores, Grupos de Cámara, Jurados, entre otros). 3. Cuando se presente el transporte de carga – instrumentos de la OFB, el responsable de custodiar los instrumentos diligencia la información en el formato establecido previa verificación de los instrumentos a transportar. Una vez realizado el diligenciamiento de los formatos por parte de los responsables designados y recibidos la información, se verifica la solicitud y se da visto bueno o se aprueba. Con la aprobación de la solicitud de transporte, se radica el documento en el Área de Producción. Se revisa la solicitud de transporte y se genera la orden de servicio al Proveedor mediante un oficio, especificando la cantidad de vehículos y las rutas de transporte de pasajeros o carga. Una vez enviado por fax los documentos de orden de servicio al proveedor, se envía a Contabilidad todos los soportes del envió y recibo a satisfacción. Se realiza la comparación de los servicios recibidos frente a los los instrumentos, Documento o Registro solicitud y confirmación de transporte de pasajeros, Formato de solicitud y confirmación de transporte de cargainstrumentos OFB Subdirector Sinfónico, Responsable designado del Área Misional Responsable de Producción Oficio Responsable de Producción Responsable de Producción Acta de conciliación Código: PG-P-04 PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE PASAJEROS Y CARGA Versión: 0 Pág. 4 de 4 No. Actividad Descripción proveedor Realizar comparación cuentas de 7 Realizar conciliaciones 8 Responsable solicitados por la OFB y se verifica que los costos correspondan al servicio prestado. Se realiza la comparación frente a lo solicitado y lo que se encuentra registrado en las facturas con el fin de revisar que las cuentas sean correctas. Cuando se presente alguna inconsistencia se debe informar al Ordenador del gasto para su revisión. Se realizan las conciliaciones para controlar que el servicio fue prestado a satisfacción y que la ejecución presupuestal está acorde con lo programado. Responsable de Contabilidad Responsable de Contabilidad, Responsable de Producción, Subdirector Sinfónico. Fin del procedimiento Anexo 1. Control de Cambios Versión Fecha Aprobación 0 2 de junio de 2011 Anexo 2. Diagrama de Flujo Naturaleza del Cambio Documento original Documento o Registro