INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JÓVENES” - CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID(Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros al 31/12/00 detallados en el apartado I- siguiente, correspondientes al Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, parcialmente financiado con recursos provenientes del contrato de préstamo N° 1031/OC-AR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Activo y Pasivo al 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos, y notas anexas N° 1 a 10 que forman parte del mismo. b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos. c) Estado de Inversiones al 31/12/00, expresado en pesos. Los estados precedentes han sido preparados por la Unidad Ejecutora del Subprograma sobre la base de registros y planillas auxiliares llevados en pesos y son de su exclusiva responsabilidad. La información se expone al tipo de cambio $ 1 = USD 1. 1 Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 06/11/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 08/08/01 y el 25/10/01. II- ALCANCE DE TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en Ireflejan razonablemente la situación financiera del Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes” al 31/12/00, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR de fecha 04/08/97. BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001. 2 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS DEL SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JÓVENES” - CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID(Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolsos y Detalles de Pagos relacionados, que fueron emitidos y presentados al BID durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes - Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR, suscripto el 04/08/97 entre la Nación Argentina y el BID. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitud de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Subprograma y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Al respecto cabe aclarar que la información presentada no detalla la fecha de presentación y los montos por categoría de inversión de las erogaciones incluidas. 3 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos que respaldan las Solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS En el ejercicio 2000 no se recibieron desembolsos del BID, por lo que la tarea se limitó a la revisión de las justificaciones de fondos Nº 8, 9 y 10. Con relación al saldo pendiente de justificación de U$S 1.012.790 que surge del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/00 fue rendido al Banco en la solicitud Nº 11 de fecha 26/7/01, completando la rendición de U$S 15.000.000 desembolsados desde el inicio del Programa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- correspondiente al “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes - Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral -”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Desembolsos por las justificaciones emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, de conformidad con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1031/OC-AR BID. BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001. 4 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 1031/OC-AR BID SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACION LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JÓVENES” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo Nº 1031/OC-AR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). 1) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento del Componente Capacitación y Orientación Laboral (USD 151.515.152). El monto desembolsado por el BID al 31/12/00 ascendió a USD 16.219.082,26. Durante la realización de la presente auditoría se tomó conocimiento que durante el ejercicio 2001 sería modificada la matriz de financiamiento del Programa debido a la cancelación de USD 85.000.000 del monto total del Préstamo; al cierre de las tareas de campo la reclasificación de las categorías de inversión de dicha matriz se encontraba pendiente de aprobación por el Banco. 5 1) Cláusula 1.03: Recursos adicionales Los recursos adicionales aportados al Programa al 31/12/00 ascendieron a USD 17.173.465,00. 2) Cláusula 2.02: Intereses. Cumplida. Los importes detallados incluyen también la parte correspondiente al Sub-Programa B (a cargo del Ministerio de Educación), ya que el BID no discrimina en la facturación de los servicios del préstamo la parte correspondiente a cada Sub-Programa. Fecha Importe en USD 04/02/00 4.094.960,61 04/08/00 5.011.383,75 3) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. Durante el ejercicio 2000 el BID debitó de la cuenta del préstamo USD 275.184,28 por este concepto según detalle: Fecha Importe en USD 31/03/00 137.592,14 30/06/00 137.592,14 4) Cláusula 2.04: Comisión de crédito. Cumplida. Los importes detallados incluyen también la parte correspondiente al Sub-Programa B (a cargo del Ministerio de Educación), ya que el BID no discrimina en la facturación de los servicios del préstamo la parte correspondiente a cada Sub-Programa. Fecha Importe en USD 04/02/00 947.939,36 04/08/00 824.030,66 6 5) Cláusula 3.05. Plazos de Desembolso. Por Nota CAR 3050 del 11/8/00 se prorrogó el último desembolso al día 04/02/01. 6) Cláusula 4.04: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local. Cumplida. 7) Cláusula 4.05 (a): Contratación de consultores, profesionales o expertos. Cumplida. No obstante cabe tener en cuenta los señalamientos expuestos en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 8) Cláusula 4.05 (b): Contratación de los servicios del Programa Cumplida de acuerdo al Documento suscripto el 01/07/98 entre el Gobierno Argentino y el PNUD. 9) Cláusula 6.04 (b): Recursos Adicionales. Cumplida. Al respecto se tuvo a la vista la Decisión Administrativa Nº 1 de fecha 12/01/00, donde se acredita la distribución de fondos previstos inicialmente para el año 2000, en concepto de distribución de la contrapartida local (Programa 19). 10) Artículo 7.03 (a) (i): Informes semestrales de ejecución del proyecto. El Programa puso a disposición la siguiente información: 1) Por Nota CAR 735/00 de fecha 28/2/01, se da por cumplimentada la presentación del informe correspondiente al 1º semestre de 2000. 2) Por Nota Nº 208 de fecha 03/05/01, se elevó al BID el informe del 2º semestre de 2000. Con respecto a la Nota CAR que da por cumplimentada la presentación de este 2º informe, la misma no fue tenida a la vista, al respecto la UE informa que fue solicitada al BID la citada Nota CAR. De acuerdo a lo establecido en la citada cláusula contractual, ambos informes fueron presentados 7 extemporáneamente, ya que la misma excedió el plazo de 60 días siguientes a la finalización de cada semestre calendario. BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001. 8 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JOVENES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/00, correspondientes al Subprograma de Capacitación y Orientación Laboral del “Programa de Apoyo a la Productividad y Empleabilidad de Jóvenes”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Subprograma (UE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. AOBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00 CONTRATACIÓN DE CONSULTORES La muestra alcanzó el análisis de 14 Consultores. 9 Observaciones: 1) Proceso de Selección a) En cada terna se verificó que varios Currículum Vitae carecen de firma del consultor. La mayoría de los C.V. carecen de fecha de emisión y de recepción por parte de la UCP. b) Se determinó en dos casos la inexistencia de copia de título habilitante. c) La totalidad de los cuadros de evaluación no presentan fechas y en 5 casos carecen de firma de autoridad responsable . d) En algunos casos el perfil de los postulantes ternados para la selección no corresponde a profesiones homogéneas. Comentarios de la UE: a) A partir del ejercicio 2001 es condición que los CV que integran una terna estén inicialados en todas sus hojas y firmados en la última. Sin embargo, es importante aclarar que el Manual de gestión del PNUD no especifica que los CV deban estar firmados, tener sellos de recepción o fecha de acuerdo al numeral 28 Capítulo III Recursos humanos. b) Con relación a los títulos el Manual no especifica que se deba solicitar a los ternados copia de los títulos. Al respecto en el numeral 42 del Capítulo III menciona que a efectos de unificar los sistemas de archivos es necesaria una carpeta con antecedentes de contratación, contratos, recibos, informes y toda documentación relacionada con la contratación. La existencia del título es una recomendación pero no está explicitado como obligación. c) A partir del ejercicio 2001 el cuadro de evaluación tiene fecha, firma y sello del responsable. d) Sin comentarios. 2)Control de legajos Observaciones: a) Las hojas de los legajos de los consultores se encuentran sueltas y sin foliar. b) En la mayoría de las solicitudes de contratación se verificó la inexistencia de número de nota de presentación y de su correspondiente fecha. c) No se encontraron las autorizaciones de la Dirección General de Cooperación Internacional 10 correspondiente a los contratos de los meses de mayo y junio para la totalidad de los consultores integrantes de la muestra. Tampoco se encontró dicha autorización para el contrato de enero de otro consultor. Comentarios de la UE: a) El Manual del PNUD no especifica que los antecedentes de los legajos deban estar foliados. b) se ha tomado en cuenta las observaciones y se han adoptado las medidas necesarias para regularizar dicha situación a partir del año 2001. c) Para las contrataciones de mayo y junio consta en archivo la nota enviada con el respectivo sello de recepción de la Dirección de Cooperación Internacional, efectivamente no consta en nota aparte su verificación, sin embargo cabe aclarar que las solicitudes rechazadas deben ser indefectiblemente devueltas por dicho organismo en forma inmediata, lo cual no ocurrió. Con respecto a enero 2000 la Dirección verifica en listado aparte de la nota enviada, a todos los consultores menos a uno, pero no se registró rechazo a dicha contratación. 3) Control pago de honorarios Observación: Se detectaron cuatro facturas de consultores que no tenían fecha. Comentarios de la UE: Se ha tomado en cuenta la observación y será regularizada a partir del año 2001. 4) Control de informes Observaciones: a) En algunos casos faltan informes de avance y algunos informes carecen de la firma del responsable que conforma las tareas descriptas. b) Los informes de avance presentados son meramente descriptivos de tareas realizadas. Comentarios de la UE: a) Se han tomado en cuenta las observaciones y serán regularizadas a partir del año 2001. 11 b) Los informes son descriptivos de actividades puntuales realizadas por el consultor en cumplimiento de los TDR. La producción de documentos es una tarea de los equipos de trabajo. La coordinación del Proyecto instrumenta un archivo de documentos producidos (cuando corresponde) por cada línea de trabajo. Recomendación: Profundizar los controles respecto a la información que se mantiene en los legajos de los consultores, como así también foliar la documentación, ordenarla cronológicamente y sujetarla a efectos de evitar el extravío de la misma. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS CONTABLES Observaciones: a) Las registraciones contables no surgen de un sistema de contabilidad integrado, los mayores contables no permiten el análisis de cuentas ya que no exponen números de cheque ni orden de pago ni destinatario del pago, con lo cual para poder validar dichos pagos se hace necesario acceder a una integración de cada mayor contable que es de difícil confección para el Proyecto. Recién en esa instancia se puede acceder a la documentación de respaldo. En algunos casos dichas integraciones no coinciden con lo registrado en la contabilidad debido a diferencias en la información que se recibe de las distintas áreas. b) El sistema contable permite la confección de asientos con fechas distintas a la del día en que se están contabilizando las operaciones, lo cual provoca que se introduzcan asientos en cualquier momento del ejercicio alterando la correlatividad del diario general. Asimismo, el libro Bancos de la cuenta corriente del Programa no mantiene la correlatividad numérica en la registración de los cheques. c) Se detectaron operaciones registradas contablemente con anterioridad a la fecha de la orden de pago que les dio origen. d)El sistema contable emitió en algunos casos duplicados de órdenes de pago que llevan el mismo número que su original siendo distintas entre sí, lo que demuestra que la orden de pago no genera el asiento contable y que el contenido de las mismas varía de acuerdo al momento en que se hace la impresión, dado que algunas son corregidas manualmente para arribar al total 12 pagado en la OP original. Comentarios de la UE: a) y b) El sistema de contabilidad que utilizó el Programa durante el año 2000 es integrado. En el mes de octubre de 2000 no se renovó con el proveedor del sistema el servicio de soporte y asistencia técnica. Los problemas producidos a partir de entonces fueron de díficil solución por parte del personal de la Unidad Ejecutora del Programa. En el año 2001 se iniciaron las tratativas para la contratación del servicio de mantenimiento, sin embargo por el alto precio solicitado por el proveedor se interrumpió el proceso de contratación, y, para dar una solución definitiva al problema, el 4 de setiembre de 2001 la Unidad Ejecutora firmó un Acta Acuerdo con el “Programa de Consolidación de la Reforma Administrativa y Financiera del Sector Público Nacional” para la implementación del Sistema UEPEX. En el nuevo sistema se cargarán todos los movimientos del año 2001. En tanto se implemente el nuevo sistema se utiliza el anterior, analizándose y convalidándose la información a través del cruce de datos por medio de los utilitarios Excel y Access. c) El Libro Bancos de la cuenta corriente del Programa está “confeccionado” y “ordenado” con la fecha de registración de la Orden de Pago, que no necesariamente debe coincidir con la fecha de emisión del cheque (instancia posterior a la emisión de la Orden de Pago). Para ver la correlatividad en la emisión de los cheques existen los siguientes libros “Libro Auxiliar de Tesorería” y “Libro Diario de Emisión de Cheques”. d) Comentario no procedente. Recomendación: Corregir las falencias del sistema contable a efectos de brindar una correcta y oportuna información evitando vulnerar principios de control interno, para que las registraciones contables permitan el fácil acceso a la documentación que le dio origen y sean coincidentes con los informes producidos por las áreas del MTSS relacionadas con el Programa. 2) VIATICOS Observaciones: a) Del análisis de la muestra seleccionada correspondiente a anticipos y rendiciones de viáticos 13 se detectó que concluida la misión que originó el pago, el Programa procedió a entregar adelantos de viáticos a los consultores sin solicitar la rendición de comprobantes de los viajes anteriores, omitiendo lo establecido en el Capítulo III apartado 104 del Manual de Gestión del Proyecto. b) El Programa entregó anticipos de viáticos en misiones que no superaban los dos días de estadía omitiendo lo previsto en el Manual de Gestión - Capítulo III apartado l04. c) Asimismo, se verificó que el total erogado durante el ejercicio para esta línea según el Proyecto asciende a $ 101.289,96, mientras que según el área de Recursos Humanos que liquida los viáticos el total para el ejericio 2000 asciende a $ 44.320,51. Comentarios de la UE: En el año 2001 se fortalecerán los controles para evitar la entrega de anticipos para viáticos en caso de existir rendiciones pendientes. Con respecto a los montos devengados y/o pagados durante el año 2000, es válido lo informado en la contabilidad, según surge de los respectivos soportes. Recomendación: Cumplir con la normativa PNUD sobre anticipos de viáticos e informar al área de Recursos Humanos acerca de las modificaciones que el Programa practica al efectuar los registros, con el fin de generar información uniforme entre áreas. 3) CONSEJOS DE FORMACION PROFESIONAL Observación: Del análisis de los contratos celebrados con los Consejos de Rosario, Comodoro Rivadavia y Mendoza por $ 346.798 cada uno, que ejecutan el componente del préstamo Consejos de Formación Profesional, se detectó que el Programa otorgó un anticipo de $ 103.000 a cada uno de ellos, que representa el 29,70 % del monto de cada contrato, no cumpliendo con lo establecido en el Capítulo II apartado 52 del Manual de Gestión del Proyecto que reglamenta que los anticipos, cuando sean indispensables, no deben superar el 15 % del monto total. Asimismo, dichos anticipos no son rendidos por los Consejos por el monto total entregado, sino que se envían comprobantes de gastos por sumas menores que el Programa reintegra 14 completando nuevamente el monto del anticipo, al estilo de un fondo fijo. Comentarios de la UE: Los desembolsos realizados a los Consejos de Formación Profesional fueron realizados conforme a los Convenios suscritos con cada uno de ellos. La normativa aplicable fue remitida al BID oportunamente, rigiéndose el procedimiento de pago conforme a la misma. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa PNUD en lo relativo a la entrega de anticipos de los subcontratos suscriptos y exigir la rendición de los fondos anticipados en su totalidad. 4) CAPACITACION LABORAL Observación: Del análisis de la muestra seleccionada, que consistió en los pagos de los cursos y becas correspondientes a los llamados a licitación pública Nº 16 y 17/99 por $ 2.919.216,57, surge lo siguiente: se detectaron órdenes de pago no contabilizadas en el mayor de la cuenta contable por la suma de $ 21.907 y $ 60.576,36 respectivamente, como así también registraciones en la cuenta contable por $ 57.469 y $ 50.888,76 respectivamente, que no fueron informados en el analítico de pagos suministrado por el Programa. Comentarios de la UE: Las diferencias corresponden a errores de imputación entre las distintas cuentas de inversión y de pasivos como así también ajustes de reclasificación que serán regularizados durante el ejercicio 2001. Recomendación: Practicar análisis periódicos de las cuentas Cursos y Becas como así también de sus correspondientes pasivos, a efectos de arribar al balance de cierre con la menor cantidad posible de ajustes pendientes. 15 5) ANTECEDENTES LICITACIONES PUBLICAS Nº 16 y 17/99 CONTRATACION DE CURSOS DE CAPACITACION Del análisis efectuado a los expedientes Nº 169, 170 y 171 por donde tramitaron los llamados a licitación pública mencionados, que devengaron pagos durante el ejercicio 2000, surge lo siguiente: Observaciones: a) Los Expedientes por donde tramitó la documentación relativa a la Convocatoria, Aprobación del Pliego de Bases y Condiciones, Informes de Evaluación, Disposiciones de Adjudicación dictadas por el Programa y sus correspondientes No Objeción del Banco, no se encuentran foliados, tal como lo establece el Reglamento de Procedimientos Administrativo - Decreto Nº 1759/72 T. O. 1991 - Art. 9. b) Con relación a la documentación relativa a la evaluación practicada en el proceso de selección de las Instituciones de Capacitación (ICAPS) presentadas en los Llamados 16/99 y 17/99, no se tuvo acceso a la misma debido a la dificultades planteadas por el Programa, vinculadas con la búsqueda y clasificación de la documentación archivada. Respecto al método alternativo ofrecido por el Programa relativo a sustituir la información de las ofertas, mediante la consulta de los legajos institucionales que constan en el Registro de Instituciones de Capacitación y Empleo (REGICE), se verificó que: De los legajos consultados no surge la documentación referente al proceso de evaluación y selección de las ofertas presentadas por las ICAPS, para arribar a la calificación final que le fuera asignada por el Proyecto en los Llamados de referencia. Los expedientes se encuentran sin foliar y la documentación relativa a los antecedentes societarios de las ICAPS se encuentra desactualizada (constan estados contables de ejercicios anteriores al de los llamados a licitación Nº 16/99 y 17/99). Comentario de la UE: a) Se tomó en cuenta la observación efectuada por la AGN y se procederá a la foliatura de la documentación. 16 b) La suspensión de la evaluación de antecedentes institucionales, que calificaba a las instituciones según su perfil administrativo y técnico-pedagógico, data de diciembre de 1999 según nos fuera comunicado oportunamente por las nuevas autoridades a la que les fuera asignado el REGICE. A partir del año 2000 sólo se realiza una evaluación de antecedentes societarios e inscripción en la DGI, inscribiendo aquellas que, de acuerdo a dicha evaluación, se encuentren en condiciones de formalizar contratos o presentar proyectos de empleo. Respecto a los antecedentes contables se debe mencionar que el mismo se hallaba circunscripto al componente de evaluación administrativo antes mencionado que, al ser obviado de la rutina de evaluación de las instituciones arrastró consigo la verificación de los estados económicofinancieros de cada institución, haciendo innecesaria la presentación del balance que sí se les pedía anteriormente. Respecto de la foliatura de antecedentes, perdió su razón de ser al no evaluarse antecedentes formales, institucionales administrativos y técnicos-pedagógicos. Recomendación: Los expedientes de trámite de licitaciones públicas relativas a cursos de capacitación deben estar foliados, e incluir la documentación relativa al proceso de selección de las instituciones que ejecutan dichos cursos, teniendo en cuenta que la misma pertenece al proceso licitatorio. 5.1.) CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Con relación al cumplimiento contractual de las ICAPS se procedió a relevar las sanciones aplicadas a las mismas por el Programa durante el ejercicio 2000, dichas sanciones se hallan previstas en caso de irregularidades en la ejecución de los cursos como así también por incumplimiento contractual derivándose en la aplicación de multas, apercibimientos, suspensión e inhabilitación de las ICAPS. De los 18 expedientes remitidos por el Programa se verificó lo siguiente: 17 Observaciones: a) En 17 casos no obran en las actuaciones constancias de notificación fehaciente a las ICAPS acerca de las sanciones aplicadas. Ello determinaría, entre otros efectos, el desconocimiento del término que posee la institución para recurrir ante el Proyecto y que el mismo no pueda realizar las acciones tendientes al cobro de multas o ejecución de las garantías de cumplimiento de contrato, en caso de corresponder, tal como se detectó en los expedientes nº 297 (Asoc. Civil Tredenea), 298 (Asociación Aica SRL) y 328 (Asoc. Gremial de empleados del Poder Judicial – Tucumán). Comentarios de la UE: La notificación fehaciente de las Disposiciones es responsabilidad de las GEyCL, para subsanar este inconveniente, la UE procederá a enviar nuevamente las Disposiciones a las GEyCL con una nota en la cual se requiere la colaboración del gerente para que cite nuevamente a las Instituciones y se notifiquen fehacientemente. Esta nueva notificación no altera la aplicación de la sanción que debió hacerse efectiva en el período comprendido entre la notificación original y la nueva. Una vez obtenida la notificación fehaciente de la Disposición, se procederá a incorporar en cada uno de los expedientes, esta documentación. El circuito será aplicado a partir de la observación realizada por la Auditoría en la administración de las Disposiciones referidas a irregularidades en la ejecución de los contratos para la ejecución de cursos. Recomendación: Notificar fehacientemente las disposiciones relativas a sanciones aplicadas a las ICAPS y dejar constancia de las mismas en las respectivas actuaciones; asimismo, intensificar el seguimiento de las acciones adoptadas por las distintas Gerencias de cada región. Con respecto a la inscripción de las sanciones mencionadas en el REGICE se detectó lo siguiente: b) El sistema, para el caso del Proyecto auditado, no prevé el registro de sanciones que determinen la baja del curso o la rescisión contractual, que en opinión de esta auditoría conforman antecedentes de irregularidades, que podrían derivar en la aplicación de sanciones mayores, como la inhabilitación, y deberían tomarse en consideración para su no inclusión en 18 futuros llamados a licitación, a saber: ESTUDIO TRES SOCIEDAD COLECTIVA (CERCAP Nº 09-1039). Disposición Nº 277/00 (Expediente Nº 252/00). No se reflejó la rescisión del contrato. ASOCIACIÓN GREMIAL DE EMPLEADOS DEL PODER JUDICIAL DE TUCUMÁN (CERCAP Nº 11-1066). Disposición Nº 333/00 (Expediente Nº 328/00). La rescisión contractual no se refleja en el citado registro. DIANA OLIVERO Y ASOCIADOS, CERCAP Nº 05-214) Disposición Nº 329/00 (Expediente Nº 303/00), se dispuso la baja del curso. No se reflejó en el REGICE. Comentario de la UE: El REGICE registra sanciones. Rescisión de contratos y bajas de cursos no significan por sí mismo un antecedente de penalidad para la Institución. Muchas veces estos pueden decidirse en el marco de casos fortuitos o fuerza mayor que imposibilitan al organismo responsable el cumplimiento de la obligación pactada. Recomendación: Atento que este tipo de medidas obedece también a incumplimientos de origen contractual, según surge de las actuaciones verificadas, resulta conveniente instrumentar los mecanismos necesarios para registrar este tipo de sanciones. c) Se verificó la omisión en el REGICE de una sanción de suspensión por dos años aplicada a la ICAP ASOCIACIÓN GREMIAL DE EMPLEADOS JUDICIALES DE TUCUMÁN, dictada por Disposición 304/00, en relación a los cursos Nros. 10077 y 10078. La falta de registro de las sanciones impuestas a las ICAPS podría determinar que la misma participe en nuevos llamados a licitación hallándose suspendida o inhabilitada. 19 Comentario de la UE: La omisión se debió a que el REGICE no recibió copia de la Disposición, sin perjuicio de lo cual, después de verificada la irregularidad, la misma fue subsanada solicitando la copia de la Disposición y registrando dicha sanción. Recomendación: Intensificar los canales de información a efectos que las áreas que determinan las sanciones informen al REGICE para el registro de las mismas. d) Se verificó que cuando la sanción implica la suspensión de la ICAP, el REGICE computa la misma a partir de la fecha de emisión de la Disposición que aplica dicha sanción y no desde la fecha de notificación fehaciente a la ICAP: ICAP EXPTE. Nº DISPOSICION Nº Estudio Tres Sociedad Colectiva 252/00 277 del 18/2/00 Asociación Gremial del Poder Judicial 290/00 304 del 31-8-00 251/00 293 del 19-4-00 de Tucumán Asociación para el Fomento del Trabajo y Estudio Comentario de la UE: En orden a una ejecutividad razonable del área y ante la probada imposibilidad de verificar los casi inexistentes “avisos de Recibo” de cada notificación fehaciente, se registra como fecha de efectivización de la sanción la de emisión de la disposición. Recomendación: Instrumentar los mecanismos pertinentes a efectos de que una vez notificada a la ICAP la sanción aplicada, dicha novedad se comunique a su vez a las distintas áreas competentes. 6) MECANISMOS DE PAGO Y DISTRIBUCION DE FONDOS DEL PROGRAMA Observación: 20 Se verificó que la operatoria utilizada por el Programa para el pago de cursos de capacitación y de becas y subsidios es de difícil monitoreo y control, ya que los cursos comprenden un adelanto inicial del 30 %, un segundo adelanto que está sujeto a la cantidad de participantes que aprobaron el curso en etapa de capacitación, que además es optativo, y un pago final por la diferencia, que es ajustado por el pago de subsidios a madres con hijos menores, originando notas de crédito por este concepto y por los adelantos que efectuó el Programa a las ICAPS por personas que luego registraron inasistencias o deserciones. Asimismo, se efectúa el pago de becas y subsidios en base a un monto fijo diario por asistente a los cursos y a las pasantías que se realizan en empresas. El respaldo documental de dichos pagos y la única constancia de cobro por parte del beneficiario mediante su firma, lo constituyen los “libros de asistencia en etapa de capacitación y en etapa de pasantía en las empresas”. Dichos libros permanecen en las Gerencias Regionales y su contenido es volcado a una base de datos que el Programa utiliza para validar las liquidaciones enviadas por dichas Gerencias y que originan los pagos. Tal situación limitó el alcance de la auditoría a la revisión de la única documentación con que contabiliza el Programa, es decir las copias de las liquidaciones enviadas por las Regionales que se encuentran adjuntas a las órdenes de pago. Comentarios de la UE: En cuanto a la forma de pago de honorarios y de becas y subsidios, debemos resaltar que las normas y procedimientos adoptados para el pago son los establecidos en los pliegos de bases y condiciones para las respectivas licitaciones. Los procedimientos de pago fueron comunicados al Banco, en ocasión de la aprobación de los pliegos y recibieron la no objeción. En referencia a la documentación de respaldo de las asistencias de los beneficiarios efectivamente son registradas en el Libro de Curso que se archiva en la Gerencia Provincial como respaldo de las liquidaciones emitidas y autorizadas. Esto no impide que los Libros de Curso sean enviados a la UE cuando esta se los requiere, a solicitud de cualquier dependencia interna o externa que necesite consultarlos o revisarlos, tal como ocurrió con los libros de capacitación y pasantía de los cursos 10792 y 10793 de la ICAP Facultad de Ciencias Sociales de la UBA de la Gerencia Regional La Plata que fueran solicitados por la AGN y entregados en menos de 72 horas para su consideración y análisis. 21 Por otra parte la modificación a la forma de pago de becas a los beneficiarios a través del ANSES según el Convenio Nº 20, se aplica a partir del lanzamiento del Programa Capacitar, ya que los cursos del Proyecto Joven hasta el llamado 17º se rigieron por los pliegos de bases y condiciones de cada licitación. Recomendación: • Implementar el Convenio de fecha 3/4/2000 suscripto entre la Secretaría de Empleo del Ministerio de Trabajo y la Administración Nacional de la Seguridad Social (ANSES) que establece el pago directo a los beneficiarios a través de la ANSES y un valor mensual de la beca para ambas etapas de la capacitación. • Monitorear en base a muestras el circuito de pago, periódicamente, mediante la solicitud a las Gerencias Regionales de los libros de cursos y pasantías para verificar que la asistencia que consta en dichos libros es coincidente con los datos volcados en la base de datos que el Programa utiliza para realizar los pagos. BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001. 22 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL SUBPROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL DEL “PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCTIVIDAD Y EMPLEABILIDAD DE JÓVENES” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1031/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos de auditoría: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen - test o prueba de transacciones-. - Circularizaciones bancarias y confirmaciones de terceros. - Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros con las planillas analíticas auxiliares y registros contables que las sustentan. - Análisis sobre la metodología de contratación de consultores y adquisiciones de bienes y servicios. - Reconciliaciones bancarias. - Inspección ocular. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000, y 23 CATEGORIA DE INVERSION Administración MONTO Capacitación Laboral Consejos de Formación Profesional Apoyo a la búsqueda de empleo TOTAL 1.186.624,80 MONTO MUESTRA 246.883,31 % DE LA MUESTRA 20,81 % DE INCIDENCIA 9,03 11.301.001,18 2.919.216,57 25,83 86,04 363.547,65 169.108,09 46,52 2,77 283.245,66 48.608,18 17,16 2,16 13.134.419,29 3.383.816,15 25,76 100,00 Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó la gestión de esta auditoría, facilitando el acceso a la documentación correspondiente. BUENOS AIRES, 13 de noviembre de 2001. 24