INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/10 correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses y Anexos 1 a 6 que forman parte del mismo. 2) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente y Fuente de Financiamiento al 31/12/10, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1) a 6) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria: 1 - Conciliación con Fondo Rotatorio al 31/12/10 expresado en dólares estadounidenses. - Conciliación entre Estado de Inversiones/EOAF/LMS-1 del BID expresados en dólares estadounidenses. - Anexo Conciliación con Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses. - Estado de Solicitudes de Desembolso por el periodo 01/01/2010 al 31/12/2010, expresado en dólares estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFI’s) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 01-03-2011 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/05/11 y el 08/06/2011. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS La UFI-S registra sus transacciones en moneda local. La información expuesta en moneda extranjera es preparada sobre la base de planillas auxiliares, las que fueron validadas por 2 esta auditoría, observándose que: Reporte de Pagos UEPEX 2010: para validar la integridad de estos reportes se deben realizar tareas adicionales en virtud de que: 1) del control de correlatividad se observan casos de omisión de números de asientos. Esto se presenta en la realización de asientos efectuados en una sola moneda, por lo cual en el diario que no impacta se omite dicho número. 2) Se observan registraciones extemporáneas ya que se respeta la cronología pero no la secuencia numérica de asientos. 3) surgen movimientos con la opción “No contabilizado” (neto total $ 0.-/USD 0.-) por la reimputación de gastos. Asientos Manuales: En el ejercicio 2010 se verificó la confección de asientos manuales. Parte de ellos se realizaron con motivo de una incorrecta parametrización entre gestión y contabilidad por parte del Programa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Ipresentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo en el ámbito del Ministerio de Salud (MS), así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR de fecha 04/11/10. BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011. 3 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría externa del “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), por el período finalizado el 31/12/10, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC - AR, Estipulaciones Especiales (EE) y Normas Generales (NG), suscripto el 4 de noviembre de 2008. 1) Cláusula 1.02 (EE): Monto del Financiamiento por USD 230.000.000.-. El total desembolsado por el BID, según el reporte LMS1-Executive Financial Summary y los Estados Financieros del Programa, durante el año 2010 ascendió a USD 34.232.584,20 y acumulado al 31/12/2010 USD 42.557.736,50. A efectos aclarativos se expone que se invirtió, en forma acumulada, con financiamiento BID la suma de USD 34.419.393,22 y se justificó USD 20.603.659,48, siendo lo del 4 ejercicio lo expuesto en el siguiente detalle: Inversiones BID y LOCAL en USD por desembolso 2010 Nº DE SOLICITUD FECHA DE APROBACIÓN 4 5 7 4/02/2010 12/05/2010 29/06/2010 4.229.298,93 3.927.538,38 3.448.851,15 857.425,98 21.062.377,47 829.705,18 5.086.724,91 24.989.915.85 4.278.556,33 9 2/11/2010 8.680.844,33 1.926.760,83 10.607.605,16 20.286.532,79 24.676.269,46 44.962.802,25 TOTAL BID LOCAL TOTAL Las Solicitudes Nos. 6, 8 y 10 corresponden a pedidos de Desembolso por las sumas de USD 6.329.497,73, USD 10.001.226,21 y USD 13.672.561,33 respectivamente. 2) Cláusula 1.04 (EE): Recursos Adicionales USD 57.500.000.-. Cumplido. Durante el ejercicio se aportaron $ 8.500.000.- (equivalente a USD 2.187.194,09) por este concepto. Cabe aclarar que se tuvieron a la vista las respectivas órdenes de pago emitidas: 3) ORDEN PAGO FECHA IMPORTE Nº DESEMBOLSO $ 13293/2009 2476/2010 2477/2010 6013/2010 6042/2010 Total (*) informado en el 2010 31/12/2009 (*) 22-04-2010 11-05-2010 19-07-2010 27-07-2010 2.500.000,00 1.000.000,00 694.745,00 4.000.000,00 305.255,00 8.500.000,00 Cláusula 2.02 y 2.05 (EE): Intereses y Comisión de Crédito. Cumplida. Por Nota la Tesorería General de la Nación nos informó que se han verificado los siguientes pagos en el año 2010 en concepto de comisiones e intereses: 5 Fecha de Vto. 03/05/2011 04/11/2011 Total 4) Fecha de Pago 30-04-2011 03-11-2011 Intereses USD 67.810,81 189.099,10 256.909,81 Comisiones USD 271.608,91 257.754,54 529.363,45 Total USD 339.419,72 446.853,64 786.273,26 Cláusula N° 3.01(EE): Moneda de los Desembolsos y Usos de fondos. Cumplida. 5) Cláusula 3.05 (EE) y 4.07 (b) (NG) Fondo Rotatorio. Cumplida. 6) Cláusula 4.01 (d) (i) y 4.03 (d) (i) (EE): Revisión por el Banco de las decisiones en materia de adquisiciones y Consultores. Cumplida. No obstante, nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección. 7) Cláusula 4.02 (EE): Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento (de aporte local) Por Nota Nº 2946/10 del 4 de Octubre la UFIs manifiesta que “…en el ejercicio 2010 a través de la justificación Nº 5, donde se procesó la suma de U$S 20.261.603,67 por reconocimiento de gastos retroactivos de medicamentos y operador logístico…”. 8) Cláusula 4.04 (EE): Convenio Marco y Compromiso Anual Convenio Marco de Adhesión En cada uno de los 23 Convenios de Adhesión de las Provincias, todos suscriptos el 29 de diciembre de 2010, se establece como obligaciones de la Provincia: Parte Séptima: a. Punto 2: …disponer de los recursos de contrapartida necesarios para la correcta ejecución del Programa… 6 . (El FEAPS ratifica, por Nota N° 1376/11 del 19/05/11, lo informado en el ejercicio anterior en cuanto a que esta cláusula implica la disposición oportuna de los recursos humanos en salud, en infraestructura y todo aquello que sea necesario a efectos de la correcta implementación del Programa). b. Punto 4.: …designar, dentro del plazo de diez (10) días de suscripto este Convenio, un Representante del área de salud de su Gobierno…y deberá constituir una Unidad de Gestión Provincial (UGP), dentro del plazo de TREINTA (30) días de firmado el presente… En proceso de cumplimiento. El proyecto por Nota Nº 2637/10 del 4 de octubre informa y documenta que a la fecha de la presente sólo cumplieron con este punto: a) Chaco por Resolución Ministerio de Salud Pública N° 695 de fecha 6/05/10. b) Río Negro por Resolución Ministerio de Salud de la Provincia N° 5248 de fecha 10/11/2010. c) Santiago del Estero por Resolución Nº 648 del 11/03/2010 del Ministro de Salud y Desarrollo Social. d) Neuquén por Nota Nº 413/010 del 1/09/2010 del Ministro de Salud de la Provincia. e) Misiones por Resolución Nº 1011 del 31/05/2010 del Ministro Secretario de Salud Pública. f) Chubut por Decreto Provincial Nº 1185/10 13/08/2010 y Resolución Nº 342/10 –SS del 19/08/2010 del Gobernador y Subsecretario de Salud respectivamente. g) Corrientes por Resolución 695 del 6/05/2010 del Ministro de Salud Pública. h) Buenos Aires por Nota (sin fecha del mes de agosto de 2010) el Ministro de Salud de la Provincia de Buenos Aires informa al Ministro de Salud de la Nación las personas responsables del Programa. i) Jujuy por Resolución Nº 4772 del 14/09/2010 del Ministro de Desarrollo Humano. j) Formosa por Resolución Nº 3760 del 6/08/2010. k) Tucumán por Resolución Ministerial Nº 2001/21 del 27 de mayo de 2010. 7 Parte Décima: c. En proceso de cumplimiento. Al respecto el Convenio de Préstamo estipula que…Las partes suscribirán COMPROMISOS DE GESTIÓN que incluirán las metas, el plan de trabajo y el presupuesto del período.... En consecuencia, el Programa manifiesta que “…al 31-12-10 han finalizado la etapa de formulación de su Proyecto Provincial de Fortalecimiento de Redes de Salud y suscripto los Compromisos de Gestión las Provincias de Santiago del Estero, Jujuy, Neuquén, Río Negro, Misiones y Formosa…”. “…Las provincias, en las que los Centros del Primer Nivel de Atención se encuentran bajo la órbita de la administración municipal, no han iniciado fases de diagnóstico ni de diseño de sus proyectos provinciales por lo que aún no se ha suscripto convenio alguno con tales administraciones…”.. Anexo I: Unidad de Gestión Provincial…Funciones…. d. …Elaborar el POA del proyecto provincial y su plan de inversiones y contrataciones para su elevación y conformidad por parte de la UEC…Cumplido para las provincias de Tucumán y Chubut. e. Notificar fehacientemente a la NACIÓN la apertura de la cuenta. Dicha notificación deberá contener el nombre de la Entidad Bancaria, CUIT de la entidad bancaria, Sucursal, denominación completa de la cuenta, tipo y número de la cuenta, firmas autorizadas y por último CBU… Cumplido para las provincias de Santiago del Estero, Jujuy, Neuquén, Río Negro, Misiones y Formosa. 9) Cláusula 5.01 (EE) y Artículo 7.01 (NG): Registros, Inspecciones e informes. Cumplida en términos generales; no obstante ello existen observaciones que se exponen en nuestro Informe de Control Interno del Programa. 8 10) Cláusula 5.02 (b) (ii) (EE) y 7.03 (a) (i) (NG): Informe Semestral de Auditoría Operativa y Cláusula 5.04 (EE) y Artículo 7.03(a) (i): Seguimiento y Evaluación Cumplida. A tal fin, el Director Nacional contrató con la firma Deloitte & Co SRL que puso a disposición los siguientes Informes: 1- Informe de Gestión Semestral Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS BID 1903/OC-AR), Primer Semestre 2010, emitido en Agosto de 2010 y por Nota CSC/CAR 4814/2010 del 23 de septiembre de 2010 el BID da por cumplida la cláusula que nos ocupa. 2- Informe de Gestión Semestral Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS BID 1903/OC-AR), Segundo Semestre 2010, emitido en Marzo de 2011 y por Nota CSC/CAR 1474/2011 del 23 de marzo de 2011 el BID toma conocimiento de la información recibida. 11) Cláusula 5.03 (EE): Auditora Médica Cumplida fuera de término. A tal fin, el Director Nacional contrató con la firma Deloitte & Co SRL que puso a disposición los siguientes Informes: 1- Primer Informe Cuatrimestral sobre cumplimiento de los parámetros operativos y médicos del Programa durante el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2009 y el 21 de octubre de 2010, emitido el 21-12-2010. 2- Segundo Informe Cuatrimestral sobre cumplimiento de los parámetros operativos y médicos del Programa durante el tercer cuatrimestre de 2010 y el primer periodo auditable de la Provincia de Tucumán (cuatrimestre finalizado el 31 de agosto de 2010), emitido el 11 de marzo de 2011. BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011. 9 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/10, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: 10 Unidad Indice Título UEC/UFIs 1- UEC/UFIs 2- UEC/UFIs 3- UEC/UFIs 4- Fondos Rotatorios: Incumplimiento normativa de Fondos Rotatorios y Caja Chica. Bienes y Equipos: Falta documentación de respaldo o se encuentra incompleta la que sustenta los procesos de adquisiciones. Otros gastos y Adquisiciones: Falta de documentación de respaldo o incompleta. Sobre-ejecución presupuestaria de fondos locales. UEC/UFIs 5- Registros Contables: algunas inconsistencias del sistema. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- Categoría 1: Proyectos Provinciales de Fortalecimiento de Redes a) Incumplimiento normativa Fondos Rotatorios: 1. Informes de profesionales que no detallan fecha y lugar del mismo según se estipula en el Anexo II de la disposición N° 4/09. Comentarios UEC/UFIS: se toma nota de la observación. 2. Bajo el concepto de pasajes y viáticos se destaca el pago a 431 participantes de $60.-, lo cual totaliza $ 25.860.- en concepto de Gastos Terminales. Dicho importe unitario no se relaciona con la escala determinada por la normativa y, cabe mencionar que a dichos participantes no se les ha liquidado viáticos, solamente en algunos casos se han liquidado gastos de traslado con su correspondiente comprobante de respaldo. Comentarios UEC/UFIS: “…con sustento en la envergadura del evento y el gran número de asistentes convocados, se acordó pagar a cada consultor la mitad del total correspondiente...”. 3. En cuatro casos, los pasajes terrestres no fueron emitidos a nombre del participante al evento. Comentarios UEC/UFIS: se toma nota de la observación. 11 4. Sobre el Taller de operatoria Remediar (Córdoba, 09/06/10), los presupuestos presentados no detallan la cantidad de participantes ni día en que se realizará el taller, incumpliendo con la Normativa Aplicable a la administración del Fondo Rotatorio Especial para el supuesto de catering. Comentarios UEC/UFIS: “…no se trata de un servicio de catering. El Programa realizó la adquisición de alimentos en cantidades específicas y de entrega inmediata para un coffee break de un evento…” 5. En un caso, la liquidación de gastos de viaje, no justifica la ausencia de un boleto de transporte terrestre rendido en la liquidación. Comentarios UEC/UFIS:“…se debió a un error material…” b) Incumplimiento normativa de Caja Chica 1. En dos casos los comprobantes de respaldo de gastos incluyen caligrafía disímil respecto al nombre del beneficiario (Proyecto) y el concepto de gasto. Comentarios UEC/UFIS:“…se debió a un error material. Ambas facturas fueron recibidas en el Programa sin los datos completos …” 2. En dos casos los formularios de rendición de gastos son de fecha anterior al comprobante de respaldo (factura). Comentarios UEC/UFIS: “…se debió a un error material. c) Gastos no autorizados Se observa la imputación de 12 pasajes aéreos emitidos por el OCOVU (Oficina de Coordinación de Vuelos dependiente del (Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto.) por un total de $ 9.287,76. Comentarios UEC/UFIS: Dicha erogación se efectuó “…en forma previa a la definición del procedimiento a seguir… (Disposición 4/09 que regula el funcionamiento del Fondo Rotatorio Especial)” tal como manifestara el Director Nacional del Programa. 12 Recomendación: Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a cargo del Programa y del cumplimiento de la normativa aplicable, a efectos de mantener los archivos correspondientes debidamente completos y según la normativa. 2- Categoría 2: Provisión de Insumos Estratégicos para los Servicios de Salud a) Aplicación de multa en defecto. Se determinó una diferencia en el cálculo de la multa por demora en la entrega, que según esta Auditoría debió ser por 2.163 botiquines entregados fuera de término, para lo cual la penalidad asciende a $ 18.817,88. El Proyecto aplicó multa por 899 botiquines. Comentarios UEC/UFIS: para el cálculo de las penalidades se utiliza el “Aplicativo Remediar” y no los Anexos presentados por el proveedor. (No procedente ya que el pliego indica la multa aplicable, en base a lo cual esta auditoría realizó el cálculo) b) Cumplimiento de Contrato. 1. Si bien no resulta significativo en términos financieros, no se tuvo a la vista documentación que permita constatar la entrega de 466 botiquines, prevista para el 15-01-2010, respecto a la contratación inicial. 2. Respecto a los contratos suscriptos con la empresa LAFEDAR y a lo establecido en el anexo III que forma parte integrante de los mismos, que fija un plazo máximo de 30 días para el pago al proveedor, se observa que en los casos que seguidamente se detallan se incurrió en una mora, situación que origina un reclamo formal (en cada factura presentada) por parte de la empresa, intimando al pago y solicitando la liquidación de los intereses legales devengados con motivo del vencimiento de los plazos acordados. 13 AP 20100518 20100199 20101024 20100425 20100188 20100913 20100002 Monto $ 47.861,87 10.920,06 15.859,74 155.122,32 119.911,59 36.966,98 19.049,40 Factura Nº B4300 B4284 B4510 B4295 B4285 B4520 B4276 Fecha factura 12/02/2010 30/12/2009 08/03/2010 04/02/2010 30/12/2009 15/03/2010 15/12/2009 Fecha cobro 31/03/2010 17/02/2010 29/04/2010 16/03/2010 16/02/2010 26/04/2010 26/01/2010 Días Demora 19 18 21 11 12 11 11 Comentarios UEC/UFIS: “…el presupuesto 2010 comenzó a ejecutarse el 22/01/2010, lo cual ocasionó un retardo en la carga de los distintos pagos de los programas y proyectos que tiene en cartera la Ufis…”. 3. En dos casos las Órdenes de Compra cursadas a distintos proveedores de servicios, carecen de la fecha de suscripción del Proyecto, según se requiere en el formulario correspondiente. Comentarios UEC/UFIS: el Proyecto manifestó que “…No se comparte la observación. Las Órdenes de Compra fueron firmadas por los Proveedores … es por lo tanto, la fecha de entrada en vigor del Contrato, en la que ambas partes aceptan y prestan su consentimiento...”. c) Documentación del proceso de adquisición 1. En algunos casos identificados, surge que en la constancia de retiro de pliego no figura la fecha de entrega de los mismos, tal cual consta en los formularios pre impresos utilizados al efecto. 2. Respecto a dos ofertas, no cumplieron con el requisito de presentar Original o copia de los Estados Financieros de los tres (3) últimos años -IAO 11.1(h)-. 3. No surge de la documentación analizada las medidas implementadas por el Proyecto para adquirir, de una licitación, los 9 lotes pendientes, dos que se declararon desiertos y siete que fueron anulados. 4. Sobre el análisis de los Pagos se observa: 14 Liberación de pagos sin poseer las Notas de Crédito correspondientes, atento a que el proyecto FEAPS se encuentra analizando el pedido de reintegro del importe descontado en concepto de multas; en consecuencia, la presentación de las notas de crédito correspondientes, se encuentra supeditado a lo resuelto por el Proyecto en cuanto a las multas. Al momento de nuestra revisión no se tuvo a la vista una factura que se incorporó al expediente de pago al cierre de nuestras tareas de campo. Seis facturas no tenían sello de PAGADO con el correspondiente número de Autorización de Pago al momento de nuestra revisión. Al cierre de nuestras tareas de campo fueron incorporados. Comentarios UEC/UFIS: sin comentario. 5. En un caso, la oferta presentada por un proveedor no fue expresada en la moneda que estableció el Pliego de Bases y Condiciones. Comentarios UEC/UFIS: “…Se aclara que en este caso se tomó el tipo de cambio que figura en la cláusula para convertir la moneda. Y no se le pidió al proveedor que presentara el mes de diciembre de 2009, porque con la documentación presentada superaba el requisito exigido...” 6. Se observa incumplimiento en el plazo de entrega como lo establece el pliego de bases y condiciones. En el expediente no se adjunta documentación que justifique tal situación ni la falta de aplicación de penalidad correspondiente. Comentarios UEC/UFIS: “…El proveedor informó oportunamente al Programa la existencia de problemas de importación en los bienes adquiridos no imputables al proveedor, lo que derivó en la demora de 10 días observada en la entrega de los mismos, situación que fue acordada entre el Proveedor y el Programa a fin de que este último no aplicara la penalidad correspondiente. Por ello el Programa consideró que no estaban cumplidas las causales requeridas para la aplicación de las C.G.C. 26.1 sobre daños y perjuicios conforme las facultades de ampliación de plazo 32 y 33 de las CGCS…” 15 7. En un caso, el expediente carece de documentación acorde a la contratación realizada. Bajo la necesidad de mantener la contratación del servicio de hosting WEB, la UFIs solicita al Banco la No Objeción para la correspondiente recontratación y el Programa eleva al Organismo para su aprobación un informe en el cual se desarrollan distintas actividades y etapas no previstas en la contratación anterior del proveedor citado, y precios no concordantes con la solicitud inicial. El Banco otorgo la No Objeción a la contratación del servicio en base al presupuesto estimado por el Programa (USD 2.500.- mensuales) y la Orden de compra fue acordada por un importe mensual de $ 2.500.-. Comentarios UEC/UFIS: “…Se cometió un error material en el informe técnico remitido por el Programa…, lo que hizo que erróneamente se enviase al BID el monto en U$S y no en AR$ como correspondía y como surge del resto del expediente…”. 8. La Orden de compra no posee fecha de emisión y fue recibida por el proveedor 30 días posteriores al inicio del servicio. Comentarios UEC/UFIS: “…La Orden de compra se firmó dentro del primer periodo de prestación de servicios posterior a la recepción de la No Objeción...” d) Contabilización de las erogaciones Se observa que en los casos de liberación de pagos a proveedores que han emitido Notas de Crédito a favor del Programa por distintas penalidades, se procede a descontar dichos importes del valor de los productos ocasionando una subvaluación (USD 2.2813,70) en la contabilización de los mismos y la omisión de registrar las multas correspondientes. Comentarios UEC/UFIS: “…El motivo por el cual se procedió a registrar contablemente los importes netos de las multas se corresponde con la necesidad de alinear dicho registro con la justificación de desembolsos (que es lo efectivamente pagado) que posteriormente se remite al Banco. No obstante, tomamos en 16 consideración su observación y proponemos acordar con ustedes los pasos a seguir para el próximo ejercicio…”. e) Reconocimiento de Gastos Locales A través de la justificación N° 5, de fecha 14/05/2010, se procesó la suma de USD 20.261.603,67 por reconocimiento de gastos retroactivos locales en medicamentos y operador logístico (Cláusula 4.02 (EE): Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento). Sobre el particular merece señalarse que: 1. El periodo de pago de los gastos incluidos bajo este concepto es de febrero 2009 a enero 2010, siendo que el Convenio de Préstamo en su cláusula 4.02, Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento, expresa que “…el Banco podrá reconocer como parte de la contrapartida local, los gastos efectuados o que se efectúen en el Programa a partir del 17 de octubre de 2007 y hasta la fecha de vigencia del presente Contrato…”, es decir 4 de noviembre de 2008. Cabe aclarar que el primer desembolso efectuado por el Banco es de fecha 14/07/09. 2. Los gastos se justificaron bajo la categoría 2.1, quedando sobreejecutada en USD 11.408.925,78, situación que si bien incide en el total de la subcategoría 2.1 no así en el total de la categoría 2, según se detalla seguidamente: Categoría 2, Provisión de Insumos Estrategicos para los servicios de salud 2,1Provisión de insumos y medicamentos esesciales Programa Remediar 2,2 Formación de Recursos Humanos para la APS Presupuesto Aporte Local USD Justif. Acum. Al 30-06-2010 Disponibilidad Local USD 45.200.000,00 22.546.281,31 22.653.718,69 11.050.000,00 22.458.925,78 -11.408.925,78 34.150.000,00 87.355,53 34.062.644,47 3. En la justificación N° 5, por error en la aplicación del tipo de cambio, se procedió a justificar en exceso USD 212.692,80 que al momento de emisión del presente informe se mantiene pendiente. Comentarios UEC/UFIS: 17 Al respecto, la UFIs manifestó que procederá a realizar el correspondiente ajuste en el ejercicio 2011. A la fecha de emisión de nuestro informe de auditoría el mismo se encuentra pendiente. Recomendación: Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a cargo del Programa, a efectos de mantener los archivos correspondientes debidamente completos cumpliendo con la normativa vigente. 3- Categoría 4: Administración del Programa a) Gastos que no se identifican con los objetivos del Programa 1. En las rendiciones de caja chica analizadas se observa que el 30% de los gastos imputados corresponde a erogaciones en alimentos justificadas para la realización de reuniones de trabajo. La mayoría de los gastos imputados corresponden al Buffet del 7° piso del Ministerio, Supermercado Jumbo, Maxi Kiosco y fabrica de sándwich. 2. Otros gastos pagados por fondo rotatorio, si bien no resultan significativos no se pueden relacionar con lo establecido en la normativa, artículo 1° “…para afrontar gastos que demanden las actividades de capacitación, referentes regionales y control de los componentes en terreno, relacionadas con el normal desarrollo y ejecución del programa. Comentarios UEC/UFIS: “…se considera que la carga laboral implicada para la correcta ejecución del programa y el consiguiente compromiso adquirido por el personal administrativo en los Centros de Salud de las provincias, amerita un reconocimiento y motivación de carácter simbólico…”. b) Documentación respaldatoria del gasto con observaciones 18 1. El “nombre del proyecto” fue incluido con caligrafía distinta a la utilizada en “concepto de gasto”; 2. Se indica erróneamente el nombre del proyecto (PROAPS- PNUD 02/017); 3. Una Factura correspondiente -rendición de gastos N° 37- se encuentra enmendada sin salvar; 4. En otra Factura correspondiente a la adquisición de tarjetas personales no se indica las cantidades entregadas; 5. Una rendición de gastos de fondo rotatorio es de fecha anterior (05/01/10) a los comprobantes de respaldo (06/01/10). Comentarios UEC/UFIS: “…se toma en cuenta la observación…”. c) Documentación incompleta del proceso de adquisición En dos procesos de contratación se observa un tratamiento no uniforme o desigual de las ofertas, en vista de que existen propuestas desestimadas por incumplimientos a la requisitoria del Pliego de Bases y Condiciones y, en otros casos, se presentan similares inconvenientes y fueron aceptadas o consultados nuevamente los oferentes. Comentarios UEC/UFIS: “…No se comparte el criterio de la auditoria entre documentos que son subsanables y no subsanables…”. (No procedente ya que se verificaron similares incumplimientos). Recomendaciones: Mantener archivos completos que contengan toda la documentación que sustenta las rendiciones de gastos, como así también el proceso de contratación, a efectos de mejorar la calidad de la información que surge de los mismos. Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable. 19 4- Sobre-ejecución Presupuestaria de Fondos Locales Los gastos de aporte local justificados bajo la categoría 4.00 y las subcategorías 1.01. y 2.01, presentan una sobreejecución al 31-12-2010, situación que si bien incide en el total de cada una de las sub-categorías, no lo hace en el total de la categoría correspondiente, según se detalla seguidamente: Categoría 1. Proyectos Pciales. de Fortalecimiento de Redes 1.1. Asistencia Técnica 1.2. Implementación de Proy. 2. Provisión de Insumos Estratégicos para los servicios de salud 2.1 Provisión de insumos y medicamentos esenciales Programa Remediar 2.2 Formación de Recursos Humanos para la APS 4.00 Administ. del Prog. Presupuesto Aporte Local USD Justificación Acum. Al 31-12-2010 Disponibilidad Local USD 11.000.000,00 38.656,37 36.223,39 10.961.343,63 -36.223,29 11.000.000,00 2.433,08 10.997.566,92 45.200.000,00 26.724.503,85 18.475.496,15 11.050.000,00 26.518.711,48 -15.468.711,48 34.150.000,00 205.792,37 33.944.207,63 540.000,00 1.049.151,07 -509.151,07 Comentarios UEC/UFIS: “…No incide en el total del componente…”. Recomendaciones: Realizar los seguimientos necesarios para dar cumplimiento al presupuesto local, a efectos de que los gastos realizados por el Programa se efectúen con las partidas presupuestarias previstas para cada línea o subcategoría de gastos. 5- Registros Contables: La UFI-S posee un sistema contable bimonetario, sin embargo: “... las transacciones se registran en moneda local...”, tal como se señala en Nota 2- Principales Políticas de Contabilidad-. Al respecto, se utilizaron planillas auxiliares para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera y en pesos, las cuales 20 fueron validadas por esta auditoría, observándose que: a) Reporte de Pagos UEPEX 2010: para validar la integridad de estos reportes se deben realizar tareas adicionales en virtud de que: 1) del control de correlatividad se observan casos de omisión de números de asientos. Esto se presenta en la realización de asientos efectuados en una sola moneda, por lo cual en el diario que no impacta se omite dicho número. 2) Se observan registraciones extemporáneas ya que se respeta la cronología pero no la secuencia numérica de asientos. 3) surgen movimientos con la opción “No contabilizado” (neto total $ 0.-/USD 0.-) por la reimputación de gastos. b) Asientos Manuales: En el ejercicio 2010 se verificó la confección de asientos manuales. Parte de ellos, se realizaron con motivo de una incorrecta parametrización entre gestión y contabilidad por parte del Programa. Comentario UFIS: Es correcto lo mencionado acerca del sistema bimonetario, pero al tener algunas inconsistencias UEPEX en lo referido a la pesificación y utilización de los diferentes tipos de cambios para las transacciones en dólares, es necesaria la confección de planillas auxiliares para llevar un estricto control de la correcta contabilización de los registros. Esta limitación fue reportada a la Mesa de Ayuda de UEPEX para su tratamiento. a) Reporte de Pagos UEPEX 2010: 1) Sólo se muestran en el Reporte de Pagos los gastos de ejecución, no la totalidad de los movimientos de las cuentas contables. 2) Las registraciones extemporáneas son producto del análisis de las registraciones e imputaciones. Como resultado del mismo, se determinan los ajustes extraordinarios necesarios a realizar posteriores al cierre a los efectos de reflejar correctamente las transacciones. 3) Los movimientos identificados con la opción de “No Contabilizado” en el Reporte de Gestión, corresponden a desafectaciones, reimputaciones o autorizaciones de pago, las cuales fueron habilitadas pero no contabilizadas en el sistema. Estos movimientos son informados en el reporte de 21 gestión pero no tienen impacto contable, por lo tanto no generan asiento alguno. b) Asientos Manuales: Los Asientos manuales registrados en el ejercicio 2010 corresponden a errores en la relación entre los insumos y las cuentas contables asociadas. Para ellos se efectuaron, de modo excepcional, asientos manuales, a los efectos de subsanar dichas inconsistencias detectadas. Cabe destacar que las mismas fueron subsanadas. Recomendación: Se recomienda profundizar los controles sobre el sistema contable, a efectos de minimizar las limitaciones del mismo. BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011. 22 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno correspondiente al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La evaluación fue realizada a la Unidad de Coordinación del Programa (UCP) y UFIS teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on Sponsoring Organizations (C.O.S.O.), y orientado al enfoque financiero, se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas. Título Página Ambiente de Control 27 Evaluación de los Riesgos 33 Actividad de Control 37 Información y Comunicación 38 Supervisión 41 23 AMBIENTE DE CONTROL La dirección ha de transmitir el mensaje de que la integridad y los valores éticos no pueden, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos. Los empleados deben captar y entender ese mensaje. La dirección ha de demostrar continuamente, mediante sus mensajes y comportamiento, un compromiso con los valores éticos. 1) Integridad y valores éticos Existencia y puesta en práctica de códigos de conducta y otras políticas que consideren las prácticas directivas de general aceptación, los conflictos de intereses o los niveles esperados de comportamiento ético y moral SI Código de conducta Los códigos son suficientemente amplios y se refieren a conflictos de intereses, pagos ilegales u otros pagos indebidos, competencia desleal o uso fraudulento de información de proveedores en las operaciones? Los códigos son aceptados de forma expresa y periódicamente por todos Los empleados? Los empleados entienden qué comportamiento es aceptable o no aceptable y saben qué hacer si se encuentran con algún comportamiento indebido? La cultura de la dirección enfatiza la importancia de la integridad y comportamiento ético cuando no existe un código escrito de comportamiento. Este código puede ser comunicado verbalmente en reuniones con el personal, reuniones individuales, o en el curso de las actividades diarias? Se comunica efectivamente dentro de la Unidad de Coordinación (UC)/ Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFIs), tanto de palabra como en la forma de actuar, el compromiso con la integridad y la ética? Los empleados sienten presión por parte de sus iguales para hacer "lo que es debido" o solamente se piensa en hacer sin interesar "lo que es debido"? La dirección trata adecuadamente los síntomas de que existen problemas, en particular cuando puede ser considerable el costo de identificar los problemas y tratar los temas? X X X X X X X 24 NO A/V (*) NC (**) OBSERVACIONES El trato diario con proveedores, empleados y demás terceros se hace en forma honesta e igualitaria? X La dirección responde ante las violaciones de normas de comportamiento? X Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman. Los empleados entienden que si se les sorprende violando las normas de comportamiento sufrirán las consecuencias? La dirección proporciona directrices sobre las situaciones y la frecuencia con la que se necesita su intervención? Está explícitamente prohibido hacer caso omiso de los controles establecidos por parte de la dirección? Se investigan y documentan las desviaciones de las políticas establecidas? X X X X Existen condiciones tales como incentivos extremados o alicientes que puedan poner a prueba (de una forma innecesaria e injusta) si los empleados observan los valores éticos? La remuneración y las promociones se basan exclusivamente en la consecución de objetivos de rendimiento a corto plazo? Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera pudieran existir? (*) A/V= A VECES X X X (**) NO CONTESTA Riesgo Involucrado (Medio): De lo expuesto surge que tanto la UCP como la UFIs manifiestan tener y poner en conocimiento a todo el personal del Código de Conducta.Sin embargo no han proporcionado la normativa implementada, como así tampoco evidencia de su aprobación y divulgación entre el personal del Programa. Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas en el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental encarar políticas de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar las acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y comunicación de cualquier transgresión a una norma ética. 25 2) Políticas de Recursos Humanos SI Las políticas y los procedimientos existentes aseguran el reclutamiento o el desarrollo profesional de las personas fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de control interno? El nivel de atención que se presta al reclutamiento y a la formación de las personas es adecuado? Cuando no existe documentación formal de las políticas y prácticas la dirección informa de las expectativas existentes sobre qué tipo de personas han de ser contratadas o participa directamente en el proceso de contratación? Los empleados nuevos conocen cuáles son responsabilidades y lo que la dirección espera de ellos? sus NO Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales que tienen cambios de empleo frecuentes o períodos de inactividad? Las políticas de contratación incluyen una investigación de los candidatos con antecedentes penales? OBSERVACIONES X X X X X X X Los criterios con respecto a ascensos y subidas de sueldos están suficientemente explícitos para que los empleados sepan lo que la dirección espera de ellos antes de ascensos o promociones? Dichos criterios incluyen el cumplimiento de normas de conducta. NC X El personal de supervisión se reúne periódicamente con los empleados para revisar su rendimiento profesional y proponer medidas para mejorarlo? Se toman en cuenta los valores éticos y la integridad en las evaluaciones de rendimiento profesional? A/V X X Riesgo Involucrado (Bajo): De lo expuesto surge que el Programa, si bien para el reclutamiento de personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no ha establecido 26 una política tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la prevención de deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de pérdida de personal y/o de mal desempeño, clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos, que en este caso se ve reducido atento a que éste es la continuidad de otro programa y, por ende, su personal ya está capacitado. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto las autoridades del Programa son responsables no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 3) Estructura Organizacional SI La estructura organizativa está debidamente centralizada o descentralizada dada la naturaleza de las operaciones realizada por la entidad? X La estructura facilita el flujo de información hacia los niveles superiores e inferiores y entre todas las actividades del proyecto? X Se comunica claramente a los ejecutivos las responsabilidades y las expectativas respecto a las actividades de sus áreas de responsabilidad? X Los ejecutivos tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar sus funciones? 27 X NO A/V NC OBSERVACIONES Las relaciones de dependencia establecidas (ya sean formales, informales, directas o matriciales) son adecuadas y permiten a los directivos conocer con claridad sus responsabilidades y niveles de autoridad? X Los ejecutivos de niveles inferiores tienen la posibilidad de utilizar alguna vía de comunicación apropiada hacia los altos ejecutivos? X La dirección evalúa regularmente la estructura organizativa a la luz de los cambios en el proyecto o en el sector en el que opera? X Los directores de departamento y supervisores tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente? X Los directores y los supervisores trabajan demasiadas horas extraordinarias y asumen mayores responsabilidades de las que les corresponderían? X Riesgo Involucrado (Medio): Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, y se encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos integrantes que la componen, no se aplican efectivamente en la práctica en todos los casos. Recomendaciones: Actualizar el manual para que defina claramente responsabilidades, acciones y cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales, así como los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. EVALUACIÓN DE RIESGOS Para que un Programa tenga un control eficaz, debe tener objetivos establecidos. Los objetivos globales incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y están apoyados por los planes estratégicos correspondientes. SI 28 NO A/V NC OSERVACIONES 1) Objetivos globales del Programa La dirección ha establecido los objetivos globales? Dichos objetivos globales están suficientemente diferenciados de los objetivos genéricos que podrían aplicarse a cualquier proyecto? La información sobre los objetivos globales de la entidad se comunica a los empleados? X X X El plan estratégico apoya los objetivos globales? X Incluye la asignación a alto nivel recursos y prioridades? X Las asunciones adoptadas en los planes y presupuestos reflejan la experiencia histórica y las circunstancias actuales del proyecto? X Los planes y presupuestos tienen un nivel de detalle adecuado para cada nivel de dirección? X 2) Objetivos específicos para cada actividad Existe un vínculo adecuado para todas las actividades importantes? X Se revisan periódicamente los objetivos específicos para comprobar que continúan siendo relevantes? X Se complementan y esfuerzan dentro de cada actividad? X Se complementan y se apoyan mutuamente entre sí para las distintas actividades? X Se establecen objetivos para las actividades esenciales en los flujos de bienes y servicios y para las actividades de apoyo? X Los objetivos específicos son coherentes con las prácticas y actuaciones históricas del proyecto o con proyectos similares del mismo sector y, si existen diferencias, se han analizado los motivos de las mismas? X Se establecen objetivos para cada actividad importante? X 29 Los objetivos incluyen criterios de cuantificación? X La dirección ha identificado los recursos necesarios para alcanzar los objetivos? X Existen planes para adquirir los recursos precisos? X La dirección ha identificado las acciones que deben llevarse a cabo con éxito, o los fallos que han de evitarse, para que se consigan los objetivos globales de la entidad? X Las inversiones y los presupuestos de gastos se basan en el análisis efectuado por la dirección de la importancia relativa de los objetivos? X La dirección efectúa un seguimiento especial de los objetivos que constituyen factores críticos de éxito? X 3) Riesgos La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: a) las fuentes de suministro; b) los cambios tecnológicos; c) los requerimientos de los acreedores; d) las condiciones económicas; e) las condiciones políticas; f) la normativa aplicable; g) los acontecimientos naturales. La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Los recursos humanos, tales como la continuidad de los directivos clave o los cambios de responsabilidades que pudieran influir en la eficacia del trabajo. X X La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: La financiación, es decir, la disponibilidad de fondos para las iniciativas nuevas o la continuación de programas clave? X La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Las relaciones laborales, por ejemplo, los programas de remuneraciones y otros beneficios laborales que mantengan el nivel de competitividad de la entidad dentro de su sector? La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Los sistemas de información, tal como el mantenimiento de sistemas adecuados de copias de seguridad y de emergencia, para el caso de fallos del sistema que pudiesen 30 X X afectar la continuidad de las operaciones de manera importante? Los riesgos se analizan a través de procedimientos formales, o de manera informal como parte de la actividad diaria de la gerencia? X Los riesgos detectados son relevantes para el objetivo específico correspondiente? X El análisis de riesgos es realizado por directivos de una categoría adecuada. X Los acontecimientos o cambios se abordan como parte del proceso usual de identificación y análisis de riesgos, o por medio de mecanismos independientes? X Las oportunidades relacionadas con los cambios son tratados por personas de categoría suficiente, de forma que se identifiquen todas sus implicaciones y se formulen planes de acción adecuados? X En el proceso se incluyen todas las actividades del Programa que se verán afectadas significativamente por los cambios? X El Programa es consciente de los cambios significativos en el personal, bien externos o internos, que pudieran afectar al nivel profesional del personal disponible? X Los asesores legales informan periódicamente a la dirección sobre las aplicaciones de los cambios legislativos? X Se toman medidas especiales para asegurar que los empleados nuevos entienden la cultura de la entidad y actúan de acuerdo con la misma? X Se presta especial atención a las actividades esenciales de control realizadas por personas a las que se va a cambiar de actividad? X Existen procedimientos para analizar si las actividades de control existentes son apropiadas cuando se desarrollan e implantan nuevos sistemas informáticos? Se cumplen? La dirección sabe si se cumplen las políticas de desarrollo e implantación de sistemas, a pesar de que existan presiones para "acortar" el proceso? 31 X X Se presta atención al efecto de los nuevos sistemas tanto sobre los flujos de información y los controles correspondientes como sobre la formación de los empleados, prestando especial atención a la resistencia de los empleados ante el cambio? Se aumenta la capacidad de los sistemas para poder tratar rápidamente volúmenes crecientes de información? Se incrementa en lo necesario el número de empleados de operaciones, contabilidad y proceso de datos para hacer frente al aumento en el volumen de actividad? Existe un procedimiento de revisión de presupuestos o previsiones? X X X X Se obtiene información sobre los avances tecnológicos a partir de servicios de información, asesorías, seminarios o quizás mediante operaciones conjuntas con compañías líderes en las áreas de investigación y desarrollo que son relevantes para la entidad? X Se efectúa un seguimiento de las nuevas tecnologías o aplicaciones desarrolladas? X Se aplican mecanismos para aprovechar las nuevas aplicaciones tecnológicas y para controlar su utilización, mediante la incorporación de las mismas en los sistemas de información? Se analizan los efectos potenciales sobre las operaciones correspondientes de las reducciones de plantilla o las reasignaciones de personal? Se lleva a cabo una nueva asignación de las responsabilidades de control correspondientes a los empleados transferidos o despedidos? Se analiza el impacto de las reducciones importantes de plantilla sobre la moral del resto de los empleados? Se aplican mecanismos para proteger al Programa contra las posibles represalias de los empleados despedidos? X X X X X Riesgo Involucrado (Medio): Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado controles internos, pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos, ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos 32 planteados, derivadas de circunstancias internas o externas, que pueden prevenirse. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de implantación que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos del Programa. SI Los controles descriptos en los manuales de procedimientos son aplicados en la realidad y de la manera debida? X El personal de supervisión funcionamiento de los controles? X el A/V NC X Se toman acciones apropiadas y en tiempo sobre las excepciones o sobre la información que requiere un seguimiento posterior? revisa NO La AI se compone de auditores calificados con diversos conocimientos? X La AI tiene acceso a las cerramientos y conocimientos correspondientes con las necesidades de la organización? X La AI atrae a los profesionales más experimentados con experiencia en proyectos? X La dirección ejecutiva tiene un impulso formal y un programa de carrera profesional para el personal de AI? El plan de desarrollo profesional continuo para la AI refleja las necesidades futuras de la organización y dirección? X X 33 OBSERVACIONES El Comité de Auditoría supervisa la combinación de habilidades y calificación del personal de AI con las competencias convenidas? X Riesgo Involucrado (Medio): Si bien existen controles definidos y aprobados en el Reglamento Operativo, el Programa reconoce como Auditoría Interna la realizada por la SIGEN y la UAI del Ministerio de Salud, lo que no le permite identificar, ni dejar evidencia, en la mayoría de los procesos, del control interno que éstas realizan. Recomendaciones: Realizar la identificación de los controles tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de mejorar las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus riesgos. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Los datos se identifican, recogen, procesan y presentan por medio de los sistemas de información. La información resultante incluye tanto los datos del sector como los económicos y de organismos de control obtenidos de fuentes externas, y los generados dentro de la organización. SI Existen mecanismos para conseguir la información externa pertinente sobre las condiciones o normas del Banco, novedades legislativas o de organismos de control y cambios económicos? Se identifica y presenta con regularidad la información, generada dentro de la organización, crucial para el logro de los objetivos de la entidad, incluyendo la relacionada con los factores críticos de éxito? Se suministra a los directivos y jefes de departamento la información que necesitan para cumplir con sus responsabilidades? X X X 34 NO A/V NC OBSERVACIONES En lugar de suministrar un "mar de datos" la información se resume adecuadamente, facilitando información pertinente y permitiendo la inspección minuciosa de los detalles cuando es necesario? X La información está disponible en tiempo oportuno para permitir el control efectivo de los acontecimientos y actividades, tanto internos como externos, posibilitando la rápida reacción ante factores económicos y los asuntos de control? X Se aplica algún mecanismo (por ejemplo, un comité de planificación de informática) para identificar las necesidades de información que surjan. Las necesidades y prioridades de información son determinadas por directivos con responsabilidades suficientemente amplias? Las necesidades y prioridades de información son determinadas por directivos con responsabilidad suficientemente amplias? X X Se elabora un plan informático a largo plazo ligado a las iniciativas estratégicas? Aportan recursos suficientes (consultores, analistas, programadores con los conocimientos técnicos precisos) según sean necesarios para mejorar o desarrollar nuevos sistemas de información? X X Las vías de comunicación -sesiones formales e informales de formación, reuniones y supervisión durante el trabajo son suficientes para efectuar tal comunicación? Los empleados conocen los objetivos de su actividad y cómo sus tareas contribuyen a lograr esos objetivos? X X Los empleados entienden cómo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros empleados? X Existe alguna forma de comunicarse con los niveles superiores del proyecto sin tener que pasar por un superior directo? X Se permite el anonimato? X Los empleados usan de hecho los canales de comunicación? X 35 Las personas que informan de posibles irregularidades son informadas de las medidas que se toman y protegidas contra represalias? X Se aplican mecanismos establecidos para que los empleados puedan aportar sus recomendaciones de mejora? X La dirección premia, de algún modo, las buenas sugerencias de los empleados? X Los consultores informan a las gerencias correspondientes sobre las necesidades de los beneficiarios, previo a las adquisiciones? Las sugerencias, quejas y otras informaciones son recogidas y comunicadas a las personas pertinentes dentro del proyecto? X La información se transmite a los niveles superiores de la organización según sea necesario y se realizan acciones de seguimiento? X X Las comunicaciones importantes a terceros son proporcionadas por la dirección de acuerdo con la naturaleza y la importancia del mensaje? X Los proveedores, beneficiarios y otros terceros conocen las normas y expectativas del proyecto a la hora de tratar con la misma? X Esas normas son evidenciadas en las relaciones diarias con terceros.? X Las irregularidades cometidas por empleados de terceros son comunicadas a las personas adecuadas? X El personal es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en servicios u otros temas y se investigan y toman las acciones oportunas referentes a estas comunicaciones? X Se corrigen los errores de facturación a proveedores, investigándose y corrigiéndose las fuentes de tales errores? X Las quejas son tratadas por una persona adecuada y distinta de los empleados involucrados en las transacciones originales? X 36 Se toman las acciones adecuadas y se notifica a los comunicantes las acciones de seguimiento llevadas a cabo? X La alta dirección está al corriente de la naturaleza y el volumen de las quejas. X Riesgo Involucrado (Bajo): En todas las áreas intervinientes en el Proyecto se constató que prevalece la comunicación informal. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Implementar mecanismos formales de comunicación que permitan asegurar la confiabilidad de la información transmitida para alcanzar el logro de los objetivos del Proyecto. SUPERVISIÓN La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. SI La dirección responsable de las operaciones compara las existencias, distribución u otra información conseguida en el curso de sus actividades diarias con la información generada a través de los sistemas? Se lleva a cabo la integración o reconciliación de la información utilizada para gestionar las operaciones con los datos generados por el sistema de información financiera? Se exige al personal operativo que confirmen, mediante su firma, la exactitud de los estados financieros de sus unidades y se les considera responsables si se descubren errores? 37 X X X NO A/V NC OSERVACIONES Los proveedores corroboran implícitamente los datos de facturación al pagar sus facturas. Se investigan las quejas de los proveedores sobre la facturación, indicando la existencia de deficiencias en el procesamiento de las operaciones de venta, a fin de descubrir la causa de dichas quejas. X Las comunicaciones de suministradores y los estados mensuales de cuentas a pagar se usan como una técnica de supervisión del sistema de control interno X Se investigan las quejas presentadas por los proveedores sobre las prácticas desleales de los agentes de compra. X Los organismos de control proporcionan información a la entidad sobre el cumplimiento de las normas aplicadas u otros asuntos relacionados con el funcionamiento del sistema de control interno. X Se comprueban los controles que deberían haber prevenido o detectado los problemas. X Se comprueban los niveles de existencias cuando los bienes se retiran del depósito para su envío al beneficiario o provincia. Se corrigen las diferencias que pueden producirse entre los importes registrados y los reales X Se cuentan periódicamente los valores depositados por terceros con la entidad, y se comparan con los registros existentes. X Los directivos que deciden qué recomendaciones de los auditores se llevarán a la práctica tienen el nivel de autoridad adecuado X Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para comprobar la realización de las mismas. X Se recogen los temas importantes y las cuestiones planteadas en los seminarios de formación. X Se informa a la alta dirección de las sugerencias de los empleados, y se toman las acciones necesarias. X Se requiere periódicamente al personal para que confirme su cumplimiento del código de conducta. Se requieren firmas para acreditar la realización de funciones críticas de control, tales como la conciliación de importes específicos. 38 X X Son evaluados los elementos apropiados del sistema de control interno. X Las evaluaciones son efectuadas por empleados con los conocimientos necesarios. X Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación. X El evaluador tiene un conocimiento suficiente de las actividades del proyecto. X Se obtiene un conocimiento de cómo debería funcionar el sistema, y cómo funciona en realidad. X Se realiza un análisis utilizando los resultados de la evaluación contrastados con unos Criterios establecidos. X Se reúne el equipo de evaluación para planear el proceso de evaluación y asegurar que se realiza un esfuerzo coordinado. X El proceso de evaluación es gestionado por un directivo con un nivel de autoridad suficiente. X Existen manuales de políticas, organigramas, instrucciones operativas, etc. X Se presta atención a documentar el proceso de evaluación. Existen medios para conseguir información sobre deficiencias de fuentes tanto internas como externas (por ejemplo, beneficiarios, proveedores, auditores y organismos de control) X X Existen medios para conseguir información sobre deficiencias a partir de la supervisión continuada o las evaluaciones puntuales X Las deficiencias son puestas en conocimiento responsable directo de la actividad y de un superior. del X Se informa a la alta dirección o al consejo de administración sobre algunos tipos específicos de deficiencias. X Se corrige la transacción o acontecimiento identificado. X Se investigan las causas fundamentales del problema. X 39 Efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria. X Riesgo Involucrado (Medio): La falta de implementación de un sistema de seguimiento y monitoreo y de supervisión, que de acuerdo a lo relevado está previsto únicamente a nivel de tareas y por los superiores inmediatos de cada área, evidencian que no se lleva a cabo una supervisión de carácter integral, ni a nivel cualitativo de las acciones, lo cual denota debilidad en las tareas de supervisión llevadas a cabo en el período. Recomendaciones: Llevar a cabo actividades de supervisión integrales a fin de poder efectuar el seguimiento de las acciones desarrolladas y a desarrollar, garantizando adecuados niveles de control interno, a los efectos de obtener información consistente y oportuna esencial para la toma de decisiones y la corrección de las deficiencias detectadas. Además, es importante difundir medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo. BUENOS AIRES; 10 de junio de 2011. 40 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/10) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros y documentación de respaldo que le dan sustento; - Test o prueba de transacciones; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes presentados por los mismos; - Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Confirmaciones con terceros; -Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios. 41 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 69,00% de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de 2010, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría USOS DE FONDOS Proyectos Pciales Fortalecimiento de Redes Prov. de Serv Estrat. para los Serv de Salud Información, Monitoreo, Evaluac. y Auditoría Administración del Programa Subtotal Gastos Elegibles Transferencia a otras Entidades Retenciones a Pagar TOTAL INVERSIONES DEL PROYECTO Total ejecutado en USD al 31/12/10 Muestra % de incidencia Importe USD % 732.946,90 53.557.398,49 1,27% 92,72% 352.788,16 37.961.749,87 48,13% 70,88% 851.072,92 1.789.508,32 56.930.926,63 831.325,56 -174,07 57.762.078,12 1,47% 3,10% 98,56% 1,44% 0,00% 100,00% 224.271,86 485.297,97 39.024.107,86 831.325,56 -174,07 39.855.259,35 26,35% 27,12% 68,55% 100,00% 100,00% 69,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 10 de junio de 2011. 42