2009_176info.pdf

AGN
Auditoría General de la Nación
Gerencia de Control de la Deuda Pública
Departamento de Control con Organismos
Financieros Internacionales (DCEOFI)
INFORME EJECUTIVO
I- IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL
Fondeo del Programa:
Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y
Aporte Local.
NÚMERO DE PRESTAMO:
1575/OC-AR (AR-L1001)
OBJETO del PRESTAMO
Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de
Política Económica. (FISPE)
ORGANISMO RESPONSABLE
Secretaría de Política Económica del Ministerio
de Economía y Finanzas Públicas
10/12/07
29/04/08
Director Nacional del Programa
Lic. Gastón Rossi
30/04/08
21/07/09
Dr. Martín Abeles
22/07/09
CP. Roberto Feletti
21/03/06
08/02/08
Director Nacional Alterno del Programa
Lic. Gerardo Hita
21/02/08
24/07/08
Coordinadora General de los Programas
Dra. Teresa Iturre
y Proyectos de la SPE
01/11/06
01/03/09
Coordinador General de la Unidad
Lic. Pedro Wainer
02/03/09
Ejecutora de Programa (UEP)
Lic Maria Agustina Briner
Responsable Operativo del Area Común
Cdora Gabriela Costa
30/03/07
11/02/08
de Servicios Administrativos (ACSA)
Cdora Karina Rojas
12/02/08
30/06/08
Cdor Rosendo Tarsetti
01/07/08
Ejercicio
N° 3 (Tercero) finalizado el 31/12/2008.
Objetivos del Programa
El objetivo general del Programa es apoyar el diseño de una Estrategia Nacional de
Desarrollo y la implementación de una política económica que contribuya al crecimiento
sostenido del PIB y una mejor distribución del ingreso. Específicamente la operación
contribuiría a mejorar la capacidad institucional de la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Producción para: (i) formular, implementar, hacer seguimiento y
evaluar la política económica y la estrategia nacional de desarrollo; y (ii) realizar la
coordinación institucional con otros actores concurrentes en la formulación de la política
económica. Los componentes que lo integran son: 1- Desarrollo Institucional, 2- Apoyo al
Diseño de Estrategias y Políticas de Desarrollo, y 3- Gerencia y Administración.
Breve descripción de la Operatoria del Programa
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a
cabo por el Prestatario, a través de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), creada en el
ámbito de la Secretaría de Política Económica (SPE) del Ministerio de Economía y
Producción. El contrato establece que la UEP se apoyará en materia de administración
financiera y contable así como de adquisiciones, en lo relacionado con la gestión de contratos
en la UNPRE (Unidad Nacional de Preinversión – Préstamo BID 925/OC-AR). No obstante
ello, por Resolución Nº 279 – SPE del 15 de noviembre de 2005, se conformó en el ámbito de
la Secretaría, el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA/AREA) para los
Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, quién inicio funciones en el
Programa durante el ejercicio 2006 y presta actualmente los citados servicios de apoyo
administrativo.
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Financieros Internacionales (DCEOFI)
Auditoría General de la Nación
II- FINANCIAMIENTO Y EJECUCION
Fecha de firma de contrato de préstamo:
Fecha de cierre original del Programa:
(Plazo para el desembolso final del financiamiento)
04 de Mayo de 2005
Vencimiento:
Respaldo
Cláusula 3.06 de l Convenio
04/05/2008
de Préstamo
04/07/2010
CSC/CAR 2855 08/07/08
Fuentes de financiamiento vigente
Monto Presupuestado Programa (original)
Monto Presupuestado Programa (vigente)
Monto total desembolsado al 31/12/08 en USD
Monto ejecutado al 31/12/08 en USD
BID USD
4.800.000,00
4.800.000,00
1.590.287,59
1.434.526,09 (*)
(*) No incluyen el importe de USD 30.090,86 por “gastos no elegibles ”.
Aporte local USD
2.000.000.00
2.000.000,00
905.322,31
779.463,31 (*)
III-COSTOS FINANCIEROS
Fecha de
Fecha de
Fecha
Moneda del
pago
vencimiento Confirmación
pago
Pago
Interés
Comisión
de Crédito
Capital
Total
02/05/08
04/05/08
05/05/08
USD
24,327.48
1,840.32
0.00
26,167.80
03/11/08
04/11/08
04/11/08
USD
17,177.57
1,709.10
42,830.70
61,717.37
USD
41,505.05 *
3,549.42 *
42,830.70
87,885.17
Totales
* Existe una diferencia de USD 0,81 en exceso entre el movimiento s/EEFF y lo pagado.
IV- AUDITORÍA
Dictamen de EEFF
Dictamen Estado de
Solicitudes de
Desembolso
Favorable con salvedades
Sujeto por
III- d) y e) Gastos no elegibles – contingencias carta de abogados
Excepto por
III- b) y c): errores de valuación y exposición
Favorable con salvedades:
Excepto por
III- a) c) y d) Gastos no elegibles BID
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Principales observaciones transcriptas en el Memorando a la Dirección.
Referencia
A2
A3
A 4, 5 y B 1
A7
A8yB5
A 14
Título – Tema
Falta de un organigrama y estructura del Programa
Falencias conformación estructura del ACSA
Falencias de Registros (plan de cuentas, diario, reportes del UEPEX,
carga extemporánea de asientos, aplicación de tipo de cambio)
Gastos no elegibles
Proceso de selección, evaluación y contratación de consultoría.
Desvíos en presupuesto
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO
DE COOPERACIÓN TÉCNICA N° 1575/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA
SECRETARÍA DE POLÍTICA ECONÓMICA” (FISPE)
(Ejercicio N° 3 comprendido entre el 01/01/08 y el 31/12/08)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros que se detallan en el apartado Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008, correspondientes al
“Programa de Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de Política Económica” (FISPE),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo de Cooperación
Técnica N° 1575/OC-AR, suscripto el 04/05/2005 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a
cabo a través de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), creada en el ámbito de la
Secretaría de Política Económica (SPE) actual Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
(MEyFP). Por Resolución Nº 279 – SPE del 15/11/05, se conformó en el ámbito de la SPE, el
Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para los Programas y Proyectos con
Financiamiento Internacional, quien presta los citados servicios de apoyo administrativo.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el
31/12/08 expresado en pesos.
1
b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el
31/12/08 expresado en dólares estadounidenses.
c) Estado de Inversiones por el ejercicio y acumulado al 31/12/08 expresado en pesos.
d) Estado de Inversiones por el ejercicio y acumulado al 31/12/08, comparado con el
presupuesto vigente del Programa, expresado en dólares estadounidenses.
e) Notas explicativas N° 1 a 11 a los estados financieros en pesos y dólares
estadounidenses.
Los estados financieros surgen de registros contables elaborados por el Programa, y son
de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados el 04/05/09, y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 24/11/08 y el 05/08/09 en
forma no cont inua, fecha esta última en que se recibieron la totalidad de las respuestas
a nuestras observaciones. Cabe destacar que surgieron importantes demoras en la
obtención de documentación y respuestas a nuestras notas debido en parte a que desde
el inicio del ejercicio auditado y hasta la fecha de cierre de tareas de campo se
produjeron importantes movimientos en los responsables del Proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas
por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable- financieros, y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios, los que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta.
2
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se mantienen los siguientes errores numéricos y formales en los estados citados en Ique fueron detectados y presentados para su ajuste al Programa; si bien en su
mayoría no resultan ser de significatividad, son necesarios aclarar para su mejor
lectura e interpretación.
Estado citado en
Observación
Debe indicar
Error
No explica los desvíos financieros entre el
N/A
No cumple
Apartado Ie) Notas
presupuesto del Programa y las inversiones
con AF300-
ejecutadas al 31/12/08
REVII-03.
No presenta las conciliaciones: i) con el Fondo
Rotatorio al 31/12/08. ii) Como no fue
presentado el informe semestral N° 7 al
31/12/08; no expone la conciliación con las
cifras que éste debería incluir.
No presenta la apertura del saldo disponible al
inicio y al cierre por fuente de financiamiento.
a), b) y e) (Nota 3)
El saldo acreedor contable al 31/12/08 por $ Al ser saldo acreedor Exposición.
0,32/USD
0,09,
fue
sumando
disponibilidades.
las debe
restarse.
Se
compensó en la línea
diferencia de cambio.
e) (Nota 4)
“de la fecha de...”
Redacción incompleta
Escritura
a), b) y e) (Nota 8)
Línea “Otros ingresos” ($ 2,01/USD 0,65)
Erróneamente
Exposición
contabilizados
como
aportes
e) (Nota 6)
No expone el pago de amortización
N/A
e) (Nota 9)
T°C° $/USD informados para las AP: 451 y Deben
534: 3,131, 3,131 y 3,1394.
a)
indicar
Informativo
3,129, Escritura
3,1447 y 3,139.
Columna Existen importes en Líneas que no son Los ajustes propuestos Exposición.
“Acumulado al cierre coincidentes con los informados en los EFAs al en la auditoría anterior Sólo
en
del ejercicio 2007”
no
31/12/07 (diferencia neta de $ 30,32). No se debieron formar parte de EEFF
aclaró en Nota tal modificación.
la columna “Movimiento afecta
del Ejercicio 2008”.
3
registros.
a)
Línea Aportes BID columna 2008 por $ Debe
1.779.610,77
decir
$ Valuación/
1.774.362,54, diferencia Exposición
en exceso de $ 5.248,23.
Se compensó en la línea
diferencia de cambio
b)
Línea BNA “Cuenta Especial en dólares”, se USD 45,83 corresponden Valuación.
llevó el saldo contable al de extracto (USD a
gastos
bancarios
482.596,01). Incluye un ajuste de USD 45,83 (inversiones),
como diferencia de cambio.
de
omitidos
contabilizar,
pendientes
en
conciliación bancaria.
b) y e) Nota 9
S/ Nota es USD 30.090,84, s/ estado USD
30.090,86
Redondeo de
decimales
USD 0,02
b) Surgieron errores de valuación y exposición en los estados citados en I- a), y b),
siendo los principales:
1. EXP-S01:0114358/2009 ($94.148.-/USD 30.090.86): No resultan procedentes los
asientos contables adicionales a los ajustes de las inversiones no elegibles, por los
cuales se disminuyeron los aportes BID y locales recibidos. Se reclasificaron a
una nueva cuenta denominada “Aporte Local No Elegible Exp 114358/09”. Lo
observado corresponde a la aplicación dada a estos fondos y no a los desembolsos
ingresados.
2. Aportes Locales – Tesoro Nacional: Presentan en el movimiento 2008 una
subvaluación de USD 12.726,11 (importe erróneamente descontado dos veces),
incluido en la línea “Diferencia de Cambio”.
3. Exposición: No se procedió a la apertura por fuente de financiamiento del ajuste
realizado por los movimientos señalado en 1) anterior. Se utilizó una única cuenta
contable para “Gastos a Recuperar no Aprobados” (Créditos).
c) El saldo por $ 301.765,12 / USD 87.471,47 al 31/12/08 de la Cuenta Corriente en
pesos abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), que integra el rubro
“Saldos a Aplicar” de los estados citados en I- a) y I- b) respectivamente, incluye
4
pagos por $ 153.431,50 / USD 50.792,84 por cheques en cartera emitidos entre el
18/12 y 30/12/08, que fueron retirados por los beneficiarios (efectivo pago) conforme los datos verificados en las autorizaciones de pago- entre el 07/01 y el
30/01/09.
d)
- Nota 9 Gastos No Elegibles (Fondos BID y Locales): Durante las tareas de
auditoría se relevaron pagos, con incidencia al 31/12/08, los cuales durante el
ejercicio 2009, fueron reclasificados – conjuntamente con los observados por esta
Auditoría en el ejercicio 2007-, desde las cuentas de Inversiones respectivas a la
cuenta “Gastos a Recuperar no Aprobados” (Créditos). Por lo expuesto, de las
inversiones del ejercicio 2008 y las acumuladas al 31/12/08, se dedujeron $
94.148.-/USD 30.090,86:
1. $ 87.636.-/USD 28.023,28 fueron observados por AGN al 31/12/07, y el BID
ante ello, en su Nota CSC/CAR 5746 del 18/12/08, solicitó su desafectación del
Programa.
2. $ 2.000.-/USD 635,63 incluido en nuestra revisión 2008, por el cuál no se tuvo a
la vista documentación que permita relacionar que respondan a pagos elegibles
para el Programa. (Memorando a la Dirección A- 7)
3. $ 4.512.-/USD 1.431,93 incluido en nuestra revisión 2008, correspondiente al
último pago del contrato observado en nuestro informe de auditoría al 31/12/07
Párrafo III- e) Aclaraciones Previas (Importantes inconsistencias en la
documentación que respalda la selección y contratación del consultor que no
permite validar su elegibilidad).
Al respecto, por Nota 227 del 27/03/09, el FISPE eleva las actuaciones al Señor
Secretario de Política Económica a los fines de que: “...se evalúe el inicio de
investigación sobre eventuales responsabilidades derivadas de haberse autorizado
pagos en condiciones anómalas a rubros no elegibles y no computables en el
marco del Programa...” (EXP-S01:0114358/2009). Por Providencia DSA
(Dirección de Sumarios) 198 del 20/04/09 se remite a la Dirección General de
Asuntos Jurídicos el expedie nte informando que “... cabría proceder a la apertura
5
de un sumario administrativo, para que conforme lo previsto por el Art. 441 del
Reglamento de Investigaciones Administrativas, tome la intervención que le
compete...”. A la fecha de relevamiento en dicho expediente se incluyeron $
94.148.-/USD 30.090,84. El asesor legal del ACSA el 06/05/09 por Nota 255
informa la situación relatada precedentemente, y complementa su respuesta el
18/05/09 por Nota 291 -la que adjunta Dictamen DGAJ 210440 del 27/04/09-,
indicando que la Dirección de Asuntos Administrativos, Laborales, Contractuales,
y Financieros, remitió las actuaciones a la Dirección de Sumarios a los efectos de
que elabore el pertinente proyecto de acto administrativo que propicie la apertura
de una actuación administrativa. No recibimos respuesta por parte de la DGAJ
sobre el presente expediente.
- Nota 10 - Hechos posteriores al cierre (Fondos Locales): $ 8.180.- /USD 2.614,26
pagos 2008 que en fecha 28/04/09 fueron reclasificados de las cuentas de
Inversiones respectivas a la cuenta “Gastos a Recuperar no Aprobados” (Créditos):
1. $ 7.600.-/USD 2.429,51. incluidos en nuestra revisión 2008, por los cuales no
se tuvo a la vista documentación que permita relacionar que respondan a pagos
elegibles para el Programa. (Memorando a la Dirección A- 7).
2. $ 580.-/USD 184,75 observados por el propio Programa.
Como resumen de lo observado:
Ejercicio $
Pagos 2007
Pagos 2008
En pesos
FF11
38.584.9.600.48.184.-
FF22
49.632.4.512.54.144.-
Total
88.216.14.112.102.328.-
Ejercicio USD
Pagos 2007
Pagos 2008
En USD
FF11
12.275,23
3.065,14
15.340,37
FF22
15.932,82
1.431,93
17.364,75
Total
28.208,05
4.497,07
32.705,12
e) Obtuvimos las siguientes respuestas a nuestro requerimiento a los asesores legales
1
AGN: Decreto 467/99.
6
del Programa:
1. El asesor legal del ACSA mediante Nota 39 recibida el 28/01/09 informa sobre el
pedido de embargo a la cuenta del Programa al 31/12/08 (“Pilla Patricio Daniel c/
EFA: Empresa Ferrocarriles Argentinos s/ Accidente – Acción Civil”) que: “... a
raíz de las consultas telefónicas realizadas a los Dres. Martín Colombo y
Marcelo De María pertenecientes a la Dirección de Asuntos Judiciales de los
Entes Liquidados, surge que la suma de $ 1.647,83 cuyo embargo fuera dispuesto
conforme oficio de fecha 29/11/2006, fue restituida en virtud del pedido
presentado por los profesionales, a la cuenta Nº 3855/19 del Banco Nación de
titularidad del Ministerio de Economía aunque no del Programa. Por lo tanto,
considero que ante la ausencia de registros contables que reflejen el débito de
ese monto en la cuenta del Programa y ante el hecho de que se solicitara su
restitución a una cuenta distinta, es válido concluir que el embargo ordenado
según oficio del 29/11/2006 a la cuenta del FISPE nunca fue ejecutado,
permaneciendo incólumes los fondos de la cuenta por dicho concepto hasta el día
de la fecha...”2 .
2. La contestación de la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) del
Ministerio de Economía y Producción recibida el 01/04/09, emitida por la
Dirección de Asuntos Jud iciales de los Entes Liquidados (DAJEL), corresponde a
la Providencia DAJEL-P Nº: 1167 del 27/03/09, que anexa dos Providencias:
DGCJ 78 07/01/09 (emitida al DAJEL) que expone: “... el Sistema Advocatus
Plus no permite constatar la existencia de litigios, reclamos o juicios pendientes
relacionados con el citado proyecto”, y
DAJEL 1426 (emitida al FISPE)
10/03/09 con relación a los autos Pilla informa que “... solicitada la información
al estudio jurídico M & M Bomchil, han indicado que se ha dado cumplimiento a
la transferencia solicitada.”
2
AGN: el embargo no está relacionado con el Programa, y no fueron afectados fondos al 31/12/08.
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expresado en III- d) y e)
y excepto por lo expuesto en III- b) y c) precedentes, los estados financieros
identificados en I- presentan razonable mente la situación financiera del “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de Política Económica” por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2008, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable- financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo de Cooperación
Técnica N° 1575/OC-AR, suscripto el 04/05/05 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 2009.
8
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO
DE COOPERACIÓN TÉCNICA N° 1575/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA
SECRETARÍA DE POLÍTICA ECONÓMICA” (FISPE)
(Ejercicio N° 3 comprendido entre el 01/01/08 y el 31/12/08)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Justificaciones y
Solicitudes de Desembolsos relacionadas, emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2008 del “Programa de Fortalecimiento Institucional de la
Secretaría de Política Económica” (FISPE), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Contrato de Préstamo de Cooperación Técnica N° 1575/OC-AR, suscripto el
04/05/05 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y su
modificatorio.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso al 31/12/08 expresado en dólares.
Fue preparado por el FISPE, y es de su exclusiva responsabilidad. Se recibió en esta
auditoría el 04/05/09; esta última se adjunta inicialada por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
9
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones
de las solicitudes de fondos, así como la realización de otros procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Gastos No Elegibles (Fondos BID y Locales):
- Nos remitimos al apartado III- d) del Informe sobre los Estados Financieros al
31/12/08, adjunto al presente.
- Al 31/12/08 no habían sido ajustadas las justificaciones por estos pagos.
- A modo informativo exponemos los importes de aporte local, informados en las
justificaciones relacionadas.
Justificación
BID Nº
Fecha Valor
5
7
8
Al 31/12/07
9
10
2008
al 31/12/08
13/08/2007
08/11/2007
14/12/2007
23/01/2008
16/04/2008
FF22
BID USD
8.756,31
2.858,65
0.11.614,96
4.317,86
1.431,93
5.749,79
17.364,75
FF11
Local USD
0.5.739,64
1.432,61
7.172,25
3.663,52
4.504,60
8.168,12
15.340,37
Total
USD
8.756,31
8.598,29
1.432,61
18.787,21
7.981,38
5.936,53
13.917,91
32.705,12
b) Si bien no se alteran los saldos del Estado citado en I-, éste presenta los siguientes
errores formales de confección y de exposición: i) En el Apartado 2- no se aclaró el
10
tipo de solicitud emitida y no se detallaron y totalizaron los anticipos de fondos
2008. La sumatoria del Apartado 3- a los fines de este Estado es a modo informativo,
totalizándose erróneamente en el Apartado 4-. ii) Los datos de las solicitudes de
desembolsos detallados en el Apartado 3- se encuentran incompletos. La fecha que
se informa para cada una de ellas no fue aclarada (es fecha valor BID). No se
incorporó la fecha de recepción en el BID. Por todo lo expuesto, y para su mejor
comprensión confeccionamos los siguientes cuadros:
Estado con la exposición de información s/ AGN al 31/12/08
Apartado N°
Concepto
del Estado I1Total desembolsado al Inicio
Total de anticipos de fondos
2del Ejercicio
3Total de justificaciones
4Total de otros desembolsos
Costos financieros
5capitalizados
Total desembolsado al
6cierre 1+2+4+5
S/AGN USD
---------------------
1.026.943,51
---------------------
563.344,08
563.344,08
0.-
---------------------
0.-
---------------------
0.-
---------------------
1.590.287,59
Apartados 2. y 3. observados. Exposición de información s/ AGN al 31/12/08
Apartado 3Solicitud
N°
Fecha de
recepción
BID
Importe
USD
Apartado 2Fecha
Fecha
Valor BID Solicitud
Extracto
(*)
BNA
N°
Importe USD
9-RRF
04/01/08
162.863,55
23/01/08
9-RRF
162.863,55
30/01/08
10-RRF
08/04/08
104.358,03
16/04/08
10-RRF
104.358,03
28/04/08
11-RRF
26/06/08
162.078,86
18/07/08
11-RRF
162.078,86
05/08/08
12-RRF
09/10/08
42.755,45
04/12/08
12-RRF
42.755,45
12/12/08
13-RRF
20/11/08
91.288,19
04/12/08
13-RRF
91.288,19
12/12/08
Totales
563.344,08
Totales
563.344,08
c) Viáticos: No obstante observar la utilización de la escala PNUD para liquidar
viáticos al exterior, de la documentación que se tuvo a la vista surge que el viaje se
11
realizó a Miami – EEUU (USD 230.-), y el Programa liquidó el viático diario de
Washington - EEUU (USD 321.-). Esto genera una diferencia liquidada en exceso al
funcionario, de fondos BID de $ 1.199,30/USD 379,23 (JBID N° 11). Conforme el
procedimiento establecido en el D 280/95, correspondía liquidar 3 días de viáticos,
se liquidaron 4 días ($ 727,37/USD 230).
d) Se pagaron $ 848,19/USD 271,80 en concepto de multas por cambio de fecha y
devolución de un pasaje por un viaje a Washington no realizado. Se incluyeron y
justificaron como fuente 22 $ 787,69/USD 252,79 (JBID N° 11 y JBID Nº 12).
e) El presupuesto vigente por USD 6.800.000.-, continúa informándose incorrectamente
en las justificaciones. Surgen nuevas diferenc ias a su vez, en las justificaciones 10,
11, 12, y 13. Las diferencias netas de valuación son las siguientes:
PRESUPUESTO USD
VIGENTE
Solicitud
BID
LOCAL
S/SOLICITUDES
TOTAL
BID
LOCAL
DIFERENCIA
TOTAL
BID
LOCAL
TOTAL
9-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.798.188.00 2.001.295,60
6.799.483,60
1.812,00
-1.295,60
516,40
10- 11-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.800.988.00 2.021.296,00
6.822.284,00
-988,00
-21.296,00
-22.284,00
12- 13-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.802.054.67 2.001.295,60
6.803.350,27
-2.054,67
-1.295,60
-3.350,27
f) La diferencia de USD 2.088,81 para la Categoría 2. entre el LMS1 (Executive
Financial Summary) emitido el 06/01/09, y lo informado en el total acumulado BID
en la JBID N° 13 ambos al 31/12/08, responde a gastos descontados erróneamente
por el BID. Fue subsanado en la JBID N° 14 (febrero –2009).
Gastos justificados al 31/12/08 en USD
S/ BID
Categoría
S/UEP
Diferencia
LMS 1
2
610.474,49
608.385,68
2.088,81
12
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- a), c)
y d), el estado identificado en I- presenta razonablemente la información para sustentar
las Solicitudes de Desembolsos que fueron emitidas y presentadas al BID durante el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008 correspondiente al “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de Política Económica”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo de Cooperación Técnica
N° 1575/OC-AR, suscripto el 04/05/05 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 2009.
13
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO
DE COOPERACIÓN TÉCNICA N° 1575/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA SECRETARÍA
DE POLÍTICA ECONÓMICA” (FISPE)
(Ejercicio N° 3 comprendido entre el 01/01/08 y el 31/12/08)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008 del
“Programa de Fortalecimiento Institucional de la Secretaría de Política Económica”, se ha
examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de
Préstamo de Cooperación Técnica N° 1575/OC-AR, suscripto el 04/05/05 entre la Nación
Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y su modificatorio.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a
cabo a través de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), creada en el ámbito de la
Secretaría de Política Económica (SPE) del Ministerio de Economía y Producción. Por
Resolución Nº 279 – SPE del 15/11/05, se conformó en el ámbito de la SPE, el Área Común
de Servicios Administrativos (ACSA) para los Programas y Proyectos con Financiamiento
Internacional, quien presta los servicios de apoyo administrativo.
Cuando remitimos a las observaciones puntuales de “Memorando”, nos referimos al
“Memorando a la Dirección del Programa” adjunto al presente informe.
14
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa y Cuadro de “Presupuesto Consolidado por
Componentes” (Anexo “A” III (3.01))
Cumplida parcialmente.
1. El contrato modificatorio N° 1 fue suscripto por la Prestataria el 14/03/08.
2. No existieron reasignaciones de fondos entre categorías de gastos, ni el costo total del
Programa (fuente externa y/o local) sufrió modificaciones, durante el ejercicio 2008.
3. “Presupuesto Consolidado por Componentes” (Cuadro de Costos): En la numeración
asignada a las categorías presupuestarias se pasa del número 2. al número 5. (omitiendo
los números 3. y 4.), y no le fue asignada numeración a la categoría “Costos
Financieros”. Esto hace que los números otorgados a las categorías de inversión
“Gerencia y Administración”, y “Auditoría y Evaluación” en el cuadro citado no sean
coincidentes con los obrantes en el reporte financiero LMS1 (Executive Financial
Summary) del 06/01/09 del BID que es emitido sólo para fuente externa.
4. Desembolsos y Ejecución Financiera acumulada al 31/12/08 en USD: No fueron
explicadas como Información Financiera Complementaria las variaciones más
significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el costo
incurrido de las inversiones realizadas expuestas en el “Estado de Inversiones por el
ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/08” expresado en dólares estadounidenses, conforme
lo estipulado en la normativa del Banco. Al 31/12/08 se desembolsó el 35,13%, y se
ejecutó financieramente el 32,56 % del presupuesto total del Programa. Nos remitimos
a las observaciones expuestas en el Memorando (A-14 Presupuesto - Ejecución).
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 4.800.000.-.
Durante el ejercicio 2008 se desembolsaron USD 563.344,08 siendo el total desembolsado
acumulado al 31/12/08 de USD 1.590.287,59. (35,13 %).
c) Cláusula 1.04: Recursos adicionales por USD 2.000.000.-.
Al 31/12/08 los fondos de contrapartida local aportados, ascendieron a la suma de $
2.788.099,34 (USD 905.322,31) según AGN, no incluye “otros ingresos” por $
802,01/USD 260,99. El importe de $ 1.121.085,85 (USD 364.087,78) correspondiente al
15
movimiento del ejercicio 2008, incluye:
1. $ 978.200.-/USD 319.032,50 desembolsados por el Tesoro Nacional al Programa, que
fueron autorizados mediante RSPE N º 33 del 03/03, y Nº 97 del 22/07/08, e ingresados
en la cuenta corriente en pesos N° 3.606/63 BNA.
2. $ 142.885,85/USD 45.055,28 por el pago de “Costos Financieros” (Intereses y
Comisión de Crédito).
d) Cláusula 1.05: Tasa de Cambio
Cumplida parcia l y extemporáneamente.
Mediante Contrato Modificatorio N° 1 del 14/03/08 se incorporó al Programa en la nueva
política de cambio establecida por el BID. El 23/06/08 el FISPE recibió la Nota CSC/CAR
2504 conteniendo el instructivo de la nueva política de cambio. Comenzó a aplicarse
efectivamente recién a partir del 01/09/08.
Se detectaron falencias (con incidencia no significativa en el presente ejercicio) en su
aplicación, nos remitimos a nuestro Memorando (B- 2 Nueva Política de Cambio BID).
e) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.05: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito. Cláusula
2.04: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplidas. Conforme información de la Dirección de Administración de la Deuda Pública
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, mediante Nota 40/09 se abonaron los
siguientes valores:
Fecha de
Fecha de
Fecha
Moneda del
pago
vencimiento Confirmación
pago
Pago
Interés
Comisión
de Crédito
Capital
Total
02/05/08
04/05/08
05/05/08
USD
24.327,48
1.840,32
0.00
26.167,80
03/11/08
04/11/08
04/11/08
USD
17.177,57
1.709,10
42.830,70
61.717,37
USD
41.505,05 *
3.549,42 *
42.830,70
87.885,17
Totales
* Existe una diferencia de USD 0,81 en exceso entre el movimiento s/EEFF y lo pagado.
No se establecieron en el Contrato de Préstamo cargos por FIV durante el período de
desembolsos.
16
f) Cláusula 3.01: Monedas de los Desembolsos y Uso de Fondos del Financiamiento.
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio finalizado el 31/12/08 se ha
podido verificar su razonable cumplimiento, sujeto a lo informado en nuestro Dictamen
adjunto (Apartado III– c) Aclaraciones Previas). Al 31/12/08 los gastos bancarios
generados por la cuenta especial contabilizados como aporte local por $ 954,06/USD
300.95 fueron financiados con fuente BID.
g) Cláusula 3.03. Condiciones previas al primer desembolso del Componente 2
Cumplida en el ejercicio 2005.
h) Cláusula 3.04. Condiciones contractuales especiales de ejecución
(a) Plan Operativo Anual (POA) 2008: (vencimiento 31/10/07)
Cumplida extemporáneamente. El plan operativo anual 2008 que se tuvo a la vista
corresponde al incluido en el informe semestral N° 5 presentado al BID el 28/02/08.
Mediante CSC/CAR 907 del 18/03/08 el BID otorgó la No Objeción al citado informe.
En el marco del pedido de ampliación del plazo de ejecución del Programa por Nota
DNPOIC 609 del 04/07/08, se presentó al BID el plan de acción 2008/2010.
(b) Acuerdos de Cooperación con las provincias suscriptos al 31/12/08 adhesión al
Sistema Nacional de Inversión Pública – Sistema BAPIN II (Banco Nacional de
Proyectos de Inversión):
Se suscribieron convenio s con 23 provincias incluyendo la Ciudad Autónoma de Bs As
(CABA) (CAR 971 del 06/05/07). No firmó convenio la provincia de La Pampa.
Quedan pendientes de formalizar requisitos contractuales las provincias del Chaco,
Mendoza, Santa Cruz y Tierra del Fuego, no obstante se nos informó que la normativa
provincial o la ratificación del acuerdo firmado no impiden que el sistema provincial
funcione. Al 31/12/08 no hubo entregas de bienes a las provincias en el marco del
FISPE.
17
i) Cláusula 3.06: Plazo para desembolsos (original 04/05/08)
Cumplida parcialmente. Mediante CSC/CAR 2885 del 08/07/08 se prorrogó el
vencimiento original del préstamo en 24 meses.
Fecha Original
Fecha primera prórroga
Fecha vigente a Cierre de tareas de campo
04/05/2008
04/07/2008
04/07/2010
j) Cláusula 3.07: Fondo Rotatorio
Cumplida la presentación. Existen observaciones puntuales sobre los importes expuestos
al 31/12/08 que se transcriben en el Memorando (A- 6 Fondo Rotatorio).
Monto: Al 31/12/08 el fondo rotatorio vigente del préstamo asciende a USD 240.000.
(a) Presentaciones del Informe Semestral del Fondo Rotatorio (Vtos: 28/02 y 31/08)
; Al 30/06/08: Presentado por Nota ACSA 573, recibida en el BID el 01/09/08.
; Al 31/12/08: Presentado por Nota ACSA 100, recibida en el BID el 26/02/09.
k) Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Cumplida en términos generales. No obstante se detectaron falencias administrativas de la
revisión de la Licitación Privada 01/07, y otras compras transcriptas en el Memorando.
(B– 6 Adquisición de Bienes –Hardware y Software).
l) Cláusula 4.02 (a) y (b), y Art. 6.01 (a) y (b): Modificación de disposiciones legales, y
del Reglamento Operativo que se aplique al Programa
La UEP nos informó que : i) El Programa no posee Reglamento Operativo, y se rige en sus
procedimientos por lo enunciado en el Contrato de Préstamo. ii) Durante el ejercicio 2008
no existieron modificaciones importantes a las disposiciones legales que rigen la ejecución
del Proyecto.
m) Cláusula 4.04: Contratación de servicios de consultoría
Parcialmente Cumplida. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando (A- 8 y B- 5 Consultoría Nacional).
18
n) Cláusula 4.05. Seguimiento y Evaluación. - Artículo 7.03 Cláusula 4.05 (a) y Art. 7.03 (a) (i): Informes de avance/progresos semestrales del
Proyecto
Parcialmente Cumplidas. No fue presentado el Informe Semestral N° 7 al 31/12/08, y el
informe N° 6 se presentó extemporáneamente.
Nro
Semestre
6
Enero – Junio 2008
7
Julio – Diciembre 2008
Nota de
Fecha de
Fecha de
Nota CSC/CAR
presentación
recepción BID
vencimiento
y fecha
UEPFI 536
19/09/08
31/08/08
4457 07/10/08
28/02/09
---------------
No fue presentado a la fecha de
cierre de tareas de campo.
En la no objeción al informe N° 6 el BID expone que “...esa Unidad deberá asegurar que
las actividades planificadas en el POA ajustado para 2008 así como los trabajos
preparatorios par 2009 se cumplan a cabalidad a fin de mejorar sustancialmente el
desempeño físico / financiero del Programa.”
Cláusula 4.05 (b): Reuniones semestrales de evaluación (SPE/UEP/Banco)
No se realizaron reuniones semestrales oficiales. Nos remitimos al párrafo siguiente.
Cláusula 4.05 (c) y (d): Evaluaciones de Medio Término y 90 días antes de la
finalización del Programa
El resultado de al evaluación externa (EE) contratada fue presentada el 27/05/08 en el
“Taller de evaluación y propuesta de ampliación del plazo de ejecución del Programa”,
por el cual se suscribió el 01/07/08 el Ayuda Memoria. El objetivo fue evaluar: (i) Logros,
y obstáculos en la gestión y cumplimiento de los objetivos de desarrollo. (ii) Plan de
acción para cumplimentar durante el período de prórroga del plazo de ejecución.
La EE concluyó que en el plazo previsto de ejecución, el Programa no alcanzó su objetivo
de desarrollo debido a que no se llevaron a cabo todos los productos previstos y que las
metas de ejecución para su ejecución fueron muy ambiciosas, y no se contó con el apoyo
político necesario para llevar a cabo las actividades necesarias. No obstante algunos
productos han sido cumplimentados con calidad y por los que requiere su implementación.
19
De la documentación que solicitamos y nos fuera proporcionada exponemos un detalle de
los documentos realizados -entregados a las respectivas dependencias-, y que conforme el
cronograma previsto por la SPE, antes de la finalización del Programa se encontrarán
vigentes y en uso. Entregados: i) En las respectivas dependencias el 16/01/09 por Notas
UEPFI 43/42/41 y 38, ii) en la SPE por Nota 40, y iii) al BID por Nota 39 el 19/01/09.
Sobre el Manual del ACSA se nos informa que fue confeccionado pero entregado
informalmente.
Unidad de Coordinación Administrativa (UCA)
Año
2008
2008
2008
2008
2008
Manual de Pasantías
Manual de Contratos 1184
Manual de Contratación de locación de servicios.
Manual de Contratación de locación de obra
Manual de Contratación a través de la Ley Marco
Subsecretaría de Programación Económica (SSPE)
Año
2007
Análisis Trimestral de Coyuntura
Subsecretaría de Coordinación Económica (SSCE)
Año
Propuesta de Dictamen de Calificación de Proyectos con Financiamiento
Interno
Propuesta de Dictamen de Calificación de Proyectos con Financiamiento
Externo
Plan Nacional de Inversión Publica
2008
2008
2007
Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito
(DNPOIC)
Año
Creación y actualización de un registro de firmantes
Estrategias con cada Banco (BM, BID)
Nota de designación de firmantes para préstamos con el B. M.
Monitoreo de Proyectos y Prestamos
Aportes y contribuciones de capital a los distintos Organismos
Internacionales de Crédito
Recomendaciones para la toma de decisiones de la Republica Argentina en
los distintos temas de Agenda de los Organismos Internacionales de crédito
Seguimiento de Observaciones de Auditoria de Proyectos
Flujo financiero de desembolso
Propuesta de Asignación de Créditos Presupuestarios para la Ejecución de
Proyectos con Financiamiento Externo
20
2007
2007
2008
2007
2007
2007
2007
2007
2008
o) Cláusula 5.01: Registros y Artículo 7.01: Control Interno y Registros.
Anexo A II 2.08 – Gerencia y Administración y IV. Ejecución –UNPRECumplida parcialmente. Nos remitimos a las falencias administrativas transcriptas en
nuestro Memorando.
El contrato establece que la UEP se apoyará en materia de administración financiera y
contable así como de adquisiciones, en lo relacionado con la gestión de contratos en la
UNPRE (Unidad Nacional de Preinversión – Préstamo BID 925/OC-AR). Por Resolución
Nº 279 – SPE del 15/11/05, se conformó en el ámbito de la SPE, el Área Común de
Servicios Administrativos (ACSA) para los Programas y Proyectos con Financiamiento
Internacional, quien presta los citados servicios de apoyo administrativo. Situación
informada en los informes de avance semestrales presentados al BID. No surge n
actuaciones realizadas por la UNPRE.
Por CAR 307 del 22/01/07 el BID toma conocimiento del Manual de Procedimientos del
ACSA. No se tuvo a la vista la emisión de una Resolución por parte de la SPE de su
puesta en vigencia. Por nota DNPOIC 373 del 24/11/06 el Director Nacional Alterno del
Programa aprueba el Manual, en esta se indica “para ser puesto en vigencia a la mayor
brevedad”.
De la revisión por muestra surgieron importantes falencias administrativas en los
procesos, y en la falta de utilización de los procedimientos y formularios establecidos en el
Manual del ACSA por parte del Programa. Más allá de los procedimientos que se deben
reformular, la utilización del Manual y el conocimiento de éste por parte de todo el
personal de las áreas administrativas y técnicas del Programa aseguraría entre otros la
uniformidad en los procesos, y en los archivos, sin que deban ser afectados por los
cambios de responsables. También se destaca la falta de funcionamiento del Comité de
Supervisión del ACSA previsto en la normativa, que el puesto de “Responsable de
gestión” siempre se encontró vacante, y la carencia de procedimientos que regulen el
archivo de la documentación. En cuanto a los Componentes del FISPE, se debe dar
21
estricto cumplimiento a al normativa que lo regula, e incorporar en los instructivos la
necesidad de conformar archivos completos de todas las actuaciones.
Responsable Operativo del ACSA
Se observó una alta rotación en el personal para ocupar el puesto de Responsable
Operativo del ACSA durante el ejercicio auditado.
Resolución SPE N°
71 - 30/03/07
21 - 12/02/08
12 - 04/06/08
Desde
30/03/07
12/02/08
01/07/08
Hasta
11/02/08
30/06/08
A la fecha
A cargo de
Contadora Gabriela Costa
Contadora Karina Rojas
Contador Rosendo Tarsetti
Coordinador General (CGP):
Durante las tareas de campo se designó como Coordinadora General del Programa a la
Licenciada Maria Agustina Briner, mediante Resolución SPE a partir del 02/03/09.
p) Artículo 6.03 Utilización de bienes
Cumplida en términos generales. No se tuvo a la vista constancia de los recuentos físicos
de los bienes del Programa realizados por la UEP al 31/12/08.
q) Artículo 6.04 b): Recursos Adicionales. (28/02)
Demostración de Aporte Local 2008: La presentación fue realizada extemporáneamente.
Por Nota ACSA 237 del 29/04/08 se comunicó al BID, otorgando su cumplimiento el
22/05/08 mediante CSC/CAR 1917. De nuestra revisión se detectó que se informaron al
BID $ 34.530.- como aporte local por fondos aprobados para la fuente 22. El 28/05/09 la
UEP comunicó al BID el error involuntario en las cifras.
22
Demostración de Aporte Local 2007: Como no había sido proporcionada información en
nuestra auditoría anterior, en la presente auditoría se nos proporcionó la Nota CAR 1203
del 04/04/07 por la cual se da por cumplida la presentación 2007.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 2009.
23
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO
DE COOPERACIÓN TÉCNICA BID N° 1575/OC-AR
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA SECRETARÍA
DE POLÍTICA ECONÓMICA” (FISPE)
(Ejercicio N° 3 comprendido entre el 01/01/08 y el 31/12/08)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, correspondientes
al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2008 del “Programa de Fortalecimiento
Institucional de la Secretaría de Política Económica” Contrato de Préstamo de Cooperación
Técnica BID N° 1575/OC-AR del 04/05/05, y su modificatorio, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa
(UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del
presente Memorando:
Refe rencia
A2
A3
Título – Tema
Falta de un organigrama y estructura del Programa
Falencias conformación estructura del ACSA
24
A 4, 5 y B 1
A7
A8yB5
A 14
Falencias de Registros (plan de cuentas, diario, reportes del UEPEX,
carga extemporánea de asientos, aplicación de tipo de cambio)
Gastos no elegibles
Proceso de selección, evaluación y contratación de consultoría.
Desvíos en presupuesto
Para aligerar el texto del presente Memorando, exponemos las principales siglas:
Sigla
Descripción
ACSA
Área Común de Servicios Administrativos para Programas de la SPE con
financiamiento internacional
AFIP
Administración Federal de Ingresos Públicos.
AP
Autorización de Pago
APP
BID
B.O.
CC
CC1
Adecuación del Perfil Profesional de la SPE (Componente 1)
Banco Interamericano de Desarrollo
Boletín Oficial
Coordinadores de Componentes
Coordinador del Componente 1 "Desarrollo Institucional"
CC2
CCPAEP
CG
CUEPPE
CGSPE
CP
CS ACSA
CT PAEP
DA
DADP
DNAP
DNP
DNPOIC
EPI
FF11
Coordinador del Componente 2 "Diseño de Estrategias y Políticas de Desarrollo"
Coordinador del PAEP
Coordinador General del Programa
Coordinador de la UEPPE
Coordinadora General de todos los Programas de la SPE con financiamiento
internacional.
Contrato de Préstamo
Comité de Supervisión del ACSA
Comité Técnico del PAEP
Decisión Administrativa
Dirección de Administración de la Deuda Pública del MEyFP
Director Nacional Alterno del Programa
Director Nacional del Programa
Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito
Entidad Proponente Interna
Fuente de Financiamiento aporte local
FF22
FISPE
FME
GyA
JBID
JGM
Manual
MEyFP
OC
Fuente de Financiamiento BID
Programa de Fortalecimiento de la Secretaría de Política Económica
Fortalecimiento del Marco Estratégico (Componente 1)
Gerencia y Administración (Componente 5)
Justificación de desembolso presentada ante el BID
Jefatura de Gabinete de Ministros
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del ACSA
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Orden de Compra
25
PAEP
PByC
POA
RO PAEP
R.SH
R.SPE
SI
SPE
Sr. SPE
SsCE
SsPE
SyED
TDR
TGN
UEP
UEPEX
Programa de Apoyo al Diseño de Estrategias y Políticas
Pliego de Bases y Condiciones
Plan Operativo Anual
Reglamento Operativo del PAEP
Resolución Secretaría de Hacienda
Resolución de la Secretaría de Política Económica
Sistema de Información (Componente 1)
Secretaría de Política Económica
Señor Secretario de Política Económica
Subsecretaría de Coordinación Económica
Subsecretaría de Programación Económica
Sistema de Evaluación y Desempeño (Componente 1)
Términos de Referencia
Tesorería General de la Nación
Unidad Ejecutora del Programa
Sistema de Administración y Control Presupuestario para todas las Unidades
Ejecutoras de Préstamos Externos. R.SH 120/2001
UEPPE
UNPRE
Unidad de Apoyo al Desarrollo de Estrategias, Planificación, y Diseño de Políticas
Económicas
Unidad Nacional de Preinversión (925/OC y 1896/OC)
A- OBSERVACIONES NO SUBSANADAS DEL EJERCICIO ANTERIOR
1- CONTRATO DE PRESTAMO 1575/OC-AR
Observaciones: El cuadro de costo utilizado al 31/12/08 (cargado en el UEPEX, e
informado en las justificaciones presentadas al BID) no es coincidente con el que surge
del Anexo AIII (3.01) del contrato de préstamo. Las numeraciones asignadas difieren en
su mayoría (se reemplazaron letras por números) y surgen diferencias de: i) exposición
entre importes por fuente de financiamiento e, ii) por USD 516 de valuación neta. Se
elevó planilla al FISPE con el detalle.
Comentarios FISPE: Si bien el cuadro de costo cargado en UEPEX no es coincidente
con el que surge del CP respecto de la correlatividad de las categorías, su
denominación, y los importes asignados, las categorías son las que éste valida.
Recomendaciones: Mantener información homogénea y única que surja del cuadro de
costo y del Contrato de Préstamo.
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2- DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA y TEMAS RELACIONADOS
Observaciones: De la revisión y análisis de la documentación legal suministrada por el
Proyecto referida a la creación de la UEP, UEPPE, y PAEP se mantienen las falencias
detectadas oportunamente:
Organigrama y Estructura Organizativa del Programa – R.SPE 104/05
a) Falta de organigrama inicial del Programa como así también de las modificaciones
y/o actualizaciones a la fecha.
b) Omisión de la definición de los perfiles de los puestos a ocupar (incluyendo la
función y rango de honorarios asimilable al D.1184/01), los cuales deben
complementar las funciones y tareas establecidas para cada uno de los puestos que
integran la estructura, como así también ser comunicados al Banco
Comentarios FISPE:
a) En los informes semestrales presentados al BID, se ha informado la composición
actualizada, basada en la estructura definida en la Resolución y adaptada a las
necesidades operativas del Programa según las atribuciones del CG en lo que refiere
a las tareas de apoyo (asistentes).
b) Si bien la Resolución no define los perfiles de los puestos, han sido estipulados en
los términos de referencia de las contrataciones realizadas.
R.SPE 106 del 18/05/2005 (PAEP)
No fue formulada la estructura organizativa del PAEP, por su objetivo se incluye
dentro del Componente 2. En el 2008 se incluyó la figura de un Coordinador PAEP.
Comentarios FISPE: La subestructura organizativa de la PAEP está conformada por
un Comité Técnico presidido por el Sr. Secretario de la SPE, e integrado por los
Subsecretarios de Programación Económica y de Coordinación, el responsable de la
DNPOIC y el de la UEPPE. El Artículo 2 de la R.SPE 106/05 asigna la ejecución del
Programa a la UE del FISPE, bajo la órbita del Componente 2, en acuerdo con el
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Contrato de Préstamo. En virtud de ello, se realizó la inclusión de la figura del
Coordinador de la PAEP en dicha unidad, informando al BID en el 6to informe
semestral al 30/06/08.
Reglamento Operativo del PAEP (Anexo I R.SPE 106/05) y R.SPE 124 05/06/07
(Modificaciones) e Instructivo para tramitación de propuestas.
a) No se tuvo a la vista documento por el cual se aprueba la versión del instructivo
vigente al 31/12/08 que regula las tramitaciones de las propuestas de actividades a
ser financiadas con el PAEP, como así tampoco la comunicación y su no objeción
por parte del BID.
b) No se tuvo a la vista documentación por la implementación al 31/12/08 de lo
estipulado en el apartado XI. (11.1) del RO PAEP modificado (publicación de los
resultados de las actividades a ser financiadas por el PAEP en la página Web).
c) Comité Técnico PAEP (5 miembros): Se incorporaron cambios a los criterios de
aprobación de las propuestas: i) Las decisiones se adoptan con la opinión coincidente
de 3 de sus miembros, siendo obligatoria la del Sr. SPE. ii) Para propuestas <= a $
150.000.- por coincidencia de por lo menos 2 miembros, el titular de la SPE o a
quien éste delegue, y el Coordinador de la UEPPE. No obstante que por CSC/CAR
3603 el BID toma conocimiento de la R.SPE 124/07, en su no objeción (CAR 2411
del 29/05/07) a las modificaciones, no cita como registrada la modalidad expuesta
en ii), sólo toma nota de la i).
Comentarios FISPE:
a) Sin comentarios.
b) Se procederá en este ejercicio a realizar un análisis de la situación para comenzar la
implementación de lo estipulado en el apartado XI (11.1) del RO PAEP.
c) En el 2do informe semestral al 30/06/06 se comunicó al BID la existencia de la
R.SPE 106/05. Al mismo tiempo, la R.SPE 124/07 realiza modificaciones a la
antedicha asignando un mecanismo de aprobación de los estudios, en el marco del
28
Comité Técnico. Estas resoluciones han sido satisfactorias para el BID en atención a
la gestión del Programa.
Comité Técnico PAEP – Funcionamiento Interno a) No se implementó un libro de actas de reuniones del CT.
b) Del relevamiento formal realizado a los documentos mediante los cuales el CT
emitió las aprobaciones en el 2008 bajo la nueva modalidad, y teniendo en cuenta la
carencia de un libro de actas de reuniones surge que: i) Las aprobaciones no se
encuentran numeradas correlativamente. No poseen formalidades de actas. ii) En la
totalidad de las aprobaciones del 2008 que cuentan con dos o tres firmas, no existe
evidencia documental que el resto de los integrantes del CT hayan sido
oportunamente convocados a las reuniones, que participaron y/o comunicaron su
inasistencia. Para el caso del titular de la DNPOIC no consta intervención en
ninguna aprobación del 2008. iii) Para el caso de los estudios N°: 25, 27, 28, 29, y
30 una de las tres firmas de aprobación corresponde a la del titular de la propia
unidad proponente del estudio. Para los Estudios 25 y 27 indican como unidad
proponente la SPE, cuando deben expresar SsCE y SsPE y SsCE, respectivamente.
iv) Los resúmenes ejecutivos adjuntos a las aprobaciones del CT carecen de fecha de
emisión y de recepción por parte del CT. Tampoco consta que en ese acto se proceda
a intervenir los TDR con los datos de la aprobación y firma, y con la leyenda “a
remitir al BID para su no objeción”.
Comentarios FISPE:
a) Se procederá en este ejercicio a implementar el libro de actas de resoluciones del
CT. Se procurarán acciones correctivas para los ejercicios subsiguientes.
b) i) Se ha tomado la sugerencia efectuada por esa Auditoría y al presente todas las
aprobaciones se encuentran numeradas en orden correlativo. ii) y iv) Se tomarán las
medidas correctivas. iii) En los casos de las firmas del CT de las Subsecretarías que
actúan como contrapartes, las mismas validan la pertenencia del estudio en el marco
de las actividades de fortalecimiento solicitadas por las autoridades de la SPE,
29
quienes son las que definen la pertinencia y la relevancia de las actividades
desarrolladas en el marco del Programa.
R.SPE 88 26/04/07
No se subsanó lo observado en el ejercicio anterior respecto a la falta de comunicación
al BID de todos los cambios que se formulan:
- Readecuación de funciones del CG, y de los CC.
- Designación de la Coordinación del UEPPE en el puesto del CG (antes se encontraba
a cargo del Coordinador del Componente 2).
Comentarios FISPE: Sin comentarios.
R.SPE 105 (18/05/05) (UEPPE) – R.SPE 255 (27/10/05) Su conformación
No se subsanó lo observado sobre la Resolución de creación de la UEPPE, respecto a la
cantidad de miembros que la van a integrar más allá de su Coordinador, como así
tampoco cuales son las áreas de otras Secretarías que la deben conformar en caso de no
pertenecer el personal designado a la SPE. Sólo se mencionaba que resultará de la
reasignación de personal de la SPE, y de otras Secretarías del Ministerio.
Posteriormente se designaron cinco personas de la SPE para la dotación inicial de la
UEPPE: i) No se tuvo a la vista documentación que respalde la convocatoria establecida
en el artículo 2 de la RSPE 255/05, como así tampoco constancia de su comunicación/
conformidad por parte de los profesionales respectivos. ii) No fue proporcionada
evidencia documental al 31/12/08 por la cual los miembros de la UEPPE manifiestan las
actividades llevadas a cabo, y si se encontraban vigentes tales designaciones.
Comentarios FISPE: Se toma conocimiento. No obstante, se plantean las acciones
correctivas de esta situación realizadas en el ejercicio siguiente. Desde su creación, la
UEPPE no tuvo reasignación de personal de la SPE más allá de lo dispuesto
nominativamente en la R.SPE 255. Durante el ejercicio 2008 la UEPPE funcionó a
través de la designación del Coordinador y la contratación de servicios de consultoría en
30
el marco de proyectos específicos, donde los Subsecretarios de Programación
Económica y Coordinación Económica actuaron como contraparte y proponentes de las
actividades.
Recomendaciones: Arbitrar los medios necesarios para la formulación del organigrama
del Programa integrando todos los sectores intervinientes y sus respectivas
dependencias conforme surge de las resoluciones vigentes. Redactar los perfiles de la
totalidad de los puestos que lo integran con los requisitos para la función (tanto
obligatorios como deseables; nos remitimos a lo previsto en el D.1184/01 3 -Anexo II-).
Formalizar los correspondientes actos administrativos por la aprobación de los
documentos requeridos, y las respectivas comunicaciones y aceptaciones por parte del
BID. Notificar debidamente al personal designado para realizar tareas en las distintas
áreas, dejando suficiente constancia en los archivos del Programa. Corregir los errores
indicados en la normativa y comunicarlos al BID. Confeccionar un Reglamento que
incorpore los procedimientos observados para el funcionamiento del CT PAEP. Dejar
adecuado respaldo documental de las asistencias a las reuniones.
3- AREA COMUN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (ACSA) (R SPE 279/05)
Observaciones: No se tuvo a la vista la emisión de la norma y/o documento al
31/12/08 por la cual se subsanaron las cuestiones más relevantes relacionadas con:
a) Artículo 4º, 8 y 9: Etapa de transición, transferencia efectiva y puesta en marcha.
b) Artículo 5º: Financiamiento consultores del ACSA, distribución de los gastos
operativos, porcentajes de afectación y su determinación entre Programas.
c) Artículo 6° Comité de Supervisión y cumplimiento Manual del ACSA (Funciones
del CS): No se tuvo a la vista el libro de reuniones del CS para su verificación, ni las
actas de reuniones emitidas durante el ejercicio 2008, como así tampoco
documentación dando cumplimiento a lo establecido en el Manual respecto a las
reuniones previstas como mínimo cada cuatro meses, y la emisión de los informes al
3
Modificado por D.2345/08 (B.O 08/01/09)
31
31/12/08 por el seguimiento del desempeño y las acciones del ACSA en términos de
eficacia y eficiencia. Por aquella documentación relevada por la cual se reformulan
procedimientos del Manual, tampoco se visualizó su tratamiento, aprobación y
puesta en vigencia por parte del CS.
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del ACSA
d) No surge del Manual quiénes van a prestar asesoramiento legal a los Programas.
e) Si bien se definieron los puestos del ACSA y sus respectivas funciones, no se
incluyeron los perfiles con los requisitos obligatorios y deseables de los
profesionales a contratar para los puestos del ACSA. Ta mpoco las funciones y los
perfiles de los puestos del personal “operativo” que integra cada sub-área.
f) No resulta procedente la opción prevista en el Manual que consiste en llevar un
doble sistema contable para suplir los datos faltantes del sistema actualmente en uso
(UEPEX).
g) No se tuvieron las constancias de comunicación al personal del Programa sobre la
elaboración y puesta en vigencia del Manual. Tampoco las consideraciones y/o
comentarios vertidos por el Programa a lo establecido en el Manual, para su
corrección o modificación de corresponder.
h) No se dio cumplimiento al 30/01/08 a lo establecido en el Manual (Capítulo III
Anexo A) y artículo 1º Resolución 17/00 (SPEyR), sobre la presentación a la
DNPOIC del POA 2008 del Programa, suscripto por responsable, y acto
administrativo por su aprobación.
i) Anexo F Firmas Consultoras: No está establecida en la normativa aplicable que
regula al Programa, la facultad indicada de confeccionar una base propia para la
contratación de Firmas Consultoras. Además, se limita la confección de la lista corta
a la base de datos del ACSA, o a los “propios conocimientos del Programa”, no
contemplando otra metodología de búsqueda.
Comentarios FISPE:
a) Se toma conocimiento de la observación.
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b) No existe un documento suscripto entre los Coordinadores de los Programas de la
SPE, y el ACSA en el cual se defina la cantidad de consultores a ser financiados por
cada uno. Frente a la necesidad de contratar un consultor para cubrir un puesto del
ACSA, se ha remitido nota al CG solicitando su financiamiento y adjuntando los
TDR con el perfil requerido. El artículo 5 establece que la financiación de
consultores y de los gastos operativos del ACSA serán cubiertos por los programas
participantes, en la manera que los coordinadores determinen. Esa premisa ha sido
cumplimentada en la medida que los programas con crédito disponible para el
financiamiento de actividades administrativas y operativas han aportado a la
constitución del ACSA. Tanto el FISPE como el préstamo BID 1896/OC-AR han
financiado cons ultores que integran el ACSA y sus gastos logísticos.
c) El CS no realizó reuniones formales a lo largo del ejercicio 2008.
Manual ACSA: Se están introduciendo mejoras y modificaciones, las cuales se están
consensuando con el Programa. En la actualidad existen instructivos que próximamente
se incorporarán al Manual, informándose al BID acerca de estas modificaciones.
d) A partir del noviembre 2008 se contrató a una consultora para cumplir las tareas de
asesoramiento en temas jurídicos.
e) Los perfiles se encuentran en proceso de elaboración. Una vez finalizada la tarea,
serán incorporados al Manual e informados al BID.
f) Se toma nota de la observación.
g) No hubo comunicación formal al personal durante 2007. En el ejercicio 2008 se
trabajó sobre la base de los instructivos que introducen mejoras y revisión de los
procedimientos para incorporar al Manual.
h) Hemos tomado nota de la observación.
i) Se tendrá en cuenta la observación para la reformulación de los procedimientos.
Recomendaciones: Realizar las gestiones para que se formalice el documento con las
pautas de financiamiento del ACSA entre los Programas. Realizar las gestiones para que
incorporen los procedimientos observados en el Manual ACSA. Dejar constancia de la
comunicación y capacitación al personal del uso del Manual. Continuar las gestiones
33
realizadas ante el grupo de soporte de UEPEX. Definir los perfiles de los consultores
del ACSA. Mantener adecuadamente conformada la estructura del ACSA para que
todas las funciones establecidas (operativas y de control) puedan ser desarrolladas.
Trabajar en las modificaciones al Manual para que este sea efectivamente utilizado,
debidamente aprobado por Resolución, comunicado al BID y puesto en vigencia.
4- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA (registros contables)
Observaciones:
a) Al 31/12/08 se mantienen para las inversiones diferencias entre estados financieros,
registros y UEPEX (exposición y valuación) tanto en pesos como en dólares. Por lo
expuesto, se debe trabajar con reportes extracontables pero los cuales previamente
se deben conciliar. La conciliación preparada por el Programa entre el reporte de
pagos UEPEX y las inversiones expuestas en los estados financieros presentada por
el Programa no se realizó al 31/12/08, sino sólo por el ejercicio 2008. Este reporte
acumulado de pagos de UEPEX, es la base que genera las justificaciones de gastos
al BID para todas las fuentes de financiamiento para ambas monedas, por lo cual no
es procedente que al 31/12/08 se mantengan diferencias de valuación y exposición
entre la contabilidad, reportes de gestión y estados financieros.
Diferencia al 31/12/08
Conciliado Programa
$
USD
$
USD
FF22
-54.143,99
-14.237,41
-54.144.00
FF11
-23.380,65
-6.383,62
-40.001.02
Sin conciliar por el Programa
$
USD
-17.364.75
0,01
3.127,34
-12.726.11
16.620,37
6.342,49
(*) No se utilizó la información de sumas y saldo en dólares, ya que los recibidos en la presentación
de estados financieros al 31/12/08 tenían diferencias de valuación entre ellos (USD 2.337,55).
(*) El importe s/FISPE de $ 40.001,02/USD 12.726,11 también incluye $2,98/USD 1 por intereses
resarcitorios que no son inversiones.
(*) No fue explicada la diferencia sin conciliar de FF 11 $ 16.620,37/USD 6.342,49.
(*) No fue explicada la diferencia de USD 3.127,34 de fuente 22
(*) La diferencia no explicada de $129.508,78/USD 41.673,86 son los servicios financieros omitidos
en gestión, y contabilizados por asientos manuales.
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b) Al 31/12/07 no se mantenían registros en dólares, motivo por los cuales las cifras
volcadas en los estados financieros en la citada moneda surgían de papeles
extracontables. Si bien durante el 2009, con incidencia al 31/12/08, el Programa
procedió a realizar ajustes contables para que los importes de los estados financieros
en dólares surjan del módulo contabilidad, de nuestra revisión surgió que los
registros contables en dólares suministrados por el Programa como sustento de los
estados financieros en la citada moneda presentaban inconsistencias entre los
reportes entre sí (libro diario y mayores), y a su a vez, con los EEFF. De una revisión
general surgen a modo de ejemplo diferencias entre: los importes volcados en el
asiento diario de apertura del ejercicio 2008 (N° 263), y los saldos iniciales
expuestos en los mayores contables, casos en que los movimientos quedaron
reflejados a su valor equivalente en la moneda pesos, y casos en que no coinciden
con los Estados. No se cuenta con la emisión/confección de un asiento de cierre que
muestre los saldos finales al 31/12/08. Por lo cual esta auditoria sumarizó por
muestra ol s movimientos del diario de algunas cuentas surgiendo inconsistencias
(ver ejemplos).
Cuenta Caja Chica:
Saldo al 31/12/2007 s/ EEFF:
USD 650,79
Saldo al 01/01/2008 s/ Libro diario:
USD 634,72
Saldo al 01/01/08 s/ Mayor contable:
USD 5.000,43
Saldo al 31/12/08 s/ mayor contable y EEFF:
USD 936,61
Saldo al 31/12/08 s/ libro diario:
(USD 3.429,10)
Cuenta Comisión de Crédito
Saldo al 31/12/2007 s/ EEFF:
USD 12.643,59
Saldo al 01/01/2008 s/ Libro diario:
USD 12.294,73
Saldo al 01/01/08 s/ Mayor contable:
USD 12.504,87
Saldo al 31/12/08 s/ mayor contable
USD 15.998,28
Saldo al 31/12/08 s/ mayor contable “Saldo Actual”USD 15.998,27
Saldo al 31/12/08 S/ EEFF:
USD 13.887,85
Saldo al 31/12/08 s/ libro diario:
USD 13.947,76
35
Ante ello el Programa remitió consultas al Sector UEPEX durante el mes de junio
2009, y procedió a realizar nuevos ajustes mediante asientos que regularizaron:
asiento de cierre de 2007; asiento de inicio de 2008 (eliminación del asiento diario de
apertura N° 263); reversión del ajuste global contabilizado para regularizar la
situación en base a los listados con errores de los saldos iniciales asientos N°
557/558, y ajustes de los saldos al cierre 2008.
Comentarios FISPE:
a) Con respecto a la información extracontable que sirvió de base para la confección de
los estados financieros en USD, ésta subiste para los movimientos hasta el 31/12/07.
La diferencia existente entre la contabilidad y el módulo de gestión por el ejercicio
2008 fue conciliada y entregada a la auditoría.
b) De la revisión efectuada a las registraciones contables, hemos verificado cambios en
la contabilidad (saldos iniciales y movimientos) realizados con posterioridad a la
emisión de los Estados Financieros. Esta anomalía fue informada a Informática –
Secretaría de Hacienda por nota ACSA Nº 338, ya que la misma tuvo lugar en
problemas ocasionados por el Sistema UEPEX y no en la incorporación de
registraciones. Sin perjuicio de lo anterior, manteniendo como objetivo a lograr que
los Estados Financieros en Dólares surjan de registros contables emitidos vía
UEPEX, se realizaron los ajustes correspondientes a los efectos de compatibilizar
los saldos correspondientes a los registros contables y los expuestos en los Estados
Financieros. Los asientos registrados fueron los siguientes: ajuste del saldo al cierre
del ejercicio 2007 e inicio 2008, reversión del ajuste global contabilizado para
regularizar la situación en base a listados con errores en los saldos iniciales, y ajuste
de los saldos al cierre 2008. Por otro lado se aclara que no se han realizado los
asientos de cierre y apertura dado que los mismos son generados erróneamente por el
sistema. Se envió nota ACSA 338 del 09/06/09 a
Informática – SH con las
anomalías detectadas en la confección de los asientos de cierre y apertura, tanto en
pesos como en dólares. (Balance General 31/12/08, Balance de Sumas y Saldos
31/12/08, Mayores contables (solo en medio magnético, sin los asientos de cierre y
36
apertura), y Libro Diario (sólo en medio magnético, sin los asientos de cierre y
apertura) ambos del 01/01/08 al 31/12/08. Se destaca que en oportunidad de estar en
condiciones de realizar los asientos de cierre – apertura, se remitirán los listados
finales en soporte papel debidamente inicialados. Sin perjuicio de lo ello se afirma
que los saldos finales no serán alterados a causa de la inclusión de tales
registraciones. Por otro lado y con referencia al tema que nos convoca, se emitió
Nota ACSA Nº 344 del 11/06/09 remitida al Director de la Unidad Informática de la
SH, sobre Sistema UEPEX.
Recomendaciones: Los reportes utilizados por el Programa deben contener
información homogénea tanto en sus importes como en las imputaciones respectivas
desde cada módulo (mayores contables, justificaciones al BID, estados financieros).
Agotar las gestiones con el Sistema UEPEX, para solucionar todos los inconvenientes
detectados, y que el módulo contable permita realizar los correspondientes asientos de
cierre y de apertura de ejercicio en ambas monedas.
5- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) Carga de datos en UEPEX: de la revisión por muestra se detectaron casos en los que:
- La carga de datos es incompleta (tipo de comprobante, punto de venta).
- Al pagar varias facturas los números quedan como uno solo, dificultando el cruce.
- Las órdenes de compra se generan sólo para el sistema pero no son utilizadas en
su mayoría.
- Para el caso de capacitaciones, estudios PAEP, UEPPE, no se le asignan a cada
una un código en el Sistema que permita identificar en los reportes de pago la
totalidad de los pagos que involucra cada actividad, y que facilita su control.
b) No surge directamente de las registraciones contables la apertura por fuente de
financiamiento del saldo disponible de fondos en pesos, y en dólares en atención a
que existen cuentas contables que no fueron abiertas por fuente. Esta información
surge de la proporcionada por el Programa, no pudiéndose validar las cifras
37
imputadas en “Diferencia de Cambio” en ambas monedas, y del saldo disponible de
la cuenta operativa. Se manifiesta la importancia de estas aperturas para la
conciliación del fondo rotatorio.
c) No se lleva el libro banco desde el UEPEX (sólo planillas extracontables en excel)
de la cuenta operativa del Programa, que refleje diariamente la apertura del saldo
disponible por fuente de financiamiento. Este dato es necesario para respaldar los
importes volcados en el informe semestral del fondo rotatorio.
d) Los gastos bancarios generados por la cuenta a la vista en dólares, están
correctamente contabilizados bajo la fuente 11, pero financiados al 31/12/08 con
fuente externa 22. No se realizaron los reintegros a la cuenta especial con fondos de
aporte local de los respectivos gastos a efectos de recomponer el saldo del fondo
rotatorio. ($ 954,06/USD 300,96)
e) Plan de cuentas: 1) La versión definitiva del plan de cuentas utilizado al 31/12/08
cargado en el Sistema UEPEX no fue comunicada al Banco. 2) Se contempló en una
sola cuenta contable para imputar pagos por consultoría individual y firmas
consultoras (cuenta contable 1.2.04.1.1.01: “AyEv–FF22– Consultores/Firmas
Consultoras”), cuando corresponde la apertura por cada tipo de consultoría.
f) Por Nota a los Estados financieros se indica que los importes expuestos en la cuenta
“Diferencia de Cambio” en pesos y dólares surgen como diferencia compensatoria
para balancear los estados financieros. No se cuenta con papeles de trabajo que las
sustenten al 31/12/08, y se pueda realizar el control. Nos remitimos a las diferencias
detectadas en otros rubros, que se compensan en ellas.
g) Libro Diario (Sistema UEPEX): i) No se respetó la correlatividad numérica en los
asientos, con motivo de registraciones extemporáneas (retroactivas) que realizó el
Programa. Esto altera al momento de la carga los saldos de las cuentas involucradas,
pudiendo afe ctar conciliaciones y/o reportes ya emitidos, entre otros. Tal es el caso
del reporte al 31/10/08 proporcionado para realizar tareas preliminares,
posteriormente modificado por ajustes realizados con fechas contables anteriores. ii)
No consta en el libro diario el asiento N° 247, siendo que el sistema UEPEX no debe
permitir tal omisión.
38
Comentarios FISPE:
a) Actualmente se cargan al Sistema UEPEX la totalidad de los datos señalados.
Existen limitaciones propias del Sistema UEPEX para la carga sistematizada de
varias facturas en una misma AP. Por este motivo esta información se incorpora a
través del módulo de gestión en el campo “observaciones”. De este modo a través
del módulo de gestión es posible visualizar la totalidad de los comprobantes
asociados a una misma AP. Se tendrá en cuenta la observación referida a las órdenes
de compra.
b) Durante el ejercicio 2009 se realizará un análisis integral de la evolución del
movimiento por fuente de la cuenta operativa a lo largo de la vida del préstamo,
realizándose, en caso de corresponder, los ajustes que pudieran surgir. Se está
definiendo la instrumentación para llevar el control por fuente de la cuenta operativa,
cambiando la actual planilla de excel, debido a la posibilidad de error que origina
esta forma de control.
c) A través del UEPEX, es imposible realizar la apertura por fuente de la cuenta
operativa. Por lo tanto la única solución a emplear es realizar la apertura de dicho
movimiento a través de una planilla de excel.
d) Se realizarán los ajustes durante el ejercicio 2009.
e) 1) No queda establecido en el Contrato de Préstamo la obligatoriedad de informar al
Banco cada cambio contable determinado en el plan de cuentas. 2) Al 31/12/08 la
cuenta no ha recibido imputaciones por firmas consultoras.
f) Se toma nota. Se arbitrarán los medios para respaldar convenientemente los cargos
de diferencia de cambio, ya sea en pesos como en dólares.
g) El sistema prevé realizar una renumeración de los asientos para evitar los problemas
de correlatividad entre los números de los mismos y la fecha. Generalmente se
realiza cuando existe la certeza de no realizar más ajustes sugeridos por auditoría.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos. Incorporar al UEPEX
todos aquellos datos requeridos al momento de procesar la carga a los efectos de contar
con reportes completos. Realizar las gestiones ante el grupo de soporte de UEPEX para
39
subsanar y/o implementar las observaciones formuladas. Adecuar el plan de cuentas del
Programa a las necesidades operativas del mismo, incorporando las observaciones
informadas por esta auditoría. Mantener las registraciones contables al día.
6- INFORME DEL FONDO ROTATORIO (FR) AL 31/12/08
Observaciones: De su revisión y del cruce con los estados financieros definitivos
presentados a la AGN el 04/05/09 surgieron inconsistencias que se detallan
seguidamente. Respecto a la apertura por fuente de financiamiento de los saldos
disponibles del Programa, nos remitimos a lo observado en el apartado B- 3 Nueva
Política de Cambio BID del presente Memorando. No se dio cumplimiento a las AF300
(Rev II-03) por la cual se incluya en los estados financieros el saldo disponible al cierre
por fuente de financiamiento al 31/12/08, y su conciliación con los importes expuestos
en el informe semestral del FR a dicha fecha.
a) Apartado I: Saldo en cuentas bancarias al 31/12/08 USD 202.806,19
1. No pudo constatarse la apertura expuesta del saldo de la cuenta operativa del
Programa como fuente BID (USD 61.365,39) y aporte local (USD 82.081,54).
Además, se incluyó el saldo según extracto bancario (467.441,42/USD
143.446,92), y debe informar el saldo contable $ 301.765,12/USD 87.417,47.
Esto afecta la conformación del resto de los rubros.
2. USD 141.440,08: este saldo incluye gastos bancarios de FF11 financiados con
FF22. En el apartado V se declararon por USD 346,79, no obstante los
contabilizados ascienden a USD 300,96, la diferencia fue omitida de registrar
como inversiones en el 2008.
b) Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID USD
49.343,89: Surge que según la ecuación “Inversiones Contabilizadas menos
Justificado al Banco” el importe de fuente BID asciende a USD 112.240,53
surgiendo una diferencia de USD 62.896,64. El detalle de gastos que adjunta carece
de sumatoria.
c) Apartado III Total del Fondo Rotatorio USD 252.150,08: Es incorrecto este
importe ya que el FR al 31/12/08 asciende a USD 240.000.-. Se informa que en el
40
Informe del FR al 30/06/08 también surge esta observación ya que se informa que el
FR asciende a USD 254.039,49.
d) Apartado V Diferencia (USD 12.150,08): Por todo lo expuesto esta cifra no se
puede validar, ya que queda sujeta a las consideraciones anteriores. Y que la
diferencia de cambio de USD 8.856,92 expuesta en los estados financieros no
presenta su apertura por fuente. No se aclaró que la nueva política de cambio se
aplicó a partir del 01/09/08. No se incluyeron $ 1.426/USD 413,09 por anticipos a
rendir de FF22.
e) No adjunta información obtenida desde el módulo contable, sustentando las planillas
y documentación extracontable presentadas.
Comentarios FISPE: Se toman en cuenta las observaciones detectadas. El Informe
presentado no fue revisado por el BID, sólo constata la presentación del mismo. Los
ajustes significativos detectados serán tenidos en cuenta en la presentación del FR del
1° semestre 2009.
Recomendaciones: Mantener actualizados los registros contables en pesos y dólares
para que sirvan de sustento de los reportes que debe presentar el Programa al BID, y que
deben adjuntarse como respaldo de cada uno de los importes que se expongan en los
informes del FR.
7- GASTOS NO ELEGIBLES
Observaciones: Durante las tareas de auditoría se relevaron pagos los cuales durante el
ejercicio 2009 con incidencia al 31/12/08 fueron reclasificados –conjuntamente con los
observados por esta Auditoría en el ejercicio 2007- de las cuentas de Inversiones a la
cuenta “Gastos a Recuperar no Aprobados”.
AP20080020 $ 2.000/USD 635,63 (17/01/08) FF 11 (BID N° 10 I:93): Saldo del Pago
de Servicio de Restaurante Cuba Mía para “Reunión de Articulación Fin de año SPE”
para 227 personas: No se tuvo a la vista documentación que permita relacionar que este
pago corresponda a gastos elegibles para el Programa, ni que se hayan realizado todos
41
los procedimientos necesarios para efectuar la contratación. No se puede verificar su
correcta contabilización bajo el componente Gerencia y Administración “Otros
Gastos”. La AP no fue suscripta por el CG. No consta la OC 20070041 debidamente
suscripta por el proveedor (dato obtenido desde la AP y de la justificación).
Comentario FISPE: La actividad expuesta fue reclasificada durante el ejercicio 2008,
quedando expuesto como un Crédito del Programa en la cuenta Gastos a recuperar no
aprobados Expte 114358/9 4 .
Observaciones: El siguiente pago contabilizado como inversiones y justificado al BID,
al 31/12/08, fue reclasificado con incidencia en el ejercicio 2009 de Inversiones a la
cuenta “Gastos a Recuperar no aprobados”.
AP20080012 $ 7.600/USD 2.429,51 (10/01/08) FF 11 (BID N° 10 Item: 64): Pago del
servicio de un psicólogo (Máximo Abel Giordano). Más allá de una Nota ACSA del
06/11/07 suscripta por el DNAP solicitando el financiamiento de una actividad de
capacitación para el ACSA, no cuenta con otra documentación como antecedente que
permita verificar que previo al pago de la factura del profesional bajo la descripción primera etapa sensibilización- se hayan cumplimentado todos los procedimientos y
aprobaciones que respaldan la realización de la actividad y su justificación por su
registro dentro del Componente 2 “Articulación de la Política con otros Actores –
Capacitación – Consultores Nacionales”. No consta la OC 20070046 debidamente
suscripta por el proveedor (dato obtenido desde la AP y de la justificación). No se tuvo
a la vista informe por el servicio y su aprobación.
Comentario FISPE: El pago del servicio del psicólogo Máximo Giordano forma parte
de una actividad que fue declarada no elegible. Es por ello, que se ajustó en el ejercicio
4
AGN: $ 94.148/USD30.090,84
42
20095 y se incorporará próximamente al expediente 114358/9 que se encuentra
tramitando actualmente.
Recomendaciones: Verificar que las operaciones antes de su realización, y pago con
fondos del Programa se encuentren comprendidas dentro de las actividades previstas,
dejando
adecuada
constancia.
Documentar
adecuadame nte
las
operaciones
contabilizadas por el Programa. Dar seguimiento a las acciones iniciadas por los gastos
observados.
8- CONSULTORIA NACIONAL
Observaciones: De la revisión por muestra de los pagos en concepto de honorarios a
consultores individuales por un importe de $ 461.822.-/USD 149.145,90 contabilizados
durante el ejercicio 2008 por el Programa, y sus antecedentes de contratación y/o
recontratación de acuerdo a los procedimientos que rigen para los respectivos
componentes de los cuales dependen, surgió:
Proceso de búsqueda, evaluación y selección – ternas – legajos - contratos
No se han podido constatar las siguientes formalidades del proceso:
a) Búsqueda de los postulantes y cartas de invitación.
b) Verificación de los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados expuestos
en los currículos de los postulantes.
c) Recepción en el Programa de las notas de aceptación a participar en ternas, y de las
notificaciones del resultado de la terna.
d) Currículos (CV):
- Intervención por parte de las áreas encargadas de su control.
- Constancia de recepción por parte del Programa
- Referencia para que terna de selección fueron presentados los currículos.
5
AGN: Visto ajuste contable por Asiento Manual 193 del 28/04/09.
43
e) Evaluación de desempeño a la finalización del contrato anterior, para el caso de
recontrataciones de servicios.
Otras observaciones:
f) Casos en los cuales: i) Las grillas de selección y currículos se encuentran sin fecha
de emisión. ii) No constan las aceptaciones a participar en la terna. iii) No se tuvo a
la vista la notificación del resultado de la terna.
g) Los legajos individuales no poseen foliatura correlativa, impidiendo verificar la
integridad de información que contienen.
h) No surge de los TDR la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales
del tipo descriptivo y/o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por los
consultores (con contratos de locaciones de servicios) en el marco del Programa, y
que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control de avance de las
tareas encomendadas por parte del responsable del Programa.
i) Los contratos que se tuvieron a la vista carecen de número, siendo que el UEPEX se
los asigna conforme se visualiza en las justificaciones de desembolsos presentadas al
BID. Tampoco constan en toda la documentación que adjunta el contrato
especialmente en los TDR, Ane xos y las declaraciones juradas de elegibilidad e
incompatibilidades. Tampoco se les agregó, una vez obtenido, para los que
mantuvieron financiamiento BID el código PRISM respectivo. Se informa que el
número inserto en las justificaciones corresponde al formulario “Solicitud de
contratación” que tampoco se encuentran formalizadas por los responsables, ni
incluidas en los legajos.
j) En la recontratación de un consultor se mantiene lo observado en el ejercicio anterior
sobre que éste presentó constancia de alumno regular de la UBA (analista de
sistema), pero para el honorario asignado es requisito obligatorio ser profesional. No
se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa manifieste que se encuentra
en la excepción prevista en el Art. 7 Anexo 1 del D.1184/01 (mercado crítico
laboral).
44
Comentarios FISPE:
a) No existe proceso formal de búsqueda de postulantes a las ternas. No se han llevado
a cabo. Se tendrá en cuenta la observación.
a), b), c), d), f), g), y j) Habiéndose tomado en cuenta estas observaciones y las que se
mantienen de ejercicios anteriores, este Programa elaboró y puso en práctica durante
2009 un “Procedimiento para la contratación de consultores”.
e) No se efectúan por parte del Programa evaluaciones de desempeño. El Coordinador
del Programa solicita mediante nota al SPE la autorización par tramitar las
recontracciones de los consultores.
h) Comentario no procedente. (Según los TDR de los consultores no corresponde la
presentación de informes de avance o finales).
i) Se toma nota de la observación y será implementada la numeración del UEPEX a
toda documentación correspondiente a la contratación, así como también el número
PRISM respectivo.
j) Se toma nota de la observación. El nuevo procedimiento contempla los controles
correspondientes en todo el circuito y sobre la documentación actuante, en el marco
de las posibilidades de recursos afectados al programa.
Pagos y Decreto 577/03 (Aprobatorios de contratos)
a) Para la revisión del proceso de tramitación de los documentos aprobatorios, el
Programa no cuenta con un archivo completo y uniforme que permita realizar un
adecuado control.
b) Los pagos por $ 337.816.-/USD 108.669,59 incluidos en muestra correspondiente a
los contratos (suscriptos ad- referéndum del Ministro de Economía y/o del Jefe de
Gabinete de Ministros), fueron liberados en fecha anterior a la emisión de los
respectivos documentos aprobatorios. Las aprobaciones fueron emitidas entre un
rango de 105 a 440 días posteriores a la fecha de inicio de los contratos. Las
tramitaciones de las aprobaciones por parte del Programa poseen fecha de inicio
entre un rango de 3 días antes hasta 178 días posteriores a los inicios contractuales.
Algunos de los pagos fueron liberados mediante notas en las cuales el DNP indica su
45
conformidad para la liberación de los pagos, ya que el Programa le informa que se
encuentran en trámite y otros en que ya se cuenta con número de dictamen (situación
que a ese momento no fue sustentada, adjuntando copia de tal circunstancia).
Comentarios FISPE:
a) Se toma nota de lo observado. Actualmente, se ha procedido a la realización de los
nuevos legajos con toda la documentación aprobatoria en sus diferentes fases, con
un circuito y control interno que permita velar por su completitud, ordenamiento y
correlatividad, según criterios establecidos por la Coordinación del FISPE desde
marzo 2009.
b) El pago de honorarios apunta a resguardar las posibilidades materiales de los
consultores de poder cumplimentar en tiempo y forma las actividades oportunamente
comprometidas en la firma del contrato. A partir de mayo de 2008, la habilitación de
los pagos a los consultores se realizó en el momento de tramitación de los contratos
en una instancia de tramitación que integraba los procedimientos de control y
asignación presupuestaria del Ministerio, contemplando en la mayoría de los casos el
dictamen realizado por jurídicos, que es comunicado al Programa desde la Unidad
de Coordinación Administrativa de la SPE y se puede verificar mediante el
seguimiento digital del expediente. La cont ratación involucra otras áreas del
Ministerio y a otras variables no controlables por el FISPE que hacen a la demora de
las aprobaciones mencionadas. La demora en el inicio de la tramitación de algunas
contrataciones desde el Programa sucedió en circunstancias de cambio de
autoridades durante 2008 (cambio de DNP y coordinación del ACSA).
Recomendaciones: Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de
búsqueda de consultores garantizando la transparencia en las contrataciones (ejemplo
publicidad para ampliar la oferta). No liberar los pagos de los consultores hasta tanto no
contar los respectivos documentos aprobatorios. Incorporar a las grillas de evaluación
los datos observados. Dejar debida constancia en las copias legalizadas de los títulos
profesionales que acompañan los consultores que son copia fiel de los originales que se
46
tuvieron a la vista. Para el caso de los contratos de locación de servicios implementar un
sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño
y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados.
9- ESTUDIOS - ACTIVIDADES
Observaciones: De la revisión por muestra de los antecedentes de las propuestas de
estudios y/o actividades con pagos contabilizados en el ejercicio 2008, se mantienen
falencias administrativas ya observadas en el ejercicio anterior:
a) Los antecedentes de los estudios no conforman un expediente único y carecen de
foliatura, por lo que no se puede validar su integridad.
b) En los TDR de los estudios que sustentan las actividades incluidas en muestra:
- No consta la aprobación o la toma de conocimiento por parte de las EPI, para el
caso en que el BID propuso sugerencias a los TDR.
- No se encuentran suscriptos por las respectivas EPI.
- No informan un plazo cierto de inicio y fin de las actividades, y por lo tanto
tampoco el cronograma de presentación de los informes por parte de los
consultores, si bien están condicionados a la aprobación, no indican oportunidad.
Comentarios FISPE: Se toma nota de las observaciones vertidas por la AGN y se deja
constancia que el nuevo procedimiento citado anteriormente incluye lo indicado.
Recomendaciones: Conformar archivos debidamente foliados y que contengan la
totalidad de la documentación que resguarde el cumplimiento de los procedimientos
establecidos, y que todos los sectores realicen sus intervenciones sobre el mismo
expediente. Dar intervención al Comité Técnico por las modificaciones a los TDR, y a
las autoridades que tienen competencia en el tema.
10- INVENTARIO DE BIENES AL 31/12/2008
Observaciones:
a) Al 31/12/08 no se realizaron recuentos físicos de los bienes adquiridos con fondos
47
del 1575/OC, que se encuentran en su poder, en comodato o custodia en otras
oficinas, y que respalden y mantengan actualizados los datos volcados en el
Inventario General de Bienes al 31/12/08 que debe llevar el Programa como
responsable final de la gestión. Asimismo el Manual ACSA no preve la realización
de este tipo de procedimientos de control de los bienes.
b) No se tuvieron a la vista pólizas de seguros.
Comentario FISPE:
a) Los recuentos físicos periódicos y la administración de la localización de los bienes
son llevados a cabo por el Área de Patrimonio del MECON. En el nuevo
procedimiento de transferencia de bienes queda establecido un modelo de remito
interno en el que los responsables de los sectores a los cuales se les transfieren los
bienes se hacen cargo de los mismos. Además deben informar al Programa acerca de
cualquier modificación (por ejemplo localización) y éste al ACSA para su posterior
procesamiento. En el actual ejercicio se comenzaron a cargar las altas producidas en
el sistema UEPEX.
b) Se toma conocimiento. La apertura del préstamo no tiene previsto dicho gasto,
careciendo de ésta manera de financiamiento para realizarlo.
INSPECCION OCULAR DE BIENES - 2008
Observaciones: Las tareas de inspección ocular se vieron demoradas respecto de la
fecha originalmente planificada, en atención que el inventario general de bienes
solicitado el 09/02/09 fue proporcionado en su versión definitiva ajustada, y conciliada
el 24/04/09. No fue incluido en el inventario el software adquirido, por lo cual debimos
solicitar se confeccione y complemente la presentación con el detalle respectivo. Sobre
las tareas en el INDEC se debieron realizar dos visitas ya que, no obstante las gestiones
previas realizadas, presentándonos en el Organismo con personal del ACSA nos
solicitaron ser llevada a cabo en otra fecha.
48
Comentario FISPE: Se realizó un ajuste en la exposición, mediante el cual se
incorpora al inventario solamente los bienes adquiridos, dejando de lado las licencias,
software y otros elementos de similares características. Este cambio de criterio obedece
que a partir del 2007 el Área de Patrimonio del MECON los dejó de identificar con N°
de inventario. Debido a esta situación, si no se realizaba este cambio de criterio, el
inventario carecía de homogeneidad. El Programa acordó previamente con los
responsables de los sectores donde se encontraban las máquinas a inventariar que
estuvieran las condicio nes adecuadas para realizar el trabajo correspondiente. Razones
ajenas al Programa determinaron que dicha tarea no se haya podido realizar en la fecha
comprometida. De todas maneras, se pudo llevar adelante la inspección ocular el
04/05/09. Los ajustes a realizar producto de las tareas incorporados en el Acta de
inspección ocular, serán subsanados en el Inventario.
Recomendaciones: Incorporar al inventario todos los bienes para generar un registro
completo que permita la identificación de los equipos adquiridos por el proyecto, como
así también implementar procedimientos de control para validar la información
contenida en él, manteniéndolo actualizado y conciliado con las registraciones
contables. Establecer los mecanismos necesarios con el organismo ejecutor para que los
bienes cuenten con pólizas de seguros.
11-JUSTIFICACIONES BID
a) Las solicitudes de desembolso carecen de fecha de emisión. No conforman cada una
un juego debidamente foliado, e intervenido con la leyenda “ejemplar definitivo
presentado al BID”, en atención a las modificaciones que se producen entre la fecha
de presentación del original y la fecha de aprobación del BID. La numeración
asignada por UEPEX no es suficiente.
b) El presupuesto vigente por USD 6.800.000.-, continúa informándose incorrectamente
en las justificaciones. Surgen nuevas diferencias, a su vez en las justificaciones 10,
11, 12, y 13 Diferencias netas de valuación:
49
PRESUPUESTO USD
VIGENTE
Solicitud
BID
LOCAL
S/SOLICITUDES
TOTAL
BID
LOCAL
DIFERENCIA
TOTAL
BID
LOCAL
TOTAL
9-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.798.188.00
2.001.295,60 6.799.483,60
1.812,00
-1.295,60
516,40
10- 11-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.800.988.00
2.021.296,00 6.822.284,00
-988,00
-21.296,00
-22.284,00
12- 13-
4.800.000
2.000.000
6.800.000 4.802.054.67
2.001.295,60 6.803.350,27 -2.054,67
-1.295,60
-3.350,27
Comentario FISPE:
a) Se toma conocimiento. El sistema UEPEX no incorpora en la justificación la fecha
de emisión. Dicha fecha queda sólo expuesta en la nota de elevación al BID. Se
solicitará a la administración del Sistema la incorporación de la modificación.
b) Las diferencias presentadas en el presupuesto vigente obedecen a diferencias de
cargas en el sistema UEPEX. A partir de la JBID 14, en el ejercicio 2009, se
corrigió dicha situación.
Recomendación: Profundizar los controles al cargar los datos en el UEPEX.
12-RETENCIONES AFIP-DGI (CUIT 30-70929950-2 Agencia 08)
Observaciones:
a) Por no contar hasta junio 2008 con representante del Programa con clave fiscal
habilitada, las declaraciones juradas se procesaron en la Dirección General de
Grandes Contribuyentes Nacionales mediante el “Módulo Agencia” como excepción
al procedimiento de remisión directamente por el contribuyente vía internet.
Presentaciones y pagos: Se nos informó que no han recibido reclamos de la AFIPDGI en concepto de multas de carácter formal (por omisión o presentación de DDJJ
fuera de término), y de intereses resarcitorios (por pagos posteriores al vencimiento) –
ya tanto de los observados por esta Auditoría en ejercicios anteriores y por el 2008.
Informamos por lo tanto los incumplimientos al calendario fiscal al 31/12/08:
b) Incumplimientos a los deberes formales: i) 2005/2006: No se regularizó la
presentación de las declaraciones juradas (ddjj) mensuales observadas. ii) 2008: Se
presentaron nueve DDJJ fuera de término (atraso de 1 a 16 días, y una de 174 días).
50
c) Intereses resarcitorios 2008: Se realizaron diez pagos en fecha posterior a su
vencimiento (de 1 a 36 días).
Comentarios FISPE: Se toma conocimiento de las observaciones. En particular:
a) AFIP no objetó la presentación en la Dirección General de Grandes Contribuyentes.
Por otro lado, luego de gestionar la clave fiscal, se regularizó la presentación.
b) y c) No se ha recibido requerimiento alguno de la AFIP al respecto.
Recome ndaciones: Mantener actualizados en AFIP-DGI los datos del responsable por
parte del Programa, y realizar la comunicación de la CUIT y de la calidad de agente de
retención del Programa ante la TGN. Dar cumplimiento a la normativa vigente que
regula el ingreso de las retenciones. Dar adecuado seguimiento a las posibles deudas
del Programa a efectos de evitar intimaciones al Programa por parte de la AFIP-DGI.
Obtener los recursos necesarios para la cancelación de las deudas impositivas por
conceptos no elegib les para el Programa (multas e intereses resarcitorios).
13-COSTOS FINANCIEROS
Observaciones:
a) Su contabilización fue realizada extemporáneamente. La documentación que
respalda su liquidación (BID), y pago (DADP/TGN), fue obtenida en el 2009, el
registro de mayo 2008 posee AP que por su correlatividad fue emitida en diciembre
2008, y para el otro registro no se emitió mediante AP.
b) Existe una diferencia neta acumulada al 31/12/08 de $ 189.887,58/USD 60.560,51,
entre los EEFF y el reporte de pagos (base para las justificaciones al BID) producto
de la contabilización de estos conceptos por asientos manuales. A su vez, entre los
importes según Auditoría y los expresados en los EEFF se mantiene una diferencia
en dólares no significativa de valuación, y de exposición entre conceptos.
c) Al 31/12/08 quedan pendientes de rendición al BID por demostración de aporte
local, USD 86.729,14.
51
Comentarios FISPE: Se tomarán en cuenta las observaciones a los efectos de mejorar
la metodología de registración.
Recomendación: Incorporar al Manual ACSA procedimientos para que desde ellos se
establezca y registrar oportunamente los pagos por costos financieros. Conciliar en
pesos y dólares los importes de los registros contables y los reportes de pago de gestión
de UEPEX. Justificar los importes pendientes al BID.
14-PRESUPUESTO – EJECUCION AL 31/12/2008
Observaciones: En los estados financieros al 31/12/08 no se incluyó información
financiera complementaria que explique las variaciones más significativas, (conforme
lo estipulado en el documento AF-300 Rev. II/03), entre el presupuesto estimado y la
ejecución financiera acumulada que surge del Estado de Inversiones en dólares (al
tercer ejercicio sólo se ejecutó financieramente el 32,56%). Se exponen seguidamente
los principales desvíos en los componentes y/o en los subcomponentes/líneas que los
integran:
Porcentaje de avance por
Componente
FF 22
FF 11
Total
1.
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Datos según Convenio de Préstamo
52.88%
38.02%
49.77%
2.
DISEÑO DE ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE
DESARROLLO
20.39%
12.87%
18.55%
5.
GERENCIA Y ADMINISTRACIÓN
18.88%
274.03%
210.24%
6.
AUDITORIA Y EVALUACIÓN DEL PROG.
0.51%
-------
0.51%
7.
IMPREVISTOS
---------
0.00%
0.00%
---
COSTOS FINANCIEROS
-------
47.44%
47.44%
29.89%
38.97%
32.56%
TOTAL
a) (-) Componente y subcomponentes que no registran ejecución financiera (0%).
b) (+) Registran un excedente en la ejecución financiera al 31/12/08, entre líneas de un
mismo componente, y en uno de los componentes. (entre 20,60 % y el 472,17 %)
% ejecutado
Componente
Desarrollo
Institucional
SubComponente
Item
Gastos
BID
LOCAL
TOTAL
0.00%
0.00%
0.00%
a)
APP
Consultoría
52
Desarrollo
Institucional
a)
SyED
a)
Desarrollo
Institucional
Gerencia y
Administración
SI
Costos Financieros
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
Equipos
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
Consultoría
239.19%
46.86%
199.53%
Software
111.68%
93.85%
107.96%
20.60%
no
aplica
no
Comis. Crédito aplica
257.64%
198.71%
472.17%
472.17%
106.83%
106.83%
a)
GyA
a)
Auditoria y Evaluación
del Programa
Imprevistos
Desarrollo
Institucional
Desarrollo
Institucional
Gerencia y
Administración
Gerencia y
Administración
Consultoría
Cableado y
readecuación
física en
provincias
a)
b)
FME
b)
SI
b)
GyA
b)
GyA
Costos
Financieros
b)
Consultoría
Gastos
Generales
Comentarios FISPE: Componente 1: Corresponde resaltar que la totalidad de la
ejecución realizada fue acorde a las actividades pautadas con el Banco como resultado
del Taller de Evaluación y Propuesta de ampliación del plazo de ejecución del
Programa de fecha 27/06/08. Componente 2: Vale recordar que el mismo financia,
esencialmente, la elaboración de estudios técnicos que contribuyen al diseño y la
implementación de medidas de política económica, mediante la contratación de
consultorías
que,
hasta
el
momento,
han
sido
en
modalidad
individual.
En este sentido, la magnitud del préstamo otorgado resulta significativa para el tipo de
actividad financiada (sobre todo considerando la relación cambiaria vigente y la escala
de honorarios que rigió durante 2008 (D.1184/01), que estipulaba un máximo de $
6.267 por honorarios mensuales para la contratación de expertos en las temáticas
demandadas, en rol de coordinadores, lo que no supera los USD 1.960). Por otro lado,
los estud ios realizados desde el Programa que apuntan a la consecución de los objetivos
involucran diferentes productos a realizar, entre los que se destacan informes de
diagnóstico, diseño de metodologías, propuestas o lineamientos de políticas, bases de
datos, relevamientos normativos. La gestión del Programa realizada durante 2008,
especialmente desde la solicitud de la prórroga del préstamo al BID (junio de 2008), ha
53
procurado una ejecución responsable del Programa, que implica que los servicios de
consultoría sean posibles de ser absorbidos de manera oportuna y eficiente por las
diferentes áreas de la SPE que actúan como contrapartes de dichos estudios.
En virtud de esta situación y el grado de avance del Programa a mediados de 2008, el
DNP acordó con el BID un Plan de Acción con ejes prioritarios para alcanzar el
objetivo de desarrollo del Programa en 24 meses adicionales y extender el plazo de
desembolso hasta junio de 2010. Componente Gerencia y Administración: Preveía al
inicio del Programa una estructura que se conformaba con el total del personal afectado
a la Unidad Ejecutora, es decir, un Coordinador General, dos Coordinadores de
Componente y dos Asesores Técnicos. A fin de dar cumplimiento a las cuestiones
administrativas, financieras, contables, de adquisiciones y administración de contratos
la Unidad Ejecutora contaba con el apoyo de la Unidad de Preinversión (UNPRE). En
noviembre de 2005, con la creación del ACSA el Programa comienza a financiar
consultores que soportan las tareas administrativo – contables. Componente Auditoria
y Evaluación: Prevé la realización de Auditorias y Evaluaciones de Medio Término y
Final. Los honorarios correspondientes a la Evaluación de Medio Término fueron
solventados por el BID. Componente Imprevistos: No ha sido utilizado; se prevé
reasignar la partida en caso de requerirse un mayor presupuesto en otro componente.
Recomendaciones: Asegurar el cumplimiento de las actividades programadas, a
efectos de garantizar la oportunidad y la vigencia de los objetivos establecidos.
Verificar antes de comprometer fondos que existan partidas suficientes en el
presupuesto vigente (cuadro de costo de financiamiento del Programa).
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- ESTADOS FINANCIEROS - REGISTROS CONTABLES – SISTEMA UEPEX
Observaciones:
a) Se elevaron para conocimiento del Programa los errores formales y numéricos
detectados en los estados financieros (EEFF) que, si bien en su mayoría no resultan
54
ser significativos, deben ser evitados para la mejor interpretación y lectura de los
EEFF.
b) Aportes Local 2008: No existe uniformidad en la propia documentación generada
por el Programa por la aplicación del tipo de cambio (T°C°) para la dolarización de
estos aportes. En los Formulario de Recursos (UEPEX) utilizaron el del BNA
(USD 317.551,20), pero no pudiendo constatarse la fecha, en Estados Financieros
se informa la utilización del T°C° BCRA (USD 319.032,50). Según auditoría
corresponde T°C° BNA del día de ingreso en cuenta bancaria (USD 318.885,94).
Existiendo una diferencia de exposición en defecto en la cuenta de “aporte local”
incluida en “diferencia de cambio” por USD 146,56. No obstante ello, en el estado
financiero se informaron USD 306.306,09 presentando una subvaluación de los
aportes de USD 12.726,11 (importe erróneamente descontado dos veces) siendo
incluido en Diferencia de Cambio.
Comentarios FISPE:
a) Se toman en cuenta las observaciones. Aquella referida a la conciliación con las
cifras del Fondo Rotatorio se aplicarán a la presentación del 1er semestre 2009. Las
observaciones referidas a aspectos formales de presentación serán tenidas en cuenta
en la presentación de Estados Financieros del ejercicio 2009.
b) El T°C° a utilizar para dolarizar los aportes de fuente local es de referencia del
BCRA. La diferencia de valuación existente en los estados financieros obedece a un
error en descontar dos veces el ajuste por aporte no elegible (USD 12.726,11), en la
contabilidad en USD. Se ajustará en el 2009.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos al confeccionar los
estados financieros. Mantener un criterio homogéneo en la aplicación del tipo de
cambio para dolarizar los aportes locales, estableciéndolo por escrito, e incorporarlo al
respectivo Manual.
55
2- NUEVA POLÍTICA DE CAMBIO BID
Observaciones: De la revisión de la instrumentación y aplicación de la nueva política
de cambio del BID a partir del 01/09/08, y la verificación del saldo inicial de
desembolsos de fuente 22 pendientes de aplicar al 31/08/08 transferidos a la cuenta
corriente en pesos determinado por el Programa por $ 579.163,72/USD 191.480,55,
surgen falencias administrativas que no permiten su validación como tampoco la
composición al 31/12/08 de los desembolsos en la cuenta operativa pendiente de
aplicar. Se informa que estas situaciones no fueron ni informadas o aclaradas en nota a
los estados financieros, y la documentación de sustento proporcionada no resultó
suficiente. Sujeto a todo lo observado, surge para las inversiones con AP y/o
formularios de reimputaciones emitidas a partir del 01/09/08 ($ 571.307,17 / USD
187.997,41), las siguientes situaciones omitidas de informar por el Programa:
1) No incluye $ 9.628/USD 3.056,51 dolarizados con la nueva política, pero emitidos
con fecha anterior al 31/08/08.
2) Incluye $ 20.440/USD 6.723,68 dolarizados con la anterio r política, emitidos en
setiembre 2008.
3) Incluye una diferencia en defecto de USD 839,49. Se dolarizaron inversiones a USD
1/$ 3,017, y el tipo de cambio al cual se pesificó la transferencia relacionada era
USD 1/$ 3.
4) Incluye $ 11.207,60/USD 3.698,47 emitidas y pagadas en setiembre dolarizadas a
USD 1/ $ 3.035 (este tipo de cambio no esta relacionado a ningún desembolso).
5) Incluye $ 151.714/USD 50.286,38 por inversiones que no se encontraban
efectivamente pagadas, se mantenían en cartera al 31/12/08, ya que la fecha de
retiro de pago por parte de los beneficiarios es entre el 07/01 y el 30/01/09.
Comentario FISPE: La composición del saldo de fuente 22 al 31/08/2008 de la cuenta
operativa fue elaborado de acuerdo a planillas extracontables ya que a dicha fecha el
Sistema UEPEX no ofrecía esa alternativa. El saldo informado ($ 579.163,72) está
conformado por el saldo de la última pesificación realizada en los últimas días de agosto
($ 480.000 a $ 3, o sea USD 160.000) y el resto por la pesificación anterior ($ 3,15).
56
Los casos apuntados se tratan de errores de valuación. Aquellos que sean significativos,
serán ajustados.
Recomendaciones: Realizar todas las gestiones necesarias, a efectos de que tanto los
registros contables, la información cargada al sistema de gestión, y las cifras de los
estados financieros desde el inicio del Programa, surjan de una única base, que se
encuentre conciliada, y que a partir de ella se puedan generar todos los reportes
financieros, sin necesidad de recurrir a planillas extracontables. Recalcular el saldo al
31/08/08 por fuente de financiamiento dejando sustento de los papeles de trabajo, y a
partir de allí, verificar todas las imputaciones realizadas, a efectos que el 2009 se
subsanen todas las observaciones formuladas.
3- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS:
Observaciones:
a) Manual ACSA: A nuestro relevamiento de control interno se nos responde que no se
cuenta con cursogramas, ni con Manual de Procedimientos Administrativos
Contables (cuentan con el Manual del ACSA).
b) Cuenta Especial en USD –Gastos Bancarios: i) No se mantuvo el control de la cuenta
contable en dólares durante el 2008, ya que existen períodos que la misma mostró
erróneamente saldos acreedores, siendo realizado un asiento de ajuste al cierre. Por
lo cual las conciliaciones bancarias confeccionadas por el Programa, si bien indican
importes “Según contabilidad” no fueron practicadas desde ésta, ya que no muestran
estos saldos acreedores. ii) En el ajuste citado se incluyeron USD 45,84 que deberían
haber sido contabilizados como inversiones (gastos bancarios). iii) Conversión a
pesos: Más allá de su materialidad, para los gastos bancarios en dólares debitados
entre el 31/07/08, y el 17/10/08 (JBID 14) se utilizó el tipo de cambio del 01/12/08,
tampoco se tuvo en cuenta que la nueva política de cambio fue implementada por el
Programa a partir del 01/09/08.
c) Retenciones AFIP-DGI: i) Si bien deposita las retenciones practicadas por SUSS
(Sistema Único de la Seguridad Social), no consta la inscripción del Programa como
57
agente de retención de estos conceptos al 31/12/08. ii) Los PDI N° 200800007/08
(31/03/08) liberando pagos por $ 1.830,59 no fueron suscriptas por el CGP y por el
responsable del ACSA.
Comentarios FISPE:
a) Varios de los procedimientos establecidos en el Manual aprobado están siendo
analizados por el ACSA, los cuales están en proceso de revisión consensuada con los
distintos programas. Una vez aprobados los cambios, estos serán remitidos al BID
para luego ser incorporados formalmente en el Manual de Procedimientos
Administrativos. Junto con los cambios de procedimientos, se instrumentarán los
correspondientes cursogramas. Los que se encuentran previstos en el Manual no
están siendo utilizados.
b) Se toma conocimiento de las falencias detectadas en la registración de los
movimientos en dólares en la cuenta especial. En el ejercicio 2009, se realizan las
conciliaciones contra el mayor contable. Por otro lado, también se corrigió en el
actual ejercicio el tipo de cambio utilizado en la contabilización de los gastos
bancarios y en los movimientos (ingresos y egresos) de la cuenta especial en dólares,
de manera tal que los dólares registrados sean los reales que dieron origen al
movimiento bancario.
c) Se toma conocimiento. El alta en el Régimen de retenciones de la Seguridad Social
se realizó a partir de abril 2009.
Recomendaciones: Utilizar y mantener actualizado el Manual del ACSA. Realizar las
conciliaciones desde la contabilidad.
4- COMITÉ TÉCNICO PAEP
Observaciones:
a) Estudio 19: No se tuvo a la vista el Resumen Ejecutivo, en el que consten los datos
por el cual el CT aprobó el estudio el 27/03/08. Uno de los firmantes es la
designada como “Coordinadora General de todos los Proyectos”, no constando la
58
delegación expresa para reemplazar al Secretario de Política Económica en el CT.
La RSPE 26 del 21/02/08 no es procedente para el caso observado.
b) La aprobación del E.18 carece de día, su resumen ejecutivo carece de firma de
responsable.
c) No constan en la cronología de aprobaciones los E.20 y E.24, y otro aprobado el
28/09/08 carece de numeración.
d) El E.31 no da cumplimiento por su monto (>$ 150.000) al requisito de 3 firmas, sólo
constan dos.
e) En las aprobaciones de los estudios identificados como UEPPE N° 002, 003 y 004
surge que: 1) Uno de los firmantes es el propio Coordinador de la UEPPE, no
resultando procedente, 2) No existen criterios uniformes en la aprobación ya que si
bien no surge específicamente de la normativa que se tuvo a la vista que los UEPPE
estén comprendidos dentro del PAEP, en los E 002 y 003 se indican que cumplen
con la operatoria que rigen los PAEP, pero para el E004, se indica que cumplen con
la operatoria UEPPE, la cual no posee un instructivo definido y como se deben
emitir las aprobaciones.
Comentarios FISPE:
a), b) y c) En la nueva gestión se tomaron las medidas necesarias para dar
cumplimiento a lo estipulado en la normativa existente y reglamento operativo en el
marco del PAEP, a fin de cumplimentar con los procedimientos allí establecidos para
toda actividad sucesiva que se financie con este Programa.
d) Tomamos nota del error del CT del Estudio E 031 en tanto el mismo superaba dicho
monto, aunque cabe aclarar que el mismo fue desestimado por el BID.
e) La UEPPE no consta con reglamento operativo ya que esto no es exigido en el
contrato del préstamo y en los lineamientos del Programa. Independientemente de
ello, los estudios realizados en dicho marco son propuestos por la UEPPE y
refrendados por su Coordinador y el Secretario, en su carácter de autoridades de la
Unidad y del Programa, respectivamente, que se enmarcan en la Resolución de la
creación de la UEPPE y los objetivos asignados a dicha Unidad.
59
Recomendaciones: Implementar los procesos. Para el caso de las actividades
realizadas en el marco de la UEPPE confeccionar un instructivo que regule los
procedimientos a llevar a cabo, y a cumplimentar.
5- CONSULTORIA NACIONAL – ESTUDIOS - ACTIVIDADES Observaciones:
ART.65 L.11672 CPPP (t.o. 2005) y R.SH 545/98
La aprobación de la planta de personal 2008 (RSH 174 y su Anexo I) fue emitida recién
en el segundo semestre, el 11/07/08, pero contiene contrataciones con fecha de inicio el
01/01/08. El pedido de aprobación definitivo fue iniciado por el Programa el 20/06/08,
no dando cumplimiento a lo establecido en la R.SH 545/98: Art. 2 (solicitar previo al
inicio del ejercicio), Art. 4 (iniciar contrataciones con consultorías aprobadas), y Art. 5
(por altas y bajas realizar presentaciones cuatrimestrales adicionales). Como el Anexo I
citado contiene denominaciones de consultoría generales, periódicamente el sector de
contrataciones debe cruzar estos datos con las contrataciones efectivamente realizadas,
para dejar sustento documental y que permita constatar si correspondía o no la
presentación de las modificaciones cuatrimestrales (altas y bajas) en la planta de
personal aprobada 2008, prevista en el artículo 5º de la R.SH 545/1998. No es suficiente
la aprobación de la planta si no cuenta con los controles respectivos. Por lo expuesto;
a) No se pudieron cruzar los datos del contrato con el detalle aprobado para la planta
para los puestos de los consultores muestreados por los estudios PAEP, UEPPE, y el
puesto del área de administración financiera del ACSA.
b) Dos consultores contratados bajo el subcomponente FME, en la planta se incluyeron
como “consultores Gestión Pública”. Estos se aprobaron para el primer semestre
2008, y se contrataron por todo el 2008.
c) Coordinadores de Componentes: No es coincidente el honorario asignado
contractualmente y el aprobado en la RSH 174 del 11/07/08.
60
Datos contratos/enmienda y pagos
Consultor
Chesi, Gisela
Período Pago
Importe Mensual
01/08 al 31/12/08
Aller, Aníbal
01/05 al 31/12/08
Perrota Rafael
01/05 al 31/12/08
6
RSH 174/08
Importe Mensual
Puesto 01/01 al 31/12/08
$ 5.432.- (CGII)
$ 4.512.- (CGI)
Coord. Componente 2
$ 5.432.- (CGII)
$ 4.512.- (CGI)
Coord. Componente 2
$ 5.432.- (CGII)
$ 4.512.- (CGI)
Coord. Componente 1
Comentarios FISPE: Se toma conocimiento de las observaciones. Hasta tanto la JGM
no da a conocer el distributivo del Presupuesto Nacional de cada año (primera
quincena), la Dirección Nacional de Ocupación y Salarios no recibe la nota emitida por
el ACSA con planta de personal.
a) y b) Se tomarán las medidas tendientes a dejar sustento documental del cruce de las
contrataciones efectivamente realizadas y la aprobación anual de la planta de
personal.
c) Los incrementos en las remuneraciones de los coordinadores de los programas7
fueron determinados por el entonces Sr SPE (DNP) en virtud de que no habían
tenido modificaciones desde el inicio del Programa. En virtud de esto, se
gestionaron enmiendas a los contratos y esta decisión fue transmitida al BID en el
detalle de los gastos de la unidad ejecutora en el Informe semestral N° 6. En los tres
casos mencionados, existe decisión administrativa del Ministro 8 convalidándose las
enmiendas a las contrataciones para los consultores Aller y Perrota y la contratación
de Chesi se realizó acorde a los nuevos honorarios dispuestos para ese puesto.
Procesos evaluación, selección – Ternas-, y contratos
Observaciones:
a) Perfiles: 1) No constan los perfiles diseñados para los puestos de Coordinadores de
Componentes, que permita constatar que los consultores contratados para ocuparlos
(todos licenciados en economía) cumplan con los requisitos preestablecidos. Para el
caso de selección por proceso de terna sólo se evaluaron postulantes con la citada
profesión, y para las otras dos consultorías no se realizó un proceso de terna fueron
6
7
Renunció a partir del 31/07/08.
AGN: debe expresar de los componentes.
61
designados directamente por R.SPE 31 del 16/03/06 en donde sólo se menciona su
designación, sin las justificaciones correspondientes. 2) La creación del puesto, y el
perfil diseñado para la consultoría área de administración financiera carece de fecha
de emisión, de las aprobaciones pertinentes (CS del ACSA) y no fue incorporado en
los documentos que regulan el funcionamiento del ACSA.
b) Procesos extemporáneos: Se detectaron falencias en la oportunidad y forma de los
procesos
de
contrataciones,
incumpliéndose
requisitos
o
realizándose
extemporáneamente (se verificaron importantes incongruencias de fechas entre las
solicitudes de contrataciones, ternas, currículos presentados, grillas de evaluación,
enmiendas y notificaciones).
c) Recontrataciones: No consta en los legajos la actualización periódica y/o anual de la
información al momento de las recontrataciones, y/o la adecuación de la información
presentada originalmente (constancia de cuit/validación de domicilio).
d) Formularios Check List de legajos: No se los utiliza adecuadamente (incompletos y
sin seguimiento), en los casos que se tuvieron a la vista carecen de datos del legajo
relevado, responsable del control, fecha de emisión, de aprobación del área e
indicación de las acciones a seguir por las carencias detectadas.
e) Rescisión contractual: En la rescisión de un contrato no se dio cumplimiento a lo
establecido en su cláusula 8 (notificación con 30 días), ni se formalizó un acta de
rescisión contractual por la cual las partes indican que nada tienen que reclamarse, se
hizo simplemente mediante la nota presentada por el consultor.
Comentarios FISPE:
a) Se toma conocimiento de las observaciones. Vale destacar que el BID ha
convalidado las designaciones realizadas por RSPE, sin proceso de selección formal
en ejercicios anteriores, en los puestos de coordinadores de la Unidad Ejecutora.
8
AGN: Son decisiones administrativas de la JGM suscriptas por su titular.
62
b) y c) Habiéndose tomado en cuenta estas observaciones, este Programa elaboró y
puso en práctica un “Procedimiento para la contratación de consultores” durante
2009.
d) y e) Se toma nota de las observaciones, que son recogidas a los efectos de
incorporar las mismas en el “Procedimiento de contratación de consultores” y en los
controles internos a los archivos del Programa implementados durante 2009.
Se transcriben a partir de este párrafo las observaciones por actividades, y las
específicas de las consultorías.
Falencias Administrativas
Observaciones: Del relevamiento realizado se ha podido observar casos en los cuales la
documentación interna del Programa, memorandums, y/o notas carecen de numeración,
de fecha de emisión y/o de recepción.
Comentarios FISPE: En líneas generales, se toma nota de las falencias administrativas
detectadas en los procesos de los estudios. Al respecto, se comenta que se tomarán las
acciones correctivas durante 2009.
UEPPE - Componente 2 – Estudio END
Marco metodológico para la elaboración de la Estrategia Nacional de Desarrollo
Observaciones: De la revisión de los antecedentes del estudio END, y la contratación
de dos consultores con pagos 2008 por $ 17.674.-/USD 5.594,81 (JBID 11), surge que:
a) Los archivos son hojas sueltas sin foliatura, no pudiendo constatarse su integridad.
Inician a partir de los TDR emitidos en junio-2007.
b) Los TDR carecen de toda intervención por su aprobación y firma de responsables
por parte de todos los sectores involucrados del Programa. La no objeción del BID
3155 del 29/06/07 se encontraba sujeta a que se incorporaran sus sugerencias (sobre
el informe final y para los Componentes Nº 1, 3, y 4). De la información relevada, no
63
pudo verificarse tratamiento, inclusión y comunicación al BID de los TDR
modificados.
c) Perfiles de los Consultores de la muestra: Semi Senior (CSS-C2) y Junior (CJ-C4):
1) En ambos puestos no se específica la profesión deseable, es amplio (graduados en
ciencias jurídicas, económicas, sociales o de la producción). 2) Para el CJ-C4, el
único requisito exigido fue profesional, declarando no aplicables los ítems:
experiencia en el sector público, antigüedad profesional, y especialidad.
d) No consta documentación por la cual se definió y estableció quienes realizarán la
supervisión y será la contraparte institucional por parte del UEPPE, solicitada en los
TDR del estudio. Los contratos de consultoría relevados informan que la supervisión
está a cargo del Coordinador del FISPE.
e) Contratos de Consultoría:
1- No consta documentación emitida por el responsable de la UEPPE y/o de la
contraparte institucional solicitando la contratación de estos consultores. En la
nómina de consultores de la Nota DNPOIC (S/Nro) del 29/06/07, aportada por el
Programa no se mencionan.
2- No coinciden los datos de los contratos formalizados con lo expuesto en los
TDR. Se establecían consultorías por 6 meses (01/07 al 31/12/07), los contratos
se suscribieron uno por 2 meses y medio (15/08 al 31/10/07), y otro por 3 meses
(01/10 al 31/12/07).
3- Suspensión del estudio octubre 2007: No se puede establecer la fecha cierta de
suspensión del estudio, para poder validar los pagos realizados al 100% por el
período octubre 2007 ($ 6.493.-/USD 2.055,90), y los motivos por los cuales se le
dio continuidad al contrato del CJ-C4 ya que se abonaron los meses de noviembre
y diciembre 2007 ($ 5.766.-/USD 1.820,25).
4- Las notas que liberan pagos a los consultores dirigidas al FISPE por parte del
DNAP, indica que se realicen “... según instrucciones emanadas por el Sr.
SPE...”. No se contaba con documento aprobatorio, ni se sustentan tales
instrucciones.
64
5- CSS-C2: i) El Anexo I del contrato carece de firma del contratante. ii) Cláusula
IV del contrato: el precio de la obra definido por $ 9.025.-, no coinciden con la
sumatoria del detalle de los pagos de la propia cláusula ($ 11.025). iii) La
totalidad de los pagos contractuales se liberaron a los dos meses (31/01/08) de
finalizado el contrato, sin documentación que sustente tal atraso. La persona
autorizada por el consultor insertó una fecha de retiro incorrecta (29/01/08),
siendo el 29/02/08, por lo cual el Programa mantuvo en cartera un mes el cheque.
6- CJ-C4: i) No constan las notas de invitación, los postulantes son sólo de la
Ciudad de Mar del Plata. ii) El contrato inició el 01/10/07, pero la nota de la
consultora del primer informe de avance y la carátula de su informe son de fecha
anterior (20/08/07). El proceso de selección se formalizó en setiembre 2007. iii)
No se tuvo a la vista documentación por la cual el CG solicitó su contratación.
7- Los informes de ambos consultores carecen de intervención del CC2.
f) Informe final consolidado del Estudio al 31/12/07: 1- No se tuvo a la vista. 2- No se
pudo verificar si se dio respuesta al BID a lo requerido en su Nota CSC/CAR 4457
del 07/08/08 sobre la necesidad de manifestar la utilidad de los informes ya
entregados.
Comentarios FISPE:
a), b) c) Se toma nota de las observaciones vertidas por la AGN y se deja constancia que
el nuevo procedimiento del programa durante 2009 contempla las mismas.
d) Se toma en cuenta la observación de AGN en referencia a explicitar la subordinación
funcional de los consultores a sus respectivos coordinadores y/o contrapartes de
estudio o proyecto, más allá de que el contrato se firme entre el consultor y el
Coordinador General del Programa.
e) 1- 2-, y 7- Se toma conocimiento de las observaciones vertidas por la AGN y se deja
constancia que el nuevo procedimiento incluye lo indicado. 3- Se toma nota de la
observación. Al momento, no se ha encontrado en los archivos del Programa registro
de nota que exprese esta situación, más allá de la comunicación del CG al BID en el
informe semestral Nº 6. 4- Se toma nota de la observación. Cabe destacar, conforme
65
se pudo comprobar, el Programa cuenta con informes de avance/mensuales, etc., en
los que se constata los servicios prestados por los consultores en los meses en que
estuvo vigente el proyecto. 5- Se toma nota de las observaciones. ii) Fue un error
involuntario en la redacción del contrato. i i) El atraso de los pagos respondió a
demoras de gestión por los cambios institucionales acaecidos en dicho período. 6- i)
Sin comentarios. ii) Según obra en los registros del Programa (que están siendo
reorganizados debido a las observaciones realizadas por AGN), los informes
realizados por el consultor CJ-C4 reflejan que la selección del mismo se realizó
previamente al mes de agosto, siendo que los tres informes presentados fechan de
agosto a diciembre (con un relevamiento y diagnóstico de potenciales organismos
académicos y de investigación que puedan integrarse en la estrategia nacional de
desarrollo). Esos informes sustentan los pagos realizados en el marco del contrato
firmado. Se toma nota de la observación respecto a la extemporaneidad del trámite
de contratación y la formalización de la selección, la que se debió a demoras
administrativas derivadas de cambios de autoridades institucionales. Se aclara que se
están realizando las acciones correctivas a estas observaciones durante el ejercicio
2009.
f) 1- El Programa informó al BID el 19/09/08 que fue suspendida la actividad E001
(END), lo que ocurrió en octubre de 2007 en el marco de un proceso de cambio de
autoridades del entonces Ministerio de Economía y Producción. 2- La respuesta
mencionada a la nota CSC/CAR 4457/2008 del 07/10/08 está siendo incluida en el
informe semestral Nº 7.
Fortalecimiento del Marco Estratégico y el Establecimiento de un Sistema de
Seguimiento y Evaluación de Desempeño - Componente 1Observaciones:
General: En dos contrataciones en los TDR semestrales se menciona como
antecedentes el Convenio de Cooperación entre la SPE del actual MEyFP y SGP de
JGM. Al respecto, nos informó el Programa que a julio 2007 habían finalizado las
actividades relacionadas con el FISPE, situación sustentada en que la SGP no participó
66
a partir de ese mes en la aprobación de las tareas realizadas por los consultores. Las
inconsistencias surgen en el cotejo de la siguiente documentación: TDR del 2do
semestre expresan que se encuentra finalizado, TDR del 1er semestre 2008 nada
mencionan, en la Nota CSC/CAR 3540 del 13/08/08 la no objeción se otorgó en el
marco del citado Convenio, y la Nota UEPFI 440 del 19/08/08 elevada al ACSA
también indica que se hacen bajo este Convenio.
Comentarios FISPE: El convenio realizado entre la SPE y la SSGP de la JGM tiene
fecha de firma el 17/10/2004 con una cláusula 4ta que estipula la vigencia del mismo
por un período de dos años renovable automáticamente por igual plazo. Es en ese marco
en que los proyectos realizados durante 2008 toman como antecedente el mismo,
independientemente de la vigencia de las actas complementarias (cuya finalización
efectivamente se realizó en julio de 2007 como fuera anteriormente manifestado), en la
medida que los proyectos realizados en el marco del Componente I contaron con las
recomendaciones técnicas de dicha entidad institucional, entendida en la materia de
lineamientos estratégicos institucionales. Las actividades desarrolladas durante 2008
para fortalecimiento institucional de la SPE tuvieron en cuenta las conclusiones
arribadas por el proyecto desarrollado en 2007 en relación con la necesidad de
implementar reorganizaciones de procesos institucionales, manuales de procedimientos,
planes de gestión anual, de las áreas de la SPE. Es en este sentido que la nota UEPFI
305/2008 enviada al BID menciona el convenio suscripto.
(1) TDR y Contratos por el 1º Semestre 2008 (Nota CSC/CAR 6008 18/12/07)
(2) TDR y Contratos por el 2º Semestre 2008 (Nota CSC/CAR 3540 13/08/08)
a) No se tuvo a la vista la aprobación formal de los TDR originales ni de los definitivos
de la actividad, sólo fueron inicialados por el CC1. (1)
b) Al coordinador de la actividad se le estableció por el período enero a abril 2008 un
rango y función de honorarios superior al del coordinador del componente del cual
depende. A partir de mayo los honorarios entre ambos eran iguales siendo la tarea
67
del coordinador de actividades de menor responsabilidad que la del coordinador del
componente. (1)/(2)
c) Extemporaneidad: contratos iniciados el 01/01/08: Se verificaron inconsistencias de
fechas entre los distintos mo mentos y documentos del proceso de contratación
(notificaciones, aprobación del CGP a la selección, TDR definitivos comunicados al
BID, inicio de contratación) (1)
d) La nota UEPFI 305 solicitando al BID la no objeción indica que se enmarca en “SI”,
cuando la actividad corresponde a “FME”.(2)
e) Extemporaneidad: contratos iniciados el 01/07/08: la no objeción del BID a los TDR
del estudio fue emitida un mes y medio después el 18/08/08.
f) Perfiles: Requieren profesionales de determinadas ciencias sin establecerse la
profesión deseable para cada puesto. (1)/ (2)
g) CG II contratos: iniciados el 01/01/08 y el 01/07/08 (Marchegiani): Se verificaron
inconsistencias de fechas entre los distintos momentos y documentos del proceso de
contratación (grilla de evaluación del 26/12/07, notificación del resultado, currículos
de los postulantes) así como documentación faltante o incompleta (currículo y sello
de legalización).
h) C2 AI contrato iniciado el 01/01/08 y C1 AII iniciado el 01/07/08 (Klauss): 1) No
constan los sellos por la s legalizaciones en la fotocopia
del título profesional
(03/06/05). 2) En la fecha de la primera selección 2008 no alcanza la antigüedad de 3
años requerida en los TDR. 3) Puntajes en ternas: si bien no se realiza la evaluación
de los puntos asignados y son por distintos TDR se puede observar que los nuevos
postulantes invitados para la segunda terna no superaron el 72% de los puntos
asignados, igual que los de la primera, no habiendo el Programa profundizado la
búsqueda de aspirantes con un perfil superior. (ver cuadro). 4) Las facturas C 000100000022 y 23 no fueron emitidas a nombre del Programa. 5) La declaración jurada
del 01/07/08 suscripta por el consultor informa un número de CUIT erróneo.
Terna
Postulante 1
Postulante 2
Postulante 3 ganador
26/12/07
71
72
77
30/06/08
71
72
77
68
i) Informes: 1) Son ejemplares anillados que carecen de constancia que respondan a
aprobados (sin recepción, sin inicialización o firma, sin datos de la aprobación). 2)
En uno de los casos analizados los informes no poseen constancia de aprobación de
la instancia del CC1, las emitió directamente el CG. 3) No existe uniformidad en el
proceso de aprobación de informes por parte del CG, algunas se hacen sobre la nota
de elevación sólo con firma, sin fecha ni la leyenda aprobado, y otros citan en la nota
de liberación de los pagos emitida por el propio CG que estos cuentan con
aprobaciones, sin adjuntar el formulario respectivo. 4) No se tuvieron a la vista las
aprobaciones por parte del CG de los informes de avance de mayo 2008 (la nota que
adjuntan es para los informes hasta el período abril).
Comentarios FISPE:
a) Hubo modificaciones al TDR planificado en diciembre que se plasmaron en los TDR
elevados al Banco en la Nota UEPFI 31 del 14/01/2008 de acuerdo a lo solicitado en
la CAR 6008/2007, con las modificaciones sugeridas por el Banco en el cuadro de
asignación de responsabilidades en las asignaciones de las tareas.
b) No hay normativa vigente en el Programa que estipule que los honorarios a pagar a
los consultores contratados por locación de obra deben ser inferiores a los de los
coordinadores del Programa (Locación de Servicios). Los pagos de honorarios se
adecuaron a la grilla del D.1184/2001 vigente en dicho momento, y tuvieron en
cuenta el organigrama de trabajo y la asignación de responsabilidades derivadas del
estudio a realizar.
c) Se toma nota de la extemporaneidad de la comunicación al BID de las
modificaciones de los TDR, no obstante, el proceso de selección se realizó conforme
a los lineamientos de los TDR adaptados con los comentarios del BID, y la
tramitación de las contrataciones tuvo las demoras habituales derivadas del cambio
de ejercicio presupuestario.
d) Se toma nota de la observación.
69
e) Se toma conocimiento de la observación. Según refiere personal que se desempeñaba
en el Programa en ese momento, el inicio de la actividad se acordó con el Banco en
oportunidad de la negociación de la prórroga del Programa, durante el mes de junio
de 2008. Para cumplimentar a tiempo esta actividad acordada con el BID, se
procedió a contratar a los consultores desde el mes de julio, imputando a la
contraparte local del programa los honorarios de dicho mes. Una vez recibida la no
objeción formal del BID, los pagos fueron imputados a la fuente 22.
f) Este tipo de perfil fue acordado con el Banco en el 2006 y se mantuvo a lo largo del
tiempo, aunque se orientó la selección de los consultores con los criterios específicos
que se vinculaban con la experiencia en actividades de organización institucional a
desarrollar, conforme lo estipulaban los requisitos adicionales solicitados
(experiencia específica laboral).
g) y h) Teniendo en cuenta estas observaciones sobre las falencias administrativas y de
archivo detectadas en el programa, durante 2009 se elaboró y puso en práctica un
“Procedimiento para la contratación de consultores” y una reorganización del
archivo de la documentación que obra en el Programa. Asimismo, se estipulan
mecanismos de control interno de la documentación respaldatoria de las actividades
realizadas en el marco del programa.
i) 1) Se toma nota de la observación. No obstante vale destacar que la mecánica
utilizada para las tareas de esta actividad consistía en trabajos de relevamiento y
diseño que se iban haciendo a lo largo del semestre. Esas tareas las evaluaba el
coordinador de la actividad y se plasmaban en un informe final (sustantivo). Los
mismos fueron entregados en tiempo y forma en sus versiones impresas y digitales y
elevadas al banco, al secretario, los subsecretarios, al director de la DNPOIC y a la
Coordinadora de la Unidad de Coordinación Administrativa (UCA) de la SPE. 2) El
CG es la máxima autoridad del Programa por lo cual no es pertinente esta
observación. 9 3) y 4) Nos encontramos tomando las medidas necesarias tendientes a
formalizar dicho circuito. No obstante la s irregularidades en la documentación
9
AGN: se observa en el marco de las tareas propias que deben realizar los coordinadores de componentes.
70
respaldatoria, vale destacar que en el archivo del programa se encuentran los
informes que sustentan los pagos realizados a dichos consultores, que se
corresponden con las exigencias de los TDR.
ESTUDIOS PAEP -Compone nte 2 Observaciones: Único consultor contratado, financiado con fuente 11 y 22.
Estudio
E-023
Nombre
Entidad Proponente Interna (EPI)
Asistencia Técnica para el Fortalecimiento de la Dirección
DNPER
en
el
análisis
de
Nacional
cadenas Programación
agroalimentarias: Frutas Finas
de
Económica
Regional (DNPER)
a) Antecedentes: La formalización de los antecedentes del proceso, incluyendo los
TDR, comité técnico, no objeción del BID, inclusión en el POA 2008,
documentación respaldatoria de ternas, se realizaron extemporáneamente al inicio de
actividades del consultor de fecha 01/01/08, y de ello resultan importantes
inconsistencias en su contratación.
1) No consta en el proceso, justificación de los motivos por los cuales se terminó
incluyendo esta contratació n bajo los objetivos del Programa.
2) El proceso de selección por ternas data del 27/12/07, mientras que los términos de
referencia del E-023 fueron confeccionados en enero 2008, aprobados por el CT
en abril 2008, y por el BID en mayo 2008.
3) Los TDR enviados al Banco para su no objeción, si bien respetan el presupuesto
total de $ 43.320 muestran un plazo de ejecución (8 meses) y un honorario
mensual ($ 5.415), que son inconsistentes con los realmente ejecutados. El
contrato y los TDR suscriptos por el profesional establecen 12 meses y un
honorario mensual $ 3.610.-.
4) Contrato del consultor suscripto y emitido el 01/01/08: a) El firmante por parte
del Programa fue designada como CGSPE el 24/02/08, posterior a la firma del
contrato. b) Por lo expuesto en los literales precedentes, los TDR suscriptos por el
71
consultor adjuntos al contrato del 01/01/08, no podrían responder a los aprobados
por el BID, y por lo cual tampoco contener la sugerencia de la CSC/CAR 2042
del 22/05/08 (incluir el análisis del impacto en la economía regional de las frutas
finas).
5) La documentación que respalda la grilla de evaluación del 27/12/07, por las
cuales aceptan los postulantes participar en una terna del FISPE fue emitida
cuatro meses después entre el 30/04 y el 02/05/08.
6) La solicitud de contratación de la consultora del 15/04/08, es de fecha anterior a
la aprobación del estudio por parte del CT PAEP como así también de tres de los
informes entregados en el FISPE entre enero y marzo 2008.
7) Terna: sujeto a lo ya informado se ha podido observar que uno de los postulantes
de la terna sólo alcanzó el 57% de los puntos, no ampliando la búsqueda a un
nuevo aspirante.
8) Fuente de Financiamiento: Se financió el 50% de los pagos por fuente 11, y el
resto por fuente 22. Se realizó una reimputación de solicitud de contratación,
situación que no fue trasladada en la columna respectiva de las JBID Nº 13 y 14.
b) Informes: a) Los informes no cuentan con la intervención del CC2 en el marco de
supervisor de estas actividades (sí por parte del CG). b) Las aprobaciones de la
DNPER se realizaron en base a los estudios sobre “Frutas Finas”, pero las carátulas
de los informes de mayo a noviembre 2008 indican que los trabajos corresponden a
“Frutas Tropicales”.
Comentarios FISPE: Se toma nota de las falencias administrativas detectadas en los
procesos para la contratación de este estudio. De todas formas, vale destacar que,
conforme se pudo verificar en los archivos del programa, la tramitación de la
contratación tuvo demoras que respondieron a cambios instituciona les ocurridos al nivel
del DNP, y en la coordinación del ACSA. Cuando el expediente de contratación arrancó
el circuito administrativo (7 de julio de 2008), el programa había acordado su prórroga y
el proyecto ya había obtenido la NO del BID (Nota CAR 2042 del 22/05/2008), que
conformaba los términos de referencia que habían sido formulados por el DNPER en su
72
carácter de entidad contraparte al inicio de la contratación de la consultora, con el objeto
de realizar un análisis de la cadena agroalimentaria de frutas finas. El TDR conformado
en el contrato en enero de 2008, que valida la labor de la consultora contratada desde
entonces, se enmarca en su totalidad en la temática y modalidad de las actividades
realizadas en el marco del Programa. Si bien se toma nota de la inconsistencia
comentada por AGN entre los TDR aprobados por el BID y los contractuales, vale
destacar que las funciones, tareas y productos a realizar son idénticos, así como el
monto global que involucra este estudio ($ 43.320). Lo que difiere es el plazo de
realización y el rango asignado al consultor. Los informes que sustentan los pagos
realizados a la consultora fueron aprobados por su temática por el DNPER, contraparte
del proyecto, desde el mes de enero de 2008 y responden tanto a los TDR contractuales
como a los aprobados por el BID, en virtud de los mismos exigen idénticas tareas y
productos (vale destacar que el subconjunto de frutas tropicales fue uno de los
subconjuntos de frutas finas que la consultora analizó durante su estudio). Se toma nota
de la observación de AGN respecto de la fuente de financiamiento y la reimputación de
este contrato. Al respecto, se tomarán las acciones correctivas durante 2009.
Observaciones:
Estudio
E-008
Nombre
Entidad Proponente Interna
Estudios y Propuestas para la Coordinación Subsecretaría
de Políticas de Competitividad
de
Coordinación
Económica (SSCE)
Puesto y denominación de las consultorías
N° 1: Experto en base de datos
N° 2: Experto en Econometría y Estadística
N° 5: Experto en Análisis Contable y Financiero de Empresas
N° 10: Experto en Evaluación de Proyectos.
a) Para los contratos emitidos el 01/01/08, la firmante por el Programa no se encontraba
en capacidad de suscribir tal relación contractual siendo que fue designada como
CGSPE el 24/02/08.
73
b) Archivos incompletos, carencia de formalización de procedimientos, sin foliatura y
no respetan un orden, por lo cual se dificultaron las tareas de control.
c) No se proporcionaron antecedentes por el estudio emitidos durante el 2008, más allá
de los que constan en los legajos de los consultores, no pudiendo verificarse si los
TDR originales de setiembre 2006 fueron modificados y/o actualizados. Tampoco
constan actuaciones por parte del CT del PAEP, EPI, CCPAEP, CC2 y del CG
dando tratamiento y sustentando los motivos por los cuales se debían formalizar
estas nuevas contrataciones, en similares términos que las anteriores. Por lo cual del
cruce entre ambos documentos surgen las siguientes inconsistencias.
Plazo Consultoría
CNº 1
CNº 2
CNº 5
s/TDR estudio
12 meses
12 meses
12 meses
s/ Contratos
22 meses
22 meses
22 meses
Diferencia
10 meses
10 meses
10 meses
CNº 1
CNº 2
CNº 5
s/TDR estudio
Importe $
$ 39.000
$ 48.732
$ 48.732
s/ Contratos
$ 71.500
$ 89.342
$ 89.342
Diferencia
$ 32.500
$ 40.610
$ 40.610
d) Sujeto a los términos de la Nota SSCE 005/08 -que no se tuvo a la vista- y es citada
en otra documentación del legajo como antecedente, la EPI en su Nota SSCE
042/0710 del 15/02/08 requiere extemporáneamente la recontratación de estos tres
consultores a partir del 01/01/08. No constando suficiente sustento documental que
permita validar la formalización mediante “recontrataciones”, por lo expuesto en el
punto precedente y por las siguientes falencias:
1- Conforme lo observado en el ejercic io 2007 se habían firmado contratos de
locación de servicios, pero ésta no era la figura contractual. Se deberían haber
formalizado contratos por locación de obra.
2- CN° 5: Se formalizaron en el 2008 dos contratos de locación de obra semestrales.
Pero no se documentó con un nuevo proceso de terna, y/o se salvó lo observado
por esta auditoría en el ejercicio 2007 respecto a que la selección se hizo bajo el
puesto de CN° 10 conforme se lee: en la grilla de evaluación, en la Nota SSCE 25
10
AGN: Posible error de tipeo
74
del 22/02/07, y en las Notificaciones Nº 15 y 16 emitidas el 01/03/07 a los
postulantes perdedores de la ternas (estos completaron como fecha de recepción
otro año 19/03/2006), pero los TDR suscriptos para el contrato 2007 fue por otro
puesto (CN° 5). Tampoco resulta procedente haber enmendado con corrector los
datos de la grilla original donde se cambió el número 10 por el 5.
3- Durante el ejercicio 2008, se realizaron los pagos por los informes finales de los
contratos 2007 por los cuales no existe evidencia documental sobre posibles
demoras, o motivos por los cuales debían extenderse un año más las actividades.
4- Informes finales 2007: i) No se tuvieron a la vista las no objeciones del BID a los
informes finales conforme surge de los TDR suscriptos por los tres consultores.
ii) C N° 5: Expone que trabajó en el ámbito de la SsPE cuando la EPI es la SsCE.
El informe trata sobre la base de datos de instrumentos para el desarrollo
productivo, no pudiendo determinarse si se corresponde con los TDR suscriptos
por el consultor (N° 5), o el de los utilizados para su selección (CN° 10).
e) CN° 2: El Programa continuó sustentando la contratación del 2008 con una
constancia de alumno regular en la carrera de licenciatura en economía de antigua
data (febrero-2002), el currículo expone que se graduó como analista económico en
el 2003. Por la función y rango de honorarios asignado debe ser profesional.
f) Nro. PRISM de contratos: A la fecha del relevamiento no se tuvo a la vista
documentación11 que permita constatar los Nº PRISM declarados en las
justificaciones al BID. Por ello, cotejamos la información desde la página del BID
(http://condc05.iadb.org/idbppi/aspx/ppProcurement), surgiendo que:
Gerber Marcos Jorge: (AR35196). Se emitió un único PRISM para dos contratos;
sólo coincide el apellido, y el importe contractual es por un solo contrato. 12
Miyagusugu Sergio Miguel (AR35197) y Arriaga Gustavo Reinaldo (AR35193)
No consta en la página estos números, ni información. 13
11
AGN: La CSC/CAR 2522/08 fue proporcionada el 05/08/09 al momento de cierre de tareas de campo.
AGN: S/CSC/CAR 2522/08 se mantiene lo observado, excepto para el nombre del consultor.
13
AGN: Ok datos S/ Nota CSC/CAR 2522.
12
75
g) Informes (CNº 1 y CNº 2): 1) Los 20 informes del período enero a mayo 2008, y de
julio a noviembre 2008 consisten en una hoja simple, sólo suscriptas por el
consultor, sin otra intervención del Programa, ni del responsable institucional de la
EPI, algunos de ellos adjuntan planillas sin intervención que no permiten constatar
su autor, y si forman parte del informe. 2) Informe junio 2008: Si bien constan las
aprobaciones, éstas sólo adjuntan planillas de cálculos (ídem observaciones 1)
anterior). 3) La Nota SSCE 134/08 que aprueba los informes de octubre 2008, dice
que corresponden a setiembre 2008.
h) No se tuvieron a la vista la formalización de las aprobaciones de los informes de
enero a mayo 2008 ni por la EPI, CC2, y CPAEP, más allá de la Nota FISPE 271 del
29/05/08 donde el CG dice que cuentan con informes de evaluación y revisión
aprobados.
i) En el legajo del CN° 5 surgen con fecha 2008 aceptaciones de invitación a participar
en una nueva terna con el consultor, a los mismos dos postulantes perdedores de la
terna original.
j) Se tuvieron a la vista notas por las cuales el FISPE solicita al ACSA la liberación de
pagos, sin fecha de emisión, ni de recepción.
Comentarios FISPE:
a) Según refiere personal que se desempeñaba en el Programa en ese momento, ante el
cambio de autoridades que hubo en distintas áreas involucradas de la SPE, y siendo
que habían quedado tramitaciones de contrataciones en curso, se procedió a
regularizar las tramitaciones pendientes de firma. Se toma nota de la falta de
formalización de esta situación, que en consecuencia, aparece como una gestión
extemporánea. De todas formas, vale destacar que todas estas contrataciones
tuvieron su consecuente validación por parte del DNP y la Decisión Aministrativa
correspondiente.
b) Habiéndose tomado en cuenta estas observaciones de la AGN y las que se
mantienen de ejercicios anteriores, este Programa elaboró y puso en práctica durante
2009 un “Procedimiento para la contratación de consultores”.
76
c) y d) Se toma nota de las observaciones de AGN. Al momento, no se han encontrado
en los registros del Programa (que están siendo reorganizados debido a las
observaciones realizadas por AGN), la documentación requerida relacionada con el
CT, EPI, para avanzar en el proyecto durante 2008. De todas formas, en el informe
semestral Nº 6 se comunicó al BID de la necesidad de dar continuidad con este
proyecto (a lo largo de los dos semestres del año, tal como se verifica en el Anexo I
de dicho informe). También fue adicionado en el POA remitido de 2008 y aprobado
por el BID (Nota CSC/CAR 4457/08). A su vez, en oportunidad de esta auditoría, se
le solicitó a la EPI involucrada documentación que respalde estos procedimientos.
Comentario no procedente. (Quien ha proporcionado un memorandum interno dirigido al
entonces Sr Subsecretario de Coordinación Económica, donde se realiza una evaluación de los
informes finales de los consultores en 2007 y se manifiesta la necesidad de continuar con las
actividades del proyecto habida cuenta que “debido a inconvenientes tanto de orden de agenda
institucional como de acceso a información cuanti y cualitativa, no se ha podido profundizar el
desarrollo de las mencionadas bases y su explotación por parte de la Subsecretaría para facilitar su
rol de coordinación”. Este memorándum antecede la nota que solicita las recontrataciones de los
consultores por parte de la EPI (Nota SSCE 42/07), con las gestiones que sean necesarias a tales
fines) 14 .
Esta coordinación entiende que, en vistas de las observaciones realizadas por
la AGN a las acciones en 2007, se celebraron contratos de locación de obra, que se
ajustaron a los TDR avalados por el BID en oportunidad de aprobar el proyecto,
atendiendo a la necesidad de profundizar las tareas y productos desarrolladas. En los
informes presentados durante 2008 constan acciones nuevas realizadas por los
consultores que incorporaron nuevos informes de diagnóstico y productos en virtud
de la información adicionada a las bases de datos trabajadas en el marco de este
proyecto. Vale destacar que el BID otorgó números PRISM a los contratos de los
consultores involucrados en este proyecto y aprobó la totalidad de los pagos
realizados durante 2008 y justificados en los desembolsos 11, 12, 13, 14 y 15
realizados por el programa, imputados a fuente 22. Finalmente, vale destacar que el
14
AGN: El memorandum es del 08/02/09 (sin numeración y recepción), siendo antecedente de una Nota emitida
el 21/01/ 08 según lo afirmado por el FISPE (SsCE 47/07), y para el Consultor Gerber expresa que su perfil en el
2007 fue N° 10.
77
presupuesto asignado originariamente a este estudio E-008 en 2006 y aprobado por
el BID ascendía a $ 451.200. Aún a pesar de la prórroga efectivizada durante 2008 y
teniendo en cuenta que hubo vacancias de contratación de algunos de los perfiles
estipulados, el estudio finalizado en 2008 representó una inversión total de una cifra
inferior ($ 385.518, lo que equivale al 85% de la NO original).
d) 2- e i) Según obra en los registros de aprobación de los informes presentados por
parte de la EPI y la Coordinación del FISPE, el profesional realizó actividades
durante 2008 en torno al TDR del contrato celebrado, bajo el perfil de profesional 5.
e) Según obra en los registros del programa y legajo del consultor, consta un certificado
de título en trámite de analista económico expedido por la Universidad del Salvador,
que es el mismo que se declara en el CV y el que se considera en la grilla como
válido para el desarrollo de las tareas requeridas de experto en estadística y
econometría. Vale destacar que el profesional tenía 10 años de experiencia
profesional (trabajó en INDEC desde 1988).
f) El BID estipuló el Nro PRISM para toda su contratación de 2008 (AR35196) por
medio de nota CSC/CAR 2522 del 13/06/08. Se entiende que existe un error de
importe en tanto los 12 pagos de este consultor correspondientes a los contratos de
2008 fueron aprobados como justificación de gastos por el BID en los desembolsos
12, 13, 14 y 15, imputados a fuente 22. En cuanto a los números PRISM que
habilitan los pagos de los otros dos consultores para 2008 (CSC/CAR 2522),
desconocemos el motivo por el cual estos no figuran en la página del BID.
g) 1) y 2) Las actividades realizadas por los CNº1 y CNº2 a lo largo del proyecto están
fundamentalmente orientadas a la actualización, mantenimiento informático,
desarrollo de indicadores, determinación y diseño de cruces y tabulaciones de
información sobre el universo empresarial argentino, y análisis de correlación simple
y regresión múltiple y aplicación de técnicas de paneles. La forma de documentar los
avances de esas actividades en los informes mensuales y parciales que refieren a una
base de datos disponible en las oficinas de la EPI es mediante la impresión de los
procesamientos o resúmenes de las operaciones realizadas. La EPI verifica progresos
de estas actividades y en los informes finales de los consultores referidos así como
78
aquellos otros del equipo de trabajo que utilizan esta base como insumo surge el
evidente aprovechamiento y análisis de la información contenida en dicha base,
acorde a los TDR. 3) Sin comentarios.
h) Se toma nota de la observación y se entiende que la misma responde a un problema
de archivo de la documentación respaldatoria de la aprobación. Vale destacar que en
las correspondientes AP, el CG refiere a que aprobó a los informes de revisión y
evaluación de los consultores, lo que conforma el DNP. Se tomarán las acciones
correctivas para mejorar los archivos del programa.
j) Teniendo en cuenta estas observaciones sobre las falencias administrativas y de
archivo detectadas en el programa, durante 2009 se elaboró y puso en práctica un
“Procedimiento para la contratación de consultores” y una reorganización del
archivo de la documentación que obra en el Programa. Asimismo, se estipulan
mecanismos de control interno de la documentación respaldatoria de las actividades
realizadas en el marco del programa. De todas formas, vale destacar que, de acuerdo
a los archivos que obran en el programa, en cada uno de los pagos liberados en el
marco de este estudio se constata la existencia de informes presentados por los
consultores contratados.
Recomendaciones: Realizar las contrataciones conforme los puestos aprobados por
planta, y de existir nuevas necesidades, tramitar las respectivas aprobaciones. Sustentar
adecuadamente los incrementos de honorarios en las contrataciones. Profundizar los
controles, y dejar evidencia de ellos sobre la documentación. Establecer hojas de rutas
para el traslado interno tanto de los antecedentes de contratación como de los legajos
de consultores. Los TDR de los contratos deben responder a los aprobados. Definir y
aprobar los perfiles de la totalidad de los puestos a ocupar (requisitos deseables y
obligatorios), y que estos se encuentren debidamente correlacionados con la función y
rango de la normativa que regula los honorarios. No realizar contrataciones
extemporáneas. Los firmantes de los contratos por parte del Programa deben dejar
constancia de la fecha efectiva de suscripción. En las recontrataciones actualizar la
información del consultor. Formalizar adecuadamente las rescisiones contractuales.
79
Sustentar las recontrataciones, y que estas se encuadren en los respectivos TDR
definidos para las consultorías. Conformar archivos debidamente foliados y que
contengan la totalidad de la documentación que resguarde el cumplimiento de los
procedimientos
establecidos.
Dar
intervención
al
Comité
Técnico
por
las
modificaciones a los TDR, y a las autoridades que tienen competencia en el tema. Las
aprobaciones de los informes deben encontrarse debidamente formalizadas e
intervenidas con fecha y firma de todos los involucrados. Los informes deben
intervenirse con un número de orden, con la leyenda “aprobado por Formulario de
Aprobación N ° XX”, y formar parte un registro de informes.
6- ADQUISICION DE BIENES (HARDWARE Y SOFTWARE)
Licitación Privada N° 1/2007, su ampliación y concurso de precios para la
adquisición de equipamiento informático destinada para proveer equipamiento a
la Secretaría de Energía. Pagos 2008 a los proveedores Citarella SA por $
132.646,52/USD 43.298,74, y Febicom SA por $ 48.564,99/USD 15.783,37.
a) Antecedentes Convenio Marco SPE y Secretaría de Energía (SE)::
xx15 /08/06: Se suscribe el Convenio Marco de Cooperación entre la SE y la SPE, y
se establece un apoyo técnico de la SPE a través de sus dependencias y
particularmente por parte de la Dirección de Información y Análisis Sectorial.
14/05/07: Se emite la no objeción por CAR 2199 en el marco del C2 al estudio
PAEP -sin número- “Diseño e Implementación de un Sistema Técnico Institucional
de Planificación Estratégica de Energía” siendo la Entidad Beneficiaria (EB) la SE.
18/05/07: No obstante lo establecido en el Convenio Marco por “Memorando de
Entendimiento” entre la SPE y SE, se decide realizar tal apoyo técnico mediante la
contratación y financiamiento de consultores individuales en el marco del FISPE
sólo para la Fase I – 2007.
Al respecto:
15
AGN: No surge el día de emisión del Convenio Marco.
80
1- No surge la actuación del CC2 en los procesos relevados.
2- No se tuvo a la vista aprobación por parte del CT PAEP a los TDR del estudio, y
la remisión del Acta al BID para su conocimiento, (según Nota CAR 2199/07
estaba pendiente).
3- No se puede constatar lo informado al FISPE por la EB en la Nota ECOESTRA
124 del 15/06/07, por la cual se le confirma al Programa que el presupuesto para
la compra de equipos estaba incluido en la línea “Logística” ($ 217.512.-). En el
texto de los TDR del estudio, no se menciona que se proveerá equipamiento para
el desarrollo de las tareas. Se informa que la no objeción BID por $ 497.840.sólo expone en la columna modalidad de ejecución del estudio: “Consultores
individuales por un total de siete meses”.
4- Por Nota UEPFI 197 del 18/05/07 se le pide al Consejo Asesor de Estrategia
Energética (CAES-SE) que modifique los TDR de acuerdo a lo sugerido por el
BID (sobre primer borrador PLAENER y equipo de trabajo). No consta la nueva
presentación realizada.
b) Componentes: No existió uniformidad en su registro contable ya que al 31/12/08 el
hardware adquirido quedó registrado en el C2 (Diseño de Estrategias – Sistema de
Seguimiento y Evaluación de Políticas) y el software en el C1 (Desarrollo
Institucional -Sistema de Información). Según no objeción del BID la adquisición
era para el C2.
c) Falencias administrativas: i) No se respeta en la foliatura la cronología de la
documentación. ii) Los TDR del estudio carecen de firma por parte de los distintos
involucrados. iii) Casos de notas internas sin recepción o ilegible. iv) No consta
información sobre consultas realizadas a los sectores de informática del Ministerio
de Economía y/o Planificación (donde se van a instalar y utilizar los equipos), para
que revisen las especificaciones técnicas requeridas en el PByC, y que se garantice
que los bienes cotizados no sean incompatibles con la normativa del Ministerio.
d) Cronología del Proceso - Oportunidad: Transcurrieron más de 9 meses entre el
pedido del Programa al ACSA para iniciar la adquisición (29/08/07), y la fecha de
recepción definitiva de bienes (27/05/08).
81
e) Disposición N° 001-2007 (D1-07): (Llama a LP, aprueba PByC, lista corta,
publicidad, constituye Comité de Evaluación): No resultaría procedente la
formalidad dada a este documento por parte del CG que emite una disposición con
membrete del MEyP-SPE. Se aclara que tampoco cuenta con el dictamen legal que
sustente las manifestaciones del Considerando.
f) Lista Corta: No existe evidencia del proceso de búsqueda y validación como firmas
calificadas de los integrantes de la lista corta.
g) Cartas de invitación (CI): i) Entre la fecha de emisión de las CI (14/11/07) y su
entrega transcurrieron entre 6 y 8 día s (19/11 al 21/11/07). No existiría tiempo
suficiente para el caso que corresponda aplicar los plazos sobre aclaraciones,
comunicaciones, y/o cambio de fecha de apertura. ii) No se tuvieron a la vista las
manifestaciones por la aceptación o no a participar de las empresas invitadas, que
debían presentarse a los dos días de recibidas las ofertas. Ni los reclamos del
Programa a efectos de asegurarse que no se debía ampliar la búsqueda. Se informa
que de las 7 firmas sólo se presentaron 4.
h) Comisión Evaluadora: Los tres integrantes del Comité de Evaluación designados
por D1-07, no surgen de los antecedentes revisados ya que eran otros los nombres
propuestos y/o sugeridos.
i) Acta de apertura : Surgen las siguientes diferencias no salvadas.
Empresa y renglón
Acta de
Anexo II
Oferta económica de la
apertura
Propuesta
propuesta
Dinatech R-8
USD 2.776,78
USD 2.766,78
USD 2.766,78
Febicom R-4
USD 11.520.-
USD 11.772.-
USD 11.520.-
j) Informe de Evaluación (17/01/08): De su lectura se desprende que: i) Requisito 9:
Exponen que no evalúan antecedentes empresariales, porque al ser invitados ya fue
realizada a ese momento. No consta evidencia documental de tal revisión previa. ii)
Requisito 10: Citan que lo cumplen los 6 oferentes cuando sólo se presentaron 4. iii)
Examen Técnico: 1) Los precios transcriptos para el Renglón 6 no son coincidentes
con los cotizados por los oferentes Dinatech, y Febicom. (por precio correspondía
82
adjudicar a Febicom por $ 2.114.-, resultando adjudicado Citarella por $ 2.120.-). 2)
No todos los ítems resultaron de la comparación de por los menos tres precios.
ITEM Oferente 1
Oferente 2
Oferente 3
Oferente 4
Compara con
0
0
0
0
0
1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
3
3
3
3
3
12
no cotiza
no cotiza
no cotiza
no cotiza
14
no cotiza
no cotiza
no cotiza
no cotiza
15
no cotiza
no cotiza
no cotiza
no cotiza
16
no cotiza
no cotiza
No cotiza
no cotiza
17
no cotiza
no cotiza
No cotiza
no cotiza
1
no cumple
no cumple
17480
no cumple
5
no cumple
no cumple
14400
no cotiza
7
no cotiza
no cotiza
490
no cotiza
9
no cotiza
no cotiza
1190
no coti za
11
no cotiza
no cotiza
3930
no cotiza
13
no cotiza
no cotiza
38700
no cotiza
2
2278.69
no cotiza
3220
no cotiza
3
no cotiza
25533.94
31770
no cotiza
8
7869.67
no cotiza
8660
no cotiza
10
12842.95
no cotiza
12900
no cotiza
18
no cotiza
20517.36
20505
no cotiza
4
9738.68
9520.66
9540
no cotiza
6
2369.79
2316.74
2120
no cotiza
19
3484.91
3518.18
3510
no cotiza
20
3843.99
3882.64
3915
no cotiza
21
3242.1
3282.64
3330
no cotiza
k) Nota CSC/CAR 516 07/02/08 (hace referencia a la Nota UEPFI 60 que no consta en
el expediente) No surge de la documentación revisada lo expresado por el BID sobre
que “Net ha sido descalificada porque su propuesta vino sin firma del representante”.
l) Órdenes de Compra (OC): i) Las OC 002 y 003/08 carecen de fecha de suscripción
de los proveedores. ii) En la nota ACSA 206 del 14/04/08 emitida al BID se
observan errores de escritura en los importes que surgen de las OC en la columna
“importes sin iva” para Dinatech y Febicom. i i) Indican que la entrega se realiza
según pliego, no se pudo ubicar el punto relacionado que indique este plazo.
Tampoco surge de la documentación por la adjudicación. iv) Las OC suscriptas por
los proveedores no fueron las emitidas desde UEPEX. Por lo cual difieren los N°
informados en las AP, y en las justificaciones en la cual fueron rendidas, ya que para
83
estos documentos se utilizan las generadas pero no formalizadas en el citado
Sistema.
m) Garantías de Ofertas y de Cumplimiento. Devolución (Pto 15 PByC): i) No surge
para ambas garantías su registro contable mediante cuentas de orden, ni fueron
informadas por Nota a los EEFF. ii) A la fecha de relevamiento no se dio
cumplimiento a lo estipulado en el pliego sobre su devolución (Plazos,
notificaciones, devolución, destrucción de los pagarés). iii) No se encuentran a
resguardo ya que fueron incorporadas en los biblioratos.
n) Pagos AP 2008151/152: No constan las retenciones de SUSS realizadas a los
proveedores.
o) Remitos y Entrega de bienes: i) En fojas 754 consta una nota del Ing Pablo Ronco
informando al CC1 la ubicación física de los bienes (oficina 905 SE): carece de
fecha de emisión y de datos por su recepción y conformidad. ii) El remito R 000100031900 del 22/04/08 carece de datos de recepción en el Programa.
p) No consta un registro por el cual el Programa mantenga el control de las garantías de
uso de los bienes adquiridos.
Ampliación de la compra (AP 200800253/290) $ 18.068,59
q) i) La información no se encuentra ordenada de manera cronológica y de acuerdo a la
compra realizada, por lo cual se dificulta su seguimiento, se mezcla con otras
compras a los proveedores. ii) Si bien fue definida y sustentada como una ampliación
a la LP 01/07, no se dejó manifestado en el expediente que se realizó en el marco de
otras actividades distintas ya que no fueron compras para la SE. La nota FISPE 306
del 20/06/08 no indica ni sustenta el destino, y las actividades para las cuales se
afectaran estos bienes. iii) No consta documentación por la entrega de estos bienes al
sector usuario, conforme lo detallado en el inventario (oficinas de la SPE, en el
FISPE y otra sin ubicación cierta dice “Corina”). 16 iv) Fueron rendidas al BID
siguiendo los números de contratos originales asignados por el Banco en la LP01/07.
16
AGN: Se verificó la ubicación física (inspección ocular)
84
Comentarios FISPE:
a)
1- El componente II intervino en todos los aspectos referidos a la implementación
del convenio y la contratación de los consultores. Por las características de las
actividades que habitualmente desarrolla el coordinador del componente I, con
relación al diseño y seguimiento de las adquisiciones de bienes del Programa, las
realizadas en el marco de este convenio fueron delegadas a su figura, según
refiere personal que se desempeñaba en el Programa en ese momento, en acuerdo
con la coordinación general de ese momento.
2- Tomamos no ta de la observación, entendiendo que la falta del acta del Comité
Técnico refiere a un problema de archivo extraviado en el Programa.
3- Se toma nota de la observación, aunque se manifiesta que por sugerencia del BID,
las adquisiciones realizadas en el marco del proyecto se tramitaron de manera
independiente a la no objeción de las inversiones vinculadas con las consultorías
individuales. La Nota ECOESTRA 124 hace referencia al concepto de gastos
logísticos que se estipulaba en los TDR originales planteados por ellos con el
Programa, pero que no tienen en cuenta esta reorganización de procedimientos
internos entre el Programa y el BID.
4- La modificación a los TDR fue remitida a este Programa mediante NOTA
ECOESTRA Nº 117/07 17 .
b) Comentario no procedente. (Dejamos constancia que si bien las imputaciones originales de las
compras habían sido las siguientes: Autorización de pago 200800151 Febicom SA incisos 1.4.1 y
1.4.3, Autorización de pago 200800152 Citarella SA incisos 1.4.1 y 1.4.3, se reimputaron todos los
bienes adquiridos a las empresas al inciso 2.2 en la parte de equipamiento) .
c) i) a iii) Habiéndose tomado en cuenta estas observaciones, este Programa elaboró y
puso en práctica un “Procedimiento para la contratación de consultores” durante
2009 y reforzó las actividades de registro y archivo de la documentación obrante. El
mismo contiene los procedimientos, y las responsabilidades de las partes integrantes
del proceso: Entidad Proponente, BID, Consultor y FISPE. iv) Según refiere
85
personal que se desempeñaba en el Programa, en ese momento no se utilizaban las
especificaciones técnicas para software y hardware ya que en ese momento se
encontraban desactualizados, respecto de la oferta de equipamiento que había en
mercado. Las especificaciones técnicas fueron proporcionadas por la SE que contaba
con área de sistemas con estándares más actualizados, asimilables a las compras que
efectivamente se podían realizar en ese momento.
d) Se tomarán las medidas tendientes a mejorar las demoras en los circuitos
administrativos correspondientes. A pesar de la demora en la provisión del
equipamiento por parte del Programa, el mismo sirvió para el desarrollo de las
actividades de ese equipo de trabajo que siguió funcionando más allá del
financiamiento específico del FISPE a los consultores individuales. En virtud de que
la SPE ha tenido interés en que este proyecto finalice sus actividades acorde a los
objetivos propuestos y estipulados en el convenio es que se ha convenido seguir
proporcionando del equipamiento hasta que las mismas concluyan, siempre que
dicho plazo esté en el marco de la vigencia del Programa.
e) La Coordinación General actual de este Programa concuerda con la AGN sobre la
observación vertida sobre la formalidad a este acto administrativo. Independiente de
ello, se considera que el documento busca validar el llamado a licitación y las demás
consideraciones que contempla.
f) Se toma nota.
g) Se desprende del Art 14 b) del D.436/2000 que estas cartas pueden utilizarse para la
difusión entre potenciales interesados que el Programa estime, en virtud de sus
proveedores habituales. (No resulta procedente el comentario respecto a la
necesidad de que todas las empresas invitadas se expidan sobre la aceptación o no a
participar). 18 El hecho de que 4 de las 7 invitadas hayan presentado oferta obra
como suficiente respaldo de la convocatoria realizada.
h) La comisión evaluadora se constituyó en la D1-07 y se corresponde con los
firmantes del informe de evaluación.
17
18
AGN: No consta dicha documentación en la información relevada.
AGN: Comentario no procedente, lo establece el punto 7 de la carta de invitación.
86
i) Se toma nota de la observación.
j) i) Si bien la licitación no preveía la evaluación de antecedentes de las empresas
postulantes las mismas fueron invitadas a participar desde el Programa y con
aprobación del BID, previo conocimiento de las mismas tomando en consideración
lo expuesto en el Art 14 del decreto citado anteriormente. Independientemente de
ello, el pliego prevé salvaguardas para la adquisición y la relación con la empresa
mediante las garantías exigidas de compromiso de contrato y garantía de
mantenimiento de la oferta. ii) Se toma nota de la observación. iii) 1) y 2) El Banco
recomienda que se tomen los recaudos necesarios para asegurar que se obtengan
como mínimo (3) propuestas de oferentes elegibles. La anterior CG del Programa
realizó la invitación a la lista corta compuesta por 7 posibles oferentes además de la
publicación del llamado a LP N° 1/07 en el BO durante los días 22/11/07 y 23/11/07
tratándose este medio de cobertura nacional y de acceso a numerosos potenciales
oferentes. Se toma nota de lo observado por la AGN en el cálculo y transcripción de
los montos de los oferentes, se entiende que el mismo respondió a un error
involuntario. De todas formas, se tomarán las medidas tendientes a controlar más
eficazmente los procesos de licitación futuros. A pesar de que los estadios de control
posteriores existieron, este error se mantuvo, sin que fuera detectado por ninguno de
ellos. Incluso, Mediante Nota CAR 516/08 el BID realizó la evaluación del proceso
(incluyendo planillas comparativas de ofertas, presupuestos comparativos, informe
de evaluación), y aprobó el mismo informe de preadjudicación.
k) Se toma nota de que la observación del BID en la nota referida es imprecisa, pero,
según obra en los registros del proceso, los motivos de la descalificación fueron
válidos. La empresa Net quedó descalificada porque no presentó la información
solicitada mediante Req 3 “integrantes de los órganos de administración y
fiscalización” por lo cual no cumple con ese requisito formal. Por otro lado, y según
el informe de evaluación, Net no cumple con el renglón 1.
l) i) e ii) Se toma nota de la observación. Se tomarán las medidas tendientes a mejorar
los circuitos administrativos y archivo de las tramitaciones de este tipo en el
Programa. iii) y iv) Se toma conocimiento de lo observado.
87
m) Se toma nota de la observación. Se tomarán las medidas tendientes a mejorar estos
procedimientos en el Programa.
n) Se toma conocimiento de lo observado y se tomaran las medidas correctivas.
o) Se toma conocimiento de lo observado y se tomarán las medidas correctivas.
p) Se toma conocimiento de lo observado. De todas formas, vale precisar que en casos
de detectar inconvenientes o falencias en los equipos adquiridos, se vela por apelar a
la garantía de los mismos para subsanarlas.
q) i), a iv) Se toma nota de las observaciones. En la actual coordinación este Programa
se encuentra trabajando para consolidar y actualizar el inventario.
Adquisición AP 200800328 del 16/10/08 $ 7.240,66 (software y memorias)
Observaciones: Los antecedentes puestos a disposición son hojas adjuntas a la AP sin
foliatura. De su revisión surge n falencias administrativas, siendo las principales:
a) La nota del Jefe de Gabinete de la SPE expresa la inmediata necesidad de los bienes
(22/05/08), cuando el proceso finalizó con el pago al proveedor el 21/10/08. La Nota
carece de conformidad del Sr. SPE, ya que expresa que es por su indicación.
b) Pedido de no objeción al BID: El 23/05/08 el CG solicita directamente por Nota
UEPFI 246 al BID, la emisión de la no objeción para una compra directa (CD), ya
que no existen empresas con representantes en Argentina. No consta: manifestación
expresa de su aprobación, que encuadra dentro de los objetivos del Programa, y
evidencia documental sobre los motivos por los cuales requiere la CD. No obstante
todo lo expresado remite lista corta.
c) La información que adjunta la Nota UEPFI 246 (especificaciones técnicas,
presupuesto referencial, y lista corta) carece de intervención de los responsables de
su confección, y aprobación, y de datos de su fecha de emisión. No se tuvo a la vista
como se realizó la búsqueda de las empresas de la lista corta.
d) Especificaciones Técnicas: i) Se referencian como punto 3. no indicando que
documento integran. ii) Omitieron la Condición Especial N° 4. (pasan del 3 al 5).
iii) No adjuntan un informe técnico.
e) Existen dos meses (del 26/05 al 01/08/08) en los que no surgen actuaciones.
88
f) Invitaciones – Presupuestos- adjudicación: i) Se enviaron invitaciones a firmas que
no surgen de la lista corta. ii) No se adjuntaron las Especificaciones Técnicas. iii)
No se estableció un plazo máximo para cotizar. iv) Al texto de una de las
invitaciones se le aclaró que fue por referencia de personal de la Secretaría de
Gabinete. v) Sólo consta respuesta del proveedor ganador, y de otro que sólo cotiza
la memoria del renglón 4. vi) La invitación enviada a Softwareshop, fue
directamente contestada por otro proveedor invitado Citarella, quién fue
posteriormente el ganador. Informamos que la adjudicación expresa que este último
recibió las licencias del proveedor de Colombia, no existe tal sustento. No consta
otra información que los correos electrónicos. vii) No se tuvo a la vista la
presentación por parte del oferente ganador de la documentación y el consecuente
análisis por el cumplimiento a las condiciones especiales N° 1 a 3 y 5 para cada uno
de los renglones, estipulados en la Especificaciones Técnicas remitidas al BID y que
sustentan la no objeción. viii) Sin mediar ninguna evidencia de los análisis
realizados, por Nota sin número del responsable de adquisiciones del ACSA del
15/08/08 se adjudica la compra a Citarella, cuando este debería “sugerir”. No cuenta
la conformidad del Responsable del ACSA y del CG, ni que haya sido trasladada a
ellos (sin recepción).
g) OC 20080022 15/08/08: sin fecha de firma del proveedor, no se emitió con el detalle
de los bienes adquiridos, no respeta los N° de renglones de la compra, no expresa el
plazo de entrega.
h) No existe documentación por la entrega, conformidad e instalación de los bienes en
su destino final.
i) Se informó en la JBID bajo el número de contrato asignado para la LP1/07.
Comentarios FISPE:
a) y c) a i) Se toma nota de las observaciones y se tomarán las acciones correctivas
para dejar debido registro de aquellas respuestas negativas que el Programa obtenga
para la presentación de ofertas. De todas maneras, se deja constancia que se solicitó
realizar esta adquisición por compra directa al BID mediante Nota UEPFI Nº 276
89
del 23/05/08 19 porque, según refiere el personal que se desempeñaba en el Programa
en ese momento, el CG detectó la falta de la cantidad de oferentes requeridos en el
país de este software para realizar comparación de precios.
b) Mediante Nota CSC/CAR 2113 (26/05/08), el BID considera elegible este gasto en
el marco del componente aunque supedita esta compra al resultado de la evaluación
de medio término del Programa, que finalmente otorgó una prórroga por 2 años. La
adquisición se realizó una vez que esta instancia estuvo finalizada.
AP200800293/294: Compra de Armarios de Seguridad Comparativo de Precios
($6.050/USD1.996,37)
Observaciones:
a) Proceso: i) Sin constancia de la evidencia del proceso de búsqueda de proveedores.
ii) Los proveedores invitados no fueron circularizados en la misma fecha: tres el
13/05/08, y uno el 29/05/08. iii) Presupuestos: 1) Dos corresponden a los que se
enviaron invitaciones. 2) Son de distintas fechas entre el 19/05 al 04/08/08. iv)
Comparativo de Precios: 1) No consta un cuadro comparativo de precios, ni el
análisis de las demás condiciones de la compra (plazo de entrega, especificaciones,
forma de pago). Se realizó mediante nota ACSA 497 del 05/08/08. Esta fue elevada
directamente al CG sin contar con el conforme del responsable del ACSA al
procedimiento. Sin sello de recepción. 2) La nota UEPFI 413 el 06/08/08 dice que
autoriza la compra de “inmuebles” debe expresar “muebles”. 3) No se tuvo a la vista
constancia de las notificaciones previstas en el acta de adjudicación 06/08/08 en su
literal c). 4) El presupuesto referencial del 23/04/08 estimaba un valor unitario de $
1.500.- más iva, el valor unitario de la compra fue por $ 2.500.- más iva (67% más).
b) Pago y entrega : i) No se tuvo a la vista la documentación original, sólo constan
fotocopias de las AP y sus adjuntos. ii) La factura fue emitida y recibida en el
ACSA el 24/08/08, no obstante ello el remito “R” 000-00001195 por la entrega de
los armarios fue emitido un mes después (25/09/08). iii) Los remitos carecen de
19
AGN: No obstante posteriormente realizan un comparativo de precios.
90
datos de recepción del ACSA y/o de conformidad a la compra para que se proceda a
la liberación del pago. iv) La OC establecía un plazo de entrega de 10 días
(24/08/08), según remito se realizó un mes después.
Comentarios FISPE:
a) i) a iv) Se toma nota de las observaciones. iv) 1) Independientemente de no haber un
cuadro comparativo, surge de la Nota ACSA Nº 497/08 a modo de informe el listado
con el detalle de las firmas que cotizan y una comparación de precios, mediante la
cual se observa como ganadora la de menor precio. 2) a 4) De todas formas se deja
sentado que el pago se concretó contra entrega de los bienes, en la misma fecha del
remito (25/09/08).
b) Se toma nota de las observaciones vertidas por la AGN.
Recomendaciones: Mantener archivos completos con todos los antecedentes de forma
tal que se pueda validar la integridad de la documentación que lo conforma. Para los
procesos licitatorios establecer un cronograma de tareas, indicando las fechas previstas
de inicio y finalización para cada una de ellas, a fin de establecer los plazos y
determinar su oportunidad. Establecer el cumplimiento de todos los procedimientos
observados y que las áreas dejen adecuada constancia de los controles realizados. Dejar
adecuada constancia por la entrega de los bienes y establecer mecanismos para que los
responsables de su custodia mantengan informado al Programa de las novedades, y
establecer la realización de controles periódicos.
7- ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN - Componente 1 Observaciones: De la revisión por muestra de los antecedentes y pagos surge que:
a) Las manifestaciones de los beneficiarios que se tuvieron a la vista y por las cuales se
comprometen a abonar el 20% del costo total de la capacitación, y el compromiso de
trabajar en la SPE por un determinado lapso de tiempo, es una notificación simple
que sólo fue suscripta por éstos, sin recepción en el Programa, en la DNPOIC, no
contiene firma de confirmad por parte del Programa, no poseen la formalidad de una
91
carta compromiso. No consta la intervención del asesor legal del ACSA,
convalidando el modelo de nota establecido. No se estableció que pasa con los pagos
realizados por el Programa ante la eventual renuncia del beneficiario (reembolsos).
b) No se tuvo a la vista en la documentación relevada información al 31/12/08,
sustentando la supervisión y evaluación del seguimiento de las actividades realizadas
-para cada una de las capacitaciones auditadas- por parte de los coordinadores del
componente, de acuerdo a lo previsto en la propia normativa del Programa.
c) Los Formularios “A” suscriptos por los beneficiarios y los de evaluación carecen de
fecha de emisión.
d) Maestría en Administración y Políticas Públicas – Asociación Civil Educativa
Escocesa -San Andrés- $ 1.260/USD 417,59 FF22 (JBID 12) (CAR 3627/06)
Como al 23/06/08 el alumno había aprobado la última materia, se debió
complementar el control revisando aquélla documentación relacionada generada en
el 2009 surgiendo que: 1) La carta compromiso requerida por el BID en agosto de
2006, fue suscripta por el alumno recién el 22/01/09. Se indica incorrectamente en su
texto que el compromiso de permanencia en la SPE no estaba vigente en el 2006, no
siendo salvada esta situación por el FISPE. 2) Once meses después de rendida la
última materia (14/05/09) el alumno informa al Programa que la tesis de la maestría
esta prevista para ser presentada entre el último trimestre 2009, o inicio del 2010
motivado en la carga de trabajo. 3) No consta la interve nción y/o comunicación al
titular de la DNPOIC de la documentación citada en 1) y 2). 4) La OC 200800014
por $ 1.890.- no fue suscripta por la Universidad. Los pagos registrados en el 2008
ascienden a $ 1.260. La maestría era por $ 12.600.-, según registros al 31/12/08 se
pagaron por el Programa $ 11.970. Se informa que el resumen analítico de cuenta
emitido por la Universidad carece de controles del ACSA.
e) Maestría en Administración y Políticas Públicas– Asociación Civil Educativa
Escocesa -San Andrés- $ 2.550/USD 845,21 FF22 (JBID 13) (CAR 3378/2008)
1) No consta que los antecedentes que respaldan el pedido de financiamiento por
parte de la DNPOIC de la citada maestría, fueron revisados antes de la aprobación
del CG, por el responsable del Componente 1, y como así tampoco surgen controles
92
del sector de adquisiciones del ACSA, ya que surgen falencias: El cuadro
comparativo de presupuestos carece de fecha de emisión, de firma de responsable, y
de documentación que sustente los costos transcriptos. A la fecha de pedido del
financiamiento de la maestría por parte de la DNPOIC (14/06/08) ya se encontraba
facturada (02/06/08) y pagada la matrícula (11/06/08). 2) La OC 200800034 del
30/10/08 por $ 13.600.- carece de firma de la Universidad por la cual acepta el
presup uesto. No existe otro tipo de compromiso entre la Universidad y el Programa.
3) Se informó erróneamente la Nota CAR en la JBID 13.
f) Maestría “Evaluación de Proyectos” ITBA Instituto Tecnológico de Buenos
Aires - $ 12.996.-/USD 4.242,60 (JBID 11, 12, 13 y 14)
1) A pesar de contar con cuadro comparativo de presupuestos, los importes no
resultarían ser comparativos entre sí, dos de ellos son instituciones extranjeras (USD
6.355.-, USD 24.600.-, y USD 101.800.-), no sustentando que sea la única institución
a nivel nacional que brinda la maestría. 2) Las OC 20070031 y 20080013 carecen de
firma del ITBA, y no se pueden verificar los valores insertos en ellas ($ 31.520, y
18.524.-) con el total a pagar de $ 28.368.-.
Comentarios FISPE:
a), b) y c) Se toma debida nota de la observación.
d) 1) y 3) Se toma nota de las observaciones y se tomaran los recaudos para comunicar a
la DNPOIC y al ACSA las cuestiones que les competen. 2) Sin comentarios. 4) Del
cotejo realizado entre información de la universidad y el sistema UEPEX surge que
la factura Nº 36055 de fecha 23/02/08 no fue presentada por el alumno ante este
Programa para su posterior circuito de pago. Se están tomando las medidas
necesarias a esta observación.
e) 1) y 2) Dejamos constancia que, ante el vencimiento para la confirmación de la
vacante a la Maestría de referencia, la beneficiaria abonó por su cuenta la matrícula,
mientras este Programa se encontraba tramitando la solicitud de no objeción
particular a dicha capacitación frente al BID, en la misma instancia en que fuera
renegociado el plazo del préstamo por 24 meses adicionales. Por otro lado, en
93
relación con las observaciones del proceso administrativo, tomamos nota de las
observaciones y se informa que se han tomado las medidas tendientes a mejorar
dicho procedimiento durante 2009.
f) 1) De acuerdo a lo expuesto por el BID en la no objeción otorgada, las características
de la maestría contratada solamente se realiza a través de la UCEMA-ITBA. Las
únicas ofertas educativas que tenían similitud con lo solicitado fueron las expuestas
en el cuadro comparativo de costos. 2) Se toma conocimiento de la observación.
Recomendaciones: Implementar una carta compromiso, en la cual se establezcan entre
otros las obligaciones del alumno ante el Programa (presentación de documentación,
plazos, mantener un promedio adecuado, finalizar la maestría incluyendo la tesis). Dar
intervención y dejar evidencia de todas las actuaciones de los responsables del
Componente 1, y del ACSA. Profundizar los controles.
8- PASAJES Y VIÁTICOS AL EXTERIOR y ANTICIPOS VIATICOS
Componente 2: Apoyo al Diseño de Estrategias y Políticas de Desarrollo
Observación: El Manual no contempla la normativa nacional para la liquidación de los
viáticos, dejándolo a criterio de cada uno de los Programas, ni como se deben tramitar
las comisiones de viajes al exterior. Utilizaron la escala PNUD.
Comentario FISPE: Se toma nota.
Estudio 019: “Asistencia Técnica a la SPE para la optimización de las relaciones con
organismos internacionales de crédito y los espacios de integración en los que la
Argentina es parte”.
Observaciones: De la revisión de los antecedentes y pagos de viáticos a un funcionario
de la SPE en el marco de la “Reunión Anual de la Asamblea de Gobernadores del BID”
realizada entre el 04 y el 08/04/08 en Miami y de sus pasajes por un total de $
94
9.033,29/USD 2.851,90 (JBID 11 y 12) surgieron falencias en la utilización de las
cuentas contables en que se registraron, falta de documentación de sustento, error en la
aplicación del viático del destino, y carencia de informe final aprobado al regreso de la
misión.
a) Los pagos no se contabilizaron en las cuentas correspondientes a la naturaleza del
gasto: los pasajes, y viáticos en “Consultoría Nacional”, y los impuestos de los
pasajes en la cuenta de “Viáticos”.
b) Archivos: No consta una carpeta foliada y ordenada cronológicamente con los
antecedentes del estudio. La documentación se encuentra desagregada anexa a las
distintas AP, afectando el seguimiento de los procesos que se deben cumplimentar
para un estudio.
c) TDR (aprobados por el CT el 27/03/08): El viaje auditado fue a la ciudad de Miami.
Se estimaron seis viajes a realizar en nueve meses. El presupuesto por $ 81.495 se
calculó todo con destino a Washington, sin incluir un cronograma de viajes y
actividades, como así tampoco consta información recibida de la EPI sustentándolos.
d) Invitación y Asistencia : No se tuvo a la vista manifestación del funcionario por la
cual exprese que los pasajes, alojamiento y comida no son cubiertos de forma total o
parcial por parte de la entidad organizadora del evento, u otro organismo. No consta
documentación por los controles realizados por el Programa que certifique la
asistencia del funcionario a la Reunión. Consultada via internet información del BID
(Ab-2572-3 CII/AB-1099-3) no consta el nombre del funcionario en el listado de
participantes de Argentina. El 21/05/09 el Programa aporta correos electrónicos por
los cuales el Sr. SPE solicita el 12/03/08 incorporar en la lista al citado funcionario.
e) Viáticos: 1) No obstante lo observado sobre la escala PNUD, conforme la
documentación que se tuvo a la vista el viaje se realizó a la ciudad de Miami (USD
230.-) el Programa liquidó el viático diario para la Ciudad de Washington (USD
321.-). Esto genera una diferencia liquidada en exceso al funcionario de fondos BID
de $ 1.199,30/USD 379,23 (JBID 11). 2) Conforme el procedimiento establecido en
el D 280/95, correspondía liquidar 3 días de viáticos, se liquidaron 4 días ($
727,37/USD 230).
95
f) No se tuvo a la vista el informe presentado por el funcionario a su retorno de la
comisión en el exterior, ni las aprobaciones por parte del SPE y del Programa (Punto
VIII de los TDR), sustentando las actividades realizadas.
g) Anticipos – Rendición- Formularios: i) Los formularios de solicitud de pasajes
carecen de numeración y de fecha de emisión. ii) No se cumplimentó el 80%
estipulado como anticipos (Manual ACSA). Se pagaron el 100% de los viáticos el
03/04/08, no manteniéndose como créditos hasta tanto el consultor presente y se
apruebe la rendición final, momento en el cual debe pasar a inversiones. iii) La
rendición del consultor que carece de numeración, fue recibida en el ACSA el
08/04/08, y remitida nuevamente por el FISPE para su aprobación dos meses
después (29/05/08).
h) Pasajes: i) Se pagaron en el ejercicio $ 848,19/USD 271,80 en concepto de multas
por cambio de fecha y devolución de un pasaje por un viaje a Washington no
realizado. Se incluyeron y justificaron como fuente 22 $ 787,69/USD 252,79 (JBID
11 (It 43) y 12 (It 44). ii) No se tuvo a la vista el convenio o documento -entre el
Programa y la empresa proveedora de pasajes- por el cual se establecieron las
condiciones (comisiones, tasas, multas, devoluciones, plazos, otros) que les permita
mantener el control de los importes facturados.
Comentarios FISPE:
a) Se toma nota de la observación. Se ajustará en el ejercicio 2009
b), c), d), g) y h) Se toma nota de la observación.
e) Se ha cometido un error de cálculo al momento de la liquidación del viático.
f) Comentario no procedente. (El informe del funcionario debe permanecer en archivos de
la SPE).20
ANTICIPOS A RENDIR (Viáticos)
Observaciones: De la revisión de $ 1.426.-/USD 413,09 expuestos al 31/12/08 como
20
AGN: No fue proporcionado.
96
anticipos por el pago de viáticos a un asistente (CEPAL -Santiago de Chile) al Taller de
Trabajo sobre “Complejidad Productiva y Políticas Económicas” –SPE del 18 al
19/12/08 surge que:
a) Antecedentes: i) La Nota -que carece de numeración- emitida por la Unidad de
Coordinación Administrativa y Presupuestaria de la SPE que solicita se financien los
viáticos, no justifica porque deben afrontarse con fondos del FISPE. ii) No consta
que la documentación haya sido verificada por el CC2, pero sí fue suscripta por el
CG. iii) No consta el Programa del Taller.
b) Pago: i) El anticipo no se encontraba efectivamente pagado al cierre, ya que el BNA
recibe la orden de transferir los fondos al beneficiario el 07/01/09, 20 días después
de su registro (19/12/08). No consta fecha de firma por parte del beneficiario. ii) Para
el pago del anticipo no se utilizó AP, sino una solicitud de bienes y servicios, cuyo
dato (SBS N° 200800060) no surge de los registros contables. iii) Del seguimiento
por la cancelación del anticipo se observa que fue reclasificado a inversiones el
06/05/09 (cuatro meses después de su otorgamiento). La rendición final, que carece
de fecha de emisión, de aprobación y de firma del CG, no acompaña constancia de la
SPE manifestando su efectiva participación en el Taller. El 29/05/09 se nos
proporcionó un powerpoint en inglés remitido por correo electrónico al Programa
por el beneficiario, no resultando suficiente.
Comentarios FISPE: Se toma nota de las observaciones señaladas y se procurarán
tomar acciones correctivas en el futuro para mejorar los procedimientos administrativos
vinculados con este tipo de actividades. No obstante lo cual, vale destacar que los
viáticos del consultor Cimoli fueron imputados al Subcomponente “Articulación de la
Política con otros Actores. Capacitación” debido a que el taller realizado sobre
“Complejidad productiva y políticas económicas” persiguió el objetivo de analizar los
factores que facilitan capacidades de crecimiento de la productividad y tecnología de la
industria en un país emergente, y el debate sobre las políticas económicas que propician
dichas capacidades, así como aquellas que se plantean como obstáculos al desarrollo.
Esta problemática se inscribe entre las cuestiones que desde la SPE se consideran para
97
el diseño de políticas, por lo cual dicho taller fue una actividad de importancia para el
debate y la capacitación técnica de funcionarios, acorde a los objetivos que se inscriben
en el Programa en general, y en dicho componente en particular. El documento
transmitido, que el consultor Cimoli presentó en dicho taller, hacía referencia a sus
conocimientos sobre dicha temática, por lo que su contribución fue positiva en estos
términos.
Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa aplicable en la liquidación de
viáticos. Documentar adecuadamente las operaciones, dejar constancia de los controles
realizados por los respectivos responsables y de suficiente sustento sobre su relación
con los objetivos del Programa. Realizar los ajustes contables observados. Los anticipos
deben ser rendidos y aprobados dentro de los plazos normales del circuito
administrativo.
9- OTROS GASTOS – GERENCIA y ADMINISTRACION
Compras de artículos de librería e insumos de computación. Concursos de Precios
N° 1 y 04/08, y Compra Directa. ($ 27.659,78/USD 9.142,36 (FF11) Atlas City SA).
Observaciones:
a) Foliatura: Fue extemporánea, no tiene un orden secuencial al proceso. La
documentación adjunta a las AP y que complementa los antecedentes del concurso,
carece de foliatura.
b) Antecedentes: No consta en la documentación auditada fundamento por los cuales la
SPE y la Jefatura de Gabinete de la SPE solicitan la adquisición y pago de artículos
de librería a través del Programa. Adicionalmente, no son procedentes los términos
expresados en las Notas UEPFI 213 del 28/04 y 296 del 28/05/08 por la cual el CG
solicita al ACSA que se realicen los procesos por compra directa, e indicando que no
se demore la adquisición por incluir pedidos de la Secretaría. Si bien posteriormente
se formalizaron por concursos de precios, por Nota FISPE 267 se solicitó una nueva
adquisición en similares términos que las anteriores, realizándose una
directa al mismo proveedor sustentando su carácter de urgente.
98
compra
c) Comparativos de precios: Para la comparación de precios se excluyen aquellos ítems
no cotizados por alguno de ellos, pudiendo resultar ganador el proveedor que resulta
más competitivo únicamente en los cotizados por todos. Para el caso del concurso
01/08 no se compararon el 21% de los ítems, y en el concurso 04/08 el 12%. No se
dejó evidencia al momento de la adjudicación respecto a que los renglones no
analizados no resultan determinativos del resultado, ya que la adjudicación se realiza
por el importe total presupuestado. Los comparativos de precios, carecen de fecha de
emisión y de firma de responsable.
d) Pase entre sectores y controles: En su mayoría la documentación carece de sellos de
recepción internos, y de evidencia de los controles realizados.
e) Órdenes de Compra: No detallan los ítems a comprar, presentan campos
incompletos, falta de inicialización de la documentación anexa, y en su mayoría no
fueron intervenidas por el proveedor con la firma y fecha de su aceptación.
f) AP200800206 18/07/08 $ 789 (JBID12 Item 80): 1) El proveedor emitió su factura
el 08/07/08, por lo cual resultan extemporáneos (entre el 10/07 y el 16/07/08) el
pedido de compra por parte del ACSA, la autorización por parte del CG, y la
emisión de la orden de compra. 2) Se autorizó la compra de 100 cajas de cartón, se
facturaron 130. 3) Sin remitos, ni constancia de entrega a los sectores requirentes.
Comentarios FISPE: Se toman en cuenta las sugerencias vertidas por la AGN.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los procesos llevados a cabo, dejando
manifestación expresa de los datos de las actividades en los cuales están comprendidos,
por lo cual no sea necesario recurrir a otra información para verificar su relación con
los objetivos el Programa. Implementar procedimientos que aseguren la rotación de
proveedores. Sustentar los criterios de evaluación. Profundizar los controles.
99
10-CAJA CHICA (CC) (pagos en efectivo)
Observaciones:
a) El 08/04/08 el ACSA comunicó al FISPE la vigencia de un nuevo instructivo de caja
chica. No se formalizó como una modificación a los procedimientos, formularios y
cursogramas incluidos en el Manual para este rubro.
b) Instructivo del 08/04/08 y aplicabilidad: i) No establece el procedimiento a seguir
para formalizar la apertura de la caja chica por los Programas, ni para su ampliación.
ii) No prevé realizar una rendición y reposición de la caja chica al cierre de cada
ejercicio anual a los efectos de que se apropien los comprobantes dentro del ejercicio
en el cual fueron efectivamente pagados. iii) Establece que la reposición se realizará
al gastar el 80%, cuando también se debe condicionar a una periodicidad máxima de
rendición. iv) No establece como procedimiento la realización de arqueos
(periódicos y espontáneos) por parte de los responsables de su control. Sólo los
limita al momento de la rendición (recuento de valores), y son los únicos que
practicaron. v) Las actas de recuento de valores carecen de numeración correlativa.
c) De la revisión de dos rendiciones (R: 03/08 y 04/08) surge que:
Ítem
Concepto Observado
Falencias
i)
Planillas de rendiciones
Sin fechas de rendición, control y aprobación.
ii)
Comprobantes
Sin intervención del responsable de la CC dejando evidencia
del control realizado por parte del ACSA
iii)
Pago $ 162.-
La factura B 0123-00014089 03/10/08 indica erróneamente
concepto de pago LP 01/07. No adjunta copia del aviso.
iv)
Memorandos internos (2)
Ambos sin numeración, uno sin recepción.
v)
Rendición 04/08:
La documentación carece de foliatura, de N° de ítem
siguiendo la planilla de rendición., y de sello de cancelado.
vi)
Autorizaciones de Pago
No se completaron adecuadamente los datos requeridos en las AP,
esto se traslada a las justificaciones. En “Proveedor” se envía el
nombre del responsable de la CC, y en la columna destinada a
documento no surgen datos de los comprobantes (N°, tipo y fecha)
se informa “1”.
vii)
Pago $ 467,50
La factura C 0001-00000928 del 18/07/08 (observada en nuestro
arqueo practicado el 24/08/08) del proveedor con CUIT 27-
100
270708183, fue reemplazada por FC 0001-00000004 del 19/09/08
emitido con otra CUIT 20-22214115-0 (igual nombre de fantasía).
viii)
Teléfonos inalámbricos $ 649.- No constan los presupuestos de las dos firmas ganadoras. El área de
(Compra 30/07, y 14/11/08)
adquisiciones no formalizó mediante nota el resultado de cada uno.
No consta que la nota s/N° del 30/07/08 emitida por adquisiciones justificando el cambio de modelo de teléfono- fuera trasladada a
otros sectores para su conformidad o comunicación.
ix)
Lámpara: $ 205.-
No fue reclasificada a una cuenta de equipos (muebles), conforme se
realizó con los teléfonos inalámbricos .
Comentarios FISPE:
a) El cambio de procedimientos está siendo consensuado con los Programas. Una vez
producido el mismo, se incorporará al Manual del ACSA.
b) i, ii, iv y v: Se toma conocimiento. Se analizará el tema para incorporarlo en la nueva
norma procedimental. iii) Debido a que los importes de CC son bajos, no parece
necesario incorporar un condicionamiento de periodicidad para la rendición además
del tope del 80%, ya que de incorporarlo no implicarían variaciones significativas
con respecto a la apropiación de gastos en el período que corresponda.
c) i), ii), iii), iv), v) y vii) Se toma conocimiento. iii) Fue un error de facturación de la
Dirección Nacional del Registro Oficial. vi) UEPEX solo permite cargar un nombre
de proveedor por AP. Como se pagan varios comprobantes, es que aparece el
nombre de la Responsable de CC. Existe información referida a los comprobantes
que se pagan en el sistema. viii) y ix) Se toman en cuenta las observaciones.
Recomendaciones: Unificar los procedimientos que rigen el funcionamiento de la Caja
Chica, incorporando el instructivo al Manual. Establecer la rendición periódica de
fondos para que la contabilización de los gastos sea oportuna, y al cierre de cada
ejercicio. Dejar evidencia de los controles realizados.
C- Comentarios del FISPE – Gestión 2009- El Programa vertió comentarios sobre las
gestiones realizadas en el 2009 para mejorar los procesos observados, por lo cual se
detallan en el siguiente apartado.
101
- UEPPE (Funcionamiento): El 27/03/09, se dictó la R.SPE 61 que modifica la R.SPE
255/05, designando nueva coordinación para la UEPPE y habilita al mismo a la
contratación de profesionales idóneos a los efectos de desarrollar tareas en esta unidad.
El BID en sus notas CSC/CAR 1961 y 2256/09 no objetó la Resolución. La R.SPE
61/09 estipula un nuevo esquema de equipo de la UEPPE. Con respecto al
financiamiento del equipo de Coordinación de la UEPPE, los servicios de consultoría
fueron incorporados al POA 2009 (Consultores para integrar Equipo Coordinación
UEPPE), y el BID prestará su no objeción definitiva a la presentación de los TDR de
cada uno de ellos.
- Rubro Consultoría: Este Programa elaboró y puso en práctica un “Procedimiento para
la contratación de consultores” durante 2009. El mismo contiene los procedimientos
sobre búsqueda, evaluación y selección, ternas, legajos y contratos, y las
responsabilidades de las partes integrantes del proceso: Entidad Proponente, BID,
Consultor y FISPE. Para los casos de que las entidades proponentes apelen a
recontrataciones por la experiencia acreditada de los consultores en determinado
proyecto o materia, la Unidad Ejecutora vuelve a solicitar toda la documentación
actualizada por el agente para avanzar en la misma. Asimismo, se ha procedido a la
realización de un nuevo circuito de confección de legajos y archivo con toda la
documentación aprobatoria en sus diferentes fases, incluyendo instancias de control
interno que permitan velar por su completitud, ordenamiento y correlatividad, según
criterios establecidos por la Coordinación del FISPE desde marzo 2009.
- Rubro Capacitación: Carta compromiso a firmar por las partes: se informa que ya
existe una adecuación del documento que contempla eventuales renuncias de los
beneficiarios cuya redacción estuvo a cargo de la asesora legal del ACSA. En el 2009
se han destinado recursos para mejorar el seguimiento de las actividades de supervisión
de los responsables de las áreas requirentes, en el marco del Componente 1 del
Programa. Los Formularios A ya han sido modificados.
- Rubro Adquisiciones – entrega de bienes: La coordinación del FISPE ha instruido
durante 2009 la tramitación de una CONSTANCIA DE ENTREGA DE BIENES EN
PRÉSTAMO DE USO (donde la cláusula 2.5 del referido Memorando de
102
Entendimiento deja constancia de la obligación del Consejo Asesor de reintegrar los
bienes al momento de la finalización del Programa de Fortalecimiento Institucional),
con la asesoría de la letrada del ACSA. Independientemente de ello, constan en
nuestros registros un mail formalmente remitido por la contraparte donde ratifica la
recepción de dichos bienes, además consta la locación de los mismos en el inventario
del FISPE.
- Rubro Otros Gastos – Concursos de precios: Vale destacar que en la gestión actual
hemos implementado los mecanismos necesarios para mejorar los circuitos
administrativos, archivos y controles pertinentes. Con relación a las adquisiciones en
curso, se han utilizado mecanismos de comparación de precios cambiando el criterio de
adjudicación para hacerlo por renglón y no global en la compra de librería. Por otro
lado, esta unidad ejecutora ha centralizado la administración y asignación de los
insumos de librería requeridos por las contrapartes en el marco de los proyectos del
FISPE (los que se encuadran en los gastos logísticos que se encuentran consignados en
el POA). Todas estas acciones apuntan a la transparencia y mejora de la eficiencia de la
gestión para el logro de los objetivos del Programa.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 2009.
103
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO DE COOPERACIÓN TÉCNICA BID N° 1575/OC-AR
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA SECRETARÍA
DE POLÍTICA ECONÓMICA”
(Ejercicio N° 3 comprendido entre el 01/01/08 y el 31/12/08)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
los siguientes procedimientos:
- tests o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, y elegibilidad de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del
Proyecto;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- inspección ocular de bienes;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió el 100% de los aportes BIRF, el 100% de los
aportes de contrapartida local (incluye costos financ ieros), y el 37,35 % de las inversiones en
concepto de consultores nacionales, equipamiento, capacitación, pasajes y viáticos, estudios,
104
gastos varios, caja chica y costos financieros expuestas en el Estado de Efectivo Recibido y
Desembolsos Efectuados al 31/12/08 mencionado en I- a) del dictamen.
Componente
Desarrollo Institucional
Diseño de Estrategias y
Políticas de Desarrollo
Auditoría y Evaluación
Gerencia y Administración
Costos Financieros
SUBTOTAL
Ajuste Desarrollo
Institucional
Ajuste Diseño de Estrategias
y Políticas de Desarrollo
AjusteGerencia y
Administración
SUBTOTAL AJUSTE
TOTAL
Universo 2008
% incidencia
en $
Componente/universo
Muestra
2008 en $
% Muestra s/
Componente
569.443,81
1.026.126,77
24.94%
44.93%
226.037,51
304.546,43
39.69%
29.68%
842,03
544.334,12
142.885,85
0.04%
23.84%
6.26%
0.00
179.462,74
142.885,85
0.-%
32,97%
100.-%
2.283.632,58
100.00% 852.932,53
37.35%
-54.144,00
-54.144,00
100.-%
-34.004,00
-34.004,00
100.-%
-6.000,00
-6.000,00
100.-%
-94.148,00
2.189.484,58
-94.148,00
758.784,53
100.-%
Asimismo nuestra tarea comprendió el 35,22% de los pagos incluidos en el Estado de
Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/08.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 5 de agosto de 2009.
105