AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de Control de la Deuda Pública Departamento de Control con Organismos Financieros Internacionales (DCEOFI) INFORME EJECUTIVO I- IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y Aporte Local. 1903/OC- AR (AR-L1020) Número de Préstamo: Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria Objeto del Préstamo: de la Salud (FEAPS) Secretaría de Promoción y Programas Sanitarios del Organismo Responsable: Ministerio de Salud (SPPS) Dr. Máximo DIOSQUE Director Nacional del Programa (DNP) El SPPS Res. 1658/08 12/12/08 Dr.Francisco LEONE Coordinador General de la UEC Res. 249/09 01/09/09 Dra. Graciela B. VENTURA N° 1 al 31/12/09. Ejercicio: Fondeo del Programa: Objetivos del Programa El objetivo del Programa es fortalecer el funcionamiento en red de los servicios públicos de salud en las provincias argentinas, como parte del proceso de implementación de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (APS). Los objetivos específicos son: (i) desarrollar un modelo de prevención y tratamiento de enfermedades crónicas, (ii) fortalecer la capacidad resolutiva de los servicios de APS, y (iii) fortalecer el rol rector del Ministerio Nacional y los Ministerios provinciales implantando un sistema de monitoreo y evaluación de gestión por resultados del funcionamiento de las redes de APS. Integrado por 4 componentes a saber: 1- Proyectos Provinciales Fortalecimiento de Redes; 2- Provisión de Servicios Estratégicos para los Servicios de Salud; 3- Información, Monitoreo, Evaluación y Auditoría; y 4- Administración del Programa. AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de Control de la Deuda Pública Departamento de Control con Organismos Financieros Internacionales (DCEOFI) Breve descripción de la Operatoria del Programa El Prestatario será la República Argentina. El Organismo Ejecutor del Programa será el Ministerio de Salud de la Nación, a través de la SPPS que constituirá una Unidad Ejecutora Central (UEC). La UEC contará con una Coordinación General responsable de la ejecución del Programa. La Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFI-S) proveerá de servicios administrativos, financieros, de compras, contrataciones y asesoría legal así como planificación y monitoreo. La SPPS tiene la responsabilidad de llevar el control de convenio y el flujo de los recursos financieros que requiera la ejecución del mismo. El Componente 1 se ejecutará de manera articulada centralizada-descentralizada para asistencia técnica de proyectos provinciales (subcomponente 1.1.) y en forma descentralizada para la implementación de los mismos (subcomponente 1.2.). El Componente 2 se ejecutará de manera articulada centralizada-descentralizada y aprovechará las estructuras de los programas Remediar y Médicos Comunitarios, establecidos en el marco del PROAPS. Para las actividades de Desarrollo de Recursos Humanos se contratarán universidades públicas, Sociedades Científicas o instituciones especializadas. El Componente 3 también se ejecutará de manera articulada centralizada-descentralizada: las actividades de evaluación, planificación y monitoreo del Programa en su conjunto se realizará de manera centralizada y de manera descentralizada el monitoreo de las redes de servicios de APS. II- INFORMACION INTERNA Proyecto: 422071 Objeto de auditoría Actuación: 256/2010 Estados financieros del Programa por el ejercicio finalizado el 31/12/2009 III- FINANCIAMIENTO Y EJECUCION Fecha de firma del contrato de préstamo: Fecha de cierre original del Programa: (Plazo para el desembolso final del financiamiento) Fuentes de financiamiento vigente Monto Presupuestado Programa (original) Monto total desembolsado al 31/12/09 en USD Monto ejecutado al 31/12/09 en USD 4 de noviembre de 2008 Vencimiento: Respaldo Cláusula 3.04 del Contrato de 04/05/2014 Préstamo BID USD Aporte local USD 230.000.000,00 57.500.000,00 8.325.152,30 2.779.552,64 4.584.368,62 858.563,48 AGN Gerencia de Control de la Deuda Pública Departamento de Control con Organismos Financieros Internacionales (DCEOFI) Auditoría General de la Nación IV-COSTOS FINANCIEROS Fecha de Vto. 04/05/2009 04/11/2009 Total Fecha de Pago 30-04-2009 3-11-2009 Intereses Comisiones USD USD 0,.. 190.616,44 8.652,63 288.339,66 8.652,63 478.956,10 Total USD 190.616,44 296.992,29 487.608,73 La primera amortización del Capital del Préstamo vence el 04/11/2014. No se establecieron cargos por FIV (Fondo de Inspección y Vigilancia) durante el período de desembolsos. V- AUDITORÍA Dictamen Favorable con salvedades Dictamen Solicitudes de desembolsos Favorable sin salvedades Principales observaciones transcriptas en el Memorando a la Dirección. Unidad Referencia Título UEC/UFIs 1) UEC/UFIs 2) UEC/UFIs 3) Bienes, Equipos y Servicios: Falta documentación de respaldo o se encuentra incompleta la documentación que sustenta los procesos de contratación Servicios de Consultoría: Falta documentación de respaldo o se encuentra incompleta la documentación que sustenta las rendiciones de gastos. Aporte Local: Ajuste contable pendiente INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/09 correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s),financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/09, expresado en dólares estadounidenses y Anexos 1 a 6 que forman parte del mismo. 2) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente y Fuente de Financiamiento al 31/12/09, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1) a 6) a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 1 4) Información financiera complementaria. - Conciliación con Fondo Rotatorio al 31/12/09 expresado en dólares estadounidenses. - Conciliación entre Estado de Inversiones/EOAF/LMS-1 del BID expresados en dólares estadounidenses. - Anexo Conciliación con Fondo Rotatorio expresado en dólares estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFI’s) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría con fecha 23/02/10 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 9/08/10 y el 15/10/10. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS a) La UFI-S registra sus transacciones en moneda local. La información expuesta en moneda extranjera es preparada sobre la base de planillas auxiliares, las que fueron validadas por esta auditoría. b) Respecto al aporte local que asciende a $ 8.000.000,- (USD 2.119.766,83 ) presenta las 2 siguientes particularidades: 1) Se circularizó al Departamento de Contabilidad del Ministerio de Salud observándose que emitieron seis ordenes de pago entre los meses de julio a septiembre totalizando la suma de $ 8.000.000,-. No obstante, se verificó que el total informado ingresó a la cuenta del Banco Nación el 19-11-2009 en un solo movimiento bancario, registrado contablemente el 18 de noviembre. 2) Se convirtieron a dólares al tipo de cambio Banco Nación siendo que correspondía tipo de cambio del BCRA. Esta situación afecta la cuenta “aporte local” que se expone sobrevaluada y la “diferencia de cambio” subvaluada, según se expone: Cuenta Contable Aporte Local Diferencia de cambio USD s/ EEFF USD s/ AGN USD diferencia 2.119.766,83 2.094.679,51 25.087,31 3.333,18 28.420,50 -25.087,31 Esta situación se manifiesta en Nota 2- Principales Políticas de Contabilidad a los Estados Financieros. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III-b) precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo en el ámbito del Ministerio de Salud (MS), así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR de fecha 04/11/10. 3 BUENOS AIRES, 20 de octubre de 2010. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSO DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolsos y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el periodo 01/01/09 al 31/12/09, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Solicitudes de Desembolso por el periodo 01/01/2009 al 31/12/2009, expresado en dólares estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s) del Ministerio de Salud y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su 5 identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), abarcando las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS A efectos aclarativos se expone que durante el ejercicio se invirtió con financiamiento BID la suma de USD 4.546.410,58 y se justificó USD 317.111,64, mediante la presentación de “Justificación de Gastos Nº 2”, de acuerdo con el siguiente detalle: Inversiones BID y LOCAL en USD por desembolso Jus. N° 2 BID 317.111,64 LOCAL 1.137,50 TOTAL 318.248,16 Las Solicitudes Nº 1 y Nº 3 corresponden a pedidos de Desembolso por las sumas de USD 1.765.152,30 y USD 6.560.000,00 respectivamente. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en Icorrespondiente al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo en el ámbito del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a 6 través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, presentan razonablemente las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidas y presentadas al BID durante el ejercicio finalizado el 31/12/09 de conformidad con el Convenio de Préstamo 1903/OCAR suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). BUENOS AIRES, 20 de Octubre de 2010. 7 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría externa del “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s),por el período finalizado el 31/12/09, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC - AR, Estipulaciones Especiales (EE) y Normas Generales (NG), suscripto el 4 de noviembre de 2008. 1) Cláusula 1.02 (EE): Monto del Financiamiento por USD 230.000.000.-. Al 31/12/2009 el total desembolsado por el BID según el reporte LMS1-Executive Financial Summary a esa fecha ascendió a USD 8.325.152,30. 2) Cláusula 1.04 (EE): Recursos Adicionales USD 57.500.000.-. Cumplido. Durante el Ejercicio se aportaron $ 8.000.000,00 (equivalente a USD 2.119.766,83) por este concepto. Al respecto, cabe aclarar que se tuvo a la vista las 8 siguientes órdenes de pago emitidas por la contraparte local: ORDEN PAGO FECHA PAGO 5943/2009 5948/2009 5950/2009 5955/2009 6166/2009 8328/2009 3-07-2009 20-07-2009 13-07-2009 14-07-2009 13-08-2009 23-09-2009 IMPORTE $ 400.000,00 3.260.070,00 24.235,51 277.760,00 2.664,49 4.035.270,00 8.000.000,00 Total Si bien la suma total se corresponde con el total registrado por el programa, la misma ingresa a la cuenta del Programa en un solo ingreso, el 19-11-2009, siendo que fueron 6 (seis) las órdenes de pago emitidas por la contrapartida entre los meses de julio y septiembre de 2009. 3) Cláusula 2.02 y 2.05 (EE): Intereses y Comisión de Crédito. Cumplida. Por Nota N° /2010-COC-DACB-TGN del de 2010, la Tesorería General de la Nación informó que se han verificado los siguientes pagos en el año 2009 en concepto de comisiones e intereses: Fecha de Vto. 04/05/2009 04/11/2009 Total 4) Fecha de Pago 30-04-2009 3-11-2009 Intereses Comisiones USD USD 0,.. 190.616,44 8.652,63 288.339,66 8.652,63 478.956,10 Total USD 190.616,44 296.992,29 487.608,73 Cláusula N° 3.01(EE): Moneda de los Desembolsos y Usos de fondos. Cumplida. 5) Cláusula 3.02 (EE) y Artículo 4.01/4.02 (NG): Condiciones Especiales Previas al Primer Desembolso Cumplido. 9 Inciso Cumplido Si/No 3.02 (i) Resolución Ministerial de constitución de la Unidad Ejecutora Central (UEC) (ii) Contratación y designación formal del Coordinador General del Programa (iii) Puesta en vigencia del Reglamento Operativo del Programa Si Si Si 4.01 (a) Informes Jurídicos elevados al BID (c) Informar al BID que se han asignado los recursos suficientes para la ejecución del Proyecto, por lo menos, durante el primer año calendario. (d) Informe inicial elevado al BID que sirva de base para la elaboración y evaluación de los informes de progreso. (e) Elevación al BID del Plan catálogo ó código de cuentas. Si 4.02 Plazo para cumplir las condiciones previas al primer desembolso: 180 días a partir de la vigencia del Contrato de Préstamo. 6) Comentarios Cumplido. Se crea por Decreto PEN Nº 1704/2008. del 15/10/2008. Cumplido. Por Resolución Nº 1658/08 del 12/12/08 se designó al Coordinador del Programa que renunció el 17/07/09 y fue reemplazado mediante Resolución Ministerial Nº 249/09 del 1/09/09, a partir del 17/07/09. Cumplido. Elevado por Nota PROAPS Nº 2785/2008 del 19/12/08 y complemento de 16/01/09. Recibida NO el 19/01/09 por Nota CAR 5865/2008. Cumplido. Elevado por Nota DNPOIC Nº 1075 del 19/11/08. Recibida NO el 26/11/08 por Nota CAR 5305/2008 En el presente ejercicio se recibió la totalidad de los recursos presupuestados para el mismo Cumplido. Por Nota FEAPS Nº 090/09 el 28-01-09 se elevó al BID el Informe Inicial. Cumplido. Elevado al BID por Nota 823/08 y recibido NO CAR 1204/2009 el 10/03/09. Cumplido. Por Nota CAR 3012/2009 del 10/06/09 el Banco declara la elegibilidad para efectuar desembolsos del Préstamo de referencia. Cláusula 3.05 (EE) y 4.07 (b) (NG) Fondo Rotatorio. Cumplida. 7) Cláusula 4.01 (d) (i) y 4.03 (d) (i) (EE): Revisión por el Banco de las decisiones en materia de adquisiciones y Consultores. Cumplida. No obstante, nos remitimos a lo expuesto en nuestro Memorando a la 10 Dirección. 8) Cláusula 4.02 (EE): Reconocimiento de gastos desde la aprobación del Financiamiento Por Nota Nº 2946/10 del 4 de Octubre la UFIs manifiesta que “…en el ejercicio finalizado el 31/12/09 no se hizo uso de la mencionada cláusula. Sí en el ejercicio 2010 a través de la justificación Nº 5, donde se procesó la suma de U$S 20.261.603,67 por reconocimiento de gastos retroactivos de medicamentos y operador logístico…”. 9) Cláusula 4.04 (EE): Convenio Marco y Compromiso Anual Convenio Marco de Adhesión En proceso de cumplimiento. En cada uno de los 23 Convenios de Adhesión de las Provincias, todos suscriptos el 29 de diciembre de 2010, se establece como obligaciones de la Provincia: “…Parte Séptima: a. Punto 2: …disponer de los recursos de contrapartida necesarios para la correcta ejecución del Programa… (Según interpretación del FEAPS implica disposición de los Recursos Humanos en salud, infraestructura y todo aquello que sea necesario a efectos de la correcta implementación del Programa). b. Punto 4.: …designar, dentro del plazo de diez (10) días de suscripto este Convenio, un Representante del área de salud de su Gobierno…y deberá constituir una Unidad de Gestión Provincial (UGP), dentro del plazo de TREINTA (30) días de firmado el presente… En proceso de cumplimiento. El proyecto por Nota Nº 2637/10 del 4 de octubre informa, y documenta que, a la fecha de la presente sólo cumplieron con este punto: a) Santiago del Estero por Resolución Nº 648 del 11/03/2010 del Ministro de Salud y Desarrollo Social. 11 b) Neuquén por Nota Nº 413/010 del 1/09/2010 del Ministro de Salud de la Provincia. c) Misiones por Resolución Nº 1011 del 31/05/2010 del Ministro Secretario de Salud Pública. d) Chubut por Decreto Provincial Nº 1185/10 13/08/2010 y Resolución Nº 342/10 –SS del 19/08/2010 del Gobernador y Subsecretario de Salud respectivamente. e) Corrientes por Resolución 695 del 6/05/2010 del Ministro de Salud Pública. f) Buenos Aires por Nota (sin fecha del mes de agosto de 2010) el Ministro de Salud de la Provincia de Buenos Aires informa al Ministro de Salud de la Nación las personas responsables del Programa. g) Jujuy por Resolución Nº 4772 del 14/09/2010 del Ministro de Desarrollo Humano. h) Formosa por Resolución Nº 3760 del 6/08/2010. i) Tucumán por Resolución Ministerial Nº 2001/21 del 27 de mayo de 2010. …Parte Décima: c. En proceso de cumplimiento. Al respecto el Convenio de Préstamo estipula que…Las partes suscribirán COMPROMISOS DE GESTIÓN que incluirán las metas, el plan de trabajo y el presupuesto del período.... En consecuencia, el Programa manifiesta que “…éstos son suscriptos una vez que la provincia ha finalizado la etapa de formulación de su Proyecto Provincial de Fortalecimiento de Redes de Salud, lo cual conlleva un período aproximado de 6 meses de trabajo conjunto entre los equipos de asistencia técnica del Programa y los equipos provinciales. A la fecha, sólo han alcanzado tal etapa las Provincias de Tucumán y Chubut y se encuentran próximas las provincias de Jujuy y Santiago del Estero…”. “…Las provincias, en las que los Centros del Primer Nivel de Atención se encuentran bajo la órbita de la administración municipal, no han iniciado fases de diagnóstico ni de diseño de sus proyectos provinciales por lo que aún no se ha suscripto convenio alguno con tales administraciones…”.. …Anexo I: Unidad de Gestión Provincial…Funciones…. 12 d. …Elaborar el POA del proyecto provincial y su plan de inversiones y contrataciones para su elevación y conformidad por parte de la UEC…Cumplido para las provincias de Tucumán y Chubut. e. Notificar fehacientemente a la NACIÖN la apertura de la cuenta. Dicha notificación deberá contener el nombre de la Entidad Bancaria, CUIT de la entidad bancaria, Sucursal, denominación completa de la cuenta, tipo y número de la cuenta, firmas autorizadas y por último CBU… Cumplido para las provincias de Tucumán y Chubut. 10) Cláusula 5.01 (EE) y Artículo 7.01 (NG): Registros, Inspecciones e informes. Cumplida en términos generales, no obstante ello, existen observaciones que se exponen en nuestro Informe de Control Interno del Programa. 11) Cláusula 5.02 (b) (ii) (EE) y 7.03 (a) (i) (NG): Informe Semestral de Auditoría Operativa Cumplida fuera de término. Por Nota FEAPS Nº 1624/10 del 1 de septiembre de 2009, el proyecto solicita al BID un “…waiver para el Informe Semestral de Auditoría Operativa …” . Al respecto, el Banco por Nota CAR 5024/2009 del 15/09/09 informa que “…respecto a las dispensas, las mismas fueron realizadas, no obstante recordamos que las mismas sólo son posibles por única vez…”. Por otra parte el proyecto por Nota Nº 2637/10 del 4/10/10 informa que “…la actividad recae sobre la auditoría externa contratada por el Programa que, a la fecha, se encuentra adjudicada por el Director Nacional restando tan sólo la suscripción del contrato…”. 12) Cláusula 5.03 (EE): Auditora Médica No cumplida. El 3/08/10 por Memorando Nº 1 el Proyecto manifiesta que “…la auditoría médica será realizada por parte de la Auditoría Externa contratada, cuya aceptación de la oferta, se encuentra para No objeción del Banco. La auditoría médica es exclusiva del 13 componente de Proyectos Provinciales de Fortalecimiento de Redes de Servicios de Salud…”. 13) Cláusula 5.04 (EE) y Artículo 7.03(a) (i): Seguimiento y Evaluación Cumplida fuera de término. Por Nota FEAPS Nº 799/10 del 8 de abril de 2010 se eleva al BID el Informe del II Semestre 2009. El BID por Nota CAR 5024/2009 del 15 de Septiembre da por cumplida la cláusula y advierte:“…1. Respecto al relativo retraso en la recepción y distribución de medicamentos. 2. Llamamos la atención a las escasas novedades respecto al proceso para la adquisición del servicio de operación logística cuya apertura se realizó el día 19 de junio. 3. Señalamos la importancia de resolver los servicios de auditoría y fundamentalmente la operativa. 4. Recordamos que aun se debe presentar el Plan de Adquisiciones actualizado…”. BUENOS AIRES, 20 de octubre de 2010. 14 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/09, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo - contables y del sistema de control interno existentes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: 15 1. Unidad Indice Título UEC/UFIs 1) UEC/UFIs 2) UEC/UFIs 3) Bienes, Equipos y Servicios: Falta documentación de respaldo o se encuentra incompleta la documentación que sustenta los procesos de contratación Servicios de Consultoría: Falta documentación de respaldo o se encuentra incompleta la documentación que sustenta las rendiciones de gastos. Aporte Local: Ajuste contable pendiente BIENES, EQUIPOS Y SERVICIOS (excepto Consultoría) Falencias Administrativas – Aspectos FormalesAl respecto, sobre el análisis de los expedientes de adquisición de medicamentos, contratación del servicio de armado y distribución de botiquines, adquisición de equipamiento informático y rendición de gastos por fondos rotatorios surgieron, en oportunidad de su análisis, las siguientes falencias formales sobre los procesos: a) Conformidad de servicios prestados, que establece fecha errónea de acuerdo a la documentación anexa (un caso). Comentario de la UEC/UFI´S: A la fecha, se ha corregido tal situación en los expedientes de pago siguientes. b) Liberación de pagos sin las correspondientes Notas de Crédito del proveedor ajustando diferencias facturadas (dos casos). Comentario de la UEC/UFI´S: Se toma nota de la observación. Las correspondientes Notas de Crédito ya fueron solicitadas al proveedor. Es dable destacar que el monto correspondiente a las Notas de Crédito faltantes es por un total de U$D 7.00 (siete dólares). c) Las Actas de Recepción de Medicamentos emitidas por el Programa, se encuentran enmendadas y salvadas por un funcionario que no consta como interviniente de los 16 respectivos documentos, por lo que se considera inhabilitado para dicha intervención, siendo que las referidas Actas fueron suscriptas por proveedores, comisión de recepción, operador logístico y funcionarios de la Unidad Ejecutora Central, entre otros. Ésta situación se reitera en el caso de los Informes de Evaluación de Cumplimiento de Entrega de Medicamentos, que se encuentran enmendados y salvados. Dicha forma, que se considera excepcional a un procedimiento, se ha convertido en rutinaria para el proceso (en todos los casos). Comentario de la UEC/UFI´S: En ambos casos, el funcionario que enmienda o salva los informes es el gerente del área respectiva y lo hace respecto a los renglones de Fecha de Liberación de la Comisión de Recepción Definitiva (CRD) y N° de Liberación CRD que, para los casos de Licitaciones Públicas Internacionales efectuadas por intermedio de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud, no requieren de la Liberación de la CRD del MSAL pero sí estar acompañadas por las actas de liberación del ANMAT. d) Discrepancia, entre el pliego y la carta de invitación, del horario tope de aceptación de propuestas, en el concurso de precios 05/2009 (un caso). Comentario de la UEC/UFI´S: Se tomo como horario límite de presentación de ofertas las 13.00 hs, a fin de no perjudicar a ningún oferente por el error involuntario de tipeo cometido entre el pliego y la carta de invitación. e) La oferta de un proveedor, adjunta al expediente, no exhibe el horario de recepción y el Acta de Apertura de ofertas no identifica a los firmantes (un caso). Comentario de la UEC/UFI´S: Se toma en cuenta la observación. f) Las solicitudes de pasajes y viáticos no se encuentran enumeradas, no indican fecha 17 de emisión, otras indican erróneamente el nombre del proyecto PNUD 02/017, carecen de firma del consultor o no indican el sector solicitante (75% de los casos). Comentario de la UEC/UFI´S: Se toma nota de la observación. Sin perjuicio de ello se informa que, al diseñarse los Anexos A y B, se ponderó sistematizar el procedimiento de solicitud de pasajes y liquidación de viáticos implicando que las planillas surgirían del sistema numeradas. Hasta la fecha esto no se ha realizado. No obstante ello, a partir de la fecha se procederá a numerar correlativamente en forma manual las solicitudes de pasajes y viáticos de los consultores del Programa, no así las que se empleen para liquidar viáticos o reintegrar gastos de pasajes a asistentes a eventos que no pertenezcan al Proyecto. Se toma en cuenta la observación. Recomendación: Profundizar los controles respecto de la documentación que respalda las erogaciones a cargo del Programa, a efectos de mantener los archivos correspondientes debidamente completos. 2. CONSULTORES Aspectos Formales y Sustanciales Sobre el análisis de los legajos de selección, contratación y pagos de los consultores financiados por el programa, se observan: a) Los TDR son formulados en términos ambiguos, sin requerir antigüedad en el título (todos los casos). Comentario de la UEC/UFI´S: Se toma nota de la observación. Cabe señalar que se está desarrollando una metodología para la confección correcta de los Términos de Referencia para la contratación de consultores individuales que será de pronta utilización por parte del Programa. 18 b) Sobre los informes presentados por los consultores, no consta su fecha de emisión, aprobación por autoridad competente y/o no cumplen con los requisitos esperados en los TDR (8 consultores). Comentario de la UEC/UFI´S: Si bien no existen requisitos obligatorios y formales para la confección de informes, se señala que algunos de ellos no cuentan con la fecha de presentación a la UEC. Sí cuentan con el sello de ingreso a la misma, así como también con la firma de la Coordinadora General del Programa, dando aprobación al mismo. c) Sobre el análisis de los legajos, no se encontraron adjuntos los cuadros de evaluación de las ternas (dos casos). Comentario de la UEC/UFI´S: Se toma nota de la observación. Se señala que al momento de verificar vuestro comentario se ubicó en el legajo del consultor, la terna de selección correspondiente a la contratación inicial del consultor. La misma se puso a disposición de la auditoría. d) No se cumple con el requisito obligatorio para la contratación de un Coordinador Supervisor Grado I, en las exigencias expuestas en los TDR (un caso). Comentario de la UEC/UFI´S: Si bien los Términos de Referencia no señalan expresamente el requisito mencionado, el consultor declara en su Curriculum Vitae que cuenta con esa experiencia específica. En este mismo sentido, corresponde informar que la solicitud de contratación cuenta con la intervención de la Cancillería Argentina, así como con la No Objeción de Banco Interamericano de Desarrollo. Recomendaciones: Mantener archivos completos que contengan toda la documentación que sustenta las 19 rendiciones de gastos, como así también el proceso de contratación, a efectos de mejorar la calidad de la información que surge de los mismos. 3. CONTRAPARTIDA LOCAL Aportes Respecto al aporte local que asciende a $ 8.000.000,- (USD 2.119.766,83) presenta las siguientes particularidades: 1) Se circularizó al Departamento de Contabilidad del Ministerio de Salud observándose que emitieron seis órdenes de pago entre los meses de julio a septiembre totalizando la suma de $ 8.000.000,-. No obstante, se verificó que el total informado ingresó a la cuenta del Banco Nación el 19-11-2009 en un solo movimiento bancario y se registró en la contabilidad del proyecto el 18 de noviembre, según se detalla: APORTE LOCAL SEGÚN MIN, SALUD N° RECIBIDO S/ REGISTROS UFIS EL 19/11/09 $ 5943/2009 FECHA DE PAGO 3-07-09 IMPORTE $ 400.000,00 5948/2009 20-07-09 3.260.000,00 0,00 5950/2009 13-07-09 24.235,51 0,00 5955/2009 14-07-09 277.760,00 0,00 6166/2009 13-08-09 2.464,49 0,00 8328/2009 23-09-09 4.035.270,00 0,00 TOTAL 8.000.000,00 8.000.000,00 0,00 Comentario de la UEC/UFI´S: No depende de la UFIS el envío de los fondos de contrapartida. Los remiten directamente a la cuenta del Proyecto y se registran de acuerdo a su ingreso. Se cumple con el Artículo 3° de la Resolución Ministerial que manifiesta que “la 20 transferencia efectiva de los fondos autorizados …queda sujeta a la disponibilidad de cuotas de ejecución presupuestaria trimestral que asigne la SECRETARIA DE HACIENDA DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y PRODUCCIÓN…”. 2) Se convirtieron a dólares al tipo de cambio Banco Nación siendo que correspondía tipo de cambio del BCRA. Esta situación afecta la cuenta “aporte local” que se expone sobrevaluada y la “diferencia de cambio” subvaluada, según se expone: Cuenta Contable Aporte Local USD s/ EEFF USD s/ AGN USD diferencia 2.119.766,83 2.094.679,51 25.087,31 3.333,18 28.420,50 -25.087,31 Diferencia de cambio Comentario de la UEC/UFI´S: Esta situación se manifiesta en Nota 2- Principales Políticas de Contabilidad a los Estados Financieros. Se aplica el tipo de cambio del BCRA a partir del ejercicio 2010 por recomendación del BID. 3) La suma recibida por el Programa se corresponde con lo presupuestado en la Resolución N°1029 del 26/06/2009 ($ 8.000.000,00), quedando pendiente de recibir en concepto de contrapartida Nacional lo comprometido por Resolución N° 905 del 15/12/09 por la suma de $ 2.500.000,00, correspondiente al ejercicio 2009, para ser aplicados a la ampliación de contratos de medicamentos. Comentario de la UFI´S: Se recibirá en 2010 4) En el Estado de Inversiones Acumuladas se expone una sobreejecución presupuestaria en el subcomponente 1.01 “Asistencia Técnica para Proyectos Provinciales”, que es subsanada con fondos de otro subcomponente, según se detalla seguidamente. Comentario de la UFI´S: No incide en el total del componente 21 Código 1.00 Componente/Subcomponentes 1.02 5) Ejecutado Disponibilidad USD USD USD Proyectos Provinciales Fortalecimiento de Redes 1.01 Presupuesto Asist. Tec. Para Proy. Pciales Imple. Proy. Pciales 11.000.000,00 3.720,09 10.996.279,11 0,00 1.287,81 -1.287,81 11.000.000,00 2.433,08 10.997.566,92 Informe Auditoría SIGEN: La Sindicatura General de la Nación, en cumplimiento de su Plan Anual de Auditoría, ha emitido un Informe de Auditoría Interna, por el período 1º/01/2009 al 31/12/2009 correspondiente al Programa 29- Reforma del Sector Salud (BID 1903/OC-AR). A continuación se detallan los comentarios más relevantes: “…el presente programa ha sufrido una importante reducción de crédito presupuestario, y no obstante solamente se ejecutó el 48% del mismo…” Recomendación: “…es necesario que el replanteo también se efectúe en materia de los fondos presupuestarios, atento que en el 2009, el crédito vigente (reducido) tuvo un 52% sin ejecución…”. Comentario de la UFI´S: Se presentaron los comentarios a la SIGEN. Recomendaciones: Se recomendó realizar el ajuste contable a efectos de reflejar adecuadamente los aportes de contrapartida que fue aceptado por la UFIs. Realizar los seguimientos necesarios para dar cumplimiento al presupuesto local y a las observaciones de SIGEN BUENOS AIRES, 20-10-2010 Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora DCEOFI-AGN Dra. María Fernanda IBAÑEZ Coordinadora DCEOFI-AGN 22 Dr. Carlos VALDEZ Jefe DCEOFI-AGN INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno correspondiente al “Programa de Fortalecimiento de la Estrategia de Atención Primaria de la Salud (FEAPS)”, llevado a cabo a través de la Unidad Ejecutora Central del Proyecto (UEC) dependiente del Ministerio de Salud (MS), con la asistencia de la Unidad de Financiamiento Internacional (UFI´s), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1903/OC-AR, suscripto el 4 de noviembre de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La evaluación fue realizada a la Unidad de Coordinación del Programa (UCP) y UFIS teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee on Sponsoring Organizations (C.O.S.O.), y orientado al enfoque financiero, se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas. Título Página Ambiente de Control 23/30 Evaluación de los Riesgos Actividad de Control Información y Comunicación Supervisión 23 AMBIENTE DE CONTROL La dirección ha de transmitir el mensaje de que la integridad y los valores éticos no pueden, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos. Los empleados deben captar y entender ese mensaje. La dirección ha de demostrar continuamente, mediante sus mensajes y comportamiento, un compromiso con los valores éticos. 1) Integridad y valores éticos Existencia y puesta en práctica de códigos de conducta y otras políticas que consideren las practicas directivas de general aceptación, los conflictos de intereses o los niveles esperados de comportamiento ético y moral SI Código de conducta Los códigos son suficientemente amplios y se refieren a conflictos de intereses, pagos ilegales u otros pagos indebidos, competencia desleal o uso fraudulento de información de proveedores en las operaciones? Los códigos son aceptados de forma expresa y periódicamente por todos Los empleados? Los empleados entienden qué comportamiento es aceptable o no aceptable y saben qué hacer si se encuentran con algún comportamiento indebido? La cultura de la dirección enfatiza la importancia de la integridad y comportamiento ético cuando no existe un código escrito de comportamiento. Este código puede ser comunicado verbalmente en reuniones con el personal, reuniones individuales, o en el curso de las actividades diarias? Se comunica efectivamente dentro de la Unidad de Coordinación (UC)/ Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFIs), tanto de palabra como en la forma de actuar, el compromiso con la integridad y la ética? Los empleados sienten presión por parte de sus iguales para hacer "lo que es debido" o solamente se piensa en hacer sin interesar "lo que es debido"? La dirección trata adecuadamente los síntomas de que existen problemas, en particular cuando puede X X X X X X X 24 NO A/V (*) NC (**) OBSERVACIONES ser considerable el costo de identificar los problemas y tratar los temas? El trato diario con proveedores, empleados y demás terceros se hace en forma honesta e igualitaria? X La dirección responde ante las violaciones de normas de comportamiento? X Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman. Los empleados entienden que si se les sorprende violando las normas de comportamiento sufrirán las consecuencias? La dirección proporciona directrices sobre las situaciones y la frecuencia con la que se necesita su intervención? Está explícitamente prohibido hacer caso omiso de los controles establecidos por parte de la dirección? Se investigan y documentan las desviaciones de las políticas establecidas? X X X X Existen condiciones tales como incentivos extremados o alicientes que puedan poner a prueba (de una forma innecesaria e injusta) si los empleados observan los valores éticos? La remuneración y las promociones se basan exclusivamente en la consecución de objetivos de rendimiento a corto plazo? Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera pudieran existir? (*) A/V= A VECES X X X (**) NO CONTESTA Riesgo Involucrado (Medio): De lo expuesto surge que, tanto la UCP como la UFIs manifiestan tener y poner en conocimiento a todo el personal del Código de Conducta, sin embargo no ha proporcionado la normativa implementada, como así tampoco evidencia de su aprobación y divulgación entre el personal del Programa. Recomendaciones: Dado que los valores éticos de los funcionarios que llevan a cabo tareas en el Programa son esenciales para mantener controles internos eficaces, es fundamental encarar políticas de amplia difusión de las normas de conducta que se han establecido para desempeñar las acciones del Proyecto e implementar mecanismos que permitan la rápida detección y comunicación de cualquier transgresión a una norma ética. 25 2) Políticas de Recursos Humanos SI Las políticas y los procedimientos existentes aseguran el reclutamiento o el desarrollo profesional de las personas fiables necesarias para soportar un sistema efectivo de control interno? El nivel de atención que se presta al reclutamiento y a la formación de las personas es adecuado? Cuando no existe documentación formal de las políticas y prácticas la dirección informa de las expectativas existentes sobre qué tipo de personas han de ser contratadas o participa directamente en el proceso de contratación? Los empleados nuevos conocen cuáles son responsabilidades y lo que la dirección espera de ellos? sus NO Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales que tienen cambios de empleo frecuentes o períodos de inactividad? Las políticas de contratación incluyen una investigación de los candidatos con antecedentes penales? OBSERVACIONES X X X X X X X Los criterios con respecto a ascensos y subidas de sueldos están suficientemente explícitos para que los empleados sepan lo que la dirección espera de ellos antes de ascensos o promociones? Dichos criterios incluyen el cumplimiento de normas de conducta. NC X El personal de supervisión se reúne periódicamente con los empleados para revisar su rendimiento profesional y proponer medidas para mejorarlo? Se toman en cuenta los valores éticos y la integridad en las evaluaciones de rendimiento profesional? A/V X X Riesgo Involucrado (Bajo): De lo expuesto surge que el Programa, si bien para el 26 reclutamiento de personal contempla las Normas del BID en la materia, aún no ha establecido una política tendiente a la retención que contribuya al fortalecimiento institucional, a la prevención de deficiencias en el desempeño y promoción durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de pérdida de personal y/o de mal desempeño, clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos, que en este caso se ve reducido atento a que éste es la continuidad de otro programa y, por ende, su personal ya está capacitado. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal, por lo tanto las autoridades del Programa son responsables no sólo de una adecuada selección, sino también de una conveniente capacitación para el correcto desempeño de sus responsabilidades y del funcionamiento de una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promoción de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 3) Estructura Organizacional S I La estructura organizativa está debidamente centralizada o descentralizada dada la naturaleza de las operaciones realizada por la entidad? X La estructura facilita el flujo de información hacia los niveles superiores e inferiores y entre todas las actividades del proyecto? X Se comunica claramente a los ejecutivos las responsabilidades y las expectativas respecto a las actividades de sus áreas de responsabilidad? X 27 NO A/V NC OBSERVACIONES Los ejecutivos tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar sus funciones? X Las relaciones de dependencia establecidas (ya sean formales, informales, directas o matriciales) son adecuadas y permiten a los directivos conocer con claridad sus responsabilidades y niveles de autoridad? X Los ejecutivos de niveles inferiores tienen la posibilidad de utilizar alguna vía de comunicación apropiada hacia los altos ejecutivos? X La dirección evalúa regularmente la estructura organizativa a la luz de los cambios en el proyecto o en el sector en el que opera? X Los directores de departamento y supervisores tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente? X Los directores y los supervisores trabajan demasiadas horas extraordinarias y asumen mayores responsabilidades de las les corresponderían? X Riesgo Involucrado (Medio): Si bien la estructura organizativa del proyecto ha sido definida, y se encuentran expresamente establecidas las misiones y funciones de los distintos integrantes que la componen, no se aplican efectivamente en la práctica. Recomendaciones: Actualizar el manual que defina claramente responsabilidades, acciones y cargos de todos los integrantes del Programa y que establezca las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales y los canales de comunicación ascendentes y descendentes, a los efectos de que cada integrante conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. 28 EVALUACIÓN DE RIESGOS Para que un Programa tenga un control eficaz, debe tener objetivos establecidos. Los objetivos globales incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y están apoyados por los planes estratégicos correspondientes. SI 1) Objetivos globales del Programa X La dirección ha establecido los objetivos globales? Dichos objetivos globales están suficientemente X diferenciados de los objetivos genéricos que podrían aplicarse a cualquier proyecto? La información sobre los objetivos globales de la entidad se comunica a los empleados? El plan estratégico apoya los objetivos globales? X Incluye la asignación a alto nivel recursos y prioridades? X NO A/V NC X Las asunciones adoptadas en los planes y presupuestos X reflejan la experiencia histórica y las circunstancias actuales del proyecto? Los planes y presupuestos tienen un nivel de detalle adecuado para cada nivel de dirección? X 2) Objetivos específicos para cada actividad Existe un vínculo adecuado para todas las actividades X importantes? Se revisan periódicamente los objetivos específicos para comprobar que continúan siendo relevantes? X Se complementan y esfuerzan dentro de cada actividad? X Se complementan y se apoyan mutuamente entre sí para las distintas actividades? X 29 OSERVACIONES Se establecen objetivos para las actividades esenciales en X los flujos de bienes y servicios y para las actividades de apoyo? Los objetivos específicos son coherentes con las prácticas y X actuaciones históricas del proyecto o con proyectos similares del mismo sector y, si existen diferencias, se han analizado los motivos de las mismas? Se establecen objetivos para cada actividad importante? X Los objetivos incluyen criterios de cuantificación? X La dirección ha identificado los recursos necesarios para X alcanzar los objetivos? Existen planes para adquirir los recursos precisos? X La dirección ha identificado las acciones que deben llevarse X a cabo con éxito, o los fallos que han de evitarse, para que se consigan los objetivos globales de la entidad? Las inversiones y los presupuestos de gastos se basan en el X análisis efectuado por la dirección de la importancia relativa de los objetivos? La dirección efectúa un seguimiento especial de los X objetivos que constituyen factores críticos de éxito? 3) Riesgos La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: a) las fuentes de suministro; b) los cambios tecnológicos; c) los requerimientos de los acreedores; d) las condiciones económicas; e) las condiciones políticas; f) la normativa aplicable; g) los acontecimientos naturales. X X X X X X X La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Los recursos humanos, tales como la continuidad de los directivos clave o los cambios de responsabilidades que X pudieran influir en la eficacia del trabajo. La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: La financiación, es decir, la disponibilidad de fondos para 30 X las iniciativas nuevas o la continuación de programas clave? La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Las relaciones laborales, por ejemplo, los programas de remuneraciones y otros beneficios laborales que mantengan el nivel de competitividad de la entidad dentro de su sector? La dirección toma en cuenta los riesgos relacionados con: Los sistemas de información, tal como el mantenimiento de sistemas adecuados de copias de seguridad y de emergencia, para el caso de fallos del sistema que pudiesen X afectar la continuidad de las operaciones de manera importante? Los riesgos se analizan a través de procedimientos formales, o de manera informal como parte de la actividad diaria de la gerencia? X X Los riesgos detectados son relevantes para el objetivo específico correspondiente? X El análisis de riesgos es realizado por directivos de una categoría adecuada. X Los acontecimientos o cambios se abordan como parte del X proceso usual de identificación y análisis de riesgos, o por medio de mecanismos independientes? Las oportunidades relacionadas con los cambios son X tratados por personas de categoría suficiente, de forma que se identifiquen todas sus implicaciones y se formulen planes de acción adecuados? En el proceso se incluyen todas las actividades del X Programa que se verán afectadas significativamente por los cambios? El Programa es consciente de los cambios significativos en X el personal, bien externos o internos, que pudieran afectar al nivel profesional del personal disponible? Los asesores legales informan periódicamente a la X dirección sobre las aplicaciones de los cambios legislativos? Se toman medidas especiales para asegurar que los empleados nuevos entienden la cultura de la entidad y X actúan de acuerdo con la misma? 31 Se presta especial atención a las actividades esenciales de control realizadas por personas a las que se va a cambiar de X actividad? Existen procedimientos para analizar si las actividades de control existentes son apropiadas cuando se desarrollan e implantan nuevos sistemas informáticos? Se cumplen? X La dirección sabe si se cumplen las políticas de desarrollo e implantación de sistemas, a pesar de que existan presiones X para "acortar" el proceso? Se presta atención al efecto de los nuevos sistemas tanto sobre los flujos de información y los controles correspondientes como sobre la formación de los X empleados, prestando especial atención a la resistencia de los empleados ante el cambio? Se aumenta la capacidad de los sistemas para poder tratar rápidamente volúmenes crecientes de información? X Se incrementa en lo necesario el número de empleados de operaciones, contabilidad y proceso de datos para hacer X frente al aumento en el volumen de actividad? Existe un procedimiento de revisión de presupuestos o X previsiones? Se obtiene información sobre los avances tecnológicos a partir de servicios de información, asesorías, seminarios o quizás mediante operaciones conjuntas con compañías líderes en las áreas de investigación y desarrollo que son relevantes para la entidad? Se efectúa un seguimiento de las nuevas tecnologías o aplicaciones desarrolladas? Se aplican mecanismos para aprovechar las nuevas aplicaciones tecnológicas y para controlar su utilización, mediante la incorporación de las mismas en los sistemas de información? Se analizan los efectos potenciales sobre las operaciones correspondientes de las reducciones de plantilla o las reasignaciones de personal? Se lleva a cabo una nueva asignación de las responsabilidades de control correspondientes a los X empleados transferidos o despedidos? Se analiza el impacto de las reducciones importantes de plantilla sobre la moral del resto de los empleados? 32 X X X X X Se aplican mecanismos para proteger al Programa contra las posibles represalias de los empleados despedidos? X Riesgo Involucrado (Medio): Dado lo transcurrido de la actividad del Programa ya se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan implementado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas, que pueden prevenirse. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de implantación que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos del Programa. SI NO Los controles descriptos en los manuales de procedimientos son aplicados en la realidad y X de la manera debida? Se toman acciones apropiadas y en tiempo X sobre las excepciones o sobre la información que requiere un seguimiento posterior? El personal de supervisión revisa el X funcionamiento de los controles? 33 A/V NC OBSERVACIONES La AI se compone de auditores calificados con diversos conocimientos? X La AI tiene acceso a las cerramientos y conocimientos correspondientes con las necesidades de la organización? La AI atrae a los profesionales mas experimentados con experiencia en proycectos? La dirección ejecutiva tiene un impulso formal y un programa de carrera profesional para el personal de AI? El plan de desarrollo profesional continuo para la AI refleja las necesidades futuras de la organización y dirección? El Comité de Auditoría supervisa la combinación de habilidades y calificación del personal de AI con las competencias convenidas? X X X X X Riesgo Involucrado (Medio): Si bien existen controles definidos y aprobados en el Reglamento Operativo, el Programa reconoce como Auditoría Interna la realizada por la SIGEN y la UAI del Ministerio de Salud, lo que no le permite identificar, ni dejar evidencia, en la mayoría de los procesos del control interno que éstas realizan. Recomendaciones: Realizar la identificación de los controles tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de mejorar las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus riesgos. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Los datos se identifican, recogen, procesan y presentan por medio de los sistemas de información. La información resultante incluye tanto los datos del sector como los económicos y de organismos de control obtenidos de fuentes externas, y los generados dentro de la organización. 34 SI Existen mecanismos para conseguir la información externa pertinente sobre las condiciones o normas del Banco, novedades legislativas o de organismos de control y cambios económicos? Se identifica y presenta con regularidad la información, generada dentro de la organización, crucial para el logro de los objetivos de la entidad, incluyendo la relacionada con los factores críticos de éxito? Se suministra a los directivos y jefes de departamento la información que necesitan para cumplir con sus responsabilidades? X X X La información está disponible en tiempo oportuno para permitir el control efectivo de los acontecimientos y actividades, tanto internos como externos, posibilitando la rápida reacción ante factores económicos y los asuntos de control? X Se aplica algún mecanismo (por ejemplo, un comité de planificación de informática) para identificar las necesidades de información que surjan. Las necesidades y prioridades de información son determinadas por directivos con responsabilidades suficientemente amplias? X X Se elabora un plan informático a largo plazo ligado a las iniciativas estratégicas? Aportan recursos suficientes (consultores, analistas, programadores con los conocimientos técnicos precisos) según sean necesarios para mejorar o desarrollar nuevos sistemas de información? A/V X En lugar de suministrar un "mar de datos" la información se resume adecuadamente, facilitando información pertinente y permitiendo la inspección minuciosa de los detalles cuando es necesario? Las necesidades y prioridades de información son determinadas por directivos con responsabilidad suficientemente amplias? NO X X Las vías de comunicación -sesiones formales e informales de formación, reuniones y supervisión durante el trabajo son suficientes para efectuar tal comunicación? X 35 NC OBSERVACIONES Los empleados conocen los objetivos de su actividad y cómo sus tareas contribuyen a lograr esos objetivos? X Los empleados entienden cómo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros empleados? X Existe alguna forma de comunicarse con los niveles superiores del proyecto sin tener que pasar por un superior directo? X Se permite el anonimato? X Los empleados usan de hecho los canales de comunicación? X Las personas que informan de posibles irregularidades son informadas de las medidas que se toman y protegidas contra represalias? X Se aplican mecanismos establecidos para que los empleados puedan aportar sus recomendaciones de mejora? X La dirección premia, de algún modo, las buenas sugerencias de los empleados? X Los consultores informan a las gerencias correspondientes sobre las necesidades de los beneficiarios, previo a las adquisiciones? Las sugerencias, quejas y otras informaciones son recogidas y comunicadas a las personas pertinentes dentro del proyecto? X La información se transmite a los niveles superiores de la organización según sea necesario y se realizan acciones de seguimiento? X X Las comunicaciones importantes a terceros son proporcionadas por la dirección de acuerdo con la naturaleza y la importancia del mensaje? X Los proveedores, beneficiarios y otros terceros conocen las normas y expectativas del proyecto a la hora de tratar con la misma? X Esas normas son evidenciadas en las relaciones diarias con terceros.? X 36 Las irregularidades cometidas por empleados de terceros son comunicadas a las personas adecuadas? X El personal es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en servicios u otros temas y se investigan y toman las acciones oportunas referentes a estas comunicaciones? X Se corrigen los errores de facturación a proveedores, investigándose y corrigiéndose las fuentes de tales errores? X Las quejas son tratadas por una persona adecuada y distinta de los empleados involucrados en las transacciones originales? X Se toman las acciones adecuadas y se notifica a los comunicantes las acciones de seguimiento llevadas a cabo? X La alta dirección está al corriente de la naturaleza y el volumen de las quejas. X Riesgo Involucrado (Bajo): En todas las áreas intervinientes en el Proyecto se constató que prevalece la comunicación informal. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Implementar mecanismos formales de comunicación que permitan asegurar la confiabilidad de la información transmitida para alcanzar el logro de los objetivos del Proyecto. SUPERVISIÓN La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. 37 SI NO A/V La dirección responsable de las operaciones compara las X existencias, distribución u otra información conseguida en el curso de sus actividades diarias con la información generada a través de los sistemas? Se lleva a cabo la integración o reconciliación de la información utilizada para gestionar las operaciones con los X datos generados por el sistema de información financiera? Se exige al personal operativo que confirmen, mediante su X firma, la exactitud de los estados financieros de sus unidades y se les considera responsables si se descubren errores? Los proveedores corroboran implícitamente los datos de facturación al pagar sus facturas. Se investigan las quejas de los proveedores sobre la facturación, indicando la existencia de deficiencias en el procesamiento de las operaciones de venta, a fin de descubrir la causa de dichas quejas. Las comunicaciones de suministradores y los estados X mensuales de cuentas a pagar se usan como una técnica de supervisión del sistema de control interno Se investigan las quejas presentadas por los proveedores X sobre las prácticas desleales de los agentes de compra. Los organismos de control proporcionan información a la X entidad sobre el cumplimiento de las normas aplicadas u otros asuntos relacionados con el funcionamiento del sistema de control interno. Se comprueban los controles que deberían haber prevenido X o detectado los problemas. Se comprueban los niveles de existencias cuando los bienes X se retiran del deposito para su envío al beneficiario o provincia. Se corrigen las diferencias que pueden producirse entre los importes registrados y los reales Se cuentan periódicamente los valores depositados por terceros con la entidad, y se comparan con los registros X existentes. Los directivos que deciden qué recomendaciones de los X auditores se llevarán a la práctica tienen el nivel de autoridad adecuado 38 X NC OSERVACIONES Se realiza un seguimiento de las acciones efectuadas para X comprobar la realización de las mismas. Se recogen los temas importantes y las cuestiones planteadas X en los seminarios de formación. Se informa a la alta dirección de las sugerencias de los X empleados, y se toman las acciones necesarias. Se requiere periódicamente al personal para que confirme su cumplimiento del código de conducta. X Se requieren firmas para acreditar la realización de funciones críticas de control, tales como la conciliación de X importes específicos. Son evaluados los elementos apropiados del sistema de X control interno. Las evaluaciones son efectuadas por empleados con los conocimientos necesarios. X Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación. X El evaluador tiene un conocimiento suficiente de las X actividades del proyecto. Se obtiene un conocimiento de cómo debería funcionar el sistema, y cómo funciona en realidad. X Se realiza un análisis utilizando los resultados de la evaluación contrastados con unos Criterios establecidos. X Se reúne el equipo de evaluación para planear el proceso de evaluación y asegurar que se realiza un esfuerzo coordinado. X El proceso de evaluación es gestionado por un directivo con un nivel de autoridad suficiente. X Existen manuales de políticas, organigramas, instrucciones X operativas, etc. Se presta atención a documentar el proceso de evaluación. Existen medios para conseguir información sobre X deficiencias de fuentes tanto internas como externas (por ejemplo, beneficiarios, proveedores, auditores y organismos de control) 39 X Existen medios para conseguir información sobre deficiencias a partir de la supervisión continuada o las evaluaciones puntuales X Las deficiencias son puestas en conocimiento responsable directo de la actividad y de un superior. del X Se informa a la alta dirección o al consejo de administración sobre algunos tipos específicos de deficiencias. X Se corrige la transacción o acontecimiento identificado. X Se investigan las causas fundamentales del problema. X Efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción X correctiva necesaria. Riesgo Involucrado (Medio): La falta de implementación de un sistema de seguimiento y monitoreo y, de supervisión, que de acuerdo a lo relevado está previsto únicamente a nivel de tareas y por los superiores inmediatos de cada área, evidencian que no se lleva a cabo una supervisión de carácter integral, ni a nivel cualitativo de las acciones, lo cual evidencia debilidad en las tareas de supervisión llevadas a cabo en el período. Recomendaciones: Llevar a cabo actividades de supervisión integrales a fin de poder efectuar el seguimiento de las acciones desarrolladas y a desarrollar, garantizando adecuados niveles de control interno, a los efectos de obtener información consistente y oportuna esencial para la toma de decisiones y la corrección de las deficiencias detectadas. Además, es importante difundir medidas destinadas a la identificación de los responsables de los controles llevados a cabo. BUENOS AIRES; 20 de octubre de 2010. 40 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (FEAPS)” CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1903/OC-AR (Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/09) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con los registros y documentación de respaldo que le dan sustento; - Test o prueba de transacciones; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de los informes presentados por los mismos; - Análisis respecto a la disposición en forma oportuna de los fondos del Préstamo canalizados a través de la cuenta bancaria asignada al Proyecto; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Confirmaciones con terceros; -Aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios. 41 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 88,67% de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos al 31 de diciembre de 2009, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría Total ejecutado en USD Proy. Pciales Fortalecimientos de Redes 177.600,13 Prov. Serv. Estrat.para Serv. de Salud 4.865.605,23 Inf.,Monitoreo, Evaluac. y Auditoría 172.659,57 Administración del Programa 189.109,13 Sub Total 5.404.974,06 Transferencia a otras Entidades 37.958,04 Total Ejecutado 5.442.932,10 % de Incidencia 3,26% 89,39% 3,17% 3,47% 99,30% 0,70% 100,00% Muestra Importe USD % 76.826,06 43,26% 4.548.552,65 93,48% 80.845,53 46,82% 82.234,80 43,49% 4.788.459,04 88,59% 37.958,04 100,00% 4.826.417,08 88,67% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objeto principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Por último, es menester señalar que la coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra Gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 20 de octubre de 2010. 42