e-Procurement: La nueva compra electrónica

“E-Procurement”
Informática y Sociedad
Integrantes: Patricio Anabalón panabalo@udec.cl
Jorge Zambrano jorgzamb@udec.cl
Profesor: Yussef Farrán
Fecha Entrega: 04 de Abril de 2005
INTRODUCCIÓN
La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico
demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor aprovechamiento de
recursos, y un manejo de información ágil y confiable para que las empresas proveedoras de
productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en el segmento de la industria en
el que se desarrollan.
La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que sean
innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los procesos internos; y es
tal vez en el área de procesos en donde existen más oportunidades de aplicar las nuevas
tecnologías para lograr ventajas competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones.
Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de
negocios, sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e integración de los
procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource Planning), sistemas para la
administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment), y de administración
de las relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías de
información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria
y la evolución de los procesos y relaciones industriales.
La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-Procurement) es una de las
diversas aplicaciones que han surgido para complementar las tecnologías de información
anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios electrónicos (e-business) utilizando las
ventajas de la infraestructura de Internet.
E-Procurement: La nueva compra electrónica
Concepto de e-Procurement
Para Rinus J, el e-procurement es automatizar la compra de recursos operativos utilizando
la nueva tecnología Internet o lo que es lo mismo, el aprovisionamiento electrónico de bienes y
servicios.
Esto supone poder gestionar todas las fases que comprende el aprovisionamiento. Estas
fases constan de los siguientes apartados:
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Definición de las necesidades.
Selección de proveedores.
Negociación del contrato con los proveedores.
Envió de pedidos.
Recepción de las mercancías.
Recepción de la factura.
Pago
Servicio postventa
Las tres primeras fases suponen una estrategia táctica de compra; mientras que a partir del
envió de los pedidos, entramos en lo que se considera la fase operativa del aprovisionamiento.
Esta nueva estrategia técnica de aprovisionamiento afecta tanto a los bienes y servicios
directos, así como a los indirectos. Aunque en la practica su utilización mayoritaria esta asentada
en los bienes indirectos. Respecto a los bienes directos, la estrategia a utilizar es la B2B
integration Server (servidor de integración para empresas) esta estrategia consiste en la
posibilidad de integración del sistema MRP (Material Requirements Planning) de las empresas
compradoras a los sistemas de planificación de sus proveedores, proporcionado información de
inventario en tiempo real. Con este sistema el comprador se beneficia del acceso a información
actualizada de las piezas de un proveedor, incluido el acceso a los calendarios de entrega de
piezas. Por otra parte, el proveedor se beneficiara del acceso a los niveles actuales de piezas del
fabricante y a sus índices previstos de consumo. La comunicación entre las aplicaciones es
posible gracias al lenguaje XML.
e-Procurement es una solución inteligente B2B, un nuevo concepto estratégico de la
gestión y aprovisionamiento de las compras. Un sistema que integra todos los procesos de
compra de productos, materiales indirectos, mantenimientos, reparaciones y servicios (MRO) de
una organización mediante procesos automatizados (Workflow), “sin papel”, aportando gestión,
control, garantía y fiabilidad en la compra (purchasing) y abierto al mundo exterior desde
Internet, un espacio virtual (Marketplace) en el que la oferta y la demanda, los proveedores y
compradores realizan sus operaciones de compra-venta.
¿Por qué el e-Procurement se va a convertir en una necesidad para las empresas?
Las razones por las que los procesos de compra terminaran adoptando este sistema de
transacción son:
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Mayor facilidad de poner en contacto a compradores y proveedores de todo el mundo.
Un mayor conocimiento de los productos en catalogo de los proveedores, así como un
mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, requerimientos y
especificaciones por parte del comprador, por lo que las transacciones quedan
personalizadas al máximo.
Poder acceder a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores.
Y todo ello con el importante ahorro en costes en cuanto a adquisición del producto o
servicio.
¿Cómo se desarrolla el proceso de e-Procurement?
La forma más habitual y simplificada de dicho proceso consiste en que una empresa
especializada en contenidos es la que pone en contacto a los suministradores o proveedores con
las empresas compradoras o usuarios, administrando los flujos de información tanto de los
productos en catalogo de los proveedores así como sus ofertas, como de los requerimientos,
necesidades y especificaciones de los compradores.
Este método de gestión de contenidos se define como modelo centralizado; siendo el
gestor de contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de información necesarios
para que el proceso de compra se genere, permanentemente actualizados y automatizados.
Ejemplos de agentes externos gestores de contenidos son Ariba y Comercce one.
Estos dos gestores de contenidos proporcionan un único punto de acceso para los
compradores. De esta forma pueden enviar pedidos automáticamente a cualquier proveedor que
este registrado en Ariba o Comercce one, sin necesidad de mantener una relación contractual con
los mismos.
Hasta la fecha, el caso más frecuentemente utilizado es que el gestor de contenidos este
dentro de la propia organización compradora, constituyendo el modelo distribuido.
Dicho modelo presenta las siguientes características:

Acceso a los flujos de información sobre los catálogos y ofertas de todos y aquellos
proveedores específicos de la empresa compradora.

Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora hacia los
proveedores de dicho sector.

Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la selección de
proveedores que realiza la empresa compradora y que quedan reducidos a las propias
especificidades del sector; además de otros problemas derivados de la complejidad de la
integración de los sistemas informáticos.
¿Cuáles son los requisitos o infraestructura necesaria para implantar un proceso de
e-Procurement basado en el modelo centralizado?
En un principio los gestores de contenidos admiten proveedores con cualquier tipo de
complejidad técnica. El nivel que utilice dependerá de su volumen de pedidos y del grado de
automatización que desee.

Los proveedores que presenten una menor complejidad técnica pueden utilizar
simplemente un explorador para captar los pedidos del gestor de contenidos. La
infraestructura que se necesita en este caso es una conexión con Internet.

Los proveedores que quieran recibir los pedidos por e-mail deberán tener una cuenta de
correo.

Otros proveedores más complejos pueden optar por recibir los pedidos mediante EDI
(Electronic Data Interchange).

Por ultimo la situación tendente actual es la de desarrollar un sitio Web que reciba los
documentos, como documentos XML y estos puedan ser procesados directamente por los
sistemas informáticos del comprador o proveedor.
La implantación de todo este sistema, no requiere una formación compleja por parte de los
destinatarios, dado el sencillo interface utilizado en su manejo. Los siguientes pasos detallan el
procedimiento que se utiliza para solicitar un pedido.

Un empleado de la organización de compras se conecta a un gestor de contenidos para
seleccionar productos o servicios de sus catálogos.

El gestor de contenidos genera una solicitud de pedido y la encamina hacia la persona
adecuada para su aprobación, dentro de la organización de compras.

Aprobada dicha solicitud, el gestor de contenidos la convierte en un pedido, enviándolo al
suministrador.
¿Cómo una vez implantado se desarrolla y crece el sistema de e-Procurement?
El gran atractivo que representa el e-procurement se pone de manifiesto en el momento en
que el sistema empieza a crecer y desarrollarse. Para ello es necesario:

Aumentar progresivamente la masa critica de los proveedores y compradores con sus
correspondientes flujos de información. Si se consigue atraer a grandes organizaciones de
compra, estas forzaran a la incorporación de los proveedores del sistema y que a su vez,
propiciara la aparición de nuevos proveedores, que no querrán quedarse atrás en este
nuevo canal de venta. Estos proveedores atraerán a nuevos compradores realimentando el
ciclo.

Y a su vez actualizar permanentemente sus contenidos.
En la medida en que esto se desarrolla, se consigue que el sistema se vuelva más atractivo
por las ventajas que aportan en ahorro de costes a las organizaciones compradoras y
suministradoras.
¿Qué otras ventajas reporta el e-Procurement a los usuarios?
Con independencia del importante ahorro en los precios de adquisición, otras ventajas que
aporta el sistema son:

Reducción de costes administrativos hasta un 70% en los gastos administrativos del
proceso de solicitud de compra. Así como una reducción de los costes del departamento
de contabilidad (Pagos a proveedores).

Reducción del tiempo requerido para llevar a cabo el ciclo de compra (FTEs = full time
equivalents), como consecuencia de la automatización de dicho ciclo ( entre un 50-70%
menos de tiempo para completar el proceso de compra).

Incremento de las ordenes de pedido por empleado, con un ahorro en costes de capital
humano.

Integración con los ERPs: Las empresas fabricantes de soluciones ERPs están
ampliando constantemente sus aplicaciones para dar soluciones entre otras cosas a la
estrategia B2B E-procurement. Así es el caso de la empresa SAP con la aplicación B2B
Procurement 2.0, orientada a la solicitud de pedidos y la adquisición de bienes y
servicios.
¿Dónde se ha implementado E-Procurement en Latinoamérica?
Cabe destacar que e-Procurement se ha implementado exitosamente en importantes sitios
gubernamentales de Latinoamérica y grandes empresas como por ejemplo:

Portal Compras Públicas del Gobierno de Brasil
www.comprasnet.net.gov.br

Portal Compras Públicas del Gobierno de Colombia
www.contratos.gov.co

Portal de Compras Públicas del Gobierno Chileno
www.chilecompras.cl

Portal de Compras públicas del Gobierno de Ecuador
www.contratanet.gov.ec

Portal de Compras Públicas del Gobierno de Guatemala
www.guatecompras.gt

Portal de Compras del Gobierno de México
www.compranet.gob.mx

Portal de Compras del Gobierno de Panamá
www.e-compras.gob.pa

Portal de Compras Públicas del Gobierno de Uruguay
www.comprasestatales.gob.uy

DHL
http://www.dhl.com/

CCU (Compañía de Cervecerías Unidas)
http://www.ccu.cl/
CONCLUSIÓN
Las aplicaciones de e-Procurement permiten la integración de la empresa con sus
proveedores, facilitan la administración de un segmento importante de la cadena de
suministros y colaboran a la automatización de procesos de procuración de materiales y los
procesos de intercambio de información interna y externa mediante el uso de tecnologías de
información. Los beneficios económicos se presentan poco tiempo después de su
implementación, adecuándose a una cultura de producción justo a tiempo y de
aprovechamiento de espacio para fines productivos y no de almacenamiento.
Dentro del nuevo y exitoso entorno de negocios electrónicos (e-Business), la
procuración electrónica de materia prima (e-Procurement) se adapta perfectamente a las
tendencias del mercado y a la infraestructura tecnológica desarrollada en Internet para permitir
la comunicación negocio a negocio (B2B). Otra de sus características es que cumple con los
requerimientos de seguridad en la información y facilita el acceso de las partes involucradas
sin necesidad de implementar equipo tecnológico costoso o especializado. Sólo es necesario el
acceso a Internet, lo cual también es una ventaja de esta tecnología en cuanto a costos de
implementación y operación.
GLOSARIO DE TERMINOS
B2B: Business to Business. Comercio electrónico entre empresas. El e- Procurement es una
aplicación específica del B2B.
EDI: Electronic Data Interchange. Intercambio de datos entre sistemas heterogéneos para el
soporte de transacciones., no limitándose a la exportación de datos sino a una interacción real
entre los sistemas.
El problema que tiene es que su implementación es difícil y costosa y exige una solución única
para cada dos empresas.
MRP: Material Requirements Planning (Planificación de las necesidades de los materiales).
Sistema de planificación que mediante un conjunto de procedimientos lógicamente relacionados,
traduce un Programa Maestro de Producción en necesidades reales de componentes, con fechas y
cantidades.
XML: eXtensible Markup Lenguaje (Lenguaje de Marcas ampliado). Este lenguaje resuelve el
problema de identificar lo que envía un sistema a otro, es decir permite que los sistemas
informáticos puedan recibir documentos entre sí y entenderlos de forma automática. Así cuando
el sistema del proveedor envía la factura al comprador, el sistema de éste sabe que es una factura
y también sabe extraer los datos relevantes e introducirlos en el proceso. Es la clave para EDI e
Internet.
BIBLIOGRAFIA
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
http://www.websdirect.net/asp/soluciones_e-procurement.asp
http://www.iberomunicipios.org/default.asp?id=10007&idc=10007
http://www.idg.es/computerworld/procurement.asp
http://www.peoplesoft.cl/corp/en/news_events/news/database/int_press_release.jsp?doc=7
F870F2F562F663783256BE500689DD2&language=es
http://www.cio.com/archive/061503/eproc.html
http://www.azurian.com/procurement.html