BUENOS AIRES, 28 de septiembre de 1999 VISTA la Actuación N° 700/98 del registro de la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN y, CONSIDERANDO: Que el artículo 85 de la Constitución Nacional pone a cargo de la Auditoría General de la Nación el control externo de la Administración Pública Nacional, cualquiera fuera su modalidad de organización. Que en cumplimiento del mandato constitucional y lo concordantemente dispuesto por el artículo 118 inciso h) de la Ley 24.156, se realizó la auditoría de los estados contables del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997 de LOTERIA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO. Que en el marco de dicha tarea se efectuó la evaluación general del ambiente de control interno existente en la sociedad con el propósito de conocer el grado de confiabilidad del mismo y así establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicados en la revisión de los mencionados estados contables. Las tareas de campo propias del objeto del exámen fueron desarrolladas en el período 01-02-98 al 30-06-98. Que la citada labor fue efectuada de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante Resolución nro. 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24156. Dichas normas son compatibles con las adoptadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal. Que la Comisión de Supervisión respectiva ha producido el despacho correspondiente, compartiendo los términos del informe elaborado por la Gerencia General de Control del Sector Público Nacional no Financiero. Que dicho informe fue puesto en conocimiento de la sociedad auditada, la que ha vertido su opinión sobre cada comentario incluido en el referido informe. Que el Colegio de Auditores Generales, en su sesión del día 12/ 08/ 99 ha dado aprobación al informe de que se trata. Que el Presidente de la Auditoría General de la Nación ejerce la representación del órgano. Por ello, EL PRESIDENTE DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA NACION RESUELVE: ARTICULO 1° : Aprobar el informe producido por la Gerencia General de Control del Sector Público Nacional No Financiero, referido a la evaluación general del ambiente de control interno existente en LOTERIA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, que obra a fojas 83 / 103 de la actuación N° 700/98 - AGN-. ARTICULO 2° : Poner en conocimiento del Presidente de LOTERIA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO y de la SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL, la presente resolución. ARTICULO 3° : Regístrese, comuníquese a la COMISION PARLAMENTARIA MIXTA REVISORA DE CUENTAS. Cumplido, archívese. RESOLUCIÓN N° 120/ 99. Buenos Aires, 31 de julio de 1998 Sres. Presidente y Directores de LOTERIA NACIONAL SOCIEDAD DEL ESTADO Santiago del Estero 126 - Capital Federal En uso de las facultades conferidas por el artículo 118 de la ley 24156 la AUDITORIA GENERAL DE LA NACION procedió a efectuar un examen en el ámbito de la empresa LOTERIA NACIONAL S.E., con el objeto que se detalla en el apartado I siguiente. I - OBJETO DE AUDITORIA Revisión de la estructura de control interno adoptada por la sociedad, referida al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, con el propósito de conocer el grado de confiabilidad de la misma y así establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar en la revisión de los estados contables a dicha fecha. II - ALCANCE DE LA AUDITORIA Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante la resolución N° 145/93, dictada en virtud de las facultades conferidas por el artículo 119 inciso d) de la ley 24.156. Dichas normas son compatibles con las adoptadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal. Nuestra revisión de la estructura de control interno no implica un minucioso estudio y evaluación de ninguno de sus elementos y no fue realizada con el objetivo de brindar recomendaciones detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno de la sociedad para evitar o detectar errores o irregularidades. El trabajo desarrollado ha consistido en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contable generada por la Sociedad y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. Dicho examen tuvo lugar entre los días 1-2-98 y 30-6-98. En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe, respecto a la evaluación de control interno, cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen y por lo tanto, no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar. III - COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES A. OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES I. ASPECTOS REFERIDOS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CANALES DE INFORMACION 1.- CANALES DE INFORMACION FALTA DE CONCILIACION EXPLOTACION QUINIELA. CUENTA NRO. 413103 - PRESCRIPCION QUINIELA. OBSERVACION El Departamento Registraciones contabiliza las prescripciones de la explotación LA QUINIELA, en base a un listado de devengado emitido por Ciccone Calcográfica S.A. Pero a su vez, LNSE cuenta con un Departamento de Prescripciones que emite un listado denominado "prescripciones reales del mes", cuyos datos no guardan coincidencia con aquellos efectivamente contabilizados según el párrafo precedente. Lo descripto anteriormente, evidencia falencias en los controles y falta de conciliación entre las informaciones generadas. RECOMENDACION Se recomienda proceder a la conciliación de la cuenta "Prescripción Quiniela", confrontando lo informado por Ciccone Calcográfica S.A. y la información generada en el Departamento Prescripciones de LNSE. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se procederá a realizar un relevamiento de ambos listados con el objeto de lograr la conciliación de la cuenta Prescripción Quiniela contabilizada en base a lo informado por Ciccone Calcográfica S.A. y la información generada en el Departamento Prescripciones de esta Sociedad. 2.- EXPLOTACION LOTERIA. POTESTADES DE LA DIRECCION OBSERVACION Del análisis efectuado, no resultaría procedente la aplicación del artículo 16 de la Resolución de Presidencia de LNSE Nro. 45/94 Anexo I (Reglamento para la participación de niños cantores) modificada por la Resolución Nº215/94, art.1º, debido a que el importe que corresponde afectar como recurso propio de Lotería Nacional Sociedad del Estado se encuentra expresamente fijado por una Ley Nacional . A través de las Resoluciones mencionadas, se resuelve deducir del 1°, 2° y 3er. premio programado de cada sorteo de Loteria el 1 %, el cual es distribuido de la siguiente manera y de acuerdo con los destinos descriptos a continuación, según sean sorteos ordinarios o extraordinarios : SORTEOS ORDINARIOS: Para las entidades adheridas representadas por los niños cantores (art.11 Reglamento) 1) 40 % Para los niños cantores (art.12 Reglamento) 2) 30 % Para LNSE en concepto de Prescripciones (art. 16 Reglamento) 3) 30 % SORTEOS EXTRAORDINARIOS: Para las entidades adheridas representadas por los niños cantores (art.13 Reglamento) 1) 10 % Para los niños cantores (art.13 Reglamento) 2) Para LNSE en concepto de Prescripciones.(art. 16 Reglamento) 3) 84 % 6% Mediante estas Resoluciones, LNSE produce un incremento de sus recursos, que no son los establecidos en la Ley N° 18226 y modificatorias, cuyo monto durante el año 1997 ascendió a $ 166.036,50. RECOMENDACION Como consecuencia de lo expuesto precedentemente, se recomienda realizar el análisis pertinente a fin de regularizar los montos involucrados. COMENTARIOS DE LA EMPRESA LNSE continúa con el análisis pertinente dándole intervención a la Gerencia de Asuntos Jurídicos; de corresponder se propiciará la modificación de la Resolución correspondiente. 3.- CUENTA CORRIENTE LOTO BUENOS AIRES-ATRASOS EN COBRANZAS OBSERVACION Se observó que no se cumplen los plazos de cobranza previstos en el convenio celebrado entre LNSE y el Instituto Provincial de Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires para la comercialización del LOTO. En dicho convenio se establece que, en caso de mora en los pagos, el Instituto debe abonar la tasa vigente para operaciones de descuento en el Banco de la Nación Argentina. No obstante lo mencionado, en ningún caso le fueron debitados al Instituto los intereses correspondientes. RECOMENDACION Debitar al Instituto Provincial de Lotería y Casinos de la Provincia de Buenos Aires los intereses por mora en los pagos, que surjan de la aplicación del convenio vigente para la comercialización del LOTO. En caso de que exista algún motivo por el cual las autoridades de LNSE entiendan que no resulta aplicable o recomendable esta práctica, a los efectos de deslindar responsabilidades respecto del cumplimiento del convenio, debería dejarse constancia de esta decisión en actas de Directorio. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se procedió a circularizar al Instituto Provincial de Loterías y Casinos de la Provincia de Buenos Aires a efectos de poner en su conocimiento la observación formulada en la Carta de Recomendaciones por parte de la Auditoría General de la Nación, quien recomienda se proceda a la aplicación de recargos por mora previstos en el convenio celebrado entre esta Sociedad y el mencionado INSTITUTO en los casos de transferencias fuera de término. 4. RECUENTOS OPERADORES DE CARTONES DE BINGO EN PODER DE AGENTES OBSERVACION No se efectúan arqueos sorpresivos de cartones de bingo en poder de los agentes operadores, por parte de ningún sector de LNSE. RECOMENDACION Realizar arqueos sorpresivos periódicos de cartones de bingo en poder de los agentes operadores, confrontando dichos recuentos con los registros de cartones entregados por LNSE, de modo de reforzar los controles tendientes a prevenir eventuales utilizaciones indebidas de los mismos. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se analizará entre las Gerencias de Fiscalización y de Mercado, la factibilidad de realizar arqueos sorpresivos periódicos de la existencia de cartones de bingo en poder de los Agentes Operadores de Bingo. 5. OBTENCION DE ESTADOS CONTABLES DE AGENTES OPERADORES DE BINGO OBSERVACION Actualmente no es un procedimiento habitual de la empresa, la obtención de los estados contables anuales de las sociedades operadoras de bingos. Al respecto, cabe mencionar que los contratos firmados con dichas sociedades otorgan a LNSE la facultad de requerir dicha documentación, y asimismo la Res.251/95 (Estructura Orgánico-Funcional de LNSE) incluye, dentro de las acciones a desarrollar por el Departamento de Fiscalización Bingos, las tareas de verificación de la contabilidad de los agentes operadores. RECOMENDACION Solicitar a los agentes operadores que anualmente envíen a LNSE un ejemplar de sus estados contables. La obtención de los mismos, y la posterior conciliación de las cifras de ingresos que surgen de ellos con los importes registrados por la Sociedad, permitiría realizar comprobaciones globales de razonabilidad de los montos recaudados, reforzando de este modo los controles sobre este juego, especialmente teniendo en cuenta la alta significatividad que el mismo reviste para LNSE. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se ha dado cumplimiento a la observación mencionada procediendo a solicitar a todos los agentes operadores de Bingo sus Estados Contables; documentación ya recepcionada en esta Sociedad, la cual se encuentra a disposición de la Auditoría General de la Nación en la Gerencia de Fiscalización. 6. PAGOS DE CARGAS SOCIALES EN EXCESO OBSERVACION Durante los meses de febrero, marzo, abril y mayo de 1995 se realizaron depósitos en exceso en concepto de cargas sociales por un total de $ 65.008,32, por problemas en la emisión del Formulario 902. El crédito por este concepto se halla contabilizado en la cuenta 134110, y hasta la fecha de nuestra revisión no se había efectuado ninguna gestión para su recupero, pese a haber transcurrido dos años y medio aproximadamente desde el origen del mismo. RECOMENDACION Realizar las acciones tendientes a regularizar la situación descripta. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Con respecto a la realización de depósitos en exceso en concepto de cargas sociales por un total de $ 65.008,32 durante los meses de febrero, marzo, abril y mayo de 1995 se ha procedido a realizar el ajuste correspondiente. COMENTARIO DE LA RESPUESTA DE LA EMPRESA Si bien se ha efectuado el ajuste contable entendemos que se deberían agotar las distintas gestiones para su recupero a los efectos del correcto salvaguarda de los activos. 7. SISTEMA INFORMATICO OBSERVACION 7.1. Pudo comprobarse que la unidad de cartridge que se recibe de Ciccone Calcográfica S.A. no es compatible con la unidad de lectura provista por la misma Entidad, motivo por el cual el registro mencionado debe ser procesado en instalaciones ajenas a Lotería Nacional S.E. RECOMENDACION Implementar la adecuación del cartridge de manera que se compatibilice con su unidad de lectura, o bien utilizar cintas en lugar de los mencionados cartridge. COMENTARIOS DE LA EMPRESA A mediados de 1997 se comenzaron a recibir cintas magnéticas de carrete abierto del juego LOTO, compatibles con el lector de nuestro Centro de Cómputos y poco tiempo después se empiezan a controlar todos los sorteos del mencionado juego. OBSERVACION 7.2. No existe un procedimiento escrito a los efectos de dar altas o bajas de usuarios de la red y sus claves. Tampoco se formalizan por escrito las solicitudes de baja. RECOMENDACION Se debería establecer un procedimiento, que tenga como norma el llenado de un formulario de solicitud de novedades de clave de acceso, donde deberán constar como mínimo, los datos que esta auditoría entiende necesarios: Datos del usuario, qué perfil debe tener, quién lo solicita, quién lo autoriza, fecha y firma del responsable que ingresa la novedad, procediendo luego a su archivo dentro de la documentación de la instalación, y a su vez remitiendo por sobre cerrado las claves correspondientes a la Gerencia de Sistemas para su depósito en la caja fuerte. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Si bien existe un procedimiento, el mismo no está reglamentado. Las claves de acceso son cambiadas cada 20 días, teniendo las claves de acceso irrestricto solamente el Jefe de Departamento Registraciones, el Subgerente de Contabilidad y el Gerente de Administración. OBSERVACION 7.3. Del relevamiento surge, que no hay una rutina programada del cambio de claves de los usuarios con autorización de acceso al sistema. Asimismo, hay claves de acceso que son genéricas y/o de público conocimiento. En consecuencia, se posibilita que el conocimiento de las claves, tome estado público facilitando de esta forma que personas no autorizadas ingresen a los sistemas desvirtuándose los controles que se pretenden establecer. RECOMENDACION Eliminar la asignación de claves genéricas y establecer la rutina del cambio de claves de acceso al sistema. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La política de claves de acceso se modificó con la implementación del “Anexo D” Sistematización Administrativa - durante el transcurso de este año, finalizando a mediados del año 1.998. OBSERVACION 7.4. Hemos observado que no es llevado un registro de fallas de equipos, por lo que no se cuenta con una estadística del desgaste del Hardware de la instalación, que permita poder contar con elementos de negociación frente al proveedor cuando sea necesario el recambio de elementos defectuosos y/o la incorporación de nuevas herramientas. RECOMENDACION Desarrollar un sistema que contemple todos los requerimientos, inventario, altas, bajas, fallas, reparaciones, estadísticas. COMENTARIOS DE LA EMPRESA En la actualidad y en algunos casos, se están guardando los comprobantes efectuados por quienes realizan la reparación de los equipos y se lleva una planilla de cálculo en la cual figura el inventario de todos los equipos con sus respectivas configuraciones. En la medida que lo permitan nuestros recursos humanos se desarrollará un nuevo sistema. * AREA SISTEMAS (Sistema de Presupuesto y Patrimonio) OBSERVACION 7.5. No son ejecutadas las Normas de Procedimiento establecidas en las Resoluciones 115/97 Anexo III y 219/94 Anexo III, que obligan a mantener documentación de control sobre los sistemas. Dichas normas son necesarias como apoyo imprescindible en la administración de los sistemas, complementándose con una adecuada metodología de trabajo. En lo concerniente a la seguridad de la información, se carece de instrucciones escritas para realizar el resguardo de las aplicaciones. RECOMENDACION Implementar las políticas tendientes a generar un adecuado ambiente de control y seguridad para la información obtenida. COMENTARIOS DE LA EMPRESA En el año 1997 se cumplió con lo expuesto en el anterior comentario de esta Gerencia para este punto, con excepción de la documentación de las aplicaciones, que se han reclamado al proveedor. ** AREA: CENTRO DE CÓMPUTOS - RISC. 6000 OBSERVACION 7.6 No existen dentro del centro de cómputos archivos ignífugos, lo que expone a la instalación a contingencias que dejarían sin capacidad de procesamiento a la información del Organismo ante cualquier catástrofe. RECOMENDACION Dotar al centro de cómputos de la Sociedad de los elementos indicados, tendientes a prevenir posibles contingencias. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se tramita a través del expediente 373144/96 cde. 1, propulsado por esta Gerencia de Sistemas, elevándose el correspondiente pliego el 21-9-96. COMENTARIO A LA RESPUESTA DE LA EMPRESA El expediente indicado durante este período se encontraba archivado. “ANEXO D” OBSERVACION 7.7. Se solicitó a dicha Gerencia los Soportes de Información ( relevamientos, programas, pruebas de implementación y pruebas de control realizadas) para la implantación de la Sistematización Administrativa, obteniéndose como respuesta que la misma no cuenta con la totalidad de dichos elementos. RECOMENDACIÓN Requerir dicho material a las empresas proveedoras ya que la gerencia no cuenta con la documentación respaldatoria necesaria y descripta precedentemente, la cual es imprescindible para realizar los controles respectivos. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Fue entregada documentación correspondiente a dos manuales de menúes y pantallas. COMENTARIO A LA RESPUESTA DE LA EMPRESA La documentación es poco significativa. OBSERVACIÓN 7.8 Se detectó que no se implementaron los programas de control aplicables a los procesos posteriores a los cierres de sorteos de los distintos juegos que explota L.N.S.E., de acuerdo a la Resolución número 140/96, artículo 5.2 de L.N.S.E.. RECOMENDACIÓN Implementar los programas de control de acuerdo a la Resolución número 140/96 de L.N.S.E.. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se regularizó durante el año 1997 para la explotación Loto. COMENTARIO GENERAL DE LA EMPRESA SOBRE LAS CARACTERISTICAS DE LA SISTEMATIZACION ADMINISTRATIVA EN IMPLEMENTACION (ANEXO D) Es oportuno señalar que todos los comentarios de la Gerencia efectuados oportunamente con relación a las observaciones efectuadas se encuentran en la actualidad en plena etapa de implementación y puesta en marcha. Sobre el particular, cabe mencionar que la solución por la que se optó consiste en un sistema que incluye: • Integración: Los sistemas y módulos componentes del Sistema de Información estarán integrados entre sí de forma tal que ninguna operación deberá ser ingresada más de una vez. Esto permitirá una mayor y mejor cantidad de controles automáticos y se evitará la duplicación de tareas y dispersión de esfuerzos Base de datos: Se implementará un modelo relacional de base de datos. La integridad referencial estará garantizada en el mismo modelo con la extensión provista por el producto administrador. • Administración de la Base de datos: Este módulo contemplará el control por parte del usuario del siguiente conjunto de operaciones; Seguridad de Acceso: Realiza la Administración de la seguridad en los accesos y los datos. Estará basado en el concepto de usuarios identificados por una clave de acceso (Password). Cada usuario, a su vez, puede pertenecer o no a uno o más perfiles definidos en el sistema de Base de Datos. El usuario o grupo de usuarios, podrá tener a nivel de datos la posibilidad de realizar ciertas operaciones. Por ejemplo: poder consultar y no modificar. Back-up y Recuperación: El motor de Base de Datos tendrá un mecanismo de "Logging de Transacciones" que permite recuperarse ante fallas de software o de hardware. El primer caso si uno o más procesos fallaran por circunstancias diversas, todas las transacciones inconclusas volverán a su estado inicial. En el caso de fallas de hardware deberá verificarse el daño ocurrido, para realizar la operación correctiva adecuada. Por ejemplo: Restaurando la Base de Datos con el último Back-up y luego aplicar todos los "Logs" posteriores a dicho Back-up. El sistema permitirá mecanismos de resguardo como el Back-up y la correspondiente recuperación "Restore". • Entorno multiusuario: La aplicación se ejecutará en un entorno de red facilitando el acceso de múltiples usuarios a datos compartidos. El sistema proporcionará métodos eficaces de utilizar y compartir datos entre usuarios manteniendo la integridad y consistencia. • Flexibilidad. El Sistema de Información estará preparado para adaptarse con facilidad a los cambios que se propongan en forma rápida y sencilla. • Integridad de los datos: El sistema propuesto asegura la integridad de los datos controlando que no se agreguen, cambien o eliminen datos que harían que algunas partes de la base de datos fueran no válidas o no exactas. La integridad referencial de los datos se mantendrá, ya sea porque el usuario está cambiando valores mediante las interfaces del sistema, como si accede en forma directa a los datos. La misma estará asegurada tanto en el modo central como en los remotos. • Interfaz con el usuario: La aplicación será Forms 3.0. Todos los componentes de Interfaz de usuario estarán en castellano. El sistema tendrá un criterio uniforme para el uso de todas las pantallas de acceso al mismo teniendo en cuenta todas las facilidades que el producto de desarrollo permite. También solicitará la confirmación en todas las Altas, Bajas o Modificaciones, que se realicen a través del programa. De no confirmarse esas modificaciones, al salir del programa, los datos volverán automáticamente a la situación anterior a la del inicio de las tareas. Para facilitar las tareas al usuario el sistema presentará en pantalla una lista de aquellos valores que se encuentran tipificados, de donde puede elegirse uno. Esta facilidad estará disponible para el llenado de todos aquellos campos que tendrán una tipificación establecida en el sistema. • Ayuda en línea: El sistema permitirá que junto a la distribución de ejecutables se provea una tabla para ayuda del usuario. Se dispondrá de una versión por pantalla del capítulo correspondiente del manual del Usuario. • Reportes: Estarán integrados y podrán ser solicitados desde las opciones de menú correspondientes o por la invocación de algún programa on-line. La emisión de reportes permitirá: *Visualización por pantalla del reporte, permitiendo "scroll". *Emitir por impresora. *Generación de archivos ASCII. • Seguridad de acceso: Las Aplicaciones a ser desarrolladas contarán con un Módulo de Seguridad, que permitirá proteger la información administrada por el sistema, y otorgar los permisos para que los distintos usuarios puedan utilizar las funciones que les competen. El esquema de seguridad de los Sistemas ofertados contempla las siguientes opciones: + Grupos: Los permisos y accesos se deben definir a nivel de grupos de usuarios con las mismas funciones. + Usuarios: Se les deben otorgar los permisos propios de los grupos a los que pertenecen. + Funciones: El sistema debe permitir controlar la ejecución por usuario de las distintas funciones que tenga. + Acciones: Dentro de cada función debe determinarse distintas acciones, como ser la actualización, la consulta, etc. A los grupos se les debe asignar permisos para estas acciones en particular. • Utilización: El desarrollo facilitará el uso potencial de las herramientas permitiendo aprovechar al máximo las ventajas y bondades que brindan. Sincronismo en la actualización de los datos A efectos de resolver los conflictos en la actualización concurrente de registros en las bases de datos se aplicará el siguiente método. Dado que los problemas de recuperación y concurrencia en sistemas de bases de datos están directamente vinculados a la noción de procesamiento de transacciones, se aplicará, para su resolución técnicas programadas de COMMIT (compromiso) y ROLLBACK (retroceso) de los datos a grabar, garantizando en términos específicos que si la transacción ejecuta algunas modificaciones y luego se presenta una falta (por cualquier razón), antes de que llegue a término normal la misma, se anularán dichas modificaciones retornando la base de datos a su estado anterior. Así, o bien la transacción se lleva a cabo en su totalidad, o se cancela en su totalidad, (es decir, se hace como si jamás se hubiese ejecutado). En síntesis, se emitirá un COMMIT si fueron realizadas con éxito las modificaciones, con lo cual se comprometerán las alteraciones en la base de datos y se volverán permanentes. En cambio si algo sale mal, (o sea que alguna proposición de modificación produce una condición de error), emitirá el sistema un ROLLBACK, a fin de anular todas las modificaciones hechas hasta el momento. Estas técnicas, en términos generales, mantendrán internamente un registro detallado de todas las operaciones de actualización, en particular, los valores inicial y final del objeto actualizado. Por lo tanto, si resulta necesario anular alguna modificación específica, el sistema puede utilizar la entrada correspondiente para restaurar el valor original de dicho objeto. Por lo tanto, como se señaló hasta el momento, la concurrencia de los registros se garantizará mediante la técnica del “compromiso en dos fases”, que coordinados por una aplicación garantizará que los administradores de recursos (DBMS), de las diferentes bases de datos, comprometan o anulen al unísono las modificaciones de las cuales son responsables, a través del protocolo de bloqueo mutuo atacando los problemas típicos de: a) Modificación perdida. b) Dependencia no comprometida. c) Análisis inconsistente. 8.- CUENTA CORRIENTE N° 900074 - BANCO CAJA DE AHORRO S.A. (PRIVATIZADO) OBSERVACION Desde el año 1993 se viene observando que la empresa tiene previsionados los montos correspondientes a las cuentas Nro.900074 y 904599-31 de la Caja Nacional de Ahorro y Seguro por un importe de $ 4.674.912,08 y $ 138.000,00, respectivamente. RECOMENDACION Atento al transcurso del tiempo y los reclamos efectuados por la sociedad sin resultados positivos, resultaría conveniente que la Gerencia de Asuntos Jurídicos iniciara las acciones judiciales pertinentes. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Ante la imposibilidad del recupero del saldo de la Cta. Cte. antes mencionada, y teniendo en cuenta que la situaciòn descripta ya se encuentra totalmente previsionada, se procedió a iniciar Expediente bajo el Nª 370840/99 , solicitando la intervención de la Gerencia de Asuntos Jurídicos para que se analice la factibilidad de cancelar los saldos deudores contra la previsión contable ya constituida a tales efectos en los ejercicios anteriores. ACLARACION AL COMENTARIO DE LA EMPRESA De acuerdo con evidencias suministradas por la empresa con posterioridad, el importe correcto para la cuenta Nro.900074 es de $ 3.499.505,01, por lo que su saldo contable y el de su correspondiente previsión se hallan sobrevaluados en $ 1.175.407,07. II. ASPECTOS CONTABLES 1. PREVISIONES OBSERVACION Del análisis de la cuenta Fondo Reserva Lotería surge lo siguiente: La mencionada reserva fue constituida el 31 de octubre de 1989 por Disposición Nº 3190/89 de la Intervención, con el objetivo de cubrir posibles créditos incobrables, por un monto de $ 20.000,-. Teniendo en cuenta que fue establecido en un contexto de alta inflación, la misma no cumple con el fin para el cual fue creada, por no llevarse a cabo una actualización de la misma. Asimismo, podemos mencionar que desde la formación de Lotería como Sociedad del Estado nunca fue considerado su tratamiento por el Directorio. Por otra parte la Disposición contempla la apertura de una cuenta bancaria en donde se deben depositar los fondos que constituyen dicha reserva, procedimiento que no fue realizado por la Empresa. RECOMENDACION Analizar la vigencia de la Disposición 3190/89 y eventualmente proceder a su derogación, dando de baja el Fondo mencionado. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Tomando en cuenta la Recomendación emanada de esa Auditoría General, la Sociedad propició la derogación de la Disposición Nº 3190/89. Sin embargo, se continúa con dicha retención sobre la comisión de los Agentes sobre la explotación Lotería, integrando esos importes el Fondo Compensador dada la similitud de las características. 2. CONFECCION DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES OBSERVACION La Sociedad carece de un Manual de Normas y Procedimientos Contables. RECOMENDACION Recomendamos, como una primera etapa, la confección de un Manual de Normas y Procedimientos Contables con su respectivo Manual de Cuentas para el Departamento Registraciones, integrándolo con posterioridad al de Normas y Procedimientos para toda la Empresa. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La confección de los manuales que se tratan se instrumentará en el entorno del denominado Mejoras Continuas de los Sistemas Administrativos que se instrumentarà a partir del primer trimestre del año 1999. 3. RESOLUCION 923/91 OBSERVACION La Resolución 923/91 establece una retención sobre el importe pagado de los tres primeros premios de cada sorteo de Lotería, para hacer frente al pago de los niños cantores y de las entidades adheridas. De la auditoría realizada surge que, al 31 de diciembre de 1994, se encontraba pendiente de distribución un saldo de $ 440.993,30, al 31 de diciembre de 1995 un monto de $ 465.291,83, al 31 de diciembre de 1996 un importe de $ 414.084,13 y al 31 de diciembre de 1997 de $ 299.673,72. RECOMENDACION Se recomienda proceder a su asignación respectiva. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se ha procedido a analizar la evolución de los saldos pendientes de distribución teniendo en cuenta la Resolución 923/91, destacándose una notoria disminución al cierre del Ejercicio 1998. 4. FONDOS DE GARANTIA Y DE PROMOCION - PARTIDAS ANTIGUAS OBSERVACION La conciliación de las cuentas 214101-Fondo de Garantía, y 214102-Fondo de Promoción, con sus correspondientes contrapartidas en depósitos a plazo fijo, presenta varias partidas de muy antigua data (algunas de 1992) que se encuentran pendientes de ser regularizadas. Entre las más significativas pueden citarse las siguientes: CONCEPTO SEGUN CONCILIACION a) FONDO DE GARANTIA Pagado Julio Cabana-octubre 1993 Ingresos de caja entre octubre 1992 y diciembre 1994 Retenido no pagado año 1993 Retenido para pago Dalesio-mayo 1994 IMPORTE (62.210,63) 14.920,69 3.453,73 4.060,66 b) FONDO DE PROMOCION Partidas pendientes sin discriminar año 1993 Idem año 1994 Idem año 1995 Diferencias en depósitos marzo 1996 148.149,83 (164.226,82) (78.896,08) (64.720,25) RECOMENDACION Analizar las partidas conciliatorias y proceder a contabilizar los ajustes que resulten de dicho análisis, de modo que los Fondos de Garantía y de Promoción estén adecuada e íntegramente respaldados por los plazos fijos correspondientes. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se continúa con el proceso de análisis de las partidas que son de antigua data, de corresponder se procederá a contabilizar los ajustes que resulten como consecuencia de dicho análisis. B .- OBSERVACIONES DEL PRESENTE EJERCICIO. I.-ASPECTOS REFERIDOS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CANALES DE INFORMACION. 1. RECURSOS DE LA SUBGERENCIA DE ASUNTOS JUDICIALES OBSERVACION La Subgerencia de Asuntos Judiciales está constituida por siete abogados y cuatro empleados administrativos. Se observa que dicha dependencia está dotada de insuficientes recursos técnicos en relación al volumen de juicios que tramita, pues dispone de una sola computadora personal, escasa bibliografía, dificultoso acceso a jurisprudencia y no se recepciona Boletín Oficial ni revistas jurídicas. RECOMENDACION Incrementar la dotación de elementos técnicos, reestructurar el sistema informático, procediendo a incorporar software en "red", a los fines de optimizar la tarea de la subgerencia y su control. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La Empresa participa de la observación practicada procediendo oportunamente a proveerse del equipamiento informático pertinente. 2. JUICIOS RADICADOS EN LA CIUDAD DE MAR DEL PLATA OBSERVACION De la comparación del informe general producido por la Subgerencia de Asuntos Judiciales y la información proporcionada por el estudio jurídico que tramita las causas con sede en la Ciudad de Mar del Plata, se han observado algunas discordancias con referencia a la cantidad y cuantificación del universo de juicios. Dichas anomalías se han revertido a través del chequeo y cruce de ambas bases de datos. RECOMENDACION Se sugiere mantener conciliaciones periódicas con el estudio jurídico de Mar del Plata a fines de evitar desfasajes de información. COMENTARIOS DE LA EMPRESA LNSE toma nota de la observación pertinente y se procederá a mantener un contacto periódico con el estudio Jurídico con sede en la ciudad de Mar del Plata a fin de evitar futuros desfasajes de informaciòn. 3. DESACTUALIZACION DE BASE DE DATOS DE JUICIOS OBSERVACION De la muestra de carpetas de juicios auditadas se observó que en algunos casos existe desactualización en la base de datos, en relación al estado procesal real de los expedientes. RECOMENDACION Se sugiere implementar una metodología que agilice la actualización de la base de datos a los fines que la misma refleje el estado real de los expedientes. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Se procederá a implementar una metodología que permita agilizar la actualización de la base de datos a fin de que refleje el estado real de los expedientes. 4. DIFERENCIAS EN EL UNIVERSO DE JUICIOS OBSERVACION De reuniones mantenidas con la Subgerencia de Asuntos Judiciales y la Unidad de Auditoría Interna se han detectado diferencias entre el universo de juicios obrante en ambos sectores. A partir de la intervención de la AGN, dicha discordancia se ha subsanado razonablemente mediante la unificación de la información y depuración de los respectivos archivos de las dependencias aludidas. RECOMENDACION Se sugiere profundizar el procedimiento de control de la información a los fines de mantener uniformado el universo de juicios. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La Empresa reconoce que existía la discordancia por aplicación de distintos criterios en el universo de juicios; destacando que se ha subsanado razonablemente por la utilización de información unificada. 5. CUENTA 113.112. SUMAS PENDIENTES DE RECUPERO DGI OBSERVACION En la cuenta Nº113.112 figura un crédito a recuperar de la DGI por un importe de $ 21.941,16, que data de 1995 (el que se habría originado durante la gestión de la empresa en el Casino Central de Mar del Plata), por el cual no hay constancias de que se estén efectuando actualmente gestiones tendientes a su recupero. RECOMENDACION Analizar la factibilidad de recupero del importe mencionado, y de no resultar posible el mismo, proceder a dar de baja el mismo. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Ante la poca significatividad del importe y la dificultad que representa el recupero del mismo es que se propicia el ajuste para dar de baja el saldo que registra la misma. COMENTARIO DE LA RESPUESTA DE LA EMPRESA No obstante el ajuste practicado se recomienda seguir con las gestiones tendientes a su recupero. II. ASPECTOS CONTABLES 1. JUICIOS TERMINADOS INCLUIDOS EN LA PREVISION OBSERVACION Se han detectado juicios que figuraban previsionados aún cuando se había obtenido sentencia favorable o se habían abonado los montos de la condena. RECOMENDACION Se recomienda establecer un procedimiento por el cual la Sub-gerencia de Asuntos Judiciales informe a la Gerencia de Administración los juicios que finalizan, a efectos de que contablemente se los dé de baja de la previsión, de modo que el monto previsionado responda a juicios que se encuentren efectivamente en trámite. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Como consecuencia de lo ya expuesto la unificación de criterios ya mencionada permitirà que la previsión contable refleje los juicios que se encuentran efectivamente en trámite. 2. CONCILIACIONES BANCARIAS OBSERVACION En la revisión de las conciliaciones bancarias al cierre del ejercicio se observó la existencia de una partida conciliatoria por un importe significativo ($ 2.830.852,79), y otras por montos menores, por las cuales no había una clara identificación de su concepto, ni se había investigado su origen. RECOMENDACION Se recomienda que la tarea del Departamento Registraciones no se limite a la tarea mecánica de conciliar los saldos bancarios con los extractos, sino que dicha labor incluya el anàlisis de todas aquellas partidas no usuales y/o de montos significativos, dado que las mismas pueden revelar la necesidad de adoptar diversos cursos de acción, como ser realizar ajustes contables, efectuar algún reclamo al banco, etc. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La cuenta 780-21 Banco Nación es la que absorbe la mayoría de los movimientos de los fondos de esta Sociedad, que por su diversidad y heterogeneidad requiere un importante trabajo de conciliación. Se realiza una conciliación diaria de los saldos que no solamente supone la confrontaciòn con el extracto bancario sino que, una vez detectadas las diferencias, se investiga el origen de las mismas. Se procederá a tomar recaudos necesarios para que todas las partidas estén respaldadas con la documentación pertinente. 3. DEUDAS FISCALES. SALDO A FAVOR. OBSERVACION Del análisis de la cuenta Impuestos a pagar (242.101) surgen tres importes a favor de la empresa por un total de $ 213.443,66 con fechas de origen entre noviembre de 1992 y diciembre de 1993, monto que hasta el presente se encuentra pendiente de ser recuperado. RECOMENDACION Analizar la procedencia de dicho crédito y en base a los resultados de dicho análisis, proceder a gestionar su recupero o bien, en caso de no ser viable el mismo, darlo de baja. COMENTARIOS DE LA EMPRESA Los importes que conforman los saldos mencionados datan mayoritariamente del Ejercicio 1992, corresponden a depósitos efectuados por retenciones de premios pagados en exceso, devueltos por los beneficiarios. Los plazos para efectuar el pedido de repetición prescribieron por el transcurso del tiempo por lo que se propicia su baja. 4. CONCILIACION DE LA CUENTA AGENCIEROS OBSERVACION Se ha observado que en la conciliación de la cuenta Agencieros, queda permanentemente una diferencia sin identificar, la cual, además, no se mantiene constante a través de las conciliaciones que periódicamente se realizan. Dicha diferencia al 31/12/97 ascendía a $ 244.617,92. RECOMENDACION Rever los procedimientos de análisis de la cuenta a fin de determinar la correcta conciliación de la misma, como así también proceder al análisis de los listados que conforman el punto de partida de la mencionada conciliación con el objetivo de corroborar la exactitud de los mismos. COMENTARIOS DE LA EMPRESA La diferencia que se observa en la conciliación de la cuenta agencieros proviene de antigua data, es intención de la Empresa a fin de regularizar la situación efectuar un corte al cierre del Ejercicio 1998 separando la diferencia antes determinada y partir de este saldo buscando una exacta conciliación de la cuenta verificando la consistencia de los listados emitidos por Ciccone Calcográfica.