2012_179info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL
SISTEMA DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 1 irregular entre el 26/03/11 al 31/12/11)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca
del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria
que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio irregular finalizado el 31/12/11,
correspondientes al “Programa de Fortalecimiento del Sistema de Innovación Agropecuaria”,
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 2412/OC-AR, suscripto el
26/03/11 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo1 (BID).
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento del BID son
llevados a cabo por el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA)2 a través de la
Unidad de Gestión, Ejecución y Programación (UGP). El Reglamento Operativo establece que la
administración contable del Programa será realizada directamente por la Dirección General de
Administración (DGA) del INTA.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado al
31/12/11, expresado en pesos argentinos.
1
2
Nota AGN: El Banco.
Organismo estatal descentralizado con autarquía operativa y financiera, dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y
Pesca de la Nación.
1
b) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado al
31/12/11, expresado en dólares estadounidenses.
c) Estado de Inversiones acumuladas al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses
(presupuestadas – invertidas).
d) Estado de Inversiones del ejercicio finalizado al 31/12/11 (Apertura por Tipo de Gasto y
Fuente de Financiamiento), expresado en dólares estadounidenses.
e) Estado de Inversiones del ejercicio finalizado al 31/12/11 (Apertura por Tipo de Gasto y
Fuente de Financiamiento), expresado en pesos argentinos.
f) Estado de Inversiones del ejercicio finalizado al 31/12/11 (Apertura por Componente y
Fuente de Financiamiento), expresado en dólares estadounidenses.
g) Estado de Inversiones del ejercicio finalizado al 31/12/11 (Apertura por Componente y
Fuente de Financiamiento), expresado en pesos argentinos.
h) Notas (Descripción del Programa, y Nº 1 a 13) a los estados financieros en pesos
argentinos y dólares estadounidenses por el ejercicio finalizado el 31/12/11.
i) Información financiera complementaria que incluye:
1. Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado al 31/12/11
expresado en dólares estadounidenses.
2. Nota UGP 5222012 del 08/02/12 que incluye en su texto Declaración de la Gerencia
del Proyecto.
Los estados financieros fueron presentados por la UGP el 09/02/12, siendo de su exclusiva
responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría,
habiendo realizado nuestras tareas entre el 22/06/12 y el 30/08/12, fecha en que recibimos
la última respuesta a nuestras observaciones.
2
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se
detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Circularizados los asesores legales del Programa obtuvimos las siguientes respuestas:
1. Nota UGP 11852012 del 01/08/12: suscripta por su coordinador ejecutivo, en la que
expresa que la citada Unidad no cuenta con asesores legales propios; ya que dicho rol
lo cumple la Gerencia de Asuntos Jurídicos (GAJ) del INTA.
2. Nota sin número de la GAJ recibida el 23/07/12: La que informa: “… Al respecto
cumplo en informar que, con relación a litigios, reclamos y juicios pendientes
relacionados con el asunto de referencia, esta Gerencia evalúa la posibilidad de
iniciar acciones judiciales o extrajudiciales a fin de lograr el cobro de los daños y
perjuicios que pudieran haberse ocasionado por el incumplimiento en que incurrió
la empresa Inkoa Sistemas SL, empresa adjudicataria de la LPN INTA-BID Nº
03/2011 referida a la adquisición de tractores para este Instituto. La empresa Inkoa
resultó adjudicataria de los lotes 1 a 5 de la LPN INTA-BID Nº 03/2011 por
Disposición Nº 1087 del 08 de septiembre de 2011. Esta tenía un plazo de 120 días
para entregar dichos lotes pero incumplió con la entrega de bienes y con la
presentación de la Garantía de Cumplimiento de Contrato. Respecto de la entrega
de los bienes, la empresa adjudicataria informó que se veía imposibilitada de
importarlos, debido a la aplicación de licencias no automáticas de importación. Sin
embargo al presentar la oferta, la empresa expresó que los bienes que entregaría
3
eran de origen nacional. Asimismo, y de acuerdo a lo antes expuesto, la empresa
presentó una garantía por un monto menor al que correspondía y, que a la fecha se
haya vencida.- Con fecha 27 de abril de 2012, y luego del intercambio epistolar
intimando al cumplimiento del contrato, se notificó a la empresa Inkoa la resolución
del contrato y se la intimó a que en el plazo de 72 hs, procediera a depositar el 10%
del valor del contrato en concepto de daños y perjuicios. A la fecha no se ha recibido
respuesta formal por parte de la empresa. En base a lo expuesto se evalúa recurrir
al procedimiento de arbitraje internacional establecido en el Pliego de la citada
Licitación, a fin de intentar el cobro de los daños y perjuicios ocasionados por el
incumplimiento.”. Esta situación que no se expuso por nota a los estados financieros.
A la fecha de cierre de tareas de campo el Programa nos proporcionó la Nota UGP
12112012 remitida el 08/08/12 al Director Nacional del INTA en la cual concluye
que “…, se solicita se eleven las actuaciones a consideración del Consejo Directivo
del INTA, recomendando el desistimiento del procedimiento de arbitraje establecido
en la Cláusula 10.2 CGC y CEC del pliego de LPN INTA-BID 03/2011 – Adquisición
de tractores para el INTA”, contra la firma española Inkoa S.L. que los costos de
arbitraje resultan elevados respecto a los montos reclamados. Cabe señalar que una
decisión como la propuesta no implica ningún costo para el INTA, dejaría de
percibir el importe de la multa menos los costos de transacción señalados en caso
que el arbitraje resultara favorable para el INTA”.
b) Equipos– Línea Bienes de Uso
1. De la revisión por muestra, estas inversiones incluyen un pago de $
1.477.032,68/USD 351.674,45 en carácter de anticipo de fondos por la compra de un
equipo que al 31/12/11 no se había recibido. Por ello, se debería haber expuesto por
nota a los estados financieros la conciliación entre los importes registrados ($
4.782.288,97/USD 1.133.194,64) como “Bienes de Uso”, con los de los bienes que
efectivamente se recibieron ($ 1.062.377,31/USD 254.032,19) al 31/12/11.
4
Cuenta
Contable
Total de Bienes de Uso
Bienes de Uso
Bienes de Uso Pendientes
Inversiones al 31/12/11
Recibidos al 31/12/11
de Recepción al 31/12/11
A= B + C
B
C
1.02.01.01.01.02
$
4.460.050,62
1.02.02.01.01.02
1.02.01.02.02.02
1.02.02.05.02.02
Al 31/12/11
USD
1.056.769,80
$
740.138,96
USD
177.607,35
$
3.719.911,66
USD
879.162,45
208.057,35
49.484,45
208.057,35
49.484,45
0,00
0,00
70.000,00
16.514,69
70.000,00
16.514,69
0,00
0,00
44.181,00
10.425,70
44.181,00
10.425,70
0,00
0,00
4.782.288,97
1.133.194,64
1.062.377,31
254.032,19
3.719.911,66
879.162,45
2. No fue entregado el Inventario General de Bienes al 31/12/11, que permita desde este
documento planificar y realizar las tareas de inspección ocular respectivas.
c) “Aportes Locales – Recursos Propios” del Rubro Origen: Al 31/12/11 se encuentran
sobrevaluados en $ 99.244.-/USD 23.594,13 (fondo rotatorio interno); pendientes de
aplicación y rendición (Rubro “Saldos a Aplicar).
d) Estado I- i) 1: No incluye la Justificación ANJ 3-0 por USD 984.207,83 que conforme
reporte del BID posee fecha valor del 14/12/11. El BID en fecha valor 12/04/12 realiza
un ajuste (ANJA 3-0) en su monto (USD 934.950,83). El ajuste de USD 49.257,00
obedece a la duplicación del importe de la Justificación DPS 2-0. Esta duplicación se
trasladó también en el reporte emitido por el Banco al 31/12/11 en la Categoría 1.01.
Referencia al 31/12/11
USD
justificados y aprobados
S/ Executive Financial Sumary (Resumen Ejecutivo
Financiero) emitido el 28.06.12 – BID-
1.560.952,83
S/AGN
1.511.695,83
Diferencia 1.01- Infraestructura y Equipamiento
49.257,00
e) Estados I- d) y e): Surgen errores de suma en las columnas “Honorarios Total” fila
“Total General” producto de la omisión de los importes del Componente Nº 2. Tales
diferencias no afectan la fila “Total General” de la columna “Total acumulado – Total”.
Moneda del Estado
En pesos
En dólares
S/Estado
S/ AGN
Diferencia
1.790.206,03
1.773.935,09
16.270,94
430.310,58
426.323,09
3.987,49
5
f) Para la presentación de los estados financieros al 31/12/11 el Programa replicó la
apertura del cuadro de Costo del Anexo Único del Contrato de Préstamo; que no es
coincidente con los transcriptos por el propio Programa en los formularios “Estado de
ejecución del proyecto” adjunto a las justificaciones de desembolsos (Categorías Nº 5 y
Nº 6 BID y Local). Estas últimas son coincidentes con las del LMS1 (emitido sólo por
fuente BID). No se tuvo a la vista no objeción del BID (CSC/CAR) y/o el documento
que originó tales cambios.
g) Firma del Director Nacional del Programa (DNP): Los estados citados en I- precedente
no fueron suscriptos por el DNP. No obstante ello, mediante Nota P- 142 recibida el
28/06/12, el Presidente del INTA (Ingeniero Agrónomo Carlos Horacio Casamiquela)
autorizó a suscribir la documentación del 2412/OC-AR ante la Auditoría General de la
Nación al Coordinador Ejecutivo del Programa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III-a) y excepto
por lo indicado en III- b), c) y d) los estados financieros e información complementaria
identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de
Fortalecimiento del Sistema de Innovación Agropecuaria”, por el ejercicio N° 1 finalizado
el 31/12/11, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa
fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en
el Contrato de Préstamo N° 2412/OC-AR, suscripto el 26/03/11 entre la Nación Argentina
y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2012.
6
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL
SISTEMA DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 1 irregular entre el 26/03/11 al 31/12/11)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros e información financiera
complementaria, correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/11 del “Programa de
Fortalecimiento del Sistema de Innovación Agropecuaria”, financiado con recursos provenientes
del Contrato de Préstamo N° 2412/OC-AR, suscripto el 26/03/11 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID), han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad de Gestión,
Ejecución y Programación (UGP) para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta Auditoría. Entendemos
que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
7
REFERENCIA
TÍTULO – TEMA
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A- b) , i)
BD-
COMITÉ TECNICO ASESOR – MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO –
CONTABLES
PRESUPUESTO TOTAL – EJECUCIÓN AL 31-12-2011
INVENTARIO GENERAL DE BIENES
I-
CONSULTORÍA INDIVIDUAL – NORMATIVA NACIONAL – FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
J – y K-
FALENCIAS ADMINISTRATIVAS EN PROCESOS DE ADQUISICIONES DE BIENES Y DE
OBRAS
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 2011
A- DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA – ASESORES LEGALES
a) En su mayoría las Notas enviadas al Banco, y las remitidas por éste no registran acuse de
recibo alguno por parte del Programa, como así tampoco los correos electrónicos. No se
mantiene una mesa de entradas que centralice su ingreso.
b) Comité Técnico Asesor del Programa (CTA) -ROP Punto III. D. 1 y E. 4)-: Nos ha sido
informado por Nota UGP Nº 12722012 del 16/8/12 que “… debido al cambio de
autoridades del INTA aún no se ha conformado el Comité Técnico Asesor (CTA) previsto
en el Reglamento Operativo del Programa...”; no obstante ello, tuvimos a la vista la
Disposición del Director Nacional del INTA Nº 1389 del 08/11/10, mediante la cual se
designaron los integrantes de dicho Comité Técnico para que asesore al Programa en la
orientación de la ejecución y para interactuar como nexo del Programa con el resto del
Organismo. Al respecto, no se pudo constatar actuación alguna por parte de este CTA
vinculada a la ejecución del Programa y de acuerdo a lo previsto en el ROP al 31/12/11;
como así tampoco la definición de su reglamento interno de funcionamiento ni la
asignación de puestos de los miembros designados en la Resolución citada. Entre las
principales funciones debía recomendar sobre el plan operativo anual, informes semestrales
de avance, gestión técnica al Programa.
8
c) Unidad de Gestión del Programa (UGP)
1. No fueron definidos en el Reglamento Operativo del Programa (ROP) y/o en la
resolución de su creación, los perfiles (requisitos deseables y obligatorios) a
cumplimentar para ocupar los puestos que la integran.
2. Las aprobaciones del personal de la UGP designados por RCD Nº 929 y Nº 266 del
15/12/10 y 04/05/11 respectivamente, fueron emitidas en carácter de excepción
(Artículo Nº 1 RCD Nº 127/08 suspensión de suscripción de contratos de locación de
servicios desde el 01/03/08 salvo razones fundadas). No se tuvieron a la vista las Actas
Nos. 426.3.12 y 429.3.39 de las reuniones del 15/12/10 y del 04/05/11 respectivamente,
citadas en los Considerados.
3. Al 31/12/11 no fue cubierta la vacante del responsable del Área Ambiental y Social de
la UGP. Mediante Nota UGP Nº12762012 del 17/08/12 se nos informó que “…el
Programa fue clasificado de acuerdo a la Política de Salvaguarda y Medio Ambiente
del Banco (OP-703 y OP-765) como categoría “B”. … Asimismo en dicho Reglamento
Operativo estaba previsto contar con personal idóneo responsable de Gestión
Ambiental y Social, dentro de la estructura de la Unidad de Gestión del Programa
(UGP). Dado que el INTA dispone de una Coordinación Nacional de Higiene y
Seguridad, dependiente de la Dirección Nacional, quienes, entre otros temas abordan el
de impacto ambiental, se definió que las tareas vinculadas a esta área del Programa
sean llevadas a cabo por dicha unidad, quienes, a pedido de la UGP, realizaran
informes dando cuenta del cumplimiento de las regulaciones ambientales pertinentes.”
Con relación al área ambiental observamos que no se ha encontrado evidencia de
modificación del Reglamento Operativo en este sentido.
d) ROP Punto III E. 5): No surge claramente si la supervisión de la calidad de los
procedimientos de contratación a cargo de la DGA contemplan los servicios de consultoría.
Tampoco se establece el mecanismo a llevar a cabo para cumplir con esta función.
e) ROP Punto III G. 3.21 Tareas de Supervisión del Área Financiera Contable de la UGP
sobre lo realizado por la DGA: No se tuvo a la vista evidencia alguna que acredite tales
controles.
9
f) Cláusula 4.05 Estipulaciones Especiales y Anexo Único (5.02) Plan de Evaluación –
Comité Especial: Al 31/12/11 no se tuvo a la vista documentación respecto a si la
Dirección Nacional del INTA organizó un Comité Especial bajo la coordinación técnica
del Instituto de Economía y Sociología del INTA (“IES”), para la implementación del Plan
de Evaluación durante la ejecución del Programa.
g) Revisión Ex Ante por parte del BID: i) El Contrato de Préstamo lo establece en la Cláusula
4.01 (d) (ii) (4) para los dos primeros procesos de obras y de bienes, pero en el ROP se
indican tres. ii) Para consultoría individual el ROP establece revisión ex ante de los tres
primeros contratos. No se pudo cruzar con lo exigido por la Cláusula 4.04 (d) (ii) ya que
sólo lo requiere para los dos primeros procesos menores a USD 200.000,00, y esto fue en
el ROP aplicado pero sólo las para firmas consultoras.
h) El Programa carece de Manual de procedimientos administrativo – contables.
i) Garantías al 31/12/11: No se tuvo a la vista el libro/registro de las garantías ingresadas al
Programa (técnicas, de cumplimiento, de mantenimiento de ofertas…).
Comentarios del Programa:
a) Todas las comunicaciones con el Banco son por correo electrónico excepto las solicitudes
de desembolso y otras explícitamente solicitadas en esa forma por el Banco (nota
CSC/CAR 2498/2011). Estas últimas tienen firmas de recepción. Respecto a las primeras
se tomarán las medidas del caso.
b) Efectivamente, como indicó nuestra nota el Comité Técnico Asesor no está conformado,
pero si hay una resolución anterior que lo integra. Sin embargo, cuando se produjo el
cambio de autoridades algunos de los miembros designados en el CTA dejaron de tener
funciones por lo cual no pueden integrarlo en la actualidad. Es así que la Dirección
Nacional tomó la decisión de conformarlo una vez finalizados los concursos que renuevan
autoridades regionales y nacionales del INTA.
c) 1. Esta es una función de la Dirección Nacional del INTA a través del área de Recursos
Humanos del INTA de la cual los miembros de la UGP son el resultado de la selección por
lo tanto no tiene capacidad para definirlo. De cualquier manera, en los términos de
referencia de cada uno de los contratos están definidos los perfiles. 2. No estamos en
10
capacidad de responder a este punto ya que es una cuestión que le corresponde al Consejo
Directivo del INTA. 3. Tratándose de un proyecto donde las inversiones más
comprometedoras del medio ambiente son laboratorios y luego construcciones de oficinas
que en su mayoría no superan los 400 metros cuadrados, resulta lógico la categoría B de
impacto ambiental.
d) Si bien en el ROP está estipulado lo mencionado, en el procedimiento actual para la
contratación de consultores individuales, la DGA interviene una vez que el contrato está
firmado, en todas las acciones vinculadas a los pagos.
e) Si bien durante el 2011 y principios del 2012, no había una intervención formal del área
financiera de la UGP, en la actualidad, esta área interviene con firma la documentación
supervisada.
f) La responsabilidad primaria por la implementación del Plan de Evaluación es del área de
Monitoreo y Evaluación de la UGP. Sin embargo, y si bien no se ha creado formalmente
un comité ad hoc, tanto el diseño, la ejecución y la supervisión el Plan se realiza en
conjunto con la Dirección Nacional Asistente de Planificación, Seguimiento y Evaluación
del INTA.
g) Efectivamente existe una contradicción entre el Contrato de Préstamo y el ROP, hemos
optado, en este caso por respetar el Contrato dada su mayor jerarquía. Estamos
proponiendo al Consejo Directivo la modificación del ROP para subsanar esta
contradicción y otros puntos que se consideren necesarios.
h) Se toma nota de la observación realizada.
i) Se toma nota de la observación realizada.
Recomendaciones: Implementar una Mesa de Entrada de documentación del Programa, por
la cual se centralice la recepción, se le otorgue número correlativo, y se derive al sector
respectivo para su revisión. Para el caso de las comunicaciones vía correo electrónico que
afecten la ejecución, estos deben ser impresos, certificados por el responsable de su recepción,
ingresados formalmente al Programa y agregados en los archivos respectivos para su
conocimiento por las áreas involucradas. Realizar las gestiones necesarias a fin de contar con
el CTA previsto en el ROP. Los perfiles profesionales de los puestos a ocupar deben
11
encontrarse definidos en la normativa que regula la propia UGP. Al momento de realizar las
modificaciones al ROP, tener en cuenta las observaciones a procedimientos informadas en el
presente Memorando. A efectos de contar con instrucciones de trabajo o detalle de
procedimientos de los procesos de las áreas del Programa se debería implementar un Manual
de Procedimientos administrativo - contables. Implementar un registro mediante el cual se
mantenga el control de la totalidad de las garantías ingresadas al Programa conteniendo los
principales datos, y el estado de cada una de ellas.
B- PRESUPUESTO TOTAL – EJECUCIÓN AL 31-12-2011
Con relación a los montos desembolsados y ejecutados al 31/12/11 respecto a los previstos en
el costo total del Programa se observa en el primer ejercicio que:
 Se desembolsó el 1,94% de los fondos. Del total desembolsado al 31/12/11 se utilizó el
47%.
 No se cumplimentó el pari - passu3 por fuente de financiamiento previsto (80% BID/ 20%
Local). Se ejecutó: 84% / 16%.
BID USD
Desembolsado al 31/12/11
%
3.797.045,00
Costo total del Programa
(Vigente al 31/12/11)
pagadas
al
%
LOCAL USD
1.633.584,10
170.000.000,00
BID USD
Ejecutado al 31/12/11
1.633.584,10
Desembolsado al
31/12/11
3.797.045,00
%
43,02%
%
0,77%
43.000.000,00
TOTAL USD
4.127.103,63
%
TOTAL USD
43.000.000,00
303.338,35
330.058,63
Nota AGN: porcentajes de distribución.
12
1,94%
%
1.936.922,45
0,71%
LOCAL USD
%
213.000.000,00
303.338,35
0,96%
Costo total del Programa
(Vigente al 31/12/11)
3
330.058,63
2,23%
170.000.000,00
BID USD
Inversiones
31/12/11
LOCAL USD
0,91%
213.000.000,00
%
91,90%
TOTAL USD
1.936.922,45
4.127.103,63
%
46,93%
Pari - Passu
BID USD
Costo Total
170.000.000,00
43.000.000,00
213.000.000,00
79,81%
20,19%
100,00%
Ejecutado 2011
LOCAL USD
1.633.584,10
303.338,35
84,34%
Desembolsado 2011
TOTAL USD
1.936.922,45
15,66%
3.797.045,00
100,00%
330.058,63
92,00%
4.127.103,63
8,00%
100,00%
Comentarios del Programa: El INTA tenía planificado la iniciación del Programa para
mediados de febrero de 2011, sin embargo razones ajenas al INTA y al Banco determinaron
que el inició efectivo de sus procesos licitatorios fuera en julio de 2011. Naturalmente, que las
previsiones originales en términos temporales se vieron alteradas. En particular hay que notar
que la gran parte de los bienes licitados (en su mayoría de origen importado o bien de
fabricación limitada) demanden un proceso relativamente largo (en promedio 150 días) lo que
además fue afectado aún más por la necesidad de permisos previos de importación. A pesar de
ello, el Programa tenía en la calle adquisiciones de diverso tipo que totalizaban unos 21
millones de dólares hacia fines de 2011.
Recomendaciones: Tomar los recaudos suficientes para cumplimentar el pari passu por
fuente de financiamiento establecido en el Contrato de Préstamo; y que la ejecución se pueda
desarrollar en los plazos previstos.
C- ESTADOS FINANCIEROS Ejercicio Nº 1 (Período irregular del 26/03/11 al 31/12/11
a) Uniformidad de datos: No se indicó el período en algunos Estados, y en uno falta el
número de ejercicio.
b) Estados de Inversiones (por tipo de gasto y fuente de financiamiento) en pesos y dólares:
Surgen errores de suma en las columnas “Honorarios Total” fila “Total General” producto
de la omisión de los importes del Componente Nº 2. Tales diferencias no afectan la fila
“Total General” de la columna “Total acumulado – Total”.
Moneda del Estado
En pesos
S/Estado
S/ AGN
Diferencia
1.790.206,03
1.773.935,09
16.270,94
430.310,58
426.323,09
3.987,49
En dólares
13
c) Estado de Solicitudes de Desembolso al 31/12/11: No incluye la Justificación ANJ 3-0 por
USD 984.207,83 que conforme reporte del BID posee fecha valor del 14/12/11. El BID en
fecha valor 12/04/12 realiza un ajuste (ANJA 3-0) en su monto (USD 934.950,83). El
ajuste de USD 49.257.- obedece a la duplicación del importe de la Justificación DPS 2-0.
Se trasladó también al reporte financiero del BID emitido al 31/12/11.
Referencia al 31/12/11
USD
justificados y aprobados
S/ Executive Financial Sumary (Resumen Ejecutivo
Financiero) emitido el 28.06.12 – BID-
1.560.952,83
S/AGN
1.511.695,83
Diferencia 1.01- Infraestructura y Equipamiento
49.257,00
d) Producto de una errónea relación en el Sistema UEPEX4 entre la cuenta contable del
Componente Nº 2 y su apertura de préstamo (Categoría de Gasto) en el Componente Nº 5
surgen diferencias de exposición en las inversiones por $ 522.967,88/USD 124.142,53. El
error se manifiesta sólo en los registros contables, se imputó correctamente en los estados
financieros y en las rendiciones al BID. En nuestra muestra se verificaron $ 53.000.-/USD
12.617.- de pagos a consultores registrados en el Componente Nº 2 y expuestos en los
Estados y rendidos al BID correctamente en el Componente Nº 5.
Moneda FF22 FF12 Total $ 407.042,98 115.924,90 522.967,88 USD 96.725,17 27.417,36 124.142,53 e) Criterios de valuación (Notas explicativas): No se indicó la política de cambio adoptada
por el Programa para la pesificación de los pagos directos realizados por el BID (aportes –
inversiones).
f) Las inversiones de los estados financieros fueron expuestas bajo la opción de “fecha de
retiro”; por lo que surgen diferencias de exposición con los registros contables. No se
realizó al cierre el asiento respectivo (reclasificación de inversiones a valores en cartera por
4
Nota AGN: Sistema de Administración y Control Presupuestario para todas las Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos.
14
aquellas autorizaciones de pago emitidas pero que no se efectivizaron los pagos a los
beneficiarios -fecha de retiro en 2012) (Nota Nº 3 a los estados financieros)
g) Servicios Financieros: No fue informado por nota a los estados financieros al 31/12/11 el
pago realizado por USD 144.383,56.
Fecha de pago Fecha de vencimiento Moneda del pago Comisión de Crédito
23/09/11
26/09/11
USD
144.383,56
Comentarios del Programa:
a) Se toma en cuenta la observación, se considerará para el futuro.
b) Se toma en cuenta la observación, se corregirá en el futuro.
c) Al cierre del ejercicio el BID no había remitido respuesta a la UGP de la decisión de
registrar la justificación de gastos Nro 3. Por lo tanto, al momento de confeccionarse los
estados financieros no se incluyó dicha justificación en el Estado de solicitudes de
desembolso en dólares.
d) Se han detectado dichas diferencias y se realizarán los ajustes correspondientes.
e) La política utilizada para convertir los gastos en dólares pagados directamente por el BID
es el tipo de cambio BNA comprador del día del crédito.
f) Para las normas del BID el estado de inversiones debe únicamente contener las inversiones
que cuentan con fecha de retiro. Las autorizaciones de pago emitidas pero que no se
efectivizaron los pagos a los beneficiarios – fecha de retiro en 2012- formarán parte del
mencionado estado en el ejercicio 20125.
g) Se incluirá una nota en los futuros estados financieros aclarando dicha situación.
Recomendaciones: Profundizar los controles al confeccionar los estados financieros, e
incorporar en sus notas situaciones como las observadas o que mejoren la interpretación de la
información contenida en los estados. Realizar los ajustes contables observados entre
componentes en el ejercicio 2012, previamente corregir las relaciones del sistema teniendo en
cuenta que ya fueron incluidas en rendiciones al Banco. Se sugiere realizar la consulta a la
15
mesa de ayuda del UEPEX a efectos de evitar su corrección mediante asientos manuales. La
emisión del estado financiero con la condición Fecha de retiro del pago, debe surgir de los
registros contables, todos aquellos pagos emitidos al 31/12/11 (inversiones) pero pendientes
de entrega a los beneficiarios (Bancos y retenciones a pagar) -deben reclasificarse
contablemente al cierre (valores en cartera).
D- INVENTARIO GENERAL DE BIENES AL 31/12/11 – INSPECCIÓN OCULAR
a) El Programa no mantuvo el registro del “Inventario General de Bienes” al 31/12/11 y a la
fecha de tareas de campo, conteniendo los datos básicos que hacen a este documento,
valorizado y conciliado con los registros contables, y suscripto por su responsable. No
cuentan con recuentos físicos realizados; como así tampoco con procedimientos
establecidos que permitan mantener el inventario actualizado (Estado del bien). El
documento que fue proporcionado por el Programa carecía de datos básicos para poder
planificar y realizar las tareas de inspección ocular respectivas. No obstante ello, se realizó
la verificación de un bien por $ 94.514,80/USD 22.396,80 destinado al CIRN6 de Castelar.
No se visualizó número de inventario (Patrimonio), ni acta de recepción.
b) De la revisión por muestra, los bienes de uso (inversiones) incluyen un pago de $
1.477.032,68/USD 351.674,45 en carácter de anticipo de fondos por la compra de un
equipo que al 31/12/11 no se había recibido. Por ello, se debería haber expuesto por nota a
los estados financieros la conciliación entre los importes registrados ($ 4.782.288,97/USD
1.133.194,64) como “Bienes de Uso”, con los de los bienes que efectivamente se
recibieron ($ 1.062.377,31/USD 254.032,19) al 31/12/11.
Cuenta
Contable
TOTAL BIENES DE USO –
INVERSIONES AL 31.12.11
A= B + C
$
USD
1.02.01.01.01.02 4.460.050,62
BIENES DE USO
RECIBIDOS AL 31.12.11
B
$
USD
BIENES DE USO PENDIENTES
DE RECEPCIÓN AL 31.12.11
C
$
USD
1.056.769,80
740.138,96
177.607,35
3.719.911,66
879.162,45
1.02.02.01.01.02
208.057,35
49.484,45
208.057,35
49.484,45
0,00
0,00
1.02.01.02.02.02
70.000,00
16.514,69
70.000,00
16.514,69
0,00
0,00
1.02.02.05.02.02
Al 31/12/11
44.181,00
10.425,70
44.181,00
10.425,70
0,00
0,00
4.782.288,97
1.133.194,64
1.062.377,31
254.032,19
3.719.911,66
879.162,45
16
c) No se utiliza el módulo del Sistema UEPEX para mantener el inventario.
d) No se tuvo a la vista un registro mediante el cual se mantengan los originales y/o copias
fieles de la totalidad de las actas de entrega de los bienes debidamente recibidas en su
destino final.
Comentarios del Programa: El responsable de inventariar los bienes adquiridos por el
Programa son las distintas unidades del INTA. Tal cual lo establece el ROP, es el área de
Patrimonio del INTA quien tiene la responsabilidad de la verificación y administración de los
mismos. Corresponde aclarar que si bien el registro de los bienes adquiridos que lleva el
Programa no guardan la formalidad requerida, la información contenida en los mismos
permite dar seguimiento perfecto de la localización de los bienes, el uso que de ellos se
realiza, la identificación del oferente, los precios a los cuales fueron adquiridos, la
nominación de quien recepcionó los bienes y el estado en que se encontraban al momento de
ser adquiridos7. No obstante ello se tomará en cuenta las recomendaciones para proceder en
forma coordinada con el área responsable de patrimonio del INTA a unificar los registros y
asegurarnos darle la formalidad del correspondiente.
Recomendaciones: Confeccionar el inventario general de los bienes del Programa más allá
de los registros realizados por el Área Patrimonial del INTA, a efectos de que la UGP pueda
practicar los controles, e inspecciones físicas respectivas en su rol de supervisor por la
ejecución del Programa; debe ser conciliado con los registros contables. Se puede
implementar desde el módulo respectivo de UEPEX.
E- SISTEMA UEPEX – REGISTROS CONTABLES
a) Reporte de usuarios habilitados al Sistema UEPEX: No se dio de baja al Usuario 05927,
desafectado del Programa el 31/12/11. No fueron habilitados accesos para el Coordinador
Ejecutivo de la UGP; para el responsable de adquisiciones de la UGP; y para el contador
firmante de los estados financieros (Responsable de la DGA del INTA).
6
Centro Nacional de Investigación en Recursos Naturales Instituto de Floricultura
17
b) Plan de Cuentas
1. La denominación de las cuentas “Bienes de Uso” debería ser reemplazada por la
expresión “Equipamiento”/“Equipos” y/u otra equivalente.
2. Aporte de contraparte local: Se realizan las imputaciones juntamente en una única
cuenta; no se procedieron a abrir las cuentas en desembolsos directos; aportes para el
pago de sueldos/honorarios, y aportes realizados con el fondo rotatorio.
3. No fueron dadas de alta cuentas contables para mantener el control del estado de los
anticipos de fondos BID (identificar los montos que a una fecha de corte están en
disponibilidades, en proceso de pago, pagos efectuados y no rendidos o en proceso de
rendición al Banco) conforme lo solicitado por el Banco en su Nota CSC/CAR
2769/2011.
4. La cuenta contable 3.01.01.01.01.00 Aportes Proyecto 2412/OC-AR (aportes BID) fue
incluida dentro del rubro Patrimonio Neto, y no en una cuenta de Pasivo.
c) Libro diario en pesos y Libro diario en dólares:
1. No se genera el asiento de cierre del ejercicio.
2. Resulta alterada la numeración (correlatividad) de asientos: se omitieron los asientos
Nos 74 y 75 (ambos diarios); Nos. 331 y 332 (en el de dólares), y el Nº 333 (en el de
pesos).
d) No surge de registros contables la apertura por fuente de financiamiento de la diferencia de
cambio informada en la nota 7 a los estados financieros. Si bien el Sistema UEPEX brinda
ésta herramienta de nuestra consulta surge que se imputó 100% a una columna identificada
como “fuente no definida”.
Comentarios del Programa:
a) Se toma nota de la observación.
b) 1. 2. y 3: Se toma nota de la observación y se estudiará la posible implementación de lo
propuesto. 4. El Proyecto adoptó exponer los ingresos del financiamiento BID en el
patrimonio neto ya que no es el propio Proyecto quién toma el endeudamiento sino el
7
Nota AGN: No corresponde al documento entregado durante nuestras tareas.
18
Estado Nacional. La exposición de dicho endeudamiento se encuentra reflejado en la
propia contabilidad gubernamental.
c) 1. No se cuenta con la emisión de los asientos de cierre por no ser necesarios para el
Sistema UEPEX debido a que traslada los saldos al ejercicio. 2. Se trata de un error del
Sistema UEPEX, cuya solución fue solicitada a la mesa de ayuda del MECON. Son dos
movimientos extrapresupuestarios del mismo valor, por lo cual el efecto es nulo (ingreso –
egreso) (74 y 75). Son asientos de ajuste por diferencia de cambio al cierre del ejercicio
que se los hace impactar en una sola moneda.
d) Es un error del sistema UEPEX, no toma la moneda que corresponde. Se va a solicitar a
mesa de ayuda MECON el ajuste correspondiente.
Recomendaciones: Incorporar las modificaciones propuestas al plan de cuentas, y una vez
realizadas las aperturas de las cuentas de aporte local y control de anticipos de fondos BID
proceder a reclasificar las cifras acumuladas a ese momento. Reclasificar la apertura por
fuente de la cuenta diferencia de cambio en los mayores contables.
F- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
a) La cuenta de “Aporte contraparte local” del Rubro “Patrimonio Neto” se encuentra
sobrevaluada al 31/12/11 en $ 99.244,00/USD 23.594,13 por anticipos de fondos que se
encuentran pendientes de aplicación. Se deben reclasificar al rubro “Pasivo”.
b) Demoras en registros: Se observaron casos de movimientos de la cuenta operativa en pesos
registrados extemporáneamente.
c) Venta de Pliegos 2011 ($ 17.100,00) Fondos a ingresar a la Tesorería: Los movimientos
por ingresos y su posterior devolución a la Tesorería del INTA fueron registrados en el
rubro Patrimonio Neto; cuando corresponden al Rubro Pasivo Deudas con el INTA. No
incluyen $ 2.400,00 ingresados en Diciembre/2011 pero que se mantuvieron como partidas
de conciliación bancaria hasta el 19/03/12 (registro).
d) Los fondos a recuperar por gastos no aplicables al Programa con el BNA ($ 123,94/USD
28,93); no fueron contabilizados como Créditos; se deben reclasificar contablemente.
19
e) Pagos realizados a proveedores y consultores mediante transferencias bancarias ($
1.509.032,68/USD 359.235,03): El Programa no deja constancia en sus archivos de la
confirmación directa de los beneficiarios por la efectiva recepción de los fondos, y
retenciones, ni constan las notas de declaración de las CBU (Clave Bancaria Uniforme)
respectivas. No obstante ello, hemos recibido las confirmaciones en respuesta a nuestra
circularización para ambos datos observados.
f) Recibos del tipo X y leyenda “Documento no válido como factura”: Se visualizaron
recibos emitidos por los proveedores que no cumplen con este requisito, siendo que
respaldan facturas del tipo B (AP 201100009/036/073/079/127 y 168).
g) Reporte de pagos UEPEX Aporte Local (Formalidades) (Política de cambio, tipo de
cambio del primer día hábil del mes del pago):
1. Las fechas de pesificación indicadas en su mayoría no responden al del tipo de cambio
aplicado; al ser estos últimos correctos de acuerdo a su fecha de retiro no se generan
diferencias de importes.
2. Se imputó incorrectamente la fecha contable como fecha de retiro para pagos por $
971.046,87/USD 235.538,55; por lo que no se relacionan con la fecha de pesificación
aplicada, que es la correcta.
h) Cláusula 4.03 del Contrato de Préstamo – Reconocimiento de gastos desde la aprobación
del financiamiento (21/09/10 al 26/03/11): No se informaron por nota a los estados
financieros que se incluyeron $ 113.284,46 /USD 28.383,59 en concepto de aporte local
comprendido en esta cláusula, registrados entre el 29/12 y el 30/12/11. No se tuvo a la vista
el acto administrativo por la aprobación previa a su registro contable y por la cual el
Programa convalidó que estos gastos cumplimentaron requisitos sustancialmente análogos
a los establecidos en el Contrato de Préstamo conforme lo establece la cláusula contractual
citada. No se tuvo a la vista su comunicación al BID para su aprobación.
i) Retenciones SICORE –SICOSS Pagos 2011 ($ 483.379,20):
1. La fecha de registro contable por la cancelación de estos pasivos, es la de ingreso de los
fondos a la Tesorería del INTA (débito bancario).
2. No se tuvo a la vista en los archivos del Programa la documentación obtenida de la
respectiva Tesorería; en carácter de rendición de los pagos, presentación de
20
declaraciones juradas, y sus analíticos suscripta por responsable; la cual sustente que los
fondos retenidos fueron declarados, e ingresados oportunamente en la AFIP.
3. Formularios de Pago de Deducciones Impositivas (PDI): Los PDI emitidos durante el
ejercicio 2011 para liberar los cheques a la Tesorería del INTA para que procedan al
depósito de las retenciones del SICORE y SICOSS practicadas por el Programa, no se
hacen intervenir por la citada dependencia en el espacio “Recibo” con la firma y fecha
por su recepción. No obstante ello, se visualizaron recibos emitidos por la Tesorería
que no se encontraban adjuntos a ellos.
Comentarios del Programa:
a) Se toma nota de la observación y se instrumentará lo propuesto.
b) Se tomará en cuenta la observación para el futuro.
c) Se toma nota de la observación y se instrumentará lo propuesto.
d) Se toma debida nota de la observación realizada.
e) Se toma nota de la observación. Se instrumentará un mecanismo de control de la recepción
de las transferencias vía mail con acuse de recibo y certificado. Asimismo se solicitará una
declaración del CBU a los consultores, que formará parte de su legajo.
f) Se toma nota de la observación y, se solicitará a los proveedores que reemplacen la
documentación emitida.
g) Del reporte de pagos se destaca que la fecha de pesificación asociada a los mismos no
debiera contemplarse ya que solo aplica a gastos de fuente externa. La fecha de
pesificación surge conceptualmente del Tipo de Cambio del día en el cual se transfieren
fondos de la Cuenta Especial en dólares a la operativa en pesos y solo se aplica para
aquellos gastos sujetos a ser financiados con el monto transferido y evitar diferencias de
cambio. Destacamos que el UEPEX si bien lo lista en el reporte de pagos, no descuenta de
los saldos de las referidas pesificaciones. (Nota del Auditor: Comentario no procedente).
h) Particularmente para los gastos por un monto de $ 971.046,87 / USD 235.538,55 y su
reconocimiento de gastos de acuerdo a la Clausula 4.03, se informa que los mismos fueron
ejecutados directamente por el INTA y el Proyecto los ha contabilizado en la base de
UEPEX sin que esto implique un reconocimiento de gastos por parte del BID y tomando
21
como fecha de retiro la efectiva fecha de contabilización. Criterio que fue compartido por
el BID y ratificado en oportunidad de la aprobación de la rendición de gastos N° 3, la cual
no requirió utilizar la metodología de reconocimiento de gastos y acto administrativo
alguno tal como lo expone vuestra observación. (Nota del Auditor: Comentario no
procedente, se respondió sobre el universo. El importe observado no fue rendido en la
justificación Nº 3).
i) 1. y 2. La DGA del INTA es la que realiza las retenciones correspondiente a cada uno de
los proveedores según corresponda y quincenalmente (iva y ganancias) liquida estas
retenciones y las envía a al sector Contaduría del INTA para que realice las declaraciones y
posterior pago. Con respecto a las retenciones de SUSS estas se realizan mensualmente. La
documentación pertinente tanto del pago como de las DDJJ están en guarda de la gerencia
de Contaduría del INTA. 3. Los responsables firman las órdenes de pago en donde constan
las retenciones. Los correspondientes PDI se encuentran a resguardo de la Dirección
General de Administración, para que sean retirados por los interesados. (Nota del Auditor:
Comentario no procedente).
Recomendaciones: No registrar los aportes locales hasta tanto no contar con las rendiciones
aprobadas. Registrar oportunamente las operaciones del Programa. Los ingresos por venta de
pliegos que deban reintegrarse a la Tesorería se deben contabilizar en cuentas del pasivo.
Dejar constancia de la efectiva recepción de los fondos por parte de los beneficiarios de
transferencias bancarias, y requerir declaraciones por las CBU respectivas. Completar
correctamente las fechas de retiro de los pagos, y de la columna pesificación aplicadas para
que se relacionen con los tipos de cambio aplicados. Más allá que la columna sea denominada
por UEPEX de pesificación ésta corresponde a la fecha del tipo de cambio sea la fuente que
fuere. Obtener de la respectiva Tesorería constancia de haber realizado las presentaciones y
pagos relacionados ante la AFIP con los fondos del Programa. Los PDI deben ser suscriptos
por los receptores de los cheques.
22
G- JUSTIFICACIONES DE DESEMBOLSOS BID (JBID)
a) Las justificaciones de desembolsos emitidas durante el ejercicio 2011 en poder del
Programa carecen de firmas y de foliatura.
b) Confección del formulario “Estado de ejecución del proyecto”: Se omitieron los importes
en las columnas “Importes rendidos hasta la solicitud anterior” en las JBID Nos 3 y 5; y en
la JBID Nº 4 son incorrectos. Se traslada a las columnas de “Acumulado hasta la presente
solicitud”, y la de “Saldo disponible de presupuesto” por ambas fuentes del financiamiento.
c) Costo del Financiamiento al 31/12/11 (nota UGP 11752012 y CSC/CAR 3798/12): Más
allá de representar sólo diferencias de exposición entre importes y categorías y
subcategorías:
1. Para la presentación de los estados financieros al 31/12/11 el Programa replicó la
apertura del cuadro de Costo del Anexo Único del Contrato de Préstamo; que no es
coincidente con los transcriptos por el propio Programa en los formularios “Estado de
ejecución del proyecto” adjunto a las justificaciones de desembolsos (Categorías Nros. 5
y 6 BID y Local). Estas últimas coincidentes con las del LMS1 (emitido sólo por fuente
BID).
2. No se tuvo a la vista no objeción del BID ni el documento que originó tales cambios.
d) Detalle analítico de pagos incluidos en las JBID (FFBID y Local)
1. No fueron presentados al Banco ni se agregaron a los archivos (debidamente suscriptos y
totalizados) a efectos de su disponibilidad para tareas ex – post de auditoría y/o control.
2. La documentación relevada por muestra (facturas y/o recibos) no fue intervenida con los
datos de la justificación al momento de su rendición para poder vincularla directamente.
3. Reporte de pagos UEPEX al 31/12/11: Del proporcionado por el Programa al inicio de
nuestras tareas, se concluye que a dicha fecha no se habían completado los datos de las
justificaciones en las que habían sido rendidos los gastos al BID; situación corregida a
la fecha sólo para la fuente BID; sin asociación a justificaciones BID los gastos de
contraparte local; cuando conforme la JBID 3 se rindieron pagos por esta fuente por
USD 53.204,80.
23
e) JBID 4: No consta el dorso de la solicitud de desembolso, es copia simple. JBID 5
(16/02/12): Carece de firmas autorizadas la documentación adjunta a la nota de elevación
al Banco.
Comentarios del Programa:
a) y b) Se toma debida cuenta y se instrumentarán las medidas para proceder en
consecuencia con las observaciones para las futuras justificaciones de desembolso.
c) Hemos realizado la consulta al Banco, la que fue entregada al equipo de auditores y se
instrumentarán las recomendaciones allí establecidas (Nota CSC/CAR 3798/2012).
d) 1. Efectivamente no se ha incorporado el detalle analítico de pagos, sin embargo ello fue
hecho en los desembolsos subsiguientes. 2. Se intervendrá las facturas y/o recibos
indicando el desembolso al cual corresponden. 3. Se instruirá a la DGA que asocie cada
uno de los gastos de aporte local como aporte BID a la justificación correspondiente.
e) Se toma debida nota de la observación realizada.
Recomendaciones: Los ejemplares de las justificaciones presentadas al BID deben archivarse
en el Programa con la condición copia fiel de los originales presentados al BID, debidamente
suscriptos por responsable autorizado, foliados, y ser integrados con los analíticos de los
gastos que los contienen. Dar adecuado uso al módulo de solicitudes de fondos del Sistema
UEPEX a efectos que los reportes emitidos cuenten con información actualizada, y sean
completos en todos sus datos. El Programa debe obtener por parte del BID la nota CSC/CAR
mediante la cual se informe el cuadro de costos vigente tanto para fuente BID y local, a
efectos de que para todos los reportes se utilice un único Cuadro de Costos.
H- FIRMANTES AUTORIZADOS EN CUENTAS BANCARIAS
Surgieron observaciones a formular de la revisión de los antecedentes de apertura de las
cuentas bancarias del Programa y de las altas y bajas de firmantes ante el Banco de la Nación
Argentina (BNA) y la Tesorería General de la Nación (TGN), gestiones iniciadas en el año
2009.
24
a) Los antecedentes carecen de foliatura que permitan validar la integridad y cronología de la
información contenida en el bibliorato.
b) Las notas visualizadas conteniendo los trámites por las altas y bajas de los autorizados
firmantes carecen de intervención del Director Nacional del Programa convalidando tales
designaciones; o de otro responsable del Programa ante el caso que se haya delegado tal
responsabilidad al 31/12/11.
c) No se tuvo a la vista el documento aprobado por el Programa por el cual se determine en
qué puestos deben estar centralizadas las firmas ante el BNA, las condiciones de firma
(conjunta e indistinta de a dos; y que por lo menos una de ellas sea del responsable de la
UGP o de la DGA (relación directa con el Programa).
d) Al 31/12/11 se mantienen diez firmantes autorizados, conforme la respuesta del 01/08/12 a
nuestra circularización por parte del BNA:
1. Por dos firmantes dados de baja ante el BNA; no consta la baja ante la Tesorería
General de la Nación.
2. Para el titular de la DGA y de la UGP consta las altas pero no se puede determinar la
fecha en que efectivamente fueron concluidos los trámites ante el Banco.
3. Para seis firmantes (personal del INTA) habilitados desde Enero/2010:
(i) No se tuvieron a la vista notas de bajas ante el BNA y/o a la TGN de corresponder
(por no pertenecer más a la planta del INTA, o que a la fecha no se justifique tal
habilitación).
(ii) No se pudieron validar que puestos ocupaban estas personas en el INTA al
31/12/11; y si actuaron efectivamente ante el BNA, excepto para dos de ellos (Jefe
de Finanzas y el Jefe de Tesorería) que constan la notas UGP DGA por las
transferencias de los fondos de la cuenta especial a la cuenta operativa suscriptas las
que no contienen la autorización previa por parte de la Coordinación del Programa.
Comentarios del Programa: Efectivamente hemos comprobado que aún no fueron dados de
baja por parte del Banco Nación los anteriores firmantes de las cuentas del Programa. Es
importante notar que la Coordinación del Programa no tiene la facultad para la apertura de
cuentas, cambio de titulares, etc. sino que las mismas se realizan por la Tesorería del INTA.
25
Teniendo en cuenta esta situación, solicitaremos a la Dirección Nacional que instruya la
regularización de las firmas en las respectivas cuentas. Las personas que firmaron
transferencias y cheques del Programa inicialmente fueron: Eduardo Dominguez y María
Verónica Civale. Luego, se autorizó a Gabriel Parellada (Coordinador del Programa), Leticia
Tamburo (responsable Área Técnica del Programa) y Sergio Gabriel (asistente DGA) de tal
forma que estos y Rosendo Tarsetti, Director General de Administración fueron los firmantes
por el resto del año. Las firmas deben ser cruzadas entre el Programa y la DGA y conjuntas.
Recomendaciones: Proceder a la foliatura de las carpetas que contienen estos antecedentes,
respetando la cronología y obteniendo toda aquella documentación que no se encuentra
agregada a ellos. Establecer por escrito procedimientos que subsanen lo observado. Y realizar
las gestiones por las bajas ante el BNA y la TGN pendientes.
I- CONSULTORÍA NACIONAL INDIVIDUAL
De la revisión por muestra de los antecedentes de contratación y de los pagos contabilizados
en el ejercicio 2011 en concepto de honorarios por $ 106.700,00/USD 25.401,158, surge que:
1) Cumplimiento normativa nacional para consultorías individuales
Más allá del comentario brindado por el Programa sobre lo manifestado por la Gerencia de
Asuntos Jurídicos del Organismo, mediante Dictámenes Nos. 79.789 y 80.150 respecto a que
se utilizará de manera supletoria el Manual de Contrataciones del INTA y que no corresponde
utilizar la escala prevista de honorarios del Decreto Nº 2345/08, observamos que esto no
resulta de suficiente sustento para no cumplimentar la normativa detallada seguidamente; ni
se cuenta con acto de aprobación por el tratamiento brindado por el Programa a la consulta
realizada. Al respecto:
a) No se cumplimentó la presentación de la planta de personal del ejercicio 2011. (Art- 65
Ley 11672 CPP (t.o. 2005) y RSH 545/98: Las Unidades Ejecutoras de los Préstamos
(UEP) de programas y/o proyectos especiales financiados total o parcialmente por
Organismos Internacionales, sólo podrán disponer contrataciones de servicios técnicos
26
profesionales de carácter individual por locación de obras o por locación de servicios
afectados a las tareas propias de los mismos, mediante aprobación por parte de la
SECRETARIA DE HACIENDA del MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION, de
una planta de personal, cuya vigencia abarcará el ejercicio fiscal correspondiente,
afectada a cada uno de dichos programas y/o proyectos especiales. A tal efecto, los
titulares de las Unidades Ejecutoras de los Préstamos (UEP), deberán elevar a la
mencionada Secretaría la cantidad de personal requerido, duración del contrato,
retribución propuesta, gasto total del personal demandado por el programa y el
financiamiento previsto. Asimismo, al momento de efectuarse los pagos correspondientes,
dichos titulares deberán prever la entrega de los datos pertinentes en el marco de lo
determinado por el Decreto Nº 645 de fecha 4 de mayo de 1995. El no cumplimiento de las
disposiciones contenidas en el presente artículo será responsabilidad exclusiva de los
titulares de las Unidades Ejecutoras de los Préstamos (UEP) y de comprobarse desvíos en
tal sentido la sanción podrá llegar a la rescisión del contrato personal del titular de dichas
unidades y de existir perjuicio fiscal responder con su patrimonio personal).
b) Tres contratos se formalizaron comprometiendo fondos para dos ejercicios (2011-2012).
c) No se tuvo a la vista verificación ni inclusión en los contratos sobre lo establecido en la
Ley 11672 (CPP) artículo 64 (t.o. 2005) tercer párrafo. (Las contrataciones referidas no
podrán realizarse con agentes pertenecientes a la planta permanente y no permanente de
la Administración Nacional o con otras personas vinculadas laboral o contractualmente
con la misma, excluidos los docentes e investigadores de las Universidades Nacionales).
d) Decreto 2345/08 y RSGP 37/09: Independientemente de lo dictaminado por el servicio
jurídico del Programa, por la no aplicación de la escala de honorarios del D. 2345/08, no se
han efectuado las contrataciones aplicando las disposiciones contenidas en él; sobre
aquellos aspectos formales y procesales aplicables.
e) Escala de honorarios de consultoría: Por Memorando sin número de la gerencia técnica de
la UGP del 15/06/11 se informa la escala de honorarios aplicable, y es de fecha anterior a
8
Incluye $ 7.500,00/USD 1.768,87 pago de un consultor incluido en la línea valores en carteras del EEFF.
27
la respuesta de Jurídicos del 17/08/12. Al respecto: i) No se tuvo a la vista acto
administrativo específico por parte de la Dirección Nacional del Programa sustentando tal
aplicación, que se hayan adaptado al Programa, que se especificaron los requisitos
obligatorios y deseables para cada función y que desde allí se establezcan los distintos
rangos de honorarios de acuerdo al grado de complejidad de las tareas encomendadas, para
que no quede sujeto a discrecionalidad del evaluador. La escala visualizada aplicada para
el 2011 establece honorarios de mínima y máxima. ii) En los TDR de las consultorías no se
indica específicamente el rango, función y dedicación de la escala aplicada. iii) Para una de
las consultorías auditadas, no obstante lo manifestado por el Programa de que no fue
utilizado, se aplicó conforme TDR la escala de honorarios del D.2345/08 (Consultor
Capello).
f) No se tuvieron a la vista actos aprobatorios de la contratación por parte del Programa, o del
organismo ejecutor; y que estos fueron derivados a legales para su revisión previa a la
suscripción del contrato.
g) Decreto 577/03 y concordantes: Para los consultores incluidos en muestra, no se tramitaron
las aprobaciones en el marco del citado Decreto. No se tuvo a la vista queel Programa
haya verificado que los profesionales contratados no se encuentran alcanzados por las
incompatibilidades establecidas en la normativa nacional, declaraciones juradas y
certificados que acompañan los contratos al solicitar las citadas aprobaciones:
-
Certificado de Antecedentes Penales (Ministerio de Justicia).
Decisión Administrativa 5/2000: Retiro voluntario (Artículo 10).
Decreto 894/01 y Decreto 206/2000: Beneficio previsional.
Ley 25164 Art. 5 del Anexo: Impedimentos.
Ley 25188 y su modificatoria: Art 13 a 16.
Ley de Ministerios (t.o) Decreto 438/92 y sus modificatorias (Título VI
Incompatibilidades: Art 24).
Comentarios del Programa: Tomando en cuenta las observaciones, debemos indicar que
actuamos en función del dictamen oportunamente emitido por la Gerencia de Asuntos
Jurídicos en el entendimiento que por ser el INTA, ente autárquico, no se requería contratar en
función del Decreto 2345/08. Sin embargo, iniciaremos una ronda de consultas a niveles
28
jerárquicos administrativos superiores a fin de ampliar los alcances del dictamen jurídico
mencionado. Asimismo, debemos señalar que los honorarios abonados a los consultores
fueron establecidos en base a un análisis de la escala salarial del INTA y en concordancia con
los montos establecidos en el Decreto 2345/08 vigentes en el mes de julio que luego fueron
incrementados. Para el punto f) Si bien los contratos suscriptos en el año 2011 no constaban
de los actos aprobatorios mencionados en la observación, en la actualidad, previo a la
suscripción del contrato por parte del Presidente del INTA, el mismo es elevado a la Gerencia
de Asuntos Jurídicos para su intervención e inicialización. Luego es remitido a la Dirección
Nacional, quien, previa inicialización por parte de Secretaría Técnica, toma conocimiento de
todo el proceso (TDR, Certificación de elegibilidad, planilla de calificación de la terna,
dictamen), así como también se indica el componente al que se asignará el gasto y los detalles
de la contratación (plazos, montos mensuales y totales). Una vez intervenido por la Dirección
Nacional, es firmado por el Presidente del INTA, dando así concluido el proceso.
2) Reglamento Operativo del Programa (ROP)
a) Anexo V. (Adquisiciones) B (Procedimientos) 5.3: No se tuvo a la vista documentación de
respaldo por la cual la DGA se expidió sobre la correspondencia de los procedimientos
desarrollados en cada una de las contrataciones incluidas en muestra.
b) Anexo V. (Adquisiciones) D. (Montos Límites) 2) (Autonomía del Ejecutor) 5.17:
Se
establece que: i) La UGP aprobará los procesos de contratación y selección, para que la
DGA realice su gestión, y ii) Las consultorías individuales menores a USD 50.000,00 serán
aprobadas y revisadas “ex – ante” por parte de la DGA. Al respecto, no se tuvieron a la
vista los actos administrativos mediante los cuales se deja constancia de las citadas
aprobaciones para los consultores auditados.
Comentarios del Programa: Consideramos que la necesidad que el Programa asuma
íntegramente la responsabilidad en las contrataciones y que estas se produzcan en forma ágil y
eficiente, propondremos al Consejo Directivo del INTA introducir una modificación en el
ROP y así mantener el procedimiento actualmente en vigencia. Sin bien en el ROP están
estipulados los procedimientos descriptos en los puntos a) y b), en el procedimiento actual
29
para la contratación de consultores individuales, la DGA interviene una vez que el contrato
está firmado, en todas las acciones vinculadas a los pagos. En particular actualmente se siguen
las siguientes etapas: Solicitud de la contratación por parte del responsable del componente
con la aprobación de la Dirección Nacional. Confección del TDR, convocatoria a los
responsables de cada área encargada de la supervisión de la consultoría que indiquen
postulantes., del total de postulantes, en base a antecedentes y a entrevistas, se seleccionan
una lista corta de tres a los cuales se les solicita que eleven una nota formal de aceptación a
participar en la terna junto con su CV firmado, conformación del Comité de Evaluación que
evalúa antecedentes y traslada dicha evaluación a una grilla de evaluación donde, para cada
caso, se establecen los criterios y ponderaciones a tener en cuenta, en base al resultado de esta
selección, el Comité recomienda la contratación del postulante más idóneo que posee la
mayor puntuación, una vez seleccionado el ganador, se le solicita la documentación para
conformar su legajo: título certificado que con sello copia fiel, fotocopia del DNI, constancia
AFIP, fotocopia del último pago del monotributo u obligación como autónomo, confección
del contrato con los TDR y Certificación de elegibilidad como anexos, firma del contrato en
dos copias del mismo tenor por parte del consultor, elevación del contrato firmado por el
consultor a la Gerencia de Asuntos Jurídicos para su intervención e inicialización, una vez
inicialado por Asuntos Jurídicos, elevación del contrato a la Dirección Nacional junto con la
planilla de calificación y dictamen respectivo, para su inicialización y posterior elevación a
Presidencia, firma del contrato y sus anexos por parte del Presidente del INTA, elevación del
contrato firmado a DGA y al BID, en este último caso para la asignación de número de
PRISM, y remisión por parte del BID, vía nota del número de PRISM asignado.
3) Proceso de búsqueda – evaluación y selección
a) No se pudieron constatar los siguientes procesos:
i) Foliatura de los antecedentes y legajos de los consultores, que permitan validar la
integridad de la información y la cronología en su emisión.
ii) Metodología de búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de selección de los
consultores.
30
iii) Remisión de cartas de invitación y que estas incluyan los TDR, los perfiles y demás
datos de la contratación.
iv) Recepción de las cartas de aceptación y de currículos tanto en las dependencias internas
del INTA y en el Programa.
v) Intervención en los currículos por las áreas encargadas de su control y “matados” con la
referencia de la terna para los cuales fueron presentados.
vi) Suscripción de los currículos en carácter de declaración jurada por parte de sus
emisores.
vii) Presentación de copia del DNI de los postulantes juntamente con los currículos (sólo
consta para los consultores ganadores).
viii) Verificación de los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados expuestos en
los currículos de los postulantes, por cuya evaluación se trasladan los puntos a la grilla.
Sólo consta copia del título profesional para los postulantes ganadores.
ix) Comunicación del resultado de la terna a los postulantes.
x) Emisión de solicitudes de contratación.
xi) Identificación con el ítem del Plan de adquisiciones al que corresponde la compulsa,
b) Las grillas de evaluación poseen ítems generales de evaluación, no fueron abiertos ni
completados con las necesidades específicas de cada consultoría, ni su identificación con
cada ítem descripto en la descripción de los perfiles.
c) Los TDR indican erróneamente que también se le aplican las normas de las GN 2349-7.
d) Dos casos de títulos profesionales certificados con el sello de copia fiel, sin firma alguna
de quién los validó. Un título se visualizó la copia simple sin constar las legalizaciones
respectivas.
Comentarios del Programa:
a) i) Se toma debida nota de la observación y se procederán a foliar todos los legajos. ii) y iii)
la selección de consultores individuales cumple con todos los requisitos establecidos en las
políticas del BID (GN-2350-7). En las mismas, en el punto 5.2 establece “La selección de
consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el
trabajo. No se requiere publicación y los consultores no necesitan presentar propuestas. Se
31
pueden seleccionar sobre la base de la comparación de las calificaciones de por lo menos
tres (3) candidatos entre quienes hayan expresado interés en el trabajo, o bien hayan sido
contactados directamente por el Prestatario. Las personas consideradas en la comparación
de calificaciones deben cumplir con las calificaciones mínimas pertinentes y los que se
seleccionen para ser contratados por el Prestatario deben ser los mejor calificados y deben
ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgará
sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su
conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema
administrativo y la organización del gobierno”. En particular, la convocatoria a postulantes
se basa en lo establecido en el mencionado punto de las Políticas y para ello; se solicita a
los responsables de cada área encargada de la supervisión de la consultoría que indique al
menos tres candidatos idóneos para cubrir la consultoría. iv) Si bien las notas de aceptación
con los CV adjuntos tienen fecha de emisión, se toma nota de la observación y se
implementará el sellado de recepción. v) Se toma debida nota de la observación y se
implementará tal como se ha sugerido. vi) Se toma debida nota de la observación y se
instrumentará en las próximas convocatorias. vii) y viii) Tal como se menciona en los
puntos ii) e iii), en la selección se aplican las políticas del BID, las cuales establecen que la
selección se realiza en base a antecedentes y experiencia, que constan en los CVs
respectivos. La documentación adicional
(título certificado que con sello copia fiel,
fotocopia del DNI, constancia AFIP, fotocopia del último pago del monotributo u
obligación como autónomo) se solicita para completar el legajo individual de cada
consultor contratado. ix) Se toma debida nota de la observación y se implementará en
futuras convocatorias. x) Si bien se dispone de una planilla con la solicitud de contratación
de consultores emitida por UEPEX, se considera que en la nota de elevación9 a la
Dirección Nacional se dispone de mayor información que la expuesta en la citada planilla
de UEPEX por lo que se considera dicha nota como solicitud de contratación. xi) Se toma
debida nota de la observación y se identificará el ítem del Plan de Adquisiciones.
9
AGN: Para el ejercicio 2011 no se visualizaron las mencionadas Notas que permitan validar dicha afirmación.
32
b) Las grillas de evaluación se establecen, en cada caso, en función al perfil del consultor y a
los criterios y ponderaciones que se consideren pertinentes para evaluar las ventajas entre
uno y otro consultor.
c) Se toma debida nota de observación y se corregirán los TDR.
d) Se toma debida nota de la observación y se firmarán las copias fieles de los títulos
profesionales.
4) Legajos - Contratos - Honorario - Pagos - Informes
a) La documentación revisada carece en su mayoría de evidencia de los responsables de su
control y fecha; y/o de sellos de recepción y/o de entrega.
b) Los contratos carecen de número; para su posterior traslado al resto de la documentación
relacionada y que permita su directa identificación/vinculación. El número asignado por el
UEPEX a la contratación e informado en el reporte de pagos; tampoco corresponde a un
documento formalizado.
c) Al ser contratos de locación de servicios carecen de obligatoriedad de presentación de
informes de avance del tipo descriptivo de actividades. Al momento de la liberación del
pago mensual el Programa no certificó expresamente la prestación satisfactoria del
servicio.
d) Liberaciones de Pagos: En su mayoría las notas por las cuales se remiten los comprobantes
que respaldan los pagos a la DGA; la coordinación del Programa no manifiesta que se
cumplimentaron satisfactoriamente los trabajos.
e) Los comprobantes que respaldan los pagos no hacen mención al 2412/OC.
f) Constancias de pago de Monotributo: carecen de intervenciones por su control
convalidando para el caso de que no paguen el componente previsional, que no se
encuentren en una relación de dependencia incompatible con la contratación (dos casos).
g) Informes de consultores: i) Sin fecha de recepción en todos los ejemplares visualizados. ii)
Sin aprobaciones expresas por parte de la coordinación de la UGP. iii) Carecen de un
número identificatorio que se traslade a un sistema de seguimiento de informes y de
33
archivo, que también pueda ser incorporado en la documentación que libere los pagos
condicionados y en las respectivas aprobaciones.
h) Especialista en Mejora de Procesos de Gestión Organizacional ($ 16.200,00/USD
3.828,80)
i) No se registraron bajo “Honorarios de Consultoría” (1.02.01.03.01.03) sino como
“Capacitación” (1.02.01.03.01.06); de su revisión no surge que se hayan establecido
tareas bajo este concepto.
1.02.01.03.01.00
1.02.01.03.01.03
1.02.01.03.01.06
C3a TRANSF. TECNOLÓGICA Y EXTENSIÓN
CONSULTORÍA
CAPACITACIÓN
ii) Plazo contractual y honorario mensual: No presenta un plazo cierto de duración (seis
meses, pero el período contractual se estableció en ocho meses), y surgen
inconsistencias entre los propios TDR en la cantidad de días establecidos en el
cronograma y la propia fecha asignada. Esto hace que no se pueda tampoco validar el
honorario mensual asignado por ser “no profesional” ($ 6.000,00 ó $ 4.500,00).
S/ Programa y Contrato
Informe
1
Días
30
SEGÚN AGN
Firma del
contrato
Diferencias en
03/10/2011
Días
s/ 6 TDR Anexo I
01/11/2011
02/11/2011
1
2
90
23/12/2011
01/01/2012
9
3
120
28/04/2012
31/01/2012
-88
Final
180
02/06/2012
31/03/2012
-63
i) Especialista en Normativa, gestión de contenidos y tecnologías en página web ($
18.000,00/USD 4.258,70): i) No se pudo convalidar la asignación del honorario de $
6.000,00 como part-time; ni el porcentaje de reducción aplicado. ii) La contratación se
encuadró como locación de servicios, siendo que por su objetivo se asimilaría a una obra.
j) Desarrollo de la aplicación e-SIGA: i) La evaluación final de desempeño del contrato,
carece de recepción y conformidad del coordinador ejecutivo. ii) El informe final del
consultor está firmado por la DGA sin indicar su aprobación y fecha y sin conformidad de
la UGP.
34
k) Especialista en el Área de Arquitectura ($ 37.500,00/USD 8.955,33)
(i) Inconsistencias en fechas: la AP 201100009 se emitió el 31/08/11; la factura es
posterior (01/09/11), pero posee sello de recepción del 30/08/11. Las retenciones de
impuestos y SICOSS se realizaron en setiembre/2011.
(ii) Sin evidencia del control del pago previsional (autónomos) conforme lo establece la
cláusula cuarta del contrato en los cinco pagos mensuales recibidos.
(iii) El último pago se liberó en el ejercicio 2011; por nota recibida en la UGP el 02/01/12
el consultor renuncia. No se da cumplimiento a la cláusula contractual 8 (anticipación
de 30 días); ni evidencia documental del tratamiento dado por la UGP. No se
formalizó un acta de rescisión contractual donde las partes presten conformidad e
indicando que nada tienen que reclamarse entre las partes. Como así tampoco, se le
requirió al consultor un informe de avance final descriptivo por el que se dejara
asentado las tareas que desarrolló durante la locación de servicios, siendo que el
informe final estaba previsto para el 31/01/12.
Comentarios del Programa:
a) Se toma debida nota de la observación y se implementará el sellado de recepción y/o de
entrega.
b) Los contratos están identificados mediante el número de PRISM y mediante dicho número
se los identifica para el resto de las operaciones.
c) De acuerdo a los TDR, en los contratos de servicio, sólo se solicita la presentación de un
informe final. Se toma nota de la observación y se evaluará la implementación de la
presentación de informes de avance y/o documentación equivalente que certifique por parte
del Programa al momento de la liberación del pago mensual la prestación satisfactoria del
servicio.
d) Se toma debida nota de la observación y se incluirá la aprobación por parte de la
Coordinación en la nota de elevación de la factura al pago a la DGA.
35
e) Se toma debida nota de la observación. Se sellarán los comprobantes con la leyenda
“2412/OC-AR”.
f) Si bien se constata la incompatibilidad respecto a requisitos de elegibilidad y de integridad
para la contratación como consultor individual, internacional o nacional, en Proyectos
financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo, se toma nota de la observación y se
constatarán las incompatibilidades mencionadas
g) i) Si bien los informes vienen acompañados por notas de elevación fechadas, se toma nota
de la observación y se implementará el sellado de recepción. ii) Los informes se encuentran
firmados por el Coordinador del Programa. Se toma nota de la observación y se incluirá la
leyenda aprobado junto con la firma. iii) Los informes están identificados de acuerdo a lo
establecido en los TDR (1er informe parcial, 2do informe parcial, informe final). Se toma
nota de la observación y se incorporará dicha identificación en las notas de elevación al
pago.
h) i) Por solicitud de BID, se reimputó este gasto a la cuenta contable Capacitación y en el
insumo correspondiente a honorarios capacitación individual10. ii) El contratado desarrolló
sus tareas durante un período de 6 (seis) meses con inicio el 03/10/11. Dada la naturaleza
del trabajo a desarrollar (diagnóstico a partir de relevamientos, entrevistas, validación con
referentes) y, debido a que entre los meses de enero y febrero, dichas tareas se verían
dificultadas por licencias y plena actividad agropecuaria, se previó un receso durante esos
dos meses, sin actividades ni honorarios. Hecha la consulta al BID, nos recomendaron que,
dado que es una locación de obra, con productos definidos y pago contra productos
(Informes), se incluya directamente en el punto 3.d. del TDR que el plazo estimado de los
trabajos es de octubre 2011 – junio 2012. Por lo tanto, en enero y febrero no entregó
informes y no percibió honorarios.
i) i) Consultado el responsable de la consultoría se incluyó por error la dedicación part-time,
cuando el consultor tuvo dedicación full time. ii) Dada la premura en contar con la nueva
página web del INTA instalada y funcionando, y dada la especificidad de la tarea a
10
Nota AGN: No fue proporcionado la nota del BID citada por el Programa.
36
desarrollar por la consultora contratada formando parte del equipo de trabajo del proyecto
de rediseño de la página, se estableció contar con sus servicios en forma continua y a
disposición del responsable de dicho equipo. Por lo tanto y de acuerdo con las actividades
previstas en el TDR, su contrato fue de servicios.
j) Se toma nota de la observación respecto a la falta de recepción y se implementará el
sellado de recepción y/o de entrega. Respecto a la conformidad del Coordinador, la
supervisión y evaluación del consultor está a cargo del responsable de la consultoría
establecido en el punto 3 f) del TDR, que es quien conoce y puede evaluar correctamente el
desempeño del contratado. Por lo tanto, se considera que no es necesaria la conformidad de
la Coordinación, quien carece de dicho conocimiento. ii) De acuerdo con el ROP, el
Responsable iniciala la factura y el informe, verificando que estén dentro de lo establecido
en el contrato. No obstante, se toma nota de la observación y se procederá a incorporar la
leyenda aprobado junto con la firma del Responsable y del Coordinador.
k) (i) e (ii) Se toma nota de la observación realizada. (ii) se instrumentará dicho control en
futuros contratos con autónomos. iii) Dado que por la naturaleza de las obligaciones
contractuales del consultor una ruptura intempestiva no ocasionaba perjuicios al
contratante, ni tampoco estaba previsto en el contrato la penalidad por el incumplimiento
de esta cláusula, se decidió en el caso concreto no iniciar acciones contra el consultor. De
todos modos en el futuro nos comprometemos a dejar formalmente asentadas estas
cuestiones.
Recomendaciones: El Programa debe asegurarse que la totalidad de los consultores
financiados con fondos del Programa no incurren en incompatibilidades solicitando la
suscripción de las declaraciones juradas respectivas, y que sus contrataciones se enmarquen
en lo establecido en la normativa nacional; dejando constancia expresa de los controles
aplicados.
Las
excepciones
al
cumplimiento,
deben
encontrarse
adecuadamente
fundamentadas por autoridad competente. Foliar los legajos de los consultores. No
comprometer fondos para más de un ejercicio. Cumplimentar con las supervisiones y/o
revisiones establecidas en el ROP dejando evidencia documental de ellas. Estipular y
37
documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores garantizando la
eficiencia en las contrataciones. Adecuar las grillas de evaluación en conformidad con los
requisitos de los puestos, indicando expresamente los ítems de acuerdo a lo desarrollado en
los TDR. Incluir el ítem del plan de adquisiciones a que refiere la consultoría. Dejar debida
constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales que acompañan los
consultores que son copia fiel de los originales que se tuvieron a la vista. Para el caso de los
contratos de locación de servicios prever en los TDR la implementación de un sistema de
presentación de informes ejecutivos periódicos o de control de avances que documente el
desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados. Dejar constancia
de la revisión documental realizada sobre las entrevistas y/o documentación realizada.
Implementar procedimientos para subsanar los procesos observados en la búsqueda,
evaluación y selección. Numerar los contratos. Formalizar adecuadamente las aprobaciones
de los informes ya sea por parte del responsable primario como así también por la
coordinación del Programa al momento de liberar los respectivos pagos. Ingresar los informes
por la mesa de entrada del Programa, y dar instrucciones para que en ellos consten las
recepciones por los respectivos traslados/pases. Formalizar adecuadamente las rescisiones
contractuales.
J- ADQUISICIÓN DE BIENES
De la revisión de los antecedentes y pago de anticipo por $ 1.477.032,68 /USD 351.674,45
(JBID 3) contabilizados durante el ejercicio 2011 para la adquisición mediante compra directa
de un sistema de cromatografía líquida de ultra performance espectrometría de Masa – Masa
para ser destinado al laboratorio de pesticidas de la Estación Experimental Mendoza del INTA
surgen las siguientes observaciones a formular:
Proveedor:
D`AMICO Sistemas SA
Orden de compra: 01/09/11
Monto:
$ 1.641.147,42
Encuadre del Procedimiento (Aclaración preliminar): Dado el monto involucrado en la
contratación bajo análisis correspondió originariamente la aplicación de las pautas contenidas
en el ROP, bajo las cuales habría procedido la apertura de una Licitación Pública Nacional. La
38
aceptación de la adquisición de bienes de una marca determinada en forma directa –tal es el
caso- está contemplada en la Política GN -2349 (clausula 3.6) que define las condiciones en
que podría resultar conveniente, siendo el literal (b) el aplicable a la situación planteada11.
1) Archivo – Orden y foliatura – Necesidad de la Contratación – Monto estimado
a) No se indican los números de expediente ni de proceso. La documentación se encuentra sin
foliatura.
b) No surge de las actuaciones el planteamiento de la necesidad de contratación inicial, esto
es, la solicitud de contratación con indicación expresa de las especificaciones técnicas del
equipo que es necesario adquirir, el monto estimado de la compra y el procedimiento o
mecanismo a emplear en la adquisición, elaboradas en forma preliminar y de manera tal
que resulte posible su confronte con el presupuesto presentado por la proveedora.
c) No se tuvo a la vista definición del monto estimado de esta contratación emitido por el área
competente en la materia y su aprobación formal.
Comentarios del Programa:
a) Las compras directas son adquisiciones de excepción por lo que no hemos seguido una
numeración correlativa como en el resto de las adquisiciones. Sin embargo, estamos
numerándolas y foliándolas según lo requerido.
b) El usuario12 es quien genera la demanda o necesidad y quien proporciona las
especificaciones técnicas. Todo ello está reflejado en el Plan de Adquisiciones, teniendo en
cuenta las notas del 8 de agosto del 2011 donde se encuentran las especificaciones técnicas
del equipo solicitado y la del 10 de marzo de 2011 donde la unidad solicita la compra del
equipo. Al tratarse de una compra directa no es posible obtener precio de referencia pues
precisamente se trata de un equipo único con un solo proveedor lo que en rigor justifica la
compra directa. En tal caso el precio es el que figura en la pro forma exigida a la empresa
lo que forma parte de la evaluación. Lo mismo vale para las especificaciones técnicas.
11
Clausula 3.6 La contratacin directa se lleva a cabo sin competencia (una sola fuente) y puede ser un método adecuado en las
siguientes circunstancias:…(b)… la estandarizacion del equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo
existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original…”
39
c) El Plan de Adquisiciones oportunamente aprobado por el Consejo Directivo del INTA,
establece un presupuesto de referencia, pero por tratarse de un equipo único el precio
también lo es.
2) Cotización – Oferta
Ha sido incorporado a las actuaciones un presupuesto/oferta presentado por la empresa
D´amico Sistemas S.A. que lleva fecha 11/07/11, en el cual ofrece proveer el equipo a un
valor de USD 392.619.- (con IVA). Se observa en particular que:
a) El presupuesto no registra ingreso al Programa y/o constancia alguna de recepción (sellos y
firma).
b) El Presupuesto hace referencia a los Términos y Condiciones comerciales manifestando
que: “Los términos y condiciones listados a continuación son parte de la cotización y
serán tomados como prevalentes en el contrato salvo expreso acuerdo de lo contrario…” y
a continuación lista las condiciones en que procede su cotización estableciendo:
 Moneda en que deberá firmarse la orden de compra (dólares);
 Plazo de mantenimiento de la oferta (30 días)
 Condiciones de instalación del equipo (responsabilidades, condiciones)
 Plazos de entrega (45/60 días)
 Capacitación básica para el manejo del sistema
 Garantía del equipo (1 año)
 Especificaciones Técnicas
Puesto que la Orden de Compra no contiene estipulaciones en contrario a las ofrecidas por
el proveedor, contractualmente se encontrarían vigentes las establecidas en el presupuesto
que pasó a formar parte integral del contrato. No se ha encontrado evidencia de
estipulación inicial de estas condiciones por parte del Programa, siendo el proveedor quién
definió estas condiciones de provisión en su oferta.
12
AGN: Centro Regional Cuyo
40
c) Evaluación de la empresa: No se tuvo a la vista documentación -antecedente institucional,
y societaria de la empresa ofertante- a efectos de estudiar la elegibilidad y admisibilidad
del proveedor, ni consta que el Programa haya exigido del oferente su presentación.
d) El presupuesto indica: “1… No se aceptaran órdenes de compra en otra moneda que no
sea la de la cotización…”. Siendo la cotización en dólares, es de señalar que la orden de
compra fue suscripta en pesos, en contradicción a la indicación “vigente” según se
expresara en el punto anterior. Agrega la Orden de compra: “El monto y la moneda en que
se pagara esta contratación/adquisición será aquella que el proveedor hubiese
especificado en su oferta…” existiendo una contradicción al texto de la misma Orden de
Compra ya que el monto se encuentra expresado en Pesos ($) cuando el presupuesto
presentado por la empresa se encuentra expresado en Dólares (USD).
e) No se ha acreditado la personería invocada por los firmantes tanto del presupuesto como de
la orden de compra. Por su parte el firmante del presupuesto (Presidente) es alguien
distinto al firmante de la orden de compra.
Comentarios del Programa:
a) Se toma nota de la observación y se registrará el ingreso y recepción tal como lo sugerido.
b) Las estipulaciones son necesariamente las que propone el vendedor por tratarse de una
compra directa. En todo caso el Programa acepta la adquisición del bien o no.
c) Es una compra directa y no exige tal información por parte del Banco. En una licitación se
requieren estos antecedentes, sin embargo, en una Compra Directa no son aplicables por
tratarse de un procedimiento excepcional.
d) El UEPEX no permite, hasta donde sabemos, emitir órdenes de compra en otra moneda
que no sea en pesos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el oferente, al firmar la
orden de compra acepta los términos allí impuestos, incluido el tipo de cambio.
e) Es correcto, en el futuro se solicitará al área respectiva que proceda tal como lo sugerido.
En este caso en particular, al haberse ejecutado el contrato, la empresa aceptó
implícitamente las condiciones, lo que da cuenta que el firmante representó fielmente a la
voluntad societaria.
41
3) No Objeción BID (CSC/CAR N° 4276–23/08/11)_- Aprobación – Orden de Compra
Verificamos que el 19/07/11 mediante Nota UGP N°832011 el Programa solicitó la no
objeción al BID para la adquisición en forma directa del equipo argumentando que “…la
marca Waters es la utilizada en la red de laboratorio del INTA y permitiría: i) trabajar con
técnicas de ensayos comunes entre los tres centros que integran la red (Balcarce, Castelar,
Mendoza); ii) disminuir costos de capacitación, y iii) hacer comparables los resultados…”.
A ello el Banco respondió el 29/07/11 mediante Nota CSC/CAR N°3768 requiriendo mayores
argumentos y justificativos de la necesidad de optar por la compra directa, ya que “… ni la
documentación recibida ni los argumentos presentados demuestran fehacientemente la
necesidad de apelar a este procedimiento de excepción…”. En consecuencia, mediante Nota
UGP N°1162011 del 15/08/11 el Programa dio respuesta al Banco adjuntando la
documentación solicitada y ampliando argumentos referidos a la conveniencia de proceder a
la compra del equipo ofrecido por un solo proveedor. Finalmente el BID dio su conformidad
el 23/08/11 mediante nota CSC/CAR N°4276 indicando “…que el Banco no tiene objeciones
que realizar sobre la solicitud de la adquisición mediante el procedimiento de Compra
Directa…”. De lo expuesto se desprenden los siguientes comentarios:
a) Fue modificado el nombre del objeto de la adquisición, ya que originariamente era
“adquisición de un Ultracromatógrafo líquido con detector de cuadrupolo” siendo a la
fecha “Adquisición de un Sistema de Cromatografía liquida de Ultra Performance”13.
b) El Banco emite su no objeción a la contratación dando su conformidad al financiamiento
de la compra, no obstante al 23/08/11 – fecha en que procede- la oferta de D´amico
Sistemas SA se encontraba vencida (10/08/11).
c) En ambos casos la solicitud de no objeción no evidencia constancia de diligenciamiento, es
decir que no reviste acuse de recibo alguno en firmas y/o sellos. Lo propio ocurre con
sendas notas del Banco, ya que no registran acuse de recibo por parte del proyecto, no
constando su diligenciamiento efectivo.
d) Pudimos verificar que las especificaciones técnicas del equipo a comprar fueron elaboradas
a requerimiento del Banco en su Nota CSC/CAR 3768/11, ya que fueron confeccionadas
13
AGN: Indicado por el Banco en Nota CSC/CAR 4276/11.
42
por la Dirección Centro de Estudio de Fitofarmacia (EEA Mendoza INTA) con fecha
08/08/11, esto es, cuando ya el procedimiento se encontraba avanzado y en instancias de
aprobación del financiamiento y no en forma previa al inicio del proceso.
e) De la misma manera constan incorporadas a las actuaciones (adjuntas a la solicitud de no
objeción del 15/08/11) detalle de los argumentos que “justifican” la adquisición del equipo
en forma directa, en tanto la compra del mismo permitiría el funcionamiento adecuado
dentro de una red de mayor eficiencia a la que podría ofrecer un equipo alternativo, siendo
además compatible con el equipamiento existente. Estas “Justificaciones” no registran
fecha de elaboración.
f) No se ha tenido a la vista acto administrativo de aprobación de la compra, y del cual surja
expresamente la voluntad de contratar a este proveedor, las causales y justificaciones de la
compra directa misma y la expresión concreta de la administración de comprar a este
precio y en las condiciones indicadas, una vez otorgada la No Objeción por parte del BID
(23/08/11).
g) Orden de Compra (01/09/11) $ 1.641.147,42. La orden de compra omite elementos
esenciales de la contratación a saber:
 No se indican condiciones de entrega del equipo (Costo, seguro, flete).
 No indica plazo para la instalación y puesta en marcha, ni plazo de cumplimiento del
contrato en forma integral.
 No se hace referencia a garantía del equipo (1 año según presupuesto).
 No se hace referencia a los servicios conexos adicionales: capacitación, provisión de
manual de instalación e instrucciones (si lo indica el presupuesto).
 No se hace mención al servicio técnico necesario (si lo indica el presupuesto).
Comentarios del Programa:
a) La designación de uno y otro es técnicamente equivalente, sin embargo, se comprende la
conveniencia de mantener un único nombre.
b) Si bien la oferta estaba vencida cuando el Banco aprobó la operación, en los hechos se
mantuvieron todas las condiciones de la forma en que estaba previsto. Hay que destacar
43
que el Banco dio su conformidad en los términos de la oferta, y esos términos fueron
respetados.
c) Tal como se señaló anteriormente, la correspondencia con el Banco se realiza a través de
dos cuentas de correo electrónico autorizadas al efecto. Sin embargo, a los efectos de dejar
constancia fehaciente de la recepción de las notas se procederá a su certificación en el
futuro.
d) Las especificaciones técnicas en una compra directa no se elaboran con anterioridad al
inicio del proceso pues están implícitas en el nombre y marca del equipo que se desea
adquirir. En la nota CSC/CAR 3768/11 el Banco recuerda la necesidad de detallar las
especificaciones técnicas para el momento de confirmar la operación.
e) La justificación es el anexo a la nota UGP 116/2011, que por error quedó archivado en el
lugar incorrecto.
f) Hemos considerado suficiente la no objeción del Banco siendo que la operación está
incluida en el Plan de Adquisiciones oportunamente aprobado por el INTA, por lo que
entendimos que no era necesario reiterar la voluntad administrativa. Sin embargo, en el
futuro, se solicitará una disposición a la Dirección Nacional.
g) El presupuesto forma parte integrante del contrato. Todas estas condiciones se encontraban
en el presupuesto, y como el presupuesto es parte integral del contrato (clausula A5 de la
orden de compra) se consideró innecesario duplicar dicha información.
4) Entrega e Instalación
De acuerdo a la OC el equipo debió ser entregado a más tardar el 31/10/1114. Se ha
agregado a las actuaciones un correo electrónico del 11/07/12 en el cual se comunica que
“el equipo UPLC H-Class fue instalado el viernes 6 de julio de 2012.” En respuesta a
nuestra Circularización nos ha informado el proveedor el 10/08/12 que el equipo fue
entregado el 25/04/12. Sobre el particular se observa que:
a) El correo electrónico citado no lleva firmas que validen el contenido y la identidad de
receptor y emisor. Téngase presente que dicho medio resulta útil a efectos de adelantar
14
AGN: Entrega s/g OC: “…60 días desde la recepción de la Orden de Compra…”
44
información mas no se erige como un mecanismo de comunicación fehaciente en
nuestro sistema de derecho, ni aún con firmas.
b) No se tuvo a la vista instrumento que acredite de manera fehaciente la instalación de los
equipos en tiempo y forma (vgr. Acta) con manifestación de cumplimiento de las
condiciones
en
que
esta
debió
proceder
según
las
previsiones
pactadas
contractualmente. No obstante, en respuesta a nuestra Circularización nos ha informado
el proveedor con fecha 10/08/12 que el “…La entrega, instalación y capacitación
definitiva se completo en fecha 25/04/2012) una vez que el organismo logro completar
la instalación de su Laboratorio”.
c) No se ha reglamentado expresamente el cumplimiento del plazo dentro del cual debió
cumplirse el contrato ya que dicha previsión no surge de la orden de compra ni del
presupuesto presentado por la proveedora.
d) Siendo la OC del 01/09/11 el equipo habría15 sido instalado a más de diez (10) meses de
efectuada la contratación.
Comentarios del Programa: Efectivamente hubo una importante demora en la recepción
final del equipo. Esta implicaba no solo disponer del mismo sino también de su instalación.
Para dicha instalación en el laboratorio se requerían arreglos en los edificios del INTA que no
fueron realizados en tiempo y forma.
a) Tomamos nota de la observación para corregir el error en futuras operaciones.
b) Se agrega al remito del equipo la nota del servicio técnico que realiza la instalación.
c) El plazo de entrega incluye la instalación, más allá que efectivamente, en la práctica no se
cumplió por la situación manifestada ut-supra.
d) Acordamos con la observación. El hecho se justifica por lo expuesto anteriormente.
15
Según respuesta a nuestra circularización se habría dado cumplimiento el 25/04/12, a más de ocho (8) meses
45
5) Servicios y Obligaciones Conexas
a) Origen de los Bienes:
1. Con fecha 11/8/11 la empresa informó al Programa el origen de los bienes ofrecidos
indicando que corresponden a la “…marca Waters” fabricado por Waters
Corporation,..” no obstante al informar el carácter de exclusividad, expresa “…para
los cuales D´amico Sistemas SA es representante exclusivo para todo el territorio
nacional de Inglaterra”.
2. La orden de compra estableció que “B Certificado del Proveedor: El proveedor deberá
entregar con su factura un certificado de origen de los bienes adquiridos” sin embargo
no se ha agregado a las actuaciones acreditación de cumplimiento de esta carga
contractual por parte del proveedor, ni consta exigibilidad por parte del programa de
dicho “Certificado de Origen de los Bienes”.
b) Capacitación: El presupuesto de la empresa en su punto 8. Indica que “Se encuentra
incluida la capacitación e instrucción básica para el manejo del sistema ofrecido...” sin
embargo no se han incorporado a las actuaciones constancias que respalden el
cumplimiento de estas cargas conexas por parte de la proveedora. En respuesta a nuestra
Circularización nos ha informado el proveedor con fecha 10/08/12 que “… La entrega,
instalación y capacitación definitiva se completó en fecha 25/04/2012, una vez que el
organismo logro completar la instalación de su Laboratorio”.
c) Servicio Técnico: De la misma manera incluyó el presupuesto detalle de los “servicios
técnicos incluidos” no encontrándose incorporada al conjunto de documentos bajo análisis
respaldo documental de cumplimiento de estas cargas contractuales.
d) Manuales de Instalación: Surge del presupuesto que los equipos “…Serán instalados sin
cargo por Personal de D´amico Sistemas SA. …” enunciando las condiciones en que
deberá proceder la misma…”…todo según lo indicado en el Manual de instalación, el cual
será enviado por el personal de D´amico Sistemas SA”. No obstante no hemos encontrado
evidencia de cumplimiento de esta entrega por parte del empresa proveedora ni consta haya
sido exigida su presentación por el proyecto.
46
Comentarios del Programa:
a) 1. Tomamos nota de la observación. Evidentemente se trató de un error ya que en el resto
de la documentación se indica, y en los hechos es así, que D´amico es representante en el
territorio Argentino. 2. Sin comentarios.
b), c) y d) Se requerirá a los usuarios que manifiesten si la empresa cumplió con dichas
obligaciones y den su conformidad.
Recomendaciones: Incrementar controles vinculados a la formación de expedientes
supervisando las formalidades que les son propias tal como es la adecuada compaginación y
foliatura, en custodia de la integridad de las actuaciones que respaldan las contrataciones.
Incorporar numeración a la totalidad de actuaciones llevadas a cabo por el proyecto con el fin
de facilitar la identificación y monitoreo de los procesos. Prever - como primer paso de todo
proceso de contratación- la determinación expresa por parte del organismo contratante de la
necesidad del bien objeto de la contratación, con definición a de sus especificaciones técnicas
y de las condiciones comerciales y operativas en que habrá de proceder la contratación del
proveedor, todo ello en virtud del principio de sana administración y gestión de uso de fondos
públicos. Dejar constancia adecuada dentro de las actuaciones del cumplimiento de esta
instancia de aprobación formal del monto estimado de cada contratación en línea con las
mejores prácticas en la materia. Incrementar controles inherentes a la documentación
ingresada al programa dejando adecuada constancia de su ingreso y recepción. Requerir de los
representantes del proveedor la documentación que respalda la representación invocada por el
firmante proveedor a fin de custodiar la seguridad jurídica de ambas partes y dar certeza a los
vínculos contractuales asumidos. Dar cumplimiento a los principios elementales de gestión
que recomiendan el aseguramiento de la vigencia sostenida de toda oferta por el tiempo que
demande la toma de decisiones y evaluación previendo la solicitud y obtención de la
correspondiente prórroga en tiempo forma. Instrumentar mecanismos que permitan validar
todo intercambio epistolar efectuado con el Banco puesto que la vía empleada (correo
electrónico) no reúne en nuestro sistema legal los requisitos sustanciales de validez que
permitan considerar fehacientemente efectuadas dichas comunicaciones. Asimismo,
47
considerando que en el caso ha sido utilizado un mecanismo de “excepción” procedimental se
recomienda incrementar controles vinculados a la producción de documentación de respaldo,
previendo la elaboración preliminar de constancia que refleje en forma expresa y suficiente
los argumentos y justificativos de las decisiones adoptadas. Incrementar controles inherentes a
la documentación presentada por los oferentes. Implementar las medidas necesarias para
concretar las entregas y tareas encomendadas dentro de los plazos previstos contractualmente,
dejando constancia fundada de las causas que motivan y justifican desvíos en la dinámica del
contrato así como de todo cambio contingente durante la ejecución, con el fin de salvaguardar
la autosuficiencia e integridad de las actuaciones, la transparencia en los procedimientos y
delimitar eventuales responsabilidades. Incrementar controles vinculados a la acreditación de
cumplimiento de los contratos celebrados previendo la instrumentación formal de observancia
de cada etapa de ejecución (vgr. entrega, instalación) y su incorporación efectiva a las
actuaciones.
K- OBRAS: LPN INTA BID Nº01/11 “Construcción de Campo Experimental Ing. Juárez –
Provincia de Formosa”
Principales Datos de la Contratación:
Contrato:
Contratista:
Monto adjudicado:
Monto pagado:
Inicio de tareas:
Plazo de Obra:
Fin de Obra:
17/10/11
Empresa de Construcciones Civiles SA (ECCSA)
$ 7.782.478,02
$ 1.167.371,70/USD 276.628,36
27/10/11
16 Meses
27/02/2013
1) Convocatoria
a) Apertura del Procedimiento
1. No Objeción BID (21/06/11): Mediante Nota UGP N°592011 del 13/06/11 habría sido
entregado al BID el Pliego para la LPN N°01/2011, a efectos de obtener su
conformidad. A ello el Banco comunicó su no objeción mediante Nota CSC/CAR
N°3099 emitida el 21/06/11, donde expresa en forma errónea que es en referencia a
48
“…la nota UGP N°592011 recibida en esta Representación el 13 de mayo de 2011...”,
cuando esta última data de fecha posterior (13/06/11).
2. Llamado - Convocatoria: No hemos detectado dentro de las actuaciones instrumento
dispositivo (Resolución, disposición o análogo) en los que conste la apertura formal de
la licitación, con aprobación expresa del Pliego de Bases y Condiciones, con
autorización expresa para realizar las publicaciones, mención a la aprobación del
presupuesto oficial y del pliego, establecimiento de su valor, esto es, el correspondiente
Acto Administrativo emanado de autoridad competente de manera tal que quede
debidamente exteriorizada y formalizada la voluntad administrativa de contratar con los
requisitos y condiciones de su procedencia, y en los términos del artículo 7° de la LNPA
19.549 y en cumplimiento de la LOP N°1306416.
3. Publicidad y Difusión de la Convocatoria: No se tuvieron
a la vista ni constan
incorporadas a las actuaciones originales y/o copias fieles de los medios gráficos en que
habría sido difundida la convocatoria (llamado) en las condiciones y términos previstos
en la ley de Obra Pública N°1306417.
b) Pliego de Bases y Condiciones: Sobre el particular indicamos que:
1. No se ha agregado a las actuaciones el pliego de bases y condiciones suscripto por la
autoridad competente. Para el análisis se ha tomado como referencia el Pliego
publicado en la página del ente http://provinta.inta.gov.ar/ disponible al público en
general. Vale señalar que este último carece asimismo de firma de autoridad
competente que permita determinar su aplicabilidad.
2. No hemos visualizado dentro de las actuaciones nómina completa y actualizada
suscripta por autoridad competente que liste a la totalidad de empresas que adquirieron
los pliegos de la licitación de manera tal que permita determinar el total de empresas
frente a las cuales la administración se encuentra obligada en esta instancia (vgr.
aclaratorias y enmiendas).
16
Art. 4º - Antes de sacar una obra pública a licitación pública o de contratar directamente su realización, se requerirá la
aprobación del proyecto y presupuesto respectivo, por los organismos legalmente autorizados, que deberá ser acompañado del
pliego de condiciones de la ejecución, así como de las bases del llamado a licitación a que deban ajustarse los proponentes y el
adjudicatario…”
17
“Art. 10: La licitación pública se anunciará en el Boletín Oficial de la Nación y en el órgano análogo del gobierno provincial
o del territorio donde la obra haya de construirs...” (frecuencia 15 días / 20 días de anticipación).
49
c) Presupuesto Oficial: Surge de las actuaciones (fs 25) que el presupuesto oficial18 para la
contratación de la obra de que se trata habría ascendido a la suma de $ 7.911.750,00,
observándose al respecto que no se tuvieron a la vista antecedentes de conformación de
este monto estimado de contratación, ni se han agregado a las actuaciones constancias que
respalden la correspondiente aprobación de la previsión presupuestaria, de acuerdo a la
LOP N°13.064 (Art. 4º - Antes de sacar una obra pública a licitación pública o de
contratar directamente su realización, se requerirá la aprobación del proyecto y
presupuesto respectivo…”).
Comentarios del Programa:
a) 1. Evidentemente se trata de un error cometido por el Banco.2 .El proceso es necesario, en
el futuro se instrumentarán las medidas pertinentes. De cualquier forma, la Dirección
Nacional y el dictamen de Asuntos Jurídicos emiten una disposición adjudicando el bien
por lo que se entiende, aprueban lo actuado con anterioridad. 3. Por problemas locales se
hizo dificultoso en algunos casos la publicación en algunos Boletines Oficiales
provinciales y en la Oficina de Contrataciones. Sin embargo, optaremos, por la publicación
en el Boletín Oficial nacional y en la Oficina de Contrataciones.
b) 1. Se firmará el Llamado a Licitación dando cuenta de los folios que comprenden el pliego
original, es decir el que se publica en Provinta. 2. Se agregará el listado respectivo al
expediente.
c) Si bien hasta enero de 2012 las aprobaciones se realizaban por correo electrónico, en la
actualidad la Dirección Nacional autoriza cada una de las licitaciones dando conformidad
a los distintos pedidos.
2) Apertura de Ofertas (Acta 01/08/11)
El 01/08/11 se recibieron y abrieron dos (2) ofertas, cuyas cotizaciones se exponen como
sigue:
18
Presupuesto Oficial a Mayo/2011.
50
1
2
EMPRESA
Cotización
Empresa de Construcciones Civiles SA (ECCSA)
GEC SA – ARCA SA (UTE)
$ 7.782.478,02
$ 9.248.859,42
Se señala al respecto que:
a) El acta indica que la apertura de ofertas procedió a las 18:00 horas, sin embargo el
llamado19, el Pliego (Sección II IAO 24.1) y el reporte emitido por la página web del ente
(ficha) indican que la convocatoria fue realizada para las 15:00 hs20.
b) No hemos visualizado dentro de las actuaciones constancia alguna que acredite el
cumplimiento de la carga de envío del Acta de Apertura de Ofertas a los oferentes
involucrados en el proceso conforme la reglamentación de la clausula 24.4 del Pliego.
Comentarios del Programa:
a) La postergación de la hora responde al hecho que las ofertas fueron entregadas en Buenos
Aires y la apertura se realizó en Formosa. Retrasos en el viaje determinaron la postergación
del horario de apertura, la cual fue comunicada telefónicamente por funcionarios de la
gobernación a los respectivos oferentes. Del acto de apertura participaron las dos empresas
y dieron su consentimiento al firmar el Acta.
b) Las dos empresas estuvieron presentes en el acto de apertura y recibieron copia del acta
respectiva.
3) Evaluación de ofertas
a) Aclaraciones de Oferta: Consta que mediante Nota N°1332011 de fecha 23/08/11 se habría
requerido de ECCSA el suministro de documentación complementaria de su oferta en un
plazo de tres (3) días. Sobre el particular señalamos que:
1. Dicha nota no registra evidencia de diligenciamiento o envío ya que no lleva firmas y/o
sellos de recepción.
19
En referencia al texto a publicar (sin firmas ni fechas de publicación) contenido en el Pliego
Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras del BID Punto 2.45:”…El Prestatario debe abrir todas las ofertas a la hora
estipulada y en el lugar especificado…”)
20
51
2. Si bien se ha detectado que la documentación solicitada (curriculum vitae del Jefe de
Obra y declaración jurada) se ha incorporado al archivo, señalamos que no se ha
visualizado nota de presentación de esta información con acuse de recibo oportuno por
parte del Programa, de manera tal que posibilite el control de cumplimiento en tiempo y
forma de dicha presentación.
b) Informes de Evaluación – (Informe Técnico - Dictamen de la Comisión Evaluadora
(01/09/11): Se tuvo a la vista el Informe Técnico emitido con fecha 31/08/11 y Dictamen
de la Comisión Evaluadora de fecha 01/09/11 de los cuales surge como resultado del
análisis de la documentación presentada por los proponentes que ambas empresas
cumplimentan lo solicitado en el Pliego de Bases y Condiciones desde el punto de vista
técnico y legal y financiero, derivando la comparación de precios en la recomendación de
adjudicación de la obra a la oferta de la firma Empresa de Construcciones Civiles SA
(ECCSA) por ser la más baja. Si bien los informes se encuentran suscriptos por los
funcionarios intervinientes en instancias de evaluación, no hemos visualizado dentro de las
actuaciones instrumento alguno que respalde la conformación de dicha Comisión de
Evaluación.
c) Notificaciones – Publicación: Se habría comunicado el resultado de la preadjudicación a
ambos oferentes mediante notas simultáneas emitidas con fecha 30/09/11 indicando que la
Disposición
se
encuentra
disponible
para
consulta
en
el
portal
del
ente
(http://provinta.inta.gov.ar). En línea con lo expuesto se observa que estas notificaciones
omiten acuse de recibo en firmas o sellos de manera tal que quede acreditado su
diligenciamiento efectivo y recepción por parte del destinatario.
Comentarios del Programa:
a) 1 y 2 y c) En el futuro se adjuntará el comprobante del correo para certificar los envíos.
b) La comisión evaluadora está integrada por representantes de la UGP, la DN y el
especialista técnico del bien que se trata según lo establece el ROP, el cual fue aprobado
oportunamente por el Consejo Directivo del INTA. En todos los casos los firmantes son
integrantes de las áreas mencionadas.
52
4) Adjudicación (27/09/11) – Carta de Aceptación – Publicaciones
Mediante Disposición Nº1199 el Director Nacional del INTA formalizó la adjudicación de
las obras a favor de la empresa ECCSA por el monto $ 7.782.478,02. Luego, el 05/10/11
consta emitida la Carta de Aceptación correspondiente, no obstante no registra recibo
alguno por parte del destinatario de manera tal que conste su diligenciamiento efectivo y su
recepción en fecha cierta (Pliego IAO 34.1).
Comentarios del Programa: En el futuro se adjuntará comprobante de correo.
5) Contrato de Obra
El 17/10/11 fue suscripto el Contrato de Obra entre la adjudicataria ECCSA y el INTA. Al
respecto señalamos que:
a) Suscripción: Hemos verificado que:
1. Existe un error sustancial en la enunciación del monto dentro del contrato, ya que se
indica “…Precio del Contrato ($7.728.478,02)…”, cuando la suma ofertada y
adjudicada ascendió a la $7.782.478,02. Dicho error representa una diferencia de $
54.000,00 (inversión de números).
2. El Contrato se encuentra firmado por la responsable del Área Gestión Técnica del
Programa, sin embargo, no surge del Reglamento Operativo del Programa ni de
instrumentos a la vista habilitación que faculte a dicho funcionario a suscribir contratos
en representación vinculando jurídicamente al Programa (RO.III.E. Puntos 3) y 7))21.
No se ha tenido a la vista instrumento donde conste la delegación expresa de facultades
emitido por el Director Nacional del Programa a estos efectos.
b) Garantía de Ejecución: Tuvimos a la vista Póliza de Caución emitida en garantía de
ejecución contractual por un monto que ascendió a $ 389.124,00 correspondiente al cinco
por ciento (5%) del total del contrato. Dicha póliza fue suscripta en fecha posterior a la
firma del contrato.
c) Plan de Trabajos: Establece el pliego en su clausula 27.1 que: “El Contratista deberá
presentar el Plan de Trabajos de las obras dentro de los diez (10) días a partir de la fecha
21
De acuerdo al R.O la facultad de suscribir contratos corresponde al Director Nacional del INTA
53
de la Carta de Aceptación. La metodología constructiva presentada será de cumplimiento
obligatorio durante la ejecución de la obra, y sólo podrá ser modificada previa
aprobación del Inspector...”. No hemos encontrado dentro de las actuaciones
acreditaciones de presentación de este plan de trabajos por parte de la empresa contratista,
así como de las actualizaciones periódicas (cada 60 días) con aprobación del inspector de
obra (Clausula 27.3).
d) Certificado Capacidad Adjudicación: No hemos encontrado dentro de las actuaciones el
Certificado de Capacidad de Adjudicación emitido por el Registro Nacional de
Constructores de Obras Públicas a favor de la empresa adjudicada (Decreto Nº 1254/90)
e) Certificado Fiscal para contratar: No hemos visualizado dentro de las actuaciones el
Certificado Fiscal para Contratar emitido por la AFIP a favor de la contratista en
cumplimiento de la Resolución General AFIP Nº 1814/2005.
f) Seguros: Conforme la cláusula 13.1 de las CGC y CEC el contratista debió presentar
seguros para cubrir eventualidades durante el período comprendido entre la fecha de
iniciación y el vencimiento del plazo de garantía (Daños a obra, planta y materiales,
pérdidas o daños a equipos, propiedad de terceros y lesiones personales o muerte). No se
visualizó dentro de las actuaciones constancias que acrediten dichas presentaciones
exigidos en las condiciones mencionadas.
g) Devolución de Garantías: El Pliego estableció en su cláusula IGO 17.4 “...17.4 La
Garantía de Mantenimiento de Oferta o la Declaración de Mantenimiento de la Oferta de
los Oferentes cuyas Ofertas no fueron seleccionadas serán devueltas inmediatamente
después de que el Oferente seleccionado suministre su Garantía de Cumplimiento”, No se
evidencia la devolución de garantías de mantenimiento de oferta retenida oportunamente a
sendos oferentes mediante constancia o acreditación agregada a las actuaciones.
Comentarios del Programa:
a) 1.La diferencia surge de un error de tipeo. Sin embargo, el monto sobre el cual se pagan los
certificados, los montos ingresados al UEPEX, el monto de la póliza de cumplimiento de
contrato y el resto de la documentación suscripta por ambas partes es de $7.782.478,02. A
54
fin de subsanar el error, se suscribirá una enmienda al contrato. 2.Tanto la responsable del
Área de Gestión Técnica como el Coordinador del Programa tienen las firmas autorizadas
por el Consejo Directivo del INTA ya sea para la firma de la documentación del Programa
ante el BID, como así la firma de cheques y demás documentos. Sin embargo, al no existir
una autorización formal por parte del Coordinador en este sentido particular, se procederá a
la ratificación de lo actuado en este aspecto aprovechando la enmienda del convenio.
b) La presentación de la Garantía de Cumplimiento de Contrato y la firma del Convenio
constituyen obligaciones independientes del oferente adjudicado. El plazo de presentación
de la mencionada Garantía es de hasta 21 días corridos a partir de la recepción de la Carta
de Aceptación, tal como lo indica la Cláusula 35.1 Sección I del pliego, que puede o no
coincidir con la fecha de la firma del Convenio. El incumplimiento de cualquiera de estas
dos obligaciones tiene como consecuencia la anulación de la adjudicación y la ejecución de
la Garantía de Mantenimiento de Oferta, tal como lo indica la Cláusula 35.4 Sección I del
pliego.
c) Hasta el momento solo se solicita actualización del plan de obras solo cuando existe una
modificación constructiva que lo amerite. Se tomará en cuenta la observación para analizar
si no habría que introducir una modificación a la cláusula a los fines de evitar incurrir en
costos de transacción adicionales
d) Debido a que el Banco no obliga a su presentación no se ha solicitado. En el futuro se
requerirá.
e) En el caso particular de esta obra no fue solicitado aunque sí lo estamos solicitando una vez
detectada esta falta.
f) Se toma en cuenta la observación.
g) Los originales de las pólizas se encuentran en custodia en la UGP y las mismas están a
disposición de los oferentes. En muchos casos las empresas no retiran los originales lo cual
es el caso de esta empresa.
Recomendaciones: Formalizar adecuadamente la expresión de la voluntad estatal mediante
elaboración de Acto administrativo expreso continente de todos los requisitos y condiciones
que su emisión conlleva (LNPA N° 19.549 Articulo 7º y 8º) a fin de evitar nulidades y
55
mantener transparente la gestión. Incorporar copia de dicho instrumento a las actuaciones de
respaldo. Cumplir con las normas vigentes en materia de publicidad de la convocatoria e
incorporar a las actuaciones constancias que acrediten la realización de las publicaciones
exigidas por la reglamentación vigente en cada instancia procedimental requerida. Incorporar
a las actuaciones copia fiel del Pliego aplicable y vigente, (suscito por la autoridad
competente), en virtud de la autosuficiencia e integridad de las actuaciones y con el fin de
facilitar el monitoreo y control. Incorporar a las actuaciones la nómina de adquirientes de
pliegos debidamente actualizada y firmada a efectos de determinar con mayor precisión el
universo de empresas frente al cual se encuentra obligada la administración en esta instancia.
Dejar constancia adecuada en las actuaciones de los resultantes de la conformación del
presupuesto oficial de obra, verificando que el mismo cuente con aprobación formal y en
forma previa al llamado. Dejar adecuada constancia en las actuaciones de toda contingencia
que implique un apartamiento de la normativa a fin de justificar expresamente los desvíos en
la marcha de los procesos. Ante casos similares incorporar al acta labrada aclaraciones u
observaciones vinculadas al cumplimiento de la carga de difusión de lo actuado en el acto a
los oferentes involucrados. Incorporar a las actuaciones documentación respaldatoria del la
designación y nombramiento de los actuantes miembros de la Comisión Evaluadora a efectos
de validar su intervención y mantener íntegras las actuaciones. Supervisar la producción de
documentos contractuales a efectos que reflejen con mayor precisión los compromisos
asumidos verificando su correcto datado y referenciado y confirmando la competencia del
funcionario firmante a efectos de evitar nulidades en lo actuado22. Incrementar controles
vinculados a la acreditación de cumplimiento de las condiciones y cargas contractuales
atendiendo no solo el cumplimiento de las disposiciones del pliego y las políticas del Banco
financiador, sino también aquellas contenidas en la legislación vigente y aplicable y que
conforman el marco regulatorio (Certificado capacidad de adjudicación, certificado fiscal, etc)
Cumplir estrictamente con el Pliego en cuanto reglamenta la oportunidad en que debe
procederse al afianzamiento de las obligaciones contractuales (Garantías) dejando suficiente
22
La competencia de los órganos no se presume y debe estar otorgada en forma expresa o razonablemente implícita por una norma jurídica para
que pueda reputársela legalmente existente.
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constancia de su cumplimiento en tiempo y forma dentro de las actuaciones en línea con la
normativa que rige la licitación y la contratación (Pliego). Incrementar controles vinculados a
la formalización de las fianzas que garantizan las obligaciones contraídas, verificando su
emisión y presentación en forma previa a la suscripción de los contratos que garantizan con el
fin de evitar perjuicios derivados de la eventual falta de cobertura del riesgo.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2012.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DEL
SISTEMA DE INNOVACIÓN AGROPECUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 2412/OC-AR BID (AR –L1064)
(Ejercicio N° 1 irregular entre el 26/03/11 al 31/12/11)
Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/11 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de procesos de adquisiciones de bienes, obras y selección de consultoría;
- análisis de la documentación respaldatoria de los pagos con los registros que sustentan;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- inspección ocular de bienes;
- otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
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El alcance de nuestro examen comprendió el 100 % de los aportes BID, el 100 % de los aportes
de contrapartida local registrados durante el 2011; y el 33,67 % de las inversiones (Total usos de
fondos BID más Total usos de fondos locales) para el ejercicio 2011 expuestas en el “Estado de
Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados” al 31/12/11 en pesos.
Universo
2011 en $
Incidencia
Muestra
2011 en $
Muestra
S/Categoría
Fortalecimiento Capacidades Estratégicas de I&D
Vinculación
Tecnológica
y
Cooperación
Internacional
5.868.849,67
72,02%
2.644.404,38
45,06%
200.857,22
2,46%
0,00
0,00%
49.766,00
0,62%
16.200,00
32,55%
4-
Transferencia de Tecnología y Extensión
Investigación para la Pequeña Agricultura
Familiar
-
0,00%
0,00
0,00%
5-
Modernización y Fortalecimiento Institucional (*)
922.785,81
11,32%
53.000,00
5,74%
6-
Auditorías
-
0,00%
0,00
0,00%
7-
Imprevistos
-
0,00%
0,00
0,00%
8-
Coordinación y Administración del Programa
1.106.142,97
13,58%
30.000,00
2,71%
8.148.401,67
100,00%
2.743.604,38
33,67%
55.400,00
7.500,00
13,54%
8.203.801,67
2.751.104,38
33,53%
Categorías de Inversión
123-
Inversiones Estado I- a) al 31/12/11 en $
Valores en cartera Estado I- a) al 31/12/11 en $ (**)
Inversiones registros contables al 31/12/11 en $
(*) La Categoría Nº 5 incluye $ 407.042,98 que fueron correctamente expuestos en los estados financieros,
pero en la contabilidad se registraron bajo la Categoría Nº 2. El importe de $ 53.000.- de muestra
responde a tal observación.
(**) Las inversiones de la contabilidad incluyen $ 55.400.-; que en los estados financieros se expusieron en
línea separada (criterio fecha de retiro del pago).
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. En otro orden de cosas
corresponde destacar que la UGP no opuso reparos a la gestión de esta auditoría, facilitando la
realización de las tareas de campo.
BUENOS AIRES, 31 de agosto de 2012.
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