2012_107info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11, correspondientes al “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7520-AR, Componente 2, suscripto el 27/02/2009 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAG y P) mediante la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) creada al efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses y en pesos argentinos. b) Estado de Inversiones Acumuladas por Insumos de gastos al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses y en pesos argentinos. c) Notas a) a j) que forman parte de los estados precedentes. 1 Los estados financieros fueron presentados por la UCAR en su primera versión el 06/03/12, mientras que los definitivos fueron recibidos por esta auditoría el 12/06/12 siendo de su exclusiva responsabilidad. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 01/02/12 y el 12/06/12. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta en base a las muestras determinadas. III- ACLARACIONES PREVIAS Atento lo expresado en nota J se encuentran sobrevaluados los estados citados en I- a) y b) rubro Bienes, dado que se incluyó la adquisición de camionetas por un valor de $ 3.440.850,00 y UDS 805.856,81 aunque el pago a la fecha de cierre del ejercicio no fue realizado. 2 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III-, 1os estados financieros e información complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 7520-AR Componente 2, de fecha 27/02/09. BUENOS AIRES, 12 junio de 2012. 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre el estado de desembolsos y justificaciones que se detalla en el apartado I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11, correspondientes al “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7520-AR Componente 2, suscripto 27/02/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses. Los estados financieros fueron presentados por la UCAR en su primera versión el 06/03/12, mientras que los definitivos fueron recibidos por esta auditoría el 12/06/12 siendo de su exclusiva responsabilidad. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general 4 en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta en base a las muestras determinadas. III- ACLARACIONES PREVIAS A título informativo se aclara que en los estados mencionados en I- anterior se incluye la solicitud de desembolso Nº 4 por un monto de USD 519.179,31, la cual al cierre del ejercicio auditado se encontraba aprobada por el Organismo Financiador y pendiente de ingreso en la cuenta del Proyecto respectiva, hecho que se produce con fecha 04/01/12. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, presentan razonablemente la información para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/11, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 7520-AR Componente 2 del 27/02/09. BUENOS AIRES, 12 junio de 2012 5 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, referido a la Cuenta Especial al 31/12/11, por el ejercicio N° 2 correspondiente al “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 7520-AR, Componente 2 suscripto el 27/02/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/11, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la UCAR sobre la base de los movimientos de la cuenta a la vista en dólares N° 41473/67 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la 6 Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales” al 31/12/11, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en el Convenio de Préstamo N° 7520-AR BIRF Componente 2 de fecha 27/02/09. BUENOS AIRES, 12 junio de 2012 7 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros e información complementaria por el ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/11, correspondientes al “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, cuya ejecución se encuentra a cargo de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) creada al efecto por el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 7520-AR Componente 2, suscripto el 27/02/09 entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1) Artículo II. Apartado 2.01. Monto del Préstamo y Programa 2 Sección IV Cuadro por categoría de gastos y porcentaje de financiamiento Al 31/12/11 el total desembolsado del Préstamo ascendió a USD 2.702.295,30.- (no incluye USD 150.000,00 en concepto de Comisión Inicial por el total de los tres componentes, imputando USD 62.500,00 a este componente), siendo lo desembolsado en el presente ejercicio USD 902.295,30. De acuerdo a la información suministrada no se realizaron modificaciones a la matriz de financiamiento original, la cual se encuentra compuesta de acuerdo al siguiente cuadro (por el total del préstamo): 8 Categoría Monto del Préstamo asignado (expresado en USD) (1) Bienes, obras, servicios de consultores (incluidas las tarifas debitadas por las Agencias Cooperativas) y Gastos Operativos bajo Componente 1 del Proyecto (2) Bienes, obras, servicios de consultores (incluidas las tarifas debitadas por las Agencias Cooperativas) y Gastos Operativos bajo Componente 2 del Proyecto (3) Bienes, obras, servicios de consultores y Costos Operativos bajo Componente 3 del Proyecto (4) Bienes, obras, servicios de consultores para la implementación de los Subproyectos de Investigación Forestal bajo Componente 2 del Proyecto (5) Bienes, obras, servicios de consultores para la implementación de los Sub Proyectos de Conservación y Desarrollo Sostenible bajo Componente 3 del Proyecto (6) Premia por índices de interés Tope y Collar de Tasa de interés (7) Cuota de comisión inicial 3.000.000,00 100% 16.000.000,00 100% (*) 25.000.000,00 100% 9.000.000,00 100% (*) 1.800.000,00 100% 0,00 150.000,00 (8) Sin Consignar MONTO TOTAL Porcentaje de gastos a ser financiado Monto vencido bajo Sección 2.07 de este Acuerdo Monto pagable según Sección 2.03 de este Acuerdo de acuerdo con la Sección 2.07 (b) de las Condiciones Generales 5.050.000,00 60.000.000,00 (*) Categoría de gastos correspondiente al Proyecto auditado. Al respecto se remite a lo señalado en el Memorando a la Dirección adjunto al presente, punto “Ejecución”. 2) Artículo II. Apartado 2.02. Retiro de fondos del Préstamo Programa 2 Sección IV Cumplida. 9 3) Artículo II. Apartado 2.03. Comisión inicial Cumplida. El BIRF procedió a debitar con fecha 17/04/09 de la cuenta del Préstamo USD 150.000,00, en concepto de Comisión Inicial por el total del préstamo. 4) Artículo II. Apartado 2.04. Intereses Cumplida. Según información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas con fecha 16/03/11, durante el ejercicio se abonó por este concepto y por el total del préstamo, sin haberse discriminado por Componente, el siguiente importe: Fecha de Vencimiento 15/03/11 15/09/11 Fecha de Pago Monto en U$D 15/03/11 15/09/11 31.989,96 41.176,33 5) Apéndice 2 Sección II punto A I a) Informes Semestrales Cumplida parcialmente fuera de término. - Informe de Avance del primer semestre, emitido el 17/08/11, no hay constancia de aprobación. - Informe de Avance del segundo semestre, emitido el 14/02/12, no hay constancia de aprobación. 6) Programa 2 Sección III Consecución (Adquisiciones) Parcialmente cumplida. Existen observaciones puntuales en el memorando a la dirección adjunto. 7) Programa 2 sección IV punto B 1 a) Pagos anteriores a la fecha del Convenio De acuerdo a lo informado por la UEC no se efectuaron pagos de acuerdo a lo previsto en este apartado. 10 8) Programa 2 sección IV punto B 2) Fecha de Cierre De acuerdo a lo informado por la UEC no se produjeron modificaciones a la fecha de cierre del Programa, operando la misma el 31/03/2014. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2012 11 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio Nº 2 finalizado el 31/12/11 del “Proyecto de Manejo Sustentable de Recursos Naturales”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Se remite a nuestra Declaración de Procedimientos adjunta. Entendemos que la implementación de las recomendaciones que efectuamos, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE TÍTULO A-1- Ejecución del Proyecto B-3 Bienes B-4 P.I.AS. (PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA) B-5 Obras 12 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/11 1-EJECUCIÓN DEL PROYECTO 1. Existe una importante subejecución del proyecto dado que el total de aplicaciones sumó USD 2.206.105,16 y se presupuestó una ejecución según POA de USD 5.072.425. El monto ejecutado representa el 43,49% del monto presupuestado. 2. En especial se puede observar que en lo que respecta a la implementación de subproyectos de investigación se ejecutó aproximadamente USD 409.209,00 presupuestándose USD 2.340.000,00, al respecto de igual modo sucede con la categoría OBRAS que ejecutó USD 81.026,03 y se presupuestó USD 600.000,00. 3. Caso contrario, es el de CAPACITACIÓN que la ejecución fue por USD 172.855,17 y se presupuestó según POA por USD 122.000,00, por lo que se puede decir que en esta categoría hubo sobre ejecución dado que además hay que sumarle “gastos operativos” que también son gastos en capacitación, tal como se observa en dicho rubro. Comentarios de la UCAR 1. Las principales causas de la sub-ejecución se encuentran en la implementación de los proyectos de investigación, Subproyectos Forestales de Producción y Conservación, en las adquisiciones de bienes y en la obra de la biblioteca. En el punto 2 se aclaran los aspectos relacionados con subproyectos y proyectos de investigación. 2. El atraso en la ejecución de los Proyectos de Investigación Aplicada se debió a demoras imprevistas surgidas en la firma por parte del Ministro de Agricultura de una resolución de aprobación de los proyectos seleccionados que demoró seis meses. Debido a esta demora se decidió no realizar el segundo llamado previsto para mitad de año hasta tanto no estuvieran en proceso los proyectos del primer llamado. Con respecto a los proyectos de investigación en sanidad forestal y a los Subproyectos Forestales de Producción y Conservación, el retraso está relacionado con la demora en la no objeción por parte del Banco Mundial para la aprobación de las normas para la 13 presentación y evaluación de propuestas. Todas estas instancias han sido superadas con éxito y se ha normalizado la ejecución de los proyectos La mayor parte de la sobre-ejecución en capacitaciones se debe a capacitaciones de los extensionistas, cuyo programa de capacitación terminó de formularse luego de enviado el POA. La situación se ha corregido en 2012, ya que los planes de capacitación se recibieron durante la elaboración del POA. Recomendación: Agilizar los procesos de implementación del Programa, realizando un seguimiento y control de avance y de gestión de los objetivos del Proyecto. 2- CAPACITACIÓN 4. AP 201100507 del gasto por ítem almuerzo $ 225,00 por persona resulta excesivo con respecto a los valores de mercado que se manejaba para la fecha del evento. Comentarios de la UCAR 4. No corresponde a capacitación como lo indica la nota de AGN, es un evento que se realizó por esta unidad y se generó como Bienes y Servicios. Los valores surgen de un concurso de precios realizado con los requerimientos de la coordinación técnica del proyecto. Recomendación: Se deberán considerar y revisar los importes que se pagan por los servicios que se contratan, así como la correcta imputación a la categoría que corresponda. 3- GASTOS OPERATIVOS 5. Las mayorías de las AP corresponden a gastos en capacitación. 14 Comentarios de la UCAR 5. Se toma en cuenta la observación. Se procederá a analizar las imputaciones de los gastos en cuestión y se evaluará la necesidad de efectuar las correspondientes reimputaciones a efectos de exponerlos correctamente Recomendación: Unificar la registración de los gastos de un mismo tipo (capacitación) en un único rubro. 4- CONSULTORES – 6. En tres casos, ni los contratos ni los Términos de Referencia (TOR´S) indican la naturaleza del mismo, por lo que no se sabe si es Locación de Servicios u Obra. 7. De la muestra analizada, en tres casos solo consta la inicial en los TOR´S, por lo que no se encuentran firmados por el consultor. 8. En cuanto a los Procesos de Selección, en todos los casos, los CV no fueron recibidos con Sello de recepción UCP. Comentarios de la UCAR 6. Los contratos de la UDI son locaciones de servicio. Los contratos de locación de obra están indicados en el título de los mismos. 7. Los contratos de consultores se inicialan en todas las hojas y se firma sólo en la hoja consignada donde figura el nombre del consultor, es decir la segunda hoja del cuerpo principal del contrato y todas las declaraciones juradas, los términos de referencia solo se inicialan. 8. Se deja constancia de que la planilla de selección de la terna está firmada por el Responsable del Proyecto y con la fecha de su realización si bien no consta la de recepción. 15 Recomendación: Se deberá dejar debidamente identificado cada informe que se firme y con sus respectivas firmas. 5- BANCOS 9. Sigue pendiente una partida de Anticipo de Gastos desde Abril/11 por $ 889,20 y otra de Noviembre por $ 1.440,00. 10. Contabilizaron gastos bancarios por $ 7.038,33 en una cuenta de gastos operativos de gestión del proyecto y no en la que corresponde. 11. Existe una transferencia al GEF BIRF 90118 de $ 4.800,00 pendiente desde el 12/09/11. 12. Existen depósitos en efectivo sin contabilizar de Noviembre/11 por $ 13.625,21 y otro del 13 de Diciembre por $ 648,47. Comentarios de la UCAR 9. Anticipo gastos Abril 11 por $ 889,20. Se procederá a hacer el ajuste correspondiente. AP 201100574 $1.440.- Pago debitado en banco con fecha 01/03/2012 10. Se procederá a hacer el ajuste correspondiente. 11. Se procederá a hacer el ajuste correspondiente. 12. Se efectuaron los ajustes correspondientes en el presente ejercicio. Recomendación: Mantener las registraciones al día y conciliar de modo tal que cualquier aclaración quede reflejada en los papeles de trabajo y permita realizar el seguimiento en forma oportuna. 16 6- BIENES 13. Adquisición de Camionetas No se tuvo a la vista justificación alguna de la necesidad de la adquisición. No se tuvieron a la vista dentro del expediente analizado las publicaciones en medios gráficos. A su vez, con relación a la publicación en medios electrónicos, sólo consta la realizada en la Oficina Nacional de Contrataciones. No se tuvo a la vista documentación de la empresa no ganadora que respalde monto anual de facturación ni experiencia mínima de 2 ventas de monto igual o superior al de la adquisición. Cabe aclarar que en el formulario de Evaluación de Ofertas se informa que la empresa cumple con estos requisitos. Comentarios de la UCAR 13. La necesidad la establece el proyecto en acuerdo con el Organismo Financiador y lo plasma en la solicitud de adquisición. La Unidad de Adquisiciones solicita acuerdo del Banco en cuanto al proceso y no sobre la necesidad del gasto que ya ha sido acordada en la planificación De acuerdo a lo requerido por el Banco Mundial se publicó en la Oficina Nacional de Contrataciones, el Boletín Oficial y en la página del Banco Mundial (UNDV). Adjuntamos constancias. Tanto los estados contables como los antecedentes de ventas no estaban incorporados a la carpeta, pero fueron presentados por el oferente quien cumplió con todos los requisitos y perdió por precio. Los mismos fueron archivados por separado y están a disposición de la auditoría. 17 Recomendación: En lo que respecta a las adquisiciones realizadas por el proyecto, ajustarse a lo normado, y llevar legajos actualizados y completos, los que deberán ser puestos a disposición integralmente en cada oportunidad que sean requeridos. B OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- GASTOS OPERATIVOS 1. AP 201100381 – Revistas Forestales. No se justifican las razones del gasto. Los presupuestos tenidos a la vista no tienen firma del proveedor. En algunos casos no se respeta el orden cronológico. No se justifican las razones por las cuales se paraliza el proceso por más de 3 meses. A consecuencia de ello se deben solicitar presupuestos actualizados, reduciéndose de 8 a 4 los proveedores que cotizan. Por otra parte, por esta demora no se logra cumplir con el plazo de impresión del primer número, según Memorando N°60/2011, sacándose la misma 3 meses después. La orden de compra no tiene fecha. El recibo está confeccionado por el importe neto de retenciones, motivo por el cual no cancela la factura. Comentarios de la UCAR 1. La necesidad la establece el proyecto, nosotros disparamos el proceso a través de la solicitud de adquisición y verificando la inclusión en el PAC El motivo por el cual los presupuestos no tienen firma, es porque fueron recepcionadas vía mail y el presupuesto lo envían como adjunto sin firmar. Sin Respuesta 18 La impresión de la revista se demoró 3 meses debido a que el proyecto demoró este tiempo en entregarnos el material diseñado y aprobado por la Area de Comunicación Institucional de la UCAR para ser impreso en la revista (se adjuntan mails). El pedido de actualización de cotizaciones se realiza en base a el material para imprimir ya corregido y aprobado La orden de compra si tiene firma. La misma fue firmada por Jorge Bacalov el 02/08 y por el proveedor el 03/08. Para nosotros la fecha de la OC es el día en que Jorge Bacalov realiza la firma. Sin Respuesta. Recomendación: Ajustar las contrataciones a los procedimientos establecidos y mantener la información debidamente conformada. 2- CONSULTORES 2. En el caso de un Consultor, se observa que los pagos realizados del monotributo no son correctos dado que no paga el componente impositivo y sí los componentes autónomo y obra social. 3. En 6 casos, en los últimos pagos, las AP son de 2012 pero los pagos fueron realizados durante el 2011, manteniéndose pendiente los egresos en banco, sin contabilizarlos. Comentarios de la UCAR 2. Se tomó nota de la observación y se preguntó a la consultora, quien informó que realizó una re-categorización por tratarse de un error en la inscripción. 19 3. En los casos citados los consultores se encuentran contratados en el marco del convenio entre la UCAR y la OEI. Los últimos pagos del 2011 fueron contabilizados al momento de recibir la correspondiente rendición de gastos remitida por el mencionado organismo en el transcurso el mes de enero y febrero del 2012. Recomendación: Realizar los controles correspondientes y mantener la información actualizada. 3- BIENES 4. AP 201100437. – Adquisición Máquina de Ensayos Del expediente analizado no se han tenido a la vista las solicitudes de presupuesto a distintas firmas para cotizar Máquina Universal de Ensayo H/5. Tampoco se tuvo a la vista la Nota del 23 de junio de 2010 donde se puntualiza que el único presupuesto presentado es de la empresa CIFIC SRL y que además es la única empresa nacional. Al respecto se aclara que existen otras empresas nacionales, a modo de ejemplo tenemos: OSHAMA SRL y EXAM, por lo que no debió realizarse una contratación directa. Las especificaciones requeridas para la adquisición de una máquina Universal de Ensayos H/5 toneladas, son idénticas a las características de la máquina ofrecida por CIFIC SRL. Comentarios de la UCAR 4. En este punto la observación es que no se tiene a la vista las solicitudes de presupuesto. No hay invitaciones ya que es una contratación directa. Se solicitó al BIRF la No Objeción para realizarla y el Banco la otorgó. Al legajo se adjuntó la justificación que avala el pedido de contratación directa hacia la empresa CIFIC. El proyecto no plantea que el CIFIC sea el único proveedor para este bien, lo que se detalla en la nota de fecha 23/06/10, firmada por el Ing. Agr. Martín Marcó, es que el CIFIC es el único proveedor que “entrega el equipo con certificados de trazabilidad 20 realizados con patrones certificados por el INTI, así como el servicio de reparación y ajuste in situ. De adquirir este equipamiento en el exterior dichos servicios serían más caros y dificultosos de obtenerlos”. También AGN remarca que las Especificaciones Técnicas solicitadas son idénticas a las que tiene el equipo del CIFIC. Esto se debe a que antes de realizar el pedido se relevaron los equipos que cumplían con la necesidad del proyecto y una vez detectado y con la nota indicada más arriba se procedió a pedir no objeción para la contratación directa. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas, dejando constancia de todos ellos. 4- P.I.A. (PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA) Observaciones Generales: 5. El nombre de la cuenta contable “Gastos Operativos” no es representativo de la registración que se realiza, más aún teniendo en cuenta la importancia del gasto con respecto a los proyectos. 6. De los legajos analizados surge que los mismos están archivados en carpetas con hojas móviles, sin orden cronológico y sin foliar, sin dar cumplimiento al Decreto 1883/91, Reglamento de Procedimiento Administrativo arts. 7, 8 y 9 del Título II Anexo I, en lo que respecta al armado de los expedientes. 7. La mayoría de las investigaciones son por el total máximo permitido de USD 40.000,00. 8. Transcurrió más de un año entre la presentación, aprobación y firma de convenio, a saber: Presentación: Oct/10 Aprobación: Dic/10 – Feb/11 21 Comité: Abril/11 Resolución Ministerial: Oct/11 Convenio Nov/11 Anticipo: Dic/11 9. En ninguno de los formularios de presupuesto: “F01-10” “F03-10” y “F03-10 resumen”, concuerdan los importes totales ni los montos del convenio firmado, por lo que no hay respaldo adecuado de lo que el Coordinador está firmando, a saber: PIA 10107 PIA 10019 PIA 10051 F° 01-10 409.550,00 578.249,00 549.370,00 F° 03-10 398.050,00 549.731,00 515.770,00 F° 03-10 Resumen -------578.249,20 549.370,00 Convenio 437.789,00 600.097,76 568.985,00 Observaciones Particulares PIA 10107 10. El Proyecto tiene como entidad ejecutora a la Facultad de Ciencias Agrarias y Forestales de la Universidad Nacional de la Plata y además INTA Montecarlo, sin que hubiera de esta última una nota con la intención de participar y formar parte, ni tampoco convenio entre las instituciones tal como se fijo en el formulario Fº01-10 punto 6. PIA 10019 11. En el formulario F° 01-10 punto 6 (otras organizaciones participantes) no se informó la participación de INTA Trevelin y Municipalidad de Esquel. Si bien existe nota de ambos organismos prestando su aval, la falta de información distorsiona la evaluación del proyecto. Tampoco se tuvo a la vista convenio debidamente conformado entre las distintas instituciones. PIA 10051 12. En el formulario F° 01-10 punto 6 (otras organizaciones participantes) no se informó la participación de INTA, tampoco se tuvo a la vista nota del organismo prestando su 22 aval, ni un convenio debidamente conformado entre las distintas instituciones tal cual lo requerido. Comentarios de la UCAR 5. Situación corregida en 2012. 6. Las carpetas en las que se archivan los Proyectos de Investigación Aplicada son legajos internos, por lo que no se deberían aplicar las normas referidas a expedientes. 7. Las propuestas presentadas son evaluadas en sus aspectos técnicos por dos evaluadores independientes, a quienes se requiere especialmente que emitan opinión sobre el presupuesto. En los casos en que fue pertinente, el Comité redujo el presupuesto de los proyectos presentados. En los casos restantes se consideró que el presupuesto estuvo justificado por la propuesta presentada. 8. Sin comentarios. 9. Las diferencias de monto entre las hojas Detalle y Resumen de los formularios F0310 y la hoja 1 de los formularios F01-10 obedecen a errores de suma en las hojas Detalle de los formularios F03-10, en las que los responsables de las propuestas describen en detalle los costos de los proyectos. En todos los casos se han tomado los valores de la hoja Detalle de los formularios, corrigiendo las sumas. Estos montos fueron convertidos a dólares a una tasa de 3,97 $/US$ (valor a diciembre de 2010), con el cuidado de no superar los montos máximos establecidos por las normas, y fueron convertidos a pesos nuevamente a una tasa de 4,12 $/US$ (valor a junio de 2010) con el fin de actualizar los montos para la firma de los convenios. 10. La nota de aval por parte del director Ing. Luis Marmelicz, con fecha 1 de marzo de 2011 se encontraba archivada en otro sitio. Se solicitará copia del convenio faltante a los responsables del PIA. 11. En el punto 3.1 de las normas de presentación de Proyectos de Investigación Aplicada se estipula que las entidades podrán presentarse en forma individual o asociadas. En caso de presentarse asociadas, deberán completar la sección 6 del formulario F01-10 y adjuntar el convenio correspondiente. En la propuesta no se indica que el INTA sea una institución asociada, como tampoco la Municipalidad de Esquel. En el caso del 23 INTA, su participación es únicamente para prestar un secadero, para lo cual hay en la carpeta una nota de aval firmada por el Ing. Agr. Segundo Bobadilla, director reemplazante de la experimental, con fecha 12 de octubre de 2010. 12. El INTA es la institución principal, tal lo indicado en la sección 4 del formulario F0110. Se solicitará copia de los convenios faltantes a los responsables del PIA Recomendación: Ajustar la operatoria a los procedimientos establecidos exclusivamente para estos proyectos, manteniendo la totalidad de la información debidamente archivada en forma cronológica 5- OBRAS – BIBLIOTECA 13. Expediente de Contratación Del análisis de la documentación correspondiente surgen las siguientes observaciones: No se justifican las razones de la necesidad de la obra. En el expediente hay documentación repetida. Según lo expuesto por nota de uno de los integrantes del Comité de Evaluación, el presupuesto oficial no incluye algunos ítems y en otros las mediciones no son las correctas. A causa de ello, en el momento de la evaluación el evaluador lo corrige. Se verificó que pasan casi dos meses entre la firma del convenio con la empresa y el acta de inicio de obra, sin que se justifiquen las razones de dicho atraso. No se tuvieron a la vista dentro del expediente, el seguro de accidentes del personal del comitente ni el de personal de la contratista. 14. Pagos No se tuvo a la vista el recibo correspondiente. 24 Comentarios de la UCAR 13. La obra ha sido planificada y aprobada por el Organismo Financiador. La unidad de adquisiciones comienza a intervenir a partir de la Solicitud de Adquisición emitida por el proyecto en cuestión. No procedente: Con respecto a ello aclaramos que el pliego fue remitido en 3 oportunidades para su no objeción según los cambios solicitados por el Banco. Asimismo, en el caso del informe de evaluación se encuentran el original y la copia enviada al Banco por mesa de entradas de UCAR. No procedente: La justificación de este punto se encuentra plasmada en nota remitida por el Ing. Juan Sosa. La misma obra a Fs. 1730 y 1731 y cuya copia adjuntamos. La demora estuvo justificada en que el edificio no fue desocupado en tiempo y forma. Como el contratista no puso objeciones ni ejerció derecho a resarcimiento no se formalizó ningún acuerdo y se iniciaron los trabajos normalmente en cuanto el edificio fue desocupado. El seguro de responsabilidad civil (Federación Patronal) como también de la empresa AsociArt se encuentran incorporados, cabe destacar que ninguna persona puede ingresar a trabajar sin las ART vigentes al Ministerio de Agricultura. Se adjuntan copias. 14. Sin Respuesta Recomendación: Mantener el universo de la documentación debidamente conformada de acuerdo a normativa vigente. 6- CAJA CHICA 15. Se justifican gastos que por su característica no deben financiarse con fondos públicos, a saber: 25 - Garage Gastos en cafetería Gasto en restaurant Taxi Quiosco $ 441,00 $ 116,00 $ 75,00 $ 101,50 $ 52,80 Comentarios de la UCAR 15. Se toma en cuenta la observación. Asimismo se informa que desde el último trimestre del ejercicio bajo análisis la caja chica se encuentra a cargo de la tesorería de la UCAR, de manera tal que la utilización de los fondos se realiza conforme lo estipulado en el reglamento confeccionado para tal fin. Recomendación: Ajustarse a lo normado en el reglamento operativo, debiendo además justificar claramente los gastos para acreditar que representan al proyecto BUENOS AIRES, 12 de junio de 2012 26 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 7520-AR BIRF COMPONENTE 2 “PROYECTO DE MANEJO SUSTENTABLE DE RECURSOS NATURALES” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/11) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/11 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria (pruebas sustantivas); - test o prueba de transacciones; - circularización de saldos; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa; - conciliaciones bancarias; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 27 El alcance de nuestro examen comprendió el 100% de las fuentes de fondos y el 53,41 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en pesos estadounidenses al 31 de diciembre de 2011, según el siguiente detalle: Préstamo BIRF 7520- AR Categoría (2) - Bienes - Obras - Servicio de Consultoría -Gastos operativos - Capacitación Categoría (4) - Front end Free Totales TOTAL % de $ incidencia Muestra en $ 9.191.874,29 4.057.956,19 3.813.440,91 44,15% 343.550,35 343.550,35 3,74% 1.638.645,10 405.781,65 17,83% 2.431.750,32 206.858,16 26,46% 719.972,33 140.176,59 7,82% 0,00 0,00 0,00 0,00% 9.191.874,29 100,00% 4.909.807,66 % de Muestra 93,97% 100,00% 24,76% 8,51% 19,47% 0,00% 53,41% Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que tanto la UCAR como el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca no opusieron reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2012 28
