2006_094info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/05 detallados en I- siguiente,
correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER),
parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del
Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global
Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
La Secretaría de Energía (SE) del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios- es el Organismo ejecutor del PERMER, siendo la responsable de la coordinación y
supervisión a nivel nacional la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), la cual depende
funcionalmente de la actual Subsecretaría de Energía Eléctrica (SSEE). La Unidad Administrativo
Financiera (UAF) está a cargo de la Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera
(DGCyAF) de la Secretaría de Energía.
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Fuentes y Utilización de los Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2005 y el acumulado a esa fecha, expresado en pesos.
b) Estado de Inversiones Acumuladas (Cédula Comparativa Realizado – Programado) por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005 y el acumulado a esa fecha, expresado en
pesos.
c) Estado de Inversiones Acumuladas por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005 y
el acumulado a esa fecha, expresado en pesos.
d) Fuentes y Utilización de los Fondos del Proyecto por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2005 y el acumulado a esa fecha, expresado en dólares.
e) Estado de Inversiones Acumuladas (Cédula Comparativa Realizado – Programado) por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005 y el acumulado a esa fecha, expresado en
dólares.
f) Estado de Inversiones Acumuladas por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005 y
el acumulado a esa fecha, expresado en dólares.
g) Notas explicativas a los estados financieros N° I a V.
h) Memoria del Proyecto:
ü Aspectos Generales,
ü Objetivos y Contenido,
ü Financiamiento,
ü Avances del Proyecto a diciembre 2005.
Los estados financieros surgen de registros contables elaborados en pesos por la Unidad
Coordinadora del Proyecto (UCP) y son de su exclusiva responsabilidad, fueron presentados
originalmente el 09/02/2006, siendo los definitivos de fecha 12/06/2006, los que se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
2
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría realizado,
habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 10/03/2006 y el 13/06/2006, fecha en que la
UCP ha completado la totalidad de las respuestas a nuestras observaciones.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de los
controles administrativos, pruebas de registros contable-financieros y demás procedimientos
de auditoría que se consideraron necesarios, conforme se detallan en nuestra Declaración de
Procedimientos adjunta al presente.
No hemos recibido respuesta a las siguientes Notas de confirmación de datos, no obstante se
tuvo a la vista documentación por la cual se constató que el Proyecto remitió las mismas a los
destinatarios:
1.Circularización (Proveedores) 112-2006 del 03/05/2006: Ford Argentina SCA (Cesión de
facturas de Igarreta SACI), y Solartec SA.
2.Circularización (Aporte Local) 093-2006 del 02/05/2006: UEP – Chubut, y UEP Chaco.
3.Circularización (DADP)
067-2006 del 28/03/2006: Dirección de Administración de la
Deuda Pública.
3
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2005 fue realizado sólo en
pesos, no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio aplicable e importe en USD)
para cada uno de los asientos contabilizados en el libro diario.
Asimismo, mediante nota III- a los estados citados en I- se informa que los aportes locales
(ingresos–egresos) fueron convertidos a dólares utilizando el tipo de cambio (comprador)
del Banco de la Nación Argentina (BNA) correspondiente al 30/12/2005. Por lo cual no se
tuvo en cuenta la fecha de efectivo desembolso y/o pago de los mismos. No surge
diferencias significativas ya que no existieron variaciones importantes en el tipo de cambio
durante el ejercicio.
b) Se contabilizaron los siguientes pagos en el ejercicio 2005:
1. $ 304.885,35/USD 101.290,81 por fondos BIRF cuyas transferencias fueron
solicitadas al Banco Nación en fecha 04/01/2006, en atención que el proyecto registra
las inversiones al momento de generar las órdenes de pago (27/12/2005). Merece
informar que estos fueron efectivamente recepcionados por los beneficiarios finales,
conforme los recibos que se tuvieron a la vista, en fechas 19/01/2006
($53.064,97/USD 17.629,55) y 22/02/2006 ($ 251.820,38/USD 83.661,26).
2. $ 198.246,44/USD 65.644,52 por fondos BIRF que si bien fueron recibidos por la
Provincia de Chaco el 22/12/2005, fueron pagados al proveedor el 09/01/2006.
c) Se contabilizaron en el ejercicio 2005 aportes e inversiones en concepto de aporte local por
$ 131.135,03/USD 43.828,55 que fueron efectivamente pagados a los adjudicatarios en
fecha 27/01/2006 y 07/03/2006 conforme los recibos cancelatorios que se tuvieron a la
vista, en virtud de que el proyecto registra en el momento de la aprobación de los
certificados de trabajos realizados.
d) Al 31/12/2005 queda pendiente de reintegro por parte de la Tesorería General un importe
de $ 25.575,54, por aquellos gastos pagados temporalmente con fuente externa 21 y 22 que
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deben ser afrontados con aporte local. Este incluye un importe de $ 7.622,06, por los
cuales al cierre del ejercicio no se habían iniciado las respectivas tramitaciones de los
expedientes. Por revisión de hechos posteriores se verificó que en fecha 11/01/06 se
reintegró en la cuenta bancaria del proyecto un importe de $ 17.953,48.
e) En la cuenta “Fondos del BIRF” (Origen de los Fondos), y “Cuenta Especial del BIRF Nº
340632/4” (Saldo efectivo al cierre) de los estados citados en I- a) y d) se incluyen $
2.878.429,98 y USD 959.476,66 respectivamente, por fondos provenientes de desembolsos
del Banco Mundial transferidos a la cuenta del Banco Central de la República Argentina el
27/12/2005 por los Certificados de Gastos (SOE´s) Nº 25 y 26, cuyas transferencias a la
cuenta especial fuera solicitada por el Proyecto, mediante notas, a la Dirección Nacional de
Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC) el 29/12/2005, siendo
acreditados en la cuenta especial el 06/01/2006.
f) Con fecha 03/05/2006 se nos eleva la respuesta de los asesores legales del Proyecto, la cual
debía ser presentada a la auditoría conforme lo indicado en nuestra Nota Circularización
(Asesores Legales) 070-2006 del 28/03/2006, no obstante estar dirigida a la auditoria, fue
presentada en primera instancia en el Proyecto conforme sello del PERMER de fecha
28/04/2006.
g) Se incluyeron erróneamente partidas no significativas por $ 3.639.- /USD 1.217- pero que
subvaluan las inversiones del ejercicio y las acumuladas al 31/12/2005 ($ 5.332.- /USD
1.793.-) y que corresponden a conceptos de Pasivo que deberían mostrarse por separado de
las aplicaciones de fondos (retenciones impositivas y transferencias erroneas a la cuenta
operativa GEF).
5
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II-, III- f) y excepto
por lo expuesto en III- a) a d) precedentes los estados financieros identificados en I- presentan
razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Energías Renovables en Mercados
Rurales” al 31 de diciembre de 2005, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo 4454-AR BIRF y en el Convenio de
Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus
modificaciones.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
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Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre los estados detallados en el apartado I. siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31/12/05, referido a las Cuentas Especiales del “Proyecto de Energías Renovables en
Mercados Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de
Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio
Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de
1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y
sus modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2005, expresado en dólares
estadounidenses correspondiente a la cuenta Nº 340632/4 BIRF abierta en el Banco de la
Nación Argentina (BNA) Sucursal Plaza de Mayo (Préstamo BIRF N° 4454-AR).
b) Estado de la Cuenta Especial al 31 de diciembre de 2005, expresado en dólares
estadounidenses correspondiente a la cuenta Nº 340629/4 GEF abierta en el Banco de la
Nación Argentina (BNA) Sucursal Plaza de Mayo (Donación GEF N° 20548).
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Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP),
siendo la versión definitiva de los mismos presentada el 12/06/2006, y se adjuntan inicialados
por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las que son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y
demás procedimientos considerados necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Entre el importe expuesto en “Saldo al fin del período” (USD 1.547.941,17) informado en el
estado citado en I- a) precedente, y el saldo que surge del extracto bancario al 31/12/2005
(USD 588.457,51) existe una diferencia de USD 959.483,66 que incluye: USD 959.476,66
informados por Nota (1) al estado, provenientes de desembolsos del Banco Mundial
transferidos a la cuenta del Banco Central de la República Argentina el 27/12/2005 por los
Certificados de Gastos (SOE´s) Nº 25 y 26, cuyas transferencias a la cuenta especial fuera
solicitada por el Proyecto, mediante notas, a la Dirección Nacional de Proyectos con
Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC) el 29/12/2005, siendo acreditados en la
cuenta especial el 06/01/2006.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados señalados en el apartado Iprecedente, excepto por lo expuesto en III- para el estado identificado en I- a), presentan
razonablemente la disponibilidad de fondos de las Cuentas Especiales del “Proyecto de
Energías Renovables en Mercados Rurales” al 31 de diciembre de 2005, así como las
transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con las estipulaciones sobre
el uso de fondos contempladas en las respectivas cláusulas y anexos del Convenio de Préstamo
4454-AR BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de
octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
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Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio 2005, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales”
(PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4454AR y del Convenio de Donación del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF Global Environment Facility) N° TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus
modificaciones.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos por el ejercicio finalizado el 31/12/2005, (Préstamo BIRF
Nº 4454-AR y Donación GEF Nº TF 20548) expresado en dólares estadounidenses.
El mencionado estado fue preparado por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), siendo
la versión definitiva del mismo presentada el 12/06/2006, se adjunta inicialado por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de
documentación respaldatoria de los SOE´s, verificación de la elegibilidad de los gastos y
demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado I-,
correspondiente al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales”, resulta razonable
para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiros de Fondos relacionadas,
emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2005, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo 4454-AR
BIRF y en el Convenio de Donación GEF Nº TF 20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de
1999 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
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Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2005, correspondientes al
“Proyecto de Energías Renovables en Mercados Rurales” (PERMER)”, se ha examinado el
cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4454-AR y del Convenio de Donación
del Fondo Fiduciario Mundial para el Medio Ambiente (GEF - Global Environment Facility) N° TF
20548, ambos suscriptos el 26 de octubre de 1999 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus modificaciones.
La Secretaría de Energía (SE) del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y
Servicios- es el organismo ejecutor del PERMER, siendo la responsable de la coordinación y
supervisión a nivel nacional la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), la cual depende
funcionalmente de la actual Subsecretaría de Energía Eléctrica (SSEE). La Unidad Administrativo
Financiera (UAF) está a cargo de la Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera
(DGCyAF) de la Secretaría de Energía.
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A- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES A AMBOS CONVENIOS
a) Enmienda
La cuarta enmienda para ambos convenios emitida el 03 de mayo de 2005, fue suscripta por la
Prestataria el 22 de setiembre de 2005, cuyas modificaciones se exponen en el apartado B-a) y
C-a).
b) Sección 2.02. (a) - El monto del préstamo podrá ser retirado de la Cuenta del Préstamo
conforme los Apéndices 1. (monto asignado por categorías), y 2.
Cumplida en términos generales. Durante el ejercicio 2005 el Proyecto efectuó, y remitió al
BIRF las solicitudes de retiro de fondos que se detallan en el Estado de Desembolsos por el
ejercicio 2005. Nos remitimos a las observaciones puntuales del apartado B- 12 del
Memorando adjunto.
c) Sección 2.03: Fecha de cierre original 30/09/2005, y Apéndice 2. in fine.
La fecha de cierre vigente al 31/12/2005 corresponde al 30/06/2007, y la fecha en que se
estima que el proyecto se habrá completado corresponde al 31/12/2006.
d) Sección 3.01 (a) y (b) Ejecución del Proyecto a través de la Secretaría de Energía, y
Sección 3.04 UCP.
Cumplida. Por Resolución N° 22 del 02/05/2001 de la ex – Secretaría de Energía y Minería (ex
SEyM) se establece que la UCP dependerá funcionalmente de la Subsecretaría de Energía
Electrica, aclarando que esto no implica la delegación de la facultad de contratación otorgada a
la ex SEyM por el artículo 7 del Decreto 1199 del 6/10/1999.
Se nos informa que durante el ejercicio 2005 se mantuvieron cubiertos los puestos claves a
excepción del experto en energías renovables, y con respecto al experto en tarifas en la
actualidad se encuentra cubierto por el gerente del proyecto.
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La UCP nos informa las siguientes situaciones que han provocado atrasos en las transferencias
de fondos a las Provincias en el ejercicio: “Provincia de Salta: La transferencia para el pago
por la instalación de equipos fotovoltaicos en 178 escuelas no se efectuó debido a que
problemas climáticos impidieron la recepción de las mismas. Con respecto al contrato firmado
correspondiente a la compra e instalación de equipos en 287 escuelas, debía transferirse los
fondos para el pago del acopio de materiales, esta no se realizó por las demoras en la entrega
de paneles solares por parte del proveedor. El monto total a transferir por ambos conceptos
debió ser de $ 4.7 millones. Provincia de Catamarca: En el mes de diciembre de 2005, no se
realizó la transferencia de fondos para el pago por acopio de materiales por demoras en la
entrega de paneles solares por parte del proveedor. Provincia de Santiago del Estero:
Demoras burocráticas en la firma del decreto de adjudicación para la compra e instalación de
337 equipos fotovoltaicos para escuelas (fecha de adjudicación: 09/03/05, fecha de firma del
decreto de adjudicación por el gobernador de la provincia: 21/07/05) y demoras en la entrega
de paneles solares por parte del proveedor. Cabe aclarar, que las demoras en la entrega de
equipos fotovoltaicos se deben a la falta de wafer de silicio, por el gran incremento de su
demanda a nivel mundial y siendo este la materia prima con que se construyen las celdas
fotovoltaicas.”.
e) Sección 3.01 (c) y (d) Ejecución del Proyecto - Celebración de Convenios de Participación
con Provincias
Al 31/12/2004 se habían suscripto 17 convenios de participación. Durante el ejercicio 2005 se
firmaron convenios con las siguientes provincias: Corrientes (29/12/2005), La Pampa
(23/08/2005) y Tierra del Fuego (23/11/2005). Al respecto nos remitimos a lo expuesto en el
apartado B- 14 de nuestro memorando a la Dirección adjunto.
En el ayuda memoria correspondiente a la Misión del Banco del 12 al 16 de diciembre de 2005
en el apartado “Avances en la implementación del Proyecto” se informa que: “… en relación a
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la implementación caben subrayar los siguientes logros del proyecto: (i) el proyecto está en
fase activa de implementación en 11 provincias y está cerca de fase activa en otras ocho
provincias; (ii) hay aproximadamente 4500 sistemas fotovoltaicos residenciales, 1100 sistemas
fotovoltaicos públicos y 120 sistemas eólicos residenciales que están siendo instalados o en
proceso de instalación; (iii) cuatro concesionarios privados y dos empresas públicas elegibles
participan del proyecto; (iv) el componente de electrificación de establecimientos públicos
(esencialmente escuelas rurales) se ha incrementado de manera significativa, con importantes
beneficios sociales y económicos resultantes, y está previsto proveer con servicio eléctrico a la
casi totalidad de las escuelas rurales actualmente sin este servicio; y (v) las concesionarios
muestran un gran interés por las mini – redes (ejemplo en Jujuy y Salta). Si continuara el ritmo
actual de ejecución del proyecto, es probable que se alcanzará en su mayoría los indicadores de
desempeño del proyecto revisados en 2004.”
El 25/10/2005 se suscribió con el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología el Acta
Complementaria Nº 690/05 al Convenio Nº 223/01 y modificaciones, por la cual se prorroga a
partir del 24/07/2005 -por el término de dos años- el plazo de vigencia del mismo. Este
convenio está destinado a coordinar emprendimientos conjuntos para garantizar el suministro
eléctrico a edificios escolares ubicados en poblaciones rurales dispersas de todo el país, a
través de sistemas de energías renovables.
f) Sección 3.01 (e) Plan Anual Parte C-14 (Capacitación) (vencimiento: 31/10 de cada año).
No cumplida. Consultada la UCP nos informa que “No se previó capacitación durante el
ejercicio 2005. Como consecuencia de un bajo porcentaje de avance del Proyecto, no se
consideró oportuno hacer uso de dicho componente”.
g) Sección 3.02 (a) Adquisiciones de bienes y servicios de consultoría y Apéndice 4 del
Préstamo y Apéndice 3 de la Donación.
15
Cumplida en términos generales. No obstante ello nos remitimos a las consideraciones
transcriptas en los apartados: B- 6, 8, 9, y 10., de nuestro Memorando a la Dirección adjunto.
h) Sección 3.02 (b) y (c) Convenio con una Agencia de Adquisiciones partes C. y D.1.
No cumplida. Al respecto la UCP nos informa que: “En ejercicios anteriores, se iniciaron los
trámites pertinentes, pero dicho pedido ha sido denegado y el expediente archivado por el
orden del Señor Subsecretario de Coordinación del Ministerio de Planificación Federal de
Inversión Pública, y Servicios.”.
i) Sección 3.02 (d): -Plan Semestral de Adquisiciones.-.
(Vencimiento 45 días antes de la finalización de cada semestre: 15/05 y 15/11)
Cumplida. La UCP nos informa que en cada misión del Banco Mundial se acuerdan nuevos
planes de adquisición los que son incorporados en los ayuda memoria y en los informes de
avance correspondientes. Al respecto se obtuvo la siguiente información:
Ayuda Memoria:
- Abril 2005: La Misión realizó el seguimiento del proyecto PERMER entre el 11 y el 18 de
abril. El Anexo 4 presenta el Plan de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios.
- Julio 2005: La Misión realizó el seguimiento del proyecto PERMER entre el 18 y el 22 de
julio. El Anexo 3 resume el Plan de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios.
- Diciembre 2005: La Misión realizó el seguimiento del proyecto PERMER entre el 12 y el 16
de diciembre. El Anexo 3 expone el Plan de Adquisiciones de Bienes y el Plan de
Adquisiciones de Asistencia Técnica.
Informes de avance citados en el inciso j) siguiente:
- Nº 19 (20/04/2005): Incluye por Tabla 3 el Plan de adquisición de bienes del primer trimestre
2005.
- Nº 20 (24/01/2006): Incluye el Plan de adquisiciones - Segundo semestre 2005-.
16
j) Sección 3.05 (b): Informes Trimestrales (vencimiento: 10/05, 10/08, 10/11, y 10/02)
Cumplida parcialmente. A partir del segundo trimestre, no se cumple con la presentación de
los informes a los 40 días aproximadamente de la finalización de cada trimestre calendario.
La UCP ha puesto a nuestra disposición los siguientes informes de avances del período 2005:
Informe de avance Nº 19: Enero –Marzo 2005, recibido por el Banco el 20/04/2005
Informe de avance Nº 20: Abril-Setiembre 2005, presentado en el Banco el 24/01/2006.
Solicitadas al proyecto las aprobaciones del Banco a los citados documentos, se nos informa
que no es práctica usual del proyecto que éste emita no objeciones a los informes.
Nos remitimos a las observaciones formales expuestas en B- 16 del Memorando a la Dirección
adjunto.
Con relación al informe de avance del proyecto Nº 21 por el trimestre octubre- diciembre de
2005 se tuvo a la vista correo electrónico del Banco del 18/05/2006 informando el acuse de
recibo del mismo.
k) Sección 4.01 Registros contables
Parcialmente cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección adjunto
al presente Informe de Auditoría (A- 1, B- 1 y 2.)
B- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO 4454-AR BIRF
a) Sección 2.01. Monto del Préstamo y Apéndice 1 (USD 30.000.000.-)
Por la cuarta enmienda al convenio de préstamo se modifican los importes expuestos en el
cuadro del Apéndice 1. para las Categorías (1), (2), (4), (7), y (8), se modifica la redacción de
la categoría (1) (a), y se incorporaron dos categorías: (9) y (10) en concepto de Bienes y su
instalación bajo la parte E y F del Proyecto, respectivamente. Asimismo para la categoría (2)
17
se modifica el porcentaje de los gastos que se financiaran.
Para el porcentaje de financiamiento de la categoría (4) (c) se observa una discrepancia entre
el expuesto en el Anexo II de la traducción oficial al castellano (85%) de la cuarta enmienda, y
el que surge de la versión en inglés (95%).
El monto desembolsado por el BIRF para el préstamo durante el ejercicio 2005, fue de USD
3.069.705,83, ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/05 a USD
6.882.840,56.
b) Sección 2.02 (b). Cuenta Especial y Apéndice 5
Cumplida en términos generales. El monto de la asignación autorizada vigente al 31/12/05
asciende a USD 2.000.000.-, habiendo sido aumentada durante el ejercicio 2005 mediante SOE
N° 19 (USD 500.000.-) y SOE N° 26 USD 500.000.-.
c) Sección 2.04 Comisión Inicial (USD 300.000.-)
Cumplida en ejercicios anteriores.
d) Secciones 2.05, 2.06, 2.07 y 2.08- Servicios Financieros (vencimientos 15/02 y 15/08)
Cumplida. Se informan los datos de los pagos realizados en concepto de amortización,
intereses y comisión de compromiso durante el ejercicio 2005:
PRESTAMO 4454- AR
Fecha de
vencimiento
Fecha de recepción de
Moneda de pago
fondos
Amortización
Intereses
Comisión por
compromiso
15/02/05
15/02/05
USD
1.500.000.-
21.893,40
33.270,63
15/08/05
12/08/05
USD
1.500.000.-
18.781,22
32.008,67
USD
3.000.000.-
40.674,62
65.279,30
Total pagos 2005
18
C- CLÁUSULAS CONTRACTUALES APLICABLES AL CONVENIO GEF N° TF 20548.
a) Sección 2.01. Monto de la donación y Apéndice 1 (DEG 7.200.000.- / USD 10.000.000.-)
Por la cuarta enmienda al convenio de donación:
1) Se reemplaza el importe establecido en Derechos Especiales de Giro (DEG) 7.200.000.-,
por el importe de USD 10.000.000.-.
2) En la misma se establece que el cuadro del Apéndice 1 será modificado reemplazando los
DEG por USD, el cual sería remitido mediante una “Carta de Notificación”. Nos informa
la UCP durante las tareas de campo que la citada carta se encontraba a la firma del
Director del BIRF Axel van Trotsenburg.
3) Se modifican los importes expuestos en DEG en el cuadro del Apéndice 1. para las
Categorías (1), (2), (3), y (5), se modifica la redacción de la categoría (1) (a), y se
incorpora la Categoría (6): Bienes y su instalación bajo la parte E del Proyecto.
4) El apartado II. 7. dispone que en la Carta citada en 2) precedente, se informará cualquier
cambio que deba introducirse al Apéndice 4 (“Cuenta Especial”) y cualquier otro cambio
que fuese necesario para reflejar la redenominación de la Donación.
El monto desembolsado por el BIRF para la donación durante el ejercicio 2005, fue de USD
219.701,25, ascendiendo el total acumulado de desembolsos al 31/12/05 a USD 1.288.764,85.
b) Sección 2.02 (b). Cuenta Especial y Apéndice 4
Cumplida en términos generales. El monto de la asignación autorizada vigente al 31/12/05
asciende a USD 250.000.-.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
19
Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 2005, correspondientes al “Proyecto de Energías Renovables en Mercados
Rurales” (PERMER), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4454-AR, y Convenio de Donación GEF N° TF 20548 suscriptos el 26 de octubre de 1999, entre
la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF), y sus
modificaciones, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativos-contables y del sistema de control interno existentes en el
Proyecto (Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), y Unidad Administrativa Financiera –
Dirección General de Cooperación y Asistencia Financiera (DGCyAF)que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo
principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de
detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la
base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las
recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas en la materia.
20
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas
observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
Referencia
Título – Tema
A- 2.
Retenciones AFIP-DGI (presentaciones extemporáneas)
B- 6.
Consultores Nacionales. Aprobación de Planta. Art. 65
L.11672 (CPP) (t.o. 2005). Decreto 577/03. Proceso de
contratación, pagos e informes
A- 1 y B- 1 y 2
Sistema contable. Falencias en el plan de cuentas
conversión a moneda extranjera, integración de la
información, errores formales en la documentación
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/2005
1. SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observaciones:
a) Los reportes entregados por el Proyecto en respaldo de las registraciones: “libro Diario
General”, “Libro Mayor General” no surgen de un sistema contable que emita los
mismos conforme a sanas prácticas en la materia. Se exponen las consideraciones que
surgieron del relevamiento por el ejercicio 2005 a efectos de complementar la presente
observación
1. No fueron realizados los correspondientes asientos de apertura y cierre de ejercicio.
2. Permite generar asientos con una cuenta que no consta en el plan de cuentas, y por lo
cual no tiene codificación asignada
3. Se observan errores de escritura en la denominación de algunas cuentas contables en
el plan de cuentas, que no se trasladan en los asientos del diario en donde se aplican
21
las mismas. Asimismo, hay una cuenta que su denominación en el mayor coincide
con el plan pero no así en el libro diario. Estos deben estar vinculados directamente y
por ende mostrar la misma información.
4. Los asientos del diario informados como “de ajuste”, inician con numeración propia.
5. El asiento de ajuste N º 3 contiene codificaciones de cuentas bajo números 1.1.4.8. y
1.1.4.9. (por ejemplo: Cuenta 1.1.4.8: Gastos bancarios reembolsables cuenta BIRF)
que no responden a la codificación informada en el plan de cuentas entregado por el
Proyecto, y con otros asientos del diario (Cuenta: 1.1.4.8. Gastos bancarios cuenta
GEF). Se observa que los importes debitados en el citado asiento fueron imputados en
los mayores que responden a la denominación de la cuenta contable y no a la
codificación de la misma asignada en el citado libro diario.
6. El libro diario que se tuvo a la vista sólo expone totales por asientos, no surge del
mismo el arrastre de saldos (total débitos y créditos) en cada hoja (transporte), ni al
cierre del ejercicio.
7. En el mayor de retenciones 2.1.4 se informa como número de asiento 169 (mes de
diciembre -2005), y según libro diario corresponde al Nº 168.
8. Las fechas de los asientos sólo indican mes y año, no reportando el día, y por lo cual
se observa lo mismo en el correspondiente libro mayor.
b) En el libro diario no se registran las transacciones en forma analítica de acuerdo al
momento que se van produciendo. Las mismas se imputan en forma global en un asiento
mensual, agrupado por actividades, no habiendo para ello subdiarios analíticos que
muestren la información desagregada (contienen información parcial). Del control
realizado sobre los auxiliares proporcionados (devengados y pagados) para el ejercicio
2005 surge que se deben realizar tareas adicionales, y trabajar con distintos reportes
para poder constatar la información:
1. Los auxiliares “Honorarios” informan algunos meses como ejercicio 2004, y
corresponde citar 2005.
22
2. No llevan un transporte de saldos entre hojas.
3. Sólo indican el beneficiario y/o concepto del pago, no reportando día del mes, ni
poseen numeración correlativa de los registros realizados, en el caso de los que
mantienen el devengado si bien informan el número de certificado de cumplimiento
(autorización para generar la orden de pago) ésta no se traslada a los auxiliares donde
se lleva el pagado y a su vez en su mayoría carecen de datos de la orden de pago por
la cual se canceló, excepto en el caso de viáticos..
4. No surgen del sistema reportes que permitan determinar la fecha de efectivo pago de
un gasto y el n° de cheque y/o transferencia relacionado; se debe recurrir al libro
bancos llevado por la DGCyAF.
5. No se tuvieron a la vista auxiliares que incluyan los gastos de mantenimiento, y
comisiones por transferencia bancarias, estos surgen del libro bancos preparado por la
DGCyAF y que no se encuentra incluido directamente como un módulo del sistema
llevado por la UCP.
6. En las órdenes de pago que se emiten no se hace referencia al asiento contable que
generan, dificultando su control posterior.
7. En un caso (en auxiliares) se observa un error de fórmula que duplica el importe
(Varios Permer) (junio - 2005), y a su vez conllevan diferencias de exposición entre
fuentes, no trasladando dicho error al asiento respectivo del diario.
8. En libros auxiliares “Honorarios devengados y “Honorarios pagados” se incluyen
otros conceptos (compra de equipos, gastos varios).
c) El reporte “Libro Mayor” de las cuentas bancarias del Proyecto consiste en un resumen
mensual (sin fecha) de los movimientos del ejercicio, por lo cual para identificar cada
una de las operaciones de cada cuenta, se nos suministró una planilla de cálculo elevada
como “auxiliar banco” en donde si bien se informa cada uno de los ingresos y egresos de
cada mes, esto no conforma propiamente
un libro bancos ya que se agrupan los
movimientos por concepto y no cronológicamente, no se lleva en su registro la
23
correlatividad en la emisión de órdenes de pago, y de los respectivos cheques, y no
permite llevar un control diario de saldos, solo se determinan al cierre de cada mes.
d) Las órdenes de pago no son generadas desde el sistema utilizado por el Proyecto, no se
encuentran prenumeradas, la numeración se realiza mediante un sello (manual).
e) Las no objeciones del Banco que se tuvieron a la vista, en su mayoría, se formalizaron
vía correo electrónico.
Comentarios UCP:
a) La UCP cuenta con un sistema propio, aprobado en su oportunidad por el Banco Mundial.
Dada la elevada carga de trabajo que hubo durante el ejercicio 2005, se debió diferir la
proyectada implementación del sistema UEPEX.
a) 1, 2, 8 y b)- 2, 3, 4, 5 y 8 La UCP cuenta con un sistema de gestión financiera, que ha sido
creado en esta unidad y adaptado a la operatoria especifica del proyecto, debiéndose
considerar, que no existía otro programa con las características requeridas. El sistema fue
diseñado para que genere los controles suficientes brindando la seguridad requerida al
mismo. Fue programado en lenguaje visual basic y cuenta con distintos módulos, teniendo
en cuenta la vida del Proyecto y las exigencias del Banco Mundial: Presupuesto, Ejecución,
Pago, Contabilización y Reportes, de modo tal que genera e integra tanto el presupuesto
como los libros auxiliares y contables, con una única carga de datos. Ningún registro es
generado manualmente. Este sistema fue supervisado y evaluado por los distintos
especialistas del Banco Mundial desde sus inicios y hasta la puesta en marcha del mismo.
a) 3, 4, 5 y 7 y b1) y b7)Dichos errores de programación, serán subsanados en el próximo
ejercicio.
e) Consultado telefónicamente, el representante del Banco Mundial Sr. Philippe Durand
ratifica el procedimiento empleado y la validez de sus e-mails. Desde un punto de vista
práctico y considerando la cantidad de tiempo que el citado representante está fuera del país
provocaría importantes demoras en el desarrollo del proyecto, implementar lo requerido.
24
Tampoco sería razonable requerir una ratificación posterior ya que en este caso habría un
“inter regno” en el cual se estaría actuando sin respaldo en decisiones importantes.
Comentario DGCyAF:
b) 6. En las órdenes de pago no se puede hacer referencia al asiento contable que generan, ya
que éstas se emiten al momento de la confección de los pagos, con anterioridad a la
registración de los asientos contables.
c) Se informa que los auxiliares libro Banco, si bien están confeccionados en planillas de
cálculo, muestran los movimientos de las cuentas del citado proyecto en su totalidad, el que
se carga en forma diaria identificando el concepto, fecha, orden de pago, N° de cheque o
transferencia e importe (débito y crédito), según corresponda. Los movimientos de los
libros auxiliares son cargados a través del archivo de las órdenes de pago, las cuales son
confeccionadas y numeradas en forma cronológica teniendo en cuenta la correlatividad de
los números de cheque. Asimismo los citados libros auxiliares agrupan los movimientos del
proyecto con subtotales por actividad en forma cronológica, de acuerdo a lo solicitado y
aprobado por el Banco Mundial a comienzos del mismo. Dichos libros banco son
presentados con saldos mensuales, debido a que el número de los movimientos del
Proyecto no justifican el establecimiento diario de saldos. Por otra parte es de destacar, que
si se cargaran todos los movimientos considerando solo la cronología y correlatividad de
las órdenes de pago, estarían todas las actividades juntas, lo cual resultaría mucho más
engorrosa la confección de los asientos contables y subdiarios ya que habría solo un
subtotal mensual que surgiría de la diferencia entre saldo al inicio, créditos y débitos.
d) Con relación a las órdenes de pago, se informa que quien confecciona las mismas es la
UAF, encargada de realizar y registrar todos los pagos y movimientos de las cuentas del
Proyecto. Por ese motivo no surgen del sistema utilizado y elaborado por el proyecto, en
donde la UCP, es la responsable de su ejecución, a través de los libros auxiliares bancos
informados, vía red por la UAF. Con respecto a la numeración manual de las órdenes de
25
pago, se informa que las mismas se enumeran en forma cronológica desde los comienzos
del Proyecto, considerando para el ejercicio 2006, la posibilidad de tener en funcionamiento
un sistema que las genere en forma automática.
Recomendaciones: Implementar el uso de un sistema contable integrado del que surjan
todos los reportes (diarios, mayores, sumas y saldos, etc.) conforme a sanas prácticas en la
materia. Mantener un registro auxiliar “libro bancos” en el que se detallen las
disponibilidades diarias de fondos, y que contemple las observaciones efectuadas. Registrar
las operaciones al momento de producirse (en forma diaria) o en su defecto mantener
auxiliares (subdiarios) que detallen la información contable en forma desagregada,
cronológica y completa, evitando la confección de asientos globales que dificultan las tareas
de control. Incluir en las órdenes de pago emitidas por la DGCyAF un sello en el que se
especifique el asiento contable creado por su emisión, ello a efectos de facilitar el posterior
control de los circuitos de pago y de acentuar la coordinación entre áreas. Establecer un
sistema de emisión de órdenes de pago prenumeradas a efectos de evitar la ocurrencia de
errores u omisiones involuntarias.
2. RETENCIONES IMPOSITIVAS AFIP-DGI
Observaciones: Respecto de los pagos a cuenta (F.799/S) y presentación de declaraciones
juradas mensuales (F.744) emitidos por el SICORE (Sistema de Control de Retenciones)
durante el ejercicio 2005, se observa que fueron presentados extemporáneamente: 1) El 50%
de los pagos a cuenta, y el 25% de las declaraciones juradas mensuales con saldo a pagar, sin
contemplar el correspondiente pago de intereses resarcitorios. 2) El 100% de las
presentaciones correspondientes al F.744, situación que genera multas del tipo formal.
Si bien la UAP nos informa que no ha recibido reclamos/notificaciones por parte de la AFIPDGI, es del caso destacar que consultada la constancia de inscripción de la CUIT que utiliza el
Proyecto (Secretaría de Energía) en la página oficial de la AFIP surge que el domicilio fiscal
26
declarado (Julio A. Roca 651 Piso 8 Of. 8), no es coincidente con el informado en los F.744
(Paseo Colón 171 Piso 8 Oficina 812). Respecto a lo observado en nuestro informe para el
ejercicio anterior por retenciones depositadas fuera de la fecha de vencimiento, nos informa
que no se pagaron los intereses resarcitorios correspondientes.
Comentarios DGCyAF: Debo informar que las presentaciones fuera de los plazos estipulados
de las retenciones se deben al tiempo que demanda la confección, firma y presentación de las
mismas. Asimismo todas las presentaciones se realizan dentro del mes que corresponde al
pago a cuenta o a la presentación de la declaración jurada. La constancia de inscripción ante la
AFIP tiene el domicilio de Julio A. Roca 651 puesto que, en el momento de efectuarse la
inscripción, la misma era la dirección real de la Secretaría de Energía, existiendo en el edificio
mencionado en la actualidad oficinas correspondientes a ésta Secretaría (Consejo Federal de la
Energía Eléctrica), no obstante lo cual, en el momento de distribuir las oficinas para el
Proyecto PERMER, el mismo fue asignado al edificio donde funciona en la actualidad, no
habiéndose realizado el cambio en el mismo, toda vez que por lo ya expuesto, el edificio de la
Avda. Julio A. Roca sigue teniendo dependencias de ésta Secretaría; a su vez, vale destacar
que la totalidad de la documentación correspondiente al Proyecto PERMER (intimaciones,
notificaciones, etc), es remitida inmediatamente al edificio de Av. Paseo Colón N° 171, no
existiendo a la fecha intimación o notificación alguna.
Recomendaciones: El proyecto debe asegurarse de que se cumpla con la normativa fiscal
vigente observando el calendario fiscal establecido por la Administración Federal de Ingresos
Públicos (AFIP), a efectos de evitar la generación de reclamos en concepto de intereses
resarcitorios y/o punitorios, multas del tipo formal, y del inicio de acciones legales al
Programa a través de la CUIT de la Secretaría de Energía utilizada. Realizar las gestiones
correspondientes a efectos de que se proceda a actualizar el domicilio fiscal ante la AFIP.
27
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA
Observaciones: Durante el ejercicio 2005 surgieron las siguientes consideraciones:
a) Para la conversión a pesos de los ingresos provenientes del BIRF en dólares se aplicó el
tipo de cambio correspondiente a la fecha de emisión de la nota a la DNPOIC del pedido de
transferencias desde el BCRA, y no el tipo de cambio correspondiente a la fecha de ingreso
en las cuentas especiales respectivas. Surgiendo una diferencia no significativa en el 2005
en defecto para fondos BIRF de $ 5.684,06, y para fondos del GEF de $ 862,77.
b) Para la conversión a dólares de los aportes/inversiones de contrapartida local se aplicó el
tipo de cambio 2,992 (comprador BNA del 30/12/2005), sin tener en cuenta la fecha de
efectivo desembolso y/o pago de los mismos. No surgiendo diferencias significativas ya
que no existieron variaciones importantes en el tipo de cambio durante el ejercicio.
c) Al 31/12/2005 se registraron contablemente USD 959.476,66 ($ 2.878.429,98) que fueron
acreditados en la cuenta especial N° 340.632/4 (BIRF) en fecha 06/01/2006, merece aclarar
que al cierre del ejercicio el Proyecto había presentado las notas ante la DNOPIC para su
transferencia. Estos fondos según reporte del Banco Mundial (Detalle de Transacciones)
indican como fecha valor de los mismos el 27/12/2005 y como beneficiario del pago el
Banco Central de la República Argentina (BCRA), no se tuvo a la vista documentación en
donde conste la fecha de efectiva recepción de los fondos (SOE´s 25 y 26) por parte del
BCRA, y que permita constatar la fecha valor de las transferencias informadas en las
constancias de pago del BIRF.
d) De las registraciones contables surge que el Proyecto procedió a realizar la valuación al
cierre de los importes desembolsados al 31/12/2005 por fondos BIRF y GEF, observando
que: 1. No corresponde este ajuste para los fondos provenientes del GEF ya que es una
donación y no conforma una deuda. 2. Para el cálculo del importe en pesos adeudado por la
Prestataria (contabilizado como patrimonio neto) al cierre del ejercicio proveniente del
28
BIRF, el Proyecto no procedió a tener en cuenta el importe de USD 4.500.000.- en
concepto de amortizaciones que ya fueron cancelados al Banco por parte de la Nación
Argentina.
e) De los expedientes que se tuvieron a la vista se observa que la mayoría de la
documentación carece de la respectiva recepción por parte de los distintos intervinientes.
f) Los certificados de cumplimiento (pagos de consultoría y pasajes y viáticos) emitidos por
la UCP, que se tuvieron a la vista, carecen de sello de recepción por parte de la DGCyAF.
g) Los comprobantes que respaldan los pagos que se tuvieron a la vista, no fueron
intervenidos con los datos del SOE en los cuales fueron incluidos, como así también
carecen de sello cancelatorio del Proyecto una vez pagadas.
h) En el Cuadro 5.4 al 31/12/2005 correspondiente a la presentación realizada en
cumplimiento a lo establecido en la R.SH 258/01 en la columna “tipo de cuenta” el
proyecto incorporó el número de orden en su exposición, y no la referencia correspondiente
a cada una de ellas.
i) De la respuesta recibida del BNA en fecha 15/05/2006, en respuesta a nuestra
circularización por el ejercicio 2005 se observa que de los tres firmantes autorizados para
las cuentas del Proyecto no se ha designado a ningún responsable por parte de la UCP.
j) Las órdenes de pago que respaldan los pagos a la AFIP no poseen datos del beneficiario del
pago, y/o a la orden de quien se emite el cheque. Estas difieren del formato utilizado para el
resto de los pagos.
Comentarios UCP:
a) El único comprobante que queda en poder de la DGCyAF para proceder a registrar los
desembolsos en los libros auxiliares banco de las citadas cuentas, es la fecha que figura en
la nota enviada a la DNPOIC, que luego se concilia con los extractos bancarios
correspondientes.
b) Será tenido en cuenta en el próximo ejercicio.
29
c) Los fondos se encontraban en tránsito a la cuenta Nº 340632/4 al 31/12/2005.
d) Con respecto a la exposición de los aportes recibidos del Préstamo del Banco y de la
Donación en el Patrimonio del Proyecto, se hace notar que, se refleja en el rubro capital,
porque la amortización de la deuda es asumida por el Gobierno Nacional, específicamente
el organismo a cargo de contabilizar dicho pasivo es la Oficina Nacional de Crédito Público
y no ésta UCP. Dicho criterio de contabilización y exposición es compartido por el Banco
Mundial quien considera que “es congruente con las normas del Banco y las normas de
contabilidad pública de exposición para estados financieros de propósito especial” (sic). En
lo que respecta a los ajustes de valuación al cierre se realizó por expresa recomendación de
auditorías anteriores, esto será subsanado en los ejercicios posteriores. (Este último
comentario no es procedente para los fondos recibidos por el 4454-AR).
e) En el caso de la UCP a partir de 2005 se registra mediante sello y firma la fecha de entrada
de todos los documentos.
f) Los certificados fueron remitidos desde esta UCP, conjuntamente con una nota de envío, la
que se encuentra debidamente recepcionada por la DGCAF con firma y fecha.
h) Se tendrá en cuenta.
Comentarios DGCyAF:
c) El único comprobante en donde consta la efectiva acreditación de los fondos al BCRA es a
través del aviso de pago por parte del Banco Mundial, que figura en el Sistema client
connection. El BCRA no emite comprobante alguno al respecto. Asimismo se informa que
esta UAF, una vez verificado el aviso de pago correspondiente a través del client
connection, elabora una nota de transferencia que remite a la DNPOIC para que proceda a
transferir los montos pagados por el Banco Mundial al Banco Central, a las cuentas
especiales del Proyecto. El único comprobante que queda en poder de la UAF para
proceder a registrar los desembolsos en los libros auxiliares banco de las citadas cuentas, es
30
la fecha que figura en la Nota enviada a la DNPOIC, que luego se concilia con los extractos
bancarios correspondientes.
e) Se informa que el recibido de las documentaciones entre las distintas áreas se realiza en
forma manuscrita, colocando firma, aclaración y fecha de recepción.
g) La observación será tenida en cuenta para los futuros pagos.
i) Con relación a los firmantes autorizados para las cuentas del proyecto, se informa que las
firmas están a cargo del personal de planta de esta Dirección General, según lo conformado
al comienzo del proyecto, donde se creaban dos áreas, la UCP, encargada de la parte
técnica y contable del proyecto y la UAF, dependiente de la DGCyAF, a cargo de la parte
de los pagos y desembolsos. Asimismo es de destacar, que la citada observación ya había
sido contestada en el ejercicio auditado 2003, y no habiendo respuesta alguna por parte de
vuestra auditoría, se consideró que el tema ya no tenía más controversias.
j) El depósito de las retenciones se realiza con cheque a la orden del Banco de la Nación
Argentina, con una leyenda al dorso que dice “para ser depositado en la AFIP”. Las
órdenes de pago que se emiten son para que queden registradas las salidas de los montos en
concepto de pago a cuenta de retenciones AFIP o Saldo de DDJJ, con el N° de cheque
correspondiente para luego ser contabilizado en el libro auxiliar Bancos, razón por la cual
difieren del formato utilizado para el resto de los pagos.
Recomendaciones: Intervenir los documentos por su recepción y/o entrega sobre los mismos a
efectos de no tener que recurrir a otros archivos, y de poder constatar que estos hayan sido los
efectivamente entregados y/o recibidos. Intervenir los comprobantes originales con los datos
de los SOE´s en los cuales fueron incluidos. Aplicar los tipos de cambios conforme las
observaciones formuladas. El importe desembolsado por el BIRF (4454-AR) al ser una cuenta
de pasivo debe ser valuada al cierre para que quede adecuadamente reflejada, y para no afectar
los desembolsos históricos (que deben cuadrar con lo informado en el estado de fuentes y
31
usos), se debe proceder a la apertura de dos cuentas que vayan mostrando la reexpresión citada
(Reexpresión deuda BIRF/ Diferencia de reexpresión deuda BIRF).
2. REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) De la revisión del plan de cuentas vigente por el ejercicio 2005 se observa:
1. La cuenta 1.2.1.1. (de movimiento)
(equipos solares individuales Jujuy), debe ser
reasignada bajo la cuenta 1.2.1.2. que sumariza las mismas.
2. Las cuentas clasificadas por el proyecto bajo el Activo No Corriente (Inversiones–
Equipos) no fueron abiertas por fuente de financiamiento (BIRF – GEF - EducaciónProvincia - Concesionario - Usuario), incluyendo Equipos UCP, que permita desde las
registraciones contables obtener este dato ya sea para el ejercicio y para mantener los
importes acumulados.
3. Las cuentas que contienen los Aportes Locales provenientes de las siguientes fuentes:
Educación,
Provincia, Concesionario y Usuario no contemplan la apertura por
provincia.
4. Se debe corregir en las cuentas 1.1.4.6., y 1.1.4.8. la denominación, donde expone
número de cuenta bancaria 967/39 corresponde 936/08.
5. Las cuentas correspondientes al importe desembolsado por el BIRF 4454-AR, y el saldo
desembolsado por GEF (cuentas incluidas bajo el apartado Capital) no prevén apertura
respecto a los importes pendientes de justificar al Banco (Asignación Autorizada) y los
ya rendidos a efectos que de las registraciones contables surja esta información.
6. Entre las cuentas asignadas en el plan, para los códigos 1.1.4.4 a 1.1.4.12 en el ejercicio
anterior, durante el 2005 se reasignaron los códigos entre las mismas.
b) Los mayores contables recibidos en soporte digital exponen: 1. Cuentas (“Equipos solares
individuales Jujuy a pagar”- “Depósito contrapartida GOA varios”) que carecen de
codificación, y por lo cual tampoco se encuentran en el plan de cuentas. 2. Cuentas con
32
saldos en dólares (cuentas especiales, desembolsos BIRF, gastos bancarios) cuya
codificación en la mayoría de los casos no es coincidente con su equivalente en pesos. Se
destaca que el Proyecto no lleva una contabilidad en dicha moneda.
c) El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/2005 fue
realizado sólo en pesos, no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio aplicable e
importe en USD) para cada uno de los asientos contabilizados en el libro diario. Atento lo
expuesto, para constatar las cifras volcadas en los estados financieros en moneda extranjera
si bien se solicitaron los papeles de trabajo, la UCP nos informa que para las inversiones
BIRF/GEF se obtienen los datos desde los SOE´s, ante nuestro reclamo nos proporciona en
fecha 10/05/2006 una base de datos para que procedamos a su determinación y de la que
surgieron diferencias con las cifras transcriptas para el ejercicio en los estados financieros
en dólares presentados el 09/02/2006, las cuales fueron subsanadas por la UCP en la nueva
presentación de fecha 12/06/2006. Cabe citar que los importes de los saldos iniciales
incluidos en los estados financieros en dólares fueron constatados desde los estados
financieros en dólares auditados por el ejercicio finalizado el 31/12/2004.
Comentarios UCP:
a) 1, 2, 3 y 5 Las observaciones serán evaluadas y tenidas en cuenta en el próximo ejercicio.
a) 6. Se incorporaron las cuentas gastos bancarios de las cuentas especiales, no previstas en
el Plan de Cuentas, a continuación de las cuentas de gastos bancarios de las cuentas
operativas ya existentes, para ello se modificó la codificación de estas últimas, pero no así
su denominación.
b) El archivo de los mayores contables entregados en soporte digital, no se encontraban
depurados, conteniendo cuentas que nunca han sido utilizadas ni codificadas.
c) La UCP no cuenta con una contabilidad bimonetaria y los papeles de trabajo utilizados para
la preparación de los estados financieros en dólares son los SOE´s (hojas sumarias con
justificativo), para cada uno de los gastos del proyecto, al tipo de cambio, que surge de las
33
transferencias de las cuentas bancarias a la vista en dólares, a las cuentas operativas en
pesos por el método último entrado primero salido. Las diferencias surgidas en los estados
financieros en dólares han sido subsanadas.
Recomendaciones: Implementar las modificaciones necesarias al plan de cuentas, y reforzar
los procedimientos de contabilización y control a fines de minimizar los riesgos de no contar
con un sistema bimonetario. La UCP debe incorporar a sus papeles extracontables todos
aquellos datos necesarios para dar sustento a la conversión monetaria tanto del ejercicio como
a la acumulada y abierta por fuente de financiamiento.
3. CONCILIACIONES BANCARIAS – GASTOS POR TRANSFERENCIAS
Observaciones: De las tareas realizadas sobre las cuentas bancarias abiertas en el Banco de la
Nación Argentina (BNA) surgieron las siguientes observaciones que formular:
Cuenta operativa BNA N ° 967/38 en pesos (Fondos BIRF):
a) El importe de $ 305.582,02 informado como partidas en conciliación al 31/12/2005
incluye:
1. $ 304.885,35 por transferencias a las provincias que fueron solicitadas al Banco Nación
el 04/01/2006, por lo que corresponden al ejercicio 2006.
2. $ 125,19 por cheques que fueron retirados por los beneficiarios el 04/01/06.
b) No se pudo constatar la efectiva anulación del cheque 29939242.
c) Cuenta operativa BNA N° 936/08 en pesos (Fondos GEF): El importe de $ 64,49
informados como cheques en partidas conciliatorias fueron retirados por los beneficiarios el
04/01/06.
d) No se tuvo a la vista documentación emitida por el BNA (liquidaciones, acuerdo) por los
cuales el Proyecto verificó en el ejercicio 2005, los distintos porcentajes, y/o importes
cobrados por éste en concepto de gastos por transferencias bancarias por un importe de $
19.560,74. Se exponen a modo de ejemplo los siguientes casos:
34
BIRF
Provincia
Misiones
Transferencias en
$
240.809,54
Importe debitado
en extracto $
Diferencia
total en $
Comisión en
$
Iva en $
%
comisión
241.829,36
1.019,82
842,83
176,99
0,350%
Jujuy
74.925,00
75.287,63
362,63
299,69
62,94
0,400%
Salta
353.918,62
354.160,62
242,00
200,00
42,00
Fijo
Comentarios DGCyAF:
a) 1. El importe de $ 304.885,35, corresponde a dos transferencias para el pago de
equipamiento fotovoltaico, cuyas notas de transferencias y sus respectivas órdenes de pago
poseen fecha 27/12/2005. Asimismo se destaca que los libros auxiliares banco se
contabilizan a través de las órdenes de pago emitidas, las cuales se confeccionan con la
fecha de emisión de los cheques y/o notas de transferencia, independientemente de que se
hayan retirado, presentado o no los citados comprobantes. Razón por la cual figura dicho
importe en la conciliación bancaria al 31/12/2005, ya que el mismo se encuentra registrado
en el libro auxiliar banco y no figuran debitados en su correspondiente extracto bancario.
a) 2. y c) Corresponden a cheques emitidos con fecha 27/12/2005, los cuales fueron
contabilizados en el libro auxiliar banco, siguiendo el mismo criterio que el enunciado en el
inciso precedente.
b) Por error involuntario el cheque anulado N ° 29939242 no figura archivado en la chequera
correspondiente. Asimismo cabe destacar que el citado cheque nunca fue firmado y por
consiguiente tampoco se debitó de la cuenta corriente respectiva.
d) El BNA no remite en forma periódica, junto con cada transferencia solicitada, los
comprobantes que dieron origen a la misma, donde figuren los gastos de comisión de
transferencia y el IVA correspondiente, razón por la cual, en la mayoría de los casos, los
citados gastos se calculan por diferencia entre el monto solicitado, vía nota DGCAF y el
que figura en el extracto bancario al cierre de cada mes, para efectuar las conciliaciones
bancarias correspondientes
35
Recomendaciones: Evitar la emisión y tenencia de cheques en cartera y/o transferencias más
allá de los plazos normales del circuito administrativo, teniendo en cuenta que la condición de
pagado de una operación es la fecha de efectiva recepción de los fondos indicada por el
beneficiario. Requerir ante el BNA la entrega del acuerdo – instructivo - donde consten los
gastos en concepto de transferencias que cobra, como así también las notas de débito
(liquidaciones) por estos conceptos practicadas.
4. REINTEGROS DE APORTES NACION (Gastos y comisiones bancarias/iva)
Observación: Al 31/12/05 queda pendiente de reintegro por parte de la Tesorería General un
importe de $ 25.575,54, por aquellos gastos pagados temporalmente con fuente 22 y 21 que
deben ser afrontados con aporte local. Este incluye un importe de $ 7.622,06, por los cuales al
cierre del ejercicio no se habían iniciado las tramitaciones respectivas de los expedientes.
Comentario de la DGCyAF: En fecha 11/01/2006 se reembolsaron gastos bancarios hasta el
31/10/2005 ($ 17.953,48). Para los pendientes de reembolso al 31/12/2005 se efectuará el
trámite en el último trimestre del 2006, como se hace habitualmente, ya que los reembolsos de
gastos bancarios se solicitan una vez al año por temas presupuestarios.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias a fines de contar oportunamente con fondos
de contrapartida local para afrontar los pagos, evitando utilizar temporalmente la fuente
BIRF/GEF. Mantener un registro del importe en dólares contabilizado para estos pagos, e
incluidos en los estados financieros, para que al momento de su reintegro y al ser
reclasificados a las cuentas de inversiones por la fuente local respectiva, no se produzcan en
esta moneda variaciones en los importes efectivamente erogados.
36
5. TRANSFERENCIAS ERRONEAS en Cuenta Corriente 936/08 GEF
Observaciones: Durante el ejercicio 2005 el Proyecto contabilizó un importe de $ 2.195,03
por ingresos en la cuenta corriente 936/08 GEF bajo la leyenda “Transferencias S/O Casa –
Suc 3670 (Verónica) efectuada erróneamente por el BNA Suc. Plaza de Mayo”, y que acumula
al cierre del ejercicio un importe de $ 3.888.-, al respecto se observa que:
a) La partida fue incluida en los estados financieros (“Utilización de los Fondos”) restando las
inversiones del ejercicio ($ 2.195,03) y las acumuladas al 31/12/2005 ($ 3.888.-), cuando
corresponden a depósitos que no pertenecen al Programa, por lo cual debería encontrarse
expuesto regularizando el saldo de la cuenta bancaria correspondiente. (“Saldo en efectivo
al cierre”) (exposición).
b) Conforme las registraciones del libro diario a la mencionada cuenta no le fue asignada
numeración ni surge del plan de cuentas del Proyecto, sólo se identifica como Cuenta de
Orden (CO), cuando debería haber sido prevista como una cuenta de pasivo (patrimonial).
c) Al 31/12/2005 el Programa no procedió a devolver los fondos al emisor original de las
transferencias.
Comentarios UCP:
a) y b) Se tendrá en cuenta.
Comentario de la DGCyAF:
c) Cuando se detectaron las transferencias en el año 2004, se remitió una nota al Banco Nación
solicitando información sobre los citados depósitos. Ante la respuesta del Banco se envió otra
nota solicitando el débito de los citados importes por no corresponder a los movimientos de la
cuenta, situación que a la fecha nunca fue revertida ya que la cooperativa tiene como
información ese número de cuenta para efectuar los depósitos. Al respecto se hicieron
consultas telefónicas al área de impuestos de la Secretaría de Energía y a la Delegación IV del
37
Ministerio de Economía y Producción, para que ambas arbitren los medios necesarios para
efectuar la devolución de los citados importes, no teniendo respuesta a la fecha de cómo poder
implementar la citada devolución.
Recomendación: Continuar con las gestiones ante las oficinas respectivas y ante el emisor de
las transferencias, para proceder a la devolución de los fondos que no pertenecen al Proyecto.
6. CONSULTORES INDIVIDUALES
Observaciones: De la revisión por muestra de los antecedentes de contratación y pagos,
efectuados por el Proyecto a los consultores nacionales individuales por un importe de $
115.514.-/USD 39.643,56 surge que:
Aprobación de Planta de Consultores:
a) No se tuvo a la vista para las contrataciones de consultoría del ejercicio 2005 la aprobación
de la planta de personal, dando cumplimiento a lo establecido en el art. 65 Ley 11672
(Complementaria Permanente de Presupuesto)(CPP) (t.o. 2005).
Comentarios UCP: Se ha solicitado a la DGCyAF que informe al respecto en su carácter de
responsable de los temas relativos a la contratación del personal.
Comentarios DGCyAF: Se informa que durante el ejercicio 2005 no se ha presentado el
pedido de aprobación de la planta del personal a contratar a la Secretaría de Hacienda, ya que
en su oportunidad la Subsecretaría Legal del Ministerio de Planificación Federal, Inversión
Pública y Servicios informó verbalmente que no era necesaria dicha presentación para el
citado ejercicio.
38
Aprobaciones de contrato - Decreto 577/03
b) Las aprobaciones otorgadas en el marco del Decreto 577/03 para el ejercicio 2005 que se
tuvieron a la vista, fueron emitidas entre 81 y 213 días posteriores al inicio de la fecha de
los contratos, se destaca que los expedientes poseen fecha de inicio entre 17 y 49 días
posteriores al citado inicio contractual, conforme se detalla en el siguiente cuadro.
Datos del expediente
Nro.
(A)
Fecha de
carátula
Datos de la aprobación
Documento
Demoras en días
Nro
(C)
(B)
Fecha de
Fecha
inicio
Fecha de
finalización
emisión contractual contractual (B) - (A) (B) - (C) (C) - (A)
S0100161
65/2005
Resolución
18/1/2005 (MINPLAN)
278
23/03/2005 01/01/2005 30/06/2005
64
81
-17
S0100161
80/2005
Decision
Administrativa
18/1/2005 (JGM)
447
02/08/2005 01/01/2005 30/06/2005
196
213
-17
S0102436
55/2005
Resolución
28/7/2005 (MINPLAN)
1291
28/09/2005 01/07/2005 31/12/2005
62
89
-27
S0102675
99/2005
Resolución
19/8/2005 (MINPLAN)
1461
17/10/2005 01/07/2005 31/12/2005
59
108
-49
c) Los contratos que se incluyeron en los expedientes de tramitación de aprobaciones se
elevaron firmados por el Proyecto y el consultor, no constando evidencia de que al
consultor se le haya notificado que la firma del contrato se encuentra sujeta a la aprobación
de la autoridad superior. Además se debe tener en cuenta que:
1.El Proyecto liberó pagos a los consultores por $ 36.098.-, previo a la emisión de las
aprobaciones indicadas en el cuadro precedente:
2.Se verificaron viajes que fueron realizados previo a la emisión de las citadas
aprobaciones contractuales:
Consultor
Comisión de fecha
Fecha de pago
Fecha de aprobación
contractual
Consultor 1
17/08 al 22/08/2005
14/09/2005
28/09/2005
Consultor 2
24/07 al 27/07/2005
15/07 y 17/08/2005
28/09/2005
Consultor 3
02/02 al 03/02/2005
18/02/2005
23/03/2005
39
Comentarios DGCyAF:
b) Se informa que las demoras en las aprobaciones de las contrataciones se deben a los
tiempos administrativos de las áreas intervinientes en el proceso de contratación. Asimismo
es necesario destacar que para iniciar el trámite de contratación se debe contar con el
distributivo del Presupuesto para la Administración Pública Nacional, el cual se aprueba
alrededor del día 15 del mes de enero del año en curso. Una vez aprobado el distributivo, se
debe solicitar autorización, para comenzar el trámite de renovación o incorporación de un
consultor, al Subsecretario de Coordinación y Control del Gestión del citado Ministerio,
conforme lo establecido en la Resolución Ministerio de Planificación Federal, Inversión
Pública y Servicios N° 117 del 22/09/2003. Cuando se recibe la autorización, se puede
iniciar el trámite de contratación, según lo establecido por el Decreto 577/03. El citado
trámite es lento y burocrático, ya que el expediente debe pasar por distintas áreas del
Ministerio, entre las cuales podemos enunciar, Coordinación Área Personal, quienes
revisan el expediente y el proyecto de Resolución o Decisión Administrativa, según fuere el
caso, una vez revisado lo remiten al área de Despacho del citado Ministerio para dar
número de proyecto, luego pasa a la Subsecretaría Legal, quien revisa el Proyecto de
Resolución o Decisión Administrativa y si está todo correcto lo envían a la Dirección
General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía y Producción para que dictamine,
una vez firmado el dictamen de Jurídicos, el expediente vuelve a la Subsecretaría Legal
para remitirlo a despacho para que sea enviado a la Subsecretaría de Coordinación y
Control de Gestión, área que lleva la pre firma del Ministro de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios. Con la firma del Ministro, si es una Resolución, el trámite
termina con la protocolización de la misma y posterior envío a esta Dirección General para
su archivo. En cambio si es Decisión Administrativa, el expediente debe pasar por las
distintas áreas de Jefatura de Gabinete. En este caso, el trámite terminaría con la firma del
Proyecto de Decisión Administrativa por el Jefe de Gabinete, su protocolización y posterior
40
envío al Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios para que lo
remitan a esta Dirección General para su archivo.
c) Debo informar que se siguen las pautas de contratación establecidas por las diferentes áreas
intervinientes del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios. El
modelo de contrato utilizado se adecua al confeccionado por el área de Recursos Humanos
del citado Ministerio para la contratación bajo el régimen del Decreto 1184/01, el cual fue
aceptado por el Banco Mundial. Asimismo cabe destacar que a través de los artículos 1°, 2°
y 3° Decreto 577/03, se establece que toda contratación para que sea válida debe estar
aprobada por Resolución Ministerial o Decisión Administrativa, según fuere el monto de la
remuneración mensual, por lo que cada consultor, a través del citado Decreto, está
debidamente notificado de que sus contratos son ad referéndum. Con respecto al pago de
honorarios y viáticos, sin la correspondiente aprobación de las contrataciones, se informa
que los mismos se efectúan para todos aquellos contratos renovados en iguales términos,
previa autorización del Subsecretario de Coordinación y Control de Gestión del Ministerio
de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios para el inicio del trámite de
contratación. Estos pagos se efectúan a fin de darles continuidad de cobro a los consultores
y a la actividad del proyecto, teniendo en cuenta las demoras que se suscitan en el proceso
de contratación. Asimismo se informa que se adopta el mismo criterio utilizado para todas
las contrataciones realizadas a través del citado Ministerio.
Proceso de búsqueda de consultores – Ternas - Recontrataciones:
d) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el proyecto a los efectos
de dar publicidad/metodología de búsqueda de postulantes para ocupar los puestos de la
UCP/UEP. No se tuvieron a la vista las ternas originales de los consultores incluidos en
muestra. Para el caso de recontrataciones de consultores, no se emitieron evaluaciones de
desempeño por el contrato anterior.
41
Comentarios UCP: En el caso de la UCP durante 2005 sólo se incorporó una consultora
como especialista en adquisiciones. No se utilizó el sistema de ternas para la selección. Se
evaluó su curriculum e idoneidad para el cargo, y se sometió esta evaluación a consideración
del Subsecretario de Energía Eléctrica y del Secretario de Energía. A posteriori su curriculum
fue sometido a “no objeción” del Banco Mundial.
Comentario UCP no procedente: “Cabe destacar que en el caso de consultores individuales la
demora entre la contratación y el efectivo pago del primer mes de honorarios supera el
período de contratación (actualmente de seis meses), por lo que se torna utópico el planteo de
ternas. Los consultores elegidos deben tener confianza en que se les abonarán sus honorarios
sobre un contrato que vencerá antes de cobrarlos y esto sólo se logra con profesionales
conocidos que acepten la situación”.
El personal de la UCP se encuentra contratado con renovación semestral por disposiciones de
carácter general aplicables a los contratos del Ministerio. Desde el punto de vista del Proyecto,
ratificado por el Banco Mundial en reiteradas oportunidades, estas contrataciones debieran
hacerse por la entera duración del Proyecto. Sin embargo, para cumplir las formas, anualmente
se solicita la “no objeción” del Banco Mundial a la recontratación del personal. El personal de
la UCP y de las UEP fue recontratado durante el 2005 con excepción de la consultora
mencionada como queda dicho en los párrafos precedentes. El procedimiento seguido en todas
las contrataciones originales fue similar al descripto más arriba para el caso de la consultora.
Todos los contratos del proyecto tienen una cláusula de rescisión que permite dejar sin efecto
el contrato en cualquier momento. Es decir que, en el caso de que no resultare satisfactoria la
actividad del contratado, está previsto su inmediato cese, por lo que no es necesario hacer
evaluaciones anuales de su desempeño. Cabe destacar que el cumplimiento de todo el personal
contratado ha resultado satisfactorio, y sólo se han producido a fin de 2005 dos bajas en las
UEP provinciales que han tenido origen en causas ajenas a la voluntad de los consultores
involucrados (escasa actividad de la provincia en el proyecto).
42
Pagos
e) Respecto al importe de $ 39.710.- liquidados a un consultor en concepto de honorarios se
verificó que los cheques son retirados por una persona distinta a ésta, quién suscribe las
órdenes de pago. No obstante que obra en el legajo personal una autorización efectuada en
el año 2000 la misma no fue emitida a nombre del Proyecto, es de fecha 05/05/2000
(desactualizada), no indica un período cierto de vigencia de la misma, y carece de sello de
recepción.
Comentario DGCyAF: en cuanto a la autorización para el retiro de los cheques a la orden de
la consultora Aleman, se destaca que la misma reside y realiza sus actividades en el interior del
país, por lo cual ha emitido una autorización para el retiro de dichos cheques. La citada
autorización se considera en vigencia hasta nueva nota desestimando o anulando la anterior, ya
que la consultora en su redacción no estipuló plazo de vencimiento, ni especificación de N° de
cheque, siendo este mecanismo aceptado por las partes intervinientes, sin ninguna objeción, ni
inconvenientes en el cobro de los pagos.
Informes
f) No se tuvieron a la vista los informes de avance y finales; ante nuestro requerimiento de los
mismos, que contemplen las tareas desarrolladas por los consultores durante la ejecución
contractual, el Proyecto contesta que
“No corresponde”, siendo este comentario no
procedente ya que la obligatoriedad de la presentación de los citados informes surge de la
cláusula 4.2 de los respectivos contratos de locación de servicios que se tuvieron a la vista,
y que su presentación condiciona la recepción de las facturas relacionadas y en
consecuencia su posterior pago.
Comentario UCP: Como las tareas de los consultores integrantes de la UCP no son
desempeñadas en forma individual, sino que su labor contribuye al trabajo del grupo en
43
general, oportunamente se acordó con el responsable del Banco Mundial que los informes
individuales serían suplidos por el informe de avance del proyecto donde, en definitiva se
refleja la actividad desarrollada por cada uno.
Recomendaciones: Tramitar las aprobaciones de la totalidad de la planta de personal
contratada por el Programa para el ejercicio, conforme lo dispuesto en el Art. 65 de la L.11672
CPP (t.o. 2005) y la R. SH 545/98. Para ocupar los puestos, se deben implementar
procedimientos de búsqueda de consultores para la conformación de ternas con el fin de
obtener la transparencia y excelencia en la contratación. No liberar pagos a los consultores, ni
autorizar viajes hasta tanto no contar con los respectivos documentos aprobatorios. Dejar
adecuado respaldo documental sobre la justificación de las recontrataciones de los consultores,
realizando evaluaciones de desempeño por los contratos anteriores. Para el caso de los
contratos de locación de servicios se recomienda implementar un sistema de presentación de
informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las
cuales han sido seleccionados. El Proyecto debe obtener en todos los casos adecuada
confirmación de la recepción de los fondos por parte de los consultores beneficiarios de los
pagos.
7. VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones: De la revisión por muestra de $ 10.301,20/USD 3.582,55 - por pagos del
ejercicio en concepto de pasajes y viáticos surge que:
a) Los pasajes de los viajes son adquiridos directamente por los consultores, no constando
evidencia si el Proyecto verifica que los mismos corresponden a clase económica, y que son
comprados al menor costo.
b) Las facturas de las empresas proveedoras de pasajes son emitidas a nombre de los
consultores, cuando se deben emitir a nombre del Proyecto como pagador de las mismas, y
deben quedar los comprobantes originales en poder de éste, ya que el consultor actúa en
44
estos casos sólo como intermediario en la adquisición de pasajes. En los casos de facturas
de pasajes emitidas a nombre de los consultores el Proyecto debe proceder a “matarlas” con
un sello que indique “pagadas con fondos PERMER”.
c) Comisión 02 al 03/02/2005: No se tuvieron a la vista los originales de la factura y el recibo
que respaldan el pago del pasaje, constan sólo fotocopias, a su vez se observa que la
factura del pasaje es el tipo “A” ya que fue emitida a nombre del consultor quien se
encuentra inscripto ante el IVA, nos remitimos a lo expuesto en b) precedente.
d) En el caso de las rendiciones de comisiones de viajes por parte de los consultores no se
puede establecer la fecha cierta de presentación y la documentación que se adjunta, ya que
el Proyecto no estableció que los consultores realicen las mismas mediante la presentación
de un formulario de rendición de viajes. También se observa que las rendiciones no se
acompañan con la presentación de un resumen de las actividades realizadas por el consultor
con motivo de los viajes.
e) No se tuvieron a la vista las autorizaciones de los viajes por parte del Proyecto previo al
inicio de las comisiones de fechas 02 al 03/02/2005, y del 17 al 22/08/2005.
f) Comisión 24 al 27/07/2005: No se tuvo a la vista el pasaje y la tarjeta de embarque
(boarding pass) del tramo Jujuy-Bs As. que permita constatar: el importe de $ 252.- en
concepto de viáticos abonados y la diferencia de $ 232,63 entre el importe indicado en los
pasajes que se tuvieron a la vista ($ 879,74) y el total facturado ($ 1.112,37).
g) En el caso de la comisión de viaje efectuada entre el 17 y el 22/08/2005 el importe de
reembolso del pasaje se constató directamente del duplicado del voucher, ya que no se
cuenta con factura de la empresa de viajes y el correspondiente recibo cancelatorio por un
importe de $ 1.036,02.
h) No se tuvo a la vista documentación que permita verificar la efectiva recepción de los
fondos por parte del consultor ($ 1.735,07) ya que el recibo de pago fue suscripto en su
ausencia por otro consultor. (SOE GEF 19 USD 206,99 / SOE BIRF 23 USD 396,25).
45
i) Respecto a los acuerdos de viáticos celebrados entre el Proyecto a través de la Secretaría
de Energía y dos encuestadores que forman parte del personal de la Dirección General de
Energía – Chaco-, para realizar un relevamiento de necesidades de las escuelas sin energía
eléctrica en áreas rurales de la provincia, y que cuenta con no objeción del Banco del
26/07/2005, y con pagos en el ejercicio por $ 6.000.- surge que: 1) Los currículos de ambos
encuestadores carecen de fecha de emisión, de firma y de recepción en el PERMER. 2) No
se observa la inclusión en los dos acuerdos auditados que se haya incorporado la
recomendación del Banco respecto a relevar los hogares cercanos a las escuelas. 3) No se
tuvo a la vista documentación adjunta a los acuerdos incluidos en muestra, que evidencie
como determinó el Proyecto el costo del viático diario otorgado ($ 100.-). 5) No surge del
acuerdo y de los TOR´s adjuntos que el informe sea elevado con una aprobación por parte
del sector interviniente provincial, que financia el resto de los costos del relevamiento. 4)
Al 31/12/2005 sólo se habían abonado los anticipos de los acuerdos, cuando el informe
final debía estar presentado al 30/11/2005, por revisión de hechos posteriores al cierre se
observa que los informes finales fueron emitidos en febrero 2006, que carecen de
constancia de su recepción por el Proyecto, y no se pudo constatar la fecha de la aprobación
formal por parte del Proyecto.
Comentarios UCP:
a) Los viajes no se programan con antelación, surgen de la necesidad puntual de concurrir a la
Provincia para algún evento y normalmente deben ser adquiridos con una anticipación no
mayor a 10 días. Dado que la gestión del anticipo ante la DGCAF demora no menos de una
semana, los consultores deben adquirir de su peculio los pasajes correspondientes.
b) Por las razones expuestas en a) quien adquiere el pasaje es el consultor, el proyecto luego
le reintegra el monto del gasto incurrido. Si bien en la mayoría de los casos, se presentan
tickets electrónicos, han habido algunas copias de facturas que se omitió sellar. Esto será
tenido en cuenta para próximos ejercicios.
46
c) Será tenido en cuenta.
d) Se viaja con un objetivo determinado, por lo que no se considera hacer un informe al
respecto. Ejemplo cumplimentar certificado de pagos, verificar recepción de equipos e
instalaciones o asistir a una determinada reunión.
i) 1) Los currículos indicados fueron presentados mediante Nota Nº 4106/2005, firmada por
el Director General de Energía en la Provincia de Chaco, responsable del área en la que
cumplen funciones los ingenieros García y Teruel. En la nota citada figura la fecha de
recepción del PERMER (27/06/2005). 2) Este relevamiento constituye la segunda etapa, de
un relevamiento global encarado por la provincia. Si bien no está incluido en los términos
de referencia específicamente, los hogares se relevaron a propuesta de la misma provincia
en ocasión de realizarse la Primera Etapa. 3) El monto diario otorgado ($100), cubre sólo
parcialmente los gastos reales que implica la tarea de campo, y son previamente aprobados
por el Banco Mundial. Es una colaboración mínima del proyecto para la consecución de la
aludida tarea. Debe tenerse en cuenta que los viáticos necesarios incluyen alojamiento,
comida, combustible y otros. 4) Por Nota Nº 1810/2006 (16/03/2005), el Ing. Roldán es
quien presenta el original del informe (Director General de Energía en la provincia), y
sobre los resultados indicados en el informe, se elaboraron los pliegos de la licitación de
equipos para abastecer a escuelas y usuarios residenciales. Cabe aclarar que la Dirección
General de Energía es la que lleva a cabo la implementación del PERMER en la provincia.
5) En la Nota Nº 1810/2006 figura el sello de recepción por parte del Proyecto. No se tuvo
a la vista la aprobación formal por parte del Proyecto del informe porque el mismo, aún no
ha recibido la aprobación final de la UCP, ya que se han solicitado cambios menores en el
informe.
Comentarios DGCyAF:
e) Se informa que en ambos casos las rendiciones de gastos de los viajes citados fueron
remitidas con sus respectivas notas de envío por parte de la UCP.
47
f) En la rendición remitida por la UCP para su liquidación constaba un voucher de vuelo
charter en el cual figura la fecha y hora de partida. (24/07/05 a las 09:00 hs). Asimismo
cabe informar que también fue presentada una factura con el detalle de los tramos
realizados en el citado viaje, para la liquidación de pasajes y viáticos.
g) Se informa que esta área considera la presentación del duplicado del voucher de avión,
donde conste el importe del pasaje, como válido para su rendición, siguiendo el mismo
criterio que el empleado por la Coordinación Area Contable Operativa dependiente de la
Dirección General de Administración del Ministerio de Economía y Producción.
h) El citado consultor, autorizó el retiro de los cheques correspondientes por el mismo motivo
que en el caso mencionado para el consultor en el apartado B- 6. e) precedente.
Recomendaciones: Los pasajes deben ser adquiridos por el Programa para asegurar que los
mismos corresponden al menor costo y a clase económica, y se debe solicitar la emisión de las
facturas a nombre del Programa.. Documentar adecuadamente los pagos realizados. Incluir un
breve informe conteniendo un resumen de las actividades realizadas en las comisiones por los
consultores.
8. EQUIPAMIENTO – Adquisición de camionetas
Observaciones: De la revisión por muestra de los antecedentes de adquisición de dos
camionetas para las provincias de Jujuy y Salta (Entes Reguladores), y pagos contabilizados
durante el ejercicio 2005 en la cuenta “Equipamiento UCP” por un importe de $ 130.030.surge que:
a) No se conformó un expediente único foliado en todas sus hojas, que contenga en forma
cronológica la documentación emitida por los distintos sectores (BIRF-DGCAF-UCPSSEE-Proveedores, Provincias, otros) que permita desde el mismo asegurarse que se cuenta
con la integridad de la información. Posteriormente a la revisión y ante nuestra solicitud fue
proporcionada información que no constaba en los citados expedientes.
48
b) La documentación del expediente (S01:0288896/2005) no fue foliada en algunos casos
cronológicamente, y su refoliado obedece a la incorporación extemporánea de
documentación en fecha 14/11/2005.
c) No consta en los expedientes proporcionados por el Proyecto documentación que respalde
el proceso de búsqueda de empresas, como así tampoco nota indicando las empresas a las
cuales decidieron invitar a cotizar, no pudiendo constatar que hubieron otras invitaciones
distintas a las firmas que constan en el expediente.
d) En su mayoría los presupuestos que se tuvieron a la vista carecen de sello de recepción por
parte del Proyecto.
e) El memorandum N° 105/2005 del 29/08/2005 (UCP) adjunta planilla comparativa de
ofertas que no posee fecha de su confección ni datos del evaluador, posee sólo una inicial, y
carece de fecha de aprobación por parte del Subsecretario de Energía.
f) La copia de la actuación notarial de fecha 31/10/2005 por la cesión de facturas de la firma
concesionaria ganadora a “Ford Argentina SCA” carece de la correspondiente certificación
por su reproducción.
g) Al no contar el Proyecto con constancia de la efectiva recepción de los fondos transferidos
a Ford Argentina SCA por un importe de $ 130.030.-, debimos circularizar al proveedor, no
habiendo recibido respuesta a la fecha de cierre de tareas de campo por parte de éste. No
obstante ello, en fecha 09/06/2006 la UCP nos eleva copia fiel del original del comprobante
de pago recibido en la citada fecha.
h) Entre la fecha de recepción definitiva en la UCP de las camionetas y la de su recepción en
el lugar de destino se observa que transcurrieron: 76 días para Jujuy, y 113 días para el
caso de Salta.
i) Si bien el acta de entrega de bienes a la provincia de Salta expone su suscripción en Buenos
Aires el 29/12/2005, se observa que la documentación por su elevación para la firma del
Secretario de Energía por parte de la UCP a la SSEE es de fecha posterior (10/01/2006).
49
Asimismo, la nota relacionada de la SSEE elevada a la Secretaría de Energía carece de
número, de fecha de emisión y de sello por su recepción.
Comentarios UCP:
a) Efectivamente, por razones operativas, se organizaron tres expedientes y una carpeta de
antecedentes que quedó en poder del proyecto. Un expediente con los elementos inherentes
a la adquisición. Otros dos expedientes con la documentación del préstamo de cada uno de
los bienes a la provincia correspondiente.
b) El expediente fue refoliado por la Secretaría de Energía porque al incorporarse como
expediente separado la oferta de la firma Toyota ingresada por mesa de entradas, se había
foliado erróneamente cada una de sus hojas en lugar de agregarlo como un todo.
c) El Memorando PERMER Nº 105/2005 dice “A tal fin se solicitaron cotizaciones a
terminales o concesionarios indicados por las mismas...”. Es decir que se solicitó cotización
a las terminales o a quienes estas hubieren indicado. Las empresas a las que se invitó a
formular oferta son las que figuran como proveedoras de camionetas 0 Km de las
características pretendidas en el suplemento automotor de La Nación que se publica los
viernes. En el listado mencionado, igual que en el actual, figuraban como posibles
proveedores Chevrolet, Ford, Isuzu, Nissan, Toyota, indicándose a la vez
números
telefónicos de cada empresa..
d) Sin comentarios de la UCP.
e) La planilla comparativa de ofertas forma parte del Memorandum PERMER Nº 105/2005,
por tanto tiene su fecha y la responsabilidad del firmante. La inicial corresponde al Ing.
Carlos Minetti de la UCP, quien realizó la evaluación.
f) No se consideró necesario pedir copia certificada.
h) El tiempo transcurrido no depende de la voluntad o demoras propias del Proyecto. Existen
tramitaciones patrimoniales, formalización del préstamo a cada provincia, descargas
patrimoniales y decisión provincial acerca de la fecha en que realizará el retiro.
50
i) El acta de entrega de bienes con la provincia de Salta se envió para firma del gobernador y
posterior suscripción por parte del Secretario de Energía; cuando se recibió para completar
el trámite estaba fechada por la provincia. Efectivamente falta la fecha y el número en la
nota de elevación, que fue firmada por un Director Nacional en ausencia del Sr.
Subsecretario, por un involuntario error administrativo.
Comentario de la DGCyAF:
g) Se informa que al momento de haberse efectuado la transferencia para el pago de las
camionetas se ha solicitado en varias oportunidades a la UCP, encargada de la compra, la
falta de presentación del recibo por parte de la empresa no habiendo obtenido respuesta
alguna. Razón por la cual, no se cuenta con la citada documentación.
Recomendaciones: Conformar los expedientes incorporando los procedimientos observados,
que evite la duplicación de información y para que todas las áreas intervinientes centralicen
sus actuaciones en un único archivo y sobre la misma documentación, para facilitar las tareas
de seguimiento y control. Dejar evidencia documental del proceso de búsqueda de las
empresas invitadas a cotizar. Documentar la efectiva recepción de fondos por parte de los
beneficiarios, realizados mediante transferencias bancarias, de manera oportuna.
9. ASISTENCIA TÉCNICA – FIRMAS CONSULTORAS:
Comisión Nacional de Energía Atómica (Contrato del 12-08 al 12-12-2004 $ 99.500.-)
“Estudio de Oportunidades de Utilización de Celdas de Combustible para el Suministro
de Energía Eléctrica con recursos Renovables”
Observaciones: De la revisión de los pagos contabilizados durante el ejercicio 2005
correspondientes a la presentación y aprobación de los informes intermedio y final, por un
importe de $ 80.097,50 surge que:
a) La documentación que fue suministrada por la UCP no se encuentra debidamente foliada.
51
b) No se pudo constatar la fecha de efectiva recepción de los informes, sólo se proporcionaron
las notas de elevación de los mismos al Proyecto por parte de la Dirección Nacional de
Promoción (DNPROM) dependiente de la SSEE.
c) Se observa que en la mayoría de los casos las notas emitidas en el marco del contrato con
la CNEA si bien poseen sello del Director del Instituto de Energía y Desarrollo Sustentable
(IEyDS) dependiente de la CNEA, se encuentran suscriptas (por ausencia) por otra persona.
No se tuvo a la vista en la documentación proporcionada, que se designe a la firmante como
autorizada a actuar por la contratada.
d) Mediante nota recibida del 10/12/2004 el IEyDS-CNEA solicitó una prórroga de 30 días
(12/01/2005) para la presentación del informe final, siendo otorgada por la DNPROM el
16/12/2004 al respecto: 1) No surge de ambas notas los motivos que justifiquen tal
solicitud, se nos proporcionó como antecedente una nota de la CNEA emitida un año antes
(el 05/01/2004). 2) El informe fue presentado el 18/02/2005 siendo aprobado por
modificaciones tres meses después el 20/05/2005.
e) No se tuvo a la vista la no objeción del Banco al informe final de la firma conforme lo
estipulado en el Anexo “Términos de Referencias” adjuntos al contrato.
f) En el certificado de cumplimiento 75/2005 (13/06/2005) se informa que la demora entre la
presentación del informe final y su aprobación se debió a requerimientos y observaciones
presentados por la Secretaría de Energía, y a demoras en la presentación de las facturas, no
surgiendo dichos antecedentes de la documentación proporcionada.
g) De la revisión del expediente no surge documentación que permita verificar si fue
solicitado y cumplimentado lo establecido en el Anexo A “Términos de Referencia” del
contrato apartado Programa de Tareas respecto a: “...los consultores estarán obligados a
presentar los resultados finales de su estudio en forma pública,..., en la oportunidad que el
comitente determine”.
52
Comentarios UCP:
a) El expediente original SO1:0021378/2004 se encuentra debidamente foliado.
b) Sin comentarios.
c) El Director del IEyDS ha subsanado la observación referida a la ausencia de
documentación que designe a la Sra. Silvia Montañés como autorizada para firmar por la
contratada, mediante nota del 07/06/2006, donde aclara la presente observación.
d) 1) La IEyDS-CNEA solicitó una prórroga de 30 días (12/01/2005) para la presentación del
informe final, siendo otorgada por la DNPROM el 16/12/2004. Se otorgó dicha prórroga
debido al receso institucional de la Comisión entre el 1 y el 31de enero. 2) Tal como se
manifiesta en el certificado de cumplimiento Nº 75/2005 hubo una demora entre la fecha de
presentación del informe final y su aprobación. Esto se debió a requerimientos y
observaciones solicitadas por la comitente de la cual se cuentan con antecedentes.
e) La Auditoria observa que no se tuvo a la vista la no objeción del Banco al Informe final
conforme lo estipulado en el Anexo “Términos de Referencia” adjuntos al contrato. El
Cronograma de tareas establece textualmente que “El informe final deberá presentarse a los
120 días para su consideración por la Secretaría de Energía y el Banco Mundial. Luego de
recibir los comentarios respectivos del comitente, el consultor entregará dentro de los 15
días de recibidas las observaciones del informe final”. No se envió el informe final al
Banco porque, pese a lo expresado anteriormente, no corresponde la solicitud de no
objeción de acuerdo a las Normas establecidas en el Convenio de Préstamo.
f) Ídem punto d. 2).
g) El informe Final del estudio aparece en la página web de la Secretaría de Energía,
www.minplan.gov.ar Secretaría de Energía, Direcciones, DNPROM, Coordinación de
Energías Renovables, Documentos Disponibles, Celdas de Combustibles (formato PDF).
53
“L/F y Asociados SA” (Contrato del 01-06 al 02-08-2004 por $ 90.100.“Evaluación Económica y Financiera y Determinación de Tarifas Aplicables en las
provincias de Chaco, Salta y Tucumán”
Observaciones: De la revisión de los pagos contabilizados durante el ejercicio 2005
correspondientes al pago y aprobación del informe final (Tucumán) por un importe de $
31.535.- surge que:
a) El informe final (última versión) fue presentado seis meses después (01/02/2005)del plazo
originalmente previsto, al respecto:
1. La firma solicitó el 26/07/2004 prórroga por 45 días (19/09/2004), no constando la
aprobación formal por parte de la UCP a la misma. Merece indicar que el informe final
(versión después informada como 1era versión) fue presentado el 19/10/2004 78 días
después.
2. El informe citado en 1. fue elevado para su consideración al EPRET (Ente Provincial
Regulador de Energía de Tucumán) mediante nota del 21/10/2004 (sin recepción), con
un plazo para emitir opinión en 10 días, siendo la aprobación otorgada dos meses
después, el 07/01/2005.
b) Las retenciones de ganancias del pago fueron practicadas sobre el importe total facturado
(retención: $ 530,70), y no así sobre el importe sin la incidencia del IVA (retención $
421,24), si bien el proveedor emite factura del tipo B por la calidad de exento del Proyecto,
se debe solicitar a estos que informen el importe contenido en la misma bajo una leyenda
para retener ganancias sobre la base imponible correspondiente. (del ejercicio anterior)
c) En los SOE´s N° 18 (BIRF) y 15 (GEF) se informó como “gastos acumulados del contrato”
un importe de $ 118.100.-, el excedente de $ 28.000.- corresponde a otro contrato anterior
suscripto con la firma consultora (observación sólo de caracter formal).
54
Comentarios UCP:
a) 1. Por Nota Nº 12 del 05/10/04, la firma solicita una nueva prórroga hasta el 20/10/04. Las
demoras se debieron a que el estudio requería un trabajo de campo en zonas cordilleranas de
difícil acceso y por razones climáticas (lluvias intensas y prolongadas en la región) se debió
suspender temporariamente dicho trabajo de campo. Cabe indicar que, salvo que se deniegue
la prórroga solicitada por las firmas, esta UCP aprueba la solicitud de prórroga vía
telefónica. 2. La nota mencionada fue enviada por correo común, motivo por el cual no
figura la recepción. La demora en la aprobación por parte de la EPRET se debe a la solicitud
de aclaraciones y análisis complementarios que ese Ente solicitó a la consultora. La firma
consultora respondió satisfactoriamente a los comentarios realizados por la provincia y esta
UCP, produciéndose las demoras que se señalan precedentemente.
Comentarios de la DGCyAF:
b) Se informa que según lo consultado en el ejercicio 2004 al área de liquidaciones
dependiente del Ministerio de Economía y Producción, se debía tomar como base
imponible para el cálculo del impuesto a las ganancias el monto total facturado, sin netear
el importe correspondiente al impuesto al valor agregado, ya que no figuraba en la factura
una leyenda conteniendo el citado impuesto. Asimismo se informa que el pago a la empresa
se produjo con anterioridad a las observaciones efectuadas para el ejercicio 2004, razón por
la cual no se pudieron tener en cuenta para ese pago, partir de los comentarios de vuestra
auditoría se comenzaron a liquidar las retenciones de ganancias tomando en cuenta las
observaciones.
c) Serán tenidos en cuenta.
55
Observaciones generales:
a) No se establecieron cláusulas sobre la presentación de declaraciones juradas de
incompatibilidad/elegibilidad o conflictos de interés con el Programa, para el personal clave
que fuera afectado a las tareas por parte de las consultoras.
b) Los informes que se tuvieron a la vista carecen de intervención del Proyecto por su
recepción, y no se encuentran inicialados en todas sus hojas ni suscriptos por la firma,
responsabilizándose por la autoría intelectual de los trabajos de referencia.
c) En su mayoría las notas que se tuvieron a la vista carecen de los correspondientes datos por
su recepción.
Comentarios UCP:
a) Los contratos contemplan en el ítem Prohibición del Consultor de participar en ciertas
actividades.
b) Se solicitará a las firmas consultoras que inicialen y firmen los informes.
c) A partir de las observaciones de la auditoría realizada al ejercicio finalizado de 2004 se
recepcionan con sello y fecha, a todas las notas y memos que ingresan.
Recomendaciones: Los archivos se deben integrar con la totalidad de la documentación a
efectos que desde los mismos se pueda realizar el control de manera oportuna. Incorporar la
documentación a los expedientes originales y proceder a foliar la misma. Dejar evidencia
documental de todas las actuaciones relacionadas con las contrataciones. Dejar constancia en
la propia documentación por su entrega, y recepción. Requerir la presentación de las
declaraciones juradas observadas debidamente suscriptas por el personal afectado por las
firmas de consultoría.
56
10.EQUIPAMIENTO – INVENTARIO DE BIENES AObservaciones:
Aviso General de Adquisiciones (AGA)
a) Dadas las cuatro enmiendas realizadas para ambos convenios de préstamo y de donación, y
que estas contemplan, entre otras, la extensión de la fecha de cierre, no se procedió a
realizar una nueva publicación del AGA a efectos de actualizar los términos del mismo.
Inventario de Bienes
b) El inventario fue requerido a la UCP en fecha 20/04/2006, quién debió solicitarlo ante la
carencia del mismo a la Coordinación del Area de Patrimonio del Ministerio de Economía
mediante Nota PERMER N° 107/2006, no siendo recibido al cierre de las tareas de campo.
La UCP nos proporcionó en fecha 08/05/2006 listados de equipos instalados en las
provincias de Jujuy y Chaco.
Comentarios UCP:
a) Se consultó con el Banco Mundial y nos informó que no hubo otra publicación posterior al
aviso del año 1999.
b) La documentación fue solicitada a la Coordinación del Area Patrimonio del Ministerio de
Economía mediante Nota PERMER N° 107/2006.
Recomendaciones: Realizar gestiones ante el Banco para actualizar el AGA. Se debe contar
con el Inventario General de Bienes, que contemple el registro de la totalidad del equipamiento
adquirido para la UCP como para las UEPs, y el cual debe ser integrado con los listados de
equipos instalados en las distintas provincias participantes.
57
BSISTEMAS FOTOVOLTAICOS
Observaciones: De la revisión de los antecedentes de los procesos licitatorios indicados
seguidamente correspondientes a la adquisición de equipamiento de sistemas fotovoltaicos
residenciales para viviendas rurales y escuelas (pagos relacionados por un importe de $
4.297.220,61 contabilizados durante el ejercicio 2005), surgieron consideraciones a formular:
I-
LICITACION PUBLICA INTERNACIONAL N° 01/04 PROVISIÓN DE EQUIPAMIENTO PARA
580 SISTEMAS FOTOVOLTAICOS RESIDENCIALES PARA VIVIENDAS RURALES Y
PROVISIÓN DE EQUIPAMIENTO E INSTALACIÓN DE 61 SISTEMAS FOTOVOLTAICOS EN
ESCUELAS RURALES DE LA PROVINCIA DEL CHACO. Pagos 2005: $ 2.032.496,79
II- LICITACION
PUBLICA
INTERNACIONAL
FOTOVOLTAICOS COMPLETOS
(S/N°)
PROVISIÓN
DE
EQUIPOS
-MATERIALES DE INSTALACIONES INTERNAS Y
MONTAJES EN 165 ESCUELAS RURALES DE LA PROVINCIA DE SANTIAGO DEL ESTERO.
Pagos 2005: $ 2.264.723,82.
Proceso de adquisiciones:
Generales para ambos procesos:
a) No consta en los expedientes respectivos evidencia de la publicación en el UNDP Online, y
en el dgMarket, del llamado a licitación, establecida en la normativa del BIRF (2.8).
b) No constan los sobres originales en los cuales se remitieron las ofertas que se tuvieron a la
vista, indicando la recepción (fecha y hora de las mismas), que permita verificar los demás
requisitos establecidos en las respectivas IAL. (Instrucciones a los Licitantes).
c) No se estableció como requisito en los pliegos, que las ofertas presentadas deben
encontrarse debidamente foliadas, no obstante en su mayoría cumplían con el mismo.
d) Las IAL establecen que las ofertas deben ser presentadas indicando “precio fijo”, las ofertas
que se tuvieron a la vista no lo indican, pero no surge del pliego si tal situación es causal de
rechazo o las acciones a seguir. En Chaco, la Comisión de Preadjudicación interpreta que
58
ante la falta de esta aclaración en las ofertas, éstas se ajustarían a lo estipulado en el pliego
de condiciones.
e) No consta en los expedientes respectivos documentación que acredite la publicación de los
resultados de las licitaciones, en el UNDP online, y en el dgMarket, establecida en la
normativa del BIRF (2.60).
f) No se tuvieron a la vista las notificaciones a los licitantes no seleccionados, de que sus
ofertas no han sido aceptadas conforme lo establecido en las IAL (33.3).
g) No consta documentación que permita constatar la fecha de recepción del formulario de
contrato para su firma, y posterior devolución al comprador (IAL 34.2)
h) Con relación a un oferente que participa en ambos procesos, y que presenta contrato
constitutivo de la sociedad, y certificación de que la inscripción en el Registro Público de
Comercio (RPC) se encuentra en trámite, se tomaron decisiones disímiles a saber: a)
Chaco: no se tuvieron a la vista comentarios al respecto. La IAL 9.1 f) 3. de los datos de la
licitación, sólo dice que debe presentar el contrato social inscripto. b) Santiago del Estero:
expone que la empresa es descalificada por no estar debidamente inscripta en el RPC para
poder actuar como SRL, ya que su inscripción se encontraba en trámite. El pliego que se
tuvo a la vista no dispone para este caso los requisitos a cumplimentar.
Comentarios UCP:
a) El Banco Mundial, a pedido de esta UCP, es quien publica todos los avisos de licitación en
el UNDP online. La UCP no cuenta con dicha evidencia de publicación por no encontrarse
suscripto al mismo.
b) La documentación original, se encuentra en la Provincia. La UCP, solo mantiene copia de
la documentación más relevante.
c) Sin comentarios.
d) La UCP comparte el criterio de la Comisión de Preadjudicación de la Provincia
59
e) En las normas del Banco Mundial aplicables al proyecto, no es obligatoria dicha
publicación.
f) Sin comentarios.
g) Ídem respuesta b)
h) Es a criterio de la comisión evaluadora constituida en la Provincia (que es quien licita), en
base a los antecedentes suministrados. Por otra parte como la oferta de Thermosol SRL, no
resultó ganadora, esta no ha sido revisada por esta UCP.
Observaciones Particulares -Provincia de Chaco-:
a) No se tuvo a la vista en las ofertas documentación dando cumplimiento a lo establecido en
la cláusula 14.3 b de las IAL y de los documentos de licitación (lista de repuestos y
herramientas especiales necesarias para el funcionamiento de los bienes por el término de
10 años), pero no surge del pliego si su falta de presentación es causal de rechazo o las
acciones a seguir. La Comisión de Preadjudicación indica para el caso de la oferta
posteriormente ganadora que si bien no se declara expresamente la citada cláusula, tampoco
expresa lo contrario y por lo cual interpretan que la oferta se ajusta a dicha estipulación.
b) El aviso de la licitación si bien indica el nombre del préstamo, no menciona ambos
convenios ni su financiamiento con fondos del BIRF.
c) La revisión se realizó sobre el juego de pliegos presentados por los oferentes atento que el
que consta en los archivos de la UCP no es el definitivo. Asimismo, no fueron completados
los espacios destinados a los datos del AGA.
d) El contrato suscripto con fecha 05/04/2005 menciona por error en su encabezado que
corresponde a la provisión de 500 sistemas fotovoltaicos cuando la adjudicación definitiva
fue por 580, la planilla adjunta como Anexo I al contrato también expone la misma
cantidad.
e) Además de lo expuesto en el punto precedente, se observa que:
60
1.En el ítem 1. Paneles de 50 WP se establece una cantidad total de 905, cuando conforme
la documentación que se tuvo a la vista debió suscribirse por 923.
2. El ítem 23 “Servicios conexos: provisión de manuales de operación y mantenimiento”
por USD 2.170.- (USD 4,34 c/u) mantiene la cantidad original a ser provistas (500
unidades), y no la definitiva de 580.
Comentarios UCP:
a) Sin comentarios
b) La Provincia publicó sin respetar el modelo estipulado.
c) Sin comentarios.
d) Comentario no procedente. (“Esto se debe a que, el pliego prevé una ampliación de +/- 15 % de las
cantidades ofertadas, y la Provincia hizo uso de dicha opción.”)
e) La ampliación se hizo erróneamente por 18 paneles menos, previstos originalmente.
Observaciones Particulares -Provincia de Santiago del Estero:
a) El expediente que se tuvo a la vista no se encuentra debidamente foliado ni respeta un
orden cronológico a efectos de su resguardo, control e integridad.
b) El pliego expone en las hojas correspondientes a las IAL (hojas 4 a 34), como Sección III.
Datos de la licitación, y debe exponer Sección II. (Instrucciones a los licitantes). No se
dispusieron cláusulas para “Causales de rechazo”.
c) Si bien se tuvieron a la vista en el expediente los formularios de oferta y listas de precios
correspondientes a las ofertas de los licitantes no seleccionados, no consta la
documentación restante exigida en el pliego.
d) No se tuvo a la vista notificación al Licitante Seleccionado mediante carta certificada que
su oferta ha sido aceptada. (33.1 de las IAL)
61
Comentarios UCP:
a) El expediente original, se encuentra en la Provincia, la UCP mantiene algunos documentos
relevantes que lo integran.
b) Sin comentarios
c) y d) La documentación original, se encuentra en la Provincia. La UCP, solo mantiene copia
de la documentación más relevante.
Pagos
a) Las facturas emitidas por los adjudicatarios que se tuvieron a la vista, no fueron
intervenidas por el receptor original (unidad ejecutora provincial) de las mismas con la
leyenda “Pagos a realizar en el marco del Proyecto PERMER BIRF”.
b) Los siguientes pagos facturados, y contabilizados por la UCP en el ejercicio 2005, fueron
efectivamente recibidos por el adjudicatario de la licitación en el ejercicio 2006, conforme
los datos obtenidos en los respectivos recibos:
Fecha contable
Fecha
factura
Fecha Recibo
Fondos
Importe
en $
Dic-05
29-11-05
09-01-06
BIRF
198.246,44
Dic-05
22-12-05
22-02-06
BIRF
251.820,38
Dic-05
22-12-05
07-03-06
LOCAL
62.955,09
513.021,91
c) De la revisión de los importes contabilizados por la UCP para Chaco, surge la siguiente
diferencia con la documentación de respaldo:
Totales 2005
Residenciales
Escuelas
certificado
facturado
recibos
Contabilidad
Diferencia
1.300.107,89
1.300.107,80
1.300.107,81
1.298.852,57
-1.255,24
734.198,90
734.198,90
734.198,87
733.644,34
-554,53
Fondos
Provincia
Educación
-1.809,77
d) De la revisión de los importes contabilizados por la UCP para Santiago del Estero, surge
una diferencia de $ 2.736,73 en atención que para la facturación se utilizó un tipo de
cambio distinto al del certificado. No se tuvo a la vista, de corresponder, la emisión de la
respectiva nota de crédito por parte del adjudicatario:
62
Totales 2005
Escuelas
certificado
Facturado
276.598,47
279.335,20
Recibos
276.598,47
Contabilidad
276.598,47
Diferencia
-2.736,73
Comentarios UCP:
a) Será transmitida dicha observación a la Provincia.
b) Los aportes locales se contabilizan con la aprobación de los certificados de pago, teniendo
en cuenta las dificultades existentes para obtener información sobre los movimientos
internos, tanto de Educación como de la Provincia.
c) Será evaluado y tenido en cuenta.
d) La factura emitida por el proveedor es en dólares, por un importe de 94.370. El tipo de
cambio utilizado (según pliego), corresponde al que figura en el certificado de pago ($
2,9310)
Recomendaciones: Documentar y mantener archivos completos de la información. Dar
cumplimiento y dejar constancia en los expedientes de las publicaciones requeridas en la
normativa del Banco. Verificar que en las publicaciones realizadas por los llamados a
licitaciones se expresen claramente los datos del Proyecto. Agregar a las actuaciones las
constancias fehacientes de toda notificación los interesados y/o oferentes. Incorporar en los
pliegos las situaciones observadas a efectos de evitar posibles conflictos en su interpretación.
Mantener los aportes locales como inversiones devengadas hasta tanto el Proyecto obtenga
adecuada constancia del efectivo desembolso, y posterior pago al adjudicatario de estos
fondos.
11.APORTES LOCALES (PROVINCIA –CONCESIONARIO-EDUCACION)
Observaciones: De las respuestas recibidas a nuestras circularizaciones por estos aportes
locales, y su cotejo con las registraciones de la UCP y la documentación de respaldo surge
que:
63
Aportes Ministerio de Educación
Observación: De la respuesta a nuestra circularización por parte del Ministerio de Educación,
Ciencia y Tecnología (MECyT) por la cual informa los desembolsos para el ejercicio 2005 ($
603.209.-), y el cruce con los aportes contabilizados ($ 1.170.030.-) por el Proyecto, surge una
diferencia neta de $ 566.281.- que se origina en que el Proyecto contabiliza los aportes en la
medida que se reciben de las unidades ejecutoras los certificados debidamente aprobados y las
facturas por estos fondos, en los casos indicados en el cuadro siguiente para afrontar los pagos
se contaban en su mayoría con aportes cuyas transferencias a las cuentas bancarias Pacto
Federal (educación) fueron aprobados en ejercicios anteriores. A efectos de conciliar las cifras,
esta auditoria debió requerir al Ministerio la remisión de las respectivas Resoluciones emitidas
por la Subsecretaría de Coordinación Administrativa (SSCA) del MECyT -aprobatorias de las
transferencias- ya que el Proyecto no contaba con las mismas:
Referencia
a)
Provincia
Salta
EEFF 2005
$
Ministerio de
Educación
$
24.975,00
0.0
b)
Rio Negro
45.420,00
0,0
568.609,00
368.609,00
47154,00
47.154,00
146.285,00
0,0
c)
Santiago
d)
Catamarca
f)
Chaco
g)
h)
Neuquén
Misiones
Total $
257.317,00
80.270,00
1.170.030,00
53.663,00
133.783,00
603.209,00
Diferencia en
$
R. SSCA/Nro/Fecha/Importe $
24.975,00 943
414
45.420,00 343
49
200.000,00 341
0,00 342
146.285,00 735
736
203.654,00 340
-53.513,00 21
02/12/04
$ 29.543,00
2004
25/10/05
2003
25/10/05
25/10/05
$ 108.044,00
$ 209.026,00
$ 200.000,00
$ 368.609,00
$ 70.179,00
13/10/04
$ 200.000,00
2003
25/10/05
17/08/05
$ 204.540,00
$ 150.813,00
$ 133.783,00
566.821,00
Comentario UCP: Estas observaciones serán evaluadas, teniendo en cuenta las dificultades
existentes para obtener información sobre los movimientos internos, tanto de Educación como
de la Provincia y el Concesionario.
Recomendación: Establecer en el convenio 223/01 y sus actas complementarias cláusulas en
las que se contemplen canales de información y/o comunicación con el Proyecto a efectos de
64
contar oportunamente con la información, y mantener debidamente conciliadas las cifras en
concepto de estos aportes.
Aportes provincia, concesionario y educación (particulares):
Observaciones:
a) Se contabilizaron $ 7.824,84 como aporte/inversión de la provincia de Jujuy cuando fue
informado como cancelado por el concesionario.
b) Respecto al pago contabilizado por un importe de $ 83.172,81 realizado a un adjudicatario
de la provincia de Jujuy, se observa que en los archivos del Proyecto constaban dos
fotocopias de facturas del tipo “A” por la misma operación emitidas en fecha 08/07/2005
las cuales no fueron impresas de conformidad a la normativa fiscal (A0001-0005, y A 0001
– 00000005 con inconsistencias), siendo corroborada esta situación para ambas facturas en
la página de la AFIP. Merece informar que de la factura emitida para otro pago por el
proveedor, que se tuvo a la vista, surge que el adjudicatario procedió a imprimir talonarios
de facturas A en el mes de agosto de 2005 iniciando desde el 0001-00000001, y cuyo
número de CAI pudo ser verificado.
c) De la información proporcionada por el Proyecto se observa que en la mayoría de los casos
no contaba con los recibos y/o documentación equivalente emitidos por el beneficiario de
los pagos mediante la cual se certifique el importe y la fecha de efectiva recepción de los
fondos, siendo obtenida por la UCP a los fines de auditoría.
d) El aporte/inversión de M. Educación contabilizado por la UCP al 31/12/2005 para
Neuquen incluye $ 68.179,94/USD 22.787,41 que fueron cancelados al proveedor el
27/01/2006.
Comentarios UCP:
a) El importe corresponde al impuesto al valor agregado, que en este caso es aportado por el
concesionario. Esta situación será subsanada en el siguiente ejercicio.
65
b) Se informa que, el concesionario remitió con fecha 09/06/2006, la Nota de Crédito A N°
0001-00000004 con fecha 03/08/05, cancelando la factura A N° 0001-0005 y ésta es
reemplazada por la factura N ° 0001-00000005 con fecha 04/08/05.
c) Fueron requeridos los recibos y entregados a la auditoria.
d) Debido a un error en el monto gestionado, el Ministerio de Educación de la Nación.
autorizó un monto inferior al previsto y fue corregido con posterioridad. A efectos de
evitar el retraso en el pago al proveedor, se hicieron dos pagos totalizando el 20% (aporte
correspondiente a Educación).
Recomendaciones: Se deben imputar como pagadas las inversiones una vez que la UCP
cuente con efectiva constancia de los aportes realizados y de la recepción de estos fondos por
parte del adjudicatario/proveedor. Requerir a las unidades ejecutoras provinciales que remitan
certificados como copia fiel de los originales, los correspondientes recibos, y/o documentos
cancelatorios equivalentes debidamente suscriptos por los beneficiarios de los pagos por su
recepción, incluyendo los importes recibidos en concepto de retenciones. Requerir a las
unidades provinciales que verifiquen la validez de los comprobantes que respaldan los pagos a
través de la página de la AFIP y que dejen constancia del resultado del mismo en los
comprobantes
12.CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´S)
Observaciones: De la revisión por muestra de las solicitudes de retiro de fondos y
documentación anexa, tramitadas y/o desembolsadas durante el ejercicio 2005 (SOE GEF N°
15 a 19; y SOE BIRF N° 17 a 26) surgieron consideraciones a formular que de ser
implementadas o puestas en práctica por el Proyecto facilitarían las tareas de conciliación, y
control de los mismos:
a) Los SOE´s que se tuvieron a la vista fueron confeccionados sobre la base de planillas de
cálculo, no siendo emitidas directamente por el sistema de gestión utilizado por el
66
Programa. Se exponen los casos en que se detectaron errores de escritura formales, y/o de
valuación:
Valuación:
Financiamiento
Externo
SOE
Categoría
Consultor
%
Expuesto
%
Aplicado
Diferencia
en USD
GEF
19
3(c)
Minetti, Carlos
34%
66%
70,23
20
4 (d )
Aleman, Liliana
66%
34%
(48)
BIRF
Formales:
Financiamiento
Externo
SOE
Categoría
16
3 (b)
18
Todas
En la hoja sumaria no se indica la categoría del gasto
En las hojas sumarias las columnas Nro. 11, 14, y 15 hacen
referencia al BIRF y no GEF como correspondería en este
caso.
3 ( c),
3 (a)
19
16
3 (b)
19
3 (b)
OBSERVACIÓN
En las hojas sumarias, si bien los datos del encabezado de las
columnas son exactos, la numeración asignada a cada una de
ellas no es correlativa.
GEF
3 (a)
El porcentaje expuesto en la hoja sumaria y resumen de
categoría, debería decir 75% y no 25%
1 (a)
El porcentaje expuesto en la hoja resumen de categoría,
debería decir 100%, (porcentajes aplicados), y no 66%.
8
La hoja 5/5 que se tuvo a la vista y que modifica la
presentación original adjunta al SOE 20 BIRF (cambio de
categoría, e importe en USD) carece de firma de responsables
autorizados, y de sello de recepción por parte del Banco.
18
BIRF
20
b) En la mayoría de los casos, solo cuenta con sello de recepción por parte del Banco, la copia
de la nota de elevación de la solicitud, y no así el resto de la documentación que acompaña
los SOE´s, certificando que la documentación anexa que lo integra, es la presentada ante el
Banco. Asimismo, la UAP una vez que cuenta con la versión computadorizada definitiva de
los mismos debe entregar una copia de resguardo en poder de la Coordinación del Proyecto
para dejar en sus archivos, y posteriores fines de auditoria, y/o control. El SOE (BIRF) N°
26 carece de recepción.
c) No cuentan con foliatura que indique y avale la totalidad de la documentación que integra
cada presentación.
67
d) En las hojas sumarias no se destinó una columna con los datos de la autorización de pago
(AP) relacionada para cada pago rendido, a efectos de poder ser cruzados con cada asiento
del diario y/o movimiento del libro auxiliar bancos y poder seguir desde la misma la
correlatividad y la fecha de corte de cada SOE, (se destaca que los pagos no se rinden
cronológicamente dentro de cada categoría con la fecha de retiro de la cuenta especial y/o
de pago).
e) Si bien el Proyecto mantiene papeles de trabajo por los cuales lleva el control de los saldos
pendientes de apropiación de transferencias de fondos desde las cuentas especiales a las
operativas, no cuentan con una columna en donde se indique el número de SOE en el cual
fueron incluidos a efectos de facilitar su búsqueda, teniendo en cuenta que no se utiliza el
sistema FIFO (primer anticipo transferido primero aplicado) para su apropiación sino
LIFO, (último anticipo transferido primero aplicado).
f) Respecto al sistema de apropiación de pagos mantenido (LIFO) por el Proyecto al
31/12/2005 de sus papeles de trabajo, surge que si bien no representan significatividad aún
quedan saldos pendientes de apropiación por anticipos 2002-2004 por USD 12.100,29
(BIRF) y USD 3.591,37 (GEF).
g) De la revisión por muestra para el caso de viáticos no se informa en la columna “Nº
Comprobante” dato alguno de referencia del documento (por ejemplo autorización de
pago, de viaje,...) que respalda el pago sólo consta una “x”, y en el caso de pasajes tampoco
se informan los datos de las facturas que respaldaron el pago.
h) No se pudo realizar, el cotejo por fuente de financiamiento entre los importes informados
como procesados para cada categoría al 31/12/2005 en los reportes del BIRF por cada
préstamo con los expuestos en el estado de inversiones acumulados en dólares en atención
que estos no muestran cifras por separado para cada fuente BIRF y GEF, de gasto, el
procedimiento se realizó por cifras acumuladas para ambos proyectos:
Inversiones al 31/12/2005
Estado de inversiones
(BIRF/GEF)
USD
6.327.306,00
68
Procesado por BIRF (Banco)
4.882.840,56
Procesado por GEF (Banco)
1.038.764,85
Total según Banco
5.921.605,41
Diferencia con BIRF
405.700,59
Pendiente BIRF según UCP
370.695,82
Pendiente GEF según UCP
Total según UCP
13.694,35
384.390,17
A conciliar UCP/BIRF
21.310,42
Comentarios UCP:
h) La apertura de las distintas categorías por fuente de financiamiento, se realizó para el
ejercicio 2005 pero no se procedió a la apertura para las cifras acumuladas. Esta situación
será subsanada en los ejercicios subsiguientes.
Comentarios DGCyAF:
a) Los SOE’S son confeccionados por la UAF dependiente de esta Dirección General, a cargo
de las solicitudes de desembolsos ante el Banco Mundial. El modelo de las planillas de los
certificados de gastos, se realiza en excel, adoptado del Manual de Desembolsos del Banco
Mundial y aceptado por la División de Desembolsos, encargados de procesar las solicitudes
y posterior pago, sin tener al respecto observación alguna por parte del citado Organismo.
En cuanto a los errores de valuación, serán considerados en las futuras presentaciones de
solicitudes de desembolsos, como así también serán tenidas en cuenta las observaciones
formales. Es menester destacar, que la hoja 5/5 del SOE 20 BIRF, modificatoria de la
presentación original adjunta al citado certificado de gasto, donde se cambia la categoría e
importe en dólares, carece de firma ya que la misma fue modificada y remitida por mail al
Banco Mundial, a pedido de la División de Desembolsos del citado organismo para que sea
elegible el gasto solicitado.
b) La documentación integrante de las solicitudes de desembolsos se presentan en sobre
cerrado ante la Mesa de Entradas del Banco Mundial, quienes recepcionan el mismo y
69
sellan la copia de la nota de envío, resultando la citada recepción aceptable para esta área
como constancia de entrega. Asimismo se informa que una vez aprobado el desembolso por
parte del Banco Mundial, se envían por mail los certificados de gastos a la UCP, para sus
registros, pudiendo la citada área tener acceso a nuestros archivos para consulta y sacar las
copias de toda la documentación que requieran. El SOE (BIRF) N° 26, fue entregado en
mano al Sr. Phillipe Durand, quien lo presentó ante la Oficina de División de Desembolsos
del Banco Mundial, recepcionando copia de la nota de envío en donde consta la firma y
aclaración
c) Será considerada y tenida en cuenta para las futuras presentaciones.
d) Se informa que las hojas sumarias cuentan con una columna que dice fecha de pago en
donde se coloca la fecha de las órdenes de pago. Los gastos se informan por categoría de
préstamo individualizando cada consultor, consultora, empresa, tipo de gasto, entre otros,
en forma cronológica teniendo en cuenta las fechas de pago. Los pagos se rinden al tipo de
cambio en que fueron efectuadas las transferencias de las cuentas especiales a las cuentas
operativas, utilizando el método Ultimo Entrado Primero Salido (LIFO), según lo sugerido
verbalmente por la Auditoría en ejercicios anteriores y aceptado por el Banco Mundial, no
teniendo hasta la fecha objeción alguna.
e) Será tenida en cuenta y se procederá a agregar la columna el N° de solicitud de desembolso.
f) Se informa que para apropiar los pagos se utiliza el método LIFO, desde el momento de la
devaluación, no teniendo observación alguna por vuestra auditoría en ejercicios anteriores y
siendo aceptado por el Banco Mundial, sin objeción.
g) Los gastos en concepto de viajes y viáticos fueron informados con la letra x, ya que en el
caso de los pasajes no siempre se cuenta con facturas emitidas por las empresas de viajes,
sino con los duplicados de los voucher y en el caso de viáticos es un monto fijo, según la
escala de honorarios, que surge de lo estipulado en el Decreto 1184/01, sin tener el
consultor obligación de presentar comprobante alguno. Asimismo es menester destacar, que
la citada identificación se utiliza desde los comienzos del proyecto, no habiendo tenido
70
observación alguna por parte del la Oficina de División de Desembolsos del Banco
Mundial, encargada de autorizar y procesar las citadas solicitudes y tampoco se tuvo
objeciones al respecto por parte de la AGN en las auditorías realizadas en los ejercicios
anteriores. Por lo expuesto precedentemente esta UAF consideró que identificar con la letra
x los gastos en concepto de pasajes y viáticos eran totalmente aceptables por ambos
organismos. Ahora bien, si para una mejor identificación en las tareas de campo de vuestra
auditoría fuese necesario cambiar la identificación, la observación será considerada y se
comenzarán a identificar, en las futuras solicitudes de desembolsos, los gastos de pasajes
y/o viáticos con el N° de orden de pago por el cual se cancelaron.
Recomendaciones: Implementar los procedimientos observados, y mantener los controles
administrativos al confeccionar los certificados de gastos a fines de minimizar los riesgos de
no emitirlos directamente del sistema. Completar en su totalidad los datos requeridos en los
SOE´s de la documentación de soporte de los pagos para pasajes y viáticos. Mantener
conciliaciones detalladas por categoría de gasto y por fuente de financiamiento externo entre
las inversiones incluidas en el estado de inversiones en dólares, con los importes procesados
por rendiciones de gastos por el Banco e informados en sus reportes.
13.RETENCIONES IMPOSITIVAS (AFIP-DGI)
Observaciones: De la revisión por muestra a los movimientos contabilizados, en el ejercicio
2005, por retenciones impositivas practicadas bajo la CUIT de la Secretaría de Energía (3054668966-9), surge que:
a) No se abrieron cuentas contables por tipo de impuesto (iva- ganancias) y a su vez por
fuente de financiamiento del pago, a fines que de las registraciones contables surjan los
citados datos, sin necesidad de realizar tareas extracontables para obtenerlos.
b) La constancia de CUIT de la Secretaría de Energía que consta a fojas 4 del expediente por
la adquisición de dos camionetas, no corresponde a la vigente a la fecha de adquisición, ya
71
que ésta indica agencia AFIP N° 48, y según consulta realizada en la página (web) AFIP
fue transferida a la agencia N° 8, se reitera lo citado en A- 2. precedente por el domicilio.
c) En la presentación de la declaración jurada correspondiente al período 02/2005 (sin saldo a
ingresar) no consta el sello del BNA en el ticket, se informa que estas presentaciones para
ser válidas deben poseer el mismo (“Ticket válido con sello de caja”).
d) El duplicado de los certificados emitidos por el SICORE que se tuvieron a la vista no se
encuentran intervenidos por su recepción por los destinatarios de los mismos. (firma y
fecha).
e) No se tuvieron a la vista los certificados emitidos por el SICORE N° 0000-2005-000021,
41, 43, 63, 69, y 72. Ni consta documentación que permita verificar –de corresponder- su
anulación.
f) Los pagos por retenciones de iva por categorías que son financiadas 100% por fuente BIRF
y/o GEF, fueron abonados en el ejercicio 2005 con dichas fuentes, no solicitando a la
Tesorería General el reintegro por aporte local correspondiente.
Comentario UCP:
a) Desde el inicio del Proyecto, se ha utilizado la cuenta retenciones impositivas, no siendo
objetado por anteriores auditorias, no obstante se tendrá en cuenta para el próximo
ejercicio.
Comentarios DGCyAF:
b) Se presentó para la compra de las camionetas la única constancia de inscripción de la AFIP
que fue suministrada por la Coordinación Área Contable Operativa dependiente de la
Dirección General de Administración del Ministerio de Economía y Producción, no
pudiendo obtener una actualización en el sistema por no tener acceso al mismo.
c) Falta el sello de caja en el ticket emitido por el BNA para el período 02/2005, estando el
mismo en la DDJJ presentada.
72
d) La copia de los certificados emitidos por el SICORE no se encuentra intervenida por los
destinatarios de los mismos ya que no se solicita a los consultores la firma de los
comprobantes de retención al momento de su entrega debido a que los mismos son
entregados junto con el duplicado del recibo de pago, firmando únicamente el original al
momento de entrega de los cheques, teniéndose en cuenta a partir de la presente la
observación efectuada.
e) Los certificados enunciados fueron anulados y en los casos de los N° 21, 69 y 72, además
fueron eliminados del sistema SICORE, no permitiendo el mismo su impresión.
f) Desde el inicio del proyecto la postura que se tomó con respecto a las retenciones
practicadas en los pagos realizados a través del BIRF o GEF fue la siguiente: El Banco,
mediante la no objeción acepta el contrato, independientemente de la condición del sujeto
ante el IVA. Cuando se presenta la factura, la Secretaría como agente de retención, debe
retener el impuesto, según sea la condición del consultor frente al IVA.
Lo que se
interpreta es que el que tiene la obligación frente al impuesto es el consultor, ya que este
puede ser inscripto o monotributista y no la Secretaría, la cuál se remite a cumplir con su
obligación como agente de retención. Por tal motivo no se solicita el reintegro del citado
impuesto, ya que el mismo está contemplado en el monto mensual del honorario, aprobado
por el Banco Mundial. Esta metodología es la que se utilizó siempre desde los comienzos
del Proyecto, habiendo sido auditado en varias oportunidades por la AGN y no teniendo
observación alguna al respecto, asimismo, fue auditado por el Banco Mundial en sus
reiteradas misiones, con el mismo resultado.
Recomendaciones: Dejar constancia en los archivos de los certificados anulados. Verificar
que los tickets por las presentaciones y/o pagos de declaraciones juradas cuenten con la
intervención bancaria en aquellos casos en que se requiera. Hacer intervenir, al momento de su
entrega, el duplicado de los certificados por parte de los beneficiarios. Obtener copia vigente al
73
momento de las adquisiciones de la constancia de CUIT que utiliza el Proyecto para sus
operaciones, debidamente suscripta por responsable autorizado
14.CONVENIOS DE PARTICIPACION CON LAS PROVINCIAS
Observaciones: De la lectura de los convenios de participación suscriptos en el ejercicio 2005
con las provincias de Corrientes, Tierra del Fuego, y La Pampa, surge que:
a) No se establecieron cláusulas por las cuales el Proyecto toma los recaudos suficientes
respecto a que la Provincia asume el compromiso de utilizar los fondos recibidos del
PERMER (BIRF/GEF) exclusivamente para los fines de éste, como así tampoco cláusulas
respecto a situaciones que generarían la devolución de estos fondos.
b) La cláusula que remite al Anexo sobre “Procedimientos de Adquisiciones” del convenio de
préstamo y sus enmiendas, (que citan como última versión vigente las normas revisadas en
enero de 1999) debe indicar que se debe utilizar la última versión actualizada/revisada de
las normas por el Banco vigente al momento de su aplicación.
c) No se establecieron cláusulas de resolución de controversias/conflictos.
d) No se tuvieron a la vista las correspondientes ratificaciones provinciales de los convenios
de participación citados en el encabezado. (aprobación legislativa, dictámenes jurídicos,
otros de corresponder), teniendo en cuenta los compromisos asumidos por éstas.
e) La firma por parte de la Secretaría de Energía inserta en el convenio de participación de
Tierra del Fuego, carece de sello aclaratorio.
f) En el Anexo 1 apartado e) del Convenio de Participación con la Provincia de Corrientes de
fecha 29/12/2005 se incorporaron como montos a reembolsar los establecidos en la tercera
enmienda a los respectivos convenios, y no los que surgen de la cuarta enmienda de fecha
03/05/2005 y suscripta por la Prestataria el 22/09/2005.
g) No se tuvo a la vista documentación por la cual el Proyecto procedió a formalizar
enmiendas a los convenios de participación suscriptos al 31/12/2005 (de corresponder) en
atención a las últimas modificaciones a los convenios de préstamos (BIRF y GEF).
74
h) No fue proporcionado el listado o registro llevado por el PERMER con los principales
datos de las cuentas bancarias abiertas al 31/12/205 por cada unidad provincial para
recepcionar los fondos transferidos. (provincia, Nº de cuenta, denominación, Banco,
sucursal, fecha de apertura, responsables, otros datos...)
Comentarios del Proyecto:
a) La transferencia de fondos destinada a cubrir la porción de financiamiento a la inversión
inicial se efectúa una vez realizada la adquisición de los bienes y contra la certificación de
los mismos y pagos sucesivos de acuerdo al avance de las obras. En el caso de aquellas
adquisiciones que no contemplan la instalación de los bienes, la transferencia se efectúa
contra certificación por anticipo y luego por acopio de equipos.
b) La modificación de las normativas y procedimientos a aplicar en la ejecución de los
préstamos del BIRF, solo se puede efectuar mediante enmienda a los mismos y por
cuestiones de conveniencia no se ha incluido en las enmiendas realizadas hasta el momento.
El que el Banco actualice su normativa, no implica que el Proyecto tenga que hacerlo ya
que esto no esta previsto en el convenio de préstamo. A modo informativo, el proyecto
tiene prevista realizar una quinta enmienda al convenio en la que se estarían incluyendo el
cambio de versión de la normativa a aplicar.
c) Los términos del convenio de participación establecen entre sus cláusulas que el mismo se
efectúan en el marco del convenio de préstamo con lo cual todas la normativa de este se
extiende a los convenios de participación.
d) Los dictámenes legales correspondientes a las provincias de Corrientes y Tierra del Fuego
se encuentran en gestión por parte de las autoridades provinciales competentes.
e) La no aclaración de la firma del Secretario de Energía es el procedimiento consuetudinario
utilizado en esa dependencia. No es resorte del proyecto la modificación de tales
procedimientos, que por otra parte, se ignora si responden o no a una norma específica.
75
f) La secuencia de actividades que se sigue para la firma de los convenios de participación se
inicia con el envío del proyecto de convenio a la provincia, con este proyecto la Unidad
Ejecutora Provincial inicia la gestión de firma con el gobernador, este proceso puede
demandar entre uno o varios meses. Se cuenta con la notas de envío de los convenios para
su firma a Corrientes (08/04/05), y Tierra del Fuego (23/03/2005).
g) El proyecto esta gestionando las firmas de enmiendas en aquellas provincias donde se
justifica de acuerdo a la actividad. Son ejemplo de ellas, las provincias de Jujuy, Río Negro
del Neuquén, Catamarca, Salta, Chaco, etc…
h) Sin comentarios.
Recomendaciones: Incorporar en los convenios las cláusulas indicadas, especialmente
aquellas que resguarden los fondos aportados por el Programa. Obtener al momento de las
suscripciones de los convenios las correspondientes ratificaciones provinciales, y requerir
aquellas por las cuales no se obtuvieron oportunamente. Gestionar enmiendas para los
convenios de participación, a efectos de mantenerlos actualizados con las modificaciones
producidas para ambos convenios (BIRF/GEF). Implementar un registro con los datos
principales de las cuentas bancarias provinciales abiertas por estas a los fines del PERMER.
15.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Observación: El manual de procedimientos del Proyecto que fuera aprobado por el Banco en
el ejercicio 2004, no se encuentra integrado con aquellos procedimientos administrativocontables vigentes que involucren a los pagos realizados mediante transferencias por el
Proyecto a las provincias, como así del resto de los aportes locales relacionados con estos.
Asimismo, no cuentan con la versión actualizada del manual de uso del sistema contable
utilizado por el Programa el documento que se tuvo a la vista corresponde al mes de octubre
1999.
76
Comentario UCP: Estas observaciones serán evaluadas y se procederá a actualizar el manual
de uso del sistema contable, en el próximo ejercicio.
Recomendaciones: El manual de procedimientos administrativo-contable del Proyecto, debe
brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada y fluida
de la totalidad de las operaciones realizadas por el programa, y así también
incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando.
16.INFORMES DE AVANCE PRESENTADOS AL BANCO
Observación: Los informes de avance del Proyecto N° 19 y 20 correspondientes al ejercicio
2005 que se tuvieron a la vista, son ejemplares con hojas sueltas, no se encuentran inicialados
en todas sus hojas, carecen de firma del responsable del Proyecto, existen fojas que lo integran
(información financiera) que no se encuentran numeradas, y no fue intervenido por el Banco
en su carátula por la recepción que permita constatar que responde al entregado, dicha
recepción surge en la nota de elevación.
Comentario UCP: El procedimiento que utiliza la UCP para envío de información a
organismos externos, incluye la utilización del sector Expedición del Ministerio de Economía,
puesto que la documentación se envía en sobre cerrado, se genera un formulario interno de
envío en el que se hace referencia al contenido del sobre, este comprobante es sellado por la
mesa de entrada del Banco y es remitido a esta UCP constituyendo el “Comprobante de
Recepción” de la documentación referida en el mismo. El archivo en forma separada de este
comprobante y de la copia del informe en cuestión, responde a una metodología de archivo
propia de esta UCP que contempla la separación de informes y correspondencias.
Oportunamente y a los fines de dinamizar los procesos, se ha acordado con el Banco Mundial
la validez del envío de documentación en forma electrónica así como la no necesidad de
inicialar las páginas de las mismas y en el caso particular de los informes de avance dado a que
77
están enumeradas y citan al pie el número de informe al que corresponden. En casos
excepcionales se ha omitido en el anexo financiero esta numeración dado que la información
que contiene es extraida tanto de la contabilidad como de la base de datos de inversiones que
posee la UCP lo que vuelve engorrosa la compaginación. Por otra parte y en relación a la falta
de anillado de los informes, informamos que esta UCP carece de una caja chica que permita
afrontar este tipo de gastos y solicitar el financiamiento con otras fuentes lentifica
notablemente la ejecución de los procesos.
Recomendaciones: La UCP debe dejar para sus archivos un juego de los informes certificados
como copia fiel del original incorporando los procedimientos observados no sólo para fines de
auditoría, sino para dejar adecuada evidencia documental de estos documentos en los archivos
del Proyecto, y que dichos ejemplares corresponden a los emitidos y aprobados por las
autoridades del Proyecto, y remitidos al Banco en cumplimiento a los compromisos
contractuales.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
78
Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE ENERGÍAS RENOVABLES EN MERCADOS RURALES”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4454-AR BIRF Y
CONVENIO DE DONACIÓN DEL FONDO FIDUCIARIO GEF N° TF 20548
(Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/05)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/05, con los registros en
moneda local que les dan sustento;
- test o pruebas de transacciones y comprobantes;
- verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de los servicios de consultoría y de adquisición de
bienes;
- análisis de los movimientos de las cuentas bancarias del Proyecto;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- inspección ocular de bienes;
- verificación de los procesos de desembolsos de fondos;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementado por el Proyecto;
- como así también, la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
79
necesarios acorde las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes del Banco (BIRF/GEF), el 85,51% de
los aportes de contrapartida local (100% aportes gobierno nacional, y concesionarios, 88,27% de los
aportes provinciales y el 83,09% de los aportes del Ministerio de Educación), y el 49,75% de las
aplicaciones expuestas en el estado citado en I- a) por el ejercicio finalizado el 31/12/2005,
conforme el detalle realizado en el siguiente cuadro:
Componentes
Costos de Inversión
Inversión Equipos en Provincias
Asistencia Técnica
Viajes y Viáticos Asistencia Técnica
Equipamiento UCP
Total Costos de Inversión
Costos Recurrentes
Consultores Nacionales
Viajes y Viáticos
Varios PERMER
Gastos Bancarios
Total Costos Recurrentes
Total Inversiones 2005
Retenciones Impositivas
Transferencias erróneas
Total Usos de Fondos Estado I- a)
Aplicaciones del
ejercicio
($)
%
de incidencia
componente
sobre universo
Muestra del
ejercicio
($)
%
de Muestra
sobre
Componentes
8.289.582.-
87,95%
4.297.221.-
51,84%
460.753.11.250.158.982.8.920.567.-
4,89%
0,12%
1,69%
94,65%
111.633.6.000.130.030.4.544.884.-
24,23%
53,33%
81,79%
50,95%
444.462.34.319.1.376.24.634.504.791.9.425.358.-1.444.-2.195.9.421.719.-
4,72%
0,36%
0,01%
0,26%
5,35%
100,00%
115.514.4.301.0.24.634.144.449.4.689.333.-
25,99%
12,53%
0,00%
100,00%
28,62%
49,75%
Asimismo nuestra tarea comprendió el 51,84% (52,52% SOE´s BIRF y 45,56 % SOE´s GEF) de los
pagos incluidos en el Estado de Solicitudes de Desembolsos por el ejercicio finalizado el
31/12/2005.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
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hallazgos referidos a desfalco u otras irregularidades similares.
Corresponde, destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 13 de junio de 2006.
Dra. Silvina Etel Negro
Supervisora D.C.E.E.
Dra. María Fernanda Ibañez
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
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Dr. Roberto Di Leone
Jefe D.C.E.E-AGN