1998_093_03info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/96)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1996, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo Forestal”, parcialmente financiado con
recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR, suscripto el 6 de junio de 1996
entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Situación Financiera, al 31 de diciembre de 1996, expresado en pesos, y
Anexo 1 (Fondos Ejecutados) que forma parte del mismo.
b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1996, expresado en pesos.
c) Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996, expresado
en pesos.
1
Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad de Implementación del Proyecto
(UDI) al tipo de cambio de $ 1= USD 1 y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron
oficialmente recepcionados por esta auditoría el 11/11/97 y se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objetivo expresar una opinión sobre dichos estados basada en el
correspondiente examen de auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 19
de septiembre y el 29 de octubre de 1997.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contable-financieros, y
demás pruebas y procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros identificados en
I- presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Desarrollo Forestal”
2
al 31 de diciembre de 1996, así como las transacciones operadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación
general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de
Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE´s)
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/96)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos
(SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio 1996, correspondientes al “Proyecto de Desarrollo Forestal”, parcialmente financiado
con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitud de Desembolsos (SOE´s) por el período comprendido entre el 01/06/96
y el 31/12/96, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad
de Implementación del Proyecto (UDI) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
4
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los certificados de gastos
que respaldan las solicitudes y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Con referencia a la Solicitud de Retiro de Fondos N° 1 expuesta en el estado mencionado
en I- precedente, corresponde al depósito inicial (asignación autorizada) que ingresó a la
Cuenta Especial del Proyecto el 14/08/96.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Solicitud de Desembolsos
(SOE’s) señalado en I- anterior, expone razonablemente los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas del “Proyecto de Desarrollo Forestal”, que
fueron presentadas al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1996, de
conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF
de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA CUENTA ESPECIAL
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/96)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado
el 31/12/96, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto de Desarrollo Forestal”, Convenio de
Préstamo N° 3948-AR BIRF del 06/06/96.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial por el ejercicio finalizado el 31/12/96, expresado en dólares
estadounidenses, y preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) en base
a los extractos de la cuenta corriente en dólares N° 500131/82 abierta en el Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo.
El estado se encuentra inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente,
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de
Desarrollo Forestal” al 31 de diciembre de 1996, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el
uso de los fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 Convenio de Préstamo N°
3948-AR BIRF de fecha 06/06/96.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
7
OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/96)
Al señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Proyecto de Desarrollo Forestal” por el ejercicio finalizado el 31/12/96, se ha
examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3948-AR,
suscripto el 6 de junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de
Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Cabe aclarar que el Proyecto es ejecutado por una Unidad de Implementación del Proyecto (UDI)
creada al efecto, dependiente de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentación
(SAGPyA).
a)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 16.000.000.-.
Al 31/12/96 el monto desembolsado por el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF) ascendió a USD 300.000.-.
8
b)
Sección 2.02 (a): El monto del préstamo podrá desembolsarse de la Cuenta del
Préstamo conforme al Anexo 1 del Convenio (monto asignado por categorías).
La información requerida se expone en el Estado de Inversiones adjunto al presente
informe.
c)
Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares.
Cumplida. Nos remitimos al Estado de la Cuenta Especial adjunto al presente informe.
d)
Sección 3.01(a): Objetivos del Proyecto.
Al respecto cabe informar que el Proyecto inició actividades a partir del mes de junio de
1996, encontrándose al 31/12/96 en la etapa de implementación.
e)
Sección 3.02: Adquisiciones de bienes y prestación de servicios de consultores.
Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección que acompaña al presente informe.
f)
Sección 3.04(b): Plan Operativo Anual (POA).
Conforme fuera verificado por esta auditoría, la UDI elevó al Banco Mundial la siguiente
información:
g)
Nota
Fecha de elevación
Concepto
Ejercicio
S/N
14/11/95
POA/96
1996
UDI N°251/96
26/08/96
POA/97
1997
Sección 3.06(c): Establecimiento de una unidad administrativa.
Cumplida. Por Resolución N° 337/96 de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y
Alimentación se creó la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI).
9
h)
Sección 4.01: Contabilidad y auditoría.
La Unidad de Implementación posee un sistema de registración contable que a través de
cuentas separadas refleja la situación financiera del Proyecto.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
10
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/96)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto
de Desarrollo Forestal” una serie de comentarios y recomendaciones referidos al control interno,
surgidos como consecuencia del examen de regularidad practicado sobre los estados financieros al
31 de diciembre de 1996.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, sobre la base de muestras
selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de
acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
1)
CONCILIACIONES BANCARIAS.
Observación: La Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) practica en forma
periódica (mensual) conciliaciones sobre las cuentas bancarias del Proyecto, pero no
identifican al encargado de realizarlas ni al responsable de supervisarlas.
Recomendación: Identificar a los responsables de la realización y supervisión de las
conciliaciones bancarias que prepara el Proyecto.
Comentario de la UDI: En relación a las conciliaciones bancarias ya se han fijado pautas
para su realización.
11
2)
CAJA CHICA.
Observación: Con referencia al uso y reposición de la caja chica constituida por la UDI
para canalizar gastos menores del Proyecto se observó que:
- Las reposiciones sobre dichos fondos se realizan por un importe distinto a lo rendido;
- Se han realizado gastos por un monto superior al limite ($ 100) establecido en el manual
de procedimientos.
- No se describen plazos y montos a rendir en el manual mencionado precedentemente
(Ejemplo: cada 30 días ó 50% del Fondo).
Lo expuesto precedentemente trajo como consecuencia que el saldo de la caja chica no
permaneciera constante a lo largo del período, y no se tenga conocimiento sobre los plazos
y montos a rendir.
Recomendación: Adecuar y dar cumplimiento a las normas internas para así dar un
correcto uso a los fondos canalizados a través de esta metodología (caja chica).
Comentario de la UDI: Las reposiciones ya se realizan por el mismo importe que el
rendido.
3)
CONSULTORES.
a) Contratos.
Observación: En algunos casos la fecha de firma del contrato celebrado con el
profesional es posterior a la fecha de inicio de actividades.
b) Legajos.
Observaciones:
- En la mayoría de los casos analizados se adjunta original de curriculum vitae del
profesional seleccionado y fotocopia respecto al resto de los consultores ternados.
12
- No existen Declaraciones Juradas sobre incompatibilidad de funciones; al respecto, se
incluye en los respectivos contratos una cláusula donde se indica que el consultor
informará al Proyecto sobre alguna novedad que hiciera incompatible la función.
- Algunas no objeciones por parte del BIRF son posteriores a la fecha de inicio de la
relación contractual.
c) Pagos.
Observación: Se han realizado pagos en concepto de honorarios anteriores al período
que se abona (anticipos).
Recomendaciones:
- No celebrar contratos con fecha retroactiva.
- Adjuntar en todos los casos curriculum vitae original de todos los profesionales incluidos
en el proceso de selección, debidamente fechados y suscriptos por el respectivo
profesional.
- Presentar declaraciones juradas sobre incompatibilidad de funciones por separado y
donde el consultor declare que su situación no es incompatible para ejercer la función.
- Solicitar la No Objeción del BIRF anterior a la fecha de contratación.
- No proceder a librar pagos en forma anticipada.
Comentario de la UDI: Las recomendaciones hechas por la auditoría serán tenidas en
cuenta para las contrataciones posteriores.
4)
INVENTARIOS.
Observación: La UDI no practica conciliaciones periódicas entre la información que brinda
el inventario y la que suministra la contabilidad.
13
Al respecto se han detectado importantes discrepancias que merecieron el planteo de ajustes
de auditoría.
Recomendación: Realizar conciliaciones y recuentos físicos periódicos a fin de determinar
la integridad de la información.
Comentario de la UDI: Con respecto a los inventarios ya se han implementado medidas
correctivas tendientes a lograr la integridad de la información.
5)
RETIROS DE LA CUENTA ESPECIAL.
Observación: Para el retiro de fondos de la Cuenta Especial, la prestataria no ha tenido en
cuenta la normativa sugerida por el Banco en la materia, debido a que efectúa retiros
globales que permanecen inmovilizados en la cuenta bancaria operativa.
Tal como surge de la comparación entre el Estado de Inversiones y el Estado de la Cuenta
Especial, sobre un total gastado con fondos BIRF por USD 194.821,53 según el Estado de
Inversiones, se registraron retiros de la Cuenta Especial por USD 298.000.-.
Cabe informar que la diferencia de USD 103.178,47 se encuentra disponible en la cuenta
corriente en pesos N° 2832/91 a nombre del Proyecto.
Recomendación: Aplicar la normativa dispuesta por el Banco para la utilización de los
fondos de la Cuenta Especial.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
14
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE DESARROLLO FORESTAL”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF
(Ejercicio Nº 1 finalizado el 31/12/96)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Tests o pruebas de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos;
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también, la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la
actividad auditada.
15
Nuestro examen comprendió el 100% de los orígenes del período (BIRF y aporte local) y entre
otros el 100% de las erogaciones realizadas en concepto de honorarios y pasajes y viáticos.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad de Implementación del Proyecto no
obstaculizó
nuestra gestión, facilitando
el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente, receptando favorablemente las sugerencias y ajustes de auditoría presentados.
BUENOS AIRES, 28 de noviembre de 1997.
16