2001_142info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/013.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/013 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno
Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 14/07/98 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
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I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses
y anexos que lo acompañan.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00”, emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, en dólares estadounidenses, emitido por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 19/06/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 04/06/01 y el
19/06/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
2
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Existe una subvaluación de USD 1.002.- en la línea 17.01 (Consultores de
Comunicación Social) correspondiente a gastos en concepto de servicios profesionales
imputados y rendidos erróneamente al PNUD bajo la línea 53.01 (Misceláneos
Comunicación Social), sobrevaluando la misma en dicho importe.
b) La línea 21.01 (Subc. O. civil C. Salud) se expone subvaluada en USD 8.399.- como
consecuencia de haberse registrado la inversión (certificados de obra correspondientes a
centros de desarrollo infantil) por el valor neto pagado, es decir, después de deducidas
las multas aplicadas por el Proyecto, por incumplimientos de la contratista:
3
Multas aplicadas
Concepto
CDI Los Barrancos
5.891.-
CDI Parque Sur
2.508.8.399.-
c) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b)
precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera
complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de
diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto de fecha 14/07/98 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado del apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 20 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al
Proyecto PNUD N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora
Provincial (UEP) de la provincia de Mendoza, que hemos considerado necesario informar para
su conocimiento y acción futura.
Cabe tener en cuenta que la ejecución del Proyecto se realiza conjuntamente con el proyecto
ARG/98/006.
Sobre la base de muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los
siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1- SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Del análisis realizado sobre los pagos efectuados por el contrato de
asistencia técnica celebrado con la Organización Internacional para las Migraciones
(OIM), Carta Acuerdo correspondiente al período 01/01/00 al 31/03/00, se observó que se
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abonó la totalidad del monto del acuerdo, no respetándose el calendario de pagos previsto
en la mencionada Carta Acuerdo (punto 5.02).
Comentario de la UEP: la observación efectuada por AGN corresponde al convenio del
primer trimestre de 2000.
Luego de recibida la recomendación que realizara la AGN respecto del ejercicio 1999, se
procedió a dar un fiel cumplimiento a lo establecido por el PNUD en el Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno.
2- SUPERVISORES CAPACITANTES
Observaciones: Del análisis efectuado sobre las contrataciones de profesionales
capacitantes, que en todos los casos se formularon a través de Acuerdos de Obra
Realizada, se observó lo siguiente:
a) Contratos: En algunos casos no consta la fecha de firma del Acuerdo.
b) Pagos: Con referencia a un capacitador, la actividad denunciada en los comprobantes
(factura) que la profesional presenta no se corresponde con la desarrollada en el
Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) La observación realizada ha sido debidamente subsanada, completando los formularios
de Acuerdo de Obra Realizada con la fecha en la que el capacitador recibió el cheque.
b) La profesional capacitante Marta Bertancud ha sido notificada de lo observado por la
AGN, procediendo al no pago de los honorarios hasta tanto se regularice la situación
impositiva.
Recomendación: Mantener archivos completos de la información como así también
controlar los antecedentes de los profesionales a contratar, verificando que estos cumplan
con los requisitos establecidos para su contratación.
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B OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL
Observaciones:
a) Registros.
Existe una subvaluación de USD 1.002.- en la línea 17.01 (Consultores de
Comunicación Social) correspondiente a gastos en concepto de servicios profesionales
imputados y rendidos erróneamente al PNUD bajo la línea 53.01 (Misceláneos
Comunicación Social), sobrevaluando la misma en dicho importe.
b) Antecedentes de Contratación.
No se ha tenido a la vista documentación respaldatoria sobre el proceso de evaluación y
contratación de la Consultora (ternas, curriculos, etc.).
c) Contrato.
Con referencia al contrato tenido a la vista, correspondiente al consultor mencionado en
b) precedente, cabe señalar que éste hace referencia al Proyecto ARG/94/026 y no al
que nos ocupa (ARG/98/013).
Comentarios de la UEP:
a) Registración.
Atento a la observación realizada por la AGN, se ha procedido a reclasificar el Centro
de Costos de los honorarios correspondientes al mes de Agosto de 2000.
b) Antecedentes de Contratación.
La Lic. Lidia M. Ríos es recontratada desde 1996, por lo que los antecedentes de
evaluación y contratación fueron elevados al momento de la primer contratación a la
U.C.P. y deben permanecer allí archivados.
c) Contrato.
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Este tema ya ha sido resuelto, teniendo en cuenta la observación de los funcionarios de
la A.G.N.. Se firmó un nuevo contrato en el que consta su vínculo con el proyecto
98/013 (por el mismo período).
Recomendación: Profundizar los controles administrativos, conciliar periódicamente la
información y mantener archivos completos de la documentación.
2- OBRA CIVIL
Observaciones:
1) Construcción CDI Los Barrancos y CDI Parque Sur - LP 31M Lote 3 y 4 monto
USD 20.800.-:
Del análisis realizado se observó lo siguiente:
a) Las retenciones en concepto de Impuesto al Valor Agregado y Fondo de Reparo se
aplicaron sobre los montos de los certificados de obra después de deducido el monto
de la multa determinada por incumplimientos por parte de la contratista.
Determinándose en consecuencia pagos en exceso a la contratista, según se expone
seguidamente:
Concepto
S/Proyecto
S/Auditoría
Dif.
CDI Los Barrancos
IVA
3.662,53
4.684,93
1.022,40
Fondo de Reparo
1.055,16
1.349,71
294,55
1.316,95
CDI Parque Sur
IVA
Fondo de Reparo
3.459,66
3.894,93
435,27
996,71
1.122,11
125,40
560,67
8
b) La línea 21.01 (Subc. O. civil C. Salud) se expone subvaluada en USD 8.399.- como
consecuencia de haber registrado la inversión (certificados de obra correspondientes a
centros de desarrollo infantil) por el valor neto pagado, es decir, después de deducidas
las multas aplicadas por el Proyecto, por incumplimientos de la contratista:
Multas aplicadas
Concepto
CDI Los Barrancos
5.891.-
CDI Parque Sur
2.508.8.399.-
2) En la mayoría de los casos se observó que las facturas presentadas por los contratistas
son de fecha posterior a las de las órdenes de pago emitidas por la UEP. Así por
ejemplo se detallan:
Orden de Pago
Factura
N°
Fecha
Fecha
814
12/07/00
06/09/00
979
15/12/00
27/12/00
980
15/12/00
21/01/01
813
12/07/00
06/09/00
702
27/04/00
28/04/00
Comentarios de la UEP:
1) Esta UEP comparte el criterio que considera válido la AGN, sin embargo se consesuó
con la UCP el pago de los certificados 5 y 6 del CDI Los Barrancos, y 6 y 7 del CDI
Parque Sur, “neteando” la multa del monto certificado, a fin de destrabar una situación
compleja con obras paralizadas y la posibilidad cierta de terminar en forma litigiosa las
diferencias con la empresa contratista.
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2) Orden de Pago 814: El cheque por $ 15.068,50 es entregado al proveedor con fecha
12/07/00 según Orden de pago 814 en la que se contabiliza la multa aplicada. Según se
convino con la UCP, la deducción de la multa debe hacerse del importe del certificado,
por lo que con fecha 06/09/00 se pagó con cheque por $ 1.316,95, lo que dio lugar a la
nueva edición de la Orden de Pago 814.
Orden de Pago 979-980: Ambas Ordenes de Pago se confeccionan el 15/12/00 y se le
entrega el cheque el 27/12/00, donde le proveedor emite la factura con esa fecha. Los
cheques (n° 8342 y 8343) son cobrados el día 28/12/00 según lo arrojado por el extracto
bancario.
Orden de Pago 702: El día 27/04/00 se realiza la orden de Pago N° 702 imputando al
Proyecto 98/006 San Rafael, la inversión de infraestructura. Con fecha 04/05/00 se
procede a la anulación de la O.P. mencionada y a la emisión de la nueva O.P (N° 726)
afectando la inversión al proyecto 98/013 Gran Mendoza.
Recomendación: Aplicar en forma correcta las normas impositivas vigentes como así
también las estipulaciones contractuales.
3- DISPONIBILIDADES
a) Se utilizaron diferentes chequeras en forma paralela lo que dificulta el control de
correlatividad:
Orden de Pago
Cheque
Importe
$
Fecha Débito
N°
Fecha
N°
813
12/07
4165
14.917,18
17/07
813
12/07
4081
560,67
06/09
814
12/07
4166
15.068,50
17/07
814
12/07
4082
1.316,95
06/09
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Extracto
b) Se observaron errores en el detalle de las partidas pendientes incluídas en las
conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto correspondiente a los meses de
junio y julio de 2000.
Comentarios de la UEP:
a) Respuesta no procedente.
b) Atento a la observación realizada por la AGN se ha procedido a corregir la conciliación
de la cuenta corriente 36520384/03 correspondiente al mes de julio de 2000.
Recomendación: Mejorar los controles administrativos y supervisar las conciliaciones
bancarias preparadas por el Proyecto.
4- SUBCONTRATO SUPERVISIÓN DE OBRAS
Observaciones:
a) Antecedentes de Contratación.
Del análisis realizado sobre los antecedentes de “contratación de servicios profesionales
de inspección de obras”, referido a la LPN 4M, se observó que la documentación de
respaldo de la misma no se encontraba ordenada en forma cronológica.
b) Pagos.
En todos los casos los comprobantes (facturas) presentados por los profesionales no
identifican al Proyecto.
Comentarios de la UEP:
a) El mismo se encuentra ordenado según lo indicado en ese momento desde la UCP,
dando prioridad a los datos sustanciales y posteriormente se acompaña la
documentación complementaria.
b) La observación resulta válida para inspectores vinculados a obras anteriores al año
2000. Las inspecciones de obras concretadas durante el período analizado por la AGN
han sido correctamente facturadas.
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Recomendaciones:
a) Mantener archivos ordenados en forma cronológica debidamente foliados.
b) La documentación recibida debe identificar, en todos los casos, al Proyecto.
5- CONFECCIÓN DE PROYECTOS
Observación: Del análisis realizado sobre los antecedentes de contratación del concurso
de precios 167M se verificó que el expediente de pagos no se encuentra foliado. Además
los comprobantes presentados por el profesional no identifican al Proyecto.
Comentario de la UEP: se procedió a foliar el expediente, por lo que la observación de la
AGN ha sido subsanada. Respecto del recibo, cabe igual comentario que en el punto
anterior.
Recomendación:
Mantener
archivos
completos
y
ordenados
cronológicamente
debidamente foliados.
6- FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Del análisis realizado sobre el concurso de precios 156M se observó que el
expediente se encuentra sin foliar.
Comentario de la UEP: Se procedió al foliado del expediente, por lo que la situación
observada por la AGN ya ha sido salvada.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados en forma cronológica debidamente
foliados.
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7- COMUNICACIONES SOCIALES
Observación: Del análisis realizado sobre el concurso de precios 198M se observó que los
Expedientes 17 y 25 no se encuentran foliados.
Comentario de la UEP: Atento a lo observado, se procedió al foliado de los expedientes
mencionados.
Recomendaciones: Mantener archivos ordenados en forma cronológica debidamente
foliados.
BUENOS AIRES, 20 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/013.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría (subcontratos);
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 71,49 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
% de incidencia
ejercicio $
del rubro
Presupuestaria
Importe muestra % de muestra
$
analizada
17.01
Cons. Comunic. Soc.
10.400,00
2,58
10.400,00
100,00
21.01
Obra Civil CS - Hosp.
68.799,00
17,06
62.183,53
90,38
86,14
21.02
21.03
21.05
Sub.Superv.de Obras
Subc.Confec.Proyectos
Subc. Alimentos
7.365,50
1,83
6.345,00
13.575,00
3,37
13.200,00
97,24
11.829,33
2,93
11.829,33
100,00
21.06
Subc. Insumos CDI
21.07
Subc. Fortalec. Instituc.
21.08
Gastos Fortalec. Instituc.
4.978,00
33.01
Superv. Capacitantes
117.683,10
45.02
Equipos no fungibles
9.705,68
53.01
Comunicación Social
53.02
Capacitación
53.03
Gstos.Bancarios
Totales
2.070,62
0,51
2.070,62
100,00
120.308,00
29,84
120.308,00
100,00
1,23
4.978,00
100,00
29,19
39.000,00
33,14
2,41
5.387,93
55,51
34.421,89
8,54
10.952,73
31,82
840,00
0,21
386,01
45,95
1.233,17
0,31
1.233,17
100,00
403.209,29
100,00
288.274,32
71,49
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 20 de junio de 2001.
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