2001_018info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31/12/99)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido
entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa de Apoyo a
la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), parcialmente financiado con
recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-10/96, suscripto el 9 de septiembre
de 1998 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca
del Plata (FONPLATA).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF), ejercicio económico 1999,
expresado en dólares.
b) Estado de Inversiones y Gastos, presupuestado y ejecutado 1999, expresado en
dólares.
c) Estado de Solicitudes de Desembolsos FONPLATA desde el 01/01/99 al 31/12/99,
expresado en dólares.
d) Estado de Solicitudes de Desembolsos Aporte Local, desde el 01/01/99 al 31/12/99,
expresado en pesos.
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e) Balance de Cuentas al 31/12/99, expresado en pesos.
f) Notas 1 a 3 a los estados financieros precedentes.
g) Información Financiera Complementaria, que incluye el detalle de equipos software
y hardware, año 1999.
Los estados financieros definitivos fueron preparados por la Unidad Ejecutora del
Programa y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta auditoría
con fecha 29 de noviembre de 2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de
su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 6 y el 28/01/00 y entre el
14 y el 17/11/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y
demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra
declaración de procedimientos adjunta.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros, notas
anexas e información financiera complementaria identificados en I- exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reconversión
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Empresarial para las Exportaciones” al 31 de diciembre de 1999, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el
Contrato de Préstamo N° ARG-10/96 FONPLATA de fecha 09/09/98.
BUENOS AIRES, 4 de diciembre de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados del “Programa de Apoyo a la
Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), por el período comprendido
entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
1) CONTROL INTERNO
Observaciones:
- El Programa no cuenta con cursogramas y se pudo observar una marcada concentración
de funciones en áreas que deberían ser independientes, como por ejemplo el sector
movimiento de fondos y el sector contable, el sector liquidaciones y el de pagos. Esto
imposibilita el control por oposición de las operaciones realizadas.
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- Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin firma, o inicialadas sin identificación del
firmante.
- Los expedientes de adquisiciones o contrataciones no se encuentran foliados o no lo
están íntegramente.
Recomendación: Establecer circuitos administrativos que garanticen un adecuado nivel
de control interno.
2) SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
- El sistema contable implementado no permite la registración de los pagos por los
valores netos de retenciones, por tal motivo el mayor de bancos no evidencia el valor
de los cheques entregados sino los honorarios totales y posteriores ajustes. Para
efectuar el citado procedimiento el sistema emite una orden de pago principal por el
importe bruto y otra que repite el mismo número por la retención para efectuar el ajuste
(ej. op 148 y op 148-A).
- Los conceptos detallados en los registros no incluyen datos que permitan la
identificación de los cheques emitidos, lo cual dificulta las tareas de reconciliación e
imposibilita la realización del control de la secuencia numérica.
Recomendación: Dotar al sistema de registros de las características pertinentes, conforme
a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de adecuados sistemas de
control.
3) ARCHIVO DE ORDENES DE PAGO
Observación: El archivo de órdenes de pago no respeta el orden numérico, tiene órdenes
de pago faltantes, contiene indistintamente originales y copias y en caso de ser órdenes de
pago anuladas sólo consta el original.
Recomendación: Implementar un adecuado archivo de órdenes de pago.
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4) DISPONIBILIDADES
Observaciones:
- Las conciliaciones bancarias no se realizan sobre el saldo según mayor a una fecha sino
sobre el saldo que correspondería luego de efectuar los ajustes, aunque estos sean
realizados con posterioridad a la fecha de conciliación, a su vez las conciliaciones no
evidencian quien las realizó ni quien las revisó.
- El libro mayor de la cuenta bancos incluye partidas que se mantienen pendientes de
conciliación por largos períodos sin realizar los correspondientes ajustes.
Recomendación: Efectuar las conciliaciones mensuales tomando en cuenta la
información real que surge del sistema y la documentación proporcionada por terceros al
momento de su realización, efectuando las correcciones necesarias a fin de obtener
información confiable.
5) CONSULTORIA
Observaciones:
- No forman parte de los legajos que se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación
según se prevé en las Normas y Procedimientos Punto II.
- Los cuadros de evaluación de ternas realizados carecen de fecha y de firma del
responsable.
- En el 61 % de los contratos analizados se pudo verificar que la fecha de emisión de los
mismos es posterior al inicio de las tareas, (más de 100 días). A su vez en ningún caso
los contratos están numerados.
- En todos los casos analizados la aprobación de FONPLATA a toda la documentación
básica requerida para la contratación es posterior a la firma de los contratos.
- La documentación existente en el legajo no especifica en ningún caso la categoría
asignada al consultor, por lo cual no es posible verificar el cumplimiento de la escala
establecida en las Normas y Procedimientos, ni la correspondencia con la planta
aprobada por resolución 261 de la Secretaría de Hacienda el 14/05/99.
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- De los informes tenidos a la vista, el 41 % de los casos no tienen fecha de presentación
y el 100 % carece de fecha de recepción por parte de la UEP. Asimismo en uno de los
casos se pudo constatar que la fecha del acta de aprobación del informe es anterior a la
consignada en el mismo como fecha de presentación.
Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el Proyecto hasta tanto se
haya firmado el contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas. Asimismo se
debe tener en cuenta la normativa de FONPLATA para contratación de consultores, y
dejar constancia en los informes de la recepción realizada por la UEP, en especial teniendo
en cuenta que los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a
la presentación del informe final.
6) FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones:
1. Concurso para la "Organización e implementación de eventos a realizar en las
regiones de Cuyo y NEA"
- No se tuvo a la vista constancia alguna del cumplimiento de las intervenciones de
FONPLATA que debieron ser solicitadas por la UEP de acuerdo al punto III 14 de
las Normas y Procedimientos. Sólo se pudo comprobar que, efectuada la selección
se elevó a consideración del FONDO todo el proceso luego de la firma del contrato,
cuando la aprobación expresa debe ser previa.
- No forma parte del expediente la notificación de adjudicación a las empresas
participantes del concurso.
- No se cumplió el plazo previsto para la presentación de un informe por parte de la
empresa contratada.
2. Concurso para el "Diseño y producción de video y avisos institucionales"
- No se tuvieron a la vista las intervenciones de FONPLATA requeridas para el
proceso de selección y contratación.
- No forma parte del expediente la designación del comité de contrato ni la garantía de
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cumplimiento de contrato.
- Existe un error en el valor de la oferta ganadora consignada en el acta del comité de
contratos Nº 22, ya que el mismo difiere del que se indica en el contrato.
3. Concurso para la "Organización de un evento con motivo de la presentación del
PREX"
- No se tuvo a la vista el expediente completo (antecedentes, selección y
contratación).
- En los pagos realizados se omitió la deducción del IVA facturado previo al cálculo
de la retención de impuesto a las ganancias.
4. Licitación Pública Internacional N° 1 (DIRCON)
- El expediente incluye una propuesta presentada sin firma que no fue desestimada.
- No se tuvo a la vista solicitud de ampliación del período de garantía de
mantenimiento de oferta, dado que al 31/12/99 aún no se había efectuado la
notificación de adjudicación respectiva. Cabe aclarar que por Resolución SEPYME
Nº 46 de fecha 05/06/00 se declaró desierta la LPI 01/99 a sugerencia de
FONPLATA.
- Los expedientes analizados no están foliados, ni tienen un sistema de archivo lógico
que reúna la totalidad de la documentación referida a los procesos de selección y
garantice la integridad de la misma.
- No se tuvo a la vista constancia alguna del envío y recepción de la enmienda al
pliego y de las circulares a todas las empresas participantes en el llamado a
licitación.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al
Programa, tener en cuenta la normativa de FONPLATA para contratación de firmas
consultoras y verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los pliegos de
bases y condiciones, así como la normativa fiscal vigente.
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7) EQUIPOS
Observaciones: Del análisis del concurso para la adquisición de equipamiento
informático se verificó lo siguiente:
- El pliego entregado a las empresas invitadas a participar, no prevé en su redacción, la
condición de la nacionalidad de los bienes para considerarlos elegibles. Como
consecuencia de ello, realizada la inspección ocular se pudo comprobar que parte del
equipamiento no es originario de un país miembro (art. 18 de las Estipulaciones
Especiales "en todos los casos los bienes a adquirir deberán proceder y ser originarios
de los países miembros de FONPLATA"). Asimismo las ofertas presentadas no
incluyen el certificado de acreditación de origen de los bienes.
- No se tuvo a la vista constancia alguna del cumplimiento de las intervenciones de
FONPLATA que debieron ser solicitadas por la UEP de acuerdo al punto IV 2 de las
Normas y Procedimientos.
- No forma parte del expediente el acta de apertura ni la recomendación de adjudicación
por parte del Comité de Contratos (puntos IV 2 (e) y (f)).
- No se tuvo a la vista el informe de recepción que certifique que el proveedor entregó
los bienes que constan como faltantes en el remito entregado a la UEP.
- No se pudo constatar en la inspección ocular realizada la existencia del total de las
licencias para Windows 98 adquiridas.
Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones referidas al Programa
y tener en cuenta la normativa de FONPLATA para la adquisición de equipos, así como lo
previsto en el contrato de Préstamo.
BUENOS AIRES, 4 de diciembre de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS
EXPORTACIONES (PREX)"
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
los siguientes procedimientos:
- Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los
registros en moneda local que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de consultores;
- circularizaciones y reconciliaciones bancarias; y
- otros procedimientos de auditoría en la medida que se los consideró necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del
ejercicio; y el 46,68 %; 100 % y 56,91 % de los rubros “Contratación de Consultores”,
“Equipamiento” y “Contratación de Servicios Especiales”, respectivamente, que integran el
capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el
ejercicio finalizado el 31/12/99.
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Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 4 de diciembre de 2000.
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