2001_127info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/028.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/028 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del
PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses
y anexos que lo acompañan.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/06/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y 02/05/01 y el
08/06/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
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disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se encuentran subvaluados los usos de fondos en la suma de USD 4.531,74 por los
motivos que a continuación se exponen:
Línea
45.01
Concepto
Equipo No Fungible
Importe USD
Observación
545,79 Registrado
y
abonado
por
el
Proyecto ARG/98/029
21.04
Subc. Serv. SIP
3.985,95 No
expuesto
en
el
Proyecto
ARG/98/028
b) Con referencia a la cifra de USD 130.100.- expuesta en el Anexo 2 (Aportes del
Gobierno Central) del Estado de Fuentes y Usos de Fondos mencionado en I- a)
precedente, cabe informar que la misma se refiere a transferencias de la cuenta especial
(fondos BIRF).
c) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b)
precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera
complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II” al 31 de diciembre de
2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento
de Proyecto del 25/11/98.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/028
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Pilar del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones
sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS.
1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la fecha de
emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo está en elaboración con el Municipio.
Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal como
lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21 y 22).
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B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) REGISTROS
Observaciones: De la aplicación de procedimientos de auditoría, sobre la muestra
analizada, se observó que el Proyecto no ha registrado como usos de fondos, la suma de
USD 4.531,74 imputados erróneamente en el Proyecto ARG 98-029 (Esteban Echeverría).
Al respecto:
a) USD 3.985,95 pago cuota N° 5 por servicios de consultoría (Línea 21.04).
b) USD 545,79 compra de equipamiento (Línea 45.01).
Comentarios de la UEP:
a) Si bien la cuota 5 a la consultora informática ESERCO S.A. fue, por error al
confeccionar el cheque, por la cta. cte. 163253/98, la transferencia correspondiente del
Proyecto de Pilar al de Esteban Echeverría se realizó con fecha 4 de Abril de 2001.
b) Por un error involuntario se imputó al Proyecto Esteban Echeverría un pago que
correspondía al Subproyecto Pilar. Se tomarán los recaudos necesarios para controlar las
imputaciones.
Recomendación: Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la
administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los
controles y conciliando periódicamente la información.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) Algunos Acuerdos de Obras Realizada (contratos), no se encontraban firmados por el
consultor o por el representante del Proyecto (Coordinador).
b) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las ordenes de pago y el pago,
resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (Factura y/o Recibo).
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Comentarios de la UEP:
a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se tomará en
cuenta el control en los próximos pagos.
b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo y no
facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que recibe el pago,
para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación para el próximo ejercicio.
Recomendaciones:
a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del
Proyecto.
b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo
(Factura y/o Recibo).
3) GASTOS DE MOVILIDAD
Observación: Existen gastos imputados erróneamente en las cuentas contables de
construcciones por USD 71,79 que corresponde a gastos de movilidad.
No obstante lo expuesto, cabe aclarar que la cifra en cuestión fue correctamente rendida al
PNUD y se encuentra correctamente expuesta.
Comentario de la UEP: Si bien el monto de USD 71,79 corresponde a una línea 53 en el
presupuesto de PNUD como lo indica la misma es un gasto de Movilidad de los
supervisores de Obras en ejecución por lo que corresponde a construcciones de C.S ó
C.D.I. según corresponda.
Recomendación: Tener en cuenta la naturaleza del gasto al momento de su imputación.
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4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por
ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez.
Comentario de la UEP: Nunca se intervino con sello de cancelación. Vista la observación
se toma conocimiento para solucionar la misma en el próximo ejercicio.
Recomendación: Dejar constancia del pago en aquellos documentos que fueron
cancelados por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/028.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 77,94 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
ejercicio $
del rubro
$
analizada
21.01
Obra Civil CS
78.186,43
52,94
59.729,47
21.03
Subc. Insp. Obras
2.498,57
1,69
0,00
21.04
Subc. Servicios SIP
27.846,00
18,85
27.846,00
33.01
Capacit. en Servicios
21.220,00
14,37
13.700,00
64,56
45.01
Equipos no fungibles
17.047,05
11,54
13.834,59
81,16
53.01
Campaña de Difusión
27,10
0,02
0,00
0,00
53.02
Movilidad Sup.Obras
71,65
0,05
0,00
0,00
53.03
Gstos.Bancarios
Totales
794,39
147.691,19
0,54
100,00
76,39
0,00
100,00
0,00
0,00
115.110,06
77,94
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001.
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