GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN PUESTO DESEMPEÑADO POR: Lic. Gabriela M. Espinosa de los Monteros Jiménez FUNCIONES GENERALES El objeto del Departamento de Comercialización es dar la mayor difusión tanto a la revista Voices of Mexico en la región de América del Norte y en el resto del mundo, así como a los 58 títulos que hasta el momento, el Centro de Investigaciones sobre América del Norte de la UNAM ha publicado y a la nueva revista semestral “Norteamérica”. tipos de publicación abordan una variedad de temas culturales, políticos, económicos y sociales de México, así como los asuntos relevantes de la relación trilateral, Canadá, Estados Unidos y México. Por otra parte, los esfuerzos en el área comercial aún están encaminados a lograr la autosuficiencia por medio del incremento de las ventas de revista y la obtención de los anuncios pagados. 1.COMERCIALIZACION ACTIVIDADES Elaboración de cartas comerciales en inglés y en español. Atención a trámites Elaboración de información comercial y tarifas de publicidad en inglés y en español. Análisis de planeación para elegir con anticipación posibles puntos de venta y publicidad. Prospectación de contactos comerciales nacionales y extranjeros para la venta de revista y publicaciones CISAN. Supervisión del comportamiento de las ventas. Cobranza. Supervisión de envío y distribución de la revista. Calendarización y programación de participación en ferias nacionales e internacionales. Logística de participación en eventos tanto institucionales, como extra institucionales. Presencia en stand en cada uno de los eventos a los que se nos invita. Coordinación del programa de donación institucional de la revista y el programa anual de promoción para suscriptores y anunciantes. Revisión trimestral de reportes de ventas, consignación y distribución. Seguimiento de comportamiento de suscripciones y sistema de actualización de base de datos. Resolución vía telefónica y escrita de reclamaciones dudas y consultas de los suscriptores de las revistas Voices of Mexico y Norteamérica, Atención a solicitudes de posibles suscriptores y distribuidoras en el extranjero. Realiza reuniones de análisis, evaluación y seguimiento con el personal del área. Servicio de atención al cliente (vía telefónica y correos electrónicos) 2.TRAMITES ADMINISTRATIVOS ACTIVIDADES Redacción de oficios de cada uno de los trámites que se llevan acabo en el área, como son: solicitud al CISAN de recibos oficiales, mobiliario, libros, lista de precios actuales, entrega de reportes de venta, consignadoras, recuperación de mobiliario, entrega de contratos. Redacción de contratos de compra, venta de publicidad, distribución, consignación e intercambio Elaboración de reportes de venta para el CISAN y para la revista Voices of Mexico. Elaboración de reportes de publicidad. Elaboración de reportes de suscriptores. Coordina la elaboración de trámites para el envío a extranjero. Diseño de vales de salida de revista Voices, Norteamérica, libros y catálogos para inventario. Apoyo en captura de vales en programa de inventario. Solicitud de facturación a distribuidoras extranjeras. Solicitud de revista requerida por la distribuidora americana. Autorización de trámites aduanales para envío de revista al extranjero. Optimización del tiempo dedicado a trámites. 3. PUBLICIDAD ACTIVIDADES Relaciones Públicas: para conservación y mejoramiento de cartera actual de clientes (seguimiento vía telefónica, email y fax). Prospectación de anunciantes potenciales en México y en el extranjero Coordinación de: 1) la producción de anuncios. 2) diseño de los anuncios 3) elaboración de material promocional 4) intercambio publicitarios con otros medios Elaboración de textos para trípticos, flyers, documentos electrónicos y anuncios promocionales en inglés y en español. Visitas periódicas a posibles anunciantes. Seguimiento a posibles anunciantes. Investigación y cotización de medios para anunciar la revista. Venta de espacios publicitarios de la revista. Enlace con medios publicitarios para la revista. 4. PROMOCION ACTIVIDADES Planeación de estrategias de promoción Supervisión de la distribución expedita de la revista a funcionarios e instituciones. Enlace permanente entre suscriptores (personas físicas, instituciones y empresa privada. ) Búsqueda constante e identificación de mercados target. 5. ENVIO DE REVISTA ACTIVIDADES Revisión de todas y cada una del tiraje total de revistas (3,500 en total,) recibidas de la imprenta para control de calidad de impresión. Apoyo en empaque, embalaje, y acarreo de revista. Apoyo en movimiento de almacén. EL USO DE INTERNET COMO HERRAMIENTA DE TRABAJO EN EL DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN DE REVISTA VOICES OF MEXICO. 1. Facilita la comunicación institucional, ya que de esta manera conservamos directorios, fechas y eventos importantes. 2. Permite la comunicación con los suscriptores. (renovaciones, cancelaciones, actualización de datos, suscripciones, reclamaciones, quejas, sugerencias, material de colaboración, etc.). 3. Se reciben las copias de los cheques que los suscriptores nos envían y de esta manera se comprueba que el pago por suscripción se ha efectuado. 4. Se reciben reportes de venta de consignadoras y distribuidoras. 5. Se reciben acuses de recibo de diferente índole. (revista, pagos, intercambios etc.). 6. Permite anticipadamente la revisión de contratos y la corrección de estos. 7. Se envía material gráfico para anunciarnos en diferentes catálogos extranjeros. 8. Se recibe material gráfico para espacios publicitarios. 9. Se envían tarifas publicitarias e información general de la revista a los gobiernos de los estados, embajadas, empresas y medios en general. 10. Permite la comunicación con las distribuidoras tanto nacionales como extranjeras, al solicitarnos pedidos, y recibir las ordenes de compra así como nos permite recibir la facturación. 11. Facilita la obtención de directorios tanto empresariales, como de embajadas y la actualización de estos. 12. Es el medio de enlace para enviar y recibir formatos de participación, invitaciones, carteles de eventos. etc. 13. Permite tener información previa a los eventos en los que cada año participamos, de eso modo planeamos anticipadamente nuestra participación. 14. Permite la prospectación de anunciantes potenciales. 15. Permite la prospectación de suscriptores potenciales. 16. Permite llevar a cabo el programa de donación de revistas a diferentes instituciones. 17. Permite la comunicación con los ingenieros a cargo de la instalación del nuevo programa: correcciones, instrucciones, intercambio de información etc.