INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, correspondientes al “Proyecto Forestal de Desarrollo”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR, suscripto el 6 de junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La Administración del Proyecto es llevada a cabo por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Pesca y Alimentos del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) creada al efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos Acumulado al 31/12/04 y al 31/12/03, expresado en pesos. b) Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/04 y el 31/12/03, expresado en pesos. c) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2004 (del período y acumulado al 31/12/03 y 31/12/04), expresado en pesos. 1 d) Estado de Inversiones al 31 de diciembre de 2004 (del período y acumulado al 31/12/03 y 31/12/04), expresado en dólares estadounidenses. e) Notas a los estados financieros -incisos a) a f)-. f) Información financiera complementaria que incluye: 1) Cuadro de Inversiones del período 2004, (comparativo entre POA 2004 y Ejecutado 2004), expresado en pesos. 2) Estado de Inversiones al 31/12/04 (comparativo SAR con Ejecutado al 31/12/04), expresado en dólares estadounidenses. 3) Memoria. Los mencionados estados fueron preparados por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos por esta auditoría en forma preliminar y parcial el 04/02/05, los definitivos fueron presentados el 05/10/05. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. La tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 03/05/05 y el 02/09/05 y el 05/10/05. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contablefinancieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Con referencia a las cifras expuestas en dólares en los estados financieros expuestos en I- d) y f) precedentes, téngase en cuenta lo expuesto en Notas b) a los estados contables (gastos efectuados con aporte del Banco Mundial, ya sea con financiación total como parcial). 2) En la carta de abogados, recepcionada por esta auditoría el 17/06/05, se expone que se mantiene un litigio judicial “Damato Aleida Cristina c/Estado Nacional – Ministerio de Economía y Producción – Secretaría de Agricultura, ganadería, Pesca y Alimentos s/despido” Expte. 19691/00 en trámite ante el Juzgado Laboral de Primera Instancia Nº 42, por el reclamo de “cobro de indemnización derivado de la ley de contrato de trabajo”, monto de la demanda $ 40.815.-. Dicho expediente resultó desfavorable tanto en primera como en segunda instancia. El recurso extraordinario planteado por la representación de la Coordinación de Juicios de la Dirección de Gestión y Control Judicial ha sido denegado, habiéndose interpuesto un recurso de queja por denegación de recurso extraordinario por ante la Corte Suprema de Justicia de la Nación el 06/05/05. 3) Tal como se expone en Nota d) a los estados contables, los valores del presupuesto SAR de la información financiera complementaria responden a los acordados con el Banco, de acuerdo a la enmienda suscripta con éste el 19 de enero de 1999. El Programa no presenta información presupuestaria actualizada para cada ejercicio, a efectos de mostrar las variaciones que surgen de su comparación con la ejecución real, tal como se indica en las Guías y Términos de Referencia para Auditoría de Proyectos con financiamiento del Banco Mundial en la Región de Latinoamérica y el Caribe. 4) Como resultado del análisis global efectuado al fondo rotatorio, se obtuvo de las verificaciones realizadas por la UDI que no hay montos por justificar, sino por el contrario, existe un error en la registración de las inversiones correspondientes a años anteriores al 2000, siendo detectadas hasta la fecha de finalización de las tareas de 3 campo, USD 1.013.008,70 registradas como inversiones BIRF que en realidad fueron solventados con aporte local. 5) Respecto de la Nota b) a los estados contables, donde dice “…Estados de Situación Patrimonial y de Origen y Usos de Fondos” debe leerse “…de Fuentes y Usos de Fondos”. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en el apartado III2) y 3) precedentes y excepto por lo expuesto en III- 4), los estados identificados en Ipresentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto forestal de desarrollo” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF (Ejercicio N° 9 finalizado el 31/12/04) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al Banco Mundial durante el ejercicio 2004, correspondiente al “Proyecto Forestal de Desarrollo”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Desembolsos por el período comprendido entre el 01/01/04 y el 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) y es de su exclusiva responsabilidad. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los certificados de gastos que respaldan las solicitudes y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Respecto a la Solicitud de Retiro de Fondos Nº 78, emitida por un total de USD 138.963,54, no está así expuesta en el estado citado en I- precedente. Se informa que el monto detallado de USD 78.811,73 corresponde al monto aprobado y desembolsado por el Banco. La diferencia (USD 60.151,81) corresponden a gastos de antigua data (justificados al tipo de cambio 1 $ = 1 USD) que, conforme notificación del Banco de fecha 14/10/04, quedaban sujetos a aprobación por parte del especialista financiero del análisis de la conciliación del fondo rotatorio. A la fecha del presente informe no se modificó la situación. 6 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- precedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Proyecto forestal de desarrollo”, expone razonablemente los Certificados de Gastos y Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, referido a la Cuenta Especial del “Proyecto Forestal de Desarrollo” al 31/12/04, Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF del 06/06/96 y sus modificaciones. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Implementación del Proyecto (UDI) sobre la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 330882/8 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación 8 general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado señalado en I- precedente, presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto forestal de desarrollo” al 31 de diciembre de 2004, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 3948-AR BIRF de fecha 06/06/96 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Proyecto Forestal de Desarrollo”, por el ejercicio finalizado el 31/12/04, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 3948-AR, suscripto el 6 de junio de 1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). a) Sección 2.01: Monto del Préstamo por USD 16.000.000.-. Al 31/12/04 el monto desembolsado por el BIRF ascendió a USD 12.761.111,79. b) Sección 2.02 (a): Retiros de los montos del Préstamo de acuerdo al anexo I. Parcialmente cumplida. Al respecto téngase en cuenta lo señalado en el apartado III- 4) de nuestro informe sobre los estados financieros adjunto. c) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares. Cumplida. La información requerida obra en el Estado de Cuenta Especial adjunto al presente informe. d) Sección 2.03: Fecha de cierre (original 30/06/04). Parcialmente cumplida. Conforme información del MeyP (Nota D.N.P.O.I.C. Nº 693 del 23/06/04 - adjunta copia de la Nota enviada por el Director para la Argentina, Chile, 10 Uruguay y Paraguay del Banco Mundial -) con fecha 17/06/04 el BIRF acuerda extender el plazo de cierre del Proyecto Forestal de Desarrollo hasta el 31/01/06. Asimismo, el décimo octavo Ayuda Memoria de Misión de Supervisión del BIRF contiene la citada fecha de prórroga acordada (31/01/06). e) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso (15/03 y 15/09). Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de comisión de compromiso lo siguiente: Al 15/03/04: USD 5.133,91. Al 15/09/04: USD 4.728,42. f) Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de intereses lo siguiente: Al 15/03/04: USD 102.740,75. Al 15/09/04: USD 81.990,32. g) Sección 2.07: Amortización del préstamo (a partir del 15/04/01). Cumplida. Conforme información suministrada por el Ministerio de Economía y Producción, durante el ejercicio se liquidó en concepto de amortización lo siguiente: Al 15/03/04: USD 796.745,74. Al 15/09/04: USD 796.745,74. h) Sección 3.01 (a) y (b): Ejecución del Proyecto. Cumplida. i) Sección 3.02: Adquisición de bienes y prestación de servicios de consultores. Parcialmente cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta los señalamientos expuestos en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. 11 j) Sección 3.04(a): Informes de progreso (semestrales). Cumplida. Al respecto, se pusieron a nuestra disposición los Ayuda Memoria correspondientes a la decimoséptimo y decimoctava Misión de Supervisión del Banco que se realizaron durante el período comprendido entre el 12 de abril y el 5 de mayo y entre el 5 y el 19 de noviembre de 2004 que incluye los informes de progreso requeridos (discutir los lineamientos de una posible segunda etapa mediante el cual se expresan los aspectos más significativos relacionados con los 3 componentes del Proyecto). El objetivo principal de la Misión del Banco Mundial fue el seguimiento de la ejecución de todas las actividades ejecutadas entre Noviembre de 2003 y abril de 2004 y entre mayo y octubre de 2004. Estos Ayuda Memoria resumen las principales actividades ejecutadas desde el Proyecto durante el período citado precedentemente. Asimismo, el último Ayuda Memoria contiene la fecha de prórroga acordada, 31 de enero de 2006. k) Sección 3.04 (b): Plan Operativo Anual (POA). Cumplida extemporáneamente. El POA (Plan Operativo Anual) correspondiente al ejercicio 2005 fue presentado al BIRF por Nota UDI N° 08/05. Mediante correo electrónico de fecha 07/03/05 el Banco Mundial da su conformidad al mismo. l) Sección 3.06 (b): Información al Banco sobre cambios en la estructura organizativa o funciones de la Secretaria. Cumplida. m) Sección 3.06 (c): Establecimiento de una unidad administrativa. Cumplida. n) Sección 3.07 (c ): Límite de $ 1.000.- para cada Pequeño Productor. (PPCP). Cumplida. 12 o) Sección 3.07 (d): Convenios de Colaboración para cada Area Seleccionada. Cumplida. p) Sección 4.01: Registros Contables. Parcialmente cumplida. Se remite a las consideraciones expuestas en el Memorando a la Dirección Adjunto. Respecto a las justificaciones de fondos cursados al BIRF durante el ejercicio 2004, cabe tener en cuenta lo señalado en el Informe de auditoría sobre los estados financieros, apartado III- 3) y 4), adjunto al presente informe. Con referencia a los valores del presupuesto SAR de la información financiera complementaria, cabe señalar que los montos expresados responden a los valores acordados con el Banco, de acuerdo a la enmienda suscripta con éste el 19 de enero de 1999. No se presenta información programada actualizada respecto a lo realizado a cada momento (al 31/12/03, ejercicio 2004 y al 31/12/04), a efectos de mostrar las diferentes variaciones que surgen de su comparación, tal como se indica en las Guías y Términos de Referencia para Auditoría de Proyectos con financiamiento del Banco Mundial en la Región de Latinoamérica y el Caribe. q) Sección 5.01 (b): Acuerdos para que el INTA brinde asistencia a la Secretaría para llevar a cabo las partes B.3, B.5 y C.1 del Proyecto. Cumplida. Al respecto se formalizó el acuerdo Nº 59/2004 con el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA), el cual integra las actividades correspondientes al ejercicio 2004. 13 r) Anexo 4 -Parte C- punto 1: Adquisición de bienes - Planificación de adquisiciones. Cumplida. Se giró al Banco a través de correo electrónico de fecha 29/01/04; la No Objeción del Banco por la misma vía se produjo el 12/04/04. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 14 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31/12/04) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Proyecto Forestal de Desarrollo” una serie de comentarios y recomendaciones referidos a aspectos administrativo - contables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2004. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: Indice Título Página A)2) A)3) A) 8) c) Falencias administrativas (reiteración de ejercicios anteriores) Sistema contable – falencias Dar cumplimiento a la normativa vigente en la materia. Abstenerse de otorgar beneficios a productores que no posean título legal de la tierra que trabajan o en su defecto, un permiso de ocupación otorgado por autoridad provincial competente, anterior al 1 de enero de 1995, según expresamente lo dispone la Resolución N° 996/97 de la SAGPyA en su cláusula 2.4, apartado c). Programa de Investigación aplicada (PIA) Falencias en la documentación respaldatoria de las rendiciones, saldos 16 18 21 A)11 B)11 15 23 y 43 A) 12) B) 1) B) 7) b) B)8) B) 10) B) 11) B) 12) pendientes de rendición de antigua data – falta de seguimiento-. Núcleos de Extensión Forestal NEF Falencias en la documentación respaldatoria de las rendiciones. Consultores (aprobaciones formales extemporáneas Falta de cumplimiento de normativa aplicable a contrataciones Vehículos y Equipos – No se practicaron retenciones de impuesto a las ganancias - Falencias en la adjudicación de la compra de equipamiento informático El Programa abona gastos que no son elegibles y/o que resultan excesivos. 29 30 36 38 41 43 53 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04: 1) CONSULTORES Observaciones: Legajos: a) En 9 casos no consta en los currículos el sello de recepción de la Unidad de Coordinación del Proyecto. b) En 4 casos no consta copia de la primera y segunda hoja del documento del profesional. Comentarios de la UDI: a) En casi todos los casos mencionados se trata de consultores contratados desde hace bastante tiempo (aunque puedan haber cambiado sus funciones); por lo tanto y aunque la observación ya fue realizada en auditorias anteriores la omisión no ha podido subsanarse. b) Se toma nota de la observación. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación que respalde el proceso de selección y contratación de los consultores del Proyecto. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: De nuestro análisis y las respuestas del cuestionario de control interno por parte del Proyecto, surgieron las siguientes consideraciones: 16 • En las conciliaciones bancarias no se deja evidencia del encargado de prepararlas y el responsable de su supervisión. • Se practican recuentos físicos de bienes pero no se indica cada cuanto, fecha y alcance del último. • No se describe el método de recuento ni se indica cómo y a quién se informan las diferencias en caso de existir. • No se indica quién recepciona el ingreso de bienes. • En algunos casos no se practicaron las retenciones impositivas correspondientes (impuestos a las ganancias Ej.: S.T.C.P. ENGENHARIA DE PROJETOS LTDA. DO BRASIL 23/07/04. No se efectuó la retención de impuesto a las ganacias sobre el pago de la 4º cuota por USD 6.266,54). • El sector de movimiento de fondos (Tesorería) no es independiente respecto del sector contable. • Se reembolsan comprobantes de gastos de combustible en los que no se identifica debidamente al Proyecto. • No se efectúan todos los pagos con cheques emitidos NO A LA ORDEN. • Si bien nos informaron que existen cursogramas, estos no fueron puestos a disposición. • No se realizan controles por oposición entre los distintos sectores. • No existen formularios preimpresos para la liquidación de viáticos. • No se concilian los aportes al proyecto con la información suministrada por terceros (BIRF, MEyOSP). • Las rendiciones no están numeradas correlativamente independientemente del rubro rendido respecto a los subproyectos. • No se controla que las mismas alcancen como mínimo el 60% del anticipo para ser enviadas. • No existe un plan de acción de auditoria interna. • La UDI mantiene comunicación con los subprogramas con poca periodicidad. 17 • Con respecto al relevamiento de cómo se realizan las transferencias y reposiciones de fondos a los distintos programas como así también la evaluacion de las rendiciones, se pudo verificar: - Las mismas son efectuadas, con poca periodicidad. - No se han realizado reclamos durante el ejercicio para créditos con mucha antigüedad. Comentarios de la UDI: La Unidad responde a los puntos observados como “No Aplicable”. Recomendaciones: Implementar normas básicas de control interno tales como las señaladas en nuestras recomendaciones de ejercicios anteriores. 3) SISTEMA CONTABLE: Observaciones: a) El sistema contable no genera una registración simultánea al momento de ingresar las órdenes de pago (OP). Las órdenes de pago emitidas se ingresan a la contabilidad en forma manual. Los subdiarios (centro de costos) a veces no coinciden con el Libro Diario. b) Los listados que surgen del sistema contable – Libro diario, listado de cheques y listado de órdenes de pago- no se pueden vincular entre sí. c) Los registros detallados (subdiarios) no son conciliados periódicamente con las cuentas del Mayor General. Comentarios de la UDI: El sistema utilizado es el TANGO GESTIÓN que cuenta con tres módulos, compras, fondos y contabilidad que se trabajan en forma conjunta. Esta en etapa de implementación el Sistema UEPEX para el año 2005. 18 Recomendaciones: Instrumentar las medidas necesarias para lograr que el sistema implementado brinde información integrada, y así evitar posibles errores al tener que duplicar la carga manual de la misma. 4) INVENTARIO Observaciones: Los bienes registrados en el libro de inventario puesto a disposición no se encuentran rotulados bajo un código que los identifique. Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación. Se está trabajando para contar con un inventario completo ordenado correlativamente. Cabe señalar que los bienes comprados como los utilizados por este Proyecto son de propiedad de la Secretaría (SAGPyA) de la cual el Proyecto forma parte integrante. Desde el mes de junio de este año Patrimonio (dependencia de esta SAGPyA) está realizando el inventario de los mismos. En este momento se cuenta con un número provisorio, al cual en el futuro se lo reemplazará con uno de código de barra. Recomendaciones: Mantener el registro de inventario de bienes y equipos conforme a las prácticas contables en la materia. Rotular los bienes y el registro de inventario con un código de identificación, a efectos de poder realizar con mayor facilidad y certeza recuentos físicos periódicos para su control. 5) BANCOS: Observaciones: Los gastos bancarios pertenecientes a la cuenta especial, se registran indistintamente en la cuenta “42021 Gastos Bancarios Cuenta Operativa”, cuando deberían registrarse en la cuenta “42022 Gastos Bancarios Cuenta Especial”. Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación a efectos de subsanar dicha situación en el futuro 19 Recomendaciones: Llevar un control de las conciliaciones bancarias y realizar los ajustes según correspondan 6) CAJA CHICA Observaciones: En las rendiciones de gastos de caja chica: a) Muchas veces se utilizan vales para respaldar gastos en lugar de comprobantes. b) Se incluyen comprobantes de gastos de peajes, viáticos, etc. sin firma autorizante. c) Algunos comprobantes de gastos no indican el Nº de CUIT, y/o documentación y/o su condición frente al IVA, y/o domicilio del Proyecto. Comentarios de la UDI: a) Esta UDI siempre ha rendido los viáticos de movilidad diaria con vales de caja. En la auditoría del año 2002 se observó únicamente que los mismos no estaban numerados, situación que se regularizó a partir de dicha observación. Se utiliza el vale de caja para viajes en colectivo o taxis que no cuentan con ticket. b) Los comprobantes de peajes corresponden siempre a gastos realizados en ocasión de viajes a lugares donde se realizan reuniones técnicas o institucionales y se utiliza el vehículo del Proyecto Forestal. c) Se toma en cuenta la observación para el futuro. Recomendaciones: Profundizar los controles respecto al uso, disposición y autorizaciones de las erogaciones canalizados a través de la caja chica. Así también mantener documentación respaldatoria clara sobre la justificación de esos gastos efectuados por esa vía. 7) PASAJES Y VIÁTICOS Observaciones: En algunos casos no se adjuntan las tarjetas de embarque que justifican la realización del viaje. 20 Comentarios de la UDI: El Proyecto maneja dos rubros bien diferenciados: “viáticos” y “pasajes”, lo que implica que no necesariamente un viático deba ir seguido de un pasaje o viceversa. Queda además entendido que sólo una parte de los viajes se hace por vía aérea. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación. 8) PROYECTO PREDIAL DE CONSERVACIÓN Y PRODUCCIÓN (PPCP) Observaciones: a) En ningún caso se identifican los comprobantes (con un sello) como gasto rendido. b) Todos los legajos están sin foliar, lo que dificulta el control. c) En la Resolución Nº 164/03 que aprueba el Proyecto Nº 157/01 (Región Neuquén) solo presenta un pedido de permiso de ocupación, no acompaña el permiso otorgado. Comentarios de la UDI: a) Esta UDI considera que un sello de invalidación no resultaría en una garantía de eficiencia o transparencia en los procedimientos dada la cantidad de comprobantes y rendiciones que se reciben por día. Lo que se evalúa es que los gastos incurridos pertenezcan a uno de los rubros previstos en la aprobación original del PPCP. b) Se informa que cuando los PPCP son aprobados (tanto por el PFD como por la DF) se hace un expediente de trámite de Resolución con todos los antecedentes de los PPCP involucrados y ahí sí se enumeran todas las hojas del expediente. Las carpetas de PPCP tal como llegan a esta UDI son proyectos que luego de darle ingreso formal se someten a estudio, quedando bajo custodia de la unidad de evaluación de PPCP. Para su aprobación interviene además la DF. Se sostiene que enumerar las hojas de los proyectos en esta instancia no favorece ni conduce a nada. Todas las carpetas quedan en los armarios y están disponibles para cualquier auditoría. Además, la base de datos (formato digital) completa también está y estuvo para su consulta. Cuando los PPCP son aprobados se hace un expediente de trámite de Resolución con todos los antecedentes de los PPCP involucrados y en ese momento se enumeran todas las hojas del expediente. 21 c) Observación correcta. Presenta también constancia emitida por el Registro General de Marcas y Señales de la Prov. de Neuquen. Recomendaciones: a) A fin de evitar reutilizaciones de comprobantes, identificar con un sello los comprobantes rendidos. b) Como norma básica de control interno se recomienda mantener archivos (legajos) debidamente foliados y ordenados de la documentación correspondientes a los antecedentes de las Proyectos en cuestión (art. 9° del Decreto N° 1759/72, reglamentario de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos). c) Dar cumplimiento a la normativa vigente en la materia. Abstenerse de otorgar beneficios a productores que no posean título legal de la tierra que trabajan o en su defecto, un permiso de ocupación otorgado por autoridad provincial competente, anterior al 1 de enero de 1995, según expresamente lo dispone la Resolución N° 996/97 de la SAGPyA en su cláusula 2.4, apartado c). 9) PROGRAMA DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES DE PROPAGACIÓN MEJORADO (PPMPM). Observaciones: En ningún caso se identifican los comprobantes (con un sello) como gasto rendido. Comentarios de la UDI: Esta UDI considera que un sello de invalidación no resultaría en una garantía de eficiencia o transparencia en los procedimientos dada la cantidad de comprobantes y rendiciones que se reciben por día. Lo que se evalúa es que los gastos incurridos pertenezcan a uno de los rubros previstos en la aprobación original del PPCP. Recomendaciones: Se deberán implementar todos aquellos procedimientos de control tendientes a evitar fraudes, perjuicios, abusos etc. Implementar normas básicas de control interno tales como las señaladas en nuestras recomendaciones de ejercicios anteriores. 22 10) PROGRAMA DE EXTENSIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA (PEyTT). Observaciones: a) Se observa una significativa demora en las rendiciones de fondos al Banco de los gastos rendidos por parte de los subproyectos. b) No consta un detalle que indique los recorridos y destinos realizados en aquellos casos que se rinden gastos de combustible. Comentarios de la UDI: a) En el caso de los PEyTT, y de acuerdo con el convenio respectivo, el mismo está formulado de forma que hay una entidad ejecutora que tiene que revisar y aprobar los gastos antes que sean remitidos a la UDI, esto genera en muchos casos una demora muy importante en el flujo de las rendiciones. De todos modos, durante 2004 y 2005 se ha hecho hincapié para que los períodos entre las rendiciones sean menores lo cual puede ser constatado en la documentación correspondiente de los PEyTT. b) Se toma nota de la observación. Recomendaciones: Llevar un control de las rendiciones de acuerdo a lo normado en el “Instructivo par el uso de fondos”. 11) PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA (PIA) Observaciones Generales: a) En la mayoría de los casos, los comprobantes rendidos no tienen el sello cancelatario de “pagado” que inutilice el comprobante. b) En la mayoría de los Proyectos no se aclara quienes fueron los beneficiarios ni la justificación para los gastos en concepto de comestibles, alojamientos, traslados, cargas de combustibles, lavado de vehículos, etc. c) En la mayoría de los casos en que se rinden llamadas telefónicas o envíos de correos, no se indica el destinatario ni su vinculación al Programa de Desarrollo Forestal (PDF). 23 d) Muchos comprobantes son emitidos a consumidor final. La figura del Programa es “ex ante”. e) Se observan discrepancias entre la información que brinda el área contable y la que mantiene el sector técnico-administrativo sobre los saldos a rendir de los subproyectos. PÍA Nº Saldo $ s/Contab. Saldo $ s/Tecn-Adm 14/96 9.360,40 -645,21 28/96 11,57 0,00 2/97 6.640,00 1.633,52 14/97 -299,72 3.356,00 f) Se mantienen saldos pendientes de rendición de antigua data, por un total de $ 143.323,06, sobre los que los mismos no constan gestiones y/o reclamos en el período 2004 por parte de la UDI. A modo de ejemplo se listan los siguientes: PÍA Nº Saldos 29/96 2,692.00 34/96 3,425.00 35/96 30.79 3/97 3,950.00 18/97 2,639.46 26/97 17.46 29/97 4,896.33 6/98 4,932.70 7/98 2,234.40 10/98 358.02 11/98 318.01 20/98 5,000.00 21/98 6,432.25 22/98 2,559.53 23/98 1,572.77 24 26/98 2,763.16 27/98 3,763.75 28/98 2,455.38 29/98 246.13 34/98 6,102.99 40/98 1,514.00 47/98 2,500.00 48/98 4,993.60 03/01 6,811.25 04/01 7,197.50 04/02 3,115.88 13/97 4,534.91 Total 80590,77 Comentarios de la UDI: a) No es una operatoria de este proyecto ponerle sello a las facturas que se presentan en las rendiciones de gastos por dinero adelantado, dado que no es necesario que quede expresamente “cancelado” porque la gestión del trámite termina en esta UDI y no es posible que se vuelva a utilizar. b) En los casos de los PIA en las propuestas originales de cada PIA están especificados quienes son los técnicos que participan del mismo que son los únicos autorizados a realizar cualquier gasto. c) Como está mencionado en el punto II, en cada propuesta original está detallado quienes son los agentes y las entidades que participan del mismo y a ellos pertenecen las llamadas de teléfono y los envíos de correo. d) Las facturas en su mayoría están dirigidas al proyecto y poseen el N° de CUIT del mismo, algunas veces las actividades de campo por la ubicación geográfica en que son realizadas, hacen inviable la obtención de facturas y por lo tanto se contemplan -cuando 25 el monto no es relevante- ciertos comprobantes que indiquen el N° de CUIT del Proyecto. e) Se toma nota de la observación y a fin de evitarlo a futuro se está ajustando el sistema de control por oposición interna de las áreas contable y técnico-administrativa para optimizar el seguimiento de los subprogramas en tiempo y forma, según el memo UDI 135/05: “ con relación al control por oposición con el área contable y seguimiento interno de los avances y rendiciones de gastos de los Proyectos de Investigación Aplicada y los de Experimentación Adaptativa, adjunto el sumario (detalle) de procedimientos de gestión interna con las recientes incorporaciones necesarias a fin de optimizar el control por oposición de las áreas contable y técnico-administrativa a partir del año 2005”. Se toma nota de la observación, se ha implementado el procedimiento para evitarlo a futuro y se reformularon al 31/12/2004 las planillas del sector técnico administrativo, a efectos de plasmar y reestructurar el control por oposición entre las áreas contable y técnico administrativo. PIA 14/96 Saldo Saldo s/Tec- s/Contable Adm. 9.360,00 9.360,00 Observaciones PIA de la UBA. Las 2 últimas rendiciones fueron extraviadas y no se tiene en la UBA copia de todas las facturas. Está aun en conflicto. Los datos cargados en la planilla administrativa son estimativos que fueron adelantados telefónicamente pero no se llegó a contabilizar porque no obran en poder de la UDI las rendiciones físicas aún. En el detalle no está discriminado por rubro lo que demuestra que las rendiciones no fueron vistas aún. La UDI está en conversación con la UBA sobre este PIA. Se procedió a la modificación del registro. 28/96 11,57 11,75 El saldo contable se imputará como gastos del proyecto al cierre del mismo. Se procedió a la modificación del registro. 2/97 6.640,00 6.640,00 Se adjunta planilla administrativa. Se solicitará al PIA que reintegre el saldo de 1633.52. 14/97 3.356,00 3.356,00 PIA Suspendido. Se envió el anticipo de $ 3356 que aún esta pendiente de la rendición. El 13/5/05 llego a la UDI el Informe Final (IF) y la 26 rendición pendiente para su evaluación. Se procedió a la modificación del registro. f) Se toma nota de la información. No obstante, de acuerdo con lo indicado en el punto anterior, se implementarán los procedimientos adecuados para controlar este tema. Se indica a continuación para cada caso, los reclamos efectuados en el año en curso. PIA N° Saldos Observaciones 29/96 0,00 El saldo pendiente del PIA se depositó el 28/02/2005. 34/96 3.425,00 Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. 35/96 30,79 Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto el 03/05/2005. 3/97 3.950,00 Corresponde al 25% de adelanto al PIA. El informe final está pendiente a la espera de modificaciones solicitadas por la Dirección de Forestación (DF). Se envió nota al PIA solicitando el Informe Final (IF) el 04/05/2005. El 23/06 trajeron el IF corregido, fue entregado a la DF para su evaluación y aprobación. 18/97 2.639,46 Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe final el 03/05/2005. 26/97 17,46 El importe corresponde a gastos por una transferencia que realizó el PIA, por lo tanto se va a tomar como gastos del proyecto con el cierre del mismo. 29/97 4.896,33 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe final el 03/05/2005. 06/98 4.932,56 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto el 03/05/2005. 07/98 2.234,40 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. 10/98 0,00 El saldo pendiente del PIA se depositó el 13/05/05. 11/98 318,01 El 28/04/2005 se reclamo por mail el IF y Rendición final. Fue recibido el 10/05, está en etapa de evaluación. 20/98 5.000,00 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. 21/98 6.432,25 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. El 03/06/05 se recibió la rendición final quedando pendiente hasta la entrega del IF. 22/98 2559,53 Se reclamaron correcciones al Informe final por parte del Ing. Gnecco. 23/98 0,00 El saldo pendiente del PIA se depositó el 28/02/05. 27 26/98 2.763,16 Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. 27/98 3.763,75 El informe final está en la DF para su evaluación desde el 14/03/2005. 28/98 2.455,38 Se reenvió nota al PIA solicitando el IF y rendición final el 03/05/2005. El 30/05 llegó el IF y Rendición final (RF). 29/98 246,13 El saldo del PIA según los registros contables y la planilla del área técnica- administrativa es $ 3613,70. Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. El 18/05 entregó sólo la RF, a la espera del IF. 34/98 6.102,99 Se envió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el informe final el 03/05/2005. 40/98 1.514,00 Se envió nota al PIA solicitando el IF y rendición final el 03/05/2005. El 13/05 llegó el IF y RF. 47/98 2.500,00 La rendición N° 6 y el Informe final están para su evaluación en la UDI. 48/98 4.993,60 La rendición final y el Informe final están para su evaluación en la UDI. 03/01 6.811,25 Las rendiciones N° 3 y 4 están en UDI para su evaluación y el IF en DF desde el 20/12/04. 04/01 7.197,50 Se reenvió nota al PIA solicitando el depósito del saldo a favor del proyecto y el Informe final el 03/05/2005. El 12/05 envió lo solicitado. 04/02 3.115,88 El 06/06/2005 se contabilizó la rendición final N° 5 por $ 509,00; quedando un saldo pendiente de 2606,90. El IF está para su aprobación en la DF del desde el 27/04/05. 13/97 4.534,91 (Sin comentarios). Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA, como así también profundizar el seguimiento y monitoreo respecto al desarrollo de los mismos y a los plazos de ejecución, desembolsos, rendiciones, cumplimiento de objetivos, etc. Formalizar controles por oposición para mejorar el control interno y aumentar la eficiencia entre los sectores técnicos y contables que deben trabajar interrelacionados respecto de las rendiciones y los anticipos. Implementar los procedimientos de control interno sugeridos por la auditoría. 28 Observaciones Particulares: PIA 06/00: Se incluyen gastos, cinco comprobantes de $ 600.- c/u (Nº 33 al 37 de la rendición) en copias, las cuales, el Nº de identificación (de factura) se encuentra agregado en impresora. Comentarios de la UDI: Se toma nota de la observación. Recomendaciones: Verificar que la documentación de respaldo de las rendiciones de gastos sea auténtica y elegible y que además cumplan las disposiciones impositivas y legales vigentes en la materia. 12) NÚCLEOS DE EXTENSIÓN FORESTAL (NEF) Observaciones Generales: a) En la mayoría de los gastos de vehículos no se identifican al rodado utilizado ni si el mismo pertenece al Proyecto. b) Muchos gastos telefónicos están respaldados por la factura del teléfono particular del extensionista, resaltando las llamadas que solicita sean pagadas por el Proyecto (no detalla destinatario). c) Se rinden comprobantes de tarjetas telefónicas. d) En un caso se pagan gastos de Operación y Mantenimiento Vehículos por Km. recorrido, en el instructivo sobre rendiciones de los NEF solamente se autorizan gastos de comprobantes respaldatorios. Comentarios de la UDI: a) Todos los NEF han sido provistos de un vehículo para su trabajo, el único NEF que no cuenta con movilidad es el de la región Pampeana Norte-Sta. Fé que eventualmente usa su propio automóvil, pagándosele por Km. recorrido. De allí que no hay previsto otro tipo de control. b) Se considera que un registro tan detallado no resulta operativo para el tipo de tarea por el cual ha sido contratado (extensión) 29 c) Corresponde a gastos de telefonía celular. Ídem anterior. d) Cabe aclarar que este Núcleo de Extensión Forestal es el único que no dispone movilidad por haberse implementado con posterior al resto para quienes se dispuso desde el inicio de un vehículo para realizar la tarea. Por esta razón y ante la imposibilidad de adquirir un nuevo vehículo por parte del Proyecto para este NEF es que se autorizó el uso del vehículo particular pagándose por kilómetro recorrido en forma excepcional. Recomendaciones: Dar cumplimiento al reglamento interno respecto a este tipo de proyectos, o en su defecto, adaptar la normativa de acuerdo a las necesidades. Adjuntar nómina con detalle de quienes son los destinatarios de los llamados en cada caso. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO: 1) CONSULTORES Observaciones Generales: Los legajos de los consultores se mantienen desordenados, sin foliar y sin guardar un orden cronológico, lo que dificulta el control de los mismos. Legajos: a) La resolución del MEyP aprobatoria de los contratos en todos los casos es posterior al inicio de las actividades. b) En la mayoría de los casos (70 %) no consta la firma de los profesionales en la Constancia de Inscripción ante la AFIP. c) En el 100% de los casos auditados la solicitud de No objeción al BIRF para el comienzo de las actividades de los contratos es posterior al inicio de los mismos. Análisis de Contrato: En ningún caso se numeran los respectivos contratos. Control de Pagos: En dos casos no se indican en los comprobantes (facturas y/o recibos) el período del honorario que se abona. 30 Comentarios de la UDI: Observaciones Generales: Los archivos de los consultores constan de toda la información de cada uno de ellos es ordenada por fecha. No es un procedimiento de esta UDI foliar cada hoja, pero sí se encuentran los documentos en forma cronológica. Legajos: a) Esta UDI inicia los trámites de recontrataciones en tiempo y forma, no obstante, dicho trámite dentro del Ministerio de Economía suele tener demoras importantes por lo que es imposible mantener una continuidad en los trabajos de consultoría si debemos regirnos por los tiempos de aprobación de dichas resoluciones. Es decir que está por fuera del alcance de esta UDI, determinar los tiempos y plazos para estos procedimientos. Debe interpretarse sin embargo, que puesto que tanto el Ministro de Economía como Jefatura de Gabinete RESUELVEN aprobar los contratos con fecha original y anterior, avalan explícitamente el procedimiento utilizado por esta UDI. b) Se toma nota de la observación. c) El retraso en el pedido de no objeciones al BIRF se originó por la demora en el alta de firma del Coordinador del Proyecto para realizar este trámite. Se deja constancia que esta UDI, a través de la SAGPyA, inició dicho trámite en noviembre de 2003 y el trámite concluyó el día 9/1/04. Análisis de Contrato: Se toma nota de la observación. Hasta la fecha la identificación de los contratados se realiza mediante los plazos establecidos en el mismo sin quedar establecida de modo explícito como norma de procedimientos la numeración de los mismos. Control de Pagos: Se toma en cuenta la observación. Asimismo, se comunicó a todos los consultores del proyecto para informarles que no omitan escribir en las facturas de honorarios, la leyenda: ” Honorarios por consultoría correspondiente al mes y año.(según corresponda)”. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos y mantener legajos individuales completos con toda la información que respalde el proceso de selección y 31 contratación de los consultores del Proyecto, a efectos de mejorar la calidad de la información. Cumplir con la normativa BIRF en cuanto a las solicitudes de no objeción en tiempo y forma. 2) BANCOS: Observaciones: Los cheques vencidos y no pagados por el Banco no son anulados inmediatamente. Comentarios de la UDI: En cuanto a que los cheques vencidos y no pagados por el banco no son anulados inmediatamente, es así por que este proyecto utiliza el criterio de prudencia, mediante el cual no da de baja ningún cheque hasta que el beneficiario del mismo entregue a la parte contable el soporte en papel del mismo, o en su defecto la denuncia policial del extravió del cheque. Recomendaciones: Después de un tiempo prudencial es recomendable dar de baja contablemente los cheques vencidos y no presentados al cobro 3) PASAJES Y VIÁTICOS Observaciones particulares a) En algunos casos no se tuvieron a la vista los pasajes ni las tarjetas de embarque que acrediten la realización del viaje (OP. N° 343 $ 5.384,44, OP. N° 824 $ 7.066,95, OP. N° 211 $ 1.673,57 y OP. N° 942 $ 750,59). b) OP. N° 87 $ 6.048,00: Se afectó en principio un 57 % como financiación BIRF y un 43 % de aporte local. Por nota del Coordinador del Proyecto (sin firmar) se desafectó la parte correspondiente al BIRF (57 %). c) OP N° 840 $ 1.995,00: De acuerdo al memorando de autorización el viaje se realizó del 26/10/04 a la mañana al 13/11/04 a la mañana. No obstante se liquidaron y pagaron 19 días, cuando hubieran correspondido 18. 32 d) OP. N° 208 $ 420.-: El memorando de autorización es por $ 315,00 sin que se haya hecho una nueva autorización por la diferencia. Comentarios de la UDI: Observaciones particulares a) Se toma en cuenta la observación. b) Se toma en cuenta la observación. c) El viático se devenga desde el día que el agente sale de su asiento habitual para desempeñar la comisión de servicios. Como el pasaje de ida estaba programado para las 05:00 hs de la mañana del día 26 de octubre y el regreso el 13 de noviembre a las 12:40, se calcularon 19 días en total. d) Se pagó el importe de $ 420 porque comprenden las OP 208 y 209. $ 157,50 y $ 262,50, respectivamente. Recomendaciones: Acompañar en las liquidaciones de viáticos las respectivas tarjetas de embarque o copia de los pasajes utilizados a fin de afianzar las medidas de control interno y respaldar el pago de los viáticos. Las autorizaciones deben coincidir con los montos a abonar y las mismas deben estar firmadas por autoridad competente. 4) CAPACITACIÓN Observaciones: a) OP. N° 343 del 3-5-04 $ 3.683,86: Se autorizó un viaje a Jujuy en micro, y se le abonó el pasaje en avión (no se tuvieron a la vista las tarjetas de embarque correspondientes a cuatro consultores). b) OP. N° 199 del 17-3-04 por $ 240 y OP. N° 380 del 26-5-04 por $ 4.800.-: Los comprobantes no están dirigidos a nombre del Proyecto, no indica el Nº de CUIT, ni la condición frente al IVA del mismo. c) OP. N° 376 del 26-5-04 por $ 13.659,10: No se tuvo a la vista la tarjeta de embarque por un viaje a Burdeos de un consultor. 33 d) OP. N° 379 del 26-5-04 por $ 3171,96: No se tuvo a la vista el comprobante de pago de la tasa de embarque de una consultora por $ 53,46. e) OP. N° 378 del 26-5-04 por $ 3.241,26: No se exhibió el ticket de la tasa de aeropuerto, el pasaje, y tarjeta de embarque de un consultor por el viaje Iguazú- Buenos AiresIguazú. f) OP. N° 548 del 22-7-04 por $ 4.800.-: Los comprobantes no indican el Nº de CUIT ni la condición frente al IVA del Proyecto, la factura N° 39 del 6-7-04 por $ 2.400.- indica “IVA Responsable No Inscripto” pese a que a partir del 1-7-04 debería decir “Responsable Monotributo” o “Responsable Inscripto” g) OP. N° 785 del 4-10-04 por $2.715,67: No consta la autorización del Proyecto a la realización del viaje, tampoco la no objeción del BIRF. h) OP: N° 267 del 19-4-04 por $420.-: Se liquidaron 4 días de viáticos, las jornadas se llevaron a cabo entre el 22-y el 23 de Abril de 2004. Comentarios de la UDI: a) El viaje se le autorizó a un camarógrafo de Canal Rural, al viajar de acuerdo a lo previsto en Micro, no concordaba con los trabajos que se tenían que realizar en Jujuy, es por eso que se optó el viaje en avión. Se toma en cuenta la observación. b) La factura correspondiente fue impresa a nombre de Secretaria de Agricultura. Se incorporó el nombre de Proyecto Forestal de Desarrollo. Se toma en cuenta la observación. c) El pasaje figura al final de la documentación de la orden de pago, no así el Boarding pass. d) Se toma en cuenta la observación e) Se toma en cuenta la observación respecto del ticket de tasa aeroportuaria. f) Se toma en cuenta la observación g) En la OP 730 figura la aprobación del Coordinador del Proyecto de: Inscripción a Reunión Internacional de Álamos en Santiago de Chile para el Ing. Raúl Suárez y el curso de capacitación en Brasil. h) Sin comentarios. 34 Recomendaciones: Mantener archivos completos de la información. Acompañar en las liquidaciones de viáticos las respectivas tarjetas de embarque o copia de los pasajes utilizados a fin de afianzar las medidas de control interno. Tener en cuenta las normas impositivas vigentes respecto a la documentación recibida por el Proyecto. 5) INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Observaciones: LatinGráfica, Impresiones de Revistas: Los remitos no cuentan con el conforme de recepción (OP. N° 368 del 18-5-04 por $ 35.180, OP: N° 367 del 18-5-04 por $ 9.960.-). Comentarios de la UDI: Se toma en cuenta la observación. Recomendaciones: Los remitos deben estar debidamente autorizados y conformados por autoridad competente para la recepción de las adquisiciones. 6) CONSULTORÍA EMPRESAS Observaciones: S.T.C.P. ENGENHARIA DE PROJETOS LTDA. –23-7-04, monto del contrato $ 33.369,36: La declaración jurada firmada ante el Banco de la Nación Argentina el 23-7-04 dice que el pago corresponde a la “tercera cuota”, y según el Memorando Interno y la factura del proveedor corresponde a la “cuarta cuota”. FACULTAD DE AGRONOMÍA – U.B.A. 20-10-04 - $ 12.223,50: a) No se tuvo a la vista el informe final previo al pago de la última cuota. b) Tanto el contrato como el Memorando Interno solicitando el pago mencionan la necesidad de retener U$S 2.360,10 en concepto de pago de impuestos locales y retenciones, que finalmente no se concretó debido a que el proveedor está exento de IVA y Ganancias. 35 Comentarios de la UDI: STCP: Se toma nota de la observación. La cuota es la cuarta y ultima. FACULTAD DE AGRONOMÍA – UBA: a) En realidad se tuvo un informe que luego se le incorporaron modificaciones pero correspondía al informe final y en su esencia el mismo estaba aprobado aun cuando fueran necesarias algunas modificaciones menores. b) Se toma nota de la observación en cuanto que al efectuarse el contrato debió haberse identificado la situación de la UBA con relación al IVA y al impuesto a las ganancias (exenta). De todos modos cabe aclarar que si bien se indican en el Memorando en el Contrato, no fue hecha ningún tipo de retención lo cual era lo que correspondía en este caso. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Implementar medidas de control respecto del contenido de los contratos que obligan al Programa. 7) GASTOS OPERATIVOS Observaciones: a) OP. N° 923 del 18-11-04 de $ 2.263,80: Se contabilizó como “Gastos Operativos” y corresponde a “Viáticos”. b) OP. N° 892, 893 y 895 del 01-11-04 por $ 1605,40; $ 1.760,00; y $ 2.400,00.-: Incluyen las facturas N° C0001-00002906 y C0001-00002907 del 25-10-04 por $ 786,60 y $ 818,80 por la compra de los mismos materiales, a idéntico proveedor, el mismo día. De haberse adquirido en una sola compra hubiera requerido de un concurso de precios. Además, 17 días antes se habían comprado otros materiales similares al mismo proveedor y para la misma oficina. Las facturas N° C0000-00000186 y C000000000187 ambas de fecha 01-11-04 por $ 870,00 y $ 890,00 respectivamente tienen como concepto “mano de obra por trabajos de electricidad en las oficinas del primer piso...” y la primera agrega “ala norte” y la segunda “ala sur”. El monto de ambas hubiera requerido la realización de un concurso de precios. 36 c) OP. N° 219 del 30-03-04 por $ 1.000,00: No se tuvieron a la vista las facturas originales. d) OP. N° 65- 68- 72- y 73 del 02-02-04 y del 04-02-04 por $ 1.144,88: El remito N° 38415 correspondiente a la factura B0001-00005775 del 22-01-04 por $ 55,00 no tiene firma ni sello de recepción. La suma del remito Nº 1051 y de la orden de servicio técnico del 27-01-04 da un total de 7 (siete) cartuchos, y la factura B0001- 00003278 del 28-01-04 por $ 580,00 incluye 8 (ocho) cartuchos. No se tuvo a la vista la recepción del cartucho faltante. e) OP. N° 1032 y 1033 del 14-12-04 por $ 2.112,00: El presupuesto correspondiente a la factura N° B0001-00001294 del 10-12-04 por $ 660,00 no tiene firma de aprobación. f) OP. N° 1037 del 15-12-04 por $ 500,00: El ticket-factura N° 0003-00008004 del 16-1204 por $ 462,00 no contiene el nombre del proveedor ni su CUIT. Comentarios de la UDI: a) Se toma en cuenta la observación. b) El trabajo de electricidad fue realizado en 3 oficinas distintas del sector Área SIG de la Dirección de Forestación. El trabajo se realizó en forma individual ya que hasta no tener terminado los trabajos de pintura y albañilería que se estaban realizando no comenzaba el de electricidad. La oficina que corresponde a las OP 892 y 893, es la más grande de las tres, es por eso que se las dividió en dos para poder implementar el trabajo. Se toma en cuenta la observación en cuanto a que figuran 2 facturas de provisión de materiales y mano de obra con la misma fecha. c) El ticket de la adquisición de bibliografía realizada en Suecia es original. En cuanto a la demás documentación, se toma en cuenta la observación. d) OP Nº 65, Se toma en cuenta la observación. OP Nº 68, un cartucho HP C 6615 de los 2 facturados corresponde a la impresora del área administrativa, es por ello que no figura la recepción del mismo. e) Se toma en cuenta la observación. f) Se toma en cuenta la observación. 37 Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la realización de concursos de precios para montos superiores a $ 1000.-, Según circular Nº 11 de la oficina Nacional de Contrataciones se presumirá que existe desdoblamiento, del que serán responsables los funcionarios que hubieran autorizado y aprobado los respectivos procedimientos de selección, cuando en un lapso de tres meses contados a partir del primer día de la convocatoria, se efectúe otra convocatoria para seleccionar bienes o servicios pertenecientes a un mismo rubro comercial sin que previamente se documenten las razones que lo justifiquen Los remitos y presupuestos deben estar debidamente autorizados y conformados por autoridad competente por la recepción de las adquisiciones. Hacer cumplir con la Resolución AFIP Nº 1415 en cuanto a las obligaciones de los datos contenidos en las facturas recepcionadas. 8) VEHÍCULOS Y EQUIPOS Observaciones: a) Algunas facturas no están a nombre del Proyecto, y/o tienen incorrectamente indicada su condición frente al IVA y/o Nº de CUIT del Proyecto. b) No se practicó la retención del Impuesto a las Ganancias al proveedor en los siguientes casos: OP. N° 1018 del 13/12/04 por $ 51.200,00, OP. N° 831 del 20/10/04 por $ 72.864,71. c) Adquisición Equipamiento Informático. Monto $ 56.422,44 (OP 916 del 10/11/04): - No se practicó la retención del impuesto a las ganancias. - La adjudicación de parte de los equipos (fraccionamiento) fue otorgado a un oferente que cotizó a un mayor precio, basado en el informe técnico (08/09/04) de la Dirección de Forestación en el cual señala que: “...si bien ambos oferentes presentan equipos de similares características (SCI depósito de almacenamiento de dos discos de 146,8 GB y FEBICOM 4 discos de 72,8 GB)...”. “...Concluyendo y en primer término me parece oportuno resaltar que todos los equipos que ambas empresas ofertaron pertenecen a Hewlett Packard, donde la empresa FEBICOM y SCI son principalmente distribuidoras de un mismo producto. 38 Entonces es posible pensar que la elección de una u otra no debe basarse solo en los costos de los equipos sino en su trayectoria de servicio brindada a la Dirección de Forestación”. “En este sentido y debido a la constante compra de equipamiento que la Dirección de Forestación y el proyecto Forestal de Desarrollo llevan a cabo es importante contar con más de un proveedor calificado. Por este motivo me parece acertado fraccionar la compra y otorgarle a cada empresa un paquete de equipos”. “En virtud de lo informado anteriormente y por el conocimiento en el servicio técnico post-venta creo que el paquete que involucra a los servidores debiera ser otorgado a la empresa SCI, con la opción de compra de los servidores HP ProLiant ML350G3 más las impresoras y el scanner, debido a que la empresa FEBICOM no ofertó. Y el segundo paquete a la empresa FEBICOM”. Comentarios de la UDI: a) Se toma en cuenta la observación. b) Se toma en cuenta la observación. c) La OP 916 comprende dos facturas: la N° 0001 00001858, donde no existe aclaración alguna respecto a la operatoria de adquisición ya que cumple con los pasos regulares elegibles por el Banco Mundial y Administración Pública Nacional y la factura N° 1865 donde se aclara por nota la operatoria de compra a seguir, la misma fue enviada al BIRF que dio la no objeción a la compra en atención a las particularidades de la misma. Con respecto a la retención de impuestos a las ganancias, se toma en cuenta la observación. Recomendaciones: - Profundizar los controles administrativos. - Cumplir con la normativa vigente en materia impositiva a efectos de no generar obligaciones para el Proyecto. - Fundamentar claramente los argumentos que implican las selecciones de los oferentes al momento de adjudicar. 39 9) PROGRAMA DE EXPERIMENTACIÓN ADAPTATIVA (PEA) Observaciones: PEA Mis 4/99 Rend. N° 4 final: a) La rendición fue recibida el 28/11/03, se comienza a tratar en feb/04 y el último trámite tiene fecha de 30/04/04, transcurriendo en total 5 meses. b) No se ha tenido a la vista el proceso de selección, contrato e informes de un consultor (Factura N° 0-008 de fecha 13/11/03 por $ 1.277,99 y en cuyo detalle se aclara que corresponde a remuneraciones por Servicios Técnicos de campo). PEA NQN 3/99 Rend. N° 2: La rendición N° 1 tiene fecha de presentación 17/02/03 mientras que en la rendición N° 2 la fecha de presentación es 05/03/04, habiendo transcurrido entre ambas mas de un año, plazo por demás excesivo a los efectos de poder realizar un correcto control. Rend. N° 3: Además de haber transcurrido mas de un año entre la rendición N° 1 y N° 2, se tuvieron a la vista comprobantes con fecha diciembre de 2003 (honorarios, combustible, etc.) que debieron ser incluidos en la rendición N° 2. Comentarios de la UDI: PEA Mis 4/99 Rend. Final N° 4: a) El informe final de dicho PEA fue observado en varios puntos y antes de la aprobación de la UDI se solicitó información extra por correo electrónico que está en el legajo del PEA. Las rendiciones finales de los PIA y PEA son recién evaluadas una vez que ha sido aprobado el informe final respectivo. Cabe mencionar que el informe final una vez evaluado por la UDI, es elevado a la Dirección de Forestación para su evaluación y aprobación final. En algunos casos y teniendo en cuenta la situación de inestabilidad de la Dirección de Forestación, el trámite ha sido demorado excesivamente. b) (Comentario no procedente). PEA NQN 3/99 Rend. N° 2: En este proyecto en particular surgieron distintos inconvenientes en su ejecución en gran medida como consecuencia del fuerte contraste estacional existente en la región que impide que se realicen las actividades con mayor 40 flexibilidad en el transcurso de cada período anual. Por lo tanto una vez perdida una temporada, debe esperarse a la siguiente. Rend. N° 3: Cuando se rechaza una factura por algún motivo operativo (que no está dirigida al PFD ó le falta el CUIT, etc.), se les aclara que una vez salvado el error las pueden incluir en la próxima rendición, y cuando las mismas están debidamente justificadas para el desarrollo del Proyecto existe la posibilidad de que sean posteriormente aceptadas. Recomendaciones: Agilizar los tiempos entre los procesos de evaluación y aprobación de gastos a fin de evitar tiempos ociosos y así mantener actualizada la información. 10) PROGRAMA DE EXTENSIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA (PEyTT) Observaciones: Minas (Pcia. Neuquen) Rend. N° 11 a) Las facturas de compra de combustible del establecimiento “La Sequoia”. Surgen de dos talonarios que supuestamente están impresos en forma correlativa, uno tiene fecha de impresión septiembre de 2003 y el otro octubre de 2003. b) Se incluye un gasto en concepto de flete. Al respecto, no se tuvieron a la vista los tres presupuestos necesarios para realizar la contratación (el importe abonado supera los $ 1.000.-). Yungas (Pcia. Salta) Rend. N° 16: a) Se incluyen comprobantes de combustible confeccionados a nombre del INTA. b) Gasto N° 130 $ 17,40. Del análisis del componente se observa que la factura del gasto es de $ 0,80 y el resto esta compuesto por comprobantes varios, a saber: “boletos escolares $ 3”, “boletos de colectivos $ 6,50” y “rotiseria $ 7,10”, gastos que resultan imposibles de apropiar a los objetivos del Proyecto. c) Se adjuntan las facturas correspondientes a servicios públicos (teléfono, Luz y Agua), de la “Asociación para el Desarrollo” por un total de $ 1960, resulta difícil comprobar y apropiar los importes facturados. 41 Fundapaz (Salta - Los Blancos) Rend. N° 7: De los $ 2.065,02 correspondientes al total del rubro, pasajes y viáticos, $ 1.661,41 corresponden a comida (81%). Resulta dificultoso apropiar ese gasto en comida con el objeto del “Programa de Extensión y Transferencia de Tecnología”. Comentarios de la UDI: Minas (Pcia. Neuquen) Rend. N° 11: a) Se toma en cuenta la observación. b) El gasto de flete pertenece una cantidad considerable de materiales para pequeños productores: 70 rollos de alambre 4362 varillas de 1x11/2 15 rollos de alambre galvanizado 49 rollos de alambres de púa 219 torniquetes 65 rollos de alambre tejido 31,5 Kg. de clavos 4,5 Kg. alambre cocido 33 bolsas de cemento 4 tranqueras de 2,5 m 1 barreta 2 rollos de electro hilo de 400 m 1 tanque australiano 147 Kg. de alambre recibido 43 Kg. de clavos 1 tenaza. Dichos elementos se trasladaron en 2 camiones y luego se facturó todo junto. Cabe mencionar que el costo fue aumentado y por lo tanto superó lo presupuestado. Teniendo en cuenta todas estas circunstancias fue aceptada la solicitud que por nota explica la situación la cual se encuentra en el legajo respectivo. 42 Yungas (Pcia. Salta) Rend. N° 16: a) Se trata sólo de 2 proveedores y la situación ha sido regularizada b) El gasto se acepta por el total al solo efecto de trasladar el gasto a la hoja resumen. Los comprobantes adjuntos son traslados en colectivo, adjuntando el boleto como único comprobante que hubiera disponible que sumados dan el monto trasladado. c) En este caso se solicitó que se adjuntaran copias de las facturas que se estaban pagando y lo hicieron mas tarde. Adjunta a la rendición están los mail de reclamo y las facturas enviadas antes de la aprobación de la misma. Fundapaz (Salta-los blancos) Rend. N° 7: El rubro es solo para pasajes y viáticos, dado que este Proyecto Forestal no paga un monto fijo de viático, se adjuntan los comprobantes de comestibles para salir a campo. Debe tenerse presente que la localidad de Los Blancos (sede del Subprograma) es muy pequeña y no posee restaurantes ni hoteles opcionales. En el resto de los rubros se registran los gastos correspondientes en cada caso. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la realización de concursos de precios para montos superiores a $ 1000.-. Sólo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto, dejando asentado en forma clara y precisa la justificación en aquellos casos que no resulte así. 11) PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA (PIA) Observaciones Generales: Legajos y Rendiciones: a) Todos los legajos correspondientes a los PIA´s se mantienen en cajas (archivo) de modo desordenado, sin foliar y no guardan un orden cronológico. Lo que dificulta el control adecuado de los mismos. b) Existen rendiciones con fecha de recepción posterior al vencimiento de los PÍA. Comentarios de la UDI: a) Los legajos se archivan independientemente de las rendiciones hasta que el mismo se cierra para de ese modo unificar y facilitar la búsqueda de información cuando se la 43 requiera. Como fuera manifestado en ejercicios anteriores, la documentación de los PIA comprende áreas muy diversas, desde evaluaciones, publicaciones, informes de avance, comunicaciones técnicas, etc. que hacen que su foliación sea muy difícil de realizar y carezca de utilidad práctica. b) Desde el punto de vista administrativo, la fecha de vencimiento del PIA indica hasta cuando los participantes pueden realizar compras, luego de la misma deberán preparar el informe de avance y la rendición de gastos según el procedimiento habitual. Las rendiciones antes de llegar a esta UDI pasan por la administración que corresponda según la entidad de contraparte y cuando llega aquí primero se evalúa el Informe de Avance (IA) y recién después la rendición, por eso es el tiempo transcurrido. Al evaluar las rendiciones lo que se controla es que las compras no superen la fecha de vencimiento del mismo, independientemente de la fecha en que fue entregada. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA, como así también profundizar el seguimiento y monitoreo respecto a los plazos de ejecución, desembolsos, rendiciones, cumplimiento de objetivos, reclamos efectuados, etc. de los mismos. Formalizar controles por oposición para mejorar el control interno y aumentar la eficiencia entre los sectores técnicos y contables que deben trabajar interrelacionados respecto de las rendiciones. Observaciones Particulares: a) PIA 09/96 i) Rendición Nº 2 final: La rendición tiene fecha 2001 y contiene gastos del año 1999, el tiempo transcurrido entre los comprobantes rendidos y la fecha de presentación de la misma resulta excesivo. ii) La fecha de ingreso de la rendición fue el 13/08/01, la evaluacion y aprobación de los gastos fue el 27/08/01, la revisión el 28/12/03 y su contabilización el 12/01/04. Para un PÍA que venció el 15/12/99, los procesos de cada uno de los descriptos resultan totalmente extemporáneos. 44 iii)El gasto por el uso de vehículo (FC B-01-072 por $ 32,10) no incluye planilla de recorrido. b) PIA 33/96: Rendición s/Nº final: Factura del 13/07/01 detalla gastos de los meses mayo, junio, julio y agosto de 1999, siendo además la misma con fecha posterior al cierre del PÍA (30/12/99) y al informe final aprobado en 01/00. La aceptación de la presente rendición se encontraba pendiente desde el año 2001. c) PIA 34/97 i) La rendición de gastos Nº 1 fue recibida el 04/01/00 por facturas del año 1998 con fechas 08/09/98, 08/10/98, 04/11/98 y 03/12/98 por $ 1200 c/u. quedando pendiente su aprobación. Luego del envío de la nota UDI 151/04, fue aprobada y contabilizada el 29/12/04. ii) El PIA venció el 30/07/00. La rendición de gastos Nº 2 fue recibida el 18/01/02 aprobada parcialmente y contabilizada el 08/02/05. d) PIA 51/98 i) Rendición Nº 6 final: Los comprobantes incluidos (gastos Nº 2, 3 y 4 del rubro remuneraciones) están enmendados (Nº de CUIT), y el sello de recepción por parte de la entidad que lleva a cabo el PÍA esta borrado con liquido corrector. ii) El gasto Nº 10 del rubro pasajes y viáticos $ 31 es una FC A emitida a Responsable Inscripto incluye IVA y fue abonada en su totalidad., lo mismo ocurre en el gasto Nº 33 del rubro costos de operación $ 19,48. iii)El gasto Nº 17 correspondiente a pasajes y viáticos no determina quienes son los beneficiarios de los 5 alojamientos por 4 noches. e) PIA 06/00 Rendición Nº 3: i) No cumple con el procedimiento de rendiciones, donde se solicita que la información contenida se separe por rubros y por folios. ii) En el gasto Nº 23 no se adjunta la tarjeta de embarque del pasaje aéreo Bs. As. – Bariloche ida y vuelta ($ 440 FC C 00-01300 Viajes Cibeles). iii)El gasto Nº 19 $ 13.25 y $ 8.50 es en concepto “vinos”. 45 iv) Gastos en hotel y varios pasajes emitidos el mismo día para los días 22, 23 y 24/02/04 no detalla los beneficiarios de dichos pasajes y estadía. Rendición Nº 2: i) Existen gastos excesivos en comestibles que resultan difícil de apropiar a los objetivos del Proyecto (cenas $ 80 gasto Nº 66, $ 38.40 gasto Nº 89, $88 gasto Nº 81 y $24.50 gasto Nº 82, $ 277.95 gasto Nº 93). ii) El gasto Nº 83 corresponde a una Factura de hotel $89.90 a nombre de Martín Sánchez y no a nombre del PFD incumpliendo las normas de procedimientos para la rendición de los PIA. La misma incluye gastos por llamadas telefónicas sin detallar el destinatario de las mismas ni la justificación del motivo tanto del llamado como de la realización del viaje. iii)Gasto Nº 97 $ 600 y gasto Nº 91 $ 25: Los comprobantes no tienen la numeración preimpresa incumpliendo la Resolución AFIP Nº 1415. f) PIA 01/01 Rendición Nº 5 Final: i) Los gastos que la componen no están numerados incumpliendo las normas de procedimiento para rendiciones. ii) Existe una contratación de consultoría desde el 09/03, no se tuvo a la vista el proceso de selección llevado a cabo. iii)En los presupuestos en concepto de hardware y software: - Las cotizaciones realizadas son en distintas monedas por lo cual no es posible llevar a cabo una comparación homogénea. - Uno de los presupuestos no contiene datos mínimos necesarios para su consideración como ser datos preimpresos con el domicilio y teléfono del oferente a fin de corroborar su veracidad. g) PIA 05/01 i) Las rendiciones no contienen numeración continua independientemente del rubro rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones sino que se reinician con cada rubro. 46 Rendición Nº 1: i) Los honorarios de una consultora están aprobados para el rubro remuneraciones según el presupuesto original del PÍA, pero el PFD aprobó la rendición cambiándolo al rubro gastos de operaciones. ii) Gasto Nº 2 rubro operación y mantenimiento vehículos $ 460 no indica el motivo de la reparación realizada. Rendición Nº 2 (Final): i) El primer adelanto fue recibido con fecha 18/10/02, pero la rendición incluye en el rubro “gastos de operación”, un gasto (Nº 9) de la Universidad de Córdoba por $ 480 del 14/11/01, anterior a la aprobación del PIA (15/03/02) y está nominado a la responsable del PÍA y luego enmendado al PFD. ii) Gasto Nº 13 $ 80 Taller de actualización ISTA 2001: Se presenta en recibo al cual se le tacha el Nº de CUIT y la razón social agregando y enmendando en birome la razón social y CUIT del PFD. h) PIA 04/02 Las rendiciones no contienen numeración continua independientemente del rubro rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones, sino que se reinicia con cada rubro. Rendición N° 3: En casi todos los comprobantes de peajes, viáticos, hospedajes, estacionamiento, etc. no se indica el motivo del gasto, quienes lo realizaron, con qué objeto, ni si pertenecen o no al Proyecto. Rendición N° 4: El comprobante N° 12 de Pasajes y Viáticos del 17-2-04 corresponde a una cena para tres personas en Necochea por $ 97,00. El gasto resulta excesivo para los fines del PIA y por otra parte no se aclara el motivo del mismo ni quienes fueron los participantes. 47 i) PIA 01/03 Las rendiciones Nº 2, 3 y 4 no contienen numeración continua independientemente del rubro rendido, tal como lo indica el procedimiento de rendiciones, sino que se reinicia con cada rubro. Rendición N° 2: i) El comprobante N° 1 de Remuneraciones no tiene firma de la persona que cobró el honorario. ii) El PIA finalizó en el año 2004 utilizándose todo el monto disponible. Pero en 2005 se envió una rendición sin número por $ 3.000,99 con los comprobantes correspondientes. Rendición N° 3: En las compras efectuadas por los gastos N° 1 y 2 de Materiales y Suministros por $ 1.093,61 y $ 1.636,33 respectivamente, no constan pedidos de cotizaciones. En un caso no está firmado el remito. Comentarios de la UDI: Observaciones Particulares: a) PIA 09/96 i) Las rendiciones de gastos pueden poseer comprobantes desde la fecha de inicio del PIA. En el manual de procedimientos se establece que debe ser primero aprobado el informe de avance respectivo para evaluar la rendición de gastos. En muchos casos los informes de avances tienen observaciones a las que se le piden aclaraciones y puede llevar cierto tiempo hasta que las mismas son resueltas. Por otra parte puede ocurrir que haya comprobantes que sean observados en una rendición y luego en otra rendición sean incorporados en forma correcta. ii) El caso de este PIA fue muy particular, porque desde un principio se había decidido suspenderlo por un problema de sequía extraordinaria en el área en que proponía la investigación. El Ing. Pico responsable técnico del PIA justificó en un informe dicha suspensión. Para esta instancia se habían gastado parte del adelanto y necesitaban rendirlo. No obstante lo anterior fue solicitado un informe pormenorizado que consta en el legajo de las actividades realizadas y las razones que hicieron imposible su 48 continuación. Para realizar este informe el responsable técnico se tomó un tiempo excesivo con relación a los plazos previstos. iii)En los casos de los PIA como no poseen vehículos del proyecto, los gastos corresponden a vehículos de las entidades de contraparte tal como se indica en la propuesta original aprobada del PIA. b) PIA 33/96: Los gastos ya se habían realizado en esa fecha y la reposición se realizó una vez que se había girado el dinero, si bien no se aprobó durante la vigencia del PIA, fue con la aprobación final. De este modo no estuvo en discusión si prescribía o no. Si bien existió una irregularidad en su momento, los servicios por el becarios fueron realizados en tiempo y forma en el año 99 y se le había pagado, la irregularidad surge en que transcurrió mucho tiempo entre la aprobación de dichas remuneraciones porque el responsable técnico por razones laborales se encontraba en el extranjero y recién cuando volvió fue que se resolvió este caso con una nota explicativa que obra en el archivo del PIA sin poder realizar una factura con fecha tan vieja por el tiempo transcurrido. c) PIA 34/97 i) Que las facturas sean del año 98 es correcto, dado que según el convenio el PIA comenzó en julio de 1998. La aprobación de las mismas quedó pendiente porque como no se había aprobado el Informe de avance no se pudo dar curso a la rendición de gastos del mismo. Por eso esta UDI solicitó la reelaboración del Informe de avance según Nota UDI 008/00, la cual menciona nota UDI 509/99 en donde se reclama por primera vez el IA y rendiciones correspondientes. Luego de varias controversias por los informes de avance de este PIA, en febrero de 2005 se resolvió este conflicto, por eso es que desde la evaluación a la contabilización transcurrió tanto tiempo. ii) Desde el punto de vista administrativo, la fecha de vencimiento del PIA indica hasta cuando los participantes pueden realizar compras, luego de la misma deberán preparar el informe final y la rendición de gastos según el procedimiento habitual. Las rendiciones antes de llegar a esta UDI pasan por la administración que corresponda según la entidad de contraparte y cuando llega aquí primero se evalúa el IA y recién después la rendición, por eso es el tiempo transcurrido. Al evaluar las 49 rendiciones lo que se controla es que las compras no superen la fecha de vencimiento del mismo, independientemente de la fecha en que fue entregada. d) PIA 51/98 i) Rendición N° 6: Se toma nota de la observación. Respecto del sello de recepción del INTA enmendado no es un requisito solicitado por nosotros, es solo a los efectos de trámites internos de la administración del INTA. ii) En único caso que se reconocen facturas tipo A es cuando hay solo un proveedor en la zona y no puede facturar de otro modo, con el objetivo de avanzar en las tareas del PIA. iii)Los únicos autorizados a utilizar fondos del PIA son los participantes del mismo, que constan en la propuesta original aprobada por esta UDI del PIA. e) PIA 06/00 Rendición Nº 3: i) Si bien no se cumple estrictamente con el instructivo de separar en folios cada rubro, los mismos estaban prolijamente pegados correlativamente y abrochados detrás de cada hoja de rubro y adjunta la hoja resumen. ii) Se toma nota de la observación iii)No obstante se toma nota de la observación iv) Los participantes del PIA son los únicos autorizados a realizar estos gastos, que constan en la propuesta original aprobada del PIA. Rendición N° 2: i) Son muchas de personas que participan de este PIA si contemplamos a las agencias del INTA como contraparte, universidades y empresas privadas, el equipo de investigación tiene una integración amplia como se desprende de la propuesta original. ii) Cuando se realizan reservas en el extranjero hay que dar un N° de tarjeta de crédito para confirmar la misma, luego la facturación la hacen a nombre del pasajero al retirarse de hotel. En estos casos aceptamos la facturación dado que no es posible rehacer la factura. iii)Se toma nota de la observación. 50 f) PIA 01/01 Rendición N° 5 Final i) Se toma nota de la observación ii) Las remuneraciones son básicamente gastos por servicios temporales y los encargados de realizarlas son las entidades de contraparte que participa en el PIA, por lo tanto obra en poder del INTA los antecedentes de la contratación. iii)Con respecto a la nacionalidad de la moneda, con el tipo de cambio es posible realizar la comparación. Con relación al presupuesto se toma nota de la observación. g) PIA 05/01 Sin comentarios. Rendición N° 1: i) Dicho gasto se podría enmarcar en cualquiera de los 2 rubros, pero la actividad realizada fue un análisis de laboratorio específico y no una remuneración, por eso se decidió cambiarla al rubro costos de operación. ii) Se les solicitó la información observada a través de un correo electrónico que obra adjunto a la rendición en donde el responsable técnico responde que los gastos corresponden a una camioneta del CIEFAP. Rendición N° 2: i)Los gastos fueron aprobados oportunamente dado que el mismo era inherente al inicio de las actividades del PIA, no obstante se toma nota de la observación. ii)Si bien la participante del taller es la responsable técnica del PIA, es a su vez representante del CIEFAP. No obstante se toma nota de la observación. h) PIA 04/02 Se toma nota de la observación; se aclara por otra parte que a los efectos de dar curso a la rendición no ha sido requerida la corrección respectiva. Rendición N° 3: En las propuestas originales de cada PIA están especificados quienes son los técnicos que participan del mismo, quienes son los únicos autorizados a realizar los gastos y definir qué actividades se realizarán en el período. También lo indica el Informe de avance correspondiente. 51 Rendición N° 4: Quienes realizaron el gasto son los técnicos que participan del PIA. Los gastos que se aprueban en la propuesta original corresponden a pasajes y viáticos comprendidos en las actividades desarrolladas en la investigación entre las cuales se incluyen los viajes de supervisión, seguimiento y medición de los ensayos. i) PIA 01/03 Se toma nota de la observación; se aclara por otra parte que a los efectos de dar curso a la rendición no ha sido requerida la corrección respectiva. Rendición N° 2: i) Se toma nota de la observación. No obstante, en el “concepto” de la factura se menciona al técnico beneficiario de la misma. ii) Esta rendición no pertenece al PIA. Estaba archivada junto al PIA dado que es una actividad que tiene relación técnica directa con éste pero administrativamente está separada. Rendición N° 3: Se toma nota de la observación ya que no ha sido incorporada la justificación por tratarse de proveedores exclusivos; el representante del gasto Nº 1 es el único en el país que provee las drogas necesarias para el laboratorio que desarrolla la investigación; por otra parte el del gasto Nº 2 es único fabricante de micro estructuras en hierro que son el soporte de los elementos de laboratorio. Recomendaciones: Aprobar y efectuar planificaciones que puedan ser cumplidas en tiempo y forma, ya que los PIA tienen una duración de 24 meses, debería controlarse que los gastos rendidos no superen dicho plazo y a su vez, el instructivo de uso de fondos detalla topes en cuanto a los plazos y a los porcentajes mínimos de ejecución para poder realizar rendiciones. Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos y formalidades BIRF en cuanto a que el periodo de rendición de gastos no puede superar los 6 (seis) meses. Dar cumplimiento a la normativa vigente de los subproyectos PIA, como así también profundizar el seguimiento y monitoreo respecto a los plazos de ejecución, desembolsos, rendiciones, cumplimiento de objetivos, etc. de los mismos. 52 Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos en cuanto a la correlatividad en la numeración de los comprobantes rendidos. Solo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto, cumpliendo con las obligaciones impositivas en las facturas aceptadas con los datos completos del Proyecto. Implementar medidas de control interno aclarando en forma precisa en cada caso el responsable del que realizó el gasto, independientemente de estar incluidos en convenios. Cumplir con las normas enunciadas en el manual de procedimientos en cuanto a la correlatividad en la numeración de los comprobantes rendidos. Abstenerse de aceptar gastos inapropiados para el objeto del Proyecto y aplicar la no elegibilidad de los mismos. 12)NÚCLEOS DE EXTENSIÓN FORESTAL (NEF) Observaciones Generales: a) En el NEF Corrientes Norte/Misiones se rinde como gasto el 1,75 % de la retención del impuesto a los ingresos brutos por cada cheque depositado, en realidad no es un gasto sino un crédito del responsable del NEF que puede descontar de su declaración mensual del impuesto mencionado. b) Se han notado algunos gastos en alojamiento y en comidas excesivos. c) En las rendiciones del NEF Pampeana Norte Santa Fe se incluyen comprobantes en concepto de “alquiler de departamento en Margarita (Santa Fe)” por $ 120 cada mes, y que luego se incrementan a $ 200 por mes, que incumplen la Resolución AFIP Nº 1415. d) La numeración de todos los comprobantes que componen las sucesivas rendiciones del NEF Pampeana Norte Santa Fe no es correlativa y no cumple con el instructivo sobre rendiciones. Observaciones Particulares: NEF CORRIENTES NORTE–MISIONES Rendición N° 14: Gasto N° 2 (Pasajes Hotel, Comidas) se incluye una compra de 4 carne vacuna por un total de $ 28,39 bajo el concepto “comida día 30-12. 53 Rendición N° 15: a) El comprobante N° 8 (merienda) incumple con la Resolución AFIP Nº 1415. b) El comprobante N° 32 por $ 50.- por combustibles, no es una Factura sino una Nota de Crédito, con CAI vencido el 03-07-02). NEF PAMPEANA NORTE-SANTA FE Rendición N° 21: El comprobante N° 16 por $ 25,50 tiene la fecha vencida (Vto.25-2-04) Rendición N° 22 y 23: Gasto N° 36 y gasto N° 34 incluyen compra de “vino”. Rendición N° 25: El comprobante N° 56 por $157,19 por compra de alimentos, no tiene detallado claramente los bienes adquiridos. Comentarios de la UDI: Observaciones generales: a) Se toma nota de la observación y se le comunicará al consultor. b) Sin comentarios. c) Se toma nota de la observación. d) Se le informará al consultor para que cumpla con los instructivos. Observaciones Particulares: NEF CORRIENTES NORTE–MISIONES Rendición N° 14: Se toma nota de la observación. No obstante, el consultor se encontraba fuera de la zona de trabajo por una reunión en Bs. As. Rendición N° 15: a) Se toma nota de la observación. Debe considerarse, de todas formas, que los extensionistas desarrollan su trabajo en zonas rurales y apartadas, donde pueden no existir opciones en cuanto a lugares de comida o alojamiento y el nivel de economía informal es alto. b) Se toma nota de la observación. NEF PAMPEANA NORTE-SANTA FE Rendición N° 21: Se toma nota de la observación Rendición N° 22 y Rendición N° 23: Se toma nota de la observación. 54 Rendición N° 25: Se toma nota de la observación; cabe aclarar que en el gasto reemplaza comprobantes de restaurantes, pero de todos modos luego del mismo se solicitó al extensionista que se indique claramente el detalle de los gastos. Recomendaciones: Solo deben pagarse los gastos que resultan elegibles para el Proyecto, cumpliendo con las obligaciones impositivas en las facturas aceptadas con los datos completos del Proyecto. Controlar adecuadamente las rendiciones de gastos y extremar los recaudos a fin de aumentar la eficiencia los controles administrativos. Ajustarse a lo normado en el manual de Procedimientos de las Rendiciones en cuanto a la presentación de la documentación en original, profundizando los controles de la documentación recibida por el Proyecto y aplicar la no elegibilidad de los gastos para aquellos que incumplan con lo estipulado. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 55 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO FORESTAL DE DESARROLLO” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3948-AR BIRF (Ejercicio N° 9 finalizado el 31/12/04) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/04 con los registros en moneda local y extranjera que le dan sustento; - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Reconciliaciones bancarias; - Inspecciones oculares; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Análisis de la metodología para la adquisición de equipos; - Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; 56 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes del período (BIRF y aporte local); y el 48,69 % de las aplicaciones del ejercicio conforme al siguiente detalle: Concepto Monto $ % incidencia del rubro Muestra $ % muestra Honorarios Cons 639.801,00 20,86 208.152,00 32,53 Consultoría Empresas 125.242,40 4,08 45.592,86 36,40 Consultoría Empresas 289.297,00 9,43 289.297,00 100,00 Sumin y Equip. 472.828,06 15,41 311.693,82 65,92 Invest. y Extens. 82.914,00 2,70 59.634,00 71,92 Tall, Viat y Pasaj 198.136,68 6,46 99.011,36 49,97 Gtos. Oper. y Otros Serv. 294.768,26 9,61 122.505,37 41,56 Transf.. 958.518,71 31,24 351.674,78 36,69 6.278,12 0,20 6.278,12 100,00 1.493.839,31 48,69 Gtos. Banc. Cta. Oper. Total 3.067.784,23 100,00 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que la Unidad de Implementación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente, receptando favorablemente las sugerencias y ajustes de auditoría presentados. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2005. 57