1999_095_18info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCIÓN Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDÉMICAS
EN LA REPÚBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/98/003.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/003 “Apoyo al
Diseño y Formulación del Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades
Emergentes y Endémicas en la República Argentina”, de acuerdo al Documento suscripto el 2
de marzo de 1998 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) y posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto
en las gestiones necesarias para su ejecución.
El Proyecto comenzó su ejecución con un anticipo de fondos del PNUD por USD 200.000.- y
una transferencia transitoria de fondos del proyecto PNUD ARG/94/012 por USD 300.000.-.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1998, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas N° 1 y 2 que
forman parte del mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
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1.- Copia de la Situación Financiera Actualizada al 31/12/98, expresada en dólares
estadounidenses, y emitida por la oficina Buenos Aires del PNUD.
2.- Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el
ejercicio finalizado el 31/12/98, emitidos en dólares estadounidenses por la Sede
Central del PNUD en Nueva York, y conciliados y certificados por la Unidad de
Ejecución del Proyecto.
El estado expuesto en I- a) fue preparado por la Unidad de Ejecución del Proyecto y es de
su responsabilidad; se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD (USD 1= $ 0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 5 de abril
de 1999 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 18 y el 27/11/98; el 15, 16 y
25/03/99; y el 05/04/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
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disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/003 “Apoyo al
Diseño y Formulación del Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades
Emergentes y Endémicas en la República Argentina” al 31 de diciembre de 1998, así como
las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el
Documento de Proyecto de fecha 02/03/98 y posterior revisión.
Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, se remite a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCIÓN Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDÉMICAS
EN LA REPUBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD ARG/98/003.
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e
información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/003 “Apoyo al Diseño y Formulación del
Sistema de Vigilancia, Prevención y Control de Enfermedades Emergentes y Endémicas en la
República Argentina”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre
aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno
existentes en la Unidad de Ejecución del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
1- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: La Unidad de Ejecución del Proyecto no cuenta con la estructura
administrativa necesaria para la operación del Proyecto; la misma es asumida, en parte, por
consultores contratados por el Proyecto PNUD ARG/94/012 PRESSAL. Esta circunstancia
no ha sido formalmente aprobada por el PNUD en el Documento de Proyecto ni en la
revisión posterior. Por otra parte no se ha tenido a la vista el organigrama de la UEP.
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Comentario de la UEP: La Unidad Ejecutora a la fecha es una Unidad de formulación de
Proyecto cuyo objetivo fundamental es diseñar, discutir y lograr la aprobación y firma del
contrato de préstamo entre el Gobierno nacional y el BIRF, por consiguiente este tipo de
Unidad Ejecutora no tiene una estructura orgánica preestablecida sino que la autoridad política
Ministerial designó un Coordinador el cual va designando distintos tipos de consultores en
función de las demandas técnicas y de negociación.
Para esta etapa de formulación la Unidad Ejecutora propia no tiene estructura de administración
lo cual sería poco efectivo y oneroso desde el punto de vista de los escasos recursos asignados
para la formulación del proyecto. Por tal motivo es que se utilizan eficientemente los recursos y
estructura de Administración ya dispuestos en la Gerencia de Administración y Finanzas
centralizada del Ministerio de Salud y Acción Social (MSyAS), lo cual evita la duplicación y
sobreabundancia de tareas repetitivas y comunes a todos los Proyectos.
Recomendación: Formalizar la estructura administrativa utilizada, estipulando expresamente
funciones y responsabilidades, así como la sede donde deben realizarse las actividades del
Proyecto.
2- CONSULTORES NACIONALES
a) Informes de consultores
Observación: En todos los casos analizados los informes no poseen sello de recepción
por parte de la UEP.
Comentario de la UEP: Se implementó un modelo de presentación de informes que
contiene mayor cantidad de datos para relacionar los mismos en su evaluación,
independientemente del sello de recepción.
Recomendación: Dejar constancia de la recepción por parte del Proyecto de los
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informes presentados por los consultores.
b) Título profesional
Observación: Los títulos profesionales de los consultores contratados se vieron en
fotocopia simple, sin autenticar.
Comentario de la UEP: El motivo de esta observación está siendo subsanado.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la presentación de fotocopia autenticada del
título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en los
respectivos legajos.
c) Ternas
Observación: En todos los casos analizados no se tuvieron a la vista las ternas para la
selección de los postulantes; asimismo no se tuvo a la vista evidencia del proceso
llevado a cabo por el proyecto para la búsqueda y evaluación de los mismos.
Comentario de la UEP: Para esta etapa de formulación del Proyecto, la Unidad se
desenvuelve con un reducido número de consultores expertos según las áreas temáticas
a abordar, las cuales fueron identificadas de acuerdo a su experiencia específica en el
área que se trate y en su actuación en la formulación de Proyectos de cooperación. Las
cartas de remisión de no-objeción del BIRF mencionan la situación referida a las ternas.
Recomendación: Documentar la evaluación de un mínimo de tres postulantes en la
contratación de cada profesional de acuerdo a lo estipulado por PNUD en la materia
(punto 28 del capítulo III del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
ejecutados por el Gobierno).
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d) Legajos
Observaciones: Analizados legajos de consultores se ha podido verificar lo siguiente:
-
Atrasos de hasta 22 días en la firma de los contratos.
-
La mayoría de los consultores han firmado con atraso las declaraciones juradas de
incompatibilidad.
-
Las solicitudes de aprobación de Cancillería no fueron presentadas oportunamente
(con 15 días de anticipación), y en algunos casos no posee fecha, o se ha efectuado
con posterioridad al inicio del contrato de los consultores. En consecuencia, las
aprobaciones de Cancillería fueron otorgadas con atraso.
-
En algunos casos, los términos de referencia no se encontraban firmados por los
consultores.
-
Las solicitudes de no objeción y su correspondiente aprobación por parte del BIRF
presentan atrasos en la mayoría de los casos.
-
En un caso analizado el período por el cual se otorga la no objeción del BIRF difiere
del período que consta en el contrato.
Comentarios de la UEP: Si bien al inicio del Proyecto los contratos se solicitaron en
forma demorada, no se podían instrumentar por no contar con la Resolución de
Hacienda que habilitaba la Planta de Personal (fue recibida el 23/03).
Con relación a la aprobación de Cancillería, todos los contratos se presentaron con
anticipación (probablemente no los 15 días).
Con relación a las firmas se tendrá mayor cuidado y en lo que respecta a las no
objeciones se tendrá en cuenta la observación, pero nótese que en la medida que el
pedido/solicitud es demorado, el BIRF y/o Cancillería contestan de acuerdo al pedido y
en algunos caos con demoras que competen a los organismos.
Con relación al caso mencionado en último término, en la contratación inicial se
produjo una demora en recibir la no objeción por lo que se decidió postergar el inicio
del contrato; a su vez, la renovación de este contrato se pidió en forma demorada por no
contar con las firmas del Coordinador.
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Recomendación: Documentar adecuada y oportunamente las contrataciones realizadas
por el proyecto.
3- EQUIPOS
Observaciones: En un caso de la muestra analizada se ha podido observar que:
1. Se efectuó la compra sin la elaboración previa de lista corta, no existiendo no objeción
del BIRF a la contratación directa; a su vez, las especificaciones técnicas de los bienes
a adquirir no se encontraban aprobadas por el Director Nacional del Proyecto.
2. La orden de compra no posee fecha de aceptación por parte del proveedor y el remito no
posee número de serie ni se encuentra firmado por la UEP.
3. Las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU), teclados y mouses no poseen número
de serie.
4. Al 31/12/98 los bienes adquiridos no se encontraban asegurados.
Comentarios de la UEP:
1. Estos procedimientos de compras menores para la Unidad Ejecutora se realizan dentro
de las Normas BIRF; para este caso puntual se optó por realizar una extensión de una
adquisición de fecha reciente real por compulsa en el ámbito del PRESSAL, dado que
se requería el mismo equipo y se solicitó a la firma adjudicada en el PRESSAL la
ratificación de los precios unitarios, de esta manera se consideró más efectivo el
procedimiento, evitando el proceso administrativo necesario y asegurando una óptima
adquisición, dado que el equipo adquirido por el PRESSAL se logró a precios
ventajosos y el equipamiento de buena performance técnica según se pudo comprobar
con su utilización a la fecha. Cabe aclarar que este es un procedimiento de excepción
justificado únicamente por el hecho que se realiza en el ámbito de la misma Unidad de
Administración, la compra fue ventajosa y la proximidad de las fechas lo permitían.
Las especificaciones técnicas para las adquisiciones se elaboran en la Unidad
Ejecutora con el debido asesoramiento técnico de acuerdo a la última tecnología
disponible en el mercado y estandarizada de manera tal que pueda ser competitiva para
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la cotización de parte de los oferentes. La aplicación de la normativa que requiere la
intervención del Director Nacional del Proyecto en la práctica sería de difícil
concreción dado que la especificidad y escasa significación económica escapan a su
esfera técnica y de relevancia de actuación.
2. El equipamiento adquirido fue inmediatamente instalado luego de recibido en la
Unidad de Administración habiéndose observado un funcionamiento satisfactorio de
los mismos. Los errores formales han sido parcialmente subsanados.
3. Al ser la CPU un clon se toma como referencia el monitor.
4. A la fecha los bienes ya se encuentran asegurados.
Recomendación: Tener en cuenta la normativa del PNUD en lo referente a las compras de
equipamiento (Capítulo IV “Recursos Físicos” del Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno).
4- GASTOS VARIOS
Observaciones: Del análisis realizado sobre el movimiento de la caja chica del Proyecto
se ha podido observar que:
a) La cuenta contable “Fondo Fijo” no refleja los movimientos por las reposiciones de caja
chica realizadas en el ejercicio, ya que la UEP registra los gastos directamente en la
cuenta “Gastos Varios”.
b) Las rendiciones de caja chica no se encuentran debidamente documentadas en el 41%
de los casos analizados debido a que existen vales de movilidad que no poseen la firma
del beneficiario y/o del responsable de la caja chica.
Comentarios de la UEP:
a) De acuerdo a los usos en los proyectos que administra esta Gerencia, el único
movimiento que recibe la cuenta Fondo Fijo es con su apertura, correspondiendo la
imputación de la reposición a la línea 53.01 (gastos varios) cuyos movimientos pueden
verificarse en la misma durante el ejercicio en cuestión.
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b) En las rendiciones de caja chica la totalidad de los gastos se encuentra respaldado por
un comprobante. Ocurre que debido a que la sede técnica del Proyecto se desenvuelve
en un lugar distante de la sede Administrativa, del MSAS, del BIRF, Bancos, PNUD,
etc., es necesario el reconocimiento de gastos menores en concepto de movilidad. Estos
vales por tal reconocimiento se encuentran en su totalidad autorizados y firmados por
el Coordinador del Proyecto.
Recomendación: Documentar y registrar adecuadamente el uso de la caja chica, de
manera de reflejar correctamente los importes de la misma.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/003
“APOYO AL DISEÑO Y FORMULACION DEL SISTEMA DE VIGILANCIA,
PREVENCION Y CONTROL DE ENFERMEDADES EMERGENTES Y ENDEMICAS
EN LA REPUBLICA ARGENTINA”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con los registros
en moneda local y extranjera que les dan sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- análisis de los movimientos bancarios;
- circularización y reconciliaciones bancarias;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
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El alcance del examen comprendió el 100% del origen de los fondos durante 1998 y el 28,24%
de las aplicaciones de fondos expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del
Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/98.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad de Ejecución del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999.
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