2004_035info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el período comprendido entre el
01 de enero y el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al “Programa de Apoyo a la
Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), parcialmente financiado con
recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° ARG-10/96, suscripto el 9 de septiembre de
1998 entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del
Plata (FONPLATA).
El Proyecto es llevado a cabo por la actual Subsecretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y
Desarrollo Regional del Ministerio de Economía y Producción.
I.
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio 2002 y
comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
b) Estado de Inversiones y Gastos, presupuestado y ejecutado 2002 y acumulado al
31/12/02, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
c) Notas a los Estados Financieros Nros. 1 a 3 correspondientes al período 01/01/2002 al
31/12/2002.
d) Información financiera complementaria que incluye:
1
1. Estado de Solicitudes de Desembolsos FONPLATA al 31/12/02, expresado en
dólares estadounidenses.
2. Estado de Solicitudes de Desembolsos Aporte Local al 31/12/02, expresado en pesos.
Los estados financieros definitivos fueron preparados por la Unidad Ejecutora del
Programa y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados en su totalidad a esta
auditoría el 25/11/03 (complementaria de la anterior) y se adjuntan inicialados por nosotros
a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 24/11/03 y el 19/12/03.
II.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que se enuncia a continuación:
1) Cuadros de Seguimiento Financiero: estos cuadros, preparados por FONPLATA en
base a información recibida oportunamente del Proyecto, son: “Cuadro de
Desembolsos por Moneda”; “Cuadro de Desembolsos según Item del Anexo A Cuadro I del Contrato”; “Presupuesto por Fuentes y Monedas”; “Estado de
Desembolsos por Categoría Presupuestaria” y “Control del Fondo Operacional”. Al
respecto, a los fines de la determinación de las cifras al cierre del ejercicio, no se
tuvieron a la vista los citados cuadros elaborados por FONPLATA, como así tampoco
la consecuente conciliación financiera efectuada por el Proyecto al 31/12/02.
2
2) Estado de Inversiones y Gastos: Se ha verificado que el mismo no posee apertura por
fuente de financiamiento de las inversiones y gastos acumulados, anteriores y del
ejercicio (Fonplata - Aporte Local), además de no exponer la matriz de financiamiento
(original y vigente), datos necesarios para poder determinar lo ejecutado, el saldo
disponible y el cumplimiento del pari-passu respectivo.
III.
ACLARACIONES PREVIAS
1. Gastos Financieros - Comisión de Compromiso e Intereses: Se ha verificado la
falta de registración en los estados contables del Proyecto del pago de los Intereses
(cuota N° VII por USD 22.254,72) y de la Comisión de Compromiso (cuota N° VIII
por USD 13.113,99), cuyos vencimientos operaron el 18 de noviembre de 2002.
2. Reformulación del Proyecto: A principios del año 2001, la entonces Secretaría de la
Pequeña y Mediana Empresa inició las gestiones ante el FONPLATA para la
reformulación del proyecto, a efectos de actualizar y reestructurar el programa para
lograr un mejor aprovechamiento de los recursos.
Con fechas 12 de julio y 27 de septiembre de 2001 se concretaron dos misiones de
FONPLATA, en las que se analizaron los contenidos básicos del documento de
reformulación del proyecto.
La UEP, mediante Nota Fonplata ARG 10/96 N° 138 de fecha 07/12/2001, solicitó
información a las autoridades del FONPLATA respecto del estado de trámite del
documento del Proyecto remitido para su análisis y posterior aprobación a través de
Nota Fonplata ARG 10/96 N° 121 de fecha 15 de octubre de 2001.
De la nota citada en primer término en el párrafo anterior, entre otros aspectos
comunicados al señor Secretario Ejecutivo de FONPLATA, se destaca “…Creo que
debemos manifestarle nuestra preocupación por el tiempo transcurrido desde el
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inicio de nuestras gestiones para la reformulación del proyecto correspondiente al
financiamiento ya otorgado, hasta la respectiva aprobación del Directorio Ejecutivo
de Fonplata, ya que hasta tanto no tengamos vuestra aprobación, la ejecución del
Programa se encuentra practicamente paralizada, para perjuicio del sector
beneficiado con este programa -las pymes argentinas- y de la República Argentina
misma, ya que paga comisión de compromiso por recursos que no utiliza…”. Cabe
señalar que durante el ejercicio 2002, se abonaron en concepto de comisión de
compromiso por recursos no utilizados, la suma de USD 26.014,17.
Con fecha 05 de abril de 2002, FONPLATA comunicó al Proyecto la decisión de
postergar por el término de 120 días, contados a partir del 09 de marzo de 2002, el
tratamiento de la solicitud de reformulación del préstamo y de ampliación del plazo
para desembolsos, lapso necesario para acordar con las nuevas autoridades del
Organismo Ejecutor y con el Prestatario las nuevas condiciones en que se
desarrollaría el Programa.
Finalizado dicho plazo, con fecha 12 de julio de 2002, la entonces Secretaria de la
Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional elevó al Director Nacional de
Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito del Ministerio de Economía, el
Documento Final con la Reformulación del Proyecto “Programa de apoyo a las
exportaciones de productos provenientes de PyMES radicadas en el país”, de acuerdo
con los términos acordados en el Ayuda Memoria de fecha 05 de julio de 2002 con
funcionarios del FONPLATA y la Unidad Ejecutora.
Entre los días 16 a 18 de septiembre de 2002, se llevó a cabo otra reunión con los
funcionarios del FONPLATA y con los representantes de la SEPyME, con el objeto
de efectuar el cierre financiero del financiamiento, realizar un análisis de lo actuado,
determinar el nivel del Fondo Operacional, realizar verificación de procedimientos de
contratación, determinar los saldos a ejecutar por actividad en la etapa de
reformulación a plantear, verificar el presupuesto del Anexo A reformulado y el
cronograma de desembolsos respectivo. Además, se analizaron modificaciones a
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realizar a las cláusulas contractuales.
Con fecha 04 de noviembre de 2002 el Director Ejecutivo del FONPLATA informó
que por Resolución R.D. 107-998/2002, se aprobó la reformulación del Programa,
sujeto a determinadas condiciones a introducir en un Acuerdo Modificatorio.
Mediante Nota SE/ARG N° 006/2003, de fecha 4 de febrero de 2003, el FONPLATA
comunicó al Ministerio de Economía que la fecha de entrada en vigencia del Acuerdo
Modificatorio al contrato de Préstamo ARG-10/96 se registra a partir del 21 de enero
de 2003 y el plazo para ejecución hasta el 20/10/2004.
Como consecuencia de lo expresado precedentemente, en el ejercicio financiero
objeto de auditoría, no hubo solicitudes de desembolsos del financiamiento externo ni
transferencia de recursos de la contrapartida local. Tampoco se emitieron los informes
relativos a la ejecución del Proyecto conforme lo establecido por el artículo 39 inciso
a) Normas Generales – “Informes y Estados Financieros del Contrato de Préstamo”.
Es dable mencionar, por último, que durante el período de tramitación de la citada
reformulación (Ejercicios 2001/2002), se abonó en concepto de Comisión de
Compromiso por recursos no utilizados, los importes detallados en el siguiente
cuadro:
Ejercicio año
Concepto
2001
Gastos financieros Comisión de Compromiso
2002
Gastos financieros Comisión de Compromiso
Total abonado Comisión de Compromiso años 2001/2002
5
Importe abonado
en USD
26.254,67
26.014,17
52.268,84
IV. DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expresado en el Apartado II.
y excepto por lo mencionado en el Apartado III. 1. precedentes, los estados financieros y
notas anexas así como la información financiera complementaria identificada en I, exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa de Apoyo a la Reconversión
Empresarial para las Exportaciones” al 31 de diciembre de 2002, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de
Préstamo N° ARG-10/96 FONPLATA de fecha 09/09/98.
BUENOS AIRES, 5 de marzo de 2004.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL
PARA LAS EXPORTACIONES”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Apoyo
a la Reconversión Empresarial para las Exportaciones” (PREX), por el período comprendido
entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2002, han surgido observaciones y recomendaciones
sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control
interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP), que hemos considerado necesario
informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan. Entendemos que la
adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, conforme con adecuadas prácticas en la materia.
I.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1. CONTROL INTERNO
Observaciones:
a) El Programa no cuenta con cursogramas, pudiéndose observar asimismo una
marcada concentración de funciones en áreas que deben ser independientes, como
por ejemplo el sector movimiento de fondos y el sector contable, como así
también, el sector liquidaciones y el de pagos.
b) Hemos verificado que las conciliaciones bancarias no evidencian quién las realizó
ni quién las revisó.
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c) Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin firma del emisor o inicialadas sin
identificación del firmante.
d) Los expedientes correspondientes a las contrataciones realizadas por el Proyecto
por todo concepto, no se encuentran foliados.
e) Los bienes no se encuentran adecuadamente identificados de forma tal que ello
permita su vinculación con los registros contables correspondientes (Libro
Inventario).
f) Respecto del rubro Caja Chica, no se realizó acta de constitución ni designación
de responsable para su manejo.
g) Las compras menores por Caja Chica no se realizan basándose en solicitudes
firmadas por responsable asignado, sino que solo se autorizan las facturas.
Comentarios de la UEP:
a) b) c) d) Se reconocen las deficiencias detectadas. No obstante, puede darse el caso
en que el Programa haya funcionado sin tener personal afectado formalmente al
mismo. Esto ha traído diversos inconvenientes, como la imposibilidad de dividir
funciones, atrasos en las registraciones, falta de control, falta de firma de algunas
órdenes de pago. Basta con mencionar que durante el período 2001 el Programa
contaba con una sola persona contratada por el mismo para realizar las tareas
administrativas y durante la ultima parte del 2002, mientras se efectuaba la
reformulación no se produjeron contrataciones. Con respecto al tema referido a
las conciliaciones bancarias, se ha tenido en cuenta esta falencia que ha sido
subsanada en el ejercicio 2003.
e) Se reconocen las deficiencias detectadas, en lo sucesivo implementaremos un
sistema de etiquetas propias del Proyecto para dar cumplimiento a esta pauta de
control interno.
f) y g) Se reconocen las deficiencias detectadas. No obstante, respecto a la no
realización de acta de constitución y designación de responsable de Caja Chica
aclaramos que consideramos excesivo tal requerimiento en virtud de la exigua
cifra de la misma ($ 1.000,00). Así también el límite para pagos con caja Chica no
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es demasiado significativo ($ 200,00) con lo que se ha optado por la autorización
verbal del gasto y posterior rendición. Cabe aclarar que tanto la emisión del
cheque de Fondo Fijo como cada una de las rendiciones están debidamente
autorizadas.
Recomendaciones:
a) b) c) y d) Establecer circuitos administrativos que garanticen un adecuado nivel
de control interno. Por otra parte, identificar en las conciliaciones bancarias
preparadas por el Proyecto al encargado de realizarlas y al de su supervisión.
e) El Proyecto debe identificar adecuadamente los bienes de manera tal que permita
su vinculación inmediata con los registros contables.
f) y g) Ajustar los procedimientos en el manejo de la cuenta caja-fondo fijo, a la
normativa vigente en la materia.
2. CONSULTORÍA
1) Control Planta de Personal
Observación: Si bien durante el ejercicio auditado solo se contrataron dos
consultores, no se tuvo a la vista el Acto Administrativo que aprueba la planta de
personal para el año objeto de auditoría, conforme lo establecido en la Resolución
MEYOSP N° 545/98.
Comentario de la UEP: La misma no se dictó en virtud de que el proyecto aún
no estaba reformulado.
Recomendación: Dar estricto cumplimiento a la normativa vigente de aplicación
para las contrataciones efectuadas en el marco el Proyecto.
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2) Control Proceso de Selección - Ternas
Observación: Para la selección y contratación de consultores, no se dió
cumplimiento a los requisitos previstos en las Normas y Procedimientos
establecidos por el FONPLATA en su ANEXO III “Procedimientos para la
Contratación de Consultores Individuales y firmas Consultoras” - Título III
“Selección y Contratación de Consultores Individuales”, puntos 3, 4 y 5. Cabe
manifestar que se trata de renovaciones de contrataciones efectuadas en ejercicios
anteriores, en los que, en oportunidad de la primera contratación efectuada por el
Proyecto a cada uno de ellos, sí se dió cumplimiento a este requisito. No obstante,
no se pudo constatar las No Objeciones realizadas por FONPLATA a las
contrataciones, por no encontrarse esta documentación en los legajos
correspondientes ni fueron suministrados a auditoría durante nuestra tarea de
campo.
Comentarios de la UEP: En relación a la observación efectuada, informo que las
ternas son remitidas al momento de su contratación y en ese único caso, ocasión
en la cual FONPLATA remite su No Objeción a la contratación. Durante la
ejecución del Programa se realizan automáticamente las renovaciones de los
contratos. En oportunidad de remitir la justificación del Fondo Operacional, se
envían a FONPLATA los nuevos contratos celebrados cada seis meses. Junto con
la aprobación de dicha documentación está implícita la aprobación de la
renovación de la misma.
Recomendación: Recomendamos al Proyecto documentar adecuadamente los
procedimientos seguidos en la materia, a efectos de poder efectuar los controles
pertinentes y garantizar la transparencia de la gestión.
3) Control de Contratos
Observaciones:
a) Los Contratos de Locación de Servicios de los consultores, no se encuentran
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numerados.
b) En uno de los casos analizados verificamos que el contrato no indica fecha de
suscripción tal como se prevé en el modelo utilizado por la UEP.
Comentarios de la UEP: Se aceptan las deficiencias observadas por la auditoría.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas en el
marco del Proyecto.
4) Control de Pagos de Honorarios
Observaciones:
a) No obra en el legajo de un consultor documentación que acredite el pago de
aportes de Autónomos correspondientes a los honorarios de enero y febrero de
2002.
b) No obra en el legajo de un consultor documentación alguna que acredite el
pago del Monotributo.
Comentario de la UEP: Se aceptan las deficiencias observadas por la auditoria.
Recomendación: Dar cumplimiento estricto a la normativa vigente en la materia,
solicitando a cada consultor, previo al pago, la cancelación de sus obligaciones
fiscales previsionales correspondientes.
5) Control de Informes
Observación: Hemos verificado que los informes finales elaborados por los
consultores, carecen de fecha de emisión por parte de los mismos, y la
correspondiente fecha de recepción por parte de la UEP.
Comentario de la UEP: Se aceptan las deficiencias observadas por la Auditoría.
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Recomendación: El Proyecto debe efectuar el respectivo control de calidad de la
documentación recibida de los consultores al momento de la recepción de la
misma, dejando constancia debida de su ingreso, máxime si se tiene en cuenta que
los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la
presentación del informe final.
3. SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
a) En el Mayor de la cuenta Bancos - Subcuenta 1 - Banco Nación Cuenta Corriente,
se verificó que el sistema contable implementado (SOFTMART), no permite la
registración de los pagos sujetos a retención de Impuesto a las Ganancias o
Impuesto al Valor Agregado, por el valor neto efectivamente realizado, sino que
permite el ingreso por el valor total del gasto efectuado y luego registra la
retención correspondiente. Cabe recordar que esto dificulta el cotejo de las cifras
contenidas en dicho mayor, con las informadas en los extractos bancarios, ya que
para poder igualarlas se torna necesario proceder a la determinación del importe
neto de impuestos, es decir del efectivo pago. Asimismo, el sistema emite una
órden de pago por el importe bruto del gasto sin especificación alguna del monto
retenido por impuestos ni del importe neto a pagar; mientras que, por otra parte y,
a través de planillas confeccionadas en excel, el Proyecto elabora otra órden de
pago complementaria con igual número al de la original seguida de la letra A, en
la cual sí se detalla el importe bruto, la retención y el importe a pagar.
b) Los conceptos detallados en el registro mencionado en el punto anterior no
incluyen datos que identifiquen los cheques emitidos ni el número de orden de
pago, lo cual dificulta la reconciliación y el control de la secuencia numérica.
c) Se detectaron algunas cuentas del mayor contable que no reflejaban sus saldos
iniciales, no obstante quedar incluidos a posteriori en el Balance de Cuentas
(Sumas y Saldos). Cabe señalar, que estos mayores fueron luego confeccionados
en forma correcta.
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Comentarios de la UEP:
a) Es correcta la falencia del sistema detectada. Cabe aclarar que la orden de pago en
cuya enumeración aparece la letra A no es emitida por el sistema, sino que es
confeccionada en Excel. La retención se registra con un movimiento contable en
el momento de realizar la orden de pago de retenciones.
b) Es correcta la falencia del sistema detectada.
c) El sistema contable presenta falencias en algunos de sus listados, sobre todo
cuando se solicita información de ejercicio intermedios. Esos errores se
solucionan al listar los movimientos desde el inicio de las registraciones. Es por
esto último que aparece con su saldo correcto en el Balance.
Recomendación: Dotar al sistema de registros de las características pertinentes
conforme a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de adecuados
sistemas de control.
4. GUÍA DE DESEMBOLSOS - PERIODICIDAD DE LAS JUSTIFICACIONES
Observación: Hemos observado extemporaneidad en el envío de las justificaciones
efectuadas a FONPLATA por el Proyecto, atento lo establecido en la Guía de
Solicitudes de Desembolsos, toda vez que la misma prevé “…A más tardar dentro de
los 120 días siguientes a la fecha efectiva del Fondo Operacional, el Organismo
Ejecutor debe presentar una o varias justificaciones por los pagos hechos con cargo
al Fondo Operacional, por un monto igual o superior al recibido, pudiendo
nuevamente solicitar la reconstitución por igual, menor o mayor suma…”. Ello es
así, toda vez que durante el ejercicio 2002 el Proyecto por nota FONPLATA ARG10/96 N° 67 del 16/08/2002 remite la Justificación del Fondo Operacional N° 5 que
incluye gastos del Proyecto del ejercicio 2000 por $ 54.041,17, del ejercicio 2001 por
$ 126.998,16 y del ejercicio 2002 por $ 36.998,46, quedando pendiente de justificar
erogaciones por un total de $ 149.485,20 al cierre del ejercicio objeto de auditoría.
Cabe señalar que el último importe mencionado, no incluye Intereses ni Comisión de
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Compromiso.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la materia por la
normativa vigente.
5. CUADROS DE SEGUIMIENTO FINANCIERO
Observación: Es menester señalar primeramente, que estos cuadros son preparados
por FONPLATA, en base a información recibida oportunamente del Proyecto. Los
mismos son: “Cuadro de Desembolsos por Moneda”; “Cuadro de Desembolsos según
Ítem del Anexo A Cuadro I del Contrato”; “Presupuesto por Fuentes y Monedas”;
Estado de Desembolsos por Categoría Presupuestaria” y “Control del Fondo
Operacional”. Dichos cuadros son enviados posteriormente a la UEP a los efectos
realicen el cotejo respectivo. Al respecto y, a los fines de la determinación de las
cifras al cierre del ejercicio objeto de auditoría, no se tuvieron a la vista los citados
cuadros elaborados por FONPLATA, como así tampoco la consecuente conciliación
financiera efectuada por el Proyecto al 31/12/02.
Comentario de la UEP: Durante el año 2002 no se llevó a cabo conciliación alguna.
Recomendación: Dar cumplimiento a los procedimientos estipulados por
FONPLATA, conforme lo establecido en el Contrato de Préstamo - Estipulaciones
Especiales - Capítulo V, y en la Guía de Solicitudes de Desembolsos - Control del
Nivel del Fondo Operacional.
6. ESTADO DE INVERSIONES Y GASTOS
Observación: Se ha verificado que el mismo no posee apertura por fuente de
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financiamiento de las inversiones y gastos acumulados anteriores y del ejercicio
(Fonplata - Aporte Local), además de no exponer la matriz de financiamiento
(original y vigente), datos necesarios para poder determinar lo ejecutado, el saldo
disponible y el cumplimiento del pari-passu respectivo.
Comentario de la UEP: Los estados financieros han sido preparados de acuerdo a lo
solicitado por la Resolución 17/2000 de la Secretaría de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía. No obstante, reconociendo la mayor claridad a
la información que aportaría la discriminación de fuentes de financiamiento, se
implementará en los próximos ejercicios una modificación en los estados financieros
en ese sentido.
Recomendación: La Resolución mencionada no es procedente. Recomendamos al
Proyecto elaborar el estado financiero mencionado, con una adecuada y completa
apertura a los efectos de mejorar la exposición y el control del uso de los fondos de
las diferentes fuentes de financiamiento.
II.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. CONSULTORÍA
1) Control Pagos de Honorarios:
Observación: Las facturas presentadas por un consultor a los efectos del pago de
honorarios que se detallan en el siguiente cuadro, carecen de fecha de emisión:
Factura N°
32 (enero/02)
33 (feb./02)
Monto
$ 3.250,00
$ 3.250,00
Comentario UCP: Se aceptan las deficiencias observadas por la auditoría.
Recomendación: Controlar al momento de la presentación de las facturas por
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parte de los consultores, que las mismas se encuentren debidamente emitidas.
2. PASAJES Y VIÁTICOS
Cabe señalar en primer lugar, que el Proyecto participó de dos eventos:
‰
en Bolivia denominado “XXVII Feria Internacional Expo Cruz 2002”, llevado a
cabo en Santa Cruz de la Sierra desde el 19 al 29/09/02, y
‰
en Brasil denominado “Mercopar 2002 - Feria Internacional de Integración
Industrial Caxias Do Sul Brasil”, efectuado entre los días 8 a 11 de octubre de
2002.
En dichos eventos participaron cuatro funcionarios del área de Comercio Exterior de
la SEPyME, y un consultor del Programa. Amerita destacar por último, que previa a
la realización del primer evento, la señora Coordinadora Administrativa del Proyecto
y un funcionario de Comercio Exterior de la SEPyME, efectuaron un viaje a Santa
Cruz de la Sierra - Bolivia, entre los días 30 de junio y 07 de Julio de 2002.
A. Evento: “Mercopar 2002 - Feria Internacional de Integración Industrial
Caxias Do Sul Brasil” - Octubre de 2002.
Observaciones:
1) La Orden de Pago Nº 572, de fecha 10/10/2002 por $ 3.326,00, en concepto de
compra de pasajes a Brasil, carece de firma del responsable que autoriza.
2) Tres Solicitudes de autorización para el desplazamiento de consultores al
exterior del país, no se ajustaron a las prescripciones establecidas en el
artículo 6 del Decreto N° 280/95.
3) La Orden de Pago Nº 566 del 04/10/02 por $ 2.018,00 en concepto de adelanto
del 80% de viáticos de un consultor, carece de fecha de recepción de dicho
monto por parte del consultor.
4) La rendición de pasajes y viáticos correspondientes a 3 consultores, carecen de
fechas de confección, de firma del consultor, de sello aclaratorio del
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funcionario responsable y de la autorización del área de Recursos Humanos.
Comentario UEP: Se aceptan las observaciones y se tomarán en cuenta para el
futuro.
Recomendaciones: Verificar la integración adecuada y completa de todos y cada
uno de los documentos que emite el Proyecto, así como también cumplir
estrictamente con la normativa vigente respecto al desplazamiento de consultores
al exterior.
B. Evento: XXVII Feria Internacional Expo Cruz 2002 - Bolivia - Septiembre
de 2002.
Observaciones:
1) Las Solicitudes de autorización para el desplazamiento de 3 consultores no se
ajustan a las prescripciones establecidas en el artículo 6 Decreto N° 280/95.
2) Las rendiciones de pasajes y viáticos de 3 consultores, carecen de fecha de
confección, de firma por parte del consultor, de sello aclaratorio del
funcionario responsable y de la autorización del área de Recursos Humanos.
3) A un consultor se le liquidaron viáticos en exceso por USD 30,20, según se
detalla en el siguiente cuadro:
Viáticos diarios: USD 144,00 - Días liquidados: 6 - Total víaticos por 6 días: USD 864,00
Según U.C.P.
Según A.G.N.
Concepto
USD
USD
Diferencias
Adelanto 80%
691,20
691,20
0,00
Liquidación T.Embarque
25,00
25,00
Final
30,20
Viáticos restante 20%
203,00 228,00 172,80 197,80
Totales:
919,20
889,00
30,20
4) A un consultor se le adelantaron viáticos por un importe que excede el 80%
admitido, según se detalla en el siguiente cuadro:
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Viáticos diarios: USD 144,00 - Días liquidados: 8
Total viáticos por 8 días: USD 1.152,00
Según U.C.P.
Según A.G.N.
Concepto
USD
USD
Diferencias
Adelanto 80%
1.036,00
921,60
114,40
Liquidación Gastos Tasa de Embarque
25,00
25,00
Final
141,00 230,40
255,40
- 114,40
Viáticos restante 20%
116,00
Totales:
1.177,00
1.177,00
0,00
Comentario de la UEP: se aceptan las observaciones y se tomarán en cuenta para
el futuro.
Recomendaciones: Completar debidamente toda la documentación atinente a
pasajes y viáticos, conforme la normativa vigente en la materia. Por otra parte,
realizar los controles respectivos previos al pago de los diferentes conceptos.
C. Viaje a Santa Cruz de la Sierra - Bolivia - Junio/Julio de 2002.
Observaciones:
1) No se tuvo a la vista la Solicitud que autoriza el desplazamiento de dos
consultores, a fin de dar cumplimiento al artículo 6 del Decreto Nº 280/95.
2) Las rendiciones de pasajes y viáticos de dos consultores carecen de fecha de
confección y de sello aclaratorio del funcionario responsable.
Comentario UEP: Se aceptan las observaciones y se tomaran en cuenta para el
futuro.
Recomendación: Completar debidamente toda la documentación atinente a
pasajes y viáticos, conforme la normativa vigente en la materia.
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3. MISCELÁNEOS
Compra de placa de video y mano de obra - Importe: $ 241,00
Observaciones:
1) No se tuvo a la vista documentación alguna que acredite la presentación de 3
presupuestos para la compra de dicho insumo, atento lo establecido en el Anexo
II. A - del Manual de Normas y Procedimientos del FONPLATA.
2) No obra en el expediente nota alguna en la que se justifique la necesidad de la
compra de dicho insumo debidamente suscripta por autoridad competente.
Comentario de la UEP: Se aceptan las observaciones y se tomarán en cuenta para el
futuro.
Recomendación: Cumplir estrictamente con las normas vigentes en la materia.
4. EVENTOS
Según se mencionó en el punto II. 2. del presente, el Proyecto participó en dos ferias
internacionales autorizadas por FONPLATA a través de Nota ARG-10/96 Nº99/02.
del 30/08/2002. Como resultado de las mismas surge lo siguiente:
Observación: Con relación a la participación del Proyecto en Mercopar 2002 - “Feria
Internacional de Integración Industrial” - Período 08/10/02 - 11/10/02 - Brasil, se
pudo verificar una diferencia de $ 603,80 entre lo registrado en la contabilidad del
Proyecto y el importe debitado en el extracto bancario, en concepto de alquiler de un
Stand, según detalle expuesto en el siguiente cuadro:
Importes expresados en Pesos
Referencia
O.P. 573-18/10/02
S/Registros
Proyecto
41.647,53 (*)
S/Débito Bancario
41.043,73
Diferencia
603,80
(*) USD11.441,63
Comentario de la UEP: Se efectúo el ajuste correspondiente en asiento N° 1333 del
03/03/03, mientras tanto se mantuvo la diferencia en la conciliación. Se trata de un
19
pago mediante transferencia bancaria. La diferencia se da en virtud que al
confeccionar la Orden de Pago se estima un valor del dólar el cual, al momento en
que el banco efectúa la transferencia puede ser distinto.
Recomendación: No obstante el comentario vertido por el Proyecto y enunciado
precedentemente, el mismo debería haber registrado la diferencia de cotización
correspondiente en el ejercicio objeto de auditoría. Por lo tanto, recomendamos llevar
a cabo el procedimiento de conversión y registración respectiva en el período en que
se genere dicha variación cambiaria.
5. SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
1) Gastos Financieros - Comisión de Compromiso e Intereses: Se ha verificado la
falta de registración contable y consecuente exposición en los estados contables
del Proyecto del pago de los Intereses correspondientes a la cuota N° VII por
USD 22.254,72 como así también de la Comisión de Compromiso respecto a la
cuota N° VIII por USD 13.113,99, cuyos vencimientos operaron el 18 de
noviembre de 2002.
2) Se verificó en algunas cuentas contables la registración tardía respecto de la fecha
de emisión de las Ordenes de Pago.
3) En el Libro Diario la registración de los asientos se efectúa cronológicamente
pero su numeración no resulta correlativa.
4) El Listado de Ordenes de Pago emitido por el sistema no refleja las anulaciones
efectuadas.
Comentarios de la UEP:
1) Se omitió la registración.
2) Comentario no procedente.
3) La numeración de los asientos es correlativa. En los asientos efectuados por
20
minuta, pagos o ingresos directos, es decir por fuera de los circuitos de pagos y
compras, es posible ingresar la fecha en que se produce el hecho económico, pero
en todos los casos el número de asiento lo asigna en orden ascendente el sistema.
4) Es correcta la falencia del sistema detectada.
Recomendaciones:
1) El Proyecto debe efectuar los controles pertinentes de los pagos que por cuenta de
éste realiza el Ministerio de Economía y Producción a través del Banco Central de
la República Argentina, procediendo a la inmediata registración contable de los
compromisos cancelados, una vez recibida la documentación respaldatoria
correspondiente de los Organismos citados en este párrafo.
2) La fecha de emisión de la órden de pago, así como la registración contable
correspondiente deben ser coincidentes.
3) No obstante la respuesta brindada por el auditado, es dable señalar que la misma
no se condice con los elementos documentales tenidos a la vista. Por lo tanto,
recomendamos al Proyecto dotar al sistema de registros de las características
pertinentes conforme a confiables prácticas contables que permitan la aplicación
de adecuados sistemas de control.
4) Proceder a las correcciones pertinentes, a los efectos que el sistema contemple la
totalidad de las órdenes de pago emitidas, entendiendo por tal la inclusión de las
anuladas, dotando al sistema de registros de las características pertinentes
conforme a confiables prácticas contables que permitan la aplicación de
adecuados sistemas de control.
BUENOS AIRES, 5 de marzo de 2004.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
21
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE APOYO A LA RECONVERSIÓN EMPRESARIAL PARA LAS
EXPORTACIONES (PREX)"
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° ARG-10/96 FONPLATA
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
‰
Comparación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
que les dieron sustento;
‰
Tests o pruebas de transacciones;
‰
Pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
‰
Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
‰
Circularizaciones y reconciliaciones bancarias, y;
‰
Otros procedimientos de auditoría en la medida en que se los consideró necesarios.
‰
Control del procedimiento seguido por el Proyecto para la conversión de los estados
financieros expresados en pesos a dólares estadounidenses.
El alcance del examen comprendió, entre otros, el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio;
y el 100 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del
Proyecto por el ejercicio finalizado el 31/12/02, de acuerdo al siguiente detalle:
22
Categoría de
Inversión
Aplicaciones del Importe Muestra % de Incidencia
Ejercicio en $
en $
del Rubro
Contratación
de Consultores
Pasajes y Viáticos
Contratación de
Serv. Especiales
Capacitación
Equipamiento
Misceláneos
Serv. Financieros
y FIV
Totales
% de la Muestra
Analizada
32,680.00
40,813.64
32,680.00
40,813.64
10,03%
12,53%
100.00%
100.00%
111,572.26
0.00
0.00
1,417.76
139,252.28
111,572.26
0.00
0.00
1,417.76
139,252.28
34,25%
0,00%
0,00%
0,44%
42,75%
100.00%
0.00%
0.00%
100.00%
100.00%
325,735.94
325,735.94
100.00%
100.00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 5 de marzo de 2004.
Dr. Juan Carlos TAPIA
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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