Titulo: Diagnostico de la situación de la archivística en el territorio

Titulo: La Guía del Archivo Histórico Provincial de Las Tunas como instrumento de
búsqueda de la información.
Autores: Lic.Yerenia Arias Mulet, Lic.Gisela Olano Felipe, Lic.Berta Moreno Marero,
Lic.Rosario Guesada, Tec.Mariana Cordero Gonzalez, Tec. Vicente Alvarez Morrell, Tec.
Nélsida Santana Sánchez.
Resumen
La elaboración de la guía general de los fondos y colecciones del Archivo Histórico
Provincial de Las Tunas tiene el objetivo de brindar a los investigadores, de manera global,
la información sobre la documentación existente. El trabajo se realiza durante varios años,
con la participación de varios especialista del territorio. Se sigue la estructura que ofrece la
Norma Internacional ISAD (G) sobre descripción archivística con el objetivo de estar a
tono con el idioma archivístico moderno. La guía desarrolla los 75 fondos y colecciones
que abarcan los años del 1783 al 2003 clasificados en los periodos históricos de colonia,
neocolonia y revolución.
Palabras clave: Guía , archivística, acceso a la información
Abstrast
The main objective of the general guide of fonds and collections of the Provincial
Historical Archive of Las Tunas was to give to investigators in a general way the
information of all the documentation. The work was done during several years with the
collaboration of several specialists of the territory. It follows the structure of the
International Standard ISAD (G) for archivistic description in order to be updated with the
modern archivistic language. The guide develops 75 fonds and collections from the year
1783 to 2003 classified in historical periods of colonial period, neocolonial period and
revolution period.
Key Words: Guide, archivistic, information access
INTRODUCCIÓN
Una Guía en los archivos tiene el objetivo de brindar una panorámica general del conjunto
documental que se posee, por lo que es un instrumento de búsqueda primario para la
investigación . Según la opinión de varios autores las guías pueden ser generales sobre un
archivo identificado con uno o varios fondos, sobre un conjunto de archivos unidos por un
lazo común que puede ser el marco geográfico o las características similares de la
documentación o la información específica sobre un fondo o una sección de archivo. Otros
establecen la clasificación de las guías en generales y especiales.
Existen otros instrumentos de búsqueda que facilitan el trabajo del investigador como
inventarios y catálogos pero son específicos; la guía tiene la ventaja de ser funcional y
abarcadora por lo que su existencia no solo facilita la atención a los usuarios que acceden a
la institución sino que se convierte en fuente de presentación ante otras instituciones y al
estar también en formato digital se permite su difusión de manera global.
Antes de la creación del Archivo Histórico Provincial de Las Tunas la documentación se
encontraba dispersa en instituciones y particulares lo que dificultaba las investigaciones y la
conservación del patrimonio documental de nuestro territorio. El completamiento de las
fuentes, identificación, valoración, conservación y preservación, así como su posterior
procesamiento se constituye el centro de la actividad de la institución. Se logra el
procesamiento de los 75 fondos en diferentes niveles, incluyendo 35 fondos de protocolos
notariales que aparecen relacionados en el Fondo Protocolos Notariales. Junto con esta
documentación se encuentra un volumen significativo de fotos, libros, planos y
publicaciones periódicas que conforman el material documental que atesora el archivo. Las
fechas extremas de la documentación son desde el año 1783 al 2003.
Los fondos y colecciones han sido procesados para facilitar su consulta por los
investigadores y se han creado inventarios analíticos para el acceso a la información. A
partir del año 1998 la institución comienza a crear nuevos instrumentos automatizados para
facilitar rápida y eficazmente el acceso a la información con índices de materias,
onomásticos, topográficos e institucionales de los fondos más consultados. Es por ello
necesaria la creación de la Guía general de los fondos y colecciones, solicitada con
frecuencia por los investigadores, como punto de partida para la
información.
localización de la
En la estructura de la Guía se tienen en cuenta los aspectos que son de utilidad para el
investigador, a partir de la Norma Internacional ISAD (G) para la descripción archivística y
la ISAAR (CPF) para los encabezamientos. En el área de mención e identidad se consigna
el código de identificación, el nombre del fondo, fechas extremas, volumen expresado en
legajos, expedientes y la longitud de la masa documental. También se incluyen elementos
importantes como son el nombre del sujeto productor, historia institucional o reseña
biografía, este último caso en los fondos personales, la historia archivística y la forma de
ingreso al Archivo Histórico Provincial de Las Tunas. En el área de contenido y estructura
se incluye un resumen sobre el contenido del fondo y la estructura resaltando los tipos
documentales más comunes y su organización, aspectos relacionados con la valoración y
los nuevos ingresos. Se especifican características físicas de los documentos y su estado de
conservación. La lengua y el soporte solamente se consignan si están en alguna otra lengua
que no sea el Español y el soporte papel y se señalan materiales relacionados con el fondo
existente en otros fondos de la institución o del territorio.
El orden de los fondos se realiza por periodos históricos: periodo colonial (C-001), periodo
neocolonial (N-001 al N-019) y periodo de revolución (R-001 al R-016). Le siguen los
fondos especiales Protocolos Notariales, Fototeca, Biblioteca, Hemeroteca y Mapoteca. La
documentación mas escasa es de la etapa colonial, ya que durante las luchas
independentistas del siglo XIX, la ciudad fue destruida total o parcialmente en varias
oportunidades, perdiéndose con ello el patrimonio documental. La documentación existente
se encuentra dispersa en los territorios de los cuales dependió nuestra ciudad: Bayamo,
Camagüey, Holguín y Santiago de Cuba y en los fondos del Archivo Nacional de Cuba.
MATERIALES Y MÉTODOS
Para el procesamiento se realizaron investigaciones de cada fondo o colección ,de los libros
de registro de entrada, así como los certificados históricos y la bibliografía relacionada con
el tema y entrevistas a los donantes, familiares y conocedores de la materia. Cada
especialista tuvo la responsabilidad de desarrollar varios fondos y colecciones.
Se siguió la siguiente estructura de varios campos de la ISAD (G): Código de referencia,
título, fechas extremas, nivel de descripción, volumen, nombre del productor, historia
administrativa, historia archivística, forma de ingreso, alcance y contenido, organización,
presencia de originales o copias, condiciones de acceso, condiciones de reproducción,
estado de conservación, instrumentos de descripción, unidades de descripción relacionadas.
En la investigación se desarrollaron los fondos y las colecciones por periodos históricos de
la siguiente manera:
Periodo colonial
Fondo C-001.Colección de documentos de la Colonia.
Periodo protectorado- neocolonia
Fondo N-001.Gobierno Municipal de Victoria de las Tunas.
Fondo N-002.Juzgados de Victoria de Las Tunas.
Fondo N-003.The Cuban American Sugar Mills Company
Fondo N-004.Colección de documentos de los Juzgados Correccional y de Instrucción de
Puerto Padre.
Fondo N-005. Colección de cartas The Francisco Sugar Company.
Fondo N-006. Fondo personal de Luis Galano Torres.
Fondo N-007. Colección de documentos del central Jobabo.
Fondo N-008. The Manatí Sugar Company.
Fondo N-009. Colección de libros de la Junta Municipal de Educación.
Fondo N-010. Colección de libros de Refacción Agrícola y Registro Mercantil.
Fondo N-011. Colección de documentos de las calles de Victoria de las Tunas.
Fondo N-012.Colección de documentos de Ferrocarriles de Tunas S.A.
Fondo N-013.Colección de libros de los bancos Continental cubano y Agrícola industrial.
Fondo N-014.Compañía azucarera Elia.
Fondo N-015.Colección de apuntes y recortes de prensa recopilados por Raúl Addine
Simón.
Fondo N-016.Colección de documentos de Alfonso Silvestre y su activismo en Pro- arte.
Fondo N-017. Colección de documentos de Juan Antonio Estrada González.
Fondo N-018. Colección de documentos de la Delegación de Veteranos de Victoria de las
Tunas.
Fondo N-019.Colección de documentos de Maximiliano Curbelo.
Periodo revolucionario
Fondo R-001. Colección de documentos de Antonio Varicela.
Fondo R-002. Colección de documentos de Amaury Álvarez.
Fondo R-003. La Campaña Nacional de Alfabetización en Victoria de las Tunas.
Fondo R-004. Colección de documentos de la Junta de Coordinación, Ejecución e
Inspección de Victoria de las Tunas.
Fondo R-005. Delegación Provincial del Ministerio de la Industria Azucarera.
Fondo R-006. Comité Estatal de Estadística Las Tunas.
Fondo R-007. Registro de ingresos y contribuciones del comercio privado de Victoria de
las Tunas y Puerto Padre.
Fondo R-008. Colección del Comité Ejecutivo del Poder Popular Provincial de Las Tunas.
Fondo R-009. Colección de documentos relacionados con el Bicentenario de la fundación
de Las Tunas.
Fondo R-010 Colección de documentos de Alberto Álvarez.
Fondo R-011. Colección de documentos recopilados por el Archivo Histórico Provincial de
Las Tunas.
Fondo R-012. Central Jesús Menéndez.
Fondo R-013. Colección de documentos de Rubén Lerma Fonseca.
Fondo R-014. Colección de documentos de la Dirección Provincial del Ministerio de
Cultura de Las Tunas.
Fondo R-015. Colección de documentos de la Unión de Escritores y Artista de Cuba
Fondo R-016. Colección de documentos del central Argelia Libre.
Fondos especiales.
Fondo Protocolos Notariales.
Fondo Fototeca.
Fondo Biblioteca.
Fondo Hemeroteca.
Fondo Mapoteca.
CONCLUSIONES
El servicio archivístico eficiente parte de que el investigador pueda acceder a la
información que atesora el archivo que debe primeramente estar descrita y luego
estructurada como guía. La guía del Archivo Histórico Provincial de Las Tunas, como
instrumento de difusión, brinda la información general de sus fondos y colecciones que
abarcan las diferentes etapas históricas aportando el testimonio escrito del desarrollo
político, económico y social del territorio tunero.
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ANEXOS
Breve historial del Archivo Histórico Provincial de Las Tunas
El 23 de febrero de 1988 se recibió en Las Tunas la visita de la Directora del Archivo
Nacional de Cuba, Doctora María Berarda Salabarría Abrahams con el objetivo de lograr la
apertura, en conjunto con el Partido y los Órganos de Gobierno, del Archivo Histórico
Provincial de Las Tunas. El 11 de marzo de 1988 el Director de Cultura, Alberto Garrido
Carralero, autorizó la creación de la plantilla, se inició la búsqueda del local y el 20 de
diciembre se nombró como Directora a Mirtha Rodríguez Peña. La institución comenzó a
funcionar a partir de enero de 1989 en la calle Joaquin Agüero # 56, en los altos del Teatro
Tunas. Quedó oficialmente inaugurado el Archivo Histórico Provincial de Las Tunas por el
Ministro de Cultura Armando Hart Dávalos el 30 de junio de 1991 con la apertura del
nuevo local en su actual ubicación de la calle Lorenzo Ortiz #66 .
El Archivo Histórico Provincial de Las Tunas forma parte de la red de archivos estatales
creados por el Estado Cubano con el fin de conservar la documentación de valor
permanente que constituye la memoria de la nación y que sirven de base a las
investigaciones científicas sobre la historia económica, política y social de nuestro país, así
como del pensamiento político y socio-filosófico de sus más relevantes personalidades. El
trabajo está dirigido hacia la prestación de servicios a los estudiantes, profesores e
investigadores nacionales y extranjeros, aunque es visitado por profesionales de diversas
ramas y la población en general.
La labor se centra en tres vertientes principales. La primera es la conservación y
restauración utilizando para ello los métodos más eficaces y menos perjudiciales para su
soporte material. Es muy importante la conservación preventiva, para ello se realiza el
método de Diagnóstico del Estado de Conservación de las Colecciones Documentales como
método eficaz, evolutivo y cuantitativo que permite una lectura aproximada de la realidad.
La segunda vertiente es el procesamiento científico – técnico de los fondos, durante este
trabajo y producto del mismo, se elaboran instrumentos de búsqueda que apoyan al
investigador en su labor y sirve para organizar el fondo de manera científica, utilizando las
metodologías más modernas recogidas por la Norma Internacional ISAD(G) que fueron
implantadas en nuestra Institución a partir de 1998.
Por último, el tercer énfasis se da a la automatización, perfeccionando los instrumentos de
búsqueda que se poseen para los fondos más importantes y consultados, índices de
materias, onomásticos y geográficos e institucionales que sirven con efectividad para la
búsqueda de la verdad histórica. Se ha creado una base de datos para los Protocolos
Notariales, fuentes que hasta el momento han permanecido vírgenes en cuanto al rastreo de
información.