2000_150info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1999 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas N° 1 a 12 que forman parte del mismo. b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99, comparativo con el movimiento del ejercicio anterior, expresado en pesos y en dólares estadounidenses. c) Estado de Inversiones por Categorías estadounidenses. 1 al 31/12/99, expresado en dólares Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron oficialmente recibidos por esta auditoría el 05/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión de dichos estados basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 31/03/00 y el 19/05/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: No se obtuvo de la coordinación del Proyecto la carta de la gerencia y la carta de abogados solicitadas. III- ACLARACIONES PREVIAS 1- Con referencia a los ingresos correspondientes a fondos BIRF, aportes nacionales, provinciales y/o municipales, conforme se expone en nota al pie del Estado de Inversiones por Categorías, no se detalla el monto presupuestado al 31/12/99 por no estar definidos en el SAR (Staff Appraisal Report). 2 2- El aporte de fondos nacionales, según surge del Estado de Situación Patrimonial al 31/12/99, asciende a USD 1.002.545,09; sin embargo, las inversiones con fondos nacionales expuestas en el Estado de Inversiones al 31/12/99 denuncian USD 4.088.282,03. Por lo tanto, la diferencia de USD 3.085.736,94 debió ser solventada con otra fuente de financiamiento. 3- A su vez, se observa una sobrevaluación en el rubro Fondos BIRF – Categoría 1(c) del Estado de Inversiones al 31/12/99 de USD 423.141,98 respecto del Estado de Situación Patrimonial al 31/12/99 (rubro Inversiones). 4- Existen discrepancias en los montos informados a continuación del Estado de Situación Patrimonial mencionado en I- a) precedente, en las cuentas "Intereses Préstamo 4164/AR" y "Comisión de Compromiso Préstamo 4164/AR", según se expone a continuación: Concepto s/ Estado s/Auditoría Intereses Préstamo 4164/AR 944.180,17 827.812,50 (1) Comisión de Compr. Prést. 4164/AR 156.867,64 373.505,10 (2) (1) Exponen como intereses USD 116.367,67 que corresponden a cargos por comisión de compromiso. Incluye USD 92.260,18 del ejercicio 1998. (2) No se registró el pago por este concepto correspondiente al 2° semestre de 1999 (vencimiento 15/07/99) por USD 100.269,79. Incluye USD 156.867,64 del ejercicio 1998. 5- El Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99 mencionado en I- b) precedente presenta compensaciones entre los orígenes y aplicaciones de fondos, resultantes del aumento o disminución de los créditos y pasivos conforme se expone a continuación: 3 s/EOAF Concepto s/auditoría Diferencias Orígenes de fondos Aumento Ds. c/Proveed. - 20.097,72 20.097,72 Aumento Ds. c/Prov. - 158.230,42 158.230,42 Dismin. Créd. c/Prov. - 2.017.969,91 2.017.969,91 18.011.968,56 18.428.533,03 409.215,03 Aplicaciones de fondos Inversiones Aumento Créd. c/PROMIN I - 73.920,66 73.920,66 Dismin. Ds. Fiscales - 21.101,47 21.101,47 Dismin. Ds. c/PROMIN I - 3.240.691,66 3.240.691,66 1.138.411,99 - (1.138.411,99) 410.218,78 - (410.218,78) Aumento Créd. c/ Prov. Dismin. de Pasivo 6- Además, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99 presenta error de suma por $ 421.291,95 en el “Total de Orígenes”. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contables de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas que se detallan en el estado identificado en Isiguiente, emitidos durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97. I- ESTADOS AUDITADOS - Estado de SOE’s en U$S por el ejercicio finalizado el 31/12/99. - Estado de SOE’s en U$S por el ejercicio finalizado el 31/12/99, por categoría de desembolso. - Estado de Asignaciones Autorizadas en U$S por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Estos estados fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre la base de las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 13 a 25 que fueron emitidas durante el ejercicio finalizado el 31/12/99, y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la elegibilidad de los gastos, el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Existen discrepancias entre los valores informados al Banco en las distintas categorías de inversión de los certificados de gastos detallados a continuación y las cifras determinadas por esta auditoría, que fueron corregidos en los SOE’s N° 30 y 31 emitidos en el ejercicio 2000: SOE N° Categoría s/SOE s/Auditoría Diferencias 21 1B 389.168,69 443.174,90 (54.006,21) 21 1C 601.682,88 542.695,76 58.987,12 22 1A 78.966,77 95.600,23 (16.633,46) 22 1B 302.424,67 301.684,83 739,84 22 1C 412.664,56 396.770,92 15.893,64 25 1A 100.396,36 66.413,89 33.982,47 25 1B 433.336,67 467.319,14 (33.982,47) Total 4.980,93 (1) (1) A la fecha de finalización de nuestras tareas en campo aún no había sido corregida esta diferencia 6 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados identificados en I-, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, resultan ser razonablemente confiables para sustentar las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 13 a 25 que fueron emitidas durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), Convenio de Préstamo N° 4164-AR de fecha 23/09/97. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Transacciones de la Cuenta Especial al 31/12/99, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto sobre la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 000608701005, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, y se encuentra inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 8 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF “SEGUNDO PROYECTO DE SALUD Y NUTRICIÓN MATERNO INFANTIL” (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II) por el ejercicio finalizado el 31/12/99, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Proyecto de Salud y Nutrición Materno Infantil”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). Cabe aclarar que el PROMIN II es ejecutado por una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) creada al efecto, dependiente del Ministerio de Salud, y por Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP’s). 1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 100.000.000.-. El total desembolsado por el BIRF al 31/12/99 ascendió a USD 30.777.559,58. 2) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares. Cumplida. El Proyecto procedió a la apertura y mantenimiento de la Cuenta Especial en dólares Nº 000608701005 en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York. 10 3) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso. Durante el ejercicio 1999 se abonó al Banco Mundial en concepto de comisión de compromiso lo siguiente: Fecha Vto. Fecha de pago USD 15/01/99 15/01/99 116.367,67 15/07/99 15/07/99 100.269,79 4) Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Durante el ejercicio 1999 se abonó al Banco Mundial en concepto de intereses lo siguiente: Fecha Vto. Fecha de pago USD 15/01/99 15/01/99 230.495,79 15/07/99 15/07/99 505.056,53 5) Sección 3.01 (a): Objetivos del Proyecto. Al respecto la Unidad de Coordinación puso a nuestra disposición los Ayuda Memoria del BIRF, resultado de las visitas que la Misión de Supervisión del Banco llevó a cabo en el país entre el 17 y el 28 de abril de 1999 y entre el 20 y el 24 de septiembre de 1999 donde se informan los avances de los subproyectos en el área materno infantil. 6) Sección 3.01 (b): Convenios con provincias a través del ex Ministerio de Salud y Acción Social (MSyAS). La UCP ha informado a esta auditoría la celebración durante el ejercicio 1999 de los siguientes convenios: - 6 Convenios de Ejecución entre el Gobierno Nacional y los gobiernos de las provincias de Entre Ríos, Tucumán, Salta y Misiones. 11 - 1 Convenio de Ejecución entre el Gobierno de la Provincia de Entre Ríos y el Municipio de Concordia. 7) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores. Cumplida. No obstante téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. 8) Sección 3.04 (a): Mantenimiento de la UCP. Cumplida. 9) Sección 3.06 (a) y (b): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre la situación física y financiera de los subproyectos. Al respecto la Unidad de Coordinación puso a disposición los siguientes Informes de Avance del Programa Materno Infantil y Nutrición: Período Nota de elevación al BIRF Fecha abril ’99 / septiembre ’99 BUE/1448/99 29/10/99 octubre ’99 / marzo ’00 BUE/0531/00 08/05/00 Ambos informes contienen Presupuestos Financieros y Cronogramas de Desembolsos Proyectados para el 1° y 2° trimestres de 2000. 10) Sección 4.01 (a) y (c) (i): Registros y cuentas separadas. Los estados financieros fueron preparados por la UCP y presentados a esta auditoría con fecha 05/06/00; surgen de registros contables llevados en moneda local (pesos) y en dólares estadounidenses. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 12 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), una serie de observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del examen practicado sobre los estados financieros del programa al 31 de diciembre de 1999. Como parte de las tareas de auditoría se visitaron la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) de las provincias de Formosa, Mendoza, Corrientes y Buenos Aires (Subproyectos Hurlingham, Escobar, Mar del Plata, Berazategui, Pilar, Quilmes, Esteban Echeverría y Florencio Varela y Zona Oeste). Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 13 A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/99 1) SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA Observación: Al igual que en ejercicios anteriores, con referencia al análisis realizado sobre los antecedentes de las contrataciones formalizadas con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) para la provisión de asistencia técnica, soporte técnico y fortalecimiento institucional, se han verificado adelantos financieros que superan los pactados habitualmente en plaza para este tipo de asistencia, según se detalla a continuación: a) UCP - Contratos V y VI por un monto total de $ 705.600.- y $ 774.900.-, respectivamente: En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un adelanto de fondos del 30 % sobre el monto total del contrato, más un 5 % en concepto de comisión administrativa OIM. b) UEP Mendoza para la ejecución del subproyecto Luján – Maipú: En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un adelanto de fondos del 50 % sobre el monto total del contrato, más un 5% en concepto de comisión administrativa OIM. Comentarios de la UCP: a) Se tendrá en cuenta la observación para aplicarla en contratos futuros. b) A partir del 01/07/99, luego de recibidas las recomendaciones de AGN referidas al ejercicio anterior, los convenios no superan el 15 % de adelanto. Recomendación: Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total. 14 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1. UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO 1) SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA a) Antecedentes de contratación Observación: No se tuvo evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación de los subcontratos con OIM mencionados en A- 1) a) precedente, con Fundación Catalina, con la Asociación Comunitaria Independiente de Salud y Desarrollo (ACOINSAD) y con Cáritas Buenos Aires. La existencia de una organización, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores (comparación de ofertas competitivas). Comentario de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a lo señalado precedentemente, documentando adecuadamente las contrataciones efectuadas por el Proyecto. b) Contratos Observación: En dos casos analizados -Fundación Catalina y ACOINSAD– dice como fecha de vencimiento contractual “el cumplimiento de las obligaciones”, o sea, no especifican una fecha determinada. Comentario de la UCP: Se debe a las características particulares de los subproyectos; ACOINSAD fue un simposio de un día de duración; Fundación Catalina: el subproyecto consistía en la realización de un seminario. 15 Recomendación: Especificar en los respectivos contratos de consultoría las fechas previstas en que se deben cumplimentar las tareas. c) Informes Observaciones: 1- De Rendición de OIM 1.1 Existen diferencias entre el total informado que surge de los informes de aplicación de fondos trimestrales y el Estado Final de Cuenta Financiero, ambos presentados por OIM, respecto al Acta Acuerdo correspondiente al período (01/01/99 al 30/06/99): MONTO RENDIDO POR DIFERENCIA CARTA MONTO MONTO RENDIDO POR ACUERDO RECIBIDO POR OIM S/ RENDICIONES OIM S/ SITUACION ENTRE PERIODO OIM 1 a 6 Y VIAJES FINANCIERA AL 31/08/99 INFORMES OIM $ 705.600,00 $ 611.716,91 $ 610.097,00 $ 1.619,91 01-01 al 30-06-99 1.2 Las planillas de rendición de viáticos no poseen firma del responsable; además, existen discrepancias entre los viáticos liquidados y la cantidad de días que se informan (el importe de viático diario determinado en la Carta Acuerdo - Anexo 2- asciende a $ 140.- por día, mientras que el liquidado es el sugerido por el PNUD, según su escala). 2- De Fundación Catalina Conforme surge de los términos de referencia (TOR’s) del contrato celebrado entre el Proyecto y la Fundación Catalinas, el contratado debía presentar dos informes de cumplimiento de tareas, uno al finalizar los módulos 3 y 4 en el mes de octubre 1999 y otro al terminar con las actividades en noviembre de 1999. Al respecto la fundación presentó un solo informe final con fecha 02/02/00. 16 Comentarios de la UCP: 1- No existen diferencias, pues el monto de $ 611.716,91 es una rendición preliminar en la que pueden sobrar o faltar conceptos o los mismos no estar correctamente valuados, siendo la definitiva y única valida la de $ 610.097,00. 2- Por una reformulación de módulos, se aceptó que presentaran un solo informe al finalizar la actividad. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a las obligaciones que surgen de los respectivos términos de referencia que deben cumplimentar los contratados por el Proyecto. d) Registros contables Observación: Se verificó que la Unidad de Coordinación registra el total del contrato al momento de firmar el mismo y a su vez constituye un pasivo, procedimiento que hace que tanto las inversiones como el pasivo del proyecto resulten sobrevaluadas. Cabe señalar que la información expuesta en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99 fue neteada, quedando correctamente expuesta. Comentario de la UCP: (El comentario de la UCP no resulta procedente). Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas contables usuales, esto es al momento que se genere su devengamiento o exigibilidad. 2) CONSULTORES Observación: De una muestra analizada surgió que no consta en los legajos de los consultores el proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación para la 17 selección de los mismos; sólo se agregan los currículos de tres postulantes para cada función. Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta para próximas contrataciones solicitar que la evaluación figure por escrito. Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados por el Proyecto. 2. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: a) Publicación de Avisos de Licitación: En la mayoría de los casos se observó que las copias de las publicaciones de avisos de las licitaciones archivadas en los respectivos expedientes están separadas del encabezado del medio en el cual se efectuó la misma (que identifica fecha de publicación y diario). b) Depósitos por Venta de Pliegos: Los depósitos por venta de pliegos se efectuaron en la cuenta del Banco de la Nación Argentina N° 20383/00 (fondos BIRF), no obstante haberse verificado que el Proyecto mantiene una cuenta abierta (fondos locales) para tal efecto. c) Número de Cuenta Bancaria: No se ha actualizado en el respectivo plan de cuentas el cambio de número de la cuenta abierta en el Banco de la Nación Argentina. d) Documentación de Respaldo de Gastos: La mayoría de los comprobantes de gastos analizados no identifican al Proyecto. 18 Comentarios de la UEP: a) Se dará cumplimiento a lo observado por AGN, instruyendo al área pertinente para que se coloque la página completa de la publicación de los avisos de licitación. b) Cabe informar que en esta UEP se da estricto cumplimiento al Memorándum de la UCP de fecha 07/06/96, que hace relación a la Circular N° 18/96 del PNUD del 30/04/96. c) La observación fue debidamente resuelta. d) La observación que plantea la AGN se estima que se refiere a los comprobantes (facturas o recibos) que emiten los capacitadores por sus servicios. La gerencia de Administración y Finanzas de esta UEP redactó instructivo para la emisión de los comprobantes. Además se requirió al área de Capacitación que se dé estricto cumplimiento al Memo. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 2) ANTECEDENTES DE OBRAS Observación: Del análisis realizado sobre los antecedentes de la Licitación Pública Nacional N° 36M “Obras de Infraestructura”, surgió que en el Pliego de Bases y Condiciones, en su Sección III “Condiciones Generales del Contrato”, punto 1.2 Garantía del Contrato-, se estipula que “... para firmar el contrato, la adjudicataria entregará la garantía por un importe del 5 % del monto contractual...” haciendo referencia que se podrá constituir en cualquiera de las formas fijadas en la Sección II apartado 19.3 del mencionado Pliego, y no al que corresponde, apartado 36 (Garantía de Cumplimiento de Contrato) del mismo. Comentario de la UEP: La discrepancia mencionada es correcta. Se aclara que los cambios en los pliegos de bases y condiciones son tarea que no corresponde a la UEP, 19 ya que en los pliegos sólo se cargan los datos de origen local, descripción de efectores, fechas, etc. Recomendación: Corregir las falencias detectadas a efectos de no incurrir en errores que perjudiquen al Proyecto. 3) SUPERVISIÓN DE OBRA Observaciones: Del análisis realizado sobre el concurso de precios N° 178M, cuyo objeto fue la contratación de inspectores de obra para realizar las tareas relacionadas, correspondientes a la licitación pública N° 36M se comprobó: a) Se invitó a cotizar al profesional que se presentó como Ingeniero de Construcción de la obra objeto de la inspección; cabe informar que éste se excusa y no presenta oferta. b) En un caso se verificó que la fecha del contrato de locación de servicios profesionales (09/06/99) es anterior a la notificación de la adjudicación (11/06/99). Comentarios de la UEP: a) En el momento que se invitó a cotizar al profesional, en la UEP, no aparecían relaciones entre las actividades que desarrollaba con alguna empresa interesada en la licitación 36M de PROMIN, aclarando que la lista de profesionales invitados a cotizar, fue enviada desde la Unidad Ejecutora Municipal (UEM) San Rafael. b) Se toma nota. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 20 4) CONSULTORÍA Observación: Se verificaron excesivas demoras en el cumplimiento de los trabajos referidos a la contratación de consultoría para la elaboración de proyectos de obra respecto del cronograma de pagos estipulado contractualmente. Comentario de la UEP: Se aclara que los pagos se producen en forma posterior a la entrega de los trabajos y a lo indicado en el cronograma de pagos del contrato. El cronograma mencionado no se ajusta a la realidad operativa de este tipo de contratación, debido a que el tiempo necesario para realizar los proyectos, pliegos y controles de los mismos por parte de la UEP y la UCP exceden a los días estipulados. Recomendación: Adecuar contractualmente los cronogramas de pago conforme la realidad operativa de los trabajos a realizar. 5) CAPACITACIÓN Observaciones: Del análisis efectuado sobre las contrataciones de profesionales capacitantes, que en todos los casos se formularon a través de Acuerdos de Obra Realizada, se observó lo siguiente: a) Antecedentes: Se debía adoptar la figura del Acuerdo durante tres a seis meses, siendo que los pagos se efectuaron por todo el período 1999. A su vez, los currículos presentados por los profesionales no se encontraban debidamente firmados y no tenían fecha de presentación ni de recepción por parte de la UEP. b) Contratos: En algunos casos no contaban con la firma del profesional contratado y en otros casos no estaban debidamente firmados. Por otra parte se verificó que en ningún caso se identifica el año correspondiente al período que abarca. 21 c) Pagos: En un caso se observó que la UEP abonó una beca para capacitación individual (Fundación SISALUD), concepto no previsto en el Documento de Proyecto. d) La fecha de impresión de los comprobantes presentados por un profesional, conforme figuran al pie del mismo, es 27/09/99, posterior a la fecha de presentación en el Proyecto (06/09/99). Comentarios de la UEP: a) Los pagos correspondientes a los supervisores capacitantes se realizan en forma mensual, sobre la base de la no objeción que otorga el área de Capacitación de la UCP por períodos trimestrales o semestrales según el caso, y teniendo en cuenta el informe mensual de cumplimiento de actividades que mensualmente emite el área de capacitación de esta UEP. Con respecto a los currículos se ha instruido al área de capacitación de esta UEP a efectos de que se dé cabal cumplimiento a lo observado. b) Las observaciones puntualizadas por la AGN ya han sido debidamente subsanadas, habiéndose tomado los recaudos pertinentes para el futuro. c) Los importes abonados corresponden a capacitación del personal afectado a este Programa y contratado por el Gobierno de la Provincia y cuentan en todos los casos con la pertinente no objeción del área de capacitación de la UCP. d) Se informa que el profesional presentó la factura N° 1 correspondiente a servicios prestados en el mes de agosto en octubre de 1999, efectuándose el pertinente pago con fecha 27/10/99, por lo que se estima que el profesional incurrió en un error al emitir el comprobante. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 22 6) BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) Del análisis realizado sobre el único concurso de precios realizado en el ejercicio 1999, no se tuvo a la vista, en el expediente, la carta de invitación a la empresa ganadora. b) No se tuvo a la vista el recibo correspondiente al pago formalizado a la empresa proveedora. Comentarios de la UEP: a) Al respecto se informa que la empresa ganadora fue invitada en su oportunidad con fecha 21/12/98 mediante nota enviada a la misma bajo otro nombre de fantasía que tenía la empresa anteriormente. Por esta razón, la que se presentó en carácter de oferente es la misma que fue invitada. b) Al momento de la recepción del pago, la empresa no presentó recibo. No obstante ello, corresponde aclarar que en el expediente de pago se encuentra la correspondiente factura firmada, dejando constancia el proveedor de haber recibido el pago. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 7) ARCHIVOS Observación: Del análisis realizado sobre los antecedentes de contratación referidos a servicios profesionales de inspección de obras, concursos de precios 218M y 191M, se observó que la documentación de respaldo no se encontraba ordenada en forma cronológica; a su vez en el expediente del concurso 191M no se encontraba el folio N° 15. 23 Comentario de la UEP: Se dio prioridad a los datos sustanciales y posteriormente se acompañó la documentación complementaria. Cabe aclarar que desde la UCP se ha elaborado un manual que regula los procedimientos de contrataciones, en donde indica el orden que deberán tener los documentos de las compulsas. Recomendación: Como norma básica de control interno se recomienda mantener la documentación respaldatoria ordenada cronológicamente. 8) SUBCONTRATO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observación: Del análisis realizado sobre los pagos efectuados por el contrato de asistencia técnica celebrado con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), Carta Acuerdo correspondiente al período 01/01/99 al 31/03/99, se observó que se abonó la totalidad del monto del acuerdo el 26/01/99, no respetándose el calendario de pagos previsto en la mencionada Carta Acuerdo (artículo 5, punto 5.2). Comentario de la UEP: Se toma nota de la observación efectuada por la AGN, dejando constancia que el monto abonado no supera el fijado en la Carta Acuerdo. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el cronograma de pagos. 9) COMUNICACIONES SOCIALES Observación: Del análisis realizado sobre el concurso de precios 201M “Prestación de Servicios Profesionales para realizar la Difusión de la Campaña de Prevención de Enfermedades Infecciosas Respiratorias Agudas” (IRA), no se tuvieron a la vista -en el expediente- los antecedentes profesionales de cada uno de los oferentes, elementos requeridos en las condiciones de la oferta, punto 1. 24 Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener archivos completos de la información. 3. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES 1) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN Observaciones: - La documentación no se encontraba ordenada en forma cronológica y estaba foliada parcialmente. - Había documentación en copia intercalada con originales (documentación presentada por los oferentes). Recomendación: Mantener archivos debidamente ordenados y foliados, a efectos de lograr un adecuado control sobre la integridad de la información. Asimismo se recomienda guardar debida constancia de la documentación recibida, a efectos de evitar posibles controversias. 2) CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL Observaciones: a) Los currículos de la terna no poseen firma de los profesionales; tampoco consta la fecha de recepción por parte de la UEP. b) Los informes de avance y/o finales presentados no poseen fecha de recepción de la UEP, situación que impide aseverar si se han presentado en término conforme a lo estipulado en los términos de referencia suscriptos. 25 Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 3) CONSTRUCCIONES OBRAS CIVILES Observación: De los antecedentes que respaldan la Licitación Pública Nacional 15W (Obras de Infraestructura – ampliación y/o remodelación de centros de salud y centros de desarrollo infantil -), no surgen las constancias de inicio de obras de los lotes N° 1 y 2 (acta de replanteo o inicio de obras). Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener archivos completos de la información. 4) SUBCONTRATO CAPACITACIÓN Observaciones: Con referencia al contrato celebrado con la Fundación para la Universidad del Nordeste (FUNDUNE) para el subprograma de capacitación destinado a los efectores de salud y desarrollo infantil cabe formular los siguientes comentarios: a) Los términos de referencia no detallan la cantidad de profesionales, montos y períodos de las contrataciones a realizar, como así tampoco un cronograma de pagos. b) La cláusula primera del contrato, que hace referencia a “... las actividades de capacitación (primera etapa)”, es incongruente con lo expuesto en los términos de referencia del respectivo contrato – Objeto y características del contrato aducen a la “... segunda etapa de capacitación...”. Recomendación: Formular términos de referencia que describan con mayor grado de detalle las actividades a desarrollar. 26 5) SUBCONTRATOS ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Observaciones: Con referencia al análisis efectuado sobre los antecedentes de la contratación formalizada con la OIM para el fortalecimiento institucional de la UEP Corrientes hemos observado que, conforme surge del artículo 5, punto 5.2 del contrato, se le asignó a la contratada un adelanto de fondos del 50 % sobre el monto total del contrato, más un 5 % en concepto de comisión administrativa OIM. Por otra parte, no se tuvo a la vista el informe de avance que debió presentar OIM el 30/03/99. Al respecto sólo se puso a disposición el informe final que comprende el período 01/01/99 al 30/06/99. Recomendación: Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debería superar el 15 % del monto total. Hacer cumplir la presentación de los informes de avance solicitados en los términos de referencia. 4. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA 1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Observaciones: Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa por $ 121.095.- por el período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99 para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes, cabe formular los siguientes comentarios: a) Antecedentes de Contratación. No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del Proyecto para la contratación formalizada. 27 b) Contrato. • Contiene espacios en blanco. • No fueron inicialadas todas las hojas, sólo se firma la hoja final. • En los términos de referencia no se especifican la cantidad de profesionales y períodos a contratar, a efectos de dar cumplimiento a las tareas contempladas en el Acuerdo. c) Pagos. • Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero por un total de $ 6.475.- se efectuaron y registraron por el PROMIN I. • En dos casos, los comprobantes emitidos por los supervisores por los servicios prestados bajo este subcontrato fueron presentados en forma directa al PROMIN, cuando lo que correspondía era hacerlo a favor del organismo contratado (Ministerio de Desarrollo Humano). d) Informes. • No se tuvo a la vista el Informe de rendición de gastos correspondiente a uno de los períodos mensuales liquidados (marzo de 1999). • Se abrieron dos expedientes para la aprobación de un mismo informe. • No se tuvieron a la vista los Informes Mensuales de Ejecución Financiera. Comentarios de la UEP: a) Corresponde a una renovación de acuerdos de años anteriores. b) Las observaciones correspondientes a este punto se corregirán. c) Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero se realizaron por el PROMIN I debido a que, si bien para ese período ya estaba acordado el subproyecto en cuestión, las cuentas correspondientes al mismo no se hallaban habilitadas. Se realizarán los ajustes correspondientes. Respecto a los comprobantes emitidos por los supervisores, se regularizará esta situación. 28 d) Si bien al momento de la auditoría no se encontraba la planilla de rendición de gastos, existía un informe del tesorero del Ministerio donde detallaban los pagos efectuados. . Obedece a que los trámites se iniciaban por dos vías distintas (Ministerio y UEP). Actualmente esta situación se halla regularizada. . Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a los procesos de selección, contratación y cumplimiento de los trabajos que deben efectuar las consultoras contratadas por el Proyecto. 2) SUBCONTRATO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observaciones: Con referencia al análisis de los acuerdos celebrados con la OIM para el desarrollo y ejecución de actividades de asistencia técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial de Formosa, surge lo siguiente: a) Antecedentes de Contratación. No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del Proyecto para la contratación formalizada. b) Pagos. No se ha dado cumplimiento al cronograma de pagos estipulado en el respectivo convenio. No obstante, cabe informar que en el mencionado acuerdo se había estipulado un adelanto de fondos del 50 % sobre el monto acordado. c) Informes. No se presentaron los informes parciales, especificados en los términos de referencia; sólo existe un informe final que comprende el período completo de la vigencia del contrato. No consta en el informe la fecha de recepción por parte de la UEP. Comentarios de la UEP: 29 a) y c) Sin comentarios. b) Obedeció a que las cuentas del subproyecto al momento de la formulación del convenio todavía no se encontraban habilitadas. Recomendaciones: a) Dejar evidencia de los procesos de selección efectuados. b) Los cronogramas de pago comprometidos contractualmente por el Proyecto, deben pactarse de acuerdo con el avance de las tareas teniendo en cuenta que, como regla general, no deben pagarse anticipos. c) Monitorear el efectivo cumplimiento de los trabajos que se deben presentar conforme los términos de referencia suscriptos. 3) EQUIPO NO FUNGIBLE Observaciones: Del análisis realizado sobre los antecedentes correspondientes a la adquisición de equipamiento médico realizado a través de la licitación pública nacional 19F surge lo siguiente: a) El Acta de Apertura presenta algunos errores, a saber: - En el detalle de las ofertas, no se incluye el lote 4 y su correspondiente cotización de uno de los oferentes, que sí se expone en el Acta de Preadjudicación. - En el mismo detalle de las ofertas se menciona el lote 5 pero se deja en blanco el precio ofertado. b) No constan en los centros de salud en los que se entregaron los equipos médicos (detectores de latidos fetales) informes de recepción y/o remitos del proveedor debidamente conformados. Al respecto sólo consta un remito del proveedor, donde firman los responsables de cada centro en el Area Salud PROMIN del Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia. 30 Comentarios de la UEP: a) Si bien se omitió la lectura del lote N° 4 de la oferta presentada por una de las firmas en el Acta de Apertura, esto quedó aclarado en el Informe de la Comisión de Evaluación, con autorización de la UCP – PROMIN, otorgando la “no objeción” a la preadjudicación llevada a cabo por la Comisión de Evaluación, para la adjudicación de los distintos lotes. b) Se tomará en cuenta la observación. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 4) GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL Observaciones: Del análisis realizado sobre una muestra de los distintos concursos de precios llevados a cabo por el Proyecto en materia de gastos de comunicación social, se detectó: • En ningún caso ha quedado evidencia de que se hayan cursado cartas de invitación a los distintos oferentes. • En algunos casos los presupuestos presentados no estaban fechados. • En todos los casos se presentaron los mismos tres oferentes. • En dos casos (concursos de precios N° 47/99 y N° 59/99) el presupuesto presentado por uno de los oferentes se identifica con el mismo N° de orden (0000-00000384), pero detalla conceptos distintos. • En el concurso de precios N° 58/99 (abono filmación por 12 meses) todos los presupuestos estaban enmendados (cantidad de meses ofertados y horas presupuestadas por mes). 31 Comentarios de la UEP: • Sin comentarios. • Sin comentarios. • Con respecto a las firmas invitadas a presentar presupuestos, se reiteran las mismas ya que éstas son las únicas en el mercado local que realizan trabajos en este rubro; además de reunir las condiciones tecnológicas y de precios requeridas, cumpliendo en tiempo y forma con los términos de referencia. • Sin comentarios. • Respecto a la enmienda en los presupuestos, se tendrá en cuenta esta observación para futuras compras. Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación, como así también dar cumplimiento a normas mínimas de control interno. 5. UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: A la fecha de finalización de nuestras tareas en campo, los 9 subproyectos muestreados no contaban con el Libro Mayor de Bienes No Fungibles actualizado, que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Comentario de la UEP: Se encuentra en implementación la actualización. Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles. 32 2) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos. - Los currículos de los consultores que forman parte del proceso de selección (ternas) no contienen fecha de emisión ni constancia de recepción por parte de la UEP; sólo se encontró firmado el del consultor seleccionado. - En la varios de los casos analizados no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado para la selección del consultor contratado. b) Contratos. - En un caso no se tuvo a la vista el contrato formalizado con el consultor por el período enero a marzo de 1999. - En un caso se estipuló como función “ Asistente en Area de Compras y Contrataciones” y por otro lado, donde se detallan las actividades a desarrollar se expresa “Supervisar en terreno el desempeño de la Inspección de Obra en el subproyecto Mar del Plata”; “Producir informes semanales de evaluación del desempeño de la inspección de Obra del subproyecto Mar del Plata”. c) Informes. - Los informes de avance presentados por los consultores no tienen la fecha de presentación, ni recepción en la UEP y no se tuvo a la vista la aprobación por parte de la coordinación del Proyecto. - En un caso no se tuvo a la vista el informe parcial de un consultor correspondiente al período enero a marzo de 1999. - En otro caso no se tuvieron a la vista los informes requeridos en los términos de referencia (en el punto Criterios de Éxito solicita informes trimestrales aprobados por el Coordinador y en el punto Actividades a Desarrollar informes semanales). 33 Comentarios de la UEP: a) Por lo general los contratos de este período son recontrataciones de años anteriores las que pueden adolecer de falta de algún requerimiento específico, no obstante se toma nota de las observaciones para futuras contrataciones. b) La actividad de supervisión de obra depende funcionalmente del área compras y contrataciones. c) Sin comentarios. Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por la UEP poniendo especial atención en la elaboración y redacción de los términos de referencia de los contratos, tal que de los mismos surjan de manera clara y precisa, entre otros, las tareas a desarrollar por el consultor, subproyecto en el cual trabajará e informes requeridos. 3) CAJA CHICA Observaciones: Del análisis realizado sobre algunas rendiciones de caja chica surgen los siguientes comentarios. a) La mayoría de los comprobantes son tickets de peaje. b) El 20 % de la documentación respaldatoria son facturas de combustible que no identifican al Proyecto. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos documentación que respalda los gastos menores de caja chica. 34 respecto de la 4) SUPERVISORES DE OBRAS- PAGOS Observación: En un caso del Subproyecto Mar del Plata, la UEP aplicó un criterio distinto a lo estipulado en el respectivo contrato en la determinación del valor de los honorarios mensuales para supervisión de obra. Al respecto se informa que el honorario según contrato se fija en una suma global, mientras que las liquidaciones mensuales se efectuaron por obra supervisada. Comentario de la UEP: La modalidad de pago es la concertada con el área de contrataciones de la UCP y tiene en cuenta el inicio y el plazo de ejecución de cada obra. Para el futuro y teniendo en cuenta la recomendación se incorporará la planilla de pago como parte anexa al contrato de cada inspector. Recomendación: Cumplir con los requisitos establecidos en los contratos formalizados con los profesionales respecto a la forma de determinación de la cuota mensual, o en su defecto, adecuar los contratos a la forma utilizada por la UEP. 5) ENTREGA DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: 1. Subproyecto Berazategui: Se verificaron retrasos de entre 3 y 13 días en la entrega de algunos bienes adquiridos con fondos del Proyecto (Ordenes de compra N° 2 y 21), no teniéndose a la vista documentación que justifique dichos atrasos; tampoco se observó que el Proyecto, de corresponder, haya aplicado sanciones (multas) por dichos incumplimientos. 2. Subproyecto Quilmes: Con referencia a la compulsa de precios 411 B para la adquisición de una ambulancia, se verificó que la recepción del bien se realizó en el Ministerio de Salud de la Provincia con fecha 15/06/99. Al respecto, cabe señalar que si bien el destino del mismo era el CRR (Centro de Reforma Regional) Don Bosco, a la fecha de nuestra visita (16/11/999) el mismo se mantenía en el depósito 35 del citado Ministerio, no habiéndose obtenido evidencia del motivo de la demora en la transferencia del bien al lugar de destino final. Comentarios de la UEP: 1. La demora en la entrega de los bienes identificados en la orden de compra N° 21 no alcanza al plazo mayor de 7 días para la aplicación de las sanciones correspondientes. 2. La ambulancia con destino al CRR Don Bosco, de acuerdo a la programación de equipamiento, estaba previsto para el mes de agosto de 1999, pero por problemas administrativos del Municipio no se firmaba el comodato de uso ni se tomaba el correspondiente seguro, causas éstas que demoraron la entrega del vehículo, la que se realizó en el mes de diciembre de 1999. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a los plazos de entrega de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto (en caso de corresponder, aplicar las sanciones correspondientes) y agilizar los tramites de entrega a efectos de cumplir y optimizar los objetivos. 6) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Observaciones: Con referencia a la adquisición de carteleras para centros de desarrollo infantil del subproyecto Berazategui (orden de compra N° 2), se determinó lo siguiente: a) Si bien se han efectuado las invitaciones a cotizar por carta certificada, no quedó constancia en el expediente de la recepción por parte del proveedor. b) No obstante haberse verificado que el Proyecto cursó el mínimo de tres invitaciones a cotizar a diferentes proveedores, sólo se encontró en el expediente una oferta, la cual resultó adjudicada. Comentario de la UEP: Sin comentarios. 36 Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación de los procesos de adquisiciones. 7) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN Observaciones: 1- Subproyecto Pilar - Concurso de Precios N° 370B “Equipamiento Sistema de Información del Proyecto”: Se verificó una considerable demora (de aproximadamente seis meses) entre fecha de remisión a la UCP de los antecedentes del citado concurso para su aprobación (15/04/98) y la fecha en que la UCP dio su no objeción a los mismos. 2- Subproyecto Pilar - Concurso de Precios N° 451B “Adquisición de Equipamiento (Ecógrafo Portátil)”: a) Una de las ofertas presentadas no especifica el origen del bien, conforme se estipula en la cláusula 5 de las Condiciones del llamado a concurso. b) Las comunicaciones del resultado del concurso a los distintos oferentes eran copias sin firma de recepción. 3- Licitación Pública Nacional N° 65B (Realización de Obras de Infraestructura en Centros de Salud) - Subproyecto Esteban Echeverría: Se observó la repetición de algunos folios que integran el respectivo expediente (a partir del folio N° 2055 se retoma con el N° 2026). 4- Subproyecto Esteban Echeverría - Concurso de precios 383B (contratación de inspectores de obra): La comunicación por parte de la UEP a los oferentes no adjudicados es de fecha anterior (15/04/99) a la de “no objeción” a la contratación 37 otorgada por la UCP (19/04/99) y a la Disposición N° 6/99 del Director Nacional del Proyecto de adjudicación (21/04/99). 5- Subproyecto Esteban Echeverría - Concurso de precios 387B (contratación de inspectores de obra): No se encontraba en el expediente la respectiva comunicación al oferente adjudicado, ni la comunicación a los demás oferentes sobre el resultado del concurso; tampoco se encontraba la nota de Cancillería comunicando su “no objeción” a la contratación ni la Disposición del Director Nacional del Proyecto de adjudicación a la contratación. Comentarios de la UEP: 1- Esto no tiene un término definido y depende exclusivamente de los tiempos de la UCP. 2-a) Esto no fue requerido por no estar la oferta entre las preadjudicadas. 2-b) Las comunicaciones de adjudicación se realizaron por vía postal a través de Mesa de Entradas del Ministerio de Salud, quedando el comprobante de recepción en la misma dependencia. 3- Sin comentarios. 4- Fue un error de tipeo al confeccionar las notas de comunicación de adjudicación. 5- El concurso 387B es complementario del 383B por lo tanto las comunicaciones siguen al principal. Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener archivos completos de la documentación ordenada en forma cronológica y foliada tal como lo recomiendan las normas de control en la materia. 38 8) COMPROBANTES DE TERCEROS Observación: En dos casos del Subproyecto Pilar (certificados N° 1 de dos centros de salud), se observó que los comprobantes emitidos por la contratista en prueba de conformidad del pago, no cumplen con la normativa fiscal vigente sobre normas de facturación (Resolución N° 3419 DGI y sus modificaciones). Comentario de la UEP: Se tendrá en consideración. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a los aspectos formales a que debe ajustarse la documentación de terceros recibida por el Proyecto. 9) SUBCONTRATO PROYECTO OBRAS (Subproyecto Pilar) Observación: Con referencia a la contratación de servicios profesionales para la realización de Proyectos de Obra de Adecuación de Efectores (concursos de precios 382B y 457B) se verificó que los vencimientos de los informes que se debían presentar (según los plazos contractuales) operaron entre el 28/01/99 y 27/02/99 (según el lote); no obstante el cumplimiento de dicho trabajo, según información de la UEP se presentaron el 07/04/99 y el 14/04/99, respectivamente. Comentario de la UEP: Al respecto se informa que la fecha de entrega es la señalada en abril de 1999 y se facturó con fecha 15 de junio de 1999. Recomendación: Monitorear el cumplimiento de los trabajos que, según los términos de referencia, se estipulan en las contrataciones formuladas por el Proyecto. 39 10) SUBCONTRATOS- CAPACITACIÓNObservaciones: Del análisis realizado al Subproyecto Zona Oeste, respecto a las contrataciones de servicios técnicos de soporte para capacitación y fortalecimiento institucional formalizados con la fundación SUM (Servicio Universitario Mundial) surgió lo siguiente: a) No se tuvieron a la vista los Informes Técnicos Bimestrales que dan cuenta de las actividades implementadas, su verificación y evaluación, conforme lo estipulado en el Anexo I. 2 del Acuerdo suscripto. b) Los informes mensuales de ejecución financiera no tenían fecha de presentación, ni de recepción por la UEP (situación que impidió aseverar que se ha cumplido con los plazos estipulados en el acuerdo en tiempo y forma); tampoco se tuvo evidencia de su aprobación por parte de la UEP. c) A su vez, los informes mencionados precedentemente no especificaban los valores de ejecución comparados con los programados, con aclaración de dificultades físicas o financieras, tal como se estipula en el punto 2. b 1), in fine, del Anexo I del Acuerdo. Recomendación: Controlar que se cumpla con lo estipulado en los respectivos contratos suscriptos. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 40 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/99) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Reconciliaciones bancarias; - Inspecciones oculares; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Análisis de la metodología para la adquisición de equipos; - Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; 41 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 14,17 %; 14,57 % y 52,41 % de las erogaciones correspondientes al movimiento 1999 de las cuentas “Equipos”, “Infraestructura” y “Gastos en personal”, “Capacitación y Comunicación Social” y “Asistencia Técnica”, respectivamente, que integran el rubro Inversiones del Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 1999. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que tanto la Unidad de Coordinación del Proyecto como las Unidades Ejecutoras Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 8 de agosto de 2000. 42
