2001_190info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 962/OC-AR BID
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Programa de Modernización Portuaria”,
parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 962/OCAR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano
de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados del ejercicio y acumulado
al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses.
2. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados del ejercicio y acumulado
al 31/12/00, expresado en pesos.
3. Estado de Inversiones del ejercicio 2000 y al 31/12/00, por Categoría de Inversión
y Fuente de Financiamiento expresado en dólares estadounidenses.
4. Estado de Inversiones del ejercicio 2000 y al 31/12/00, por Categoría de Inversión
y Fuente de Financiamiento expresado en pesos.
5. Notas al Estado de Inversiones al 31/12/00.
1
6. Estado de Activos y Pasivos al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses y
en pesos, y notas explicativas N° 1 a 15 que forman parte del mismo.
7. Información Financiera Complementaria.
Los mencionados estados fueron elaborados por la Unidad Coordinadora del Programa
(UCP) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados a esta Auditoría con
fecha 01/03/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación
con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 9 y el 27/04/01, entre el
21/05/01 y el 24/05/01, entre el 18/06/01 y el 18/07/01, y el 25/07/01.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa
emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de
aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las
recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contables y demás
procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en
nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se
expone:
a) Con respecto al saldo al 31/12/00 de la cuenta “Provincia del Chubut Puerto
Madryn” del rubro Créditos del Estado mencionado en I- 6) precedente, cabe
señalar que entre las cifras informadas por la UEP (Unidad Ejecutora de Proyecto)
del Chubut a nuestra circularización por los fondos aportados, pagados y rendidos
2
al 31/12/00 y los registrados por la UCP, surgieron las siguientes diferencias
significativas pendientes de conciliación:
INVERSIONES
Fuente de pago
•
Registros UCP al
Registros UEP al
Diferencia
31/12/00 (USD)
31/12/00 (USD)
(USD)
Fondos BID
10.470.439,32
12.463.640,28
1.993.200,96
Fondos Pcia.
1.821.458,05
3.084.938,40
1.263.480,35
Total
12.291.897,37
15.548.578,68
3.256.681,31
Tal como se expone en notas 4 y 6 al Estado de Activos y Pasivos así como en
el punto 2 de la Información Financiera Complementaria, la UCP no registra las
inversiones rendidas por la Provincia hasta obtener la aprobación de las
justificaciones de las mismas por parte del BID. Como consecuencia de esto, la
UCP mantiene en el rubro créditos, cuenta “Adelantos a la Provincia del
Chubut” el importe de USD 1.994.869,05: correspondiente a documentación
recibida de la UEP del Chubut pendiente de justificación al BID por USD
1.886.906,19 y la diferencia de USD 107.962,86 se encuentra registrada como
saldo a rendir por la provincia.
•
A su vez, en base a la muestra analizada se pudo verificar que la UCP y la UEP
del Chubut no utilizaron criterios homogéneos de justificación, registración e
imputación de las inversiones a las distintas fuentes de financiamiento, en
cuanto al porcentaje financiable por una u otra (BID o aporte provincial).
Por lo expuesto precedentemente, existen partidas pendientes de conciliación al
cierre, las cuales no se encuentran adecuada y oportunamente reflejadas en los
registros de la UCP.
b) La carta de gerencia suscripta por el Coordinador General del Programa recibida el
17/07/01 en su apartado 3. entre otros manifiesta: “...excepto la deuda en concepto
de Aporte Local expuesta en los Estados Financieros como deuda de contrapartida
3
local originada en Impuesto al Valor Agregado adeudado a los proveedores y a la
Administración Federal de Ingresos Públicos, que podrían devengar reclamos por
intereses. A la fecha no se ha producido reclamo alguno...”.
c) No fue recibida la respuesta de los asesores legales del Chubut solicitada mediante
Nota N°: 109/01 GDI recibida por el Proyecto el 10/05/01. La UEP del Chubut el
18/07/01 nos informa que no cuenta en este momento con asesores legales pero se
encuentra en trámite su contratación.
d) En fecha 18/07/01 la UEP del Chubut nos informó que: “ Respecto de los reclamos
varios efectuados por José Cartellone C.C.S.A. tramitados por
Expediente Nº
004948/99-MH “Reclamo de Cartellone s/pago”, se ha expedido la Fiscalía de
Estado mediante Informe 032-FE-dgala con fecha 14/05/01 y Dictamen 068-FE con
fecha 06/06/01. En virtud de los mismos surgen las liquidaciones de retenciones de
Ingresos Brutos y de intereses por mora. …Se encuentra en proceso de elaboración
el instrumento pertinente que dará punto final, en instancia administrativa, a las
cuestiones planteadas por la contratista.”.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
1. Al 31/12/00 el saldo de las cuentas “Fondos a Reintegrar BID por Tesoro Nacional
IVA”, “Fondos a Reintegrar BID por Tesoro Nacional Dif. Cambio” y “Fondos a
Reintegrar BID por Tesoro Nacional Gs. Bancarios” ascendía a USD 10.511,87
correspondientes a gastos no elegibles para el Banco (IVA, diferencias de cambio y
gastos bancarios); no obstante ello, fueron pagados con fondos del BID hasta tanto
la UCP obtenga los fondos de contraparte local necesarios para regularizar la
situación. Es del caso mencionar, que con fecha 02/07/2001 el Tesoro Nacional
desembolsó el importe de USD 1.803,05 en concepto de reintegro de gastos,
comisiones e IVA bancario por el período 01/99 a 12/00.
4
2. Respecto a los estados financieros expuestos en I- precedente corresponden realizar
las siguientes aclaraciones:
• Los estados expuestos en I- 1. y 2. no identifican al Proyecto.
• Los estados de inversiones por el ejercicio 2000 expresados en pesos y en
dólares estadounidenses indican como período: “6 de febrero de 1998 al 31 de
diciembre de 2000”.
• La Nota 2 al estado de inversiones al 31/12/00 donde dice USD 2.820.055,37,
corresponde USD 2.820.055,33.
• La Nota 4.b. in fine al estado de inversiones al 31/12/00 donde dice USD
7.554.863,65 corresponde USD 7.554.863,55.
• En la nota 7 al Estado de Activos y Pasivos del Proyecto el importe de USD
524.439,63 incluye el importe de USD 75.292,48 correspondiente al préstamo
762/OC-AR.
3. Cabe aclarar que el importe de USD 4.868.087,30 expuesto como efectivo recibidoaporte BID durante el ejercicio 2000, del estado expuesto en I-1., el cual es
coincidente con lo desembolsado por el Banco, incluye USD 32.624,26 en negativo
(cuenta “Fondo Rotatorio”), que surgen del procedimiento utilizado por la UCP
para realizar el control entre los importes desembolsados por el BID y las
justificaciones presentadas al mismo por la UCP:
•
Cuenta “Préstamo BID”: por las cifras recibidas y justificadas al Banco.
•
Cuenta “Fondo Rotatorio”: por los desembolsos recibidos pendientes de rendir
al BID.
Ejercicio 2000
FIV
USD
296.000.-
Desembolsado en Cuenta Corriente
USD 4.572.087,30
Total
USD 4.868.087,30
Según estado I-1. (Préstamo BID más FIV)
USD 4.900.711,56
5
La diferencia de USD 32.624,26, regulariza la cifra justificada por solicitud N° 11
del 29/09/00 por USD 1.032.624,26 y lo requerido por la UCP por solicitud N° 12
del 20/11/00 por USD 1.000.000.-.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en el
apartado III- 1) precedente y sujeto a lo señalado en II a), b), c) y d), los estados
financieros identificados en I- exponen razonablemente la situación financiera del
“Programa de Modernización Portuaria” al 31 de diciembre de 2000, así como las
transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad
con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 962/OC-AR BID del 04/08/97.
BUENOS AIRES, 25 de julio 2001.
6
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 962/OC-AR BID
“PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA”
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Al Señor Subsecretario de Financiamiento
del Ministerio de Economía.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre
los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000,
correspondientes al “Programa de Modernización Portuaria”, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 962/OCAR, suscripto el 4 de agosto de 1997 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano
de Desarrollo (BID).
La ejecución del proyecto es llevada a cabo por la Ex Subsecretaría de Transporte por
Agua y Puertos (actual Subsecretaría de Transporte Ferroviario, Fluvial y Marítimo de la
Secretaría de Transporte del Ministerio de Infraestructura y Vivienda – Decreto 753/2001
publicado en el Boletín Oficial del 11/06/2001) a través de la Unidad Coordinadora del
Programa (UCP) creada al efecto.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa y Anexo A. (USD 208.000.000.-).
Al 31 de diciembre de 2000 no existieron modificaciones a la matriz de
financiamiento original, conforme lo informado por la UCP, y lo expuesto en el LMS1
(Executive Financial Summary) emitido a esa fecha por el BID. Reiteramos lo
expuesto en el informe correspondiente al ejercicio anterior en cuanto a que en la
7
categoría de gastos en la cual fueron imputados algunos de los pagos incluidos en la
muestra se ha podido observar que la matriz de financiamiento del proyecto no
contempla tanto en las columnas de Aporte Local – Gobierno Provincial- y -Gobierno
Central- la incidencia del 100% del Impuesto al Valor Agregado. Conforme lo
informado por la UCP respecto a este tema se transcribe lo expuesto en el ayuda
memoria de la misión de supervisión del Banco realizada entre el 22 y el 28 de abril de
1999 en el apartado Impuestos, se expone entre otros: “...que se han desarrollado
distintas alternativas de soluciones parciales para que la totalidad de los impuestos
sean financiados con aporte local, tales como:
1. Las provincias del Chubut y Buenos Aires han aceptado incorporar los impuestos a
la contrapartida provincial, tanto para las obras como para supervisiones
respectivas...
2. La compra de barcos contra incendios y equipos contra derrames, se acogerá a las
nuevas normas impositivas nacionales, las que eximen del pago del IVA a esas
adquisiciones”.
Nos remitimos a la Nota 1 “Cuentas a Pagar” de la Información Financiera
Complementaria adjunta a los estados financieros.
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 104.000.000.-.
Al 31/12/00 el total desembolsado por el BID de la cuenta del préstamo ascendió a
USD 20.228.133,58, incluyendo el reembolso del PPF Nº895/OC-AR por USD
449.059,58, la parte asignada del préstamo 762/OC-AR por USD 75.292.48, y los
recursos para inspección y vigilancia generales (FIV) por USD 744.000. Por otra parte
al 31 de diciembre de 2000, de los USD 18.959.781,52 desembolsados por el BID en
la cuenta corriente del proyecto, se encontraban justificados al Banco USD
13.802.078,36, conforme lo informado en el LMS1 al 31/12/00.
8
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales.
Al 31/12/00 el total aportado en concepto de contrapartida local ascendió a USD
75.771.864,08 conforme lo informado por la UCP en sus registros. Al respecto cabe
aclarar lo siguiente:
ƒ
Este importe no incluye USD 382.471,84 en concepto de deudas fiscales
provenientes de las retenciones del IVA realizadas por la UCP las cuales al
31/12/00 se encontraban pendientes de ingreso a la AFIP-DGI hasta que el Tesoro
Nacional disponga de los fondos, conforme lo informado por nota 13 al Estado de
Activos y Pasivos. Es del caso destacar que, al 31/12/00, ingresaron a la cuenta
bancaria del proyecto USD 295.063,62 depositados por la Tesorería Nacional para
cancelar una parte de las mencionadas obligaciones y que al 31/12/00 aún se
encontraban pendientes de aplicación.
ƒ
No incluye el importe de USD 10.511,87 conforme a lo expuesto en nota 6 al
Estado de Activos y Pasivos al 31/12/00, correspondientes a la utilización
temporal de fondos provenientes del BID para la cancelación de impuestos y
gastos no elegibles para el Banco. Es necesario mencionar que mediante nota
CAR 1633/2001 del 08/05/01 el Banco expone entre otros que: “…manifestamos
nuestra seria preocupación al haberse identificado que de manera regular, se
utilizan recursos del Préstamo, desembolsados a través del Fondo Rotatorio, para
financiar gastos que no son elegibles, tales como impuestos (IVA). El
procedimiento reportado indica que luego de efectuar esos pagos no elegibles, el
Ejecutor solicita el reembolso de esos pagos a otras fuentes de financiamiento,
como ser las de Aporte Local. …Como se conoce, la situación detectada no
concuerda con las Normas y Políticas del BID y por otra parte es inaceptable para
fines de auditoría.”.
ƒ
Durante el ejercicio se contabilizaron USD 1.961.460.- en concepto de “Aporte
Provincia de Buenos Aires”. Tal como se expone en nota 9 al Estado de Activos y
Pasivos, el aporte provincia de Buenos Aires de USD 1.961.460.- y las respectivas
inversiones fueron aprobadas por el BID mediante nota CAR-674/2000 del
9
Especialista Sectorial del BID del 20/03/00. A través de la misma se otorga la
elegibilidad de gastos en concepto de aporte por inversiones por salvamento de
barcos abandonados en la provincia de Buenos Aires, con cargo al aporte local
provincial del Programa, según el siguiente detalle:
• USD 1.400.000.- Puerto de Mar del Plata.
• USD
561.460.- Puerto de Quequén.
d) Cláusula 2.01: Amortización.
La primera cuota de amortización es exigible a partir del 04/02/2004, conforme lo
informado por el BID en su LMS1 al 31/12/00.
e) Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida.
f)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. El importe pagado acumulado ascendió a USD 744.000.-. Al 31/12/00 la
suma dispensada por el Banco ascendía a USD 148.000.
g) Cláusula 2.04: Comisión de Crédito.
Cumplida. Nos remitimos a lo expuesto en el Memorando a la Dirección del Proyecto.
h) Cláusula 3.01 (a) y (c): Moneda de los desembolsos y uso de los fondos y Origen
de los bienes.
(a) Al 31/12/00 el saldo unificado de las cuentas de fondos a reintegrar del BID en
concepto de gastos que debían ser financiados con aporte local, conforme lo
expuesto en nota 6 al Estado de Activos y Pasivos al 31/12/00, ascendía a USD
10.511,87. Nos remitimos a lo expuesto en el párrafo III-1 de Aclaraciones
Previas del presente informe.
(c) Sobre la base de un análisis por muestreo, se ha podido verificar su cumplimiento.
10
i)
Cláusula 3.02 (b) y (c): Condiciones especiales previas a los desembolsos.
(b) Convenios con provincias: Según los registros de la UCP al 31/12/00, era
Chubut la única provincia que había recibido fondos del financiamiento, cuyo
convenio subsidiario fue suscripto el 11/03/98 y aprobado por Nota CAR-1970/98
del 08/05/98. Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
por las observaciones puntuales a la Unidad Ejecutora del Chubut.
(c) Convenio con la Subsecretaría de Transporte Metropolitano y de Larga
Distancia y del respectivo Ferrocarril o Intendente: Al 31/12/00 no existe
documentación suscripta, conforme lo informado por la UCP.
j)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
(a) Gastos retroactivos: No se verificaron reembolsos de este tipo de gastos al
31/12/00, conforme lo informado por la UCP.
k) Cláusula 3.04 : Plazo para la iniciación material de las obras y de desembolsos.
Mediante nota CAR-2277/00 del 14 de junio de 2000 el Banco otorgó una prórroga
hasta el 3 de febrero de 2002 para los plazos de inicio material de obras y hasta el 4 de
agosto de 2003 para los desembolsos. Conforme a lo informado por la UCP, las obras
iniciadas al 31/12/00 son:
FECHA
NOMBRE DE LA OBRA
PROVINCIA
20/04/98
“Ampliación Muelle Almirante Storni –Puerto
Chubut
Madryn”
15/06/00
“Remodelación del Puerto Rawson-Fase 1”
11/12/00
“Rehabilitación de Muelles en el Puerto de
Chubut
Entre Ríos
Concepción del Uruguay”
l)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Del análisis por muestreo sobre las adquisiciones de obras y servicios realizadas por la
UCP se ha podido verificar un razonable cumplimiento. No obstante ello, las
11
observaciones particulares se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
m) Cláusula 4.02 (a) y (b): Seguridad y protección ambiental- Requisitos a presentar
al BID dentro del año siguiente a la fecha del Contrato de Préstamo.
(a)
(i) Evidencia de la expedición del nuevo marco normativo de seguridad
portuaria y de la navegación marítima, fluvial y lacustre: Cumplida.
Mediante nota CAR-3842/2000 del 29 de septiembre de 2000, el Banco da
por cumplida la cláusula de la referencia.
(ii) Los planes y diseños finales de las instalaciones para el manejo de cargas
tóxicas o peligrosas de cada una de las terminales de contenedores
operadas por firmas privadas del Puerto Nuevo de Buenos Aires:
Cumplida. Aprobado por el BID conforme nota CAR-0586/99 del 03/02/99.
(b)
(i) Los resultados de los estudios previstos en el componente ambiental del
Programa y copia de los convenios firmados con las provincias para su
efectiva implementación: Al respecto, se tuvo a la vista Nota CAR 4163/99
del 25/08/99 por la cual el Banco solicita conocer la aprobación al Informe
Final del “Inventario de Necesidades Ambientales” para considerar
formalmente que existen resultados aprobados de esos estudios, y en lo que
respecta a la suscripción de convenios con las Provincias para la efectiva
implementación de los resultados de los estudios, el Banco acuerde con cada
provincia dicha implementación. Con fecha 22/11/99 mediante Nota CAR5778/99 el Banco otorga la no objeción para que se proceda a liquidar el
monto correspondiente al 10 % del total del contrato de la firma consultora,
en virtud de haber recibido éste la opinión favorable de la UCP al informe,
mencionado precedentemente. Mediante nota CAR-817/2001 del 06/03/01 el
12
BID reclama que se adopten las acciones correspondientes para cumplir con
la condición contractual. Mediante nota CAR-2105/2001 del 08/06/01 el
Banco informa no tener observaciones, al modelo de Convenio entre la
Nación y las Provincias que se beneficiarían con plantas de recepción de
efluentes líquidos de buques en sus puertos, cuya construcción y puesta en
operación sería financiada con recursos del Programa, -excepto que se
deberían incluir aspectos relacionados con el compromiso de cada una de las
partes para cumplir con los plazos vigentes de compromiso de recursos y su
utilización-.
(ii) Evidencia de que las instalaciones para el manejo de cargas peligrosas y
los planes de gestión ambiental fueron implementados en las terminales
de contenedores operados por firmas privadas del Puerto Nuevo de
Buenos Aires: Si bien por Nota CAR 5062/99 del 15/10/99 el Banco registró
como cumplida la cláusula, también consideró conveniente que durante los
próximos años de ejecución del Programa el Banco realice otras visitas de
inspección similares a la realizada, para verificar el desarrollo y evolución de
los sistemas de control de emergencias y la contínua vigencia de este
cumplimiento contractual.
n) Cláusula 4.03 (b) (i): Plan de mantenimiento de cada puerto.
Mediante nota CAR-2358/2001 del 28/06/01 el Banco da por cumplida la condición
contractual para las gestiones 1999 y 2000. Sin embargo, solicita que para el próximo
informe anual (gestión 2001) con vencimiento el 30/06/02, se incluya toda la
información descripta en el Capítulo VI del Anexo A del contrato de préstamo
(referente al Plan anual de mantenimiento de obras civiles y de su gestión ambiental).
ñ) Cláusula 4.04: Reconocimiento de gastos con cargo a la contrapartida local.
Se remite a lo expuesto en la cláusula 1.03 in fine del presente informe.
13
o) Cláusula 4.05: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento. Para las
observaciones particulares nos remitimos al Memorando a la Dirección adjunto al
presente informe.
p) Cláusula 4.06 : Ejecución y seguimiento del Proyecto.
La UCP nos proporcionó la siguiente información:
(a)
(i) Reuniones semestrales para revisar los avances del programa, acordar
ajustes y alcanzar las metas convenidas:
Mediante nota CAR-4912/2000 del 6/12/00 el Banco da por cumplida la
cláusula para el segundo semestre 2000.
(ii)Presentación de los informes de ejecución del proyecto, conforme lo
dispone el artículo 7.03 (a) (i) de las Normas Generales:
Por nota CAR-4912/2000 del 6/12/00 el Banco registró como cumplidos el
artículo 7.03 (a) (i) y la cláusula 4.06 (a) (ii) correspondientes al primer
semestre de 2000, y por nota CAR-254/2001 del 22/01/01 da por cumplido el
artículo 7.03 (a) (i) para el segundo semestre de 2000.
(b) Por nota CAR-254/2001 del 22/01/01 da por cumplida la presente cláusula para el
segundo semestre de 2000.
q) Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Coordinadora del Programa mantiene
un sistema de administración y liquidación manual auxiliado por procesadores de texto
y planillas de cálculo, y un sistema contable de partida doble que no se encuentra
debidamente integrado. En lo que respecta a las observaciones particulares del
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relevamiento del control interno se remite a nuestro Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
r) Artículo 6.04 (b). Recursos Adicionales
Mediante nota CAR-1615/2001 del 07/05/01 el Banco registró como cumplida la
presente cláusula contractual, para los recursos comprometidos para el 2001.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN PORTUARIA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 962/OC-AR BID
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00)
Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/00,
correspondientes al “Programa de Modernización Portuaria”, han surgido observaciones
sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de
control interno que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos sobre la base de
muestras selectivas, de acuerdo a las observaciones detectadas al momento de nuestro
trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL
31/12/00.
1) SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Observación: Con respecto a los aspectos contables, la Unidad Coordinadora del
Programa (UCP) mantiene un sistema contable de partida doble que no se encuentra
debidamente integrado. Asimismo, se observó que no se emiten órdenes de pago para
la liberación y realización de los pagos.
Comentario de UCP: Las órdenes de pago han sido reemplazadas por memos de
autorización, cuya numeración es correlativa. Asimismo, mediante nota agregada se
16
deja constancia de la imputación presupuestaria y numero de asiento, en tanto como
constancia de pago se solicitan recibos o se emiten los propios de esta Unidad para el
caso de no poseerlos el proveedor. El mecanismo precitado se entiende suple en
todos los aspectos de control el de “órdenes de pago”.
Recomendación: Implementar un sistema contable orgánico e integrado del cual se
pueda obtener información confiable, oportuna y consistente, que permita validar la
integridad de los registros contables del Programa. Incorporar el número de memo de
autorización en el libro bancos auxiliar y/o en el mayor contable a los fines de poder
asociar los cheques emitidos con cada autorización liberada.
2) LIBRO BANCOS Y REGISTROS
Observaciones: Si bien la UCP implementó un libro bancos auxiliar a los registros,
el mismo no cumple las funciones de un subdiario, ya que no se realiza el pase de un
asiento resumen mensual al libro diario. Es necesario destacar que en algunos de los
casos analizados los datos incluidos en el libro no son registrados en la contabilidad
de la misma manera y/o en las fechas expuestas en el mismo.
a) La UCP registra en la cuenta contable del Banco de la Nación Argentina (BNA)
directamente por el importe de la transferencia deduciendo las diferencias de
cambio, gastos bancarios e IVA globalmente. Se destaca que en el libro bancos
auxiliar se contabiliza correctamente, no compensando dichos conceptos.
b) En la cuenta bancaria del proyecto ingresaron USD 4.000.- durante 1999, que
contablemente permanecen
expuestos en los estados financieros al 31/12/00
como “Deudas por ingresos del Tesoro Nacional” y que corresponden a fondos de
terceros en poder del Proyecto.
Comentarios de la UCP: Con respecto a las diferencias de fecha de los
movimientos ente el Libro Bancos de la UCP y las cuentas contables del Libro
Mayor fueron subsanadas a partir del mes de setiembre de 2000. Esto obedecía a que
17
en la contabilidad se utilizaban las fechas de los movimientos de los resúmenes
bancarios y no el libro bancos auxiliar.
a) Se tendrá en cuenta la observación. La contabilización del crédito en la cuenta del
Banco Nación se realiza por el importe neto acreditado que figura en el resumen
de cuenta por las siguientes razones:
* Coincidencia y control con el Banco.
* El Banco Nación no tiene regularidad en el envío de los comprobantes que
permiten la apertura entre diferencia de cambio, gastos bancarios, e IVA por
lo que a efectos de no demorar la contabilización, ante la falta de
comprobantes, se imputa toda la diferencia entre el importe del desembolso
del BID y el neto acreditado por el Banco, a la cuenta diferencia de cambio.
b) Constituyen fondos por venta de pliegos de una licitación cuya realización ha sido
anulada. Durante el ejercicio 2001 se han realizado las notificaciones a los
acreedores a fin de proceder a la devolución de dichos importes.
Recomendación: Registrar y documentar en forma oportuna y uniforme las
actuaciones llevadas a cabo por el proyecto.
2) SERVICIOS DE CONSULTORÍA
Observaciones:
a) En gran parte de los casos, las tareas de consultoría comenzaron a ejecutarse sin
que los consultores hayan firmado los respectivos contratos.
b) En algunos casos los currículos (CV) de los postulantes y de los consultores
contratados:
- no especifican a que terna pertenecen, ni poseen sello de recepción de la UCP.
- en su mayoría no se encuentran suscriptos por el emisor, ni poseen fecha de
emisión.
18
c) Las constancias de la clave única de identificación tributaria (CUIT) que se
tuvieron a la vista no se encuentran suscriptas en original por los consultores.
d) Las declaraciones juradas de incompatibilidad fueron suscriptas por los
consultores analizados con posterioridad a la fecha de inicio de las tareas.
e) El cuadro de evaluación de ternas que realiza la UCP, no posee fecha de emisión,
ni firma del responsable de la selección.
Comentarios de la UCP:
a) Cabe el mismo comentario que el efectuado para ejercicios anteriores. Las
instancias administrativas de nuevos contratos son las siguientes:
1.- No objeción del BID para la contratación.
2.- Armado de la tramitación administrativa para la intervención de jurídicos del
proyecto de acto administrativo que autoriza la contratación. Previo a ello
deben aprobarse la decisión administrativa que asigne los créditos
presupuestarios, y la resolución del Secretario de Hacienda que apruebe la
planta de personal, a partir de la decisión administrativa.
3.- Dictamen legal del área jurídica que corresponda.
4.- Firma del acto administrativo que autoriza la contratación.
5.- Firma de los contratos.
Atento que las normas necesarias para avanzar en las tareas identificadas en el
apartado 2- se sancionan los primeros días del mes de enero de cada año, los
contratos no pueden celebrarse con anticipación. Asimismo, la constitución y
dotación de la Unidad Coordinadora del Programa, es requisito de elegibilidad del
préstamo, razón por la cual no pueden contratarse los profesionales con
posterioridad.
b) y e) Son procesos realizados en fechas anteriores. Cabe el mismo comentario que
el efectuado para ejercicios pasados. El Coordinador General fue el evaluador del
Coordinador Ejecutivo y este último de los restantes profesionales.
19
c) Se han hecho firmar los CUIT de los profesionales actualmente contratados. Los
originales, se encuentran a vuestra disposición.
d) Se ha tomado nota de esta observación habiéndose reparado con la firma
retroactiva desde la vigencia del contrato.
Recomendación: El consultor no debe iniciar actividades en el proyecto con
anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas, agilizando las tratativas previas a la contratación. Documentar
adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando evidencia en los
archivos de los controles realizados.
3) ESTUDIOS – FIRMAS CONSULTORAS
Observación: Tal como fuera informado en el ejercicio anterior, el Director del
Proyecto designado por la UTE (Unión Transitoria de Empresas), contratada para la
realización del estudio de comercialización y demanda del transporte, aprobó con
fecha 11/01/00 en carácter de Subsecretario de Transporte por Agua y Puertos el
pago correspondiente al informe final –que cuenta con no objeción del Banco
mediante nota CAR-986/00 del 13/03/00-, así como los pagos restantes
correspondientes al saldo contractual a favor de la firma consultora. (devolución de
la garantía del contrato e impuestos adeudados).
Comentario de la UCP: El Director de Proyecto se desvinculó de la firma con fecha
09/12/99, conforme la modificación del estatuto. La designación como Subsecretario
fue efectuada posteriormente, mediante Decreto Nro. 27 de fecha 13/12/99,
publicado en el Boletín Oficial con fecha 15/12/99.
Recomendación: Establecer los mecanismos o procedimientos alternativos de
autorizaciones ante la existencia de posible conflictos de intereses.
20
4) CAPACITACION
Observaciones:
a) Los recibos utilizados por la firma consultora no cumplen en su totalidad con las
normas de facturación vigentes a la fecha de emisión de los mismos.
b) No se regularizó al 31/12/00 lo observado en el ejercicio anterior con respecto a
un pago realizado a la firma consultora a los fines de registrar la incidencia del
IVA sobre el total facturado y por el cual la UCP aplicó la alícuota del 21% sobre
este importe cuando correspondía la del 17,36%. Como consecuencia surge que el
importe financiable con fondos del financiamiento es de USD 17.520,66, mientras
que la UCP registró USD 16.748.-.
Comentarios de la UCP:
a) La UCP ha marcado en los pliegos respectivos la obligatoriedad de cumplimientos
de normas legales impositivas. Ahora bien, esta UCP estima que no puede
demorar los pagos porque el proveedor no se haya ajustado a imprimir sus recibos
con la letra correspondiente.
b) Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: Verificar el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.
5) ANEXO
“A”
DEL
CONVENIO
DE
PRESTAMO
(COSTO
Y
FINANCIAMIENTO)
Observación: De las inversiones incluidas en la muestra surge que no está
contemplada la contrapartida local para la categoría de inversión 4
(Estudios,
Asesoría Especializada y Capacitación) a los fines de poder incorporar el 100% del
IVA afrontado con fondos de aporte local. Nos remitimos también a lo observado en
el apartado 7) b) del presente.
21
Comentario de la UCP: Al 31/12/00 no existieron modificaciones a la matriz de
financiamiento original del contrato de préstamo. En ese sentido en el ayuda
memoria de la misión de supervisión del Banco realizada entre el 22 y el 28 de abril
de 1999 en el apartado impuestos se dejó constancia de lo siguiente:
“Con referencia a las cuestiones planteadas...., la UCP manifestó que se han
desarrollado distintas alternativas de soluciones parciales para que la totalidad de
los impuestos sean financiados con aporte local, tales como:
1. Las provincias del Chubut y Buenos Aires han aceptado incorporar los
impuestos a la contrapartida provincial, tanto para las obras como para
supervisiones respectivas...
3. Financiamiento de la UCP con fondos BID a partir de 1999.
4. La compra de barcos contra incendios y equipos contra derrames, se acogería a
las nuevas normas impositivas nacionales, las que eximen del pago del IVA a
esas adquisiciones.
Con estas soluciones el ejecutor formulará un nuevo cuadro de costos, por fuente de
financiamiento, para analizar la nueva situación, de manera conjunta con el Banco.”
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias ante el BID para incorporar la
contraparte local y provincial.
6) RENDICIONES DE GASTOS DE LA PROVINCIA.
Observaciones:
a) Es del caso destacar que la UCP espera la aprobación del BID de las mismas, para
que los gastos incluidos sean incorporados contablemente en las categorías de
inversión del proyecto.
b) A su vez, la UCP no procedió a la apertura de cuentas contables (pagos rendidos
fuente BID y fuente provincial) a fin de ir registrando en forma transitoria las
rendiciones presentadas por la UEP del Chubut hasta ser imputadas a la
correspondiente categoría de inversión. Esta observación surge en virtud de que
22
en los registros de la UCP, no quedan reflejadas oportunamente todas las cifras
pendientes de conciliación por los aportes efectivamente realizados por la
provincia, teniendo en cuenta que la UCP y la UEP del Chubut no mantienen los
mismos criterios de registración. En particular nos remitimos a las
consideraciones pertinentes expuestas en el apartado 8) siguiente, en virtud de que
la UCP utiliza otra metodología de registro respecto a los importes financiables
con cada fuente.
Comentario de la UCP: La UCP ha adoptado ese mecanismo de registración para
no rechazar la documentación presentada por la provincia en forma incompleta o
hasta recibir la documentación faltante (este mecanismo tiende a agilizar los
procedimientos). A partir de allí, el escaso tiempo que demanda desde que se
presenta la justificación al Banco y su aprobación, no meritúa su contabilización en
cuentas intermedias. Para el registro de dichas operaciones se utilizan registros
contables auxiliares. Asimismo el 31/12 de cada ejercicio se registran en el diario las
inversiones rendidas por los subprestatarios y se comunican los montos justificados
por fondos BID y contrapartida provincial para que el subprestatario adecue sus
registraciones
Recomendación: Para ser presentada la justificación al Banco los pagos deberían
encontrarse registrados en su totalidad en la categoría de gastos correspondiente, una
vez que la rendición cuenta con la aprobación de la UCP.
7) UNIDAD
EJECUTORA
DE
PROYECTO
(UEP)
-PROVINCIA
DEL
CHUBUT).
Observaciones: Del análisis realizado surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
23
a) Se observó que no se procedió a rectificar el Anexo I adjunto al convenio
subsidiario de la provincia del Chubut, en lo referente al aporte del gobierno
provincial ya que, como se dijo en el informe 1999, las cifras expuestas
parcialmente no totalizan el importe de USD 3.473.910.- previsto en la cláusula
tercera del mismo:
CATEGORIA DE INVERSION
GOBIERNO PROVINCIAL
IMPORTES OMITIDOS
2.1.3 Puerto Madryn
0.-
(2.172.000.-)
1.2. Supervisión Obras
0.-
0.-
5.1. Imprevistos
90.830.-
0.-
5.2. Escalamiento de Precios
243.700.-
0.-
2.506.530.-
(2.172.000.-) (a)
2.3.1. Puerto Rawson
0.-
(840.000.-)
1.2. Supervisión Obras
0.-
0.-
5.1. Imprevistos
35.130.-
0.-
5.2. Escalamiento de Precios
92.250.-
0.-
Subtotal Rawson
967.380.-
(840.000.-) (a)
Subtotal Madryn
Las diferencias señalizadas como
(a)
corresponden a las cifras previstas en la
matriz de financiamiento del convenio de préstamo como aporte provincial, las
cuales no fueron transcriptas.
b) En base a la matriz de financiamiento (Anexo A) expuesta en el convenio de
préstamo, se confeccionó el Anexo I del convenio subsidiario por el cual no se
prevé aporte provincial y/o nacional para la categoría 1.2. Supervisión de Obras,
mientras que para las categorías 2.1.3 y 2.3.1 el aporte provincial previsto
corresponde al 12% del total a ejecutar. En las tres categorías expuestas
correspondería la facturación por parte de los proveedores del impuesto al valor
agregado – concepto no financiable con fondos del BID- el cual ascendería al
17,36% sobre el monto previsto ejecutar (alícuota estimada del 21%). Es decir
que el % financiable con fondos del BID sería menor al vigente. De no realizar las
gestiones necesarias para incorporar dicha incidencia y
rectificar la matriz
original y la correspondiente al convenio subsidiario existen aportes afrontados
24
por la provincia que no se podrían incluir en la contabilidad del proyecto al no
formar parte del pari-passu.
c) Se observó que la UEP del Chubut si bien lleva registros, no emite un balance de
presentación y/o un estado de origen y aplicación de fondos al cierre de cada
ejercicio, según lo detallado en los documentos del proyecto para los
subprestatarios que dicen:
• Efectuar los registros contables de los gastos del programa conforme a la
legislación local y las normas del Banco.
• El subejecutor deberá llevar registros contables y rendir cuenta documentada
de los fondos recibidos y suministrar al Ejecutor toda la información que le sea
requerida, ajustada en un todo a las normas y modelos establecidos por éste.
• Llevar registros adecuados en que se consigne, de conformidad con el plan,
catálogo o código de cuentas del programa aprobado por el BID, las
inversiones de los fondos del convenio como los demás recursos que deban
aportarse para su total ejecución, y los gastos de administración, operación, y
mantenimiento de los mismos.
• Cada subprestatario estará obligado a identificar en registros contables
separados todos los gastos realizados con fondos del programa.
• Cada subprestatario deberá enviar a la UCP, semestralmente, los estados
contables de acuerdo a los modelos acordados con la misma.
Comentarios de la UEP del Chubut:
a) Sobre el particular se informa que el aporte del gobierno provincial superará
dicha cifra, por cuanto al finalizar la obra y la supervisión de la misma el aporte
provincial ascenderá a USD 3.925.834,77.
b) Con respecto a la Matriz de Financiamiento, si bien el Convenio establecía un
aporte del 12% de la Contraparte Provincial, posteriormente ascendió al 23%,
porcentaje que incluyó la totalidad de los impuestos, dado que los mismos no
son financiados por el BID. En virtud de ello, los requerimientos de fondos se
25
hicieron siempre en base a dicho porcentaje, como asimismo la rendición de
gastos. Se ha solicitado oportunamente a la UCP la aprobación y/o el dictado de
un Acto Administrativo que regularice dicha situación.
c) Este servicio administrativo no tiene implementado un sistema de contabilidad
específico para el presente programa. Se llevan registros bancarios y
documentación de rendiciones de fondos acorde a lo prescripto por la Unidad
Central, y las registraciones se efectúan en el Sistema Integrado Provincial de
Administración
Financiera
(SIPAF),
correspondiente
a
la
ejecución
presupuestaria para la Administración Central Provincial. Los registros que
avalen y permiten verificar los desembolsos efectuados por la Provincia son los
correspondientes al SIPAF, identificado en el presupuesto de este Servicio
Administrativo
Financiero
(SAF33)
como
Programa
30-Modernización
Portuaria.
Comentarios de la UCP:
a) El detalle del Anexo I del Convenio Subsidiario contiene los importes que se
consideraron necesarios detallar a los fines del mismo. Más aún con
posterioridad se convino con la provincia que se hiciera cargo de los impuestos
provinciales y nacionales no financiados por el Banco. Estos no fueron
contemplados ni en el convenio ni en la matriz del préstamo.
b) La temática fue planteada al Banco conviniéndose su modificación en el futuro.
Se destaca que no se comparte el criterio expuesto, atento a que el BID
reconoció los importes aportados por la provincia incorporados a cada
justificación.
c) La UEP del Chubut lleva la contabilidad conforme a la normativa provincial. La
UCP por su parte sólo le ha requerido la presentación de la documentación con
una planilla resumen integrada por factura, recibo, retenciones con constancia de
pago al tesoro provincial, resolución de la UEP que aprueba el certificado de
obra, liquidación, extractos bancarios y detalle de movimientos bancarios.
26
Además se incorporaron dos procedimientos: remisión de montos justificados
por fondos BID y contrapartida provincial por certificado y por contrato una vez
aprobado por la UCP, y la registración el 31/12 de cada ejercicio de las
inversiones provinciales.
Recomendación: Nos remitimos a la recomendación del punto 5) precedente, como
así también, se deben profundizar los controles administrativos y dar cumplimiento a
los señalamientos del Documento de Proyecto en cuanto a los registros que debe
mantener la Provincia.
8) OBRA: “AMPLIACION DEL MUELLE ALMIRANTE STORNI - PUERTO
MADRYN”.
A- Certificados de obra
a) Entre las cifras contabilizadas por la UEP del Chubut y las que procedió a
registrar la UCP, surgieron diferencias con respecto a las fuentes de
financiamiento realmente aplicadas, las cuales no quedaron reflejadas en los
registros a efectos de un mejor control; tampoco fueron regularizadas al 31/12/00:
Al 31/12/99:
Registros UEP
Registros UCP
del Chubut
USD
Diferencia en USD
USD
Fuente BID
3.463.268,06
3.684.138,31
220.870,25
Fuente Provincia
1.081.880,74
861.010,71
(220.870,03)
USD
4.545.148,80
4.545.149,02
0,22
Registros UEP
Registros UCP
Diferencia en USD
del Chubut
USD
Ejercicio 2000
USD
Fuente BID
Fuente Provincia
USD
5.993.420,73
6.140.515,93
982.687,22
835.592,02
6.976.107,95
6.976.107,95
27
147.095,20
(147.095,20)
0.-
La cifra observada surge en parte por lo expuesto en el apartado 7) b) de este
informe, ya que si bien la provincia respetó el porcentaje establecido
contractualmente (88%y 12%) para el pago de los certificados Nros. 1 a 6, para
los demás pagos cambió a: 26,70% y 73,30% para el pago del certificado Nro. 7 y
luego a 77% y 23% para los certificados Nros. 8 a 20; la UCP para su registración
consideró la incidencia del 100% del IVA, de la retención del impuesto sobre los
ingresos brutos (ISIB), y en algunos casos los gastos de transferencia bancarias
por los pagos cedidos por el contratista al Banco Citibank.
b) La contratista emitió recibos del tipo B, no cumpliendo con las normas de
facturación vigentes respecto a que los mismos deben ser del tipo “X”.
c) Se observó que en los pagos parciales realizados en el período comprendido entre
el 03/09/99 y el 07/11/99 por los certificados Nros. 12, 13 y 14 no se practicó la
retención de ganancias. No se tuvo a la vista constancia de no retención del
impuesto por el período mencionado.
d) Se observó que las retenciones correspondientes al ISIB de los certificados Nros.
13 a 20 no fueron realizadas en el momento de realizar el pago con fondos del
BID. Del seguimiento de pagos posteriores se pudo observar que la misma fue
subsanada practicándola al momento del pago con aporte local (éstos se realizan
posteriormente a los de fuente BID). En el caso del certificado 20 se ha podido
observar que la base utilizada por la UEP del Chubut para proceder al cálculo de
la misma fue sobre USD 331.430,97, y no USD 565.351,03 (USD Subtotal sin
IVA por 90%).
Comentario de la UCP:
a) Las diferencias que se producen entre los registros de la UCP y de la provincia se
originan en:
•
La provincia al liquidar los certificados excluye del financiamiento BID los
importes correspondientes a IVA, Retención de Ingresos Brutos y del SUSS.
28
•
La UCP al justificar los certificados excluye del financiamiento BID los
importes correspondientes a IVA y Retención de Ingresos Brutos, únicamente;
remitiendo copia de los montos justificados por fuente de financiamiento a la
provincia, para que adecue sus registraciones. Por tal motivo se entiende que
no resulta necesario el ajuste de las partidas en los registros de la UCP.
Comentarios de la UEP del Chubut:
b) Se le ha comunicado a la contratista la observación efectuada.
c) No se practicó la correspondiente retención por contar el contratista con
constancia de no retención. En su momento se le requirió a la empresa la referida
constancia en forma verbal, quedando comprometida para remitirla. Sin que ello
sucediera, se ha reclamado la misma mediante Nota Nº 056/01-UEdeP, del
19/07/01.
d) Conforme a expresas instrucciones de la UCP “el Banco no financia el Impuesto
al Valor Agregado ni ningún otro impuesto local. En consecuencia, los importes
contenidos en las facturas abonadas y rendidas pertenecientes a IVA e Ingresos
Brutos deberán ser reintegrados como contrapartida local”. Por lo expuesto, las
correspondientes retenciones se practican al momento de pagar con fondos
pertenecientes a la contraparte provincial. Respecto del Certificado de Obra Nº 20
se aclara que la retención se realizó en forma proporcional al monto pagado en
forma parcial, habiéndose detectado posteriormente una omisión por USD
5.263,20. Esta circunstancia será subsanada al momento de realizar la liquidación
final.
Recomendación:
Profundizar
los
controles
administrativos
y
conciliar
periódicamente la información a efectos de mantener la misma en forma clara,
precisa y oportuna.
29
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA
Observación: Los recibos emitidos por la UCP para ser suscriptos por los
consultores/proveedores del Proyecto en caso de emitir los mismos únicamente
facturas, no se encuentran numerados.
Comentario de la UCP: Se tomará en cuenta para lo sucesivo.
2) SERVICIOS DE CONSULTORIA
Observaciones:
a) En la totalidad de los casos analizados no se expone en los contratos ni en los
TOR’s adjuntos a los mismos, la categoría y rango (función/dedicación) de
honorarios (Decreto Nro. 92/95) correspondiente al consultor contratado.(pe:
consultor A IV).
b) En algunos casos no se tuvo a la vista evidencia documental respecto a la
aprobación de los informes finales de los consultores, por parte de la
coordinación.
c) En los contratos suscriptos con dos consultores por el período 01/05/00 al
31/08/00, no se realizaron enmiendas por aquellos pagos alcanzados por la
reducción del Decreto 430/00 del 29/05/00.
d) En algunos casos los informes presentados por los consultores no poseen la fecha
con la recepción de la UCP de los mismos, y en un caso carece de firma por parte
del profesional.
Comentarios de la UCP:
a) No resulta necesaria su aclaración en los contratos, atento que la referencia surge
de la Resolución que aprueba la planta.
b) Dicha evidencia surge de la nota elevada al Banco, a quien se ha solicitado copia
de la misma por no constar entre los antecedentes de la Unidad Coordinadora.
30
c) En el período siguiente, si bien no constó en los contratos firmados, se liquidaron
y pagaron los honorarios con la reducción legal del Decreto precitado.
d) La UCP no recibe los informes finales, sino que reúne los de todos los
especialistas y los eleva a consideración de la Coordinación General, quien sella
la copia que queda en poder de los profesionales. Atento que la UCP es muy
reducida no existe una mesa de entradas diferenciada sino al solo efecto de
mantener un orden administrativo, razón por la cual algunas actuaciones no son
recibidas con sello oficial. Se ha procedido a la firma del mismo.
Recomendación: Documentar adecuadamente los legajos de los consultores dejando
evidencia documental de todas las actuaciones realizadas por el Proyecto.
3) FIRMAS CONSULTORAS
Observaciones:
a) En la totalidad de los casos analizados, los informes mensuales presentados por la
firma consultora no detallan las horas hombre utilizadas por cada profesional
participante en ese período, tal como lo solicitan los TOR´s del contrato,
identificación de los profesionales participantes que actuaron en ese período, por
categorías y horas/hombres utilizadas.
b) No se tuvo a la vista la constancia de aprobación previa de la ex SSPyVN y del
BID para el nombramiento del personal no incluido en la propuesta original, tal
como lo solicita el Contrato de Asistencia Técnica en su cláusula 4.7., por las
modificaciones en el equipo profesional y de apoyo. En el caso del especialista en
el área informática, la nota CAR-4718/2000 del 23/11/00 otorga la no objeción
siempre y cuando la UCP tome una decisión respecto a la necesidad de mantener
o actualizar las condiciones anteriores de contratación del especialista en
informática.
31
Comentarios de la UCP:
a) Dicho requisito es al sólo efecto estadístico tal cual lo señalan los TOR´s.
b) La aprobación de los especialistas se solicitó al BID durante el ejercicio 2001. En
cuanto al especialista en informática, la misma ha sido acordada mediante CAR4718/2000, conforme la copia entregada al auditor. En cuanto al personal
calificado como Apoyo Administrativo, se entiende que la Subsecretaría y el
Banco nada opinarán con respecto a los antecedentes de dichos asistentes.
Asimismo, se manifiesta que oportunamente para cada uno de los profesionales
que integran el plantel de la Consultora en las posiciones claves requeridas por el
BID, los currículos, compromisos de participación y solicitud de no objeción
fueron presentados por la firma. En dicha mecánica se consideró que no fue
necesario incluir el resto del personal incorporado por la Consultora, ya que el
mismo, en la mayoría de los casos no era requerido contractualmente, sino por
una decisión unilateral de la Consultora quien los incorporaba para mejor
prestación de los servicios. (conforme lo manifestado por la firma). Con respecto
a los currículos del personal de apoyo administrativo, no se adjuntan por
considerar que no es de aplicación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones, dando cumplimiento
a lo establecido en los contratos y en los TOR´s adjuntos.
4) RETENCIONES DE IVA/GANANCIAS
Observación: Al 31/12/00 quedaban pendientes de depositar en la AFIP-DGI, las
retenciones de impuestos practicadas por el proyecto que ascienden a USD
382.471,84.
Comentario de la UCP: Con respecto a la mismas, esta Unidad efectuó los
respectivos cheques de depósitos para la Tesorería General, los cuales nos fueron
devueltos, requeriéndose se obtuviera un número de Clave Unica de Identificación
32
Tributaria (CUIT) propio de la UCP. Esto demoró un tiempo. Asimismo, hubo
retenciones con certificados no emitidos por medio del programa SICORE, que esta
UCP debió individualizar y cargar en el mismo sistema, apropiándolo al mes
correspondiente. Luego, la UCP debió vincular cada depósito del Tesoro con los
certificados respectivos y cargarlos en la declaración jurada correspondiente. Todo
ello, junto con la acumulación significativa de formularios significa un trabajo
extraordinario que demandó tiempo excesivo, y que no permitió desarrollarlo en
forma inmediata sin abandonar el trabajo normal de la UCP. En consecuencia, se
produjeron demoras en el ingreso de las retenciones que serán regularizadas a la
brevedad acompañándose la copia respectiva.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias a fin de regularizar el depósito de
las retenciones.
5) APORTE LOCAL
Observación: Entre las cifras informadas por la Oficina Nacional de Crédito Público
del Ministerio de Economía y las registradas por la UCP surgen diferencias en la
imputación
de la fuente de los fondos. Se pudo observar que existen USD
184.245,73 y USD 79.741,52 abonados en conceptos de Comisión de Crédito por las
provincias de Buenos Aires y de Entre Ríos respectivamente, por el vencimiento
producido
el
04/08/00
(descontados
de
las
coparticipaciones
federales
correspondientes según lo informado por la mencionada Oficina). La UCP las
contabilizó como Aporte Nación.
Comentario de la UCP: Se regularizará contablemente durante el ejercicio 2001.
Recomendación: Realizar periódicamente los controles necesarios, en las áreas
correspondientes a fin de contabilizar adecuadamente los aportes de contraparte local
provenientes de las distintas fuentes.
33
6) UNIDAD
EJECUTORA
DE
PROYECTO
(UEP)
-PROVINCIA
DEL
CHUBUT)
Observaciones: De la revisión a las registraciones realizadas por la provincia por los
movimientos de las dos cuentas bancarias abiertas a los fines del proyecto surgieron
las siguientes consideraciones a formular:
• Entre las cifras imputadas en el reporte contable de la cuenta y los importes
debitados según extracto, surgieron diferencias –en la cuenta corriente Nro.
200658/5-; se destaca que las cifras se compensan entre sí:
Datos según extracto bancario
Cheque Nro
Reporte Contable Banco
Importe USD
Importe USD
628733
477,71
371,62
628735
537,10
371,62
628732
7.796.-
7.902,09
628734
7.736,61
7.902,09
130159
531,57
485,38
130161
537,10
485,38
130158
7.742,14
7.788,33
130160
7.736,61
7.788,33
• El cheque Nro. 130164 por un importe de USD 168.248,05, figura en el reporte
contable como cheque Nro. 130162, el cual según el libro bancos se encuentra
anulado.
• Durante el período comprendido entre el 12/04/00 al 03/05/00 se observaron
saldos deudores no significativos en el extracto de la cuenta corriente
habilitada para los movimientos con fondos de aporte local.
• No se tuvieron a la vista las hojas de extracto N° 22 y 29 de las dos cuentas
bancarias, comprendidas entre el 29/09/00 y el 31/10/00. El período figura “sin
movimiento” en los respectivos libros bancos.
34
Comentarios de la UEP del Chubut:
•
Los cheques mencionados corresponden a pagos realizados a la supervisora de
obra por los certificados de obra N° 16 y 17 y 21 y 22 respectivamente. Pagos
que fueron realizados meses después de confeccionadas las órdenes de pago del
SIPAF; por lo que al momento del pago fueron recalculadas las retenciones
según escala Régimen actualizados. Por lo que el monto de las retenciones fue
modificado sin alterar el monto total del pago, compensando el líquido a percibir
por la empresa y las deducciones en concepto de retenciones. La registración en
el SIPAF del pago de las órdenes de pago debió hacerse sobre los montos
emitidos en primera instancia pero como fueron recalculados, luego al dar el
pagado de las mismas, el sistema permitía dar el pagado por los montos que
refleja el mayor de bancos, por ello se observa que los montos se compensan
entre sí.
•
Con respecto al cheque N° 130162 se puede decir que por un error involuntario
fue cargado y registrado en el mayor de banco del SIPAF en lugar del cheque N°
130164.
•
Los saldos mencionados en este punto corresponden a débitos bancarios en
concepto de gastos y comisiones generados por la solicitud de libretas de
cheques, estos saldos fueron cubiertos con la mayor brevedad posible.
•
Las hojas de los extractos bancarios a las que se hace referencia en este punto no
se encuentran en nuestro poder, debido a que no fueron entregadas por el Banco,
por lo que nos fueron entregadas las hojas N° 21 y 28 respectivamente y hojas
de movimientos bancarios impresos por pantalla. Dichos extractos reflejan el
estado en que se encontraban nuestras cuentas al cierre del período y coinciden
con nuestros registros del libro banco.
Recomendación: Realizar los controles necesarios para validar la información
registrada.
35
7) OBRA: “AMPLIACION DEL MUELLE ALMIRANTE STORNI - PUERTO
MADRYN”.
El proceso licitatorio se inició el 10/01/96 siendo suscripto el contrato de
adjudicación de la obra el 11/03/98 por un importe de USD 13.343.542,80,
estableciendo un plazo de 540 días corridos calendarios a partir de la fecha de inicio
de tareas (20/04/98) para entregar la obra completamente terminada. Con fecha
24/06/99 por Resolución Nro. 020/99-UedeP de la Junta Provincial Portuaria
(Ministerio de Hacienda, Obras y Servicios Públicos de la Provincia del Chubut) se
aprueba la Ampliación Nro. 1 por un importe adicional de USD 1.104.650,51 que
significa un incremento parcial del 8,28% y el vencimiento del plazo contractual se
extendió al 11/12/99, contando con la no objeción del Banco del 15/06/99 (CAR2911/99). Durante el ejercicio 2000 por Resolución Nro. 010/00-UedeP de la Junta
Provincial Portuaria (Ministerio de Hacienda, Obras y Servicios Públicos de la
Provincia del Chubut) se aprueba la Ampliación Nro. 2 por un importe adicional de
USD 1.394.228,79 que significa un incremento parcial del 10,45% y la extensión del
vencimiento del plazo contractual al 29/07/00, contando con la no objeción del
Banco del 03/02/00. Con estos adicionales el nuevo monto contractual asciende a
USD 15.842.422,10 sufriendo un incremento acumulado del importe original del
18,73%.
A- Antecedentes de la Contratación
Observaciones: Del análisis realizado surgieron las siguientes consideraciones a
formular:
1-Ampliación Nro. 1
a) Del análisis de los documentos previos a la aprobación de la misma, uno de los
ítems que sufrió modificaciones es el Sistema de Atraque: “…en base a las
condiciones críticas de las estructuras existentes, se modificó el sistema de la
oferta original por otras mas robustas de fabricación nacional” (Sistema de
defensa elástica Dunlop sistema arco). Es del caso destacar que mediante nota
36
enviada el 15/08/97, uno de los oferentes impugna la oferta presentada por la
ganadora en virtud de que entre las dos ofertas existía una diferencia del 1,37%, y
que los rubros de mayor significación correspondían a las provisiones de las
defensas elásticas, manifestando que el ganador cotizaba defensa Trellex tipos
MV, compuestos A o B que no cumplían con las exigencias mínimas establecidas
en el pliego, y mientras que el oferente que impugna incluía en su cotización las
defensas Pirelli-Dunlop dado que, si bien las Trellex eran más económicas, las
mismas no cumplían con el 100% de las exigencias del pliego. Asimismo agregan
que la mismas por sus características llevan a a determinar una vida útil menor
que la exigida y deseada por la Junta Provincial Portuaria. Se tuvo a la vista un
Informe de la Comisión de Preadjudicación (en la cual mediante una nota
presentada por el oferente ganador el fabricante del exterior del ítem objetado
garantiza el cumplimiento en un 100% de las especificaciones incluidas en el
pliego), desestimando la impugnación presentada. Es necesario mencionar que
conforme lo informado en el ejercicio 1999, no se tuvo a la vista documentación
que respalde la conformidad final de cada uno de los oferentes que interpusieron
impugnaciones, como así tampoco la no objeción del Comité de Adquisiciones del
Banco a continuar con el proceso licitatorio.
b) No se tuvo a la vista el documento de la ampliación Nro 1 suscripto entre el
Proyecto y el Contratista aceptando las nuevas condiciones establecidas.
c) Se pudo observar que los ítems modificados corresponden a los de mayor
variación de precios entre el presupuesto oficial y el ganador:
Item
Pto. Oficial
Pto. Ganador
Diferencia
1. Proyecto Ingeniería
681.000.-
433.119.-
-37.-%
2 Movilización de Equipos
822.927.-
1.135.292,23
+38.-%
3. Viaducto Secundario
3.933.281.-
2.763.191,69
-30.-%
4. Muelle Pesquero
7.125.019.-
5.097.165,37
-28.-%
5. Extensión del Sitio 3
5.374.898.-
3.724.244,53
-31.-%
162.874.-
190.529,98
+17.-%
18.100.000.-
13.343.542,80
6. Sist. De Reserva Agua Potable
Total
37
2-Ampliación Nro. 2
a) No se tuvo a la vista el documento de la ampliación Nro 2 suscripto entre el
Proyecto y el Contratista aceptando las nuevas condiciones establecidas.
b) En la Resolución aprobatoria de la ampliación, se menciona el Decreto Nro. 304
del 30/03/2000 del Poder Ejecutivo de la Provincia del Chubut respecto a la
previsión presupuestaria. Se destaca que en el mismo solamente se preve la
partida 807 correspondiente a la fuente BID, no así la contraparte provincial.
Comentarios de la UEP del Chubut:
1a) Durante la evaluación de ofertas, quedó fuera de toda duda que las defensas
elásticas previstas en la oferta técnica de la empresa que resultó adjudicataria,
cumplían con todas las exigencias y requisitos establecidos en las especificaciones
técnicas del pliego licitatorio; más allá que otras ofertas presentaran defensas
elásticas de mayor calidad, la Comisión de Preadjudicación, dentro del marco
impuesto por el pliego, en un primer paso (sobre N°1) consideró como admisibles
a determinadas ofertas técnicas presentadas en la apertura licitatoria, quedando
todas en un mismo pie de igualdad; luego en el segundo paso (sobre N° 2) de
entre dichas ofertas técnicas recomendó a la correspondiente de menor precio
ofertado. En el proceso de gestión de la ampliación N° 1, la sustitución de las
defensas elásticas de la extensión del Sitio 3, tuvo su origen en la consideración
de varios factores, no contemplados al momento de llevarse a cabo el proceso
licitatorio.Por un lado, las estructuras que estaba previsto aprovechar (macizos de
amarre y dolfines existentes) como soporte de las defensas elásticas, evidenciaban
un elevado estado de deterioro por avance de la corrosión de los pilotes metálicos
que las constituían. Dado que esto se tornaba inviable para soportar las elevadas
solicitaciones provocadas por las embarcaciones durante las operaciones de
recostaje, atraque y amarre, la inspección de obra decidió modificar el esquema
38
estructural del muelle implantando directamente sobre los cabezales de pilotes los
puntos de atraque. Por eso motivo se evaluó como conveniente que las defensas
elásticas tuvieran una mayor prestación y con menor fuerza reactiva respecto a las
condiciones mínimas especificadas. Por otro lado, de acuerdo con el Proyecto
Básico de la Licitación, existían dos tipos de defensas diferentes a instalar en el
sector de ampliación del Sitio 3. A su vez estas dos defensas eran distintas a las
defensas instaladas en el sector existente del Sitio 3, compuesta por cuatro grupos
de defensas Pirelli trapezoidales A-800. Todo esto conformaba una línea de
atraque no uniforme. Para solucionar tal inconveniente, se propuso unificar las
seis defensas (dos distintas, ya previstas en el Pliego y reemplazo de las cuatro
existentes) a los efectos de conformar un único frente de atraque en todo el Sitio 3
(parte vieja y parte nueva); además, a pedido expreso de la Administración
Portuaria, se consideró la provisión de defensas marca Pirelli-Dunlop por el hecho
de que en el Sitio 1 ya se habían instalado defensas del mismo tipo y de esta
manera se contaría con stock de repuestos intercambiables.
b) Puede decirse que el acuerdo de las nuevas condiciones establecidas se conforma
con la propuesta técnica y económica de la empresa contratista (proyecto
ejecutivo, plan de trabajo, curva de inversiones, cuadro comparativo de obra e
importes y modificaciones a ejecutar N° 01 y nota de pedido N° 357), por una
parte y la Resolución UedeP N° 020/99, que aprueba dicha propuesta por parte del
Comitente. Además, previo a la aprobación de la mencionada Resolución tanto el
BID como la UCP expresaron su no objeción mediante nota CAR 2911/99, de
fecha 15/06/99, y nota UCP N° 170/99, respectivamente. La contratista fue
notificada de la aprobación del cuadro comparativo de obra N° 1 mediante orden
de servicio N° 302, de fecha 15/07/99, recepcionando la misma, manifestando de
este modo su conformidad con todo lo actuado. Cabe aclarar que los
considerandos de la Resolución UedeP N° 020/99 se refieren a los cambios
introducidos durante la etapa de ejecución del Proyecto de Ingeniería de Detalle.
Dicho proyecto fue realizado por la contratista con anterioridad a la Resolución
39
UedeP N° 020/99; los cambios introducidos respecto al proyecto de ingeniería
básica han contado con la conformidad de la Supervisión de obra, el Coordinador
Ejecutivo Técnico de la UedeP, de la Unidad Coordinadora, de la consultora de
apoyo de esa Unidad y del BID.
c) Cabe destacar que con dicha ampliación se obtuvo un frente de atraque uniforme
y de perfecta alineación en todo el Sitio 3, un mayor ancho de calzada en el
Viaducto Secundario, un frente de atraque adicional para embarcaciones
auxiliares en dicho viaducto secundario así como una mayor calidad general de
estructuras marítimas e instalaciones.
2.a) Con referencia al presente punto puede decirse que, si bien no existe
expresamente un documento de acuerdo entre las partes (BID, UCP, Contratista,
Comitente), cada una ha manifestado su conformidad con las modificaciones a
efectuar en la mencionada ampliación. La contratista fue notificada de la
aprobación del cuadro comparativo de obra N° 2 mediante Orden de Servicio N°
432 de fecha 03/04/00, recepcionando la misma, manifestando de este modo su
conformidad con todo lo actuado.
b) El Decreto 304/2000 se refiere a una compensación de crédito entre Proyectos de
Inversión correspondiente únicamente a la fuente de financiamiento N° 807, no
afectando dicha modificación la contrapartida provincial.
Recomendación:
Documentar
adecuadamente
las
contrataciones
realizadas
manteniendo archivos completos de la información.
B-Certificados de Obra.
Al 31/12/00 la UEP del Chubut registró pagos al contratista por un importe de USD
14.533.170,52, (USD 4.972.280,88 corresponde al ejercicio auditado). De estos la
40
UCP registró USD 11.521.256,97 de los cuales se procedieron a auditar USD
4.344.142,94 cifra que la UCP contabilizó durante el ejercicio 2000 –certificados
Nros. 12 a 20-, por los pagos incluidos en aquellas rendiciones presentadas por la
provincia y que conforme al criterio utilizado por la Unidad de Coordinación se
encontraban aprobadas por la UCP y el BID. La diferencia por USD 3.011.913,55
corresponde a los pagos realizados por la provincia entre el 17/03/00 y el 15/8/00
con fondos BID por USD 2.291.695,49 y con fondos provinciales entre el 27/03/00
y el 30/05/00 por USD 720.218,06.
Se destaca que la cancelación de los siguientes certificados al contratista se realizó
en fecha posterior a su vencimiento, por pagos parciales, conforme la documentación
que se tuvo a la vista:
Certificado Nro
Vencimiento
Cancelación Total en
12
08/07/99
11/99
13
10/08/99
12/99
14
25/08/99
03/00
15
21/09/99
03/00
16
21/10/99
05/00
17
19/11/99
05/00
18
20/12/99
05/00
19
20/01/00
05/00
20
17/02/00
02/01
Cabe aclarar que algunos de los pagos registrados por la UCP durante el ejercicio
2000 se encontraban cedidos por el Contratista al Banco Citibank en virtud del
ejercicio de una cesión de derechos.
a) Con respecto a los certificados registrados por la UCP se pudieron observar
atrasos entre la fecha de registración del pago por parte de la UEP del Chubut y la
de la UCP:
41
Certificado
Importe del
Fecha del pago (UEP
Fecha de
pago en USD
del Chubut)
registro UCP
12
262.674,60
05/11/99
24/04/00
13
357.273,87.
03/12/99
24/04/00
14
174.904,12
24/03/00
07/11/00
15
628.837,69
11/11/99
24/04/00
15
187.834,63
24/03/00
07/11/00
16
649.718,80
11/11/99
24/04/00
17
456.207,50
16/11/99
24/04/00
18
538.937,78
14/01/00
24/04/00
19
531.953,17
20/01/00
24/04/00
20
526.737,56
17/02/00
07/11/00
b) Al 31/12/00 la UCP no había contabilizado en inversiones los siguientes pagos de
contraparte local realizados al contratista que completan los certificados ya
registrados (parte BID) por la misma:
Certificado
Importe del
Fecha según recibo del
pago en USD
contratista
16
194.071,85
24/03/00 y 30/05/00
17
136.269,77.
30/05/00
18
160.981,41
30/05/00
19
158.895,10
30/05/00
20
70.000.-
30/05/00
c) Al 31/12/00 la UEP del Chubut le adeudaba al contratista por la factura con
vencimiento de pago el 17/02/00, USD 87.337,19, que fueron abonados según
recibo el 01/02/01. (certificado Nro. 20)
Comentarios de la UCP:
a) Sin comentario.
b) Sin comentario.
Comentario de la UEP del Chubut: Es de público conocimiento la difícil situación
económica financiera por la que atraviesa el país en general, de lo que no es ajena
42
nuestra Provincia. Es por ello que, con sobrado esfuerzo, se realizan los pagos en
forma parcial y con cierto retraso. La Administración Provincial no desconoce esta
situación de irregularidad pero ha sido la única manera de afrontar las obligaciones.
La contratista ha presentado formalmente sus reclamos de intereses por mora,
tramitado por Expediente Nº 004948/99-MH. Al respecto, la Unidad Ejecutora
Provincial ha efectuado la correspondiente liquidación de intereses que será
aprobada por el respectivo instrumento legal, habiéndose comenzado los trámites
para efectuar su pago.
Recomendación: Realizar las tratativas necesarias con la UEP del Chubut a los
fines de contar oportunamente con la información y documentación de respaldo
necesarias para que los registros del Proyecto reflejen la totalidad de las inversiones.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
43
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE MODERNIZACION PORTUARIA”
CONTRATO DE PRESTAMO N° 962/OC-AR BID
(Ejercicio Nro. 3 finalizado el 31/12/00)
Tal como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República
Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los
siguientes procedimientos:
- Tests o pruebas de transacciones;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
-
Análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de la cuenta bancaria del
proyecto, abierta en el Banco de la Nación Argentina;
-
Inspección ocular de obras;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones
efectuadas en los registros y contra documentación respaldatoria;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios en las circunstancias.
44
El alcance de nuestra tarea comprendió, el 100 % de los orígenes de Fondos del BID, el
94,67% del aporte nación, el 44,05% del aporte provincial, y el 72,35% de las aplicaciones
(87,63% de la categoría “Ingeniería y Administración”, el 100% de la categoría
“Mejoramiento Portuario”, el 27,42% de los “Costos Concurrentes” y el 100% de los
“Costos Financieros”) expuestos en el “Estado de efectivo recibido y desembolsos
efectuados” por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección
de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
La Unidad Coordinadora del Proyecto, y la Unidad Ejecutora Provincial del Chubut no
obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de julio de 2001.
45