370 Revista de Medicina Respiratoria Vol 15 Nº 4RAMR - Diciembre 2015 ¿CÓMO ESCRIBIR UNAmericana ARTÍCULO CIENTÍFICO? 2015;4:370-377 ISSN 1852 - 236X El proceso de envío de un manuscrito desde el punto de vista del departamento de redacción Correspondencia: Takako Kojima E-mail: takako97kojima@gmail.com Autores: Tatsuya Okada, Takako Kojima1, J. Patrick Barron2 Grupo Marketing, División de Servicios de Administración de la Sociedad, Departamento de Ventas, Kyorinsha Co., Ltd. 1 Departamento de Comunicaciones Médicas Internacionales, Universidad de Medicina, Tokyo 2 Universidad de Medicina, Tokyo Item 4 de la serie * Los siguientes artículos en esta serie se van a enfocar desde la perspectiva del departamento de redacción. Introducción Este artículo tiene como objetivo describir las ideas generales y principios con respecto a los roles y funciones del departamento de redacción en el proceso de envío y revisión de un manuscrito. Aunque esto debería otorgarle a los lectores una idea general de cómo se manejan los manuscritos luego de que son enviados, uno debería tener presente que cada revista tiene sus propias políticas, roles y responsabilidades. Por lo tanto, es importante leer las instrucciones al autor de la revista específica de nuestro interés. ¿Qué es la revisión por pares? La revisión por pares es un sistema de revisión de manuscritos para asegurar la validez científica y el valor de un artículo científico basado en la revisión de otros expertos en la misma área de investigación. Es la metodología de revisión más comúnmente utilizada por revistas científicas y ha sido utilizada desde al menos comienzos de siglo XVIII. Los revisores son generalmente voluntarios no pagos que no son miembros del comité editorial. Su mayor responsabilidad es leer el manuscrito y proveer sus sugerencias a los editores. Se espera que sus opiniones y comentarios sean justos y constructivos, lo cual puede ayudar a los editores a tomar decisiones de revisión y a los autores a mejorar su artículo. Más aun, dando su evaluación científica del manuscrito, los revisores son responsables de informar a los editores si hay asuntos éticos con respecto al manuscrito. Cualquier cuestión ética es reportada a los editores para mayor investigación. Una vez que se acuerda que el manuscrito cumple con los requerimientos y enfoque de la revista y sus lectores, el editor realiza una evaluación inicial e inmediatamente después se buscan los revisores. Esta búsqueda es una parte muy importante del proceso de revisión por pares y puede incluir el contacto de conocidos del editor, el uso de base de datos de investigación, acudir a la lista de las referencias del manuscrito o seleccionar los nombres de la lista de los posibles revisores sugeridos por los autores en la carta de presentación. Es crítico intentar eliminar o minimizar el sesgo para un proceso de revisión justa. Generalmente, este proceso es “simple ciego” para aumentar el nivel de revisión por pares no sesgada, esto significa que los revisores de un manuscrito son anónimos. También existe la revisión “doble ciego” en la cual tanto los autores como los revisores son mutuamente anónimos. Algunas revistas utilizan un sistema de revisión “abierto” en el cual los revisores y los autores son notificados mutuamente sus nombres y afiliaciones. En algunas de estas revistas que utilizan el proceso de revisión “abierto” los revisores también se mencionan en la revista. Independientemente del proceso de revisión empleado por la revista, se prohíbe a los revisores y autores contactarse directamente. ¿Cuáles son los roles y la función del departamento de redacción? El rol fundamental del departamento de redacción es proporcionar un soporte administrativo a los 371 El proceso de envío de un manuscrito editores y coordinar el proceso de envío, revisión, edición y producción. Durante el proceso de envío, el departamento de redacción revisa el formato del manuscrito, como el título, el conteo de palabras, el estilo de referencias, el tamaño de las figuras y el formato de las tablas. Una vez que esta revisión se completa, el manuscrito es enviado a los editores. Los editores elijen posibles revisores a quienes el departamento de redacción envía las invitaciones de revisión. El departamento o secretaria de redacción también es responsable de recolectar los comentarios de aquellos revisores y reenviarlos a los editores o editor en jefe (EEJ), quienes tomarán la decisión de la evaluación del manuscrito. Una vez que se concreta esta decisión, el departamento de redacción envía la carta con la decisión a los autores. Luego de que el manuscrito es aceptado para la publicación, el departamento de redacción trabaja con el equipo de producción, que está especializado en preparar el manuscrito para su publicación. El departamento de redacción coordina con el equipo de producción la copia y edición, el cronograma de publicación, las pruebas de galera para mostrarles a los autores cómo se verá el manuscrito cuando se publique en la revista. Las pruebas de galera son enviadas por el departamento de redacción a los autores para confirmar el contenido y revisar la información como nombre, afiliación institucional, texto, referencias, etcétera. Si es necesaria cualquier corrección, el departamento de redacción contacta al equipo de producción para asegurarse que se realicen los cambios antes de la publicación. Además de las tareas descritas previamente, hay muchas otras que son llevadas a cabo por el departamento de redacción como por ejemplo mantener actualizado el sitio web de la revista, organizar las reuniones del comité editorial y preparar datos estadísticos para el análisis cualitativo de la editorial y publicaciones. El departamento editorial también responde a dudas o preguntas de los autores, revisores y editores. Si se reciben cuestionamientos sobre políticas de la revista, temas éticos que comprometan a los autores o revisores o apelaciones a la carta de decisión, estos son reenviados al EEJ, quien toma la decisión apropiada junto al comité editorial. ¿Qué sucede con el manuscrito luego de su envío? El proceso de revisión general de un manuscrito está resumido en la figura. La secretaria del departamento de redacción revisa que el manuscrito adhiera a “las instrucciones de los autores” o a alguna guía de la revista para la preparación del manuscrito. Los ítems revisados incluyen: nombre de los autores, afiliación, conteo de palabras, tamaño de figuras y números, y diseño de tablas y figuras. En este punto, el departamento de redacción también revisa la carta de presentación para ver si hay alguna información específica que los editores debieran conocer. Además, también se revisan los formularios de los derechos de autor, confirmación de la autoría, conflicto de intereses y política de protección de la privacidad del paciente. 372 Revista Americana de Medicina Respiratoria Si se encuentra algún error de formato en la revisión descrita, el manuscrito se cataloga como “no enviado” y es devuelto a los autores lo cual resulta en un tiempo adicional que se requiere antes de que el manuscrito se revise. Es, por lo tanto, crítico que los autores lean y sigan las “instrucciones para los autores” antes de enviar el manuscrito. En este punto el EEJ o el editor a cargo revisan el contenido una vez más para asegurarse de la calidad científica básica y el enfoque del manuscrito. ¿Puedo listar revisores específicos con los cuales me siento cómodo o incómodo? Revisión El número de revisores que se convoca para proveer una revisión justa y constructiva puede variar de acuerdo con la revista. Luego de que se recolectan todos los comentarios, el EEJ, el editor asignado o el comité editorial también revisa el manuscrito para una decisión final. Si dos revisores tienen opiniones totalmente opuestas, por ejemplo uno decide aceptar mientras que otro decide rechazar, el editor puede buscar un revisor adicional para una opinión extra. En general, existen hasta 4 tipos de decisiones: A) Aceptar, B) Revisiones mayores, C) Revisiones menores (o ambas), y D) Rechazar. “Aceptar” significa que el manuscrito es aceptado para su publicación. Es extremadamente raro que un manuscrito sea aceptado sin ningún tipo de revisión. “Revisión (mayor/menor)” requiere correcciones o revisiones como especifica el revisor y el editor. Una vez que se realizan las revisiones necesarias, el manuscrito puede ser “re-enviado” con respuestas punto por punto a los comentarios de los revisores y editores. Si un manuscrito recibe una decisión de “rechazo”, generalmente significa que no está autorizado a re-enviar el manuscrito a la misma revista, a no ser que sea instruido de manera distinta en la carta de decisión. Si la carta de rechazo sugiere que se envíe el manuscrito a otra revista, esto es una confirmación definitiva de que no se puede re-enviar a esa misma revista. En casos extremadamente raros, cuando el autor cree que los revisores pueden haber entendido mal el enfoque o idea principal del manuscrito, pueden pedir una re-revisión, pero esto sucede probablemente en menos del 1% de los artículos. Vol 15 Nº 4 - Diciembre 2015 La respuesta a esta pregunta es “sí”. Hay incluso algunas revistas que solicitan a los autores identificar algunos revisores potenciales durante el proceso de envío. Incluso en el caso que la sugerencia de revisores no sea un requisito, si uno tiene alguien con quien se siente cómodo o incómodo revisando su manuscrito, entonces debería referirse a este tema en la carta de presentación. La política relacionada a los revisores depende de cada revista, por lo tanto es importante revisar la información para los autores antes de hacer el envío. Además, uno debe saber que la decisión de invitar o no invitar a los revisores sugeridos va a ser tomada a discreción de los editores. Para aumentar las posibilidades de que la sugerencia de los revisores sea considerada por los editores, uno debería incluir nombre de los revisores, afiliación institucional, información de contacto (dirección de correo electrónico) y, principalmente, las razones por las cuales los recomienda o no los recomienda para revisar su manuscrito. Las razones dadas para seleccionar determinado revisor potencial pueden incluir la muy conocida reputación del revisor en el campo de investigación. Por otro lado, cuando se solicita excluir determinados revisores o instituciones para la revisión, es particularmente importante dar razones que la revista pueda comprender. Por ejemplo, una publicación pasada o historia de investigación indicando una fuerte oposición a las ideas propuestas por el artículo o desacuerdos en reuniones científicas al punto donde el autor siente poco probable que un revisor específico o grupo puedan dar una revisión objetiva. Independientemente, el proveer la justificación de sus recomendaciones para elegir o evitar revisores específicos puede ayudar a los editores a elegir a los revisores más apropiados para una revisión justa, no sesgada y constructiva de su manuscrito. Algunos estudios sugieren que es más probable que los revisores sugeridos por los autores den una recomendación favorable para la publicación. Al mismo tiempo, también se ha observado que las recomendaciones de los revisores sugeridos por el autor no afectan significativamente las decisiones hechas por los editores1,2. Uno debería tener en cuenta que el contenido del manuscrito por sí mismo, junto con las respuestas punto por punto de 373 El proceso de envío de un manuscrito los comentarios de los autores, es lo que determina que el manuscrito sea aceptado para la publicación. ¿Cuál es la diferencia entre la publicación basada en suscripción y el open access (OA, acceso abierto)? La mayor diferencia entre la publicación basada en suscripción y el OA es que en las revistas con publicación basada en la suscripción, los lectores deben pagar una suscripción o pagar para ver un artículo en particular para leer los artículos de la revista. Por el otro lado, la publicación OA permite a cualquiera con acceso a internet a leer el artículo3. En la publicación basada en la suscripción, las revistas cubren los costos de sus operaciones, como la impresión, la edición, la publicación y los costos administrativos vendiendo la suscripción a sus lectores, como por ejemplo investigadores individuales, bibliotecas e instituciones. En OA, las revistas cubren sus costos principalmente por tasas de procesamiento de los manuscritos que son cobradas a los autores4. Además existen revistas “híbridos” que permiten a los autores elegir que su manuscrito sea publicado basado en la suscripción sin tasas de procesamiento o OA con tasas de procesamiento5. La tasa de procesamiento varía de acuerdo a cada revista. Hay algunas pocas revistas que no cobran ninguna tasa, pero hay algunas que cobran por encima de $ 3000. Por lo tanto, cuando uno elige una revista, los autores deberían tener en consideración el estilo de publicación y las opciones. Adicionalmente, algunas revistas tienen un sistema de dos o tres niveles donde cobran de acuerdo al producto bruto interno (PBI) del país donde está localizada la afiliación del autor principal. La ventaja del OA incluye el factor de que inmediatamente luego de la publicación, su artículo se transforma en disponible gratuitamente a billones de personas en la red. Esto puede, a su vez, aumentar la posibilidad de que se reconozca su manuscrito en la comunidad académica. Según Eysenbach, los artículos publicados a través del sistema OA es más probable que sean citados más tempranamente y frecuentemente que las revistas con publicación basada en la suscripción4. Sin embargo, otro estudio mostró que los artículos OA tienen un promedio de citación a 2 años aproximadamente, 30-40% menor que los artículos basados en suscripción3. Mientras que la tendencia de publicación OA en revistas científicas es relativamente nueva comparada con el proceso de publicación basada en la suscripción, los autores deberían tener en cuenta estas diferencias y el cambio en las tendencias al momento de elegir a qué tipo revista enviar su manuscrito para obtener el máximo impacto científico. Además de estas diferencias fundamentales en cuanto a las características, los autores deberían tener presentes que algunas becas de investigación, especialmente aquellas del gobierno de Estados Unidos, requieren que los autores envíen sus resultados de investigación a revistas OA, con el objetivo de que esta información este accesible al mayor público posible, incluidos los contribuyentes de Estados Unidos en la comunidad académica. Si su investigación involucra una beca o soporte financiero, incluso una entidad sin fines de lucro o gubernamental, uno debería asegurarse con los otorgadores de la beca si existen requerimientos relevantes en cuanto a cómo debería ser publicado el manuscrito. Conflictos de interés: TO es empleada de Kyorinsha. Bibliografía 1. Bornmann L, Daniel HD. Do Author-Suggested Reviewers Rate Submissions More Favorably than Editor-Suggested Reviewers? A Study on Atmospheric Chemistry and Physics. PLoS ONE 2010;5(10): e13345. 2. Moore JL, Nielson EG, Siegel V; Associate Editors at the Journal of the American Society of Nephrology. Effect of Recommendations from Reviewers Suggested or Excluded by Authors. J Am Soc Nephrol 2011; 22: 1598-1602. 3. Björk BC, Solomon D. Open Access versus Subscription Journals: A Comparison of Scientific Impact. BMC Medicine 2012; 10: 73. 4. Eysenbach G. Citation Advantage of Open Access Artibles. PLoS Biology 2006; 4(5): e157. 5. Laasko M, Björk BC. Anatomy of Open Access Publishing: A Study of Longitudinal Development and Internal Structure. BMC Medicine 2012; 10: 124 The Submission Process 374 Revista Americana de Medicina Respiratoria Vol 15 Nº 4 - Diciembre 2015 The Submission Process from the Point of View of the Editorial Office Authors: Tatsuya Okada, Takako Kojima1, J. Patrick Barron2 Marketing Group, Division of Society Management Services, Sales Department, Kyorinsha Co., Ltd. 1 Assistant Professor, Department of International Medical Communications, Tokyo Medical University 2 Professor Emeritus, Tokyo Medical University Correspondence to: Takako Kojima E-mail: takako97kojima@gmail.com Series Item 4 *The next few articles in this series will focus on the perspective of the editorial office. Introduction This paper sets out to describe the general ideas and precepts concerning the roles and functions of the editorial office throughout the submission and reviewing process. While this should give readers a general idea on how manuscripts are handled after submission, you should also be aware that each journal has its own policies, roles, and responsibilities. Thus it is important to read the Instructions to Authors of your target journal What is peer review? Peer review is the system of reviewing manuscripts to ensure the scientific validity and value of a scientific paper based on reviews by other experts in the same area of research. This is the most common method used by scientific journals and has been employed at least since the early 18th century. Reviewers, also known as referees, are usually unpaid volunteers who are not members of the editorial board. Their main responsibility is to read the manuscripts and provide their feedback to the editors. Their opinions and comments are expected to be fair and constructive, which can help the editors making review decisions and help the authors improve their text. In addition to giving their scientific evaluation of the manuscripts, reviewers are responsible for informing the editors if they have any ethical concerns regarding the manuscripts. Any concerns are reported to the editors for further investigation. Searching for reviewers is begun immediately after completion of primary screening by the editors, once it has been agreed that the manuscript meets the concept and the scope of the journal and its readership. The search for reviewers is an important part of the peer review process and can involve contacting acquaintances of the editor, using research databases, referring to the list of manuscripts cited in the paper, and selecting names from the list of possible reviewers which may have been made by the authors in the cover letter. Eliminating or minimizing bias in the review process is critical for a fair review. Generally, the process is “single-blinded” in order to increase the level of unbiased peer review. This means that the reviewers of the manuscript are anonymous. There is also “double-blinded” reviewing in which both the authors and reviewers are mutually anonymous. Some journals employ an “open” reviewing process in which reviewers and authors are notified as to each other’s names and affiliations. In some “open” review process journals, the reviewers are also listed in the journal. Regardless of the review process adopted by the journal the reviewers and authors are forbidden from direct contact with each other. What are the roles and functions of the editorial office? The fundamental role of the editorial office is to provide administrative support to the editors and to coordinate the submission, reviewing, editing, and production process. During the submission process, the editorial office checks the submitted manuscript for its formats, such as the title page, word count, reference styles, figure sizes, and table formatting. Once 375 El proceso de envío de un manuscrito this check is completed, the manuscript is sent to the editors. The editors select possible reviewers, to whom the editorial office sends review invitations. The office is also responsible for collecting the review comments from those reviewers, which are forwarded to the editors, or Editor-in-Chief (EIC), who will make a decision on manuscript assessment. Once a decision on the manuscript is made, the editorial office sends the decision letters to the authors. After the manuscript is accepted for publication, the editorial office works closely with the production team, who are specialized in preparing the manuscript for publication. The editorial office coordinates with the production team for copyediting, the publishing schedule, and prepares galley proofs to be shown to the author, which show how the paper will appear when published in the journal. The galley proofs are sent by the editorial office to the author to confirm the contents and to check on information such as names, institutional affiliations, text, references etc. of the manuscript. Should any corrections be necessary, the editorial office contacts the production team to ensure the changes are made before publication. Besides the operations described above, there are many other tasks the editorial office performs, which include updating the journal’s website, organizing the editorial board meetings, and preparing statistical data for editorial and publication quality analysis. The editorial office also answers any questions and inquiries from the authors, reviewers, and editors. If inquiries about journal policies, ethical issues concerning the authors and reviewers, or any appeals to the decision letter are received, the messages are forwarded to the EIC, who will make the appropriate decisions along with the editorial board. What happens to the manuscript after submission? The general manuscript review process is shown in the Figure. The editorial office administrators check the manuscripts to see if they have adhered to the “Instructions to Authors” or any journal guidelines for manuscript preparation. Items checked include: authors’ names, affiliations, word counts, figure sizes, and numbers, and art work (tables and figures) information. At this point, the editorial office administrators also check the cover letter to see if there is any specific information editors should be made aware of. In addition, required forms such as copyright agreement, confirmation of authorship, conflict of interest (COI), patients’ privacy protection, etc. are also reviewed. If any formatting errors are found in the above, the manuscript is labeled “unsubmitted” and returned to the author, which results in extra time being required before manuscript review. It is, therefore, critical for the authors to read and follow the “Instructions for Authors” before manuscript submission. At this point, the EIC or managing editor, or assistant, checks the content once more to ensure the scope of the manuscript and the basic scientific quality. The Submission Process 376 Revista Americana de Medicina Respiratoria Referee review should include the reviewers’ names, institutional affiliations, contact information (e-mail address), and most importantly the reason(s) why you recommend, or do not recommend them, to review your manuscript. Reasons given for selecting potential reviewers can include the well-known reputation of the reviewer in the research field. On the other hand, when asking to exclude specific reviewers or institutions for review, it is particularly important to give reasons that the journals can understand. For example, a past publication and research history indicating strong opposition to the ideas proposed in the paper or previous disagreements at scientific meetings, to the point where the author feels it unlikely that this specific reviewer, or group, would give an objective review. Regardless, providing the rationale for your recommendation to select or avoid specific reviewers can help the editors choose the most appropriate reviewers for an unbiased, fair, and constructive review of your manuscript. Some studies show that author-suggested reviewers are more likely to give favorable recommendations for publication. At the same time, it has been found that author-suggested reviewers’ recommendations do not significantly affect the decisions made by the editors1, 2. You should keep in mind that it is the content of the manuscript itself, more than who reviews your manuscript, together with point-by-point responses to the reviewers’ comments that determine whether your manuscript will be accepted for publication. The number of reviewers who are called upon to provide a fair and constructive review can vary according to the journal. After all comments are collected, the EIC, associate editor, or editorial board also reviews the manuscript to reach a final decision. Should two reviewers have totally opposite opinions, e.g. if one reviewer chooses “accept” while another choses “reject”, the editor might seek an additional reviewer for an extra opinion. In general, there are up to four types of decisions. They are A) Accept, B) Major revision C) Minor revision (or both), and D) Reject. “Accept” means that the manuscript is accepted for publication. It is extremely rare for a manuscript to be accepted without any revision whatsoever. “(Major/Minor) Revision” requires corrections or revisions as instructed by the reviewers and editors. Once the necessary revisions are made, the manuscript can be re-submitted with point-by-point answers to the reviewers’ and editors’ comments. If a manuscript receives a “Reject” decision, it generally means that you are not welcomed to re-submit the manuscript to the same journal, unless otherwise instructed in the decision letter. If the rejection letter suggests that you submit to another journal, this is definite confirmation that you cannot resubmit your paper. In extremely rare cases, when the author feels that the reviewers have missed the scope or main point of the paper, they can ask for a re-review but this happens in probably less than 1% of all papers. Vol 15 Nº 4 - Diciembre 2015 Can I list specific reviewers with whom I feel comfortable or uncomfortable? What are the differences between Subscription-based Publishing and Open Access? The answer to this question is ‘Yes’. There are even journals that require authors to identify some potential reviewers during the submission process. Even if suggesting reviewers is not required, if you have someone whom you feel comfortable or uncomfortable reviewing your manuscript, then you should address this matter in the cover letter. The policy concerning reviewers depends on the journal, so it is important to check the information for authors before making a submission. Also, you should be aware that the decision to invite, or not invite, the suggested reviewers will be made at the discretion of the editors To increase the chances of having your suggestions of reviewers considered by the editors, you The major difference between subscription-based publishing and open access (OA) journal subscription-based publishing is that in subscription-based publishing, the readers must pay subscription or pay-per-view fees to read journal’s articles. On the other hand, OA publishing allows anyone with internet access to read the articles3. In subscription-based publishing, the journals cover their operation costs, such as printing, publishing, marketing, and administrative costs by selling journal subscriptions to the readers, such as individual researchers, libraries, and research institutions. In OA, the journals’ operation costs are mainly covered by manuscript processing fees 377 El proceso de envío de un manuscrito that are charged to the author4. In addition, there are ‘hybrid’ journals, which allow the author to choose their manuscript to be published subscription-based without any processing fees, or OA with processing fees5. The processing fee varies according to the journal. There are few journals that do not charge any fees, but there are some that charge over $3,000. So when choosing a journal, the authors should take the publication style and options into consideration. In addition, some journals have a two- or threetiered system whereby they charge according to the Gross National Product (GNP) of the country where the main author’s affiliation is located. The advantages of OA include the fact that immediately upon publication your paper becomes freely available to billions of people through the Web. This, in turn, can increase the chance of recognition of your manuscript in the scholarly community. According to Eysenbach, articles published through the OA system are more likely to be cited earlier and more frequently than subscription-based publication journals4. However another study showed that OA articles had a twoyear citation average of approximately 30-40% less than subscription-based articles3. While the OA trend in scientific journal publishing is relatively new compared to the traditional subscriptionbased publishing process, authors should keep in mind these differences and its changing trends, when choosing which type of journal to submit to in order to obtain maximum scientific impact. In addition to these fundamental differences in characteristics, authors should be aware that some research grants, especially from the U.S. Federal Government, require that authors submit their research results to OA journals, to make the information accessible to as wide a range of people as possible, including U.S. taxpayers, in the scholarly community. If your research involves any grant or financial support, even from any non-profit or government entities, you should make sure with the provisions of the grant whether there are relevant requirements on how the manuscript should be published. Conflict of interest: TO is an employee of Kyorinsha. References 1. Bornmann L, Daniel HD. Do Author-Suggested Reviewers Rate Submissions More Favorably than Editor-Suggested Reviewers? A Study on Atmospheric Chemistry and Physics. PLoS ONE 2010;5(10): e13345. 2. Moore JL, Nielson EG, Siegel V; Associate Editors at the Journal of the American Society of Nephrology. Effect of Recommendations from Reviewers Suggested or Excluded by Authors. J Am Soc Nephrol 2011;22:1598-1602. 3. Björk BC, Solomon D. Open Access versus Subscription Journals: A Comparison of Scientific Impact. BMC Medicine 2012;10:73. 4. Eysenbach G. Citation Advantage of Open Access Artibles. PLoS Biology 2006;4(5):e157. 5. Laasko M, Björk BC. Anatomy of Open Access Publishing: A Study of Longitudinal Development and Internal Structure. BMC Medicine 2012;10:124.