Pr 4.2.1 – Control de Documentos y Registros

PROCEDIMIENTO
DE CALIDAD
Pr.- 4.2.1
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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y DE LOS REGISTROS
Pr-4.2.1
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y
DE LOS REGISTROS
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Secretaría
Titular del Centro
FECHA: 11 de junio de 2013
FECHA: 11 de junio de 2013
Este documento es propiedad del Colegio La Inmaculada quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se
permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del Colegio La
Inmaculada.
El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución
reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada
momento en la ruta:
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ANEXO I
CONTROL DE MODIFICACIONES
Revisión
Modificación
Fecha
0
Edición inicial del documento. Sin modificaciones
Febrero 2009
1
Modificar párrafo de aprobación de documentos
2
Modificar Formato FPr. 4.2.1 – 03. Se añade
Lugar de Archivo
14 de octubre de 2010
3
Se añade el apartado h) al punto 4.3 referente a las
copias de seguridad del programa de gestión.
26 de abril de 2012
4
Control de Modificaciones (Anexo I) pasa a la
página 2.
11 de junio de 2013
11 de mayo 2009
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INDICE
1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
DEFINICIONES
4.
PROCEDIMIENTO
4.1.
Introducción.
5.
RESPONSABILIDADES
6.
ANEXOS
El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio La Inmaculada en la fecha de distribución
reflejada. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada
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1.
OBJETO
Describir la sistemática establecida para el control de los documentos y registros
del Sistema de Gestión del Colegio La Inmaculada.
2.
ALCANCE
El presente procedimiento será de aplicación a todos los documentos y registros
del Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio La Inmaculada.
Atendiendo al origen de los documentos éstos se clasifican en:
Documentos de origen interno
Documentos de origen externo
Manual de Calidad
Procedimientos de Gestión
Instrucciones Técnicas
Planes de Calidad
Directivas Comunitarias
Ordenes Ministeriales
Reales Decretos
Instrucciones
3. DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de soporte.
Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso o contrato específico.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas
4.
PROCEDIMIENTO
4.1.
Edición de Documentos de Origen Interno.
La necesidad de crear algún documento de origen interno dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad del Colegio La Inmaculada.
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a) Puede ser propuesta por cualquier persona del Colegio La Inmaculada,
comunicándolo al Coordinador de Calidad. Este evalúa la propuesta y determina
si procede, el tipo de documento que debe elaborarse.
b) Los documentos de origen interno, son identificados en todas sus páginas con:
 Código de referencia, que en función del tipo de documento queda
determinado:
- Manual de Calidad: MC
- Procedimiento de Gestión de Procesos Claves: Pr-PCX.Y; donde: X es el
número de la ficha de proceso clave donde se encuentra el Procedimiento e
Y, número correlativo.
- Instrucción Técnica, IT-PCX.Y, donde: X es el número de la ficha de
proceso clave donde se encuentra la Instrucción Técnica e Y, número
correlativo.
- Plan de Calidad: PC-ZZ, donde: ZZ, número correlativo
- Formatos, FPrXXX-NN - P/T, donde:

F, es el identificador de documento tipo formato;

PrXXX, es el código de referencia del documento que
explica como debe cumplimentarse el formato.

NN, es un número correlativo

P/T, es la paginación parcial respecto de la paginación
total.
(*) No se codificarán aquellos formatos que vienen recogidos como anexos en
los procedimientos o instrucciones técnicas y que darán lugar a Registros.
c) Los documentos que figuran en el siguiente cuadro se aprobarán mediante la firma
del responsable indicado en la portada de cada documento y para el resto de
documentos mediante acta.
Documentos
Manual de Calidad
Procedimientos de Gestión
Instrucciones Técnicas
Planes de Calidad
Elaboración
Equipo de Calidad
Determinados en cada
procedimiento
Determinadas en cada
instrucción
Equipo de Calidad
Revisión y Aprobación
Titular del Centro
Titular del Centro
Directores pedagógicos
Titular del Centro
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d) El Coordinador de Calidad, junto con el equipo de Calidad, elabora y mantiene
actualizada la Lista de Documentos en vigor del Sistema de Gestión de la Calidad.
Emite una lista para los documentos internos (FPr-4.2.1-01) / donde se indica: Tipo
de Documento, Código del documento, Denominación del documento, Edición en
vigor, Fecha de Aprobación y Destinatario /s. y una dirección web para los
documentos externos (FPr-4.2.1-02).
e) La distribución de documentos o puesta en circulación, la realiza la persona a quien
designe el titular del centro mediante el apartado Destinatarios de la Lista de
documentos, según FPr-4.2.1-01 y FPr-4.2.1-02, donde se indican los destinatarios.
La forma de distribución de dicha documentación es por e-mail, y la prueba de
entrega de la misma es la confirmación de dicho envío.
f) La necesidad de modificar un documento puede ser propuesta por cualquier persona
de la empresa indicándoselo al Coordinador de Calidad, el cual evalúa la propuesta.
g) La modificación de un documento da lugar a una nueva edición y aprobación del
mismo. Los cambios deben quedar registrados en el documento mediante el
apartado de “Modificaciones incorporadas en la presente edición”.
h) Respecto a las modificaciones de los documentos mantenidos en sistemas
informáticos la forma de controlar las mismas se hará de acuerdo a las contraseñas
de usuarios establecidas junto con la información de fecha, hora y usuario de edición
que registra el sistema.
4.2
Control de Documentos de Origen Externo Aplicables.
a)
La recepción de la documentación externa aplicable se realiza asegurando la
disponibilidad de la última edición en vigor.
Para los documentos legales, reglamentarios o técnicos, a través de la disposición
física o suscripción a las entidades gestoras de los mismos.
b)
El Coordinador de calidad edita una Lista de documentos de origen externo
aplicables que queda recogida según establece el apartado 4.1.d) del presente
procedimiento.
c)
Quien designe el Grupo de Calidad realizará en la empresa el control y difusión de
este tipo de documentos, a través del control de distribución, según establece el
apartado 4.1. e) del presente procedimiento.
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4.3
Mantenimiento de Documentos.
a)
Cada departamento podrá archivar las copias de los documentos en vigor
(internos/externos) que tengan asignados de forma que sean claramente
identificables respecto a otros documentos.
b)
Todos los originales de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son
archivados por el Coordinador de Calidad diferenciando los documentos en vigor
de los obsoletos.
c)
Las copias de documentos obsoletos son destruidas por el Responsable que las
tenga asignadas, salvo el original que queda como archivo histórico del Sistema
de Gestión de la Calidad.
d)
Todo el personal del Colegio La Inmaculada tiene acceso a los archivos para
consulta a través de la ruta especificada en el pié de pagina de cada documento.
Para la retirada de documentos, es necesaria la autorización por el Coordinador de
Calidad
e)
Los archivos son de características tales que proporcionan la seguridad necesaria
para conservar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
f)
En el caso de documentación interna en soporte magnético, ésta se protege
mediante claves de acceso y es almacenada y custodiada por quien designe el
Grupo de Calidad.
g)
El Coordinador de Calidad controlará que la persona designada por el Grupo de
Calidad realiza copias de seguridad con periodicidad trimestral, de los archivos
informáticos, que afecten al Sistema de Gestión de la Calidad, que se identifican
mediante título y fecha. El lugar dónde se archivan estas copias de seguridad es un
disco duro, exclusivamente destinado para este cometido, custodiado y protegido
en poder de la dirección al alcance únicamente de dirección y del Coordinador de
calidad e identificado debidamente. El Coordinador de calidad o la persona en la
que delegue, es el encargado de comprobar estas copias. Estas copias se
custodiarán en la Secretaría del Colegio La Inmaculada.
h)
Referente al programa de gestión “Alexia” las copias de seguridad se hacen en un
disco duro virtual diariamente por la empresa COSPA-AGILMIC SA.
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4.4. Edición de Registros.
a)
Los registros son realizados por el personal del Colegio La Inmaculada, para ello
pueden ser utilizados formatos diseñados para los mismos tal como se indica en
los diferentes documentos donde se describen. Los registros pueden estar en
cualquier tipo de soporte.
b)
Todos los registros son identificados, como mínimo, con un nombre relacionado
con la actividad a la que se refieren.
c)
Los registros tienen identificada su fecha de emisión al objeto de facilitar su
control y asegurar el tiempo de retención.
d)
Los registros permiten identificar al responsable de su emisión y, si es necesario,
son firmados por los responsables definidos a tal efecto. Si el soporte es
electrónico dispone de una clave de acceso.
e)
El Coordinador de calidad elabora y mantiene actualizado un Listado de
Registros, según FPr 4.2.1-03. Existe una sola copia de dicho listado que es
archivada por el Coordinador de calidad.
4.5
Mantenimiento de registros.
d)
En general, el responsable de cada archivo de registros es el que los emite y si es
diferente, se define en el documento que establece la necesidad de cada registro.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva mantenerlos legibles,
correctamente almacenados y protegidos y fácilmente recuperables.
e)
En el caso de archivos informáticos se protegen mediante claves de acceso y el
Director de Secundaria o la persona en la que delegue, realiza copias de seguridad
con periodicidad semanal, de los archivos informáticos, que se identifican
mediante título y fecha.
f)
Los registros se conservan, según el tiempo de retención definido en el Listado de
Registros, según FPr 4.2.1-03.
g)
El Coordinador de calidad define en el Listado de Registros, según FPr 4.2.1-03,
la disposición final que debe darse a cada registro una vez transcurrido el tiempo
máximo de retención.
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5.
RESPONSABILIDADES.
El coordinador de calidad, junto con el equipo de calidad, es el responsable de
elaborar y mantener actualizada la lista de documentos internos, la lista de
documentos externos y el listado de registros.
El coordinador de calidad es el responsable de archivar los documentos originales,
diferenciando los documentos en vigor de los obsoletos.
La persona que designe el Grupo de Calidad es el responsable del control y
difusión, vía e-mail, de los documentos internos y externos, de la custodia de la
documentación interna en soporte magnético, y de la custodia de las copias de
seguridad de los registros informáticos.
La responsabilidad de archivar los registros es del que los emite.
6.
ANEXOS.
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Control de modificaciones
Lista de documentos internos en vigor
Lista de documentos externos en vigor
Listado de registros
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ANEXO 2
LISTADO DE DOCUMENTOS INTERNOS EN VIGOR
Fecha:
CÓDIGO
DOCUMENTO
EDICIÓN
APROBACIÓN
DESTINATARIOS
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ANEXO 3
LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS EN VIGOR
Fecha:
LEGISLACIÓN VIGENTE

REGIÓN DE MURCIA

NACIONAL
Página Web:
(Dirección página web donde se encuentran todos los documentos externos)
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ANEXO 4
LISTADO DE REGISTROS
Fecha:
DENOMINACIÓN DEL
REGISTRO
TIPO DE
SOPORTE
TIEMPO DE
RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
LUGAR DE
ARCHIVO
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