INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY...

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control
Interno,
o quien haga sus
veces:
JULIO CESAR GALEANO T.
Período evaluado: AGOSTO - NOVIEMBRE 2014
Fecha de elaboración: Diciembre 09 DE 2014.
Módulo de Control de Planeación y Gestión
Avances
La E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas tiene un avance del 100% donde se han implementado protocolos, y
un estilo de dirección acorde a las necesidades del cliente interno y externo. Estos protocolos y estilos de
dirección han fortalecido la cultura organizacional ya que los funcionarios y contratistas desarrollan sus labores
y la ética institucional se ve reflejada en su calidad y servicio al usuario. Se continúa ejecutando el programa de
inducción y re inducción para todo el personal que ingresa a laborar a la entidad, tanto contratistas como
personal de planta; además se desarrolló y realizó la evaluación de desempeño a los funcionarios de planta de
la entidad.
La E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas ha diseñado un Plan de capacitación 2013-2014 que se rige bajo las
normas establecidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos (DAFP),
tomando como referente los resultados del diagnóstico de capacitaciones anteriores.
El Hospital tiene establecido un Plan de Acción Institucional definido con programas, subprogramas, objetivos,
estrategias y metas para el período 2012-2015 que sirve como herramienta de orientación y direccionamiento
en la gestión con el fin de proyectar su administración a largo plazo optimizando los recursos disponibles.
En cuanto al direccionamiento estratégico se obtuvo un porcentaje de 84% logrando avances ya que se
elaboró el Plan de Gestión 2012-2016 y por consiguiente se elaboró un Plan operativo y un plan de acción
acorde a los requerimientos y expectativas de los clientes.
El Hospital posee y aplica la política de calidad institucional, articulada con las estrategias institucionales con
definición de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, según su mapa de procesos
acorde con la estructura institucional e igualmente en el SIG se encuentra definido las políticas de operación
aplicables de manera transversal a todos los procesos o específicas para cada uno. La Entidad cuenta cuenta
con una Estructura Organizacional, armónica con la misión y la visión de la entidad, con distribución de
funciones y responsabilidades y cuenta con un estilo de dirección propio en el cual se priorizan principios de la
Gestión Pública, como la Transparencia, Integridad y Responsabilidad Pública. La Entidad cuenta con un
programa de salud ocupacional y con un comité paritario de salud ocupacional COPASO; de igual forma
ingreso a operar la Oficina de Control Interno Disciplinario.
En cuanto a la administración del riesgo, El Hospital obtuvo un porcentaje de 68% por cuanto se realizó el
seguimiento a los riesgos registrados en cada proceso y por consiguiente se identificaron nuevos riesgos. Se
elaboró e implementó la cartilla PLAN ANTICORRUPCION donde se identificaron nuevos riesgos para el cual
se está iniciando el seguimiento e implementando estrategias para el seguimiento y evaluación de estos
riesgos.
Dificultades
El Hospital presentó una variación negativa del 11.45% con respecto al año anterior, pasando del 94.45% Al
83%. El impacto negativo fue ocasionado en la administración del riesgo.
Cada procedimiento tiene identificados los riesgos por proceso y estos ya han sido aprobados (CARTILLA
ANTICORRUPCION) pero está pendiente implementar las estrategias para el seguimiento.
Se continúa con el proceso de actualización del manual de procedimientos de la entidad y por consiguiente
genera dificultad que éstos sean utilizados como fuente de consulta.
De igual forma se continúa con la revisión y seguimiento a los indicadores con el fin de ajustarlos a la medición
de la gestión de la Entidad.
Módulo de Evaluación y Seguimiento
Avances
La Oficina Asesora de Control Interno precisó su Plan Anual de Auditoría para la vigencia 2014, aprobado por
el comité del Sistema de Control Interno implementado en la ESE Hospital Comunal Las Malvinas, con una
ejecución del 70% de auditorías integrales evidenciados en sus informes y soportes respectivos.
Las auditorías internas faltantes se realizarán durante los meses de diciembre de 2014. Se han realizado
auditorías adicionales, permitiendo un mayor seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
La Contraloría General de la República realizó durante el 2014 auditoría a la Entidad específicamente al Área
de Contratación lo cual generó acciones de Plan de Mejoramiento. Adicionalmente se realizó el seguimiento
semestral al Plan de Mejoramiento 2013 con corte 30 de junio de 2014 y fue enviado al Ente de Control a
través del sistema. Como resultado de auditorías internas, se han suscrito planes de mejoramiento entre las
distintas dependencias.
El plan de mejoramiento que se tenía suscrito con la Contraloría Departamental presenta un avance de un
100%, está pendiente que la Contraloría nos determine el fenecimiento de la cuenta.
Dificultades
El subsistema de control de evaluación obtuvo una variación negativa comparado con el año anterior debido a
que el informe anual 2012 enviado a la contraloría a través de la Plataforma SIA fue devuelto a la ESE Hospital
Comunal Las Malvinas por lo tanto no fue determinado el no fenecimiento de la cuenta.
Eje Transversal enfocado a la Información y comunicación
Avances
La E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas ha generado espacios para que los usuarios internos y externos y
comunidad en general interactúen a través de las diferentes herramientas de la web y facilitar de esta forma el
acceso a los trámites que los usuarios deseen realizar encontrando así soluciones a sus requerimientos y
necesidades. Desde esta óptica el equipo de trabajo de la E.S.E ha diseñado aplicativos y herramientas con
componentes administrativos y técnicos que hacen que la información esté precisa y actualizada, logrando de
esta forma acceso y consulta en tiempo real para cualquier usuario de la web, documentos tales como:
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Plan de gestión
Informes de cada área o dependencia
Componentes estratégicos
Quejas y reclamos por parte de los usuarios
Contratación en línea
Cartilla Estatuto anti corrupción
Portafolio de servicios
Derechos y deberes del usuarios
Se implementó una herramienta para el control de documentos a través de la intranet cuyo objetivo es
aprovecharlo como un canal de comunicación para la sensibilización y capacitación del Sistema de
gestión de Calidad.
Dificultades
Continuar con la actualización, ajuste y mantenimiento a la página web para fortalecer aún más nuestro
servicio de atención al usuario.
Estado general del Sistema de Control Interno
El informe Ejecutivo Anual del sistema de Control Interno de la E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas presenta
un avance del 75%, de acuerdo al resultado obtenido este nos indica que el Modelo Estándar de Control
Interno implementado en la E.S.E muestra un buen desarrollo ya que se han logrado avances en cuanto a la
presentación de indicadores, identificación de riesgos y los planes de mejoramiento presentados a la
Contraloría Departamental, sin embargo, se continúan realizando todas las acciones tendientes a mantener el
nivel, apoyados con herramientas de Gestión, Control, Calidad y Desarrollo que hacen parte de la Gestión
Pública, con el propósito de alcanzar la excelencia en la prestación del servicio.
Es de aclarar que estos resultados no son comparables con los de la vigencia 2013 y anteriores por responder
a una metodología diferente.
La E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas se encuentra en el proceso de actualización del Modelo Estándar de
Control Interno-MECI- de conformidad con el decreto 943 del 21 de mayo de 2014 y el Manual Técnico del
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, a pesar de realizar un buen
proceso de implementación del Modelo se continuará con la actualización al interior de la Entidad, teniendo
siempre en cuenta los cambios propuestos en la norma sin que afecten la implementación y el desarrollo
normal del sistema.
En términos generales el sistema global de calidad cumple con todas las especificaciones pero presenta leves
deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad se deberá solucionar las deficiencias a corto plazo
logrando que el sistema no deje de ser eficaz; sin embargo la tendencia a hacia la gestión de la calidad es muy
positiva.
Recomendaciones frente al Sistema de Control Interno
Fortalecer la cultura del autocontrol, autoevaluación, autogestión y del mejoramiento continuo, con el fin de
garantizar que las actividades desarrolladas por La E.S.E Hospital Comunal Las Malvinas se enmarquen dentro
de los aspectos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
Seguir desarrollando paso a paso y fortalecer el Sistema Integrado de Gestión implementando las estrategias
que permitan total relación y direccionamiento entre los resultados de las Auditorías que adelanta la Contraloría
General de la República y el trabajo que ejecuta la Oficina Asesora De Control Interno, con el fin de garantizar
el sostenimiento y la mejora continua del Sistema.
Continuar desarrollando compromisos con la Alta Dirección quienes son los responsables de los procesos
para que en conjunto con otras dependencias continúe con el proceso de actualización, sensibilización,
acompañamiento, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
Fecha de publicación: 09 de Diciembre de 2014
(ORIGINAL FIRMADO)
JULIO CESAR GALEANO T.
Asesor Control Interno