Gestión del Tiempo

Gestión del Tiempo
"¡No tengo tiempo!" parece ser el grito desesperado con el que nos
encontramos a menudo en la sociedad actual.
Rodrigo del Campo
¿Usted ama la vida? Entonces no desperdicie su tiempo, porque de eso está
hecha la vida. (Benjamin Franklin)
Estamos insertos en una cultura que nos empuja a hacer demasiadas cosas, a
tomar demasiadas responsabilidades, y a decir que sí a demasiadas
oportunidades. "¡No tengo tiempo!" parece ser el grito desesperado con el que
nos encontramos más a menudo en la sociedad actual.
Nuestra desorientación es paradójica porque nos hemos llenado de aparatos
tecnológicos que se supone deberían ahorrarnos tiempo. Aun así, nos
encontramos abrumados por planes que no podemos realizar, por citas y por
compromisos que no podemos cumplir. A pesar de la tecnología, de los
seminarios, libros y planificadores, del separar nuestra vida en cuadrantes y
de las técnicas para la administración del tiempo, el ejecutivo promedio tiene
entre 200 y 300 horas de trabajo atrasado.
Aristóteles ha dicho: "El hombre sabio nunca tiene prisa". Pero, ¿qué quería
decir con esto? ¿Sabría algo que nosotros desconocemos o hemos olvidado?
Para poder comprender el tiempo y su efecto en nuestras vidas, es necesario
darnos cuenta de que el tiempo no es un fenómeno físico, sino mental, cuya
principal característica no es la extensión, sino la intención. Por eso, no
podemos aplicar el concepto físico de tiempo al tiempo mental.
Malgastamos nuestra energía mental cada vez que nos obsesionamos con la
eficiencia y la productividad, sin preguntarnos acerca de la importancia de las
tareas que realizamos. Desde este punto de vista, el mayor problema que
genera la cantidad abrumante de actividad a que estamos enfrentados día a
día se refiere a la fuerza que tiene para quitarnos nuestra posesión más
valiosa: nuestra atención. Cuando enfocamos nuestra atención en la eficiencia
sin fijarnos en cómo las actividades se conectan con nuestro propósito en la
vida, así como con nuestras fortalezas y nuestra fundación personal, es
inevitable que malgastemos el tiempo.
Para aquellos que estamos muy ocupados, lo mejor que podemos hacer es dar
un paso atrás, no tanto de nuestras actividades, sino de nuestros
pensamientos. Ninguna persona puede tener prisa cuando existe una relación
de calma entre la mente y el cuerpo. Por lo tanto, antes de que tratemos de
enfrentar la cuestión del tiempo como un problema, el problema de cómo
administrar nuestras vidas, tenemos que escucharlo simplemente como una
pregunta, la pregunta acerca de quiénes somos.
Por lo tanto, el primer paso que tenemos que tomar cuando queremos
hacernos cargo de nuestro tiempo y nuestras vidas, es realizar un análisis a
fondo de nuestras características personales, de nuestras preferencias y de la
visión que tenemos para nuestra vida. Sólo basándonos en este análisis vamos
a poder utilizar efectivamente el aporte que nos pueden entregar las distintas
"técnicas" de administración del tiempo.
Algunas de estas técnicas incluyen:
1. Entienda la diferencia entre horas de trabajo y horas productivas:
Tenemos que ser extremadamente sinceros con nosotros mismos. Ninguna
persona es capaz de generar ocho horas (o más) de trabajo productivo cada
día, aunque nos gustaría que así fuera. Al contrario, la mayoría de las
personas son realmente productivas un tercio de su tiempo. Es por ello que
usted tiene que ser todavía más cuidadoso con cómo utiliza su tiempo.
2. Sea selectivo con respecto a las personas que le rodean:
Todos hemos tenido una cantidad importante de personas que no generan
ningún aporte a nuestras vidas y lo único que logran es hacernos perder el
tiempo. Tenemos que ser muy cuidadosos y, en cierta medida, "egoístas"
con nuestro tiempo. Tenemos que darnos cuenta de que "la mayoría de las
personas van a tomar tanto tiempo como les permitamos". Es por ello que
tenemos que tenemos que ser extremadamente selectivos con respecto a
quiénes tienen acceso a nuestro tiempo. Obviamente, esto no es fácil. Es
una decisión que tenemos que tomar día a día, minuto a minuto.
3. Sea selectivo con las reuniones:
Hay algunas personas y organizaciones que tienen una tendencia
"enfermiza" hacia las reuniones. Muchas veces, se llama a una reunión
para discutir algo que fácilmente podría haber sido tratado por teléfono o
e-mail. Otras veces, se cita a una reunión simplemente porque la persona
no está dispuesta o en condiciones de tomar una decisión por su cuenta. Se
utilizan las reuniones y el "equipo" para evadir la responsabilidad de las
decisiones. Después de todo, si la decisión fue equivocada, fue una decisión
"de todos".
Además, es muy fácil sentirse importante cuando uno tiene una gran cantidad
de reuniones a las cuales asistir. Pero, en realidad, la cantidad de reuniones
normalmente no está relacionada con nuestro nivel de productividad.
1. Sea puntual:
No podemos esperar que los demás respeten nuestro tiempo si no lo
hacemos nosotros primero. Una vez una persona me dijo que sólo había
dos razones para llegar tarde a una reunión con ella: 1) estoy muerto; o 2)
quiero estarlo. Después de ese comentario, es fácil entender la importancia
de la puntualidad.
2. Utilice efectivamente la tecnología:
El teléfono, fax, e-mail, y otras tecnologías se supone que nos deberían
ayudar a manejar más efectivamente nuestro tiempo. Sin embargo, son
algunos de los elementos que más nos interrumpen y disminuyen nuestra
productividad. El problema es que cuando suena el teléfono, no podemos
saber la prioridad que tiene lo que desea conversar la otra persona.
El e-mail nos puede fanatizar y nos puede ocasionar ciertos problemas.
Algunas personas esperan que uno responda sus mensajes en forma inmediata
y marcan con "Altísima" prioridad mensajes que, desde mí punto de vista, no
son tan prioritarios.
Con respecto a la tecnología, creo que lo más sano es darse cuenta de que no
tenemos ninguna obligación legal o moral de contestar el teléfono o los
mensajes cuando llegan. Somos nosotros los que tenemos que definir las
prioridades y no la persona que está llamando.
Algunas empresas entregan teléfonos celulares a sus ejecutivos para que estén
ubicables "en cualquier momento". Me parece que esto es un gran atentado a
la privacidad y estamos renunciando a mucho cuando los aceptamos. Si uno lo
analiza fríamente, no hay nada, absolutamente nada, que no pueda esperar un
par de horas. Ahora bien, si es algo realmente "de vida o muerte",
seguramente no hay nada que usted pueda hacer por teléfono o e-mail.
Rodrigo Del Campo es Editor de Carrera Profesional