Informe de Fin de Gestión PROCESO DE DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS Diciembre de 2009 Lic. Margarita Martínez Meléndez De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de La Ley de Control Interno, Ley 8292, así como en las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión” emitidas por la Contraloría General de la República, procedo a rendir el presente informe final de Gestión , donde se establece el desarrollo y ejecución de los programas y proyectos realizados en el Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos, durante mi gestión, Setiembre 2007 a noviembre 2009. EJECUCION PLAN DE CAPACITACIÓN INTERNA Plan Anual de Capacitación -2007 A continuación se presenta un Cuadro Comparativo de la Cantidad de Servicios de Capacitación ejecutados para cada Eje Temático durante 2006 -2007 Cuadro # 1 Comparación Servicios Ejecutados 2006- 2007 EJE TEMATICO Técnico Docente Tecnologías de Información Gestión Administrativa Idiomas Transversales Desarrollo Humano Gerencial Totales Serv. capacitación Ejecutados 2006 Serv. capacitación Ejecutados 2007 32 50 20 23 35 39 37 32 10 1 3 26 23 7 0 160 2 180 2 Como puede observarse según la ejecución en el 2007 el Eje técnico creció en un 56% y Transversales tuvo un crecimiento muy significativo en comparación con los servicios ejecutados en el 2006. Por el contrario tanto el eje de idiomas como el eje Desarrollo Humano, que incluye temas como relaciones humanas, comunicación asertiva, manejo del stress, trabajo en equipo, entre otros tienen una disminución considerable en el año 2007. Plan Anual de Capacitación 2008-2009 A partir del año 2008, se realiza un cambio en la forma de abordar la Capacitación del Recurso Humano de la Institución, elaborando el plan de capacitación sobre la base de: a) Líneas Estratégicas: Definidas por las Autoridades Superiores, las cuales establecieron cuatro ejes: I. Formación Técnica: Actualización Técnica Recalificación Técnica Investigación y Desarrollo Atención PYMES Inglés Conversacional – Técnico 3 II. Formación Pedagógica: Actualización Metodológica Actualización Curricular Atención Poblaciones Especiales III. Formación Gestión Administrativa: Contratación Administrativa Control Interno Riesgos Administración Financiera Legislación Vigente IV. Formación Transversal. Planificación y Presupuesto Gobierno Digital Tecnologías de la Información Liderazgo y Trabajo en Equipo Gestión de Calidad Formación Humana b) Diagnóstico de Necesidades de Capacitación: Que recopila información de todas las Unidades, conforme con el procedimiento P URH PDRH 02 4 Comparación Servicios Ejecutados 2008- 2009 EJE TEMATICO Formación Técnica Formación Pedagógica Formación Gestión Adm. Formación Transversal Serv. capacitación Programados 2008 Serv. Serv. capacitación capacitación Serv. capacitación Ejecutados Programados Ejecutados 2008 2009 2009 * 50 45 87 82 62 139 13 86 14 24 11 22 18 61 51 Total 68 144 269 162 * 28 Servicios de capacitación pendientes de finalizar en diciembre 2009 258 * Como se puede apreciar existe una gran diferencia entre lo programado y lo ejecutado, producto de que la Comisión de Capacitación incluye temas adicionales que deben ser coordinados por el Proceso Desarrollo de Recursos Humanos. A fin de contar con una programación más ajustada a la realidad en el 2010, se coordinó con los representantes de los Núcleos de Formación, UTEFOR, Gestión de la Calidad, Comisión de Control Interno, SECODI, Asesoría de Gestión Preventiva de Riesgos, Asesoría de Comunicación, COOPEX, Unidad de Servicio al Usuario, para incluir dentro del plan de capacitación las capacitaciones que estos tenían previstas impartir en el 2010 y que serían presentadas ante la Comisión de Capacitación. 5 Lo que se pretende con este proceso de diagnóstico y afinamiento de la propuesta de capacitación, es poder realizar una planificación y distribución oportuna de los recursos que se requieren para su ejecución, así como lograr una priorización de los mismos de acuerdo a los lineamientos establecidos por las Autoridades Superiores, procurando además que se tomen las previsiones del caso para no afectar las labores de los participantes. Por otro lado, con la finalidad de ofrecer a los funcionarios la opción de aprender un segundo idioma como una herramienta valiosa y necesaria en la actualización técnica y profesional, tomando en consideración las políticas económicas que el país y las exigencias del mercado y programas de desarrollo, en coordinación con el SENA de Colombia, durante el 2008 y 2009 se llevo a cabo una capacitación en inglés bajo la modalidad virtual en donde participaron 50 funcionarios. A continuación detallo las características de esta capacitación: English Discoveries Online es un programa de aprendizaje de inglés, que combina la tecnología multimedia de Internet con los métodos más avanzados de enseñanza, ofreciendo cursos, actividades y opciones que garanticen el éxito en su aprendizaje del idioma inglés. Facilidades que ofrece: Cursos de auto-estudio. Pruebas de nivel. Página de la comunidad 6 Sistema global de administración de profesores Guía detallada del profesor Manuales del usuario Formación Tabla de correlaciones entre English Discoveries Online y los exámenes internacionales EFL Correlaciones de exámenes con English Discoveries Online* ALTE Consejo de UCLES IELTS English Europa Discoveries Online TOEFL TOEIC Principiante 1 Nivel 1 A2 KET 3.0 400/97 150 Principiante 2 Nivel 1-2 A2-B1 KET/PET 3.5-4.0 450/133 350 Principiante 3 Level 2 B1 PET 4.5 477/153 500 Intermedio 1 Nivel 3 B2 FCE 5.0 500/173 625 Intermedio 2 Nivel 3 B2 FCE 5.25 513/183 700 Intermedio 3 Nivel 3 B2 FCE 5.5 527/197 750 Avanzado 1 Nivel 4 C1 CAE 6 550/213 800 Avanzado 2 Nivel 4 C1 CAE 6.25 563/223 825 Avanzado 3 Nivel 4 C1 CAE 6.5 577/233 850 Metodología Existen siete modos de trabajar en los cursos English Discoveries Online. 7 Explora, podrá ver el contenido lingüístico en multimedia para que aprenda el inglés que se utiliza en situaciones reales. Lectura, podrá ver diferentes textos, reflejo de lo que se puede encontrar en cualquier situación real. Escucha, incluye grabaciones de televisión, radio e incluso de contestadores automáticos. Expresión oral, escuchará diálogos y mejorará su pronunciación y su fluidez utilizando la tecnología de reconocimiento de voz que escucha y evalúa su pronunciación. Gramática, las animaciones presentarán el punto gramatical en un contexto. Práctica, reforzará y practicará el material presentado en Explora. Test, podrá evaluar sus conocimientos en cada área. Ayudas que proporciona En los cursos se han incluido una serie de funciones que le proporcionan toda la ayuda necesaria para completar con éxito y de forma independiente sus estudios. 1. Ayuda general Desde cualquier pantalla del programa podrá acceder a la ayuda general. Diccionario bilingüe – con una grabación de cada palabra. Informe de los conocimientos aprendidos. Ayuda en línea. 8 2. Ayuda en los cursos Grabaciones de todos los textos escritos Guiones de todos los textos hablados Reconocimiento de voz Ideas principales Palabras de referencia Palabras clave Ejemplos animados Libro de gramática Traducciones Opción de imprimir 3. Determinación del nivel en que el participante debe empezar. El programa consta de tres niveles Principiante, Intermedio y Avanzado, cada nivel se compone de 3 cursos y cada curso está compuesto de 8 unidades que cubren asuntos de interés general , para un total de 800 horas de enseñanza , en las cuales se practicará: Comprensión oral Lectura Conversación Gramática Cuenta con una Prueba que evalúa su nivel de inglés y le recomienda el curso por el que debe que empezar. 4. Comunidad English Discoveries Online Desde la página podrá acceder a la comunidad de alumnos en todo el mundo, que están aprendiendo inglés. Desde esta página se podrá 9 practicar inglés en comunicaciones reales con personas de cualquier parte del mundo. Podrá practicar inglés escribiendo correos electrónicos, mensajes y participando en chats, en un entorno fácil y seguro. Podrá conocer páginas web auténticas en Internet, que podrá seleccionar según su nivel e interés. Podrá participar en actividades enriquecedoras y en juegos para reforzar su vocabulario, expresiones, etc. El contenido y funciones de la página Comunidad se actualizan periódicamente. Beneficios que obtienen los participantes 1. Aumentar las competencias del personal de la Institución y dotarlo de los conocimientos para mejorar la actualización técnica y profesional de sus labores. 2. Capacidad de comunicarse con entes homólogos, técnicos , consultores o especialistas que se comuniquen en inglés. 3. Aumentar las posibilidades de capacitación interna y externa Dado la metodología de esta capacitación, cada participante avanza a su propio ritmo por lo que en la actualidad existen funcionarios capacitándose en todos los niveles y conforme van concluyendo el nivel presentan el certificado emitido por el SENA ante el Proceso de Desarrollo. Plan Anual de Capacitación 2010 El Anteproyecto del Plan Maestro de Capacitación para el año 2010, fue elaborado atendiendo las directrices institucionales brindadas por parte de la Subgerencia Administrativa mediante oficio SGA-120-2008, del 24 de 10 enero de 2008 y SGA-404-2008. Estas directrices se refieren a la metodología para la ejecución del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y la elaboración del Plan Maestro de Capacitación De conformidad con la investigación del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, la propuesta del Plan de capacitación para el 2010 presenta la siguiente distribución; dando mayor peso Eje Técnico (SGA716-2007) Plan Maestro de Capacitación Año 2010 Presupuesto y Cantidad de servicios de capacitación por Eje Temático Eje Temático Eje 1. Técnico Eje 2 Formación Pedagógica Eje3. Gestión Administrativa Eje 4. Transversales Totales Total Cantidad de Servicios de capacitación 2010 Presupuesto 2010 Peso porcentual del presupuesto Peso en cuanto a servicios 103 ₡100,640,000.00 90.67% 47% 33 ₡0.00 0.00% 15% 21 ₡2,205,000.00 1.99% 10% 60 ₡8,155,000.00 7.35% 28% 217 ₡111,000,000.00 100.00% 100% Lo anterior por las siguientes consideraciones: 1. Eje Técnico: Este eje agrupa todos los servicios de capacitación y formación profesional dirigidos al personal docente, la información de los 11 temas fue suministrada por los Núcleos de Formación. Está conformado por 103 servicios de capacitación, los cuales van dirigidos en un 100% al personal docente de los diferentes sectores productivos, esta cantidad de servicios se fundamenta en la directriz de darle prioridad a las necesidades de capacitación estratégicas en el área técnica y en consecuencia, este Eje adquiere un mayor peso en todos los aspectos, con respecto al resto. Por otro lado, el 81 % del presupuesto designado para el Eje de Formación Técnica, se estaría invirtiendo en la contratación de 37 servicios de capacitación solicitados por los Núcleos de Formación mediante la DNC Estratégica. Distribución DNC BASÍCA Y DNC ESTRATÉGICA Presupuesto Presupuesto asignado DNC asignado DNC Básica Estratégica Monto del Presupuesto Cantidad de Servicios a contratar ₡18,930,000 16 ₡81,710,000 37 Total ₡100,640,000 53 12 Plan Maestro de Capacitación 2010 Distribución porcentual del presupuesto del Eje Técnico según DNC Básica y DNC Estratégica 19% DNC Básica DNC Estratégica 81% 2. El Eje Pedagógico con 33 servicios de capacitación agrupa todos los servicios de capacitación cuyo objetivo es la formación y actualización pedagógica que permiten llevar a buen término el proceso de enseñanzaaprendizaje y contribuir a la modernización pedagógica. Este eje se ejecutará totalmente con la participación del Recurso Humano Interno. Se incluye en este eje el Plan de Formación Docente en Formación Profesional del INA diseñado por la UTEFOR y que se ejecutará en coordinación con este proceso. Este plan tiene previsto impartir 4 programas, uno de Planificador Curricular de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional (SCFP) del INA por competencias laborales, y tres del Ejecutor de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, entre los dos programas se ejecutarían 20 módulos en el año 2010. 13 El Eje III Gestión Administrativa, está conformado por los servicios de capacitación asociados a las funciones administrativa de la institución, está conformado por como relacionados 21 servicios de capacitación, cubriendo temas con contabilidad, control interno normativos de los Procesos de Servicios al Usuario, y aspectos derivados de la Detección de Necesidades de Capacitación Básica, por lo que se está atendiendo la demanda de capacitación planteada por la población. El Eje Transversales incluye conocimientos, actitudes, comportamientos, principios, valores y concepciones que están acordes con la misión, visión y valores del INA. Se incluyen además en ese eje los temas asociados a las tecnologías de información, las cuales tienen como población meta tanto al personal técnico como administrativo, incluyendo temas como Excel, Access, Word, Project, razón por la cual el Eje Transversales, al incluir ambas poblaciones tendría un peso mayor. El Plan de Capacitación fue elaborado de acuerdo con los lineamientos institucionales, la normativa vigente y la información derivada del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación básica y estratégica. PROYECTOS I- Automatización Programa de Gestión del Desempeño El Proceso Desarrollo de Recursos Humanos ejecutó el proyecto de Automatización del Programa de gestión del Desempeño. 14 El programa de Gestión del Desempeño está debidamente certificado con la Norma ISO-9001-2000, acatando las directrices del Programa de Gestión de Calidad y se aplica según lo establece el Procedimiento Gestión del Desempeño Código P URH PDRH 04, este se aplica a todo el personal de la institución, por lo que se dividió la implementación iniciando con las Unidades Regionales y posteriormente el resto de la unidades. La automatización del Programa de Gestión del Desempeño se realizó mediante la utilización del Sistema de Desarrollo de Recursos Humanos, Módulo de Gestión del Desempeño, al cual se accesa por medio de la Intranet. Para el año 2009, la implementación de los módulos del sistema automatizado se aplicará solamente en las Unidades Regionales, en el resto de unidades de aplicará a partir del año 2011. Para implementar el uso de este sistema se coordinó con los Encargados de Recursos Humanos de las unidades Regionales, quienes brindaron la información de los usuarios del sistema y colaboraron ampliamente en la ejecución del proyecto. Se programaron sesiones de información y capacitación sobre el uso del sistema a los usuarios asignados. Los usuarios del sistema son las personas con cargos de encargados y una persona que fuera autorizada por ésta. 15 La información de los Compromisos de Resultados (CRI) se digitó en el módulo de Gestión del Desempeño, en la carpeta Compromiso de Resultados Individual, en este apartado se incluyo cada uno de los objetivos que compondrán el Compromiso de Resultados de la persona funcionaria, los cuáles serán evaluados a fin de período. El objetivo de este proyecto fue implementar la administración y manejo de las aplicaciones del programa de gestión del desempeño en forma automatizada, considerando el procedimiento de Gestión del Desempeño vigente y el Sistema Informático de Desarrollo de Recursos Humanos (SDE). En el Módulo de Gestión del Desempeño se incluye toda la información concerniente a la Gestión del Desempeño. Aquí se lleva un registro de las evaluaciones del desempeño de los funcionarios de la Institución. Dentro del submenú de este módulo tenemos: Información Evaluado Modificaciones Calificaciones Formularios Observaciones del Desempeño Reportes. 16 Actividades realizadas: Estas actividades corresponden a la implementación de la primera fase, que consistió en la digitación de los CRI del personal de las Unidades Regionales en el sistema. Revisión del procedimiento de Gestión del Desempeño- ETC, Código P URH PDRH 04. Gestión ante el Programa de Gestión de Calidad de cambios en el procedimiento. Pruebas del sistema y del módulo Gestión del Desempeño y del Submenú “Información del Evaluado” Identificación de usuarios Creación de usuarios y adjudicación de claves de acceso mediante la confección del formulario FR USIT ASI 01, “Solicitud de Servicio Técnico de Sistemas de Información”. Depuración de la lista de usuarios Probar las claves de acceso al sistema. Revisión y adjudicación de derechos a los usuarios Información a los usuarios de la implementación proyecto de automatización Capacitación a los usuarios para el uso del submenú “Creación del CRI”. Digitación de los CRI en el Submenú Creación del CRI por parte de los usuarios. Atención de consultas de los usuarios sobre el uso del sistema. 17 Elaboración de boletas de requerimientos para los ajustes del sistema Evaluación de la implementación de la fase de digitación de los CRI, análisis de los principales problemas presentación en la digitación. Revisión de los CRI digitados por cada regional. Elaborar reporte de los CRI debidamente aprobados. Identificación en la base de datos en Excel de los CRI digitados en el sistema. Pruebas en los menús: modificaciones, calificaciones, formularios Elaboración de los requerimientos de mantenimiento del sistemas ante la USIT Capacitación los usuarios del uso de los módulos Elaborar comunicado procedimiento de con Gestión instrucciones del para Desempeño aplicar vía el sistema automatizado Atención de consultas por parte de los usuarios del sistema. Actividades Pendientes: Está pendiente la implementación de la segunda fase, que corresponde según el procedimiento, a la evaluación del Compromiso de resultados individual y de la escala comportamental para la confección del reporte final de gestión del desempeño, prevista para ejecutarse en el 2010. 18 Con este proyecto se pretendía disminuir los tiempos de respuesta, ya que permitiría que los funcionarios conocieran de inmediato los resultados, una vez que la jefatura emitiera su evaluación y no que debieran de esperar el procesamiento de la información y la elaboración de la notificación por parte del personal del Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos, ya que el Sistema de información no solo realizaría el mismo, sino que a su vez llevaría un registro electrónico de los mismos. Permitiendo además la atención más oportuna de casos de bajo desempeño. II Se elaboro y ejecutó programa de capacitación específico para atender el Informe de Auditoría Externa de Calidad realizado en setiembre del 2008 Con la finalidad de corregir las debilidades encontradas en la Auditoría de Calidad de setiembre del 2008, se efectuó una coordinación con la Gestión Tecnológica, Gestión Regional y el Programa de la Gestión de la calidad a fin de establecer la temática y la población que se debía atender. Producto de lo cual se determino la necesidad de desarrollar una capacitación sobre la Interpretación de la Norma ISO 9001-2000 y un taller sobre el uso del SICA, dirigido al personal encargado, de los Núcleos, Unidad de Servicio al Usuario, UTEFOR y funcionarios de las Unidades Regionales. 19 Considerando que en materia de interpretación de la Norma ISO- 90012000 es un tema cuyo contenido es en gran medida teórico y para lo cual se desarrollan dinámicas y ejercicios en el aula, permite que los grupos fueran de 25 personas. Razón por la cual se conformaron cuatro grupos. En cuanto al taller sobre el uso del SICA fue de 4 horas, por ser práctico se atendieron grupos pequeños para un total de 08 grupos. En coordinación con el Programa de Gestión de la Calidad se solicitaron varias ofertas a las empresas que se brindan este tipo de capacitación, a fin de ofrecer una propuesta técnica y económica para aprobación de la Comisión de Capacitación. Mediante acuerdos N° 103-2009 y N° 191-2009 la Comisión de Capacitación aprobó esta capacitación, la cual en la actualidad ya se encuentra ejecutada totalmente con un nivel de satisfacción del 90%, habiendo capacitado en total a 100 funcionarios. III Se elaboró y ejecutó un Programa de capacitación dirigida a la UDE, referente a la estandarización en Procesos de Planeación Estratégica. El objetivo era brindar una propuesta de capacitación sobre las nuevas tendencias en Planificación estratégica, la metodología del Balanced Scorecard ( Cuadro de mando Integral) y la gestión de indicadores. 20 Actividades Se efectuó una coordinación con el encargado de la Unidad de Desarrollo y Estadística a fin de conocer las necesidades particulares de capacitación y la población meta. Producto de lo cual se determino la necesidad de desarrollar una capacitación sobre Planificación estratégica, la metodología del Balanced Scorecard, dirigido especialmente al personal de la UDE e incorporando a los encargados de la Gestión Compartida, representantes de la Gestión Tecnológica y Regional, a fin que se pudiera analizar mediante modalidad Taller el Plan Estratégico Institucional a la luz de esta metodología, brindando recomendaciones a como considerar producto en la final un elaboración informe de los con Planes Estratégicos futuros. En coordinación con el la UDE se solicitaron varias ofertas a las empresas que se brindan este tipo de capacitación, a fin de ofrecer una propuesta técnica y económica para aprobación de la Comisión de Capacitación. Mediante acuerdo N° 42-2009 la Comisión de Capacitación aprobó esta capacitación, la cual en la actualidad ya se encuentra ejecutada totalmente con un nivel de satisfacción del 90%, habiendo capacitado en total a 20 funcionarios. 21 IV Ejecución de un Programa de Capacitación “Formador de Formadores” bajo modalidad virtual El Proceso de Desarrollo en coordinación con la Unidad Tecnológica de Formación desarrollo un Programa de capacitación para dotar al personal docente de la Institución de las competencias metodológicas , pedagógicas y curriculares para mejorar la calidad en los servicios de capacitación y formación profesional. El programa es de 200 horas y consta de cinco módulos: Proceso de instrucción en la Capacitación Recursos Audiovisuales Evaluación del Aprendizaje Formulación de metodología en la capacitación Planeamiento de la enseñanza diaria En el año 2008 se ejecutaron 22 programas de capacitación y se capacitó a 302 docentes En el primer semestre del 2009 se ejecutaron 14 programas, capacitando a un total de 260 funcionarios. En el II Semestre del 2009 se ejecutaron 12 programas para un total de 200 funcionarios capacitados. 22 V Se elaboró y ejecutó un programa de atención a los objetivos del Plan Estratégico Institucional, tendiente a maximizar integralmente el servicio al cliente. El objetivo fue ofrecer un programa de capacitación para fomentar la formación de valores orientados a la satisfacción del cliente y el trabajo en equipo, primordialmente en las Unidades de Servicio al Usuario Institucional. METODOLOGÍA: Para elaborar la propuesta se realizaron las siguientes actividades. Diseño y aplicación de un instrumento para Diagnóstico de las necesidades de capacitación en materia de servicio al cliente y trabajo en equipo Análisis de la información para elaborar la propuesta Propuesta del programa de capacitación Se procedió a establecer la propuesta de los servicios de capacitación los 24 temas incluidos en el diagnóstico se agruparon en seis ejes quedando de la siguiente manera: Eje Temático Manejo y resolución de Conflictos (1 tema) Normativa Técnica (3 temas) Normativa General (3 temas) Habilidades Sociales (Relaciones Humanas) (2 temas) Servicio al cliente (10 temas) Equipos de Trabajo altamente eficientes (5 temas) Cantidad de Solicitudes por eje temático 95 Porcentaje vs Solicitudes por eje temático 4% 209 230 183 10% 11% 9% 917 484 43% 23% 23 Total de solicitudes El cuadro 2118 presenta el total de 100% solicitudes por eje, promedio correspondiente de solicitudes y el porcentaje representado respecto al total. de formularios procesados. A continuación se detalla el Programa de capacitación a ejecutarse en el 2009 y 2010. Manejo y resolución Analizar las técnicas y de Conflictos herramientas que les permitan el manejo adecuado de conflictos aplicando el proceso de negociación y las herramientas que el mismo aporta, para mejorar la comunicación con los clientes internos y externos. Identificación del conflicto, estrategias de Negociación, componentes de un plan de negociación, diagrama del proceso de negociación, técnicas y herramientas para desarrollar un proceso de negociación, resolución de conflictos. TOTAL PARTICIPANTE TOTAL DE HORAS CANTIDAD SERVICIOS CONTENIDO OBJETIVO TEMA Programa de Capacitación Servicio al Cliente y Trabajo en Equipo Personal de Servicio al Usuario del INA 3 42 75 24 Normativas Técnica aplicada a funciones de Servicio al Usuario Promover el conocimiento de la normativa y reglamentación que aplicable en las funciones de Servicio al Usuario a nivel institucional. Reglamento de Becas a Participantes, Reglamento de Participantes en SC y FP. Y Reglamento de Evaluación de los SC y FP, Reglamento de Apoyo Educativo. 3 63 75 Normativa y reglamentación general de los Procesos de Servicio al Usuario Promover el conocimiento de la normativa y reglamentación aplicada a las labores de los Procesos de Servicio al Usuario Institucional. Ley Enriquecimiento Ilícito, Ley de Acoso Sexual, Ley Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad 7.600 y su Reglamento, Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites. 2 28 72 Habilidades Sociales Identificar y desarrollar habilidades interpersonales con el fin de favorecer el buen desempeño laboral y personal ¿Qué son las relaciones humanas?. Factores que intervienen en las relaciones humanas. Autoestima, Inteligencia emocional, Comunicación Asertiva. 3 42 75 Servicio al Cliente Fortalecer y desarrollar competencias de trabajo con orientación al cliente y servicio de calidad, para mejorar las practicas de trabajo y satisfacción del cliente y aplicar el servicio al cliente con enfoque de equiparación de oportunidades. Identificación Institucional y del cliente. Técnicas de atención. Atención telefónica eficaz. Inteligencia emocional. Enfoque de equiparación de oportunidades. Calidad en la atención. Cultura de servicio. 3 42 75 25 Equipos de trabajo Potenciar y estimular las altamente eficientes competencias asociadas el trabajo en equipo con la comprensión de elementos teóricos básicos que permitan la conformación de equipos de trabajo con alta motivación e identificados con la misión y visión de la institución Concepto de Trabajo en equipo, cómo desarrollar el compromiso con la organización, la comunicación en los equipos de trabajo, dinámica de los equipos de trabajo 5 70 100 En el 2009 se ejecutaron 19 servicios de capacitación para atender este programa VI Se elaboró una propuesta de ambivalencias por competencias del personal de la Institución. Objetivo Contar con una herramienta que permita detectar necesidades de capacitación por Competencias. Metodología La propuesta consta de tres etapas: Investigación preliminar y estudio de antecedentes Elaboración de la propuesta Institucional Presentación de la Propuesta El enfoque por competencias profesionales no ha sido trabajado transversalmente en la institución, por lo que no existen políticas de administración del capital humano ni procedimientos de trabajo definidos según los parámetros del modelo de competencias. 26 Sin embargo, para el año 2009 y en atención al Plan de Trabajo 2009 del Proceso Desarrollo de Recursos Humanos y en cumplimiento del Acuerdo de la Comisión de Capacitación 444-2008, del Acta 25-2008, el Proceso de Desarrollo ha trabajado en una Propuesta de Ambivalencias por competencias del personal del Instituto Nacional de Aprendizaje, que consiste en la elaboración de un cuadro de competencias de los funcionarios de la institución, que permitirá visualizar las necesidades de capacitación de cada funcionario. El Cuadro de ambivalencias del personal consiste en un método de diagnóstico de necesidades de capacitación que puede ser útil para el proceso de planeación estratégica de la capacitación ya que se puede utilizar para identificar necesidades de capacitación y puede servir de sustento a todo el sistema de capacitación así como en la estructura del Desarrollo Estratégico de los Recursos Humanos. Entre otras características, requerimientos de este capacitación instrumento de permite cada persona visualizar los funcionaria comparativamente con las competencias del cargo. Esta investigación tiene como objetivo diseñar una propuesta para contar con un instrumento que permita comparar el perfil profesional por competencias laborales con las características de la persona ocupante del cargo, este instrumento permitirá realizar un comparación entre lo que se “debe saber” idealmente para poder desempeñar eficientemente un puesto y lo que en realidad “sabe” un persona. Para la implementación de este proyecto se requiere contar con dos insumos de información un 27 registro de la capacitación recibida por cada uno de los funcionarios de la Institución y los perfiles por competencias de los cargos de los funcionarios de la Institución. La propuesta se está elaborando en este momento para lo cual previamente se realizó una exhaustiva revisión de los antecedentes, entrevistas a representantes de los Núcleos Tecnológicos, entrevistas los expertos de la UTEFOR y a la definición de parámetros que deberá contener la propuesta. De esta fase de investigación se determinó que la mayoría de los Núcleos de formación cuentan con un perfil técnico por competencias. En cuanto al eje Pedagógico la UTEFOR realizó un estudio denominado “Formación Profesional basada en Competencias orientadas a las Cualificaciones Profesionales” en el cual estableció las competencias que debe contar el personal docente del INA para que ejerza la docencia, indistintamente del tipo de modalidad del servicio que brinde. En estos momentos existe un programa de capacitación para dotar al personal docente de las siguientes competencias: Determinar demandas de Formación Profesional, Diseñar Servicios de Capacitación y Formación Profesional, Diseñar materiales didácticos escritos, Impartir Servicios de Capacitación y Formación Profesional y Supervisar la ejecución de Servicios de Capacitación y Formación Profesional El programa consta de los siguientes módulos 28 Programa A: Planificación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional del INA Módulo: A.1.1. Elaboración de estudios de demanda Módulo: A.1.2. Diagnósticos técnicos Módulo: A.1.3. Elaboración de Perfiles Módulo: A.2.1. Diseño de asistencias técnicas Módulo: A.2.2. Diseño de módulos y programas Módulo: A.2.3. Instrumentos para evaluación de competencias Módulo: A.2.4. Evaluación curricular de los SCFP Módulo: A.3.1. Elaboración de materiales didácticos Programa B: Ejecución de Servicios de Capacitación y Formación Profesional del INA Módulo: B.1.1. Didáctica para Formación Profesional Módulo: B.1.2. Planeamiento didáctico Módulo: B.1.3. Administración de planes para evaluación de competencias Programa C: Supervisión de la ejecución de los SCFP Módulo: C.1.1. Supervisión docente La ejecución de este programa ha iniciado en el 2009, esta siendo desarrollado por el personal de la UTEFOR, con dos módulos Elaboración de estudios de demanda y Didáctica para Formación Profesional, se tiene previsto continuar con este programa en el 2010 VII Propuesta de Incentivos Laborales. Como parte de las actividades desarrollas en el 2008, se elaboró una Propuesta de Incentivos laborales la cual fue remitida para su aprobación mediante oficio DRH-537-2008. 29 Este proyecto de investigación tuvo como finalidad, identificar las fuentes de motivación del personal del INA con el propósito de elaborar una propuesta de incentivos dando énfasis al área sustantiva de la institución. Para lo cual se requería conocer del personal de la Institución cuáles eras las expectativas y necesidades, ¿cómo se sienten con las funciones que desempeñan?, ¿cuál es su inspiración para trabajar?, ¿por qué lo hacen y cuál es el motor que impulsa su labor diaria?. Y por el contrario: ¿cuáles son las razones por las que se desmotivan? y ¿qué les aleja de conseguir sus metas laborales?. Para tal fin se aplicó al personal un cuestionario semiestructurado, compuesto por cuatro preguntas recopilando información de 92 cuestionarios. Entre los principales hallazgos se tiene que uno de los incentivo preferidos por las personas entrevistadas es la mejora salarial o reconocimiento salarial. 30 Gráfico #1 ¿Por qué trabaja? 50,00 40,00 30,00 46,32 37,50 20,00 8,09 10,00 8,09 0,00 Ganar Dinero Vida Social Tener un Crecimiento desafío profesional La investigación evidencio la necesidad imperativa de mejorar las condiciones laborales del sector docente en cuanto a: Los materiales de trabajo Acceso a al tecnología aplicada a la didáctica Reconocimiento de los logros Estabilidad laboral Mejoramiento del clima organizacional 31 Gráfico #2 ¿Qué le motiva de su trabajo? 40,00 35,00 35,43 30,00 22,83 25,00 20,00 15,75 14,17 15,00 6,31 10,00 2,36 1,57 1,57 5,00 0,00 te en bi on rs pe o nt ie m ci re C s io fic ne ia Be a nc in rie ic pe of Ex la de te en G ro ne di ón El ci ita ac ap C r jo ña ba se tra En Am al VIII Actividades de Control Interno Objetivos: Velar porque los usuarios introduzcan la información correcta y de manera oportuna en el SDE. Monitorear constantemente la información que se introduce y genera del SDE Establecer los requerimientos necesarios para que el SDE se ajuste a las necesidades actuales de la Unidad. Actividades realizadas 1. En razón que el Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos no contaba con un Registro automatizado de los servicios de capacitación 32 ejecutados, lo que dificultaba la obtención de información de forma ágil y el seguimiento de la ejecución de los servicios. Se efectuó un replanteamiento total de la información requerida para alimentar el Sistema de Desarrollo (SDE) con base en las necesidades actuales y con miras a contar con un insumo para una mejor administración de los servicios incluidos en el Plan de Capacitación, simplificando procedimientos y automatizando labores. Lo cual dio como resultado que los Planes de Capacitación 2008 y 2009, así como la información de los servicios de capacitación desarrollados durante 2008 y 2009 se encuentran digitados en el SDE, permitiendo la obtención de información oportuna. El SDE brinda un reporte que muestra la ejecución de los servicios de capacitación, lo cual permite realizar un chequeo mensual sobre los servicios ejecutados y controlar la digitación de la información en el SDE. 2. Se revisó y rediseñó el Sistema de Desarrollo a fin de establecer mejoras en las aplicaciones para simplificar y automatizar trámites que se realizan en las labores orientadas a atender la ejecución del Plan Anual de Capacitación dirigido a personal del Instituto Nacional de Aprendizaje 3. Dado que la cantidad de información que se genera en el Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos cada vez es mayor por consiguiente, los archivos físicos no daban abasto dada la cantidad de documentos que se almacenan, por esta razón y en virtud de aplicar la Ley de Simplificación de Trámites así como aprovechar los medios informáticos 33 y tecnológicos que se disponía, se procedió a rediseñar en un 90% el Sistema de Desarrollo de Recursos Humanos. El actual SDE es más pequeño y funcional con respecto a la versión anterior pues se pasa de 10 a 4 aplicaciones y 11 a 5 reportes. De las cuatro aplicaciones dos son exclusivas para administrar la ejecución de los servicios de capacitación, logrando con ello una efectiva disminución en las etapas de digitación de la información, pues se digita cada tema aprobado en el Plan Anual de Capacitación con sus características generando la información para cada servicio que debe programarse durante el año correspondiente. Esta información es la base para sustentar los expedientes respectivos. EL SDE, contiene un link con el SIRH para la conformación de los grupos de cada uno de los servicios, minimizando así la consecuencia de error en la lista de funcionarios y facilitando la realización de estadísticas, dado que se puede obtener información sobre la clase de puesto y la ubicación de los funcionarios capacitados. El SDE lleva un control automatizado de ejecución de los servicios de capacitación incluidos y aprobados en el plan de capacitación, así como un registro de las capacitaciones recibidas por cada uno de los funcionarios de la Institución. Por otro lado a lo interno del Proceso, se procedió a la revisión de los formularios que se utilizaban en los servicios de capacitación, así como de los productos de estos formularios, dado que en el pasado se llevaban 34 tanto en el SDE, en forma electrónica por medio de archivo en Excel y en forma física en el archivo del Proceso, lo cual claramente correspondía a una duplicidad de funciones. Para el rediseño del SDE, se realizó varias sesiones de trabajo en conjunto con la analista de sistemas de la Unidad de Informática y Telemática para consolidar las aplicaciones así como los reportes necesarios: En el proceso de rediseño se realizaron ajustes al Sistema, tramitados según el procedimiento establecido mediante la presentación FR- USIT- ASI-01, Edición 02 del 23/05/06. El objetivo primordial del trabajo de grupo y con la analista de sistemas: consistió en identificar la información que se duplica en las diferentes formulas y que engrosan los expedientes físicos y determinar con mayor precisión las aplicaciones mínimas pero necesarias para administrar la ejecución del Plan de Capacitación Anual para las personas funcionarias del Instituto. Mejoras realizadas en el rediseño: Con fundamento en lo anterior el SDE en lo que respecta al módulo Capacitación Interna y presenta la siguiente estructura: 4.1) PLANES: Se denomina así a la primer aplicación del sub-módulo, SDE Nuevo; el cual consta de tres carpetas, a saber: plan, grupos y participantes. 35 PLAN: Es la primer carpeta que se enlista y como tal es nueva, diseñada con el objetivo de contar con la información que sustenta cada servicio de capacitación, incluido y aprobado en el Plan de Capacitación para funcionarios del Instituto. En ella se digita toda la información que caracteriza cada tema, como por ejemplo Año Nombre del Servicio de Capacitación Modalidad en que se va impartir (participación, aprovechamiento, asistencia) Cantidad de grupos y participantes; Se digita el número de grupos que se deben programar y ejecutar así como el total de los participantes considerando todos los grupos Duración en horas: Considerando el total de grupos Recurso humano docente (interno, si es externo se incluye el presupuesto considerado en el PLAN. Eje y Subeje: De conformidad con la estructura que presenta la organización del Plan. Eje “Técnico”, Subeje “Recalificación” Ver esquema siguiente 36 GRUPOS: En esta carpeta se digita la información correspondiente a los datos de ejecución de un determinado servicio de capacitación. Esta información corresponde a fechas de ejecución, población meta, lugar, horario y todos los detalles de la programación específica para ese grupo. Los campos que se incluyen en esta aplicación son los siguientes: Se inicia con fechas de ejecución (el sistema asigna número de grupo y número de expediente con base en los datos ingresados en la aplicación PLAN y fechas de ejecución) Duración: Dato de cantidad de horas para ese servicio de capacitación. Horario Lugar de ejecución Nombre del docente ( existe base de datos con los nombres de docentes internos y externos por lo que se abre el icono respectivo y 37 se accede al nombre; si no esta en esta base, se digita el número de cédula y el nombre del docente en forma directa en la capeta , se graba el dato para que alimente la base de datos del docente) Cuando la actividad es contratada se digita el número de orden de compra. PARTICIPANTES: Esta carpeta permite el acceso a la base de datos del SIRH, en la que se consultan los nombres de las personas funcionarias participantes de los servicios de capacitación y se enlistan para cada servicio de capacitación. 38 Desde esta aplicación se genera como reporte, la lista de asistencia que sustituirá el formulario FR-URH-PDRH-04, Edición 02 del 14-10-2005 39 Cabe indicar que estas últimas carpetas; grupos y participantes, se genera el reporte denominado “Informe del Servicio de Capacitación” que sustituirá el actual formulario de “Informe de Inicio y Finalización de Capacitación a Personas Funcionarias” FR-URH-PDRH-03, Edición 03 del 0705 ; así como el formulario de Entrega de Certificados FR-URH-PDRH-07, Edición 10 del 05-07 Entrega de Certificados 4.2) Evaluación de Opinión: Esta es una aplicación que contiene una única carpeta, el rediseño se sustenta en la automatización del cálculo de los resultados de la evaluación de opinión, los cuales quedarán registrados en el SDE y en el Informe de resultados del Servicio de Capacitación, disminuyendo la consecuencia de error en el cálculo. 40 Se presenta la aplicación respectiva en el SDE 4-3) REPORTES Se crearon varios reportes, mismos que van acorde con la información requerida en los expedientes de los servicios de capacitación. Entre ellos la creación de un reporte que permita conocer los certificados entregados y pendientes de retirar por cada funcionario, lo cual mejora la entrega ya que evita la acumulación de los mismos y mejora la atención al cliente interno al evitar que deba presentarse en varias ocasiones para retirar certificados. Adicionalmente brinda vía reporte, documentos como el control de asistencia, evaluación de reacción, informe final del servicio de capacitación donde se establece el nombre del servicio, horas, lista de participantes, % de asistencia, calificación obtenida, condición del participante, número de certificado, etc, en el pasado esta 41 documentación era elaborada fuera del SDE, reduciendo con esto el tiempo que se destina para la digitación. 4.4 Creación de un módulo para capacitación externa: Aquí se registran todas las capacitaciones recibidas por los funcionarios a través de entes externos a la Institución y que son presentados para reconocimiento de la carrera profesional. En estos momentos se esta alimentando la base de datos con las información de los años 1998-2009 II. MODIFICACIONES Y CAMBIOS CAPACITACIÓN INTERNA AL PROCEDIMIENTO DE Como parte de la metodología utilizada para el rediseño del SDE, se llevó a cabo una revisión de trámites y procedimientos del Proceso, producto de lo cual se realizaron las siguientes mejora en los formularios que conforman el expediente de los servicios de capacitación: Control de Asistencia FR-URH-PDRH-04, Edición 02 del 14-10-2005, se incluyo el número de expediente del Servicio de capacitación y la fecha. Informe de inicio y finalización del servicio de capacitación, FR-URHPDRH-03, Edición 03 del 07-05. Se incluyó la información de la asistencia, condición del participante, número de certificado otorgado, evaluación del servicio, lo cual permite tener un resumen de los resultados del servicio de capacitación en un solo documento. 42 Se eliminaron los formularios que se detallan a continuación: Entrega de Certificados- FR-URH-PDRH-07, Edición 10 del 05-07 Control Final de Asistencia - FR-URH-PDRH-10, Edición del 14-10-2005 Así mismo se modificó el procedimiento de capacitación interna, en el apartado. Punto 6.4 Registro de Información, se eliminó lo correspondiente a los formularios FRH –URH-PDRH-10 Control final de asistencia y FRH-URHPDRH-07 Entrega de certificados, dado que esta información ya se estaría contemplando en el formulario FRH-URH-PDRH-03 Informe del Servicio de Capacitación. 43