PD-P07 Procedimiento Promoción Turística de Bogotá V.02 (06-01-2016)

PROCESO: PROMOCIÓN DEL DESTINO
PROCEDIMIENTO:
PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
CÓDIGO: PD-P07
VERSIÓN: 02
FECHA: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Subdirector(a) de Promoción del Destino
1.1.PROCEDIMIENTO: PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Posicionar a Bogotá como destino turístico mediante acciones promocionales y de divulgación basadas en el
comportamiento del mercado nacional e internacional para motivar y dinamizar los flujos turísticos hacia la ciudad.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia en el análisis de la situación de mercado turístico para Bogotá y finaliza en la evaluación de las acciones
promocionales adelantadas.
2. GLOSARIO:
 AGENCIA DE PUBLICIDAD: empresa cuya función primordial es brindar servicios en el área de comunicaciones, principalmente en el campo de la
publicidad.
 AGENCIA CREATIVA: agencia de publicidad que elabora un mensaje y la forma de persuadir al consumidor a comprar un producto.
 AGENCIA BTL: tipo de agencia de publicidad que adelanta actividades no convencionales para cautivar al cliente objetivo.
 ALTA TEMPORADA: Época del año de mayor afluencia turística; por lo general los precios de los servicios turísticos son más altos, para compensar las
bajas temporadas.
 ATRACTIVOS TURÍSTICOS: son aquellos bienes tangibles e intangibles que posee un destino y que constituyen la principal atracción para un turista.
 AUTORIDAD DE TURISMO: es la entidad o dependencia gubernamental, del orden nacional o territorial, a la que compete fijar y ejecutar la política de
turismo.
 BRIEF: Descripción detallada de los requisitos de la campaña, plan o pieza promocional que se solicita a la agencia creativa, central de medios o diseñador.
 CAMPAÑA DE PROMOCIÓN TURÍSTICA: herramienta que pretende influir en el comportamiento de turistas actuales y potenciales generando una
decisión de viaje hacia un destino específico.
 CENTRAL DE MEDIOS: empresas que brindan servicio especializado de análisis, planeación y contratación de medios.
 MERCADEO TURÍSTICO: Confluencia de la oferta y demanda turísticas. Conjunto de técnicas y acciones relativas a la transferencia y venta de servicios
turísticos del productor al consumidor del producto turístico.
 MERCADO OBJETIVO: es un segmento seleccionado por la organización para atenderlo y al cual se deben dirigir todos los esfuerzos del marketing y la
promoción.
 OFERTA TURÍSTICA: conjunto de bienes intangibles y tangibles y de servicios turísticos efectivamente ofrecidos al turista.
 POSICIONAMIENTO: desarrollo de un producto o destino turístico a través de un marketing mix, para ocupar un, para ocupar un lugar específico dentro del
mercado objetivo.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: PROMOCIÓN DEL DESTINO
PROCEDIMIENTO:
PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
CÓDIGO: PD-P07
VERSIÓN: 02
FECHA: 06-01-2016
 PROMOCIÓN TURÍSTICA: producto de las acciones públicas y/o privadas para incrementar el flujo de visitantes e inversionistas en áreas de destino
particularmente turísticas.
 PUBLICIDAD: actividades que permiten presentar un mensaje oral, escrito o visual con respecto de un producto o servicio (turístico) a través de medios
masivos o alternativos de comunicación.
 La publicidad (“advertising”) es una herramienta del mercadeo, utilizada por todo tipo de organizaciones para dar a conocer un determinado mensaje
relacionado con sus productos, servicios, ideas u otros, a un grupo objetivo. Es una forma de comunicación impersonal y de largo alcance, pagada por un
patrocinador identificado para informar, persuadir o recordar a un grupo acerca de los servicios, ideas, productos u otros que promueve, con el fin de atraer a
posibles usuarios, espectadores, compradores o seguidores.
 PIEZA PROMOCIONAL: Elemento que brinda información turística o que sirve como recordatorio del destino y se dirige a diferentes segmentos de la
demanda.
 REUNION DE TRÁFICO: Reunión periódica para el seguimiento de actividades, particularmente de las agencias de publicidad o de estas con sus clientes o
cuentas.
 TURISMO: actividad socioeconómica generada por el traslado temporal de personas, que por diversos motivos, llegan a un lugar de destino donde realizan
actos particulares de consumo.
 TURISTA: persona que viaja a otro país o lugar distinto de donde reside por un periodo mínimo de una noche y no más de doce meses consecutivos y cuyo
principal motivo de viaje es diferente al de realizar una actividad remunerada en el destino o residir en el mismo.
3. CONDICIONES GENERALES
El desarrollo del procedimiento de promoción requiere contar con un recurso humano calificado en diferentes áreas relacionadas con el tema, como por
ejemplo: personas con conocimiento y experiencia en administración, publicidad, diseño, comunicaciones y turismo. De igual manera, es indispensable contar
con los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades, así como establecer estrategias que resulten en una metodología de trabajo que
establezca los pasos a desarrollar para la ejecución del procedimiento.
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Fecha: 06-01-2016
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4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
 MERCADEO
 COMUNICACIÓN
 CORPORATICA
Acuerdos, Políticas, Plan de
Desarrollo vigente, Decretos,
Directrices, Plan de
adquisiciones, Asesorías
PROMOCIÓN
TURÍSTICA DE
BOGOTÁ
Documento de plan de trabajo,
Pauta publicitaria, Piezas
promocionales, Informes de
resultados, Plan de mejoramiento

RED DE INFORMACION
TURISTICA.
 COMUNICACIONES.
 PLANEACION
 CORPORATIVA
(ALMACEN).
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
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5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
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5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
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PROCESO: PROMOCIÓN DEL DESTINO
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PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
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6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No.
1
2
3
4
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Solicitar y revisar la estrategia de mercadeo y el plan de mercadeo a fin establecer las acciones que se requieran para elaborar una estrategia de promoción que
permita un mayor impacto en la venta efectiva de Bogotá como destino turístico
Esto implica establecer una estrategia y plan de trabajo con acciones puntuales, tales como activaciones, pauta en medios, ofertas especiales, etc. Y sus fechas que
puedan ser útiles tanto para el operador, agencia de viajes, mayorista como para la motivación del mismo turista.
1. Se solicita a comunicaciones el diseño de las piezas de todo tipo que se requieren para incrementar el impacto de las acciones de mercadeo y que han sido
establecidas en el plan de trabajo de promoción.
2. Se realizan las acciones establecidas en el plan de trabajo tales como: mensajes, ofertas, activaciones, pauta tradicional, free press, distribución de piezas
promocionales, etc.
3. Se realizar reuniones de seguimiento de la estrategia de promoción a través de reuniones de tráfico con el equipo de trabajo para revisar avances.
4. Se generan informes de las actividades realizadas para su análisis.
Informes de la realización de las acciones desarrolladas.
Cuando aplique se realizarán acciones basadas en la retroalimentación.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
El procedimiento de Promoción Turística se basa en el Plan de Mercadeo Turístico definido por el IDT y debe responder a sus mercados y segmentos. Paralelamente
debe estar coordinado con las directrices impartidas desde la Alcaldía Mayor en cuanto a conceptos e imagen institucional y a la vez con las decisiones que se toman
en el marco de las mesas interinstitucionales de promoción y mercadeo para la ciudad.
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Fecha: 06-01-2016
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VERSIÓN: 02
PROCEDIMIENTO:
PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
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8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD
2. Ejecutar la estrategia de
promoción y su plan de
trabajo.
PRODUCTO Y/O
SERVICIO
Deficiencia en la operación
de la red de información
turística en cualquiera de sus
canales de información.
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Formalidad:
Alianzas necesarias para el
funcionamiento de los Puntos
de
Información Turística
Físicos y Virtuales de la Red de
Información Turística.
Cumplimiento:
Información permanente y
actualizada a los turistas
nacionales y extranjeros.
CORRECCIÓN
REGISTRO
Revisión permanente del
estado actual de las alianzas
que
permiten
el
funcionamiento de la red de
información.
Evidencias (actas, correos,
reuniones)
Revisión de la existencia de
material promocional y
funcionamiento
de
aplicativos.
Mails,
Formatos
diligenciados, actas.
Definición
de
perfiles
la necesarios de acuerdo a la
necesidad de la red de
información.
Realizar una revisión al
Decisión:
Reuniones periódicas con el cumplimiento
a
los
equipo de trabajo para revisar compromisos adquiridos en
avances.
las reuniones anteriores.
Idoneidad:
Equipo
responsableen
ejecución de la estrategia.
Estudios previos.
Actas de reuniones.
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9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 PD-F01 Solicitud de material Promocional.
 PD-I01 Instructivo Gestión de Solicitudes de Piezas Promocionales V.02 (2013-01-15)
 PD-I02 Estrategia de Promoción Turística.
10. NORMATIVA ASOCIADA
 Ver Normograma
11. RECURSOS






Instalaciones físicas del IDT.
Sistema Integrado de Gestión SIG.
Programa PIGA.
Aplicativo de Gestión Documental CORDIS.
Intranet del IDT.
Sistema de Archivo fotográfico SAF.
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Fecha: 06-01-2016
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FECHA: 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
02
06-01-2016
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: PROMOCIÓN DEL DESTINO
PROCEDIMIENTO:
PROMOCIÓN TURÍSTICA DE BOGOTÁ
ELABORÓ
Enrique Alvarado
Subdirector de Promoción y Mercadeo
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
CÓDIGO:PD-P07
VERSIÓN:02
FECHA: 06-01-2016
APROBÓ
FECHA
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016
Subdirector(a) de Promoción del Destino
Líder del Proceso
Basilia Peña Vargas
Líder Operativo
Ing. Eduardo Navarro Téllez
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016