PD-I05 Instructivo Licenciamiento de Marca V.02 (06-01-2016)

CÓDIGO: PD-I05
INSTRUCTIVO
LICENCIAMIENTO DE MARCA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
INSTRUCTIVO LICENCIAMIENTO DE
MARCA
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del
cambio
Primera Versión
Elaboró
Natalia Echavarría
Profesional Especializado
Subdirección de Promoción y
mercadeo
Fecha de
vigencia
Versión
15-07-2015
01
06-01-2016
02
Basilia Peña Vargas
Líder Operativo Subdirección
de Promoción y Mercadeo
Se actualiza el control de
aprobación, la columna de
revisó con el Líder del
Proceso.
Actualización a partir del
Formato MC-F25 V02
Asesor de Planeación y
Sistemas
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Código: MC-F25
Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
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INSTRUCTIVO
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Tabla de Contenido
1.
OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN ............................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES ..................................................................................................................... 4
4.
DESCRIPCIÓN...................................................................................................................... 5
5.
CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................. 7
6.
ANEXOS ................................................................................................................................ 7
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1. OBJETIVO
Licenciar o dar permiso para el licenciamiento de la marca Bogotá, a entidades públicas
y privadas, a través de un trámite que les permita usarla de acuerdo al manual de uso de
la misma para generar mayor apropiación en las diferentes acciones promocionales de
ciudad
2.
POLITICAS DE OPERACIÓN
-
El Sistema de Identidad Visual es un documento que por su naturaleza no puede
estar publicado toda vez que para poder acceder a él es necesario surtir el proceso
de licenciamiento.
La solicitud de licencia de uso de marca deberá ser aprobada por los tres dueños
de la marca IDT, Cámara de Comercio e Invest in Bogotá.
La licencia comprende única y exclusivamente el uso de los productos y en ningún
caso se entenderá como autorización de uso de signos distintivos de propiedad de
un tercero o de otros signos distintivos que sean de propiedad de cualquiera de las
Partes.
No se podrá usar ni tampoco autorizar el uso de los productos en los siguientes
casos:
Cuando la asociación pueda afectar negativamente: (i) las asociaciones positivas
de conformidad con lo establecido en la estrategia de mercadeo de la ciudad, (ii)
la imagen de alguna de las Partes o, (iii) la imagen de alguno de los productos.
Cuando se pretenda la promoción de productos tales como bebidas alcohólicas,
cigarrillos o tabaco, drogas, armas; guerras; conflictos políticos; juegos de azar o
apuestas.
Para la realización de campañas políticas o para apoyar o discriminar grupos con
determinada orientación sexual, religión o preferencia política.(La promoción de
bares, restaurantes o servicios de entretenimiento no podrá entenderse como uso
no autorizado).
-
-
-
-
Los criterios para la asignación de la licencia son:
- Capacidad jurídica del solicitante para la celebración y ejecución de la licencia, así
como para asumir las obligaciones que se desprenden de la misma.
-No estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad
previstas en las leyes de Colombia.
- No estar reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales vigente publicado
por la Contraloría General de la República.
- No haber sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de
peculado, concusión, cohecho, prevaricato en cualquiera de sus modalidades.
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- Presentar indicadores cualitativos y cuantitativos del impacto para la promoción de
Bogotá: audiencias a impactar, países o regiones involucradas, medios de
comunicación utilizados, entre otros.
- La licencia de uso se expedirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
solicitud, una vez verificada la información requerida.
- La entidad será autónoma y discrecional respecto del otorgamiento de licencias.
- Las licencias tendrán un año de vigencia para lo que deberá informarse con un mes
de anterioridad al licenciatario la posibilidad de renovación de la misma.
3.
DEFINICIONES
Licencia de uso: Autorización para el uso del Sistema de Identidad Visual (SIV).
Licenciatario: Persona que recibe la autorización para el uso del Sistema de Identidad
Visual y por ende suscribe el contrato de licencia.
CCB: Cámara de Comercio de Bogotá.
IDT: Instituto Distrital de Turismo de Bogotá.
IIB: Invest in Bogotá.
SIV: Sistema de Identidad Visual.
Productos: Se entenderán como “productos” el Sistema de Identidad Visual que está
integrado por el Manual de Identidad Visual y las solicitudes de registro marcario Nos.
10-156354, 10-156347, 10-156355, 10-156336 correspondientes a la marca mixta
BOGOTÁ en las clases 35, 39, 41 y 43 internacionales, respectivamente, en adelante el
SIV., todos los registros marcarios relacionados.
Solicitante: Persona natural o jurídica que presenta la solicitud para usar la marca.
4. DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibir y diligenciar el Formato de Solicitud de Licencia
F01-PR-MC-01. (Externo).
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Ver diligenciamiento de formato en la parte final de el numeral
4 Descripciones
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
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Anexando los siguientes documentos con una fecha no
mayor a treinta (30) días calendario a la fecha del envío de
la solicitud
Personas nacionales:
- Cédula de Ciudadanía de persona natural o
representante legal.
- Capacidad jurídica (certificado de existencia y
representación legal en caso de ser persona
jurídica)
Personas extranjeras
- Documento de identificación expedido por
autoridad competente de la persona natural o del
representante legal de la persona jurídica.
Capacidad jurídica (certificado de existencia y
representación legal en caso de ser persona jurídica
o documento equivalente expedido por autoridad
competente).
- Todos estos documentos deben cumplir con
trámite de consularización o apostilla según las
normas legales colombianas.
Revisar que el formato haya sido debidamente
diligenciado.
Si el formato no se encuentra debidamente diligenciado
devolver por correo electrónico al solicitante informando
el motivo y los ajustes requeridos.
Consultar a través de la página web antecedentes fiscales
y antecedentes disciplinarios del solicitante nacional o
extranjero, imprimir documentos y anexar a los
documentos presentados por parte del solicitante.
Validar la viabilidad del otorgamiento de la licencia según
las condiciones y limitaciones previstas en el Acuerdo de
Uso y en los criterios definidos
Si no es viable, informar por correo electrónico al
solicitante
Solicitar a la CCB a Invest In Bogotá y/o a IDT (según
sea el caso) la validación de la Solicitud de Otorgamiento
de la licencia e incluir a los documentos anexos junto con
la solicitud.
Remitir al Director ejecutivo para la firma de licencia de
uso dentro del día hábil siguiente al recibo de la validación
(en este momento lo hace solo invest in)
Recibir del Director ejecutivo la Licencia de Uso firmada
y enviar dos ejemplares firmados en original al solicitante
para su firma y posterior devolución de una original
firmada
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Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
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Enviar el enlace para que descargue el manual del Sistema
de Identidad
Visual - SIV y los anexos con los elementos.
Presentar reporte de Licencias expedidas.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
Subdirector de Promoción y
Mercadeo y equipo de trabajo.
COMO DILIGENCIAR EL FORMATO
1. Corresponde a los datos
Personales de la persona
Natural o jurídica que
Quiera acceder al uso
De la marcar
2. Si es personal jurídica
Suministrar los datos
Generales de la empresa
3. Si es persona jurídica
El objeto social de la
Empresa reportado en
Cámara de Comercio.
Persona Natural omitir
Esta parte.
4. Si es persona jurídica
Detallar explícitamente
Que actividades realiza
La empresa
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5. De manera clara y
Precisa informar la
Razón de solicitar el
Licenciamiento de
Marca y en que
Escenario o momento
Se utilizará
6. Describa cuantitativa
O cualitativamente los
Resultados en términos
De promoción de
Bogotá, por ejemplo
Audiencias a impactar,
Países o regiones
Involucradas, medios de
Comunicación utilizada)
5. CONTROL DE REGISTROS:
N/A
6. ANEXOS
N/A
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FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
ELABORÓ
Basilia Peña Vargas
Líder Operativo de Promoción
del Destino
Ing. Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y
Sistemas
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FECHA
Subdirector(a) de Promoción
del Destino
Líder del Proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez
Contratista Planeación y
Sistemas
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Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta
Dirección – SIG
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