Fecha: Noviembre 2014 INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO VERIFICACIÓN DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES-DIRECTIVA No. 003 DE 2013 CONTROL INTERNO OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en la Directiva 003 de 2013, mediante la cual se consignan directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los Manuales de Funciones y procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos.. PROCEDIMIENTO: Indagación, Inspección, Consulta, Entrevistas y verificación de documentos suministrados. ALCANCE: Periodo evaluado entre el primero (1) de mayo al veinte (31) de octubre de 2014. 1. PÉRDIDA DE ELEMENTOS DIRECTRIZ RESULTADO EVIDENCIA En cuanto al criterio relacionado con los manuales de procedimientos referente con el manejo de bienes y su efectiva salvaguarda Se evidenció que se cuenta con un instructivo de entrada y salida de bienes y un procedimiento de adquisición de bienes y servicios, no obstante, en la auditoría realizada por Control Interno en el mes de agosto de 2014 al proceso logístico-inventarios, en cuanto al manejo de bienes se formularon no conformidades y observaciones relacionadas con el seguimiento al consumo de elementos de oficina, papelería, aseo, cafetería. Así mismo, se detectó que la toma física de inventarios y el traslado de los bienes requiere especial atención, más aun cuando no se cuenta con un procedimiento de “Toma física de inventarios” y “Traslado de inventarios”. 1. Informe de auditoría definitivo remitido a la Dirección General mediante radicado 2014IE1093 de fecha 09 de septiembre de 2014. Debido a lo anterior, se concretaron planes de mejoramiento para eliminar las causas de las situaciones identificadas en la auditoría. 2. Planes de mejoramiento formulados en virtud de la auditoría Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 1 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos sobre los activos de la entidad. El proceso logístico ha identificado un riesgo redactado en los siguientes términos: “Pérdida de Aplicativo de riesgos del control bienes ingreso almacén”, de acuerdo con la información del aplicativo de riesgos del IDT Instituto Distrital de Turismo, su último seguimiento se efectuó en la vigencia 2013, sin evidenciar su revisión o actualización en el 2014. Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios. 1. Informe de auditoría definitivo remitido a la Dirección General mediante radicado 2014IE1093 de fecha 09 de septiembre de 2014. Medios de conservación y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes No obstante lo anterior, la entidad como medio de control para minimizar los riesgos de pérdida de bienes: 1. Realiza la asignación de bienes a los funcionarios y contratistas mediante el Formato LOF02" Inventario Individual" 2. Efectúa control mediante las cámaras instaladas en las bodegas y en cada uno de los pisos. 3. Realizó Inventario General de bienes del IDT, en el mes de mayo de 2014. En la auditoría realizada por Control Interno en el mes de agosto de 2014 al proceso logísticoinventarios se detectó la siguiente no conformidad: Se verificó el sistema de registro de los bienes de la entidad, específicamente el sistema de administración de elementos-SAE, con el fin de verificar los controles actualizados y exactos de la existencia de bienes en el Almacén, de la muestra selectiva tomada se evidenció que las cantidades registradas en el sistema difieren de las existencias físicas, siendo necesario llevar un registro manual para ejercer control, que presenta una información más precisa pero no exacta. Por otra parte, al verificar el trámite adelantado por la entidad para realizar los inventarios físicos de los bienes y el traslado de los mismos se detectó que: No se emplea el Sistema de Administración de Inventarios-SAI. Debido a lo anterior, se formularon planes de mejoramiento para eliminar las causas de las situaciones identificadas en la auditoría. 1. La entidad cuenta con dos bodegas ubicadas en la avenida Cra 24 No 40-66, en las cuales se ubican cámaras de seguridad, vigilancia privada las 24 horas, además de tener candados de seguridad para evitar accesos y pérdida de activos. 2. Como medio para la conservación de los bienes que se encuentran en bodega se efectúa control de humedad y temperatura, los resultados son registrados en el formato LO-F11 "Control de temperatura y humedad relativa en medio ambiente" 2. Planes de mejoramiento formulados en virtud de la auditoría Registros de control de temperatura y humedad Almacén Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 2 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciéndose su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos. Incorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto, y la necesidad de poner al servicio de los contratistas elementos públicos, cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida. Control Interno procede a verificar el contrato reportado por la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario , encontrando que la entidad suscribió el contrato No 1402014 prestación de servicios de vigilancia con la empresa "Zona de Seguridad Ltda", cuyo objeto es: Prestación de los servicios especializados de vigilancia y seguridad privada para la protección de las personas y bienes muebles que permanecen en las diferentes sedes o inmuebles de propiedad o por lo que es o llegue a ser legalmente responsable el Instituto Distrital de Turismo" , 6.2 Obligaciones específicas del Contratista Numeral 7. Recibir todos los bienes objeto de vigilancia debidamente inventariado, los cuales deben coincidir plenamente con el listado de bienes suministrado por el IDT en cada unidad operativa. Numeral 8. Reponer los bienes a él encomendados, en caso que ocurra daño y/o siniestro por pérdida o hurto de los mismos, en las dependencias donde la compañía de vigilancia presta el servicio, y que se establezca que hubo negligencia, omisión, impericia y/o falta de vigilancia y custodia del servicio de vigilancia de conformidad con lo establecido por el Decreto 356 de 1994, en un término no mayor a treinta (30) días hábiles. Frente a este lineamiento Control Interno procede a verificar el cumplimiento de esta directriz. En los contratos de prestación de servicios en las obligaciones generales, en lo que respecta a los bienes entregados para el desempeño de las obligaciones se señala: Numeral 8.1.6 Responder y hacer uso de los bienes que le sean asignados para el desarrollo de sus obligaciones y hacer entrega de los mismos en el estado en que los recibió, salvo su deterioro natural o daños ocasionados por caso fortuito o fuerza mayor al delegado de la Subdirección de Gestión Corporativa al momento de la terminación de éste, quien expedirá la constancia de devolución de inventarios y demás elementos que formara parte del informe final y acta de liquidación. El (la) supervisor (a) verificará que se haya expedido la constancia anteriormente señalada para poder realizar el trámite de liquidación del contrato (Si aplica). Numeral 8.1.7 Responder por los documentos físicos o magnéticos que le sean entregados o que elabore en desarrollo del contrato. Los cuales deberán ser entregados en su totalidad a la finalización del plazo del contrato. (Si aplica). Contrato 140 de 2014 suscrito con Zona de Seguridad Ltda. Contratos de prestación de servicios 021/14, 032/14, 040/14, 076/14. Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 3 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 En lo que respecta a constitución, vigencia cobertura de las pólizas seguros de los bienes de entidad. la y de la Bajo el Contrato de Seguro No 174 de 2014, se contrató los seguros que amparan los bienes de propiedad del Instituto Distrital de Turismo, con la empresa QBE Seguros con una cobertura desde el 6 de noviembre de 2014 a las 00.00 horas hasta el 1 de marzo de 2015 a las 00 horas ( 115 días). Control Interno ha recomendado efectuar este tipo de contratación por la anualidad toda vez que se evidenció que en la presente vigencia se adelantaron múltiples procesos contractuales de mínima cuantía con el mismo objeto. Diseñar y aplicar una Se evidenció que a la fecha de este seguimiento no se han llevado a cabo capacitaciones para el estrategia de capacitación en manejo y control de los bienes. la cual se haga especial énfasis en manejo de bienes Identificar los elementos que De acuerdo con lo evidenciado en la auditoría al proceso logístico-inventarios, en el Instituto se pierden con mayor no es usual la pérdida de elementos a excepción de las Tablets, toda vez que se encuentran en frecuencia en cada una de las poder de los encuestadores quienes desempeñan sus obligaciones fuera de la sede del IDT. En dependencias, con el fin de este caso la entidad hace efectiva la póliza de seguros que amparan estos riesgos. especializar la estrategia que prevenga la pérdida de éstos. Estrategia en el almacén de Durante el periodo evaluado se retiraron siete (7) funcionarios del nivel directivo de los cuales cada una de las entidades del se evidenció que solamente cuatro (4) diligenciaron el formato LO-F09 “Formato Paz y Salvo Distrito Capital en la que, a la devolución de inventarios y demás elementos”. finalización de cada uno de Lo anterior, posiblemente es originado porque la entidad no cuenta con un procedimiento de los contratos, el funcionario entrega de cargos. entregue a esta dependencia los elementos que tenía a su cargo; en el mismo orden de ideas, el responsable del almacén expedirá un certificado de recibo a satisfacción que deberá Contrato No 174-2014 con la Compañía QBE Seguros S.A No aplica Trámite efectuado ante la aseguradora para la correspondiente indemnización de las tablets hurtadas Historias laborales talento humano Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 4 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 Anexarse al informe de finalización del contrato. Al momento de la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se deberá tener presente que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo Control Interno procedió a verificar en forma aleatoria diez (10) contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión culminados o terminados en la vigencia 2013 y 2014, con el fin de constatar si el formato LO-F09 “Formato Paz y Salvo devolución de inventarios y demás elementos”. hace parte de la carpeta contractual y está debidamente diligenciado. De la revisión efectuada se concluyó que la muestra seleccionada cumple con esta directriz. Contrato de prestación de servicios N o 104/2013, 125/2013, 139/2013, 148/2013, 171/2013, 177/2013, 021/2014, 032/2014, 040/2014, 076/2014 FRENTE A LA PÉRDIDA DE DOCUMENTOS DIRECTRIZ RESULTADO EVIDENCIA Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normas archivísticas y de conservación de documentos. El 24 de julio de 2014 Control Interno efectuó seguimiento a la acción correctiva MC-AC12 relacionada con las debilidades en la organización del archivo de gestión del IDT la cual se cerró como no eficaz, al no cumplirse con actividades como las siguientes: Medición de humedad y temperatura de los archivos y falta de organización de documentos que reposan en cajas. Por lo anterior, la líder de proceso formuló nuevamente un plan de mejoramiento con el fin de eliminar la causas de las situaciones evidenciadas Durante el periodo evaluado se actualizaron los procedimiento del proceso “Administración documental” los cuales se encuentran publicados en la intranet, sin embargo, es necesario efectuar ejercicios de socialización con el fin de que la comunidad institucional apropie su contenido y los aplique. Acciones correctivas MCAC 12 y 13 Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados con el manejo de documentos garanticen no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva salvaguarda. Documentos Administración Documental. Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 5 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 proceso Ibidem Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos de pérdida o destrucción de la documentación pública. Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos que permitan realizar control, hacer seguimiento y determinar el responsable de los mismos Incluir dentro de la estrategia de capacitación diseñada, aspectos relacionados con la gestión documental de la entidad. En cuanto a la pérdida de documentos, se evidenció un informe presentado por la funcionaria responsable de servicios generales a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario con radicado 2014IE1125 del 16 de septiembre de 2014, relacionado con la pérdida de libros en virtud del contrato No 135/2012, se estableció que la Subdirección de Gestión Corporativa y de Control Disciplinario solicitó a través del radicado 2014IE1180 del 24 de septiembre de 2014, a la Asesora Jurídica la declaración de incumplimiento del contrato 135 de 2012. A la fecha 12 de noviembre de 2014, se encuentra la presente solicitud en estudio y evaluación para el trámite legal correspondiente. Adicional al cumplimiento es necesario recuperar la documentación oficial entregada al contratista. El proceso administración documental ha identificado dos riesgos redactados en los siguientes términos: “Pérdida de documentos” e “Incumplimiento de las técnicas de gestión documental”, de acuerdo con la información del aplicativo de riesgos del Instituto Distrital de Turismo, su último seguimiento se efectuó en la vigencia 2013, sin evidenciar su revisión o actualización en el 2014. Radicado 2014IE1125 del 16 de septiembre de 2014 y 2014IE1180 del 24 de septiembre de 2014 En el seguimiento realizado por parte de la contratista que apoya la gestión documental del IDT, de conformidad con el reporte generado por el aplicativo de correspondencia – CORDIS con corte al mes de octubre de 2014, se detectó que el cierre de la correspondencia interna y externa se tramita oportunamente. Sin embargo, se debe continuar con las charlas relacionadas con el funcionamiento y operatividad del aplicativo de correspondencia con el fin de aplicar los controles necesarios. Verificado el cronograma del Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2014, relacionado con el proyecto de aprendizaje de la gestión documental, se observó que se realizaron las siguientes capacitaciones: 1. Capacitación limpieza de archivos, marzo de 2014 2. Capacitación en el manejo del aplicativo CORDIS, 28 de mayo de 2014. 3. Capacitación en la aplicación de TRD y organización de archivos de gestión, 24 de julio de 2014. Aplicativo de correspondencia Cordis. Aplicativo de riesgos del IDT Carpeta Capacitación Talento Humano Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 6 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014 Plan 2014 4. Capacitación en la aplicación de TRD y organización de archivos de gestión, 15 de agosto de 2014. INCUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS DIRECTRIZ RESULTADO EVIDENCIA Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo manifiesten las necesidades de la entidad y que sean claros para los servidores responsables de su aplicación. 1. Considerando la necesidad de revisar el manual de funciones, se incluyó dentro del plan de mejoramiento formulado con la Contraloría de Bogotá D.C. en el marco de los resultados de la auditoría regular vigencia 2013, una acción correctiva relacionada con la revisión y actualización del manual de funciones del IDT. 2. En lo que respecta a los procedimientos de la entidad se encuentran en proceso de revisión y actualización, no obstante, desde Control Interno se ha hecho un llamado para culminar con dicha gestión en el menor tiempo posible toda vez que hoy en día se presenta diferencia de formatos. De acuerdo al correo electrónico de fecha 4 de septiembre de 2014, el profesional de Talento humano envió a los nuevos directivos del IDT, la presentación de la inducción y copia del Ideario Ético del IDT y la Política Distrital de Turismo, en este caso no se evidencia el diligenciamiento del formato entrenamiento en el puesto de trabajo. Sin embargo, a la fecha la entidad no ha efectuado una reinducción que involucre a toda la comunidad institucional. Cabe resaltar que la entidad cuenta con una intranet en donde se puede consultar la documentación de todos los procesos de la entidad. Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá D.C. Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, que garantice el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, así como a sus actualizaciones. Verificar que la estrategia de A la fecha la entidad no ha implementado una estrategia de capacitación de los manuales de capacitación diseñada haga procesos y procedimientos del IDT. énfasis en la aplicación rigurosa de los manuales de procesos y procedimientos. Intranet de la entidad Correo electrónico del 04 de septiembre de 2014 enviado a los directivos por el profesional de talento humano No aplica. Verificó: Victor Hernando Rayo Morales.- Control Interno Revisó: Bibiana Quesada Mora- Asesora de Control Interno. Avenida Carrera 24 No. 40 – 66 Teléfono: 2170711 Fax.2170711 Ext. 180 www.bogotaturismo.gov.co 7 Código: AD-F07 Versión: 08 Fecha vigencia: 20-10-2014